Slide 1 - Universidade do Porto

Gabinete do Antigo Aluno UPORTO
27 de Outubro de 2008
GAA-UP
Missão:
Promover e dinamizar a actividade do Gabinete dos
Antigos Alunos da Universidade do Porto
- Criar o Gabinete do Antigo Aluno.
- Assegurar a informação sobre antigos alunos no SIGARRA.
- Assegurar a actualização regular dos dados dos antigos
alunos.
- Zelar pelas componentes de acompanhamento dos antigos
alunos (benefícios oferecidos e sua divulgação, encontros de
antigos alunos, material para a revista dos AA, etc.).
- Estabelecer a ligação às Associações de Antigos Alunos e
outros organismos associados de antigos alunos.
http://sigarra.up.pt/reitoria/unidades_geral.visualizar?p_unidade=166
27 de Outubro de 2008
Metodologia:
Recolher e disponibilizar à UPORTO informação credível sobre
os seus AAs
- Analisar e rever a informação existente
- Recolher mais informação
- Criar um relacionamento amigável com os AAs propiciador
do estabelecimento de relações e conexões entre a
Universidade e os seus Antigos Alunos
27 de Outubro de 2008
Analise da informação existente
Ficheiro apelidado “Base de Dados AAUP”: 46494 registos
19786 registos continham a referência a uma graduação obtida na UPorto
12858 apenas continham a referência à Faculdade que tinham frequentado (?)
Anos de graduação:
2006: 4 registos
2003: 483 registos
2000: 2896 registos
1987: 227 registos
1994: 171 registos
1991: 99 registos
2005: 8 registos
2002: 2105 registos
1999: 982 registos
1996: 190 registos
1993: 122 registos
1990: 113 registos
2004: 178 registos
2001: 3276 registos
1988: 498 registos
1995: 215 registos
1992: 115 registos
1930-1989: 8758 registos
3986 registos não tinham registado o endereço postal
mais 3000 registos continham endereços postais absurdos ou insuficientes
3400 registos continham endereço electrónico, mas destes apenas 1168 eram válidos e funcionais
268 registos correspondiam a AAlunos já falecidos
7400 registos continham o número de telefone, mas nestes mais de 300 continham números incompatíveis com a actual
numeração telefónica
O ficheiro não continha qualquer informação sobre a validação dos registos
Mais de 4000 registos tinham o nome registado com recurso a abreviaturas e/ou iniciais
O ficheiro continha um elevado número de erros ortográficos, não só na escrita das moradas como também na escrita dos
nomes dos registados.
Na constituição do ficheiro não fora utilizado qualquer critério para a escrita das moradas, nomeadamente no que se refere
à utilização de abreviaturas postais
O ficheiro continha um número significativo de registos repetidos
27 de Outubro de 2008
Revisão da informação existente
Eliminação dos erros de Ortografia
Uniformização da escrita dos nomes das Faculdades e Escolas
Uniformização da escrita dos nomes os cursos
Eliminação de abreviaturas nos nomes
Identificação de AAlunos docentes, investigadores ou
funcionários da UPorto
Identificação de Antigos Alunos já falecidos
Verificação e reescrita dos endereços postais
Verificação do código postal
Verificação de endereços comuns
Identificação das graduações obtidas na UPorto
Verificação dos endereços electrónicos
Pesquisa de registos repetidos
Validação da Informação
27 de Outubro de 2008
Recolha de nova informação
Actualização e completação da informação existente
Preparação um inquérito colocado na página UPorto
Recolha de todos os graduados existentes no Sigarra
Recolha do endereço electrónico dos Antigos Alunos na altura em que efectuam o seu pedido de Carta de
Curso
Recolha de listagens de organizadores de reuniões de curso
Inclusão de uma ficha de actualização na Revista UPORTOALUMNI
27 de Outubro de 2008
01-01-2007
31-12-2007
30-06-2008
20-10-2008
Antigos Alunos registados
46 494
54 318
57 396
57 369
Com registo da formação
20 007
46 067
50 113
50 212
Com ano da graduação registado
20 440
32 564
47 409
47 522
Com endereço postal
42 808
54 035
57 062
57 027
27 338
40 442
48 978
2 513
2 898
3 253
10 804
11 679
11 959
6 974
10 236
10 790
Com endereço postal revisto
-
Com endereço postal inválido*
1 321
Com telefone registado
7 000
Com telemóvel registado
Com endereço electrónico válido
1 186
8 092
10 454
11 154
Com endereço electrónico fora do domínio up.pt
-
7 087
9 386
10 059
Com nomes escritos com recurso a iniciais
4 227
3 274
2 667
2 621
Registos validados
-
39 975
44 056
44 192
1 169
1 255
1 233
1 112
1 818
1 955
A exercer actividade na UPORTO
Registos repetidos eliminados
900
-
Morada comuns identificadas
250
3 240
5 626
8 113
Falecidos identificados
268
368
401
407
Taxa de devolução da Revista
>2,5%
0,65%
* endereços postais insuficientes ou correspondência devolvida pelos CTT
27 de Outubro de 2008
0,68%
0,66%
Diálogo com Antigos Alunos
- Envio da Revista UPORTOALUMNI
- Envio semanal da Newsletter
- Envio de credenciais identificativas
- Contacto por E-mail
- Contacto por correio postal
27 de Outubro de 2008
Envio da Revista UPORTO ALUMNI
- Antigos alunos com endereço postal válido
- Docentes e Investigadores da UPORTO
- Instituições de Ensino Superior Público
- Instituições de Ensino Superior Privado
- Instituições de Ensino Superior Concordatário
- Gabinetes de Relações Públicas de Instituições de Ensino Superior
- Bibliotecas
- Instituições de I&D e Laboratórios de Estado
- Ordens e Colégios Profissionais
- Sociedades Científicas
- Conselho de Reitores
- Professores e Investigadores Jubilados e Reformados da UPORTO
- Instituições relevantes
Endereçamento comum
Identificaram-se 8113 registos com endereços postais comuns, a
corresponde uma redução de 5127 envios postais e uma poupança
financeira de mais de 5000 € anuais
Envio por serviço de estafeta interno
2542 exemplares são enviados através deste serviço
A Revista atinge 58119 leitores sendo 50250
revistas enviadas por via postal
27 de Outubro de 2008
Actividades de e para os Antigos Alunos
Apoio a encontros sectoriais
- 50 anos da Licenciatura em Ciências Biológicas
- 35 anos da Licenciatura em Engenharia Electrotécnica
- 30 anos da Licenciatura em Engenharia Civil
- caloiros dos anos de 1956 a 1960
- 25 anos da Licenciatura em Engenharia Mecânica
1º Encontro festa dos Antigos Alunos da UPORTO
27 de Outubro de 2008
Recolha da memória dos Antigos Alunos
- Identificação de Antigos Alunos Ilustres
- História da Estátua da entrada do edifício
27 de Outubro de 2008
Apoio a serviços da Reitoria
Gestão de Informação-Arquivo Central - identificação das moradas de
Antigos Alunos que realizaram teses de Mestrado ou de Doutoramento na
UPORTO
Loja UPORTO – preparação do ficheiro de Antigos Alunos para eventual
atribuição de descontos
Inquérito Emprego – identificação da amostra e envio de correspondência
27 de Outubro de 2008
Gabinete do Antigo Aluno UPORTO
o futuro
Gabinete do Antigo Aluno UPORTO
o futuro
27 de Outubro de 2008