Guia de Informática - extranet

Guia de Informática para o Representante METISA
(este guia está disponível em http://net.metisa.com.br => Apoio aos Representantes)
Os representantes e as filiais METISA utilizam o sistema de informação NetVendas para vender,
controlar e gerenciar as suas vendas. Para operar o NetVendas, é necessário uma infra-estrutura e
o saber operar o sistema NETVENDAS.
Infra-estrutura para operar o NETVENDAS
O representante deve dispor de um computador ligado à internet e um endereço eletrônico (e-mail).
Computador:
Qualquer computador que disponha dos seguintes recursos:
 Navegador de internet (browser) compatível com o Microsoft Internet Explorer versão 6.0 ou
superior.
 Correio eletrônico compatível com o Microsoft Outlook versão 97 ou Superior
 Editor compatível com o Microsoft Word versão 97 ou superior.
 Visualizador compatível com o Acrobat Reader versão 4 ou superior (software gratuito que pode
ser baixado de www.adobe.com )
 Planilha compatível com o Microsoft Excel versão 97 ou superior (opcional)
 Impressora para papel A-4 (opcional).
Para operar o NetVendas fora do escritório é indicado um notebook (ou lap-top). O NetVendas não
está adequado para operar com outros dispositivos portáteis como: Palm, celular, etc.
Acesso à internet
O acesso à internet pode ser feito de várias formas, variando também a velocidade e o custo.
Sempre envolvem três fornecedores que fornecem os três dispositivos e serviços distintos e que
precisam trabalhar de forma sincronizada e integrada entre si.
Interface do computador – É a placa fax/modem , modem ADSL ou cartão WI-FI (para rede sem fio).
Canal de transmissão de Dados - Linha telefônica, linha de celular, fibra ótica, via satélite, rádio
frequência, WI-FI, TV a cabo, etc., fornecido por diversas operadoras e prestadores de serviço.
Acesso à internet - Fornecido por diversos provedores de internet.
Acesso à internet do escritório
As duas formas mais comuns, práticas e econômicas de ligar um computador do escritório a internet
são:
Linha discada (ou dial Up)– É a mais comum. Tem velocidade de 56 kb/s, requer uma placa
fax/modem, uma linha telefônica e um provedor. O custo é o pagamento dos impulsos até o provedor
e o serviço do provedor quando não for gratuito.
ADSL – Requer um modem ADSL, uma linha telefônica e um provedor.
 A velocidade é de 128 kb/s ou maior.
 Em alguns locais dependendo da distância da operadora, o serviço pode não estar disponível
 Um modem ADSL precisa ser comprado ou alugado para a instalação.
 O custo do provedor normalmente é mais barato que a linha discada. Não há provedor gratuito
para esse serviço.
 Não é necessário pagar impulso telefônico. A operadora cobra uma taxa mensal.
 O telefone funciona ao mesmo tempo que o acesso à internet.
 O acesso à internet pode ser compartilhada por mais que um computador (requer um Switch )
 É comumente chamada de banda larga.
Normalmente esta é a opção com melhor Custo X Benefício para acessar a internet do escritório.
Acesso à internet fora do escritório
As formas mais comuns de acessar a internet em viagem são:
Aluguel – Nas cidades média e grandes existem diversos pontos como quióskes, hotéis, cyber cafés
e shoppings, onde é possível alugar um computador com acesso à internet por hora, acesse o
NETVENDAS e opere normalmente.
Linha discada – Usando um notebook, empreste uma linha telefônica e use um programa discador
para acessar o seu provedor mais próximo.
 Os impulsos do acesso serão cobrados na conta da linha emprestada.
 Alguns provedores permitem discar a cobrar e cobram de você posteriormente
 Alguns telefones públicos que usam o cartão telefônico tem conector para o cabo do modem
Celular – Use o notebook e o celular para se conectar à internet por linha discada.
 Quase todos os modelos de celular dispõe de um conector para ligar o celular ao notebook
através de um cabo especial que é um acessório do celular.
 Muitos celulares dispensam o cabo e usam o sistema de infravermelho, que deve estar disponível
também no notebook.
 Os celulares com a tecnologia GSM acessam a internet em banda larga (128 kb/s ou mais)
 As operadoras de celular (Claro empresas, por exemplo) vendem pacotes que reduzem a conta
do celular.
Normalmente esta é a opção com melhor Custo X Benefício para acessar a internet fora do escritório
Hotspot – Esse serviço ainda é muito novo, porem promete ser o mais utilizado no futuro. Em alguns
locais como aeroportos, quióskes, hotéis, cyber cafés e shoppings existe o serviço WI-FI ou 802-11b
para acesso à internet em banda larga sem fio e sem custo algum. É só ligar o notebook e acessar a
internet.
 O notebook deve ter o dispositivo WI-FI.
 É preciso estar em um local próximo ao hotspot (mais ou menos 100 metros)
 É necessário Ter um provedor específico para WI-FI.
 Existe alguma restrição quanto a segurança dos dados. Um hacker pode por exemplo, estar
captando as informações que transitam pelo seu notebook, como senhas, e-mail, etc.
Ao comprar um notebook é importante que ele possua o WI-FI - 802-11b / 802-11g .
Ainda fazem parte da infra-estrutura:
 Fornecer um endereço eletrônico (e-mail) para comunicação com a matriz;
 Utilizar os modelos do Word fornecidos pela METISA disponíveis na intranet METISA item
“Modelos de Word”;
 Ter no escritório um coordenador de informática responsável por todo o que diz respeito à
informática.
 Manter um serviço de assistência local para resolver problemas de hardware (físicos) e software
(programas);
 Enviar para a METISA, e-mail somente para assuntos profissionais. A METISA permite o uso de
e-mail para assuntos pessoais só em caso de emergência sob consulta do gerente.
 Por motivo de segurança, não é possível receber e-mail com arquivos anexados do tipo .ZIP,
.EXE, e outros que contenham assuntos que não são de interesse da METISA.
Caso seja necessário, envie para [email protected] para ser verificado e repassado ao
destinatário;
 Se o representante tiver site na internet, ter um link para o site da METISA (www.metisa.com.br);
 Nunca repassar a senha de acesso ao NETVENDAS a ninguém. A senha é pessoal, secreta e
intransferível.  Isso é muito importante.
A METISA oferece aos seus representantes:
- Orientação para a implantação da infra-estrutura acima através do setor de informática: fones 47
281 2282 (Roberto) e 47 281 2237 (Léo), e-mail [email protected]
- Implantação e treinamento do uso do sistema NETVENDAS (fone 47 281 2277 e-mail;
[email protected] e Desenvolvimento 47 281.2208 (Alberi) e-mail: [email protected]
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Acesso à extranet METISA (net.metisa.com.br ) ;
Recomendações para manter um ambiente de informática profissional:
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Manter Instalado em seus computadores, antivírus de primeira linha (Norton ou Mcafee são
recomendados) com:
 Auto-verificação e verificação de e-mail configuradas;
 Rotina automática de verificação semanal nos discos rígidos;
 Atualização DIÁRIA da lista de vírus.
Utilizar o software correto e bem configurado para cada atividade informatizada. Isso requer
experiência, assistência e Treinamento;
Adquirir os equipamentos e softwares de fornecedores idôneos e de procedência comprovada.
Não utilizar softwares piratas para evitar multa e até prisão. Veja os riscos em
www.regularize.com.br e www.abs.com.br ;
Manter uma lista de todos os softwares instalados em seus micros, bem como os disquetes e
CD´s originais, as notas fiscais de equipamentos e softwares, e as licenças de uso de software
arquivados em uma pasta e sempre a mão para facilitar no caso de uma fiscalização;
Manter operadores de computador treinados observando o seguinte:
 Ter as funções de cada operador bem definidas, preferencialmente por escrito;
 Operadores devem conhecer todo o serviço que executam independente de estar
informatizado ou não;
 Operar os sistemas de acordo com as intrusões do proprietário do software;
 Manter treinado e atuante um coordenador de informática (operador responsável) que
responda por todos os assuntos de informática junto ao titular do escritório, matriz ,
assistência técnica, etc.
 Manter pelo menos dois operadores para cada atividade informatizada;
 Não abrir e-mails de origem desconhecida ou com conteúdo não esperado exclua
imediatamente, inclusive da caixa de excluídos;  Isso é muito importante.
 Nunca abrir arquivos anexados ao e-mail com extensão: .exe, . bat, .pif, .com, etc..
 Caso tenha detectado a presença de vírus em seu computador, descontamine-o
imediatamente, se persistir, desligue o computador e chame a assistência técnica para
descontaminá-lo. Operar um computador contaminando, significa danificar ainda mais os
softwares instalados alem de contaminar computadores alheios;
 Não passe adiante e-mail com fotos, piadas, correntes, histórias, músicas, programas, etc.
 Ao enviar um e-mail anexado, tenha certeza que o destinatário possui um programa para
abri-lo;
 Utilize o serviço Anti-spam de seu provedor para se livrar dos e-mail de propagandas.
 Utilize o serviço anti-vírus do seu provedor, além de utilizar o seu anti-vírus local. A
proteção dupla contra vírus é recomendada;
 Não utilize o computador para jogos ou qualquer outro entretenimento;
 Não permitir que outras pessoas (que não seja o seu serviço de assistência) resolva
problemas de informática em sua instalação.
 Exija da assistência técnica que na medida do possível, somente uma pessoa e sempre a
mesma, mexa em seu computador
 Faça Back-up diário de todos os seus dados. É recomendado manter um back-up
completo dos discos HD (clone do disco) após cada instalação ou configuração de
software;
 Quando possuir mais que um computador, mantenha-os em rede para facilitar o back-up e
o clone de disco;
 Mantenha um padrão para nome de arquivos e pasta. O uso de sub pastas por assuntos
não é recomendado O uso de prefixos (em maiúsculo) é recomendado..
 Mensalmente faça uma limpeza em seus dados, excluindo os arquivos inúteis e movendo
para o Histórico (arquivo morto eletrônico) os arquivos menos utilizados;