Departamento Comercial e Marketing Departamento Comercial e

Escola Secundaria de Paços de Ferreira
2009/2010
Técnicas de Secretariado
Departamento Comercial e
Marketing
Módulo 23- Departamento Comercial e Marketing
Trabalho realizado por: Tânia Leão
Departamento Comercial
Os gestores comerciais e de vendas planeiam, dirigem e coordenam as
actividades relacionadas com a comercialização e a venda dos produtos e/ou
serviços de uma empresa ou instituição.
As suas funções são muito importantes porque é através das vendas
que promovem e realizam as empresas obtêm os recursos financeiros
necessários à sua sobrevivência económica. Uma empresa só é rentável
quando consegue obter receitas superiores às suas despesas e o objectivo
principal destes gestores é assegurar que, através das suas vendas, a
empresa tenha o maior volume possível de receitas.
As actividades do departamento comercial são:
ü Controlo de actividades dos vendedores;
ü Definição dos territórios dos vendedores;
ü Marcação de reunião;
ü Levantamento de necessidades dos clientes;
ü Elaboração de proposta;
ü Negociação;
ü Cobertura de qualidade do território;
ü Análise de mercado;
ü Assegura o negócio com os clientes e fornecedores;
ü Controlo da conta corrente.
As responsabilidades do departamento comercial são, nomeadamente:
ü Controlar as actividades dos vendedores, definindo os territórios
onde vão actuar;
ü Validar as propostas junto do departamento técnico, administrativo e
financeiro;
ü Validar os negócios efectuados pelos vendedores;
ü Fazer novos relatórios, contactos a clientes;
ü Acompanhar a satisfação dos clientes;
ü Marcar reuniões com os clientes;
ü Levantar necessidades junto dos clientes;
ü Elaborar uma proposta consoante as necessidades do cliente;
ü Propor condições para fornecimento de soluções;
ü Actualizar a base de dados de clientes;
ü Auto actualizar-se das novas tecnologias e novas formas de vender;
ü Elaboração do relatório diário da cobertura do território;
ü Colaborar no estabelecimento de stocks mínimos;
ü Propor a reposição de stocks;
ü Conferir a factura com a respectiva mercadoria de ordem de compra
e as condições de fornecimento estabelecidas;
ü Negociar com fornecedores e clientes estabelecendo contratos de
fornecimento segundo as políticas definidas pela gerência;
ü Acompanhar os saldos dos clientes com a colaboração do Director
Financeiro;
ü Planear, dirigir e coordenar a actividade comercial segundo as
orientações da gerência;
ü Acompanhar e controlar as vendas do exterior, vendas internas,
serviços técnicos, administrativos e de distribuição;
ü Definir campanhas promocionais;
ü Garantir a realização dos objectivos de vendas fixados e controlar os
respectivos desvios, implementando medidas de correcção se necessário;
ü Actualizar e fixar os preços de venda e margens de lucro;
ü Colaborar nos inventários;
ü Estudar e analisar os diversos segmentos de mercado e canais de
distribuição, definindo políticas a adoptar;
ü Criar e acompanhar a execução de um plano de marketing anual.
Marketing
Os Profissionais do Marketing são pessoas que colocam as suas
capacidades ao serviço da conquista, manutenção e satisfação dos clientes.
Estes têm como objectivos garantir à empresa um aumento sustentado e
financeiramente sólido, satisfazendo um alargado número de intervenientes.
Para alcançar o sucesso ambicionado as empresas devem estar em
contínua actualização e a devem conseguir adaptar-se às mudanças,
crescimento e desenvolvimento do mundo actual.
Os Profissionais do Marketing devem estar sempre atentos às
mudanças e a tudo que ocorre à sua volta. E devem assumir um papel próactivo, prevendo, antecipando-se à evolução do mercado e incentivando
todos os sectores da empresa a desenvolverem e optimizarem as suas
vantagens competitivas.
Os profissionais do Marketing podem dividir-se em dois grupos, os
que estão directamente ligados as empresas, isto é, que trabalham na
própria empresa, e aqueles que actuam em empresas que se dedicam
directamente a actividades de Marketing.
Assim pode dizer-se que os profissionais de Marketing são:
ü Vendedores – também conhecidos por comerciais, técnicos de vendas,
delegados comerciais etc… Vender é a actividade fulcral de qualquer
organização
assim
os
vendedores
conquistam
clientes,
adeptos,
simpatizantes,
financiadores
conseguindo
que
estes
comprem
um
produto/serviço, ideia. Fazem parte do primeiro grupo, isto é, trabalham
directamente para a empresa.
ü Especialistas em publicidade, promoções e relações públicas –
podem fazer parte de ambos os grupos, quando a organização tem dimensão
para tal estes fazem parte dela, noutros casos são subcontratados quando
são pedidos a outras empresas directamente ligadas ao Marketing. A sua
função é dar a conhecer da melhor forma a organização. Como são
especialistas em comunicação devem conseguir transmitir uma ideia positiva
acerca da organização, produto/serviço para que o público os tenha em
consideração e os veja com bons olhos;
ü Director
de
Marketing – faz parte do primeiro grupo de
profissionais. Está encarregue de elaborar, efectuar e controlar as
estratégias e os planos de marketing de uma empresa;
ü Director Comercial – faz parte do primeiro grupo de profissionais. É
o responsável pelo serviço de venda e pós-venda de uma empresa. Deve
estar em permanente contacto com os vendedores da empresa para lhes
transmitir a sua estratégia de venda e distribuição;
ü Gestor de Produto – faz parte do primeiro grupo de profissionais. É o
responsável pela estratégia e planos de marketing, bem como da execução,
coordenação e controlo de tarefas para cada produto ou família de produtos
de uma empresa;
ü Gestor de Mercado – faz parte do primeiro grupo de profissionais. É
o responsável pela estratégia, planning, e pelo controlo de todo o mercado
específico, bem como pela coordenação, para este mercado, das acções de
venda, promoção e estudos comercias.
As funções do departamento de Marketing variam de organização
para organização dependendo do tipo de organização que se trata, bem como
dos seus produtos ou família de produtos, ou do serviço que a organização
presta.
Assim as funções do departamento de Marketing passam pela
definição, elaboração, controlo da estratégia e dos planos de Marketing que
a organização deve seguir. Estas funções podem ser exercidas directamente
por colaboradores da própria organização ou podem ser atribuídos a
organizações de Marketing externas.
Pode então dizer-se que as funções do departamento de Marketing
são:
ü Estratégia, planeamento, coordenação e controlo – função central
do departamento, existe em todas as organizações. Consiste em elaborar as
estratégias, formular os planos e os orçamentos correspondentes, em
controlar e coordenar a sua execução. Dependendo do tamanho da
organização estas funções podem ser feitas por uma única pessoa ou por
várias.
ü Venda e/ou função comercial – é a função mais antiga do Marketing.
Onde
estão
incluídas
além
da
venda
todas
as
suas
actividades
complementares como: direcção, animação e controlo de vendedores,
distribuição física dos produtos, serviço de pós-venda, actividades técnicocomerciais, estabelecimento de projectos e orçamentos, facturação e
cobranças. Em algumas organizações a função comercial está directamente
ligada à direcção de Marketing por causa da importância desempenhada pela
força de vendas na execução das estratégias e dos planos de Marketing,
assegurando assim que as actividades de venda estão bem integradas na
política adoptada pela organização. Por outro lado, em algumas empresas
existe o departamento comercial que se dedica em separado do
departamento de marketing às vendas, mas apesar da separação estes
departamentos são tomadas precauções de modo a evitar e reduzir o seu
afastamento e as incompreensões entre ambos;
ü Estudos de mercado – fundamento indispensável de Marketing. Esta
função consiste em conceber, executar e explorar o mercado. Raramente é
assegurada pela direcção de Marketing da organização, na maioria das vezes
é cedida a prestadores externos à organização, pois existem organizações
especialistas neste tipo de função. Os estudos de mercado podem ser de
ordem qualitativa ou quantitativa. Estes estudos podem ainda fornecer
informações acerca dos clientes, consumidores, produtos/ serviços da
própria organização bem como dos seus adversários directos;
ü Comunicação – é geralmente confiada à direcção de Marketing mas
por
vezes
as
organizações
recorrem
a
organizações
externas.
A
comunicação consiste em dar a conhecer a empresa, produto/serviço. Pode
ser feita de várias formas: Publicidade, Promoções, Relações Públicas,
Patrocínios, Mecenato etc… Esta função desempenha um papel essencial
dentro das organizações, pois é com esta função que as organizações, os
seus produtos/serviços são conhecidos. Pois não basta fazer um bom
produto ou prestar um bom serviço sem o dar a conhecer e sem o valorizar.
Assim comunicação é o conjunto de sinais emitidos pela organização em
direcção aos seus clientes, aos distribuidores, aos líderes de opinião, aos
prescritores e a todos os alvos.
Como a maior parte das organizações não tem dimensão nem
capacidade para ter no seu interior um departamento de Marketing
surgiram empresas especializadas nestas funções. Estas organizações estão
em condições de prestar estas funções de um modo mais económico e com
maior qualidade. Assim existem organizações de Marketing especializadas
em todo o tipo de actividades. Como exemplos:
ü Organizações de Estudos de Mercado – realizam estudos de
mercado e ainda podem fornecer serviços que permitem a eficácia dos
programas de Marketing desenvolvidos, nomeadamente de campanhas
publicitárias e promocionais. Podem ainda realizar sondagens de opinião,
utilizadas para organizações de carácter político e social, ou medição dos
níveis de audiência, para meios de comunicação;
ü Agências de Publicidade – centram a sua actividade na criatividade e
comunicação para dar a conhecer as organizações, produtos/ serviços para
os quais prestam serviço. Podem oferecer ainda serviços completos em
praticamente todas as áreas de comunicação não pessoal: publicidade,
promoções e relações públicas;
ü Empresas especializadas em marketing directo: telemarketing,
direct mail e catálogos. Este tipo de trabalho é muito parecido com o das
agências de publicidade mas é mais dirigido a acções específicas;
ü Empresas de marketing institucional – especializadas em identidade
ou
imagem
de
uma
organização
ou
indivíduo
em
relação
ao
seu
posicionamento no mercado ou sociedade. Desenvolvem não só actividades
de comunicação para o exterior, como por exemplo, símbolos, logótipos, bem
como outras acções de marketing interno destinado aos colaboradores das
organizações com o intuito destes modificarem o seu comportamento de
modo a transmitirem uma imagem mais favorável no exterior. Nestas
empresas de identidade e imagem o actividade de design é fundamental.
ü Retalhistas – pontos especializados de venda ao público, desde
cadeias de hipermercados, a simples lojas de bairro, passando pelos postos
especializados de venda ao público;
ü Grossistas – armazenam e distribuem produtos e serviços aos
retalhistas;
ü Consultores de Marketing – úteis para as organizações pela sua
experiência e especialização para resolver situações pontuais e que não
justificam a existência destes a tempo inteiro dentro das organizações,
sendo mais económico e eficaz o recurso a consultores externos, os quais
podem ser diferenciados consoante o tipo de situação, de indústria ou do
tipo de serviço a prestar.
Comparação do departamento Comercial e Marketing
Ilustração 1: Organigrama de uma empresa com o departamento comercial e
Marketing
As tarefas dos gestores dependem, contudo, da forma como a
empresa onde trabalham está organizada. Nas grandes empresas, existe
normalmente um departamento comercial e outro de vendas, cada um deles
chefiado por um gestor.
Em algumas delas, existe ainda um departamento de marketing, sendo
um dos seus objectivos o de adaptar os produtos e/ou serviços da empresa
às necessidades e às preferências dos consumidores. Nas pequenas
empresas, pelo contrário, é habitual das actividades relacionadas com as
áreas comercial, de vendas e de marketing estarem concentradas num único
departamento e coordenadas por um único profissional. Existem também
empresas onde o gestor de vendas está sob dependência do gestor
comercial, enquanto noutras a sua actividade é supervisionada pelo
responsável pela área de marketing. Em suma, como as empresas estruturam
a sua função comercial de diferentes maneiras e as actividades que fazem
parte desta função são muito familiares entre si, é difícil definir
claramente quais são as tarefas que pertencem a uma ou a outra área e
quais os profissionais que as levam a cabo.
De uma forma geral, o gestor comercial pode ser entendido como o
responsável pela definição da política e das estratégias comerciais e de
marketing da empresa, ou seja, é ele quem determina o plano de acção
comercial que a empresa deve seguir de forma a maximizar a sua quota de
mercado e os seus lucros, garantindo ao mesmo tempo a satisfação dos
clientes. Define, por isso, qual o volume de vendas que a empresa deve
atingir, quais as oportunidades de negócio que devem ser exploradas, qual a
tabela de preços a aplicar, quais os produtos e/ou serviços que devem ser
desenvolvidos, quais as formas de publicidade e de promoção que devem ser
utilizadas, etc.
Para conceber este plano de acção, o gestor comercial estuda os
resultados do programa de vendas da empresa, avalia a capacidade
produtiva e/ou de prestação de serviços desta, observa as estratégias das
empresas concorrentes, analisa estudos de mercado e considera as
directivas do conselho de administração ou da gerência da empresa, entre
outras acções.
O gestor de vendas, por seu lado, é o responsável pelo programa de
vendas que a empresa deve seguir de forma a serem atingidos os resultados
previstos pela política comercial. Uma das suas tarefas principais consiste
em estabelecer as zonas geográficas em que os produtos e/ou serviços
devem ser vendidos e atribuídas aos vendedores. Outra tarefa sua é
supervisionar o trabalho dos vendedores, através da avaliação do seu
desempenho e da análise dos relatórios de vendas.
Além
disso,
presta-lhes
aconselhamento
através
de
reuniões
regulares e promove a realização de acções de formação com o objectivo de
dar a conhecer aos vendedores os produtos e/ou serviços da empresa, bem
como as técnicas de vendas e de comunicação que devem aplicar no
desenvolvimento do seu trabalho.
Nas grandes empresas, dirigem os chefes de vendas locais e
regionais, sendo estes os responsáveis pela coordenação directa dos
vendedores (ou das equipas de vendedores).
Um gestor comercial e de vendas é, portanto, o profissional
responsável por todas estas funções. Nas empresas em que as actividades
relacionadas
com o marketing são
também
da competência deste
profissional, as suas tarefas são ainda mais diversificadas e complexas. O
seu trabalho envolve, assim, um grande esforço de coordenação entre os
vários profissionais do seu departamento e entre os vários departamentos
da empresa.
Bibliografia
http://prof.santana-esilva.pt/EGI_estrategia_mk/trabalhos_dos_alunos/marketing/Word/11%2
0-%20Os%20Profissionais%20de%20Marketing.pdf
http://psicologia.esc-joseregio.pt/wp-content/uploads/2008/10/gestorcomercial-e-de-vendas.pdf
http://www.ecossistemas.com/Manual_de_Funcoes-ed1-rev0-eco.pdf