[1] - pradigital-raquelfernandes
Propaganda
Técnica Administrativa Formadores: Fernando Guita & Rita Camões Módulo: CLC_7 Técnica Administrativa [ Página 1 Técnica Administrativa Formadores: Fernando Guita & Rita Camões Módulo: CLC_7 Olá! Eu sou a Rita, tenho 29 anos, trabalho como técnica administrava numa empresa de turismo em Portimão. O meu horário é de 8 horas diárias e 40 semanais, conforme publicado no Código do Trabalho, no artigo 197º a 220º. Como técnica administrativa, tenho que desempenhar diferentes tarefas, tais como, realizar entrevistas e processar ordenados (na área de recursos humanos). Na contabilidade tenho que fazer pagamentos do material, pagamentos aos fornecedores, arquivar facturas e outros documentos. Ao longo do dia, tenho que desempenhar diversas tarefas. Começo por consultar a agenda, responder aos e-mails e cartas, tratar da correspondência, dos telefonemas, rever as reuniões marcadas e agendar outras, atender e encaminhar o público, nomeadamente, clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido, prestar informações sobre os produtos e serviços da empresa, quer telefónica quer pessoalmente, proceder à divulgação de normas e procedimentos internos junto dos funcionários e prestar os esclarecimentos necessários. Para realizar as minhas tarefas utilizo normalmente os seguintes equipamentos: -Telefone: para comunicar com fornecedores, clientes, e outros; -Fax: Enviar documentação rápida em formato de papel; -Computador: Onde arquivo documentação em formato digital, respondo a emails, envio informações rápidas, actualizo a base de dados, entre outras; [ Página 2 Técnica Administrativa Formadores: Fernando Guita & Rita Camões Módulo: CLC_7 -Fotocopiadora/impressora: para poder copiar todos os documentos necessários e imprimir tudo o que for necessário; -Atendedor de chamadas: o qual regista todo as chamadas na minha ausência. Ao longo das minhas tarefas tenho de utilizar diversos programas: Word- onde digito textos, convocatórias, relatórios e actas; Excel- É o programa onde processo recibos, facturas, horários, mapas de deslocações, de férias, faço tabelas de preços, folhas de registo de correspondência de candidatos e currículos; Outlook- Para agendar reuniões, organizar os contactos de clientes e outros, coloco as tarefas diárias, compromissos, calendário que me recorda das minhas tarefas a realizar ou assuntos agendados, tanto no trabalho como em casa; As vantagens dos programas referidos são promover uma maior eficiência no desenvolvimento do meu trabalho e maior rapidez na prestação de serviços. As desvantagens dos mesmos são possibilitar menor contacto humano uma vez que não existe contacto visual e caso entre um vírus no sistema podemos perder muito trabalho realizado referente à empresa. Uma das minhas tarefas, como já referi, é a realização de alguns documentos importantes para o bom funcionamento da empresa, como, por exemplo: -Cartas comerciais, que servem para manter os nossos clientes actualizados acerca dos nossos serviços; [ Página 3 Técnica Administrativa Formadores: Fernando Guita & Rita Camões Módulo: CLC_7 -Relatórios, que são muito importantes, por exemplo, para registar o que foi feito ao longo do mês; -Mapas de férias, normalmente de exposição obrigatória e visível a todos. Os equipamentos que eu utilizo para comunicar, tanto para o exterior como no interior, são: telefone, computador e fax. -Telefone, através do qual efectuo e recebo chamadas, tendo como vantagem a comunicação rápida e desvantagem o ruído da linha ou falta de rede; -Computador, onde realizo a maior parte do meu trabalho. Tem como vantagem a sua eficácia em realizar diversas tarefas, poupando assim papel, espaço e além disso é mais ecológico. Como desvantagem, se entra um vírus no sistema, como já foi referido, podemos perder muito trabalho; - O Fax permite-me enviar diversos documentos em formato de papel. Tem como vantagem a rapidez e a eficácia. Como desvantagem, por vezes fica com pouca nitidez e pouca capacidade de envio de grandes documentos; Os conhecimentos obtidos ao longo do meu curso como técnica Administrativa, foram inúmeros: - Realização de documentos comerciais; - Aprendizagem dos programas Word, Excel, PowerPoint e Outlook; [ Página 4 Técnica Administrativa Formadores: Fernando Guita & Rita Camões Módulo: CLC_7 -Impressão em série a partir da base de dados, o que é bastante útil para enviar a mesma carta para diversas pessoas ou empresas; - Várias formas de arquivar; - Elaboração de facturas, guias de transporte e remessa; - Pesquisa sobre diversos assuntos; - Realizar o balanço social de uma empresa; - Realizar o meu currículo; - Métodos contabilísticos; -Atendimento personalizado e diálogos comerciais em língua inglesa. Adquiri muitos mais conhecimentos que fizeram parte de todo um aprendizado muito importante para o quotidiano de uma técnica administrativa. [ Página 5
