O que é Intranet

Intranet
Universidade Federal do Rio de Janeiro
Informática para Administração, Trabalho Final
1998
Daniel de Medeiros
Frederico Giannini
Sabino Neto
Marcus Aranha
Leandro Ricardo
Gabriel Rodrigues
Nilton Alves
Simone Roquette
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Índice
Capitulo I - O que é Intranet
1.1 - Os Benefícios corporativos da Intranet
Capitulo II - Conceitos Básicos
2.1 - Equipamentos necessários
2.2 - Padrões Utilizados na Intranet
2.3 - Padrões para transmissão de Informação
Capitulo III - Como é feita a conexão com a Internet
3.1 - Segurança na conexão com a Internet
3.2 - Extranet
Capitulo IV - A comunicação nas empresas
4.1 - Aplicações para vendas e marketing
4.2 - Aplicações para desenvolvimento de produtos
4.3 - Aplicações para assistência ao consumidor
4.4 - Aplicações para recursos humanos
4.5 - Aplicações para finanças
Capitulo V - Exemplos de empresas que aderiram a Intranet
5.1 - HP
5.2 - Vera Cruz
5.3 - Cecrisa
Capitulo VI - Estudo de Caso - Shell do Brasil
Apendice
Como montar uma Intranet
Referencias Bibliográficas
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O que é Intranet ?
Intranet, é uma espécie de Internet privada que utiliza os mesmos protocolos e padrões da Internet
pública, são a mais nova e importante plataforma corporativa desde a introdução dos computadores
pessoais no ambiente dos negócios. Intranet é a conectividade da força de trabalho de uma corporação,
conecta pessoas com pessoas e pessoas com informação.
Os benefícios corporativos da Intranet
Acesso global! Uma Intranet dissolve todas as fronteiras geográficas e departamentais. Qualquer usuário
com uma linha telefônica, um laptop, um modem e uma senha pode acessá-la.
Um gerenciamento de dados poderoso. Recuperação, uso e gerenciamento de informações complexas e
aplicações complicadas são possíveis, por meio da habilidade da Web (Teia) de manejar mais usuários e
dados que qualquer outra rede na história.
Fácil de usar. Qualquer um familiarizado com um browser para a Internet (tal como Netscape e Microsoft
Explorer) já sabem como utilizar uma Intranet porque a interface universal é a mesma para ambos, uma
das tecnologias web mais fundamentais é o hiperlink. Ele permite aos usuários navegar facilmente e
encontrar informações apenas clicando em uma palavra ou gráfico. Custo acessível. Aplicações web são
surpreendentemente baratas, tanto na compra inicial e treinamento como no desdobramento. Eles custam
muito menos que a maioria dos outros sistemas de comunicação e workgroups. A Intranet pode fornecer
informações de uma maneira :
1 - Imediata
2 - A custo acessível
3 - Fácil de usar
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4 - Rica em formato
5 - Versátil
As aplicações Intranet geralmente se enquadram em uma destas três categorias :
1 - Aplicações de divulgação são essencialmente comunicações de uma pessoa para muitas: equipes,
departamentos, ou corporações inteiras podem estabelecer pages onde enviam informações,
reduzindo informações volumosas, facilmente desatualizadas, feitas através de papel. Aplicações
como esta trazem um retorno imediato às organizações, reduzindo os custos de produção,
impressão, envio e atualização de informações corporativas.
2 - Aplicações de transação são interações de dois sentidos, tais como baixar software ou verificar
informações . Se um funcionário precisar de um relatório, uma baixa de sofware, ou uma carta
personalizada, usar a tecnologia web, ligada a dados legados, pode ser uma alternativa intuitiva e
eficiente para os atrasos e frustrações de fazer estes serviços por telefone ou através de papel.
3 - Aplicações de comunidade são interações de muitas pessoas para muitas pessoas. Elas incluem
newsgroups que facilitam permutas diretas de informações entre membros de um grupo,
deixando as informações disponíveis para outros dentro do grupo.
Estes tipos de aplicações Intranet podem melhorar as comunicações e a produtividade em todas
as áreas da empresa, embora elas possam tomar formas muito diferentes dependendo se elas são
desenvolvidas para atender as necessidades de departamentos específicos ou funções da empresa
como um todo.
Conceitos Básicos
A Intranet é uma rede interna baseada no protocolo IP que se caracteriza pelo uso das tecnologias World
Wide Web no ambiente privativo da empresa. Composta por um servidor Web corporativo, tornando-se
disponíveis para os usuários através de uma rede interna ou acesso discado privativo, fornecendo assim
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uma variedade de informações por meio de um único front-end, o paginador (browser) Web. Além de
incorporar toda a tecnologia Internet, as Intranets podem utilizar a estrutura de comunicação de dados da
própria rede pública para se comunicar com filiais ou com qualquer empresa conectada à grande rede.
Dentro dos limites da empresa, tudo o que circula em forma de papel pode ser colocado na intranet de
forma simples e objetiva: desde manuais e políticas de procedimento até informações de marketing,
catálogos de venda de produtos, recursos humanos e catálogos telefônicos. Tudo baseado na estrutura de
Hipertexto, interligados por links.
Equipamentos necessários
As plataformas de hardware são comuns, e provavelmente já existem na maioria das empresas que possuem
uma área profissional dedicada a Informática. Normalmente é necessário pouco hardware adicional ao
existente (dependendo do escopo do projeto) e talvez alguma atualização. O hardware necessário é de
conhecimento comum e padrão aberto de mercado, com muitos fornecedores.
No lado cliente, serão necessários programas de navegação (Browsers) como o Netscape
Navigator, Microsoft Internet Explorer, ou outro de mercado e aplicativos de correio eletrônico
e news, todos com baixo custo.
A infra-estrutura lógica de rede necessária é o TCP/IP que utilizará o hardware da rede local e
utilizará na ponta do usuário um PC com Microsoft Windows ou qualquer outra estação cliente
(Machintosh, Unix, ...) com interface gráfica.
Do lado do servidor, devemos destacar, os softwares servidores Web, FTP, mail, news; recursos
de pesquisa; ferramentas de autoria e de desenvolvimento; certificados digitais (segurança); etc.
Outros custos são referentes a pessoal, tais como: treinamento (básico/navegação/pesquisa e
aplicativos), manutenção de conteúdo, gerenciamento e suporte (administração do servidor, suporte
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interno, normatização).
Padrões utilizados na Intranet
WWW - World Wide Web
O crescimento explosivo da Internet ocorreu devido a capacidade de compartilhamento de informação da
World Wide Web (WWW).
Esta tecnologia baseada em padrões fornece duas capacidades chaves:
1 - Permite que “paginas” de informação contendo diversos tipos de dados: texto, gráficos, audio, vídeo
serem compartilhados através de qualquer rede baseada nos protocolos TCP/IP.
2 - Permite a usuários navegarem de pagina para pagina simplesmente “clicando” nos “links de
hipertexto” exibidos na tela.
Este “surfar na rede” é tão simples que pode ser aprendido e usado por qualquer usuário em questões de
minutos.
Padrões para transmissão da Informação
A tecnologia Web é baseada em três padrões que governam a interação entre um Web Browser no PC do
usuários, um Web Server que contém as páginas de informações, e programas diversos que geram
dinamicamente informações a serem apresentadas ao usuário:
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1) HTML - Hypertext Makeup Language, define como as páginas de informação são descritas, e são
usadas pelo Web Browser para determinar como a informação deve ser apresentada ao usuário.
2) HTTP - Hypertext Transport Protocol, descreve como as páginas de informação e outros objetos são
intercambiados entre o Web Browser e o Web Server.
3) CGI - Common Gateway Interface, descreve como programas externos podem trocar informações
dinamicamente com o Web Server, gerando páginas para o Web Browser.
Estes padrões fornecem grande flexibilidade para novos tipos de dados a serem compartilhados, tais como
linguagens scripts, Java, objetos tridimensionais de realidade virtual ou VRML, etc.
Como é feita a conexão com a Internet
Como vimos a Intranet pode ser utilizada apenas para acesso dentro da corporação, porém se a empresa
desejar conectar-se remotamente à outras Intranets, pode se utilizar de uma Rede de Longa Distância (WAN Wide Area Network) própria, com custos relativamente altos; pode utilizar a RENPAC - Rede Nacional de
Pacotes da Embratel, de médio custo; ou ainda a Internet, de baixo custo com uma boa relação
custo/benefício.
No caso de conexão com a Internet, existe ainda duas opções principais a saber:
Conexão direta a espinha dorsal (backbone) da Internet via Embratel, RNP, ..., com alta performance,
porém com custo elevado; ou conexão via Provedor de Acesso Internet (ISP);
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No primeiro caso a conexão ao backbone se faz através de um roteador conectado a um canal dedicado.
No segundo caso utiliza-se um microcomputador, dedicado ou não, como intercambiador (gateway proxy),
que ligado à rede local, também se conecta à Internet com linha dedicada ou telefônica comum via provedor
de acesso.
Um profissional de consultoria pode auxiliar no estudo e escolha da melhor forma de conexão, além disso, a
presença deste tipo de profissional auxiliará na formação da cultura Internet necessária à empresa antes da
integração da sua rede e suas informações com a Internet.
Segurança na conexão com a Internet
A confidencialidade dos dados da empresa é de extrema relevância num projeto de Intranet, o qual deve estar
em conformidade com a política de segurança da corporação.
Quando uma empresa se conecta a Internet, todos os seus funcionários podem, confortavelmente e ao mesmo
tempo, acessarem a Internet. Da mesma forma, qualquer pessoa ou empresa conectada a Internet pode também
acessar os dados da empresa em questão, incluindo seus clientes e concorrentes. Surge portanto a necessidade
de controlar o acesso à rede de dados, separando o que se deseja que seja público do que se quer manter sob
acesso restrito.
Num projeto Intranet, a proteção ou restrição de acesso aos dados é vital e é feita através de um mecanismo ou
ferramenta conhecido como porta fogo (FireWall).
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O FireWall é uma combinação de Hardware e Software, com características tais como filtros de
endereçamento, isolação rede local x remota, criptografia, autenticação, entre outras. Podem ser
implementados parcialmente em roteadores, ou em sua totalidade em microcomputadores e até mesmo
equipamentos dedicados. Existem diversos produtos no mercado para Windows NT, Unix, etc.
Extranet
Extranet é o nome dado a um conjunto de Intranets interligadas através da Internet.
É uma rede de negócios que une empresas parceiras por meio de suas Intranets utilizando os padrões abertos
da Internet. Esses parceiros não precisam ter o mesmo tipo de computador (hardware), sistema operacional,
gerenciadores de bancos de dados (software) ou browser para navegação.
A Comunicação nas empresas
A Intranet pode sem a menor duvida revolucionar a comunicação dentro das empresas, como veremos nas
próximas linhas.
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Departamentos de uma empresa como vendas e marketing, desenvolvimento de produtos e outros estão
atualmente desdobrando aplicações web para resolver seus problemas de comunicação como
demonstraremos a seguir :
APLICAÇÕES PARA VENDAS E MARKETING
Um dos desafios fundamentais nos departamentos de vendas e marketing é passar informações atuais e de
referência para um grupo de pessoas freqüentemente distribuído geograficamente. Aplicações de
divulgação web para departamentos de vendas e marketing refletem o fato de que ter a informação certa
no momento certo pode fazer uma venda acontecer, e a falta daquela informação pode significar a perda
do negócio para seu concorrente. Alguns exemplos de aplicações podem ser apresentadas :
Informações sobre produtos, tabelas de preços;
Diretrizes de vendas;
Informações dos concorrentes mais importantes;
Listas dos ganhos dos clientes mais importantes, incluindo análise de ganho/perda;
Calendários de programas para que os vendedores fiquem informados das atividades de Marketing
Programadas e prognósticos de vendas;
Materiais de treinamento on-line.
Aplicações de transação Web, acopladas a banco de dados padrão de indústrias podem ajudar o
departamentos de marketing a manter e acessar um banco de dados de clientes e referências importantes.
O pessoal de vendas pode usar aplicações de transação para colocar pedidos, verificar a situação de
pedidos, e completar a papelada que envolve uma venda.
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Em aplicações do tipo comunidade, equipes de vendas e marketing compartilham informações que os
ajudam a ter mais sucesso em situações específicas de vendas. Os newsgroups podem focalizar como
exemplo :
Matérias envolvendo negociações bem-sucedidas contra um concorrente em particular;
Discussão de vários programas de marketing, sua efetividade e formas pelas quais eles estão funcionando
bem, e sugestões para melhorias;
Discussão sobre contas ou assuntos específicos, para ajudar os representantes de vendas a permutar
informações sobre os desafios de um segmento ou cliente em particular.
APLICAÇÃO PARA DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS
Aplicações de departamentos de desenvolvimento de produtos freqüentemente se concentram no
gerenciamento de projetos, com membros da equipe atualizando cronogramas de projetos e
compartilhando informações sobre o progresso do desenvolvimento ou feedback do cliente. As
informações por natureza são delicadas e o acesso é restrito a membros da equipe. Os tipos de
informações acessíveis através de aplicações Web podem incluir :
Especificação de produtos, designs de produtos, marcas alcançadas e mudanças no Cronograma de
produtos;
Lista e responsabilidade dos membros da equipe, problemas de clientes importantes;
Características de produtos concorrentes importantes . Aplicações do tipo transação permitem aos
membros da equipe solicitar ou submeter informações específicas. Por exemplo, uma aplicação cliente e
servidor Web usada em conjunto com um banco de dados pode ser usada para juntar e examinar
resultados de testes de produtos. Aplicações de comunidade facilitam as discussões e permuta de idéias
que são uma parte crucial no desenvolvimento de um produto :
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Experiências em assuntos específicos no desenvolvimento de produtos Fórum para colocar novas idéias e
criticar abordagens propostas Colocações de clientes sobre o desenvolvimento de produtos vindo dos
departamentos de vendas, marketing e assistência ao consumidor.
APLICAÇÕES PARA ASSISTÊNCIA AO CONSUMIDOR
Objetivo dos grupos de assistência ao consumidor é fornecer serviços da melhor qualidade da maneira
mais eficiente de custo acessível disponível. Tanto as aplicações de divulgação como as de transação
permitem que o departamento de assistência ao consumidor compartilhe informações sobre clientes e
problemas, criando um sistema de suporte coordenado. Tais aplicações permitem que membros da equipe
:
Compartilhem relatórios de situação atualizados sobre problemas para que todos os membros da equipe
tenham condições de atender telefonemas de clientes
Obtenham as informações mais atualizadas sobre a situação dos pedidos dos clientes, e sejam alertados
imediatamente sobre quaisquer evento de maior importância, tais como ofertas especiais
Treinamento on-line para responder às solicitações e reclamações de clientes
APLICAÇÕES PARA RECURSOS HUMANOS
Mais que qualquer outro departamento dentro de uma empresa, o trabalho de RH é manter os
funcionários bem informados sobre assuntos importantes da empresa além de todos os detalhes
pertinentes à sua saúde pessoal e bem-estar. Usando aplicações Web para publicar informações da
corporação e usando aplicações do tipo transação para fornecer dados pessoais, os departamentos de RH
podem liberar suas equipes de responder perguntas de rotina e tarefas de processamento básico. Os
departamento de RH podem editar informações como :
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Informações dos benefícios da corporação
Políticas da corporação
Missão e objetivos da empresa
Listas telefônicas
Relatório anual
Desenvolvimento do funcionário
Aplicações de transação eliminam muito da rotina de processamento de papel que os departamentos de
RH tipicamente fazem e fornece aos funcionários acesso às suas informações pessoais. Transações
seguras , podem permitir :
Inscrição on-line do funcionário nos planos de benefícios
Situação do funcionário verificando seus saldos e opções de
férias
Submissão aos gerentes de formulários de mudança de situação
do funcionário
APLICAÇÕES PARA FINANÇAS
Empresas bem dirigidas observam seus indicadores financeiros cuidadosamente e estabelecem objetivos
financeiros claros para seus gerentes. Fornecer acesso on-line à informações financeiras importantes de
forma segura e fácil de usar sempre foi um desafio significativo. Usando aplicações de Intranet, o
financeiro pode começar a disseminar estas informações mais facilmente para gerentes chaves enviando
informações sobre as finanças da corporação de forma segura.
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Exemplos de empresas que aderiram a Intranet
Hewlett-Packard
Um indício de que a Web interna traz bons resultados é o fato de que as organizações que falam dela com
mais entusiasmo são aquelas que implantaram suas redes há mais tempo. A Hewlett-Packard, por
exemplo, opera uma das maiores Intranets do mundo, a Electronic Sales Partner, ESP, voltada para a
comunicação com seus distribuidores e revendedores. Nela, estão disponíveis 13000 documentos, que
totalizam 5000 gigabytes de informação. Entre eles, há manuais técnicos, catálogos, listas de preços,
anúncios de promoções especiais e materiais promocionais consultados por 7.000 usuários.
A área de relações com revendedores da companhia calcula que, para cada manual ou catálogo publicado
na ESP, há uma economia média de 10.000 dólares, valor que seria gasto para imprimir o documento e
remetê-lo a 2.000 pessoas em todo o mundo. A HP fez uma pesquisa com seus representantes de vendas e
descobriu que cada um desses profissionais economiza, em média, cinco horas por semana graças à
Intranet. Se a rede não existisse, esse tempo seria gasto folheando documentos técnicos e comerciais em
busca de informações. Na Intranet, um arsenal de mecanismos de busca torna essa tarefa muito mais
rápida. É como se, com a implantação da ESP, para cada oito representante de vendas, a HP tivesse ganho
mais um, com quase nenhum custo adicional.
VERA CRUZ
Quando a seguradora Vera Cruz iniciou seu projeto de Intranet, seu objetivo básico era reduzir o tráfico
de papéis. O sistema já está funcionando experimentalmente e, a cada semana, mais documentos deixam
de ser impressos para ser transmitidos eletronicamente. A implantação foi rápida porque a empresa já
possuía toda a estrutura de rede necessária. Predominam, na organização, servidores Novell NetWare,
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conectados a 170 microcomputadores. Há também uma máquina IBM Risc/6000 de ambiente AIX - o
sistema Unix da IBM - que estava com alguma capacidade ociosa. Nela, foi instalado um servidor HTTP
da Netscape. Segundo o consultor Paulo Puterman, responsável pelo projeto, os primeiros documentos a
se transformar em arquivos digitais foram as circulares informativas e normativas. Antes, elas eram
emitidas por uma central que se encarregava de imprimir os textos e distribuí-los aos setores envolvidos.
Agora, cada departamento cria suas próprias circulares eletrônicas. Para isso, basta preencher um
formulário HTML no navegador WWW. Um programa se encarrega de gerar a página de hipertexto que
contém o documento.
Como próximo passo, a Vera Cruz deve implantar uma interface entre o seu banco de dados relacional
Oracle e a Intranet. Assim, os seus executivos vão poder consultar dados corporativos pela rede,
utilizando-a como ferramenta de apoio à decisão. Depois virá um correio eletrônico, que, entre outras
coisas, irá eliminar o uso de memorandos em papel. Numa etapa posterior, o sistema todo será integrado à
Internet e passará a ser empregado também na comunicação com parceiros comerciais, com a matriz da
companhia - sediada na Espanha - e com suas agências no Brasil. Para Puterman, a parte mais
complicada desse processo é habituar o usuário a abrir mão dos papéis. “Temos uma longa lista de
documentos que vão ser transferidos para a rede, mas essa transmissão gera insegurança as pessoas e, por
isso, deve ser gradual, diz. Ele acredita que o fator fundamental para que o projeto avançasse com rapidez
foi o empenho da alta direção da seguradora, que se entusiasmou com os benefícios prometidos. Antes de
iniciar o projeto, a Vera Cruz chegou a estudar outras soluções para melhorar sua comunicação interna.
Entre elas estavam sistemas de groupware clássicos, como o Lotus Notes e o Microsoft Exchange.
Nesse estudo a empresa descobriu que, além de ser a mais barata das opções, a Intranet era a de
implantação mais fácil e rápida, e também a mais flexível. Um dos fatores levados em consideração na
escolha foi que, para pilotar um Browser, o usuário de microcomputador não precisa aprender nenhum
comando. Basta seguir os links de navegação, todos em português e inseridos em páginas também em
português. Outras alternativas, como o Lotus Notes, exigiriam um período de treinamento que elevaria os
custos e retardaria a entrada em operação do sistema.
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CECRISA
Cinco meses após inaugurar sua home page na Internet, a Cecrisa, maior fabricante brasileira de pisos e
azulejos, colocou em funcionamento, em meados deste ano, sua Intranet. Dos 2000 funcionários da
empresa, 150 estão integrados à rede e podem acessar informações das áreas comercial, industrial, RH e
planejamento estratégico. Os planos da Cecrisa para sua rede são ambiciosos. Até julho de 1997, a
empresa , cuja sede fica em Criciúma, Santa Catarina, pretende expandir a Intranet para todas as unidades
industriais. Ela quer permitir a entrada de todos os funcionários que acessam o correio eletrônico, bem
como colaboradores e clientes - cerca de 1300 pessoas. ...”
ESTUDO DE CASO - SHELL DO BRASIL
Quase ninguém ligava para a intranet na Shell. Mas agora a rede
virou coisa séria
Intranet? Não fez muito tempo, ela era considerada na Shell Brasil apenas mais uma invencionice do pessoal
da informática. Mas isso já mudou. Um dos sinais da importância que a rede conquistou dentro da empresa é a
disputa entre os departamentos para aparecer na home page da intranet—a página nobre que reúne as
chamadas pare os sites mais interessantes da companhia. Esse salto na direção da intranet pode ser
interpretado como uma mudança cultural significativa dentro da Shell. E isso não se deu da noite para o dia.
Só foi possível porque a rede interna se tornou um dos pilares da estratégia mundial da Shell para enfrentar o
mundo globalizado dos negócios.
Essa estratégia, batizada de Global Office, especifica o caminho que a Shell deve percorrer para se
transformar numa corporação preocupada em difundir suas informações e seu conhecimento. Para a área de
informática, o projeto especifica uma infra-estrutura comum que deverá ser adotada mundialmente até
dezembro de 1998. Ela diz que todos os micros devem rodar Windows 95, ter correio eletrônico e acesso à
Shell WideWeb, a intranet mundial da corporação, acessada hoje por mais de 20 000 pessoas, número que
chegará a 44 000 até o final de 1998. Por que a Shell Wide Web foi parar no planejamento estratégico da
companhia? Há duas explicações pare esse comprometimento com a nova tecnologia. A primeira: a Shell
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acredita que só terá chances no novo cenário econômico a empresa que romper a estrutura de ilhas de
informação. Para isso, o acesso aos dados deve ser universal e instantâneo. Do estagiário da contabilidade ao
presidente mundial, todos devem conhecer a cultura da companhia. Dar sugestões e trabalhar em equipes
virtuais, on-line. A intranet surge como o meio mais rápido e eficaz de colocar tudo isso em prática. “Com a
vantagem de ser uma tecnologia barata e fácil de user”, diz Roberto Bezerra Motta, gerente de tecnologia da
Shell.
Para montar sua intranet, a empresa investiu apenas 15 000 reais e fez tudo dentro de case. Usa como browser
0 Netscape Navigator 2.0, e 0 sistema operacional é o Windows NT. A intranet agrupa mais de quinze sites,
em que constam informações sobre projetos, departamentos e assuntos gerais. A rede é acessada por cerca de
1200 pessoas (a Shell tem quase 2 500 funcionários no Brasil). A segunda linha de explicação pare a
importância que a intranet conquistou dentro da Shell está ligada à própria gestão empresarial. Por reunir as
facilidades da Internet, como grupos de discussão e tráfego de documentos, a intranet caminha para se tornar
uma poderosa ferramenta de administração. Um exemplo que ajuda a entender essa facilidade é o projeto Jobs
Opportunity Brodcasting System, da área de RH da Shell mundial. A partir de janeiro de 1998, todo funcionário da Shell vai poder entrar no site do projeto Jobs e se candidatar a vagas oferecidas pelas subsidiárias
espalhadas por trinta países. O perfil do cargo estará descrito em detalhes na intranet, e o pretendente pode
mandar seu currículo também pela rede, concorrendo com pessoas de todas as partes do mundo. “O recrutamento pela intranet deve preencher 90% das vagas da companhia no ano que vem”, diz Kilda Magalhães,
chefe da área de seleção da Shell.
0 campeão de hits
A intranet da Shell entrou no ar no primeiro semestre de 1996, e seu conteúdo informativo triplicou nos últimos seis meses. Cada site é criado pelos próprios departamentos, mas nada cai na rede sem passar pelo crivo
de Luciane Coutinho, a webmaster, e de Simone Guimarães, a datamaster. Censura? Nada disso. As duas são
encarregadas de manter a ordem na rede, evitando, por exemplo, a duplicidade de informações. Elas zelam,
ainda, pela uniformidade visual e pela facilidade de navegação.
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O primeiro resultado concreto da intranet da Shell já pode ser medido em dinheiro. Se todos os manuais,
pesquisas, formulários e projetos que estão na rede continuassem circulando em papel, a Shell estaria gastando
75 000 reais por ano só com a impressão deles. O segundo ganho é com o tempo. Se quiser uma informação
sobre o mercado mundial de petróleo, por exemplo, o executivo pode pesquisar na intranet da mesma forma
que pesquisa na Internet: preenchendo-se um campo com a solicitação dos dados, e os computadores
localizam a informação nos servidores da companhia em minutos. Existe também a conquista de eficiência.
Um exemplo? A intranet permite que os 300 assessores de vendas da companhia cheguem aos postos de
gasolina com seus notebooks recheados com todos os dados dos clientes que atendem. Se o dono do posto está
pensando em ampliá-lo ou montar uma loja de conveniência Select, o assessor pode responder na hora como
está o seu crédito na Shell.
O site campeão de acessos na intranet é o clipping - a coletânea diária de notícias de jornal que antes chegava
em papel à mesa dos executivos. São cerca de 12 000 hits por dia. Isso significa que todos na empresa gostaram de trocar o papel pela tela do micro para ler as notícias sobre a Shell? Não, não. Tanto que no início da
operação da intranet o clipping era formatado de modo que os funcionários pudessem imprimi-lo em papel
A4. Porém isso não acontece mais. O fim da celulose gerou uma enxurrada de reclamações, mas logo debelada. .Implantar o novo e não acabar com o velho significa gastar duas vezes”, costume dizer Motta quando é
envolvido na discussão sobre como vai ficar com a intranet.
Mas os 12 000 hits por dia do clipping ainda não são prova que a intranet é um sucesso dentro da Shell.
Explica-se: para usar todos os recursos de uma intranet, a empresa precisa estar disposta a mudar sua cultura e
muitas vezes a própria forma de operação. E isso não é nada fácil. Para lidar con essas questões, a Shell criou
um grupo interno que batizou de “agentes de mudança”. Ele é comandado por José Augusto de Carvalho Jr.,
gerente regional de vendas automotivas. Uma escolha feita a dedo. Carvalho é daqueles executivos que
conhecem tudo dentro da empresa.. Seu Q.G., nono no andar da sede da Shell, na Praia de Botafogo, Rio de
Janeiro, é a réplica de uma loja de conveniência. Tem galões de óleo por todos os lados e freezer com sorvete
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na recepção. Carvalho um heavy user de informática e apaixonado por marketing. Um casamento que já gerou
várias iniciativas dentro da empresa para tornar conhecidos o Global Office e a intranet.
A última delas: no dia 1o, de outubro, quatro garotas uniformizada (que ele apelidou de globetes) invadiram
vários departamentos pare explicar aos executivos ainda reticentes como navegar na intranet, acessar
a Shell Wide Web e aproveitar seu conteúdo. “Meu papel é grudar a área técnica com os provedores de
informação. E mostrar que quem quer continuar vivo dentro da empresa deve se render as novas formas de
comunicação”, diz Carvalho. A briga por espaço na home page da intranet é a primeira resposta aos esforços
de Carvalho e Roberto Motta para convencer os ainda não-iniciados de que a intranet é, sim, uma tecnologia
eficiente do ponto de vista da gestão.
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Referencias Bibliográficas
Revista Informática Exame - Abril / 1996
Revista Informática Exame - Novembro / 1997
Revista Internet World - vol. 2 No. 20
Pesquisa em diversos Sites Brasileiros e Americanos
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