Documento de Visão - Casarão das ferramentas

INFOHOUSE
CASARÃO DAS FERRAMENTAS
Documento de Visão
Versão 4.2
Data
08/08/2010
Versão
1.0
11/08/2010
1.1
12/08/2010
1.2
18/08/2010
2.0
18/08/2010
2.1
25/08/2010
3.2
26/08/2010
Histórico de Revisão
Descrição
Autor
Necessidade dos clientes e próximas
João Pedro
atividades
Piau.
Levantamento de requisitos é novas
João Pedro
funcionalidades do Software
Piau.
(InfoHOUSE). Acréscimo de requisitos
pedidos pelo Stakeholder.
Correções de ortografia e correção de
Julio César.
formatação.
Novas necessidades dos clientes
próximas atividades, implantação do
logo.
Correções de ortografia e correção de
formatação, novos problemas pedidos
pelo Stakeholder.
Ajustes após validação com Stakeholder.
Lucas Borges.
4.0
Acréscimo de requisitos sugerido pelo
Stakeholder, correções de ortografia.
João Pedro
Piau.
26/08/2010
4.1
Melhoramento do item 4.0.
Rildo Reis de
Oliveira.
04/09/2010
4.2
Melhoramento e correções ortográficas e
de formatação.
Ronaldo Silva
Casarão das Ferramentas Ltda (InfoHOUSE)
Documento de Visão
Julio César.
Rildo Reis de
Oliveira.
Versão: 4.2
Página 2 de 15
Sumário
1.
INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
POSICIONAMENTO ......................................................................................................... 6
2.1
2.2
3.
Manter Clientes ......................................................................................................................... 10
Manter Produtos ....................................................................................................................... 10
Manter Estoque ......................................................................................................................... 11
Manter Contas a Pagar/Receber ......................................................................................... 11
Geração de Relatório de Entregas em Domicílio ............................................................. 12
VISÃO GERAL DO PRODUTO ........................................................................................ 13
5.1
5.2
5.3
6.
Resumo dos Envolvidos ............................................................................................................. 9
NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS .............................................................................. 10
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.
Oportunidade de Negócio ...................................................................................................... 6
Relato do Problema ................................................................................................................... 6
DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS ..................................................................................... 9
3.1
4.
Finalidade .................................................................................................................................... 4
Escopo .......................................................................................................................................... 4
Definições, Termo, Acrônimos, e Abreviações..................................................................... 4
Referências .................................................................................................................................. 6
Perspectiva do Produto .......................................................................................................... 13
Suposições ................................................................................................................................. 13
Licenciamento e Instalação .................................................................................................. 14
CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO ................................................................................ 14
6.1
6.2
6.3
6.4
Salvar dados cadastrais .......................................................................................................... 14
Dispositivo organizador ........................................................................................................... 14
Dados dos fornecedores ........................................................................................................ 14
Agilidade no atendimento aos Clientes ............................................................................. 14
7.
RESTRIÇÕES ................................................................................................................... 14
8.
OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO ............................................................................. 15
9.
APROVAÇÃO ............................................................................................................... 15
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Versão: 4.2
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1.
INTRODUÇÃO
1.1 Finalidade
Este documento tem por finalidade oferecer uma ampla visão de todas as
dificuldades e necessidades que acontecem na empresa Casarão das Ferramentas
Ltda, que ocorrem no seu cotidiano. Com isso, apresentaremos uma solução
tecnológica, cujo objetivo será solucionar estes problemas.
1.2
Escopo
Este projeto consiste em implantar um software (INFOHOUSE) para agilizar
o atendimento ao cliente; e organizar o sistema financeiro e estoque da empresa
Casarão das Ferramentas Ltda. O software terá embasamento nas seguintes
problemáticas então não disponíveis:
- Cadastro dos Clientes;
- Cadastro dos Fornecedores;
- Cadastro dos Funcionários;
- Controle de Estoque;
- Controle de Vendas;
- Controle de Financeiro.
1.3 Definições, Termo, Acrônimos, e Abreviações.
TERMO
SIGNIFICADO
Active Directory
O Active Directory (AD) é um serviço de diretório nas redes
Windows 2000 e 2003. Serviço de diretório é um conjunto de
Atributos sobre recursos e serviços existentes na rede, isso
significa que é uma maneira de organizar e simplificar o acesso
aos recursos de sua rede centralizando-os. O Active Directory
mantém dados como contas de usuários, impressoras, grupos,
computadores, servidores, recursos de rede, etc. Ele pode ser
totalmente escalonável, aumentando conforme a nossa
necessidade.
Apple
A Apple Inc. É uma empresa multinacional norte-americana que
atua no ramo de aparelhos eletrônicos e informática famosa
principalmente
pela fabricação do computador demarca
registrada, Macintosh, com seu próprio sistema operacional, Mac
OS, entre outros produtos.
Em informática, cópia de segurança (em inglês: backup) é a
Backup
cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro
para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados
originais, o que pode envolver apagamentos acidentais ou
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Know How
Macintosh
Microsoft Excel
MySQL
SGDB
SQL
Windows 2000
Server
Windows 2003
Server;
corrupção de dados.
O know-how, savoir-faire ou conhecimento
processual é
o conhecimento de como executar alguma tarefa. O know-how é
diferente de outros tipos do conhecimento tais como o
conhecimento proposicional que pode diretamente ser aplicado a
uma tarefa.
Macintosh,
ou Mac,
é
o
nome
dos computadores
pessoais fabricados e comercializados pela Apple Inc. desde
janeiro de 1984. O nome deriva de McIntosh, um tipo de maçã.
O Excel é um aplicativo do Windows - uma planilha eletrônica que fornece ferramentas para efetuar cálculos através de
fórmulas e funções também é utilizada para a análise desses
dados.
O MYSQL é um sistema de gerenciamento de banco de dados
(SGBD), que utiliza a linguagem SQL (Linguagem de Consulta
Estruturada, do inglês Structured Query Language) como
interface. É atualmente um dos bancos de dados mais populares,
com mais de 10 milhões de instalações pelo mundo.
Um Sistema Gerenciador de Base de Dados (SGBD) é o
conjunto de programas de computador (softwares) responsáveis
pelo gerenciamento de uma base de dados. O principal objetivo
é retirar da aplicação cliente a responsabilidade de gerenciar o
acesso, manipulação e organização dos dados
Structured Query Language,(SQL) ou Linguagem de Consulta
Estruturada ou SQL, é uma linguagem de pesquisa declarativa
para banco de dados relacional (base de dados relacional).
Muitas das características originais do SQL foram inspiradas na
álgebra relacional
O Windows 200 Server, sucessor do NT Server 4, talvez tenha
sido o sistema operacional para servidores que correspondeu às
expectativas dos profissionais de rede. Além de uma interface
mais amigável, semelhante a do Windows 98, traz melhorias
significativas em vários outros aspectos quanto comparado o seu
antecessor, principalmente no tocante aos serviços de diretório,
que utilizam o Active Directory, e ao suporte a Plug and Play.
Mais estável e confiável, é ideal para servidores que
desempenham diversas funções dentro da rede da empresa, de
servidores de arquivo a servidores Web.
É um sistema utilizado estritamente em redes de computadores.
O Windows Server 2003 da Microsoft trouxe novas melhorias aos
serviços de rede e ao Active Directory, que agora implementa
mais funcionalidades em relação ao Windows 2000 Server
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PEPS
Este sistema está ligado a administração de materiais,
especificamente ao controle de estoque e significa: "o primeiro
que entra é o primeiro que sai", gerando assim a rotatividade do
estoque que por fim diminui a insciência dos produtos estarem
vencidos ou danificados
1.4 Referências
Documentos
Ata de Reunião 01
Ata de Reunião 02
Ata de Reunião 03
Ata de Reunião 04
Ata de Reunião 05
Ata de Reunião 06
Ata de Reunião 07
Ata de Reunião 08
2.
Data de Criação
10/08/2010
11/08/2010
12/08/2010
18/08/2010
19/08/2010
24/08/2010
25/08/2010
04/09/2010
Versão
1.0
1.1
1.2
2.0
2.1
3.2
4.0/4.1
4.1/4.2
Local
POSICIONAMENTO
2.1 Oportunidade de Negócio
O controle dos dados do novo Sistema InfoHOUSE que será implementado
no Casarão das Ferramentas, será 100% digital, para que a empresa possa ter maior
confiabilidade de suas informações e cadastros. Com um banco de dados organizado,
o sistema pode fornecer facilmente todos os dados dos clientes, facilitando a
identificação e resgate das informações.
A empresa ganhará melhor organização, velocidade e um aumento significativo
nas vendas e seu Know how será ampliado.
2.2 Relato do Problema
O problema
Inexistência de cadastro do fornecedor
Afeta
- Departamento Comercial;
-Vendedores;
- Gerente Comercial.
- Perda de Clientes;
- Insatisfação dos clientes;
- Perdas financeiras.
Cujos impactos são
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Uma solução de
sucesso seria
Elaborar através do Software InfoHOUSE cadastro no qual as
informações sobre os fornecedores possam ser armazenadas e
organizadas de forma que facilite a utilização e consulta
O problema
Não há controle de vendas
Afeta
Uma solução de
sucesso seria
- Departamento Comercial;
-Almoxarifado;
-Gerência.
- Demora no atendimento;
- Insatisfação dos clientes;
- Perdas financeiras.
Um controle de vendas, no qual todas as transações realizadas
possam ser gerenciadas, elaborando relatórios das vendas.
O problema
Falta de registro de clientes
Afeta
- Setor Financeiro;
- Setor Comercial;
- Gerência.
- Atraso nas entregas de um cliente;
- Não há perfil dos clientes;
- Insatisfação dos clientes.
Cujos impactos são
Cujos impactos são
Uma solução de
sucesso seria
Um sistema que cadastre todas as informações dos clientes de
forma que sejam armazenados e organizados todos os seus
dados importantes, facilitando o manuseio.
O problema
Falta de entrega em domicílio
Afeta
- Setor Financeiro;
-Cliente;
- Setor Logístico.
- Insatisfação dos clientes;
- Perda de Clientes.
Cujos impactos são
Uma solução de
sucesso seria
No cadastro de clientes previsto no item anterior, os dados de
Logradouro, Bairro, Cidade, CEP, UF e Número serão
solicitados. Havendo solicitação do cliente, a entrega será
realizada em domicilio.
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O problema
Estoque controlado manualmente
Afeta
- Almoxarifado.
Cujos impactos são
- Perda de Clientes;
- Perda de Produtos;
- Falta de produtos no estoque, pelo mau acompanhamento.
Uma solução de
sucesso seria
Controle no estoque, no qual as mercadorias passarão a ser
cadastradas no sistema para facilitar entrada e saída de
produtos.
O problema
Falta de Controle Logístico
Afeta
- Área de Logística;
- Transporte;
- Estoque;
- Movimentação;
- Insatisfação dos clientes;
- Perda de Clientes;
- Perdas financeiras;
- Perdas de Produtos;
- Falta de Agendamento das cargas.
Cujos impactos são
Uma solução de
sucesso seria
A Implantação de dispositivos tecnológicos e documentais que
permitam o controle eficaz de abastecimento das cargas (de tal
modo que ao utilizar as informações como número de Romaneio
de Cargas, número de CEP, quantidade de Vendas, quantidade
de Produtos inseridos na nota fiscal faça a metodologia Primeiro
que entra primeiro que sai (First IN, First OUT) possa ser
implantada em seu total
O problema
Manter Produtos e bens de Consumo
Afeta
- Logística;
- Estoque;
- Movimentação.
- Perda de Clientes;
- Perdas nos Produtos;
- Falta no controle de Validade.
Implantar um dispositivo que permita o monitoramento de todos
os produtos no Estoque, como a parte de:
Ferramentas Elétricas;
Utilidades para construção civil;
Cujos impactos são
Uma solução de
sucesso seria
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Utensílios domésticos;
Com o controle de entrada e saída de materiais, de tal forma que
ao se perceber a necessidade de abastecimento de estoque a
um alerta e ou mensagem deve ser emitido garantindo a
qualidade dos Produtos como um todo.
3.
DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS
3.1 Resumo dos Envolvidos
Envolvido
Descrição
Responsabilidades
É um usuário do
Sistema?
Wilson Amaral
Stakeholder
Patrocinador do Projeto;
SIM
Verificar a aceitação de escopo;
Estabelecer as metas.
Rildo R Oliveira
Gerente de
Projeto.
Agendar as reuniões;
NÃO
Controlar o cronograma do
projeto;
Distribuir e coordenar as
atividades;
Definir escopo do projeto.
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4.
NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS
4.1
Manter Clientes
4.1.1 Importância

Primordial.
Importante
Útil
4.1.2 Principais Preocupações
Um registro com cadastro de todos os dados do cliente, de modo que possa ser
realizada a criação de um perfil de cada cliente, tornando possível o uso de mala-direta
para fidelização dos clientes e informando-os a cada eventual oferta e ou datas
comemorativas como aniversários e outras festividades.
4.1.3 Solução Atual
Não há cadastro de clientes nesta empresa
4.1.3.1
Solução Proposta
Será desenvolvido um cadastro de todos os clientes no sistema afim de que
dados como NOME, RG, CPF, DATA DE NASC, LOGRADOURO DO CLIENTE, ETC
sejam armazenados de tal forma que poderá fazer o controle de fidelidade do cliente e
conseqüentemente elaboração de incentivos a compras fazendo uso de envio de mala
direta com novas promoções ou felicitações como data de aniversário do cliente,
sugestões de outras promoções do Casarão da Construção. No cadastro de clientes
haverá um histórico do cliente com fotos, quantidade de compras realizadas na loja, dia
da compra, horário, os produtos adquiridos, se o cliente deseja que a mercadoria seja
entregue na sua residência (sim ou não), etc.
Com essas informações registradas, o sistema informará se o cliente estará
fazendo uma obra ou não, então poderá realizar o envio de e-mails oferecendo outros
produtos relacionados às obras, com isso pode-se trabalhar com o foco no cliente que
efetuar alguma compra, de forma que qualquer tipo de movimentação do cliente nesta
empresa seja identificada e suas atualizações como mudança de endereço, mudança
de telefone fixo ou qualquer eventual mudança seja informada.
4.2
Manter Produtos
4.2.1 Importância
Primordial.

Importante
Útil
4.2.2 Principais Preocupações
A empresa não dispõe de um controle efetivo dos produtos inseridos na mesma,
também não dispõe de relatório e documentação especifica que definem a real
situação dos Produtos por ela alocados.
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4.2.3 Solução Proposta
A implantação de um monitoramento efetivo através do sistema INFOHOUSE,
viabilizará informar as necessidades desenvolvidas tais como: O gerenciamento de
novos agendamentos, o gerenciamento de novas substituições,de novas aquisições
para reposição de Estoque mantendo o fluxo de entradas e saídas de matérias.
4.3
Manter Estoque
4.3.1 Importância

Primordial.
Importante
Útil
4.3.2 Principais Preocupações
O software deverá avisar quando o estoque estiver insuficiente, sugerir a compra
de tais produtos fazendo uma média de quantidade/ tempo.
4.3.3 Solução Atual
Executado manualmente.
4.3.4 Solução Proposta
Implantação de um módulo para controlar o estoque, com objetivo de organizar
todas as mercadorias que chegarem à empresa, onde serão cadastradas, para
possibilitar maior controle sobre entrada e saída dos produtos. O sistema possibilitará
realizar balanços do estoque informando a quantidade atual dos itens inseridos,
podendo alertar quando os produtos estiverem em baixa quantidade. O usuário
informará: código do produto, quantidade, número do lote, data de validade, etc.
4.4
Manter Contas a Pagar/Receber
4.4.1 Importância
Primordial.

Importante
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Útil
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4.4.2 Principais Preocupações
- Levantamento das Rubricas Contábeis.
4.4.3 Solução Atual
O fluxo financeiro é executado manualmente por meio do preenchimento de
planilhas, possibilitando erros de cálculos.
4.4.4 Solução Proposta
Inserir o Software InfoHOUSE onde todo o fluxo de controle financeiro e de
produtos da empresa, passem por entradas onde os registros sejem realizados de
forma eletrônica. Permitindo a aceleração da geração de relatórios o que irá facilitar o
serviço dos operadores de caixa e tesouraria e controle de produtos
4.5
Geração de Relatório de Entregas em Domicílio
4.5.1 Importância
Primordial.

Importante
Útil
4.5.2 Principais Preocupações
-Controle de entregas;
-Controle de Pessoal;
-Material;
-Controle de estoque;
-Quantidade de Frota;
-Alto consumo de Combustível;
-Planejamento errôneo de Rotas;
-Devoluções;
-Retrabalho;
4.5.3 Solução Atual
O Casarão das Ferramentas conta com uma frota de apenas dois veículos. O
processo de abastecimento do baú desses caminhões considera a organização por tipo
PEPS (Primeiro que entra, Primeiro que sai) esta movimentação organizacional não
vem mais atendendo as demandas do Casarão das ferramentas considera- se que a
ação especificada da Nota Fiscal deve conter dados como o LOGRADOURO, o CEP, o
ROMANEIO, de tal modo que essa contribuição favoreça toda e qualquer questão de
custos de transportes tais como: distância a percorrer valor do fretamento e também
para a efetiva entrega do produto ao cliente.
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4.5.4 Solução Proposta
O InfoHOUSE propõe com a implantação deste sistema uma economia massiva
na logística empresarial e do setor de transporte da empresa Casarão das
Ferramentas. Como Conceito principal será implantado o controle de armazenagem e
de boa disposição dos produtos locados no estoque de tal forma que não se perca
tempo ao acomodar produtos e bens de consumo na Carroceria do veiculo estas
implementações trarão maior comodidade tanto para o cliente como os funcionários
envolvidos nesta logística afim de que o retorno financeiro seja pleno e satisfatório para
o consumidor.
Valendo-se da utilização de CEP, logradouro, o software INFOHOUSE
apresentará um controle de entregas e produção de romaneios com as notas fiscais
pré-definidas oque facilitará o carregamento das cargas com a utilização do
endereçamento físico e as informações como quantidade de paletts, peso da carga
bem como o controle de datas de validades dos produtos farão dos mesmos tornando
ainda mais eficaz os procedimentos de (PEPS) Primeiro que entra, primeiro que sai.
5.
VISÃO GERAL DO PRODUTO
5.1 Perspectiva do Produto
O INFOHOUSE disporá de todas as funções necessárias para controle e
gerenciamento, com alto nível de qualidade e com a maior simplicidade possível para
operar o sistema.
Com a implantação do software será possível maior união das movimentações, o
que possibilitará o controle pessoal, o estoque, recebimento, pagamento, acesso rápido
ao cadastro dos clientes (que não existia antes) fazendo assim as decisões mais
adequadas para o Casarão das Ferramentas Ltda.
O software dará à empresa um padrão excelente com um menor custo-benefício e
controle de todas as atividades feitas no dia-a-dia da empresa.
O INFOHOUSE caracteriza-se pela facilidade de uso proporcionando um controle
completo sobre os processos operacionais e administrativos. Será uma ferramenta
para apoio à gestão comercial.
5.2 Suposições
Requisitos para estações:
- Sistema Operacional: Windows Vista ou 7;
- Web Browser: Internet Explore 8 ou Mozila Firefox 3.6.
Requisitos para comunicação:
- Rede Ethernet 100 MBPS;
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- Conexão da internet 10/100 MBPS.
Requisitos para o servidor:
- Sistema Operacional: Windows Server2008;
- SGBD: SQL Server 2008;
- Servidor Web: Apache.
5.3 Licenciamento e Instalação
O Sistema INFOHOUSE terá um suporte regular, e será o sempre que
necessário cobrado o serviço de suporte à empresa Casarão das Ferramentas Ltda
após o treinamento de todo o pessoal.
6.
CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO
O software do Casarão das Ferramentas Ltda terá vários recursos importantes,
com várias características diferentes, tais como: Chat on-line entre funcionários e
serviço de virtualização para manutenção on-line.
6.1 Salvar dados cadastrais
Opção de salvar dados dos clientes.
6.2 Dispositivo organizador
Salvar os dados a respeito do depósito (estoque), assim a Casarão das
Ferramentas Ltda não terá o risco de perdas de mercadorias.
6.3 Dados dos fornecedores
Tendo no sistema os dados dos fornecedores, a velocidade para pedir
mercadorias aumentará significadamente.
6.4 Agilidade no atendimento aos Clientes
Com agilidade no atendimento, haverá maior satisfação dos clientes.
7.
RESTRIÇÕES
Não há.
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8.
OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO
O sistema precisará de um padrão mínimo de hardware para seu excelente
funcionamento e desempenho:
- 10 GB de espaço livre no HD;
- 01 GB de memória RAM;
- Plataforma Windows.
9.
APROVAÇÃO
Estou ciente e de acordo com as informações passadas por mim para
composição deste documento e com o conteúdo deste.
Data: 12/08/2010
RESPONSÁVEL
Data: 12/08/2010
SOLICITANTE
_______________________________
______________
Rildo Reis de Oliveira
Gerente de Projeto
Casarão das Ferramentas
_______________________________
________________
Wilson Amaral
Martinz Engenharia de Software
Faculdade de Tecnologia SENAC DF
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