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Técnica Administrativa
Formadores: Fernando Guita & Rita Camões
Módulo: CLC_7
Técnica Administrativa
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Técnica Administrativa
Formadores: Fernando Guita & Rita Camões
Módulo: CLC_7
Olá! Eu sou a Rita, tenho 29 anos, trabalho como técnica administrava
numa empresa de turismo em Portimão.
O meu horário é de 8 horas diárias e 40 semanais, conforme publicado
no Código do Trabalho, no artigo 197º a 220º.
Como
técnica
administrativa,
tenho
que
desempenhar
diferentes
tarefas, tais como, realizar entrevistas e processar ordenados (na área
de recursos humanos). Na contabilidade tenho que fazer pagamentos
do material, pagamentos aos fornecedores, arquivar facturas e outros
documentos.
Ao longo do dia, tenho que desempenhar diversas tarefas. Começo por
consultar a agenda, responder aos e-mails e cartas, tratar da
correspondência, dos telefonemas, rever as reuniões marcadas e
agendar outras, atender e encaminhar o público, nomeadamente,
clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação
ou serviço pretendido, prestar informações sobre os produtos e serviços
da empresa, quer telefónica quer pessoalmente, proceder à divulgação
de normas e procedimentos internos junto dos funcionários e prestar os
esclarecimentos necessários.
Para realizar as minhas tarefas utilizo normalmente os seguintes
equipamentos:
-Telefone: para comunicar com fornecedores, clientes, e outros;
-Fax: Enviar documentação rápida em formato de papel;
-Computador: Onde arquivo documentação em formato digital,
respondo a emails, envio informações rápidas, actualizo a base de
dados, entre outras;
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-Fotocopiadora/impressora: para poder copiar todos os documentos
necessários e imprimir tudo o que for necessário;
-Atendedor de chamadas: o qual regista todo as chamadas na minha
ausência.
Ao longo das minhas tarefas tenho de utilizar diversos programas:
Word- onde digito textos, convocatórias, relatórios e actas;
Excel- É o programa onde processo recibos, facturas, horários,
mapas de deslocações, de férias, faço tabelas de preços, folhas de
registo de correspondência de candidatos e currículos;
Outlook- Para agendar reuniões, organizar os contactos de clientes e
outros, coloco as tarefas diárias, compromissos, calendário que me
recorda das minhas tarefas a realizar ou assuntos agendados, tanto
no trabalho como em casa;
As vantagens dos programas referidos são promover uma maior
eficiência no desenvolvimento do meu trabalho e maior rapidez na
prestação de serviços. As desvantagens dos mesmos são possibilitar
menor contacto humano uma vez que não existe contacto visual e caso
entre um vírus no sistema podemos perder muito trabalho realizado
referente à empresa.
Uma das minhas tarefas, como já referi, é a realização de alguns
documentos importantes para o bom funcionamento da empresa, como,
por exemplo:
-Cartas comerciais, que servem para manter os nossos clientes
actualizados acerca dos nossos serviços;
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-Relatórios, que são muito importantes, por exemplo, para registar
o que foi feito ao longo do mês;
-Mapas de férias, normalmente de exposição obrigatória e visível a
todos.
Os equipamentos que eu utilizo para comunicar, tanto para o exterior
como no interior, são: telefone, computador e fax.
-Telefone, através do qual efectuo e recebo chamadas, tendo como
vantagem a comunicação rápida e desvantagem o ruído da linha ou
falta de rede;
-Computador, onde realizo a maior parte do meu trabalho. Tem
como vantagem a sua eficácia em realizar diversas tarefas, poupando
assim
papel,
espaço
e
além
disso
é
mais
ecológico.
Como
desvantagem, se entra um vírus no sistema, como já foi referido,
podemos perder muito trabalho;
- O Fax permite-me enviar diversos documentos em formato de
papel.
Tem
como
vantagem
a
rapidez
e
a
eficácia.
Como
desvantagem, por vezes fica com pouca nitidez e pouca capacidade
de envio de grandes documentos;
Os conhecimentos obtidos ao longo do meu curso como técnica
Administrativa, foram inúmeros:
- Realização de documentos comerciais;
- Aprendizagem dos programas Word, Excel, PowerPoint e Outlook;
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-Impressão em série a partir da base de dados, o que é bastante
útil para enviar a mesma carta para diversas pessoas ou empresas;
- Várias formas de arquivar;
- Elaboração de facturas, guias de transporte e remessa;
- Pesquisa sobre diversos assuntos;
- Realizar o balanço social de uma empresa;
- Realizar o meu currículo;
- Métodos contabilísticos;
-Atendimento personalizado e diálogos comerciais em língua
inglesa.
Adquiri muitos mais conhecimentos que fizeram parte de todo um
aprendizado muito importante para o quotidiano de uma técnica
administrativa.
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