(começo) e fechar a auditoria de contas (fim)

Finanças
Bem, a diretoria de finanças é sempre mais agitada no começo e no fim de mês, que são os
períodos em que é preciso fazer as reuniões de orçamento com as áreas (começo) e fechar a
auditoria de contas (fim)
Nas reuniões de traking do Budget (“monitoramento do orçamento”), é conversado com os VPs
sobre como foram os gastos no mês passado, cobra-se os comprovantes (notas) e trata-se
sobre quanto será necessário ($$) pra bancar o mês corrente. De acordo com o retrospecto dos
meses anteriores vê quanto será destinado ($$) para a área.*1
No "meio" do mês, a área de finanças se encarrega mais dos assuntos respectivos de
investimento, algum programa de incentivo (EPs e TNs)*2, e demais rotinas normais de uma
área financeira. Observamos sempre as datas legais de entregas de documentos e outras coisas
aos órgãos públicos, etc.
As notas que foram pegas nas reuniões de budget são inseridas no SIG - sistema de controle
financeiro utilizado pela @BAZI.
No durante do mês também que finanças tira o relatório do SIG e joga no Budget - planilha de
planejamento financeiro - para observar e fazer comparações sobre o que foi planejado e o que
foi realizado de fato. A partir dessas observações traçam-se algumas estratégias financeiras,
medidas para ajustar gastos e receitas, etc. (planejamento em geral)
No fim do mês, faz-se a auditoria de contas interna*3. O VPF cuida de verificar se tudo esta ok
no SIG, porque todo último dia do mês o TNA - Time Nacional de Auditoria - "congela" o
sistema para fazer auditoria de contas a nível nacional.
Bom, existem outros por menores da área que são rotinas normais: ficar ligado com
pagamentos, recebimentos, etc. Observar extrato e saldo de conta. Essas coisas.
Quanto aos preços da @Sorocaba:
TN
- DT: R$ 460,00 (para a ONG abrir uma vaga) – 10%* p/ MC
- Corporate: R$ 1450,00 (para a empresa abrir uma vaga) - $ 700,00* p/ MC
(No caso da empresa que abrir uma vaga para estagio, ela se compromete a pagar para a
AIESEC, a partir do mês em que o trainee chegar para trabalhar, uma taxa de manutenção no
valor de R$400,00).
EP
- DT: R$ 621,90 (para o membro que quiser fazer intercambio para uma ONG) - $400* p/ MC
- Corporate: R$ 1360,00 (para o membro que quiser fazer intercambio para uma empresa) $400* p/ MC
Para os trainees que vierem para Sorocaba trabalhar em ONGs (EPs-DT), eles tem garantido
(pela ONG e AIESEC) o host*4 (moradia) e a alimentação (isso a acordar com a ONG). O resto é
por conta dele, ou seja, não tem bolsa - auxilio.
Para os trainees que vierem para Sorocaba trabalhar em uma empresa (EPs-Corporate), nós
garantimos uma bolsa - auxilio no valor de R$1300,00, para despesas como alimentação,
moradia (isso normalmente pro cara dividir casa com alguém, essas coisas), laser, remédio, um
extra (na verdade essa bolsa - auxilio é paga pela empresa. A AIESEC apenas repassa pro
trainee)
Só deixando claro, as empresas que abrem vaga, fora os R$1450 que ela paga para abrir a
vaga, após a chegada do cara, ela paga todo mês R$1700, equivalentes a bolsa-auxilio de
R$1300 e a taxa de manutenção R$400.
As ONGs que abrem vaga não pagam bolsa - auxilio, apenas contribuem de alguma forma para
a sobrevivência do trainee*4, e não pagam taxa de manutenção.
*Valores aproximados.
Dúvidas / Respostas
*1 Pergunta: A base para calcular quanto será gasto e, conseqüentemente destinada, nesse
mês em uma área é o mês anterior. Mas e se uma @ começa do zero, sem mês base? Ou
ainda, da onde que sai esse dinheiro?! (seria das taxas q as empresas, ONGs e EPs pagam, mas
e se a @ ainda não tem parceiros?)
Resposta: Se a @ começa do zero, como nós (@Sorocaba) começamos, não existe uma base
muito certa, o que pode se fazer é tentar se basear por um CL que se encontra numa condição
semelhante a nosso, tipo, numa cidade feito Sorocaba, numa realidade próxima a nossa. Se
não tiver como se basear, vale o bom senso...
O dinheiro no inicio, enquanto não existe parceria que renda dinheiro, sai do bolso dos
fundadores. A idéia é a área de finanças trabalhar certinho, com o controle de tudo e, assim
que possível, reembolsar os bem feitores do inicio.
*2 Pergunta: Quais são os investimentos? Só poupança? E os programas de incentivo para EPs
e TNs são feitos em conjunto com o marketing?
Resposta: Os investimentos, em reserva no caso, são aceitáveis aqueles considerados de
"baixo" ou "nenhum" risco, feito poupança, CDB, CDI, essas coisas. Normalmente o CDs da vida
são os mais populares entre as @s.
Não se pode de forma alguma investir em coisas de risco (pelo menos financeiramente
falando).
Investimento em EPs normalmente é feito em parceria com praticamente todas as áreas. TM
(RH) informa, a partir do controle de membros dele, quem quer fazer intercambio; X trabalha
em cima das possíveis vagas que os interessados poderiam casar; finanças vê o quanto e como
é possível incentivar em forma de descontos e financiamento; e marketing trabalha na
divulgação do que foi estabelecido para o CL, faz a propaganda propriamente dita do programa
de incentivo.
*3 Pergunta: Como que é feito uma auditoria de contas interna?
Resposta: Auditoria de contas funciona assim: a gente de FIN lança as notas no SIG (Sistema
de Controle Financeiro), que é o programa de controle. Todo fim de mês o TNA (Time Nacional
de Auditoria) congela o sistema, ou seja, não podemos acessá-lo, e baixa tudo o que nós
fizemos no mês.
Ele vai auditando tudo, vendo o que foi lançado e como isso foi justificado (notas).
Ao final, o TNA faz um relatório de todos os CLs e envia, dizendo o que tava de errado, e a
multa (R$5,00, segundo @São Carlos por erro).
*4 Pergunta: Como que é garantido o host para um EP-DT? A @ ou a ONG paga algum lugar
pra ele ficar? E você teria também algum exemplo de como uma ONG contribuiria para a
sobrevivência do EP-DT? Esses valores são padrão? Se não, eles são baseados em quê?
Resposta: O host é garantido normalmente pelo trabalho do CL. Lembra do campo na ficha de
inscrição que perguntava pra vocês se estariam interessados em receber um intercambista na
casa de vocês? Pois é, assim a gente tenta fazer uma listagem de possíveis lugares para
hospedar um intercambista. Existe a possibilidade de se pagar um lugar pro cara. Normalmente
é isso que a ONG pode fazer, ou pode também entrar num acordo com a @ para rachar essa
despesa, ou a ONG também pode tentar arranjar alguém que hospede o intercambista. Isso
fica a critério do que for acordado entre a ONG e a @.
Fora isso, a ONG pode fornecer tickets alimentação pro cara, ou mesmo alimentação na ONG
(almoço, café da manha); o CL pode também, se a ONG não garantir nada, combinar com a
ONG alguma quantia em dinheiro, mesmo que pequena, para ajudar o intercambista com essas
necessidades básicas. Os valores vão sempre do acordo que for firmado.
O que é padrão é a bolsa - auxilio para os intercambistas de empresas. Essa bolsa foi definida a
partir de um estudo que fizemos para tentar mensurar um valor mínimo no qual o intercambista
necessitaria para sobreviver em Sorocaba (R$1300).
Nessa bolsa foram considerados os quesitos moradia, alimentação, laser, necessidades extras,
higiene pessoal, remédios, e coisas do tipo. A moradia é pensada como se o intercambista fosse
morar numa republica, essas coisas, já que o perfil do aiesecer é de um universitário e de
alguém que quer mais é conhecer o lugar e fazer amigos. Logo, o que acontece é que os
intercambistas da aiesec normalmente preferem ficar em republicas a morar sozinhos.