Procedimentos Operacionais

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP)
Profº. Carlos Nascimento
Slide de resumo
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PROCEDIMENTO OPERACIONAL
PADRÃO (POP)
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
PADRÃO (POP)
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VI CONGRESSO INTERNACIONAL DE
ADMINISTRAÇÃO EM OFTALMOLOGIA
GOIÂNIA
14 a 17 de Maio de 2008
Procedimento Operacional
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O que é Procedimento? No sentido
mais simples é o ato de proceder
(realizar, executar). Mas, procedimento
é também o “modo” de proceder. Este
sentido de procedimento, como modo,
método de proceder, é o que nos
interessa aqui.
Procedimento Operacional
Padrão
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Praticamente qualquer coisa que
costumamos fazer, fazemos com um
certo procedimento.
O objetivo primário do POP é fazer com
que pessoas que executem a mesma
tarefa, o façam de forma uniforme.
É usual conhecer os POPs como
instruções de trabalho.
Procedimento Operacional
Padrão
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O procedimento busca fazer com que
um processo possa ser realizado
sempre de uma mesma forma.
Permite a verificação de cada uma de
suas etapas.
Permite rastrear as operações.
Importância dos POPs
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Melhor preparo na condução das tarefas.
Garantia de processos consistentes.
Treinamento.
Profissionalismo.
Credibilidade.
A lógica dos POPs
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É um conceito tão simples que, com muita
freqüência, é negligenciado.
As operações que possam envolver mais
de uma pessoa, necessitam de um
procedimento escrito.
É preciso revisar, mudar para melhor
quando oportuno. Atualizar...
A lógica dos POPs
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A elaboração de um POP fundamenta-se
basicamente em fazer o mapeamento de um
processo específico, contemplando todos os
passos para a realização deste.
Analisar cada passo a fim de verificar qual é
mais eficiente.
Entendendo os POPs
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Precisamos definir pelo menos “um”
procedimento, para podermos imaginar ou
testar outro procedimento.
Comparar os procedimentos e escolher o
melhor.
Como melhorar sem identificar a melhor
opção?
POP do POP
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Uma série de passos está envolvida na
elaboração de um POP, mas antes de tudo
é fundamental o desenvolvimento de um
formato padrão, ou seja, um POP de como
fazer um POP.
POP (cabeçalho)
Logo
POP Nr 003
Procedimento Operacional Padrão
Data versão inicial Versão atual nº
Data de Vigência Pág
10/12/00
10/12/00
00
1/3
Responsável pela elaboração/revisão
Responsável pela aprovação
Função: Coordenador da Qualidade
Nome:
Assinatura:
Data:
Função: Representante da Direção
Nome:
Assinatura:
Data:
Título: Recrutamento Interno
Procedimento Operacional
(POP)
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Título (tarefa a ser executada)
Objetivo (porque é feita, para que é feita)
Responsável (lider do setor)
Abrangência (onde essa norma será aplicada)
Vigência (data de implantação do POP)
Versão (a primeira sempre será 00, após,
muda a cada alteração do POP.)
Exemplo do POP (as tarefas)
1. Confecção dos formulários:
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1.1 Qualquer colaborador quando houver a necessidade de criar
ou alterar um formulário, solicita ao líder do setor.
1.2 O líder do setor analisa e envia a Proposta de Alteração
de Formulários (FA044) ao setor administrativo.
1.3 O setor administrativo analisa o impacto do novo formulário
ou da alteração do mesmo, no restante do processo.
1.4 É realizada a alteração ou implantação do formulário.
1.5 Realiza-se o consenso com as partes envolvidas.
1.6 Altera-se o formulário no sistema.
1.7 Altera-se a vigência e a versão do mesmo.
1.8 Promove-se o treinamento com os envolvidos.
Regras Básicas para a confecção
do POP
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A pessoa que executa a tarefa deverá
participar da confecção do POP.
Antes da implantação do POP, todas as
pessoas envolvidas deverão ser treinadas.
Qualquer alteração no POP, deverá ser
solicitada ao responsável do setor que deverá
reunir a equipe e verificar se a alteração
proposta não cria impacto negativo no
processo em geral.
Regras Básicas para a confecção
do POP
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Em caso de dúvidas ou esclarecimentos o
líder do setor deverá sempre solicitar o
apoio do Gerente Administrativo.
A responsabilidade pela confecção dos
POPs, manutenção das pastas, treinamento
da equipe e cumprimento de toda rotina
estabelecida será do líder de cada setor.
Regras Básicas para a confecção do POP
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O lider do setor, deverá disponibilizar em
pasta específica todos os POPs com livre
acesso a todos os colaboradores.
O lider do setor deverá enviar cópia dos
procedimentos e das folhas de consenso
devidamente assinadas para a Gerência
Administrativa que manterá uma pasta
com todos os setores da empresa.
A gerência Administrativa deverá auditar
periodicamente os setores e verificar a
manutenção das pastas dos POPs.
O sistema de qualidade
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Um conjunto de POPs, harmonizados
entre si, garantem aos clientes internos,
o recebimento de tarefas-meio com a
qualidade esperada.
Estas tarefas resultam na qualidade
percebida pelo cliente final da
instituição.
POPs e Sistema de Qualidade
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A implementação do Sistema de Qualidade
compreende adequar atividades, utilizando
ferramentas comprovadamente eficazes, buscando a
definição e o monitoramento de rotinas, além de
promover a centralização da documentação com o
caráter de definir o fluxograma do processo.
Os grupos macros de atividades são:
Procedimentos Operacionais Padrão: implementação
de ferramentas para controle, rastreabilidade e
monitoramento de todo o processo.
TOC: Treinamento Operacional Customizado para
técnicos e funcionários envolvidos nas operações do
sistema.