FEAC_Oficina projetos_18.11.11

Oficina de Elaboração e Gestão
de Projetos Sociais
Escritório de Projetos FEAC
O que é um Escritório de Projetos?
Estrutura criada para padronizar informações,
cronogramas, estimativas, relatórios e planos de
projetos.
Tem
a
competência
de
realizar
comparações de desempenho entre projetos e
estimar riscos e ações de mitigação aos mesmos.
É ainda o centro de informações e histórico dos
projetos. Deve estimular o espírito de equipe e
apoiá-la.
Escritório de Projetos FEAC
Criado em agosto de 2010.
Assessoria técnica para desenvolvimento de
projetos aprovados em edital e/ou celebrados
através de instrumento jurídico com a FEAC.
CAPACITAÇÃO OFERECIDA QUANDO DA
ABERTURA DE EDITAIS
Organograma FEAC
Conselho Curador
Diretoria Executiva
Superintendência
Executiva
Controladoria
Recursos
Humanos
Marketing e
Novos Negócios
Jurídico
Contabilidade
Administração
de Pessoal
Comunicação
Corporativa
Tecnologia da
Informação
Serviços Gerais
Relações
Institucionais
Financeiro
Eventos
Compras
CEDOC
Suprimentos
Adm. Contratos
Escritório de
Projetos
Assessoria
Patrimonial e
de Processos
Compliance
Engenharia
Arquitetura
Gestão Social
Escritório de Projetos FEAC
Padrão internacional de gerência de projetos
PMI - Project Management Institute
Instituto de Gerenciamento de Projetos
Organização do terceiro setor sem fins lucrativos, fundada em
1969 por 5 voluntários nos Estados Unidos. Hoje são 500.000
voluntários associados em 185 países
Project Management Body of Knowledge
Publicação quadrienal de Guia do conjunto do conhecimento
em gerenciamento de projetos.
1a edição – 1996
4a edição – 2008
Escritório de Projetos FEAC
(5) Grupos de Processos
Compostos por 42 processos com entradas,
técnicas e ferramentas e saídas.
1.
2.
3.
4.
5.
Iniciação (2)
Planejamento (20)
Execução (8)
Monitoramento e Controle; (10)
Fechamento (2)
Escritório de Projetos FEAC
Distribuídos em 9 áreas do conhecimento:
1. Integração;
2. Escopo;
3. Tempo;
4. Custos;
5. Qualidade;
6. RH;
7. Comunicação;
8. Riscos;
9. Aquisições.
Escritório de Projetos FEAC
GRUPOS DE PROCESSOS /
ÁREAS DE CONHECIMENTO
Iniciação
4.1 Desenvolver o
4. Gerenciamento de integração do projeto termo de abertura do
projeto
6. Gerenciamento de tempo do projeto
7. Gerenciamento de custos do projeto
8. Gerenciamento de qualidade do projeto
9. Gerenciamento de recursos humanos do
projeto
11. Gerenciamento de riscos do projeto
12. Gerenciamento de aquisições do
projeto
Total 42
4.2 Desenvolver o plano de
gerenciamento do projeto
Execução
4.3 Orientar e gerenciar a
execução do projeto
5.1 Coletar requisitos
5.2 Definir o escopo
5.3 Criar WBS
6.1 Definir atividades
6.2 Sequenciar atividades
6.3 Estimar recursos das atividades
6.4 Estimar durações das atividades
6.5 Desenvolver o cronograma
7.1 Estimar custos
7.2 Determinar o orçamento
5. Gerenciamento do Escopo do projeto
10. Gerenciamento das comunicações do
projeto
Planejamento
10.1 Identificar as
partes interessadas
2
Encerramento
4.6 Encerrar o
projeto ou a fase
5.4 Verificar o escopo
5.5 Controlar o escopo
6.6 Controlar o cronograma
8.2 Realizar a garantia da
8.1 Planejar a qualidade
qualidade
9.2 Contratar ou mobilizar a
equipe do projeto
9.3 Desenvolver a equipe do
projeto
9.1 Desenvolver o plano de recursos 9.4 Gerenciar a equipe do
humanos
projeto
10.3 Distribuir informações
10.4 Gerenciar as expectativas
10.2 Planejar as comunicações
das partes relacionadas
11.1 Planejar o gerenciamento de
riscos
11.2 Identificar riscos
11.3 Realizar análise qualitativa de
riscos
11.4 Realizar análise quantitativa de
riscos
11.5 Planejar respostas aos riscos
12.1 Planejar aquisições
20
Monitoramento
e Controle
4.4 Moniotrar e controlar o
trabalho do projeto
4.5 Realizar o controle
integrado de mudanças
12.2 Conduzir aquisições
8
7.3 Controlar custos
8.3 Realizar o controle da
qualidade
10.5 Relatar desempenho
11.6 Monitorar e controlar os
riscos
12.3 Administrar aquisições
10
12.4 Encerrar
aquisições
2
Escritório de Projetos FEAC
Iniciação
4.1 Project Charter (termo de abertura do
projeto)
1. Propósito/justificativa
2. Objetivos e critérios de sucesso
3. Entregas
4. Não Entregas
5. Requisitos
6. Descrição
7. Riscos
8. Marcos
9. Orçamento
10. Requisitos para aprovação
Escritório de Projetos FEAC
10.1 Mapeamento dos Stakeholders
Matriz de influência
Escritório de Projetos FEAC
Stakeholders
Posição
FO OM N AM FA
Motivo
Ação
Objetivo
Diretoria FEAC
X
Direcionador do propósito
Aprovação milestone
do projeto
Manter o apoio atual
Superintendência FEAC
X
Direcionador do propósito
Aprovação por peça
do projeto
Manter o apoio atual
Gerente de Marketing
X Idealizador do projeto
Gerente de Compras
X
Comitê de Gestores
X
Fornecedores
X
Parceiros que utilizam logo
X
Comunidade interna
Comunidade externa
Controle das operações
Aprovação por peça
Report final à diretoria
Manter o processo de comunicação
Manter informado
/ cronograma de ações
Não serão afetados
Comunicação direcionada
pesquisa para detectar
pesquisa para detectar
FO Forte oposição
OM Oposição moderada
N Neutro
AM Apoio Moderado
FA Forte apoio
Garantir uso material
atualizado
Escritório de Projetos FEAC
PLANEJAMENTO
5.3 Criar WBS – Work Breakdown Structure (Estrutura Analítica
do Projeto – EAP. Orientada a entregas – organiza e define
escopo total subdividindo o trabalho em partes gerenciáveis).
Níveis do WBS – gerenciais e técnicos.
•
•
•
Nível do Projeto
Nível do Deliverable (entregas)
Work packages (verbos – pacotes gerenciáveis de trabalho)
Escritório de Projetos FEAC
Escritório de Projetos FEAC
PLANEJAMENTO
Restrições
escopo
risco
Roteiro de Elaboração de Projetos
RESUMO
Breve descrição que permita ao avaliador obter uma visão geral
do proposta, ou seja, a que o Projeto se propõe e por quê.
É importante nesta etapa também atender aos requisitos que
tenham sido estipulados pelo financiador em edital, como por
exemplo:
- Linha de atuação em que o Projeto se enquadra;
- Parcerias estratégicas;
- Montante de financiamento;
- Atuação de profissionais como coordenador ou grupo como
comitê gestor que tenha como objetivo garantir o
alinhamento, acompanhamento e a execução das ações
propostas no projeto.
Roteiro de Elaboração de Projetos
DIAGNÓSTICO
Descrição do cenário em que estará inserido o Projeto.
Análise das características da comunidade, suas
potencialidades e fragilidades além das oportunidades e
ameaças que existem no ambiente em que ela está inserida.
Nesta etapa deve ser destacada também a ação da organização
promotora do Projeto na rede social em que está inserida.
Roteiro de Elaboração de Projetos
JUSTIFICATIVA
Para definir o problema de déficit ou de situação negativa sob a
qual se deseja atuar é preciso levar em conta critérios que
justifiquem a escolha de atuação, como por exemplo:
- Capacidade institucional;
- Recursos disponíveis;
- Vantagens comparativas;
- Interesse da comunidade.
Concluídas tais análises a organização tem condições de
estabelecer com clareza o que os atendidos pelo
projeto necessitam e desejam para melhorar sua
qualidade de vida.
Roteiro de Elaboração de Projetos
PÚBLICO-ALVO
É a definição do grupo com características similares
diagnosticadas como alvo para receber os investimentos do
projeto.
O projeto pode estar a serviço, por exemplo, de um
determinado grupo etário, de grupo de uma mesma localização
geográfica, de um grupo com uma carência específica, etc.
Roteiro de Elaboração de Projetos
A função dos objetivos é solucionar o problema ou
modificar a condição indesejada que foi diagnosticada.
OBJETIVO GERAL
Deve ser único, estar diretamente ligado ao problema central
diagnosticado e descrever o benefício mensurável que o projeto visa
oferecer.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
É o conjunto de ações que permitirá que o objetivo geral seja
alcançado, ou seja, os meios para se conquistar um efeito fim.
Para sustentar as ações é preciso que sejam defendidos os princípios
teóricos e as experiências anteriores nas quais o projeto baseia
suas ações e com isso adota uma metodologia.
Roteiro de Elaboração de Projetos
Metas
Estabelece detalhadamente, coerente com a proposta, o
processo de trabalho do projeto.
As metas são estimativas para a execução do projeto e que
deverão ser monitoradas para permitir verificar até que
ponto os objetivos específicos previstos foram alcançados.
Relatório 5W2H (o quê será realizado; por quem,
quando, onde, por quê, como e com que recurso).
INDICADOR DE PROCESSO - CUMPRIMENTO DA OPERAÇÃO.
Roteiro de Elaboração de Projetos
A partir do Relatório 5W2H, considerando as ações a serem
realizadas, é possível criar as planilhas de:
- Orçamento (contemplando valor do projeto, valor solicitado
ao parceiro, contrapartida da própria organização e de outras
parcerias); e
- Cronograma (contemplando adequação dos profissionais
que estarão desenvolvendo o projeto).
Roteiro de Elaboração de Projetos
AVALIAÇÃO
A avaliação deve ser feita imediatamente antes do início do Projeto
- Marco Zero.
Adoção de INDICADORES DE RESULTADO DE IMPACTO para
mensurar o alcance do objetivo geral.
Devem ter relevância e reconhecimento minimamente em nível
regional e preferencialmente em nível nacional.
Exemplos:
- Área Social - Índice de Desenvolvimento da Família (IDF); e
- Educação – Prova Brasil (MEC) e SARESP (Sistema de Avaliação
de Rendimento Escolar do Estado de São Paulo).
Roteiro de Elaboração de Projetos
SUSTENTABILIDADE
O alcance de resultados é o fator inicial para a sustentabilidade
do Projeto.
Para vislumbrar continuidade após o término de uma parceria o
Projeto deve também contemplar as seguintes premissas:
- Interação com as políticas públicas; e
- Plano de Comunicação (ações de visibilidade e divulgação em
busca de novos parceiros financiadores).
Escritório de Projetos
FEAC
[email protected]
Gestão: Vanessa Taufic (19)3794-3558
Coordenação: Virginia Sanches (19)3794-3514