EAC 445-Sistemas de informações empresariais GRUPO 8: Victor Ferreira Saulytis Luciano dos Santos Pinho Luciano Francisco de Melo Hugo Satoru Nagae Fernando Tetsuo Nebuya Karen Mayumi Sato Atividade da empresa Desenvolvimento e integração de projetos de gestão nas áreas de energia, eletricidade, instalações, gás, telecomunicações, meio ambiente, água, operação, etc. Identificação do software do SIC em uso e tipo de operação A implementação foi concluída em 10/2004 Operação própria - Operado pela própria empresa em suas instalações Forma de obtenção do software do SIC Aquisição no Mercado: Nome do Sistema: Scala Versão: 5.1 Fornecedor: Scala Custo aproximado: R$ 900 mil (licença, treinamento, implementação e consultoria) Ano de aquisição: 2002 Plataforma em que funciona o software do SIC Rede Cliente/Servidor Dados do(s) equipamento(s) em que funciona o software Tipo e modelo: Pentium IV 256 memória 40 Gb HD Sistema Operacional: Windows XP Pró Servidor de Banco de Dados: Pentium Xeon (3 Gigahertz) 2 Gigabytes memória Ram 160 Gigabytes HD espelhado Servidor de Aplicação: Pentium Xeon (3 Gigahertz) 4 Gigabytes de memória Ram 160 Gigabytes HD espelhado Subsistemas ou módulos Subsistema/Módulos Características Contabilidade Geral Tempo real? Sim Periodicidade (diária, semanal, mensal...) diária Contas a Receber Sim diária Contas a Pagar Sim diária Ordem de Venda Sim diária Ordem de Compra Sim diária Controle de Estoque Sim diária Características gerais Quantidades de dígitos compõem o código da conta: 8 Quantidade de níveis que comporta o código da conta: 6 Partes do Plano de Contas que recebem lançamentos no maior grau de detalhe: Receita/Despesa Características gerais Código simplificado de conta para lançamento: existe, mas não é utilizado. O software do SIC comporta mais de uma empresa simultaneamente. O Plano de Contas permite a inclusão da Estrutura Organizacional da empresa/conglomerado Características gerais Número de empresas ou pessoas jurídicas que são controladas pelo software do SIC: 3 Para cada empresa pode ser utilizado mais de um Plano de Contas simultaneamente, mas esta característica não está sendo utilizada. Características gerais Dentro do software do SIC, empresa opera simultaneamente com apenas 1 plano de conta A empresa não utiliza outro Plano de Contas para a Matriz. Contas ativas existentes atualmente:1500 Características gerais Existe rotina para que saldos ou valores de certas contas sejam agrupados, consolidados ou distribuídos em outras contas, apenas para fins de relatório O Sistema opera com mais de uma moeda, porém este recurso não é utilizado. Características gerais A empresa não elabora relatórios de Correção Monetária Integral por meio do sistema (de forma automatizada). O Sistema possui rotina para Consolidação de Balanços. O Sistema permite a utilização de históricos-padrão nos lançamentos. Características gerais A empresa usa no momento 20 históricos-padrão, com campos formados por Partes Fixas. A partes do Plano de Contas que possuem mais históricos-padrão: clientes, bancos, fornecedores Características gerais Existe Histórico Padrão criado com a finalidade de permitir o uso dos lançamentos do SIC como fonte primária de dados para relatórios, sem a necessidade de coletar dados em outros sistemas (não contábeis) e é utilizado para contas a receber/ contas a pagar. (código do cliente/fornecedor/No. Da NF) Características gerais O software do SIC possui módulo Gerador de Relatórios próprio e Necessita de intervenção de pessoal de Sistemas; Para execução de outros processamentos é feita transferência eletrônica de arquivos do software do SIC (O software Scala (ERP) para o módulo Contabilidade Analítica (módulo de report para Portugal - Matriz) Características gerais Características da transferência: por rede interna; formas de entrada de dados utilizados pelo software do SIC: 10% Digitação pelos usuários, diretamente em seus equipamentos. 5% Digitação pela Controladoria. 85% Lançamentos Automáticos. Características gerais Dados para lançamentos automáticos são obtidos dos sistemas: de Caixa, de Compras, Financeiro, da Folha de Pagamento, etc. Controles de Segurança mais importantes utilizados pelo Sistema: Backup on-line, controle de acesso de usuário, usuário com senha, auditoria de eventos (log), espelhamento (servidor duplicado). Períodos contábeis disponíveis no SIC para acesso online? 3 anos. Características gerais Relatórios gerenciais mais importantes são emitidos pelo software do SIC: Balanço, Razão Centro-Custo, Razão Contábil, Resumo do imobilizado, Orçamento e Resultado. Os relatórios gerenciais são emitidos diretamente pelo sistema durante o processo de fechamento; Características gerais Tempo necessário para a execução do fechamento contábil mensal da empresa: do cut- off até o fechamento contábil: 5 dias úteis. do fechamento contábil até a entrega dos relatórios gerenciais para a diretoria: disponibilidade imediata. Características gerais Intenção de reduzir tempo: No inicio de 2004 gastava-se 15 dias corridos. Já em Outubro de 2004 gastou-se 5 dias úteis. (devido a automatização dos processos). Características gerais Tecnologias Controladoria: utilizadas Processadores de texto: 2 Processadores gráficos: 2 Planilhas eletrônicas:1 Correio Eletrônico: 1 Sistemas “groupware”: 1 Banco de Dados: 1 pela Características gerais Tecnologias Controladoria: Data-Warehouse: 3 Data Mart: 3 Data Mining: 1 EDI: 1 Internet: 1 Intranet: 1 utilizadas pela Características gerais Tecnologias utilizadas pela Controladoria Sistemas especialistas: 3 Sistemas de Suporte a decisões: 3 EIS- Executive Information System: 3 OLAP: 3 Balanced Scorecard: 3 Características gerais Usuários externos à Contabilidade podem acessar dados dos arquivos contábeis: Departamento Operacional (engenharia). (e por exemplo, RH faz lançamento relacionados a sua área e assim por diante) Forma de acesso : Consulta em tempo real Características gerais Participação da Contabilidade / Controladoria na implementação do atual sistema: foi constante, incluindo pessoal da controladoria da Matriz. Não existe plano para substituição do SIC atual; Grau de satisfação da Controladoria para com o sistema atual: Satisfeito Características gerais Grau de satisfação da Controladoria para com o sistema anterior: Muito insatisfeito devido a Sistema legado (feito internamente) e tecnologia antiga baseado em DOS.