controle interno: revisão teórica e estrutura conceitual

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CONTROLE INTERNO: REVISÃO TEÓRICA E
ESTRUTURA CONCEITUAL
INTRODUÇÃO
As descobertas de escândalos contábeis que abalaram o mercado
internacional, têm despertado no mundo corporativo a conscientização
sobre a necessidade de confiabilidade das informações e transparência
na gestão de negócios. Irregularidades ocorridas por intermédio de
atos ilícitos ou mesmo conflito entre diretores têm demonstrado que
ferramentas importantes no combate às fraudes, como controles
internos, transparência e governança corporativa, são tópicos ainda a
serem desenvolvidos no Brasil.
A partir da demanda de informações contábeis confiáveis,
estabeleceram-se diversas diretrizes a serem observadas na
implantação de sistemas de controles internos nas empresas. A
observância destas diretrizes conduz à eficiência operacional,
possibilitando a revisão e o planejamento da movimentação dos
processos dentro das empresas.
A relação entre controles e governança corporativa é estreita. Padrões
de conduta têm sido impostos às empresas, por parte de órgãos
normatizadores e legislações. Vários profissionais têm adaptado seus
métodos às novas demandas. Cahan e Zhang (2006), em artigo
publicado pela The Accounting Review, pesquisaram sobre a auditoria
que vem sendo realizada nas empresas ex-clientes da Arthur
Andersen, que fechou após envolvimento em escândalos contábeis nos
Estados Unidos. Observaram que as empresas de auditoria, em sua
grande parte formada pelas big four, têm aconselhado aos ex-clientes
da Arthur Andersen a escolha de métodos contábeis mais
conservadores.
O objetivo do trabalho é contribuir com a revisão teórica e estrutura
conceitual dos controles internos de empresas, analisando suas
influências nas demonstrações contábeis e eficiência operacional.
A metodologia que norteou o estudo foi a revisão literária contendo
obras e artigos atuais sobre o assunto. As principais referências foram:
Almeida, Attie, Borgerth, Bragg, Desai, Lander, Lima, Mautz, O´Gara e
Perez Junior.
O trabalho obedeceu a seguinte estrutura: Conceito, Objetivo dos
Controles, Implantação, Amarrações no Sistema, Limitações, Relação
com a Governança Corporativa, Conclusão.
CONTROLE INTERNO - CONCEITO
O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados - AICPA, (apud Lima, 2002), delimita
os controles da seguinte maneira:
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para
proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus
dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a
adesão à política traçada pela administração.
O IBRACON (apud Antunes, 1998) pronunciou com as seguintes
palavras:
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto
ordenado dos métodos e medidas, adotados pela entidade para
proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de
seus dados contábeis.
O Conselho Federal de Contabilidade, através da NBC T11, afirma:
O sistema contábil e de controles internos compreende o plano de
organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos
adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da
confiabilidade e tempestividade de seus registros e demonstrações
contábeis e de sua eficácia operacional.
Nota-se a semelhança entre os conceitos de ambos os órgãos,
revelando a influência que as normas americanas exercem sobre as
normas nacionais.
Na implantação e avaliação de um sistema de controle interno, é
preciso considerar as diretrizes principais, cabendo a cada organização
adaptá-las de acordo com seu ambiente operacional (LANDER, 2004).
A tendência é relacioná-las com o tamanho e complexidade das
operações e o ambiente no qual a empresa atua. Quanto maior é a
companhia, mais complexa é a estrutura organizacional. Serão
necessários maiores procedimentos e técnicas de controles, que
incorrerão em maiores custos.
Lima (2002) entende ser amplo o significado do termo controle. Mas
ressalta como fundamentais, o monitoramento constante do que vem
sendo executado na realidade, o confronto dos resultados obtidos com
aqueles anteriormente previstos, incluindo providências para eventuais
correções e ajustes, sempre de modo tempestivo.
Bragg (2006) divide os controles internos em duas categorias.
Denomina preliminares aqueles normalmente destacados no
fluxograma de processos da empresa. Implantados com a finalidade de
impedir possíveis ocorrências de riscos. Controles subordinados são
aqueles que podem ser adicionados aos anteriores funcionando como
uma resposta ao risco, para proporcionar maior segurança. São
controles secundários, que geralmente são implantados após detecção
de erros, na investigação e busca pela correção. Acrescenta que
quanto mais fortes forem os controles preliminares, menor será a
necessidade de controles subordinados.
Gomes (2000) e Perez Junior (1998) citam a distinção do AICPA em
controles contábeis e administrativos.
Controles contábeis
Os controles contábeis relacionam-se diretamente com os registros e
demonstrações contábeis. Visam fornecer à administração informações
claras, objetivas, confiáveis e em prazos adequados, para auxiliar na
tomada de decisão, gestão e avaliação dos resultados obtidos.
Garantem que as transações sejam registradas em tempo hábil e de
acordo com as normas e procedimentos geralmente aceitos. E ainda,
que os registros devem ser suportados por documentação legal e
confiável.
Gomes (2000, p. 61) afirma que a compreensão dos controles
contábeis “(...) envolve aspectos de como são guardados os
documentos de suporte e como se dá o relacionamento das diversas
áreas “produtoras” destes com a contabilidade”. É a maneira que o
sistema de contabilidade está desenhado.
São exemplos de controles contábeis: plano de contas e manual de
funcionamento; manual de rotinas contábeis contendo informações
sobre análise e interpretação de documentos ou transações antes de
serem registrados; razões auxiliares, sempre confrontando seus saldos
com o razão geral e com o livro diário; verificação das exigências
extrínsecas e intrínsecas dos livros contábeis; emissão de balancete de
verificação em prazos estabelecidos; emissão de relatórios de análise
para demais departamentos.
Controles administrativos
Segundo Perez Junior (1998) estes compreendem o plano de
organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a
eficiência operacional, bem como o respeito e a obediência às políticas
administrativas.
São controles e relatórios sobre os procedimentos de cada
departamento, cobrindo toda a estrutura organizacional. Garantem a
qualidade individual dos setores, para, na junção com os demais,
assegurar a qualidade de toda a empresa. Esses controles exercem
influência sobre os controles contábeis, uma vez que este último
registrará e mensurará várias informações geradas pelos controles
administrativos.
O autor afirma que os controles administrativos são relatórios de
natureza estatística ou de informação técnica, por exemplo, relatórios
de seleção de pessoal, produção individual por máquinas, por
departamentos e por funcionários.
OBJETIVOS DOS CONTROLES
Besta (apud HERRMANN JUNIOR, 1996. p. 57.) afirma que todas as
operações e transações de uma empresa devem passar por uma “(...)
incessante série de estudos, de esforços e de cuidados fortemente
regulados e sabiamente coordenados entre si (...)”. Em poucas
palavras, estes são os objetivos dos controles.
Após a implantação de operações em cada setor, é necessário
estabelecer procedimentos específicos de acompanhamento até a sua
conclusão. Na falta destes procedimentos, tornam-se freqüentes erros,
desperdícios e ineficiência operacional.
No controle interno, o conjunto das operações, autorizações e
registros, entre outros, permite que, tanto a transação como o próprio
sistema em si, caminhem juntos. Se um dos itens não funcionar
adequadamente, ocorrerá falha no sistema de controle.
O caráter preventivo é uma característica fundamental. As rotinas de
verificação e revisão reduzem a possibilidade de erros ou fraude, e
contribui para que tentativas fraudulentas não permaneçam
encobertas por muito tempo.
Nesta linha de raciocínio foram identificados nas referências, objetivos
que diferem na maneira de trato e estabelecimento conceitual, mas
possuem um mesmo sentido. Para o intuito deste trabalho, cumpriu-se
desmembrar em três:
Proteger os ativos e segregar funções
O meio mais eficaz utilizado na proteção dos ativos, considerado por
muitos profissionais como o elemento mais importante de um bom
controle interno é a correta segregação de funções. É necessário
limitar o acesso dos funcionários aos ativos e estabelecer controles
físicos sobre estes. O acesso pode ser direto, ou seja, fisicamente, ou
de forma indireta, através da preparação de documentos que
autorizam sua movimentação.
Attie (1987) ressalta que ninguém pode ter sob sua inteira
responsabilidade, todas as fases de uma operação, o que tornaria
possível efetuar e acobertar operações irregulares ou fraudulentas. O
correto é dividir, entre vários funcionários ou departamentos, a
responsabilidade pelas diferentes etapas do processo. Autorização e
aprovação não devem ser feitos por uma mesma pessoa ou
departamento. Assim como não se pode conciliar o acesso aos ativos e
aos registros contábeis, pois são funções incompatíveis dentro do
sistema.
Deve haver segurança definida entre a responsabilidade de custódia
física dos bens e a de manutenção dos registros correspondentes.
Cada uma das fases deve ser executada por pessoas e setores que não
possuam relação direta entre si, para que haja sempre verificação
cruzada.
Departamentos que se relacionam devem ser separados e
independentes. Por exemplo, compras, recebimento, produção,
vendas, contabilidade e finanças. Os responsáveis de cada
departamento são encarregados de verificar a maneira como seus
subordinados praticam suas incumbências.
Outra prática proposta por Attie (1987) é a conciliação e dupla
verificação de registro e operações. Consiste na verificação da
atividade concluída por outra pessoa ou departamento, com o intuito
de detectar erros mecânicos ou de juízo. Essas práticas não devem ser
feitas por funcionários que participem da elaboração e registro das
transações em análise.
Mautz (1978) aconselha que os funcionários devem executar o
trabalho em sistema de rodízio, o que auxilia a redução e detecção de
irregularidades. O rodízio traz ainda outros benefícios como
treinamento, adaptação do funcionário e o estimulo à criatividade.
Pessoas que ocupam cargos de confiança devem tirar férias
anualmente.
Também é necessário observar a capacidade de adequação dos
funcionários aos controles estabelecidos. O alcance dos objetivos do
controle interno depende do grau de competência, integridade das
pessoas e independência das funções. O uso de um número
apropriado de funcionários competentes em cada nível auxilia na
obtenção deste objetivo. Não basta um sistema de controle interno
altamente eficiente se a companhia não dispõe de pessoal capacitado
no seu entendimento e realização.
Devem ser confrontados, em intervalos razoáveis, os ativos registrados
com sua existência física. E ainda, o acesso a esses deve ser permitido
somente mediante autorização.
Garantir as características qualitativas das informações contábeis
Sabe-se que para objetividade na análise e interpretação, é preciso
que as demonstrações contábeis constituam base sólida e confiável.
“Uma informação só tem validade a partir do momento em que é
exata, confiável e oportuna.” (ATTIE, 1987, p. 207). Assim, a
contabilidade precisa basear-se em dados verídicos, informados
tempestivamente. A necessidade de informações rápidas por parte dos
usuários da contabilidade deve ser suprida pelo sistema de controles,
sem prejuízo da qualidade das mesmas.
O CFC (2003) aponta quatro características qualitativas que as
demonstrações contábeis devem apresentar: confiabilidade,
tempestividade, compreensibilidade e comparabilidade. Por sua vez, o
FASB (apud. KAM, 1990) hierarquiza as características qualitativas da
seguinte maneira: relevância, confiabilidade, comparabilidade e
materialidade.
O sistema de controle interno das companhias deve possibilitar a
garantia de que as demonstrações contábeis sejam elaboradas em
obediência às características citadas.
Promover a eficiência operacional
É necessária a existência de “(...) uma linha mestra de raciocínio e de
conduta (...)” (ATTIE, 1987, p. 207), que norteie todas as operações
da empresa em seus diversos setores. Cada departamento deve seguir
suas políticas e procedimentos, que serão implantados sempre
considerando suas particularidades. O funcionamento conjunto de todo
o sistema e das tarefas de cada departamento, ao ser conduzido pela
linha mestra, move a empresa em direção à meta almejada. Perez
Junior et.al. (2002), considera os controles e processos internos uma
ferramenta indispensável para gestão estratégica, ao afirmarem ser
uma das perspectivas que norteiam a implantação do Balanced
Scorecard (modelo de gestão estratégica).
Outro ponto importante na eficiência operacional é a análise dos
riscos. Toda atividade sujeita-se ao risco, o que varia é a relevância e
extensão. Quanto mais complexa a operação e quanto maior for o
numerário envolvido, maiores serão o risco incorrido e a necessidade
de proteção. Desde que a probabilidade de ocorrência possa ser
determinada, é mais fácil elaborar controles para lidar com este evento
(MERNA, Al-THANI, 2005).
O modelo proposto pelo COSO (The Commitee of Sponsoring
Organizations) (apud. Borgerth, 2007) afirma que as empresas devem
elaborar planos de contingência que venham a mitigar a perda na
ocorrência do sinistro. O órgão estabelece que a avaliação de riscos
consiste em:
- identificar os riscos;
- estimar sua magnitude;
- avaliar a probabilidade ou freqüência de ocorrência;
- estabelecer as decisões a serem tomadas.
IMPLANTAÇÃO
Existem diretrizes a serem seguidas na implantação do sistema de
controles. Foram vários os conceitos encontrados nas referências.
Cumpriu-se consolidá-los como segue:
Particularidades e adequação
Cada empresa é um caso em particular. Não existem empresas
inteiramente iguais, ainda que operem no mesmo setor. Porém, “(...)
os princípios básicos nos quais se apóiam os sistemas de controle são
sempre os mesmos.” (OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR e SILVA, 2002, p.
90). Variam com relação à aplicação prática, onde precisam ser
consideradas as peculiaridades e características de cada organização.
Cada companhia possui sua cultura, crenças e valores. Os sistemas
serão implantados de acordo com as necessidades de informações
gerenciais, política e objetivos da administração.
À medida que a companhia, vê crescer, evoluir e prosperar o seu
patrimônio, ela deve rever os controles com o intuito de adequá-los à
nova realidade. Importante alertar que sistemas complexos e
impraticáveis são inúteis. Por mais que o papel, uma planilha ou um
editor de texto aceite qualquer dado, as distorções aparecerão na
tentativa de praticá-los.
Todo sistema de controle precisa estar diretamente ligado à realidade
patrimonial da entidade, para que se incorram somente as despesas
necessárias, e gere apenas as informações consideráveis, eliminando o
supérfluo.
Comprometimento da administração
São fundamentais a análise e previsão de possíveis riscos. Muitas
companhias e empresários, entendem a importância de um controle
interno, quando percebem erros, fraudes ou ineficiência operacional,
envolvendo grande numerário. Após estas ocorrências, os executivos
podem relacionar o motivo, não somente à falta de um controle ou
necessidade de aprimoramento, mas ainda, à ineficiência ou
negligência do pessoal.
O comprometimento da administração deve ser considerado como
primaz. O principal meio para assegurar a correta prática e obediência
do controle ao longo de toda a hierarquia é começar do topo. Os
executivos precisam adequar-se e obedecer aos controles, para que,
ao fazerem sua parte, possam então cobrar e impor aos colaboradores.
Deve-se ter em mente que a incompetência e a ineficiência
administrativa, não podem ser compensadas, por melhor que sejam os
sistemas de controles.
Obediência aos prazos estabelecidos
Todo processo de implantação ou reformulação de controles deve ser
fixado em prazos realistas, possíveis de serem cumpridos. Esses
processos podem ser de extrema complexidade, dependendo da
estrutura organizacional da companhia. O controle está sempre sendo
testado e analisado, para adequar-se à realidade patrimonial. Após a
sua implantação, é necessária a verificação de incorreções. Esta
verificação leva às adaptações que podem influenciar vários
departamentos.
Todo o processo de readaptação exige tempo para estudo, o que torna
difícil prever com exatidão o prazo necessário para implantação ou
reformulação de um sistema em curso.
Comprometimento do pessoal
A empresa pode estruturar um ótimo sistema de controle. No entanto,
se não possuir o pessoal apto a fazer funcionar esse sistema,
aparentemente perfeito, os investimentos efetuados não serão
compensados e os objetivos, não serão alcançados.
Toda a documentação, procedimentos, manuais e relatórios serão
inúteis se não houver, sobre eles, a ação humana de maneira eficiente
e inteligente.
A preparação, treinamento e competência do pessoal são requisitos
indispensáveis para colocar o sistema em prática. As atenções
dedicadas ao fluxo do trabalho são importantes, mas precisam ser
somadas à análise do desempenho do pessoal.
Perspectivas futuras
Não é fácil criar ou alterar o sistema de controles. São necessários
tempo e recursos suficientes, muitas vezes altos. Os controles não
devem ser implantados visando suprir somente as necessidades e
condições presentes. Devem ser flexíveis. É preciso levar em
consideração, no ato do planejamento, o futuro da empresa, já que o
crescimento e a prosperidade são objetivos comuns no mercado. Feito
isso, no futuro, é mais fácil apenas adaptar o controle à nova
realidade, ao invés de mudar totalmente a sua estrutura.
AMARRAÇÕES NO SISTEMA
É necessário definir as responsabilidades de cada setor, juntamente
com o responsável. Responsabilidades conflitantes e em duplicidade
devem ser evitadas. Vários autores das referencias consultadas
apontam, como exemplo, o início e a autorização de procedimentos
que precisam ser separados da sua respectiva contabilização.
Ao longo do processo, deve-se observar o cumprimento dos requisitos
básicos que são requerimento, autorização, aprovação e correto
procedimento de escrituração das transações. Através da correta
segregação de funções, nenhuma pessoa pode conduzir
completamente uma operação do início ao fim. Principalmente quando
é necessário o transporte de mercadorias ou documentos entre vários
departamentos.
A obediência a esses elementos constitui a amarração do sistema. “As
rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que
uma área controle a outra”. (ALMEIDA, 2003, p.68). O trabalho de
cada departamento precisa ser integrado e coordenado, a fim de
manter o bom fluxo e eficiência nas operações em toda a estrutura
operacional. É o controle sobre todas as operações, do início ao fim,
em cada departamento.
Os registros gerados e elaborados fora do departamento, funcionam
como controles das atividades internas. Cada departamento utilizará o
documento emitido pelo departamento imediatamente anterior. Em
caso de divergência nos dados, dificilmente a operação caminhará de
maneira correta. Finalizada a sua tarefa, este setor emite o seu
documento ou relatório pertinente para repassar ao departamento
imediatamente posterior.
A amarração no sistema é uma maneira de evitar irregularidades e
fraudes e garantir a eficiência e a qualidade do início ao final de cada
procedimento.
LIMITAÇÕES
Lima (2002) cita alguns pontos importantes do relatório emitido em
1992 pelo COSO, em pronunciamento sobre as limitações dos
controles:
“(...)independentemente de quão bem desenhado seja, o controle
interno pode garantir apenas razoável segurança à gerência e à
diretoria, no que diz respeito ao cumprimento dos objetivos da
entidade. As limitações inerentes ao sistema de controles internos
dizem respeito a:
- erros humanos ou falhas de julgamento (...)
- falhas nos controles estabelecidos (...)
- conluios (...)
- intenções da gerência (...)
- custo x benefício (...)”
Não se pode admitir que controles sofisticados aliados a muita
burocracia, são suficientes para garantir os objetivos. O entendimento
precário das funções do sistema pode gerar falhas e erros. E ainda, os
procedimentos de controle cuja eficácia depende da divisão de
funções, fases distintas e diversas pessoas envolvidas, podem ser
burlados mediante conivência ativa ou passiva e conluio entre
funcionários.
Na implantação de controles, os gestores devem observar a sua
flexibilidade. A empresa está sujeita a sofrer uma série de variáveis em
seu ambiente de atuação. O que faz com que a realidade patrimonial
da companhia, ou mesmo sua posição no mercado, seja passível de
mudança. Os controles devem ser constantemente adaptados à nova
realidade.
Os custos de implantação e manutenção dos controles internos não
podem superar os benefícios esperados. Esses benefícios constituemse na redução das perdas decorrentes da má custódia dos ativos e
aumentar a eficiência operacional. A tendência é, quanto mais valiosos
forem os ativos, maior será a intenção da empresa em controla-los.
Assim, com maiores controles, os custos incorridos serão maiores.
Em artigo publicado na revista científica norte-americana The
Accounting Review, Desai, Hogan e Wilkins (2006) examinaram as
conseqüências para os gerentes por desobedecerem aos princípios
contábeis geralmente aceitos (GAAP). Seus estudos demonstram que
tanto os controles internos quanto padrões de governança corporativa,
aumentaram na década de 90. Entretanto incentivos aos diretores e
controladores, para a obtenção de bom resultado, também
aumentaram, em algumas empresas de maneira desproporcional, o
que tem influenciado os gerentes a praticarem o que os autores
chamam de “contabilidade agressiva”. Concluíram em seus estudos
que ao serem identificadas as transgressões, os culpados têm recebido
as punições devidas. Porém, os mecanismos de controles internos,
aplicados nas empresas daquele país, têm sido incapazes, em sua
maioria, de disciplinar os gerentes.
RELAÇÃO COM A GOVERNANÇA CORPORATIVA
Na tentativa de coibir atos fraudulentos e de desobediência às normas
de governança corporativa, o senado americano promulgou a lei
Sarbanes Oxley Act, em 2002, estabelecendo novas regras de conduta,
transparência e adequação dos sistemas de controles internos.
Segundo a lei, a estrutura e avaliação dos controles devem ser
incluídas nos relatórios anuais das companhias que negociam seus
ativos nas bolsas americanas. Gradilone (2005) afirma que as
empresas brasileiras que pertencem à lista somaram um custo de
aproximadamente 20 milhões de dólares para adequarem-se às
exigências da lei.
O parágrafo 4 da seção 302 da lei fala sobre as novas práticas de
controles internos que devem assegurar que as demonstrações
contábeis sejam informadas em conformidade com os princípios
contábeis geralmente aceitos (GAAP). A seção 404 trata dos critérios
para avaliação dos controles.
A SEC (Security Exchange Comission) recomenda as empresas a
adotarem padrões de controles internos conforme as recomendações
do COSO (The Committee of Sponsoring Organizations) por serem
tidas como referências, segundo Borgerth (2007). Este órgão também
recomenda que as empresas criem um comitê de disclosure,
responsável pela materialidade das informações a serem divulgadas
(LANDER, 2004).
CONCLUSÃO
O sistema de controle interno determina práticas salutares de gestão
empresarial, divulgação (disclosure) de informações e contribuição à
governança corporativa, visando à valorização do investimento dos
acionistas e proprietários, o que contribui com a manutenção de um
mercado competitivo.
O trabalho fez uma revisão teórica sobre controles internos na
tentativa de estabelecer uma estrutura conceitual. Notou-se que as
diretrizes para implantação dos controles devem ser adaptadas às
realidades empresariais distintas. Esta posição foi consenso nas
referências consultadas, ou seja, uma vez estabelecida a estrutura
conceitual, deve-se adaptá-la ao ambiente de cada empresa, de acordo
com seus objetivos e necessidade de informações. A necessidade de
informações rápidas e oportunas faz com que os controles sejam
implantados no sentido de auxiliar a geração dessas informações, sem
prejuízo da qualidade.
Considera-se necessária a relação dos controles internos com as
políticas contábeis e teorias de decisões. Sendo a contabilidade uma
ciência social, não se pode jamais desconsiderar sua relação com o
ambiente de atuação. Assim, a necessidade de informações por parte
dos usuários depende do mercado e do ambiente econômico ao qual
estão inseridos. É o que afirmam Hendriksen e Van Breda (1999) ao
definirem o enfoque normativo (como os usuários devem tomar
decisões) e o enfoque positivo (como os usuários realmente tomam
decisões). Como o ambiente social é um fator importante na
determinação do tipo de informações a serem geradas, considera-se
necessário relacionar os estudos de controles internos com este
ambiente e pronunciamentos de órgãos regulamentadores. Novos
estudos podem ser desenvolvidos partindo desta afirmação.
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Autor: JULIO HENRIQUE MACHADO
Contato: [email protected]
Graduado em Ciências Contábeis - FACEAC Pós-graduado em Auditoria
Controladoria e Perícia Contábil - UNIFRAN. Membro da ACIN.
Consultor deste site.
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