Soraya Toscano Gonçalves - Curso de Graduação em Secretariado

Universidade Federal de Viçosa
Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
Departamento de Letras
Soraya Toscano Gonçalves
A Atuação do Profissional Graduado em Secretariado
Executivo na Área de Marketing em Grandes Empresas na
Cidade de Belo Horizonte – MG.
VIÇOSA - MG
2007
A monografia intitulada
A Atuação do Profissional Graduado em Secretariado Executivo na Área de
Marketing em Grandes Empresas na Cidade de Belo Horizonte – MG.
elaborada por
Soraya Toscano Gonçalves
como exigência da disciplina LET 499 – MONOGRAFIA e requisito para conclusão do curso
de Secretariado Executivo Trilíngüe, foi aprovada por todos os membro da Banca
Examinadora.
Viçosa, 14 de fevereiro de 2007.
__________________________________________
Prof. Afonso Augusto T.F.C. Lima (DAD/UFV)
Orientador
__________________________________________
Prof. Odemir Vieira Baeta (DLA/UFV)
__________________________________________
Prof. Sérgio Monteiro (DAD/UFV)
Nota_____
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGÜE
A Atuação do Profissional Graduado em Secretariado
Executivo na Área de Marketing em Grandes Empresas na
Cidade de Belo Horizonte – MG.
Monografia
apresentada
ao
Departamento de Letras e Secretariado na
Universidade Federal de Viçosa, como
exigência da disciplina LET – 499, e
como requisito para conclusão do curso
de Secretariado Executivo Trilíngüe,
tendo como orientador o professor
Afonso Augusto T.F.C. Lima.
Soraya Toscano Gonçalves
VIÇOSA - MG
2007
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus, que me aquece e conforta com Seu amor e proteção, nos
momentos de angústia, dando-me forças para seguir adiante.
Aos meus pais, Orlando Gonçalves e Rozielcy Toscano Gonçalves, pela confiança
depositada, pelos ensinamentos por todos esses anos, amor incondicional, apoio,
compreensão, incentivo e por não medirem esforços para me proporcionarem o melhor. Meus
exemplos! Meus heróis!
À minha irmã maravilhosa, Juliana Toscano Gonçalves, sem a qual eu não sei o que
seria de mim, por estar sempre comigo, mesmo estando longe, sempre unidas e companheiras.
Muito obrigada irmã, pela amizade, carinho, compreensão e paciência.
Ao meu irmão maravilhoso, Orlando Toscano Gonçalves, pelas brincadeiras, amor,
carinho, risadas, pela paciência e torcida para essa irmã caçula. Muito obrigada Landinho por
me fazer rir sempre, e por existir na minha vida.
Aos meus queridos e amados avós, Romildo Gonçalves (em memória), Nadyr
Guedes Gonçalves (em memória), Solon Toscano e Memorina Pesente Toscano, que tanto me
dão amor e carinho, que acreditam em mim, e por incentivarem o meu crescimento.
Aos meus familiares por sempre acreditarem no meu potencial, e por depositarem em
mim tanta confiança.
Ao Luiz Henrique, pelos momentos felizes que passamos juntos em Viçosa, por toda
a ajuda e paciência. Estando sempre ao meu lado, me dando apoio e muito carinho.
Ao Prof. Afonso Augusto T.F.C. Lima, por tudo que aprendi nesse tempo de
convívio, pela paciência e incentivo no decorrer desta pesquisa. Muito obrigada pela
confiança!
ii
Ao Prof. Odemir Baeta por ter aceitado o meu convite para fazer parte da banca
examinadora, e por estar presente em todos os anos da minha graduação. Muito obrigada pela
amizade!
Ao Prof. Sérgio Monteiro que se mostrou disposto a colaborar com a minha pesquisa,
dando-me dicas para melhorar este trabalho, e aceitando o meu convite para participar da
banca examinadora.
Às Secretárias Executivas, por todo o apoio e colaboração, em todos os momentos da
pesquisa. Muito obrigada pela receptividade e gentileza.
Às minhas queridas amigas e companheiras de república, Graciela, Fernanda, Tainá,
Camila, e Gisele, pelo apoio, paciência, compreensão, sempre com um gesto, uma palavra
amiga, pelos momentos únicos que compartilhamos em Viçosa.
Aos professores, amigos e colegas da turma SEC 2003, da Universidade Federal de
Viçosa, em especial às “Balalaikas”, pelo apoio, ajuda nos momentos difíceis, e por essa
amizade que sei que será eterna.
Às minhas lindas amigas de Cachoeiro de Itapemirim que sempre me apoiaram em
todas as minhas decisões, me confortando nos momentos difíceis, compartilhando comigo
todas as alegrias dessa minha caminhada, estando sempre ao meu lado, me dando forças para
seguir adiante, sempre.
Obrigada a todos que fizeram, fazem e farão parte da minha história e da minha
caminhada!
iii
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO..............................................................................................................
6
2. OBJETIVOS...................................................................................................................
9
3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA......................................................................................
10
3.1. Desenvolvimento.....................................................................................................
10
3.2. Princípios do marketing.........................................................................................
11
3.3. Evolução do marketing..........................................................................................
13
3.4. O departamento e o gerente de marketing...........................................................
14
3.5. O profissional graduado em secretariado executivo...........................................
16
3.6. Regulamentação da profissão de secretária executiva........................................
19
4. METODOLOGIA..........................................................................................................
21
4.1. População e amostra..............................................................................................
22
4.2. Coleta e análise de dados.......................................................................................
22
5. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS....................................................................
24
5.1. Entrevistas...............................................................................................................
25
5.2. Análise das entrevistas...........................................................................................
55
6. CONCLUSÃO................................................................................................................
58
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.........................................................................
60
8. BIBLIOGRAFIA............................................................................................................
62
ANEXOS..............................................................................................................................
63
APÊNDICE.........................................................................................................................
68
iv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Hierarquia das necessidades de Maslow.................................................... 10
Figura 2 - Competências como fonte de valor para o indivíduo e para a
organização..........................................................................................
v
20
1. INTRODUÇÃO
Durante os últimos anos, o tema Marketing vem-se desenvolvendo tanto no campo
acadêmico quanto no profissional, assumindo uma situação de destaque no contexto
organizacional.
A profissão de Secretária (o) Executiva (o) é uma das mais prósperas profissões dos
últimos tempos, e o campo de atuação desses profissionais está, na maioria das vezes,
relacionado a atividades de rotina administrativa, junto a executivos e gestores que são
responsáveis pela condução e execuções de metas e objetivos da organização.
Hoje, devido à alta concorrência do mercado, as empresas vêm tentando obter
diferenciais que façam com que o seu produto ou serviço seja mais atrativo e se torne a
escolha do consumidor, cativando-o.
Nesse sentido, o Marketing é capaz de promover isso dentro da empresa, gerando
uma consciência entre os colaboradores de que quanto melhor for o produto, com menores
custo e preço, ele será mais bem aceito pelo consumidor-alvo, sendo uma função que envolve
toda a empresa, todos os colaboradores internos, agregando valor ao produto e à própria
empresa.
Segundo KOTLER & KELLER (2006), o Marketing envolve a identificação e a
satisfação das necessidades humanas e sociais. Para defini-lo de uma maneira bem simples,
podemos dizer que ele supre necessidades lucrativamente.
A American Marketing Association1 (apud KOTLER & KELLER, 2006) oferece a
seguinte definição: Marketing é o processo de planejar e executar a concepção, a
1
Associação Americana de Marketing.
6
determinação do preço (pricing2), a promoção e a distribuição de idéias, bens e serviços para
criar trocas que satisfaçam metas individuais e organizacionais. (...) A administração em
Marketing acontece quando pelo menos uma parte em uma relação de troca potencial procura
maneiras de obter respostas desejadas das outras partes.
Já para COSTA (2003) etimologicamente, Marketing significa ‘com mercados’.
Quando se faz uma pesquisa bibliográfica, os conceitos de Marketing se multiplicam. É
comum conceituar Marketing como sendo um conjunto de métodos para aumentar as vendas,
gerar lucros para a empresa, através de uma ou mais estratégias.
O conceito de Marketing diz que, em mercados cada vez mais competitivos e
dinâmicos, as empresas ou organizações mais prováveis a vencer são aquelas sensíveis às
expectativas, desejos e necessidades e que se engrenam para satisfazer mais seus clientes do
que o fariam seus competidores, afirmam HOOLEY & SAUNDERS (2000). Nesse contexto,
insere-se o profissional de Secretariado Executivo, por se encontrar na posição de assessor do
nível gerencial da empresa e ser o elo entre os executivos e colaboradores e entre a empresa e
o público externo.
Segundo COSTA (2003), a função de Marketing obriga a empresa a formular uma
definição clara do negócio em que está e que orientação deve seguir. (...) É uma função que,
através dos resultados com vendas (receitas), ajuda a empresa a avaliar a força de vendas,
pesquisa de mercado, a aceitação do produto, a previsão de vendas, a distribuição, as decisões
tomadas, as políticas, o planejamento, as estratégias.
Este estudo justifica-se devido ao contato com um grande número de disciplinas de
Administração de Empresas, em particular, as que abordam a temática - Marketing, e que
muitos graduandos do curso de Secretariado Executivo apresentam interesse em aprofundarse e, conseqüentemente atuar nesta área.
Por serem disciplinas optativas neste curso, fica a critério dos estudantes optarem
pelas que possuem mais afinidades, e isso gera uma grande demanda pelas disciplinas
relevantes à profissão da (o) Secretária (o) Executiva (o), principalmente nas áreas de
Marketing e Recursos Humanos.
O campo de atuação desses profissionais está, na maioria das vezes, relacionado a
atividades de rotina administrativa, junto a executivos e gestores que são responsáveis pela
condução e execuções de metas e objetivos da organização. Diante disso, esse profissional
2
Determinação do preço.
7
deve investir na sua formação, para atender à demanda do mercado de trabalho cada vez mais
exigente e competitivo.
Segundo Robert Reich (1993 apud ALONSO, 2000), a (o) Secretária (o) é uma das
mais prósperas profissões, e a classifica entre um seleto grupo de trabalhadores,
denominando-os “analítico simbólico”, ou seja gerencia as rotinas administrativas, é
catalisador de informações para tomada de decisões, traça estratégias para atingir resultados
tangíveis, administra as relações entre os executivos que assessora e os demais envolvidos no
processo. A grande dificuldade dá-se pela falta de especialização, para aqueles que não se
adaptam às mudanças e deixam de desenvolver o perfil exigido pelo mercado.
Além disso, a inexistência de trabalhos científicos sobre esse tema – a função do
profissional de Secretariado Executivo que atua no Marketing, gerou um interesse por parte
da pesquisadora em buscar mais informações sobre.
8
2. OBJETIVOS
O objetivo geral desta pesquisa é verificar a função do profissional graduado em
Secretariado Executivo que atua em grandes empresas na cidade de Belo Horizonte – MG.
Como objetivos específicos, a pesquisa busca:
•
Verificar a atuação do profissional graduado em Secretariado Executivo na área
de Marketing;
•
Identificar as dificuldades encontradas no exercício das funções;
•
Analisar qual a contribuição das profissionais graduadas em Secretariado
Executivo na área de Marketing.
9
3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
3.1. Desenvolvimento
Segundo KOTLER (2003), Marketing é um processo administrativo e social pelo
qual indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e desejam, por meio da criação, oferta e
troca de produtos e valor com os outros. Um dos seus principais fundamentos é satisfazer as
necessidades e desejos humanos, ou seja, as empresas que melhor entenderem os desejos de
seus consumidores-alvo e, conseqüentemente melhor os atenderem, serão recompensadas.
Diversas teorias estão relacionadas à satisfação dessas necessidades, e uma delas é a
Teoria de Maslow: de acordo com Maslow, as necessidades humanas são dispostas em uma
hierarquia da mais urgente à menos urgente.
Figura 1: Hierarquia das necessidades de Maslow.
Fonte: Adaptado KOTLER (2003).
10
Para KOTLER & ARMSTRONG (1993), o objetivo do Marketing é tornar a venda
supérflua, conhecendo e compreendendo o cliente tão bem, de forma que o produto ou serviço
se ajuste e venda por si próprio.
“O Marketing está por toda parte. Formal ou informalmente, pessoas e
organizações envolvem-se em um grande número de atividades que
poderiam ser chamadas de marketing. O bom Marketing tem se tornado um
ingrediente cada vez mais indispensável para o sucesso nos negócios. E o
marketing afeta profundamente nossa vida cotidiana. Ele está em tudo o que
fazemos – das roupas que vestimos aos sites em que clicamos, passando
pelos anúncios que vemos.” (KOTLER & KELLER, 2006, p 2).
Para COSTA (2003) uma venda eficiente, eficaz e efetiva os grupos ou indivíduos
envolvidos devem ter uma compreensão comum dos objetivos da empresa e de sua política.
Além disso, cada grupo deve ter vínculos comuns de conhecimentos e aptidões para poder
penetrar nos mercados através de planos de venda que estarão sempre orientados para o
cliente. (...) O consumidor consome não coisas, mas os benefícios esperados. E essa afirmação
complementa o que diz KOTLER & KELLER (2006), onde ele afirma:
“O bom Marketing não é acidental. Ele resulta de planejamento e execução
cuidadosos. Em quase todos os setores, as práticas de Marketing estão sendo
continuamente refinadas e reformuladas para aumentar as chances de
sucesso. Mas a excelência em Marketing é rara e difícil de obter. O
marketing é ao mesmo tempo uma ‘arte’ e uma ‘ciência’ – há uma tensão
constante entre o seu lado formal e seu lado criativo.” (KOTLER &
KELLER, 2006, p. 2).
3.2. Princípios do marketing
HOOLEY & SAUNDERS (2000) citam também alguns princípios de marketing
sendo ele o próprio conceito de Marketing em si. Ele reconhece que os objetivos de longo
prazo da organização, sejam eles financeiros ou sociais, poderão ser mais facilmente
alcançados se o cliente estiver extremamente satisfeito.
O segundo principio estabelece que os clientes não compram produtos, eles compram
o que o produto faz para eles. Em outras palavras, os clientes estão menos interessados nas
características técnicas do produto do que nos benefícios que eles obtêm por meio da compra,
uso ou consumo do produto ou serviço.
11
Já o terceiro princípio mostra que à medida que as organizações vão ficando cada vez
mais horizontais devido à redução do número de níveis hierárquicos, e continuam a demolir as
barreiras funcionais espúrias existentes entre os departamentos, torna-se ainda mais evidente
que o Marketing é uma tarefa de todos.
No quarto princípio o autor evidencia que a cada dia a maioria dos mercados não é
homogênea, e sim constituída de clientes individuais diferentes, submercados ou segmentos.
O quinto é último princípio reconhece que os mercados são dinâmicos e praticamente
todos os produtos têm uma vida limitada até ser descoberta uma nova maneira de satisfazer o
desejo ou a necessidade que os geraram; em outras palavras, até que apareça uma solução ou
fornecedor do benefício.
Voltando a COSTA (2003), autor fala sobre o Departamento de Marketing (ou Órgão
de Marketing) da empresa que pode ser estruturado por cargos, processos, funções, regiões,
clientes, produtos, marcas, mercados ou estrutura mista. (...) Ele derivou do departamento de
vendas (ou comercial).
Neste livro o autor cita as funções básicas do Marketing que são: Vendas: além de
vender, cabe a esta função estruturar a força de vendas (controlar, selecionar e treinar
vendedores); Pesquisa: cabe a esta função informar sobre produtos, potencial e demanda de
mercado, concorrência e distribuição. As informações são armazenadas e constantemente
atualizadas em um banco de dados; Comunicação: cabe a esta função comunicar produtos e
marcas da empresa, através da propaganda e promoção. As relações públicas cuidam da
imagem da empresa; Direção: cabe à direção do Departamento de Marketing o
desenvolvimento do planejamento, a implementação do plano de Marketing e a definição do
orçamento de Marketing, em função da previsão de vendas; Desenvolvimento: cabe ao
desenvolvimento buscar para o produto inovações no desenho e na tecnologia de construção.
Apresentar protótipos, padrões de qualidade, amostras e dimensionar a vida útil do bem;
Controle: cabe ao controle compara o desempenho das demais funções com padrões
preestabelecidos. O controle avaliará: eficiência, eficácia, produtividade, resultado, desvios
dos padrões, mudanças de hábitos.
12
3.3. Evolução do marketing
O Marketing, na maioria das vezes, obriga a empresa a modificar a sua definição de
negócio, assim como qual orientação deve seguir. Por isso, com o passar das décadas e com a
globalização das vendas, o Marketing tem sido aprimorado e, principalmente, mais
direcionado. COSTA (2003) cita algumas das muitas funções do Marketing que surgiram nas
últimas quatro décadas:
•
O Marketing da década de 60:
Marketing Mix - Aglutinar componentes mercadológicos para aumentar vendas;
Marketing de Produto - Estudar o ciclo de vida do produto;
Marketing de Segmentação - Melhorar atendimento de certos consumidores;
Marketing de Distribuição - Melhorar acessibilidade dos consumidores aos produtos; dentre
outros.
•
O Marketing da década de 70:
Marketing de Relacionamento - Criar consumidores cativos;
Marketing Concentrado - Apoiar o produto mais vendável;
Marketing Regional - Estudar se a região é viável para negócios, utilizando pesquisa;
Marketing de Estímulo – Aumentar uma demanda.
•
O Marketing da década de 80:
Marketing Religioso - Divulgar os benefícios da nova religião;
Marketing de Desempenho - Colocar qualidade em produtos e vendedores;
Marketing Corporativo - Assessorar demais funções da organização;
Marketing Social - Mostrar à empresa a necessidade de ela ajudar a comunidade da qual faz
parte.
•
O Marketing da década de 90:
Marketing Político - Criar uma boa imagem do homem público;
Marketing Ético - Tirar da propaganda aquilo que é inconveniente para o consumidor;
Marketing Competitivo - Criar diferenciais em relação aos concorrentes.
Marketing Internacional – Expandir fronteiras;
Marketing de Rede – Criar um sistema neural digital para informar consumidores.
Para proteger seus lucros, afirma COSTA (2003), as empresas vêm, principalmente,
cortando custos, fazendo reengenharia, melhorando a qualidade, redimensionando a
13
produtividade e enxugando a mão-de-obra. Mesmo assim não conseguem aumentar seus
faturamentos porque, em geral, faltava visão de Marketing.
Marketing precisa estar preparado para enfrentar novos desafios e identificar
tendências. Por isso o pensamento do planejador deve observar: crescente valor e qualidade
dos produtos; satisfação do consumidor; bom relacionamento com a clientela; uso de todos os
meios para manter os consumidores; visão holística do mercado; construção de alianças e
redes; atenção ao marketing direto por meios eletrônicos; prestação de bons serviços;
informar-se sobre avanços tecnológicos; e necessidade de um comportamento ético.
3.4. O departamento e o gerente de marketing
Citando KOTLER & KELLER (2006), para realizar trocas bem-sucedidas, os
profissionais de Marketing analisam aquilo que cada uma das partes espera da transação.
Simples situações de troca podem ser mapeadas por meio da identificação de dois
participantes e do fluxo de desejos e ofertas existentes entre eles. (...) Os profissionais de
Marketing envolvem-se no Marketing de bens, serviços, eventos, experiências, pessoas,
lugares, propriedades, organizações, informações e idéias.
Porém, COSTA (2003) afirma que para adequar o Marketing à realidade, o
profissional da área tem que ser melhor operador do que planejador e ter uma visão global do
negócio que gerencia,o que pressupõe intensa atuação operacional. (...) O homem de
marketing deve ser o sujeito ativo nas mudanças, e não o agente passivo do planejamento. É
preciso estar atento à propaganda a fim de que não seja perdida.
“Os profissionais de marketing têm como objetivo provocar uma resposta
comportamental da outra parte. Uma empresa deseja realizar uma venda, um
candidato deseja um voto, uma igreja deseja um membro ativo, um grupo de
ação social deseja a adoção acalorada de uma causa. O marketing consiste na
tomada de decisões que provoquem a reação desejada de um público-alvo.”
(KOTLER & KELLER, 2006, p. 5).
Devido à universalidade da consciência e do processo de Marketing, cada ramo de
negócio e mercado possui características diferentes, e segundo KOTLER (1999) um
profissional de sucesso na venda precisa de novos conhecimentos e processos mentais para
vender o seu produto, como por exemplo, na venda de projetos, na venda de equipamentos
14
pesados, na venda de commodities3 industriais, no Marketing contínuo de fornecedores
diretos, no Marketing de pequenas fábricas e oficinas, em serviços industriais, em serviços
profissionais, em serviços de telecomunicações, em serviços financeiros em grande escala e
em venda por especificações. Nessa mesma direção, COSTA (2003) afirma que o plano de
Marketing estabelece os objetivos de Marketing e sugere estratégias para alcançar os mesmos.
Um plano de Marketing deve identificar as oportunidades de negócios mais promissoras para
a empresa e esboçar como penetrar, conquistar e manter posições em mercados identificados.
Um plano de Marketing é uma ferramenta de comunicação que combina todos os elementos
do composto mercadológico num plano de ação coordenada. Um plano de Marketing é o
documento que formula meios para comercializar bens e serviços.
O profissional de Marketing está treinado para encontrar oportunidades de negócios
compatíveis com a empresa, e conscientizar os seus colaboradores dessa missão. Para a
empresa obter êxito, é necessário que o todo trabalhe em conjunto, refletindo no
produto/serviço qualidade e comprometimento.
“A estrutura organizacional é a rede através da qual as atividades
administrativas fluem para atingir os objetivos, metas ou propósitos. As
estruturas são adaptadas em função da estratégia da empresa. A figura do
gerente de marketing, que atualmente é uma constante nos organogramas das
empresas, surgiu das dificuldades de concorrência de um mercado altamente
competitivo.” (COSTA, 2003, p. 63).
O departamento de Marketing da empresa precisa estar muito atento a estas
mudanças e também aos seus produtos ou serviços que são oferecidos, adequando-se sempre
que possível às condições necessárias. Para COSTA (2003), o Marketing se preocupa com a
eficiência, porém ele não pode controlar facilmente os eventos ou condições que a produzem
– as ações dos seus concorrentes e o comportamento de seus clientes. (...) O órgão de
Marketing constantemente se defronta com concorrentes cheios de energia. O que torna
especialmente difícil obter sucesso é que o cliente parece mudar constantemente as condições
em que preferirá um fornecedor a outro.
As funções do órgão de Marketing são as de vendas, onde além de vender, deve-se
estruturar a força de vendas, controlar, selecionar e treinar vendedores. KOTLER & KELLER
(2006) afirma que os gerentes de Marketing precisam tomar decisões importantes como quais
características incluir em um novo produto, a que preço oferecê-lo aos consumidores, onde
3
Produtos.
15
vender seus produtos e quanto gastar em propagandas e vendas. E também devem tomar
decisões mais detalhadas, como escolher as palavras e as cores para uma nova embalagem.
3.5. O profissional graduado em secretariado executivo
O profissional da área de Secretariado Executivo está posicionado no time de linha
de frente de uma organização, ocupando posição estratégica ao lado do poder decisório. Esta
função confere-lhe maior responsabilidade, além de ser somada à exigência de ser um agente
de mudança, na otimização do fazer e do pensar.
Segundo ALONSO (2000), a crescente velocidade do processamento de informações
e os avanços da tecnologia, a globalização econômica e o aumento da competição entre as
empresas têm contribuído cada vez mais para a elevação do nível de exigência na hora de
escolher um profissional, (...) dentro das organizações. O profissional de Secretariado
Executivo, (...), é peça importante nesse processo, tanto em tarefas administrativas
organizacionais, como na tomada de decisões importantes, pois atua como um líder, que é
pago para ‘pensar’ e não mais apenas executar tarefas.
“A competição nacional e internacional tem levado as empresas a recorrerem
a profissionais especializados no auxílio ao gerenciamento dos seus serviços
e projetos. Os executivos incumbidos da ampliação de mercado dependem
da atuação de sua equipe de trabalho. Isso aumenta as chances para a
profissional Secretária/Assessora na edificação da sua posição, abrindo
novos campos de atividades como colaboradoras qualificadas no
desenvolvimento de tarefas no suporte administrativo.” (GIORNI, 20064).
Sendo complementado por ALONSO (2000) que diz que atualmente, o mercado de
trabalho, altamente competitivo, está em busca de profissionais holísticos, isto é, que além
dos conhecimentos específicos inerentes à área, seja uma pessoa equilibrada emocionalmente,
que saiba relacionar-se com sua equipe de trabalho, que seja um líder nato, que saiba se
comunicar com clareza e objetividade, que tenha motivação interna, que seja criativo, entre
outras atribuições.
O
profissional
graduado
em
Secretariado
Executivo,
devido
a
sua
multifuncionalidade, sua criatividade e seu espírito empreendedor, ganhou importância e
respeito no mercado de trabalho. Hoje, diversas empresas estão à procura desses
4
http://www.fenassec.com.br , capturado em 19/10/2006 às 14h00min.
16
colaboradores, que possuem vasta consciência profissional e acadêmica, conhecimentos
específicos da categoria, e determinações de um novo perfil.
Atualmente, estamos vivenciando um momento de profundas modificações no modo
de trabalho, tornando-se necessário a polivalência e a multifuncionalidade. As tecnologias
modernas e os novos arranjos administrativos estão exigindo cada vez mais da mão-de-obra
uma grande capacidade de transferir conhecimentos de um campo para outro. Esta mobilidade
requer uma forte preparação não apenas em técnicas específicas, mas, uma formação cultural
ampla.
Em um contexto competitivo baseado na contínua evolução das tecnologias e na
crescente modernização das práticas administrativas, verifica-se a necessidade de uma força
de trabalho capaz de captar o que existe, entender, adaptar e modificar de modo a ajustar os
referidos avanços às condições concretas de cada instituição. Para isso é, de suma
importância, a educação e a qualificação profissional.
Segundo ALONSO (2000), o profissional de Secretariado Executivo possui grande
multifuncionalidade, pois:
“O profissional de Secretariado Executivo/Assessor Executivo pode
trabalhar como Gestor, Empreendedor, Consultor, entre muitas outras
funções, pois ele gerencia projetos, trabalha em busca do cumprimento das
metas, participa do planejamento estratégico, e ainda facilita a atuação dos
dirigentes das organizações, auxiliando-os na busca de soluções para
problemas complexos.” (ALONSO, 2000, p. 19).
Portanto, o profissional tem que conhecer muito bem a filosofia da empresa onde
trabalha, tendo profissionalismo, visão empreendedora, inovadora, genérica e competitiva,
pois o mercado está à procura de talentos que possam ser compartilhados dentro das
organizações. Esse profissional é um dos elos principais para que os executivos e a sua equipe
de trabalho se ajustem de forma produtiva, multiplicando tempo e talentos. A Secretária
Executiva atua de forma a valorizar o conhecimento do outro, de forma respeitosa, com
empatia e, principalmente, tolerância, gerando um clima organizacional favorável.
Para ALONSO (2000) é muito importante que o Assessor/Secretário Executivo
entenda todo o processo no qual trabalha e participe ativamente dele, pois haverá situações
que ele e/ou sua equipe terão de substituir o executivo de nível hierárquico maior e,
consequentemente, liderar situações e tomar decisões por ele.
17
Para que não haja conflitos entre as equipes e os executivos, assim como para que
haja êxito da empresa, a comunicação entre os indivíduos é fundamental, e ALONSO (2000)
afirma que o sucesso da compreensão da mensagem não depende apenas do comunicador,
mas também da disponibilidade (vontade de cooperar), cultura, compreensão, empatia,
experiências do recebedor.
Segundo CARVALHO (2005), a formação do profissional de Secretariado Executivo
capacita-o a:
“Exercer o seu novo papel dentro das organizações, assessorando staffs5,
gerenciando setores e pessoas, gerindo fluxo de informação, utilizando novas
tecnologias, inovando em gestão e assessoramento, enfrentando mudanças
culturais, econômicas, políticas, sociais e profissionais, com sensibilidade e
lucidez para diagnosticar conflitos e resistência a mudanças, com visão
empreendedora, capaz de promover novos conhecimentos e provocar
mudanças, trabalhando com competência e discrição.” (CARVALHO, 2005,
p. 2).
Além disso, o profissional, por fazer parte do staff gerencial da empresa, negocia a
todo o momento, seja um horário na agenda do presidente, bem como o preço do produto de
um fornecedor, ou mesmo o prazo de entrega daquele relatório para uma reunião de
emergência.
“O comunicador tem que se apoiar no bom senso e na abordagem de
tentativa e erro até achar o método/técnica mais eficiente para cada situação.
Pois numa empresa a comunicação é o meio de executar serviços
eficientemente e de fazê-la atingir suas metas.” (ALONSO, 2000, p. 34).
Os constantes avanços da tecnologia da informação levam a um novo tipo de
organização: sem níveis hierárquicos, sem integração vertical, com as relações baseadas na
flexibilidade, confiança e no trabalho em equipe. (...) Com os atuais modelos organizacionais
voltados para a cooperação, competência, e a possibilidade de estabelecer novas relações de
trabalho, baseadas na confiança, desenvolve-se um cenário para a comunicação interna, onde
se espera que as empresas se mostrem propensas a incentivar e garantir o livre trânsito de
idéias como meio eficaz para se buscar o aprendizado e a inovação permanentes, afirma
ALONSO (2000).
O profissional de Secretariado Executivo exerce uma função de grande
responsabilidade, que é o de agregar esses departamentos de forma transparente e
5
Equipe de funcionários.
18
comprometida, criando valores e impulsionando a organização. E quando atua na área de
Marketing precisa, antes de tudo, determinar as características e qualidades dos produtos,
criando e organizando serviços que apóiem os mesmos. Esses profissionais atuam em áreas de
prospecção mercadológica para canais de venda das empresas, assim como com o
relacionamento com clientes internos e externos, e na maioria das vezes precisam fazer cursos
para aprimorarem seus conhecimentos na área de vendas e publicidade.
As funções de gerenciamento de Marketing na liderança do gerenciamento
estratégico levam o profissional que atua na área a identificar as necessidades dos clientes e
comunicá-las de forma eficaz a toda organização, e isso implica na realização de pesquisas
adequadas com os clientes, para descobrir quem são eles e o que lhes dá satisfação. Nestas
funções encontra-se o multifuncional profissional graduado em Secretariado Executivo, que
procura ir além da oportunidade de satisfação do cliente, criando na verdade um
encantamento do mesmo com o produto ou serviço ofertado.
O profissional de Secretariado Executivo hoje possui um perfil que não se assemelha
nem um pouco com o paradigma imposto há mais de cinco décadas, o de que a profissão é
uma função maternal, feminina, doméstica e uma "vocação feminina". Hoje o novo perfil
desse profissional o leva a ter uma preocupação com o todo empresarial, com a produtividade,
com os lucros da empresa, sendo polivalente, negociador, participativo e competitivo. Surge
agora um gestor, empreendedor e consultor polivalente, com capacidade produtiva, e em
busca de resultados.
“O Secretariado Executivo vem passando por grandes mudanças.
Consciência profissional e acadêmica, conhecimentos específicos da
categoria, determinação de um novo perfil, mas poucos conhecem de fato a
respeito da profissão e dos profissionais da área.” (CARVALHO, 2005, p.
2).
3.6. Regulamentação da profissão de secretária executiva
A profissão de Secretário (a) presenciou diversas mudanças nas últimas décadas.
Com a sanção de leis (vide anexo) que regulamentaram a profissão, a mesma passou a ser
respeitada e valorizada no meio empresarial. Com isso os profissionais da área puderam
investir na qualificação profissional. A presidente do Sindicato das Secretárias e Secretários
do Estado de Minas Gerais, Solange Giorni, afirma:
19
“Apesar da profissão de secretariado ser uma das mais antigas do mundo,
pois é originária dos antigos escribas, somente há 17 anos ela foi
regulamentada com a publicação da Lei 7.377 em 30/09/85, pelo Presidente
José Sarney, Portanto, por ser PROFISSÃO e não FUNÇÃO , o
profissional de Secretariado somente poderá exercê-la com a obtenção do
registro profissional que é adquirido com a conclusão de curso Técnico em
Secretariado ou Curso de Graduação de Secretariado Executivo.” (GIORNI,
20066)
Hoje o profissional que atua na área de Secretariado Executivo possui um diferencial
competitivo que são as competências agregadas ao longo do curso, além de experiências
adquiridas no exercício das funções.
Com o passar dos anos a profissão passou a ser
reconhecida por esse diferencial, deixando de ser considerada por atribuições e funções
somente operacionais.
Figura 2 - Competências como fonte de valor para o indivíduo e para a organização.
Fonte: Adaptado FLEURY, Afonso; FLEURY, Maria Teresa L. Estratégias empresariais e
formação de competências: um quebra-cabeça caleidoscópio da indústria brasileira. São
Paulo: Atlas, 2001.
6
http://www.fenassec.com.br , capturado em 19/10/2006 às 14h00min.
20
4. METODOLOGIA
Para melhor desenvolver esta pesquisa qualitativa, a entrevistadora foi à cidade de
Belo Horizonte e realizou entrevistas semi-estruturadas (vide anexo) com 4 (quatro)
Secretárias Executivas graduadas, que atuam em empresas da região metropolitana de Belo
Horizonte, nos dias 05/12/2006, 12/12/2006 e 13/12/2006.
Antes de dar início à fase de coleta de dados através das entrevistas, foram feitos
contatos via e-mail e telefone, com essas profissionais. A princípio seriam 6 (seis) Secretárias
Executivas entrevistadas, porém devido a incompatibilidade de horários, isso não foi possível.
Com base no referencial teórico foram elaboradas as perguntas para a entrevista,
havendo a necessidade de se fazer inicialmente uma entrevista-piloto para perceberem-se
eventuais lacunas na coleta de dados, assim como para aprimorar a mesma. Durante a
aplicação das entrevistas, foi utilizado um roteiro, porém, de acordo com as respostas das
entrevistadas, surgiu-se a oportunidade de se fazer outras perguntas, e assim justificam-se
algumas perguntas feitas que não estavam no roteiro inicial.
Para a realização deste trabalho foram utilizados dados primários e secundários. Os
primários constituem-se na realização das entrevistas às Secretárias Executivas, sendo 50%
das entrevistadas graduadas em Secretariado Executivo Trilíngüe e as outras 50% graduadas
em Secretariado Executivo Bilíngüe pela Newton Paiva. Com relação aos dados secundários,
estes foram obtidos através de revisão de literatura de publicações que abordam o assunto.
A pesquisa bibliográfica, referente ao tema Marketing, foi feita utilizando como
fontes livros, sites e artigos, obtidos na Biblioteca Central da UFV, durante 3 (três) meses –
Outubro, Novembro e Dezembro, assim como a revisão bibliográfica correspondente à
atuação da Secretária Executiva nas instituições, e as transformações ocorridas no perfil deste
profissional. Porém, a pesquisadora teve grande dificuldade para realizar a pesquisa
21
bibliográfica sobre o profissional graduado em Secretariado Executivo que atua na área de
Marketing, devido à inexistência de publicações sobre esse assunto.
4.1. População e amostra
A escolha das empresas e das entrevistadas foi de acordo com a disponibilidade, das
Secretárias Executivas em colaborar com a pesquisa, Amostragem Intencional por Aacesso.
Com isso, no decorrer da realização deste trabalho, neste caso a aplicação das entrevistas foi
possível observar por alguns momentos o ambiente organizacional no qual estavam inseridas
as profissionais.
A pesquisadora percebeu que as entrevistadas 1 (hum), 2 (dois) e 3 (três) possuem
liberdade para receber visitantes, podendo recebê-los no local de trabalho. Já a entrevistada
número 4 (quatro) não poderia receber a entrevistadora no local de trabalho, logo a entrevista
foi efetuada em um restaurante próximo.
Os horários das entrevistas foram determinados pelas próprias Secretárias
Executivas, de acordo com suas disponibilidades, e tiveram durações diversas, tendo a
primeira 35 minutos e 40 segundos de duração, a segunda 13 minutos e 30 segundos, a
terceira 18 minutos e 24 segundos, e a quarta 9 minutos e 11 minutos, e foram gravadas em
áudio para posterior transcrição. Essa diferença deu-se por diversos fatores, tais como
escassez de tempo, por parte das entrevistadas, dificuldade para definir um local para a
realização da entrevista, já que a entrevistada número 4 (quatro) não poderia receber a
pesquisadora no local de trabalho. Um outro fator que influenciou muito na duração da
primeira entrevista foi o longo discurso da entrevistada, que acabou sendo prolixa e repetitiva.
Já as outras entrevistadas responderam às perguntas de forma sucinta e objetiva.
4.2. Coleta e análise de dados
A análise das informações obtidas nas entrevistas foi feita através do método de
Análise de Conteúdo, que segundo BERELSON (apud FREITAS & CUNHA, 1996), é uma
técnica de pesquisa para a descrição objetiva, sistemática e quantitativa do conteúdo
manifesto das comunicações, tendo por objetivo interpretá-las. A pesquisadora pôde utilizar a
gravação das entrevistas para analisar mais detalhadamente cada uma das entrevistadas – de
22
que forma a emissora reagiu ao estímulo da entrevistadora ao responder às perguntas, de que
forma a pesquisadora foi recebida (local, tom de voz, duração da entrevista), como foi o
acesso às entrevistadas (de que forma a entrevistadora conseguiu fazer o primeiro contato), e
todos esses fatores influenciaram a análise dos dados.
A conclusão da pesquisa consistiu na apresentação dos resultados, nos quais foi
identificado o real papel do profissional graduado em Secretariado Executivo na área de
Marketing. Todas as conclusões foram apontadas com base no referencial teórico.
23
5. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS
Procurou-se responder, com a análise dos dados e do referencial teórico, os objetivos
específicos desta pesquisa, a saber: 1) verificar o real papel do profissional graduado em
Secretariado Executivo na área de Marketing; 2) identificar as dificuldades encontradas no
exercício das funções; e 3) analisar qual a real contribuição das profissionais graduadas em
Secretariado Executivo na área supracitada.
Os resultados representam a análise das entrevistas aplicadas, que foram transcritas e
lidas com a intenção de identificar e analisar todas as informações.
Todas as entrevistadas têm formação superior em Secretariado Executivo, sendo que
2 (duas) concluíram a graduação na Universidade Federal de Viçosa, e as outras 2 (duas) no
Centro Universitário Newton Paiva, e todas responderam a todas as perguntas propostas pela
pesquisadora.
O trabalho, porém, apresentou algumas limitações tais como dificuldade de acesso às
Secretárias Executivas, uma vez que o sindicato da categoria não pôde colaborar com a
divulgação de nomes de Secretárias Executivas que atuam na área de Marketing na cidade de
Belo Horizonte. Outro fator foi que devido à incompatibilidade de horários, somente foi
possível entrevistar 4 (quatro) Secretárias, e não 6 (seis), como havia sido proposto.
24
5.1. Entrevistas
ENTREVISTA 1: Secretariado
Tempo no secretariado: 13 anos
Idade:
R: 33 anos
Formação acadêmica:
•
Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngüe pela Newton Paiva.
Hoje atua em uma empresa de grande porte da área de Siderurgia.
1 – E a sua experiência profissional? Como você chegou à Empresa X?
R: Sorte. Na Empresa X foi sorte. Eu trabalhei em uma empresa que desenvolve softwares,
como Assistente Administrativo, porque você não pode ser profissional de Secretariado
Executivo com carteira assinada na categoria, pela falta de formação. Então, eu fiquei nessa
empresa por dez anos prestando serviços de Secretária da Diretoria, mas como Assistente
Administrativo. Dentro dessa empresa eu senti a necessidade, senti uma vontade de estudar,
mas sempre tive dificuldade em escolher o que fazer. Então, pela grade curricular eu fiquei
muito interessada no curso, e já por exercer, por já ter a prática, mas não ter a formação, que
me impedia até em questões salariais. Durante o curso a minha mente abriu muito, para novas
expectativas, novas oportunidades surgem, você cresce profissionalmente, e lógico as portas
se abrem. Para mim surgiu uma oportunidade, apesar de ter sido um estágio, no Banco Z, que
só de ser um banco, uma empresa grande, na qual eu fiquei dois anos. No quesito experiência
esse estágio não me acrescentou em nada, pois a minha experiência anterior tinha sido muito
proveitosa.
Análise: Na primeira questão a entrevistada explica como despertou o interesse pela
graduação em Secretariado Executivo, enfatizando que sem a formação adequada ela não era
considerada uma Secretária Executiva, e sim uma Assistente Administrativo, mesmo
exercendo funções secretariais. A pesquisadora notou que a entrevistada teve muito cuidado
ao escolher a profissão, mostrando uma preocupação com o futuro.
25
2 – Esse estágio foi durante a sua graduação?
R: Isso, eu já estava estudando na Newton. E eu resolvi sair do estágio do Banco Z quando
terminou o contrato, e fui procurar um emprego na área de secretariado. Porém, por eu estar
no final da graduação, muitas empresas não quiseram me contratar, pelo fato de eu não ter a
formação acadêmica concluída. Eu possuía experiência, mas ainda faltava a conclusão da
formação. Como eu não queria atuar como estagiária, tampouco como Assistente
Administrativo, eu fiquei desempregada durante nove meses, pois somente gostaria de atuar
como Secretária Executiva. Durante esse tempo uma empresa me convidou para ser Secretária
do Presidente da empresa, e me aceitaram mesmo sem a conclusão do meu curso. Eu fiquei
nessa empresa durante cinco meses, e durante esse período surgiu uma vaga aqui na Empresa
X, para Secretária Executiva graduada, e eu logo enviei o meu currículo, e fui contratada. No
início eu resisti um pouco, porque eu pensei na empresa na qual eu trabalhava, e à qual eu
deveria satisfações, não podendo sair sem aviso. Então me deram um prazo de um mês, mas
eu conversei e com quinze dias tudo já estava acertado. E foi assim que eu vim trabalhar na
Empresa X.
Análise: Essa questão mostra mais uma vez que o mercado está a procura de profissionais
graduados em Secretariado Executivo para atuar na área. Mas um detalhe chamou a atenção
da pesquisadora, quando a entrevistada conta que se candidatou a uma vaga de emprego
mesmo trabalhando em outra empresa, logo após ter sido convidada para trabalhar na mesma.
Essa atitude mostrou pouco comprometimento pela empresa por parte da profissional,
destoando do perfil da categoria.
“Para a Secretária, o executivo é seu cliente preferencial e como tal deve ser
tratado, senão ele muda de fornecedora. (...) Pois para que uma equipe possa
trabalhar em parceria e fundamental que haja o respeito, a valorização do
conhecimento do outro, a empatia e, principalmente a tolerância.”
(MAERKER 1999, apud ALONSO, 2000, p. 22).
3 – E como foi aceita a sua decisão na empresa na qual você trabalhava?
R: Bom, tratando-se da Empresa X, tem um peso muito grande, e não me foi oferecida nem
uma contra-proposta. Eu falei que eu tinha recebido um convite da Empresa X, do Grupo X,
26
para trabalho, e foi muito bem recebida a notícia. Me deram muita força para aceitar o
emprego.
Análise: Voltando à análise anterior, a profissional não mostrou muita preocupação com a
empresa na qual atuava, e a pesquisadora percebeu isso devido à forma com que a
entrevistada deu a notícia para a sua chefia.
4 – Então aqui foi um achado?
R: Sim, um achado. Algo que eu não imaginava. E a princípio eu vim pra cá achando que era
a Empresa X, e não entendia muito bem. Ainda não tinha caído a ficha.
Análise: Ao responder essa pergunta, a entrevistada mostrou certo deslumbramento pela
empresa pela qual estava sendo contratada. A forma de falar, a entonação, mostram que a
profissional sentiu muito orgulho em ter sido contratada por uma empresa importante e de
grande porte. Essa característica foi inicialmente percebida pela pesquisadora.
5 – E hoje qual o cargo que você ocupa?
R: Eu sou Secretária Executiva do Departamento de Vice-Presidência de Recursos Humanos
e Relações Institucionais da Empresa X.
6 – Você poderia me explicar, resumidamente, este setor?
R: É o setor que faz a parte de recrutamento da empresa, a parte de seleção. Nós temos os
analistas, mas também temos os gerentes corporativos que cuidam de todas as gerências das
outras unidades, e esses gerentes administrativos, tem o vice-presidente da empresa, que
acima dele é o presidente, esses gerentes cada um cuida de uma área, digamos assim. A
gerente da área de Coesão Social, que é a minha gerente direta, cuida da parte de sindicato,
outro gerente que é de Remuneração e Benefícios, tem o outro que cuida da parte de Relações
Institucionais, que é a parte de comunicação, relacionamento com a imprensa, e tem um outro
27
gerente que cuida da parte de colaboração, e o nome do setor eu não lembro agora, porque é
um pouco complicado.
Análise: A profissional possui contato direto com a área de recrutamento, assim como com
gerentes de áreas afins. Esse contato proporciona à profissional compreender o setor e, sendo
participativa, preocupando-se com o todo empresarial. Essas características vão ao encontro
do perfil do profissional graduado em Secretariado Executivo.
7 – E como é a sua relação com esses gerentes? De que forma você os assessora?
R: A assessoria se dá de maneira direta, e indireta nas vezes que eles estão ausentes, por
email, telefone, e é fulltime.
Análise: A pesquisadora pode notar que existe um acesso rápido e direto com os gerentes
assessorados por esta profissional, facilitando assim o exercício das funções secretariais.
8 – E eles te dão autonomia no exercício das suas funções? Quando necessário como você
mesma diz, você possui uma autonomia mais direta?
R: Sim, inclusive isso foi dito quando eu estava sendo entrevistada para o cargo. Porque isso
faz parte da nossa formação, esse perfil de decisão.
Análise: Essa resposta mostra que a empresa está ciente da formação em Secretariado
Executivo, assim como as funções atribuídas ao profissional da área, não o desvalorizando.
9 – E quando você foi atuar nessa área, você sentiu quais eram os pré-requisitos
necessários para o cargo?
R: Comunicação, e inclusive eu até achei que eu tinha exagerado um pouco, por eu ter uma
mania de falar muito, gesticular muito, e no momento de uma entrevista, em determinados
momentos, isso não é bom. E eu fiz isso muito na entrevista, mas ao mesmo tempo não foi
isso que me afastou do cargo, não denegriu a minha imagem, não foi uma falha. As palavras
28
que eu usei foram tão objetivas e tão claras que eu fui bem aceita pela entrevistadora. Na área
de Recursos Humanos uma boa forma de comunicação é muito importante, onde lidamos
sempre com pessoas, diferentes tipos de pessoas, e temos que ter uma boa abertura para a
comunicação.
Análise: Com essa resposta a entrevistada mostrou que a boa comunicação é essencial para
exercer o cargo de Secretária Executiva, uma vez que esse profissional está em contato com o
todo empresarial, tendo o dever de disseminá-las de forma correta e coerente.
10 – Na sua formação acadêmica pela Newton você sentiu, atuando tanto aqui na
Empresa X quanto na outra empresa, você acredita que você utilizou a teoria na prática?
R: Eu sempre utilizei, sempre utilizei a teoria na prática. E isso eu fazia involuntariamente,
antes de fazer faculdade, de fato que eu tive uma dúvida muito grande entre Psicologia e
Secretariado Executivo. Por isso, porque o Secretariado Executivo lida com essa parte
também, emocional muito grande. E isso me interessou muito. Agora, o que me interessou
mais foi a diversidade de matérias, porque você estuda um pouquinho de cada coisa. Então
você fica sabendo um pouquinho da matemática, um pouquinho o português, um pouquinho a
língua, e você nunca está sem saber de nada. Você sabe muitas coisas, que você pode usar, e
você usa tudo. Às vezes alguém tem alguma dúvida sobre informática, e eu consigo resolver o
problema, por ter sido treinada para isso. Na parte de tradução também é um ponto, porque eu
estudei isso na faculdade, que tem conhecimento, mas muitas vezes as outras pessoas acham
que o curso é muito restrito, e o diferencial que eu acho do secretariado, do curso de
Secretariado Executivo é isso, é essa diversidade de matérias, de oportunidades que você tem
de aprendizado diversificado.
Análise: A resposta dada pela profissional mostrou o porquê da escolha pela profissão, e
destacou a multifuncionalidade e polivalência do profissional graduado em Secretariado
Executivo. Outro ponto que a entrevistada destacou foi a forma como o curso é considerado,
mostrando que ainda existe uma parcela do mercado que não compreende o real papel do
profissional do setor.
29
11 – E isso foi uma dificuldade no exercício das suas funções, essa forma pela qual o
curso é visto, essa má impressão?
R: Eu sempre soube contornar isso muito bem, inclusive a falta de conhecimento das pessoas
em relação ao curso. Essa confusão que existe com o Secretário Executivo e o Auxiliar
Administrativo, que este pode ser exercido por qualquer tipo de pessoa em nível de segundo
grau, inclusive eu já fui Auxiliar Administrativo. Então, existe todo um treinamento dentro da
faculdade, e fora dela também, para lidar com esse tipo de situação. Aqui na Empresa X as
coisas são muito bem claras, você é Secretária Executiva, você precisa do curso superior, você
precisa fazer o curso de inglês, eles te dão o curso de inglês para você fazer, eles te exigem
uma carga horária, eles te cobram essa carga horária, então eles são extremamente rígidos
com isso, eles sabem o nosso lugar, o que nós somos, o que nós exercemos. Aqui isso é muito
bem claro. Agora em muitas empresas existe essa filosofia antiquada, mas pela experiência
profissional que eu tenho, em muitas empresas isso também mudou, as pessoas se informaram
mais sobre o curso, elas mudaram a cabeça delas, teve uma mudança muito grande de perfil,
de saber o que é o profissional. Eu falo isso porque comparando com quatro anos atrás com
agora o curso de secretariado executivo não é mais um curso isolado, é um curso conhecido, o
qual as pessoas exigem isso. Eu fiz um investimento muito alto nessa carreira, e eu faço
questão, eu acho que as pessoas deveriam fazer isso. Para mim é uma coisa que me dá prazer,
por isso que eu falo que tem que fazer o que gosta, eu faço o que eu gosto, e eu gosto de ser
Secretária, eu gosto de assessorar as pessoas. O meu lugar é assessorar.
Análise: A entrevistada frisou mais uma vez que existem algumas empresas que ainda não
valorizam o profissional graduado em Secretariado Executivo, porém ela conta que este
quadro está mudando. A postura da entrevistada foi muito positiva ao responder essa
pergunta, ao dizer que a empresa na qual trabalha reconhece a sua posição, reconhece o
profissional graduado e as suas reais funções e atribuições, valorizando a categoria.
30
12 – Então, aqui nesse setor que você está, como você me explica o fluxo de informação,
para você poder dar essa assessoria de forma adequada, da forma que você acha que
deve ser feita?
R: Olha, não só no setor, mas em toda a empresa, eu acho que as informações têm que ser
descentralizadas. Têm muitos lugares que as pessoas ainda têm aquela mentalidade de
centralização de informação, fazendo com que exista uma dependência por certos
funcionários. O fluxo das informações, eu acredito, que deve ser rápido, mas ao mesmo tempo
elas têm que ser precisas, certas. De que adianta ter agilidade e rapidez para uma informação
errada? Aqui na empresa são vários andares, vai do vigésimo segundo ao vigésimo sexto,
então todas as informações, às vezes elas saem do alto escalão para baixo. Até chegar lá em
baixo, no chão de fábrica, é um caminho muito longo a ser percorrido, até que a informação
chegue, ela vai passar por muita gente. E se ela chegar “truncada”? E se ocorre a conhecida
“rádio-pião”? E se é uma “rádio-pião” ruim?
Análise: A profissional enfatiza a necessidade de um bom fluxo de informação, e também de
um bom discernimento ao promover esse fluxo, tendo sempre a preocupação de disseminar
uma informação correta e necessária para o conhecimento de todos da empresa.
13 – E essas informações do alto escalão, como você mesma disse, passam sempre por
você?
R: As informações sempre passam por nós. Agora, entra a questão da ética, além do éticoprofissional, tem também a questão do sigilo, do que pode ser dito, do que pode ou não ser
divulgado.
Análise: Mais uma vez a entrevistada volta ao perfil do profissional, na questão da ética, uma
vez que todas as informações passam por ela e através dela devem ser repassadas ao setor e às
pessoas interessadas nas mesmas.
31
14 – E aqui no RH esse fluxo de informações, para vocês poderem assessorar, é bom?
R: É um excelente fluxo. Nós temos profissionais de várias áreas, nós temos profissionais de
comunicação, que tratam direto com a mídia, profissionais do setor de Relações Institucionais,
a Gerência Corporativa, Assessoria de Imprensa, eu e a outra secretária. Mas informações são
e tem que ser certeiras, concretas.
Análise: Voltando à análise anterior, a pesquisadora notou que na questão de fluxo de
informação, o principal elo é a Secretária, que precisa filtrar e repassar as informação de
forma rápida e correta.
15 – E entre as áreas? Como se dá a relação da sua área com as outras áreas da
empresa? Como é a interface? Às vezes até repetindo um pouco a pergunta anterior.
R: A disseminação da informação é feita através de email, os cartazetes que a gente coloca
nos quadros, que é rigorosamente feito pela área de Comunicação da Empresa X, com datas
de retirada. Ou seja, o nosso quadro tem uma data de retirada, para a troca dos cartazes, para
ser organizado. Tudo isso tem um custo, mas tem o benefício da informação, então atinge
todos os funcionários da empresa.
Análise: A resposta da entrevistada mostra como é feita a comunicação na empresa, de forma
descentralizada, rápida e precisa, e essa forma de comunicação promove uma interação entre
as áreas da empresa, de forma que todos os funcionários conseguem ter acesso às informações
pertinentes ao todo, podendo de certa forma opinar e sugerir mudanças. Um ponto que
chamou a atenção da pesquisadora foi o “cartazete”, que promove uma disseminação da
informação à todos os níveis da empresa, inclusive o operacional, que na maioria das vezes
não tem acesso à computadores ou emails. O trabalho em equipe e a agilidade para que a
informação seja correta e chegue com clareza, em tempo eficiente, gera uma preocupação por
todos da empresa.
32
16 – O contato com esse setor de Recursos Humanos, Relações Institucionais,
Marketing, Comunicação, incrementou o seu aprendizado? Você tem sentido esse
crescimento nas áreas?
R: Sem dúvida. O clima do setor é fascinante, é um ótimo lugar para se trabalhar. Eu estou
em um departamento onde todos são competentes, onde todos trabalham bem, no nosso
tempo, sem stress, e todo têm alegria em trabalhar.
Análise: A entrevistada mostra o clima no qual está inserida, assim como os profissionais
com os quais trabalha. O fato de haver um bom relacionamento entre os profissionais, gera
um clima de harmonia, e conseqüentemente um aumento na produtividade e uma melhora nos
resultados da empresa.
17 – Esse contato nessa área tem despertado em você alguma necessidade de uma pósgraduação?
R: O meu projeto futuro é a pós-graduação, aliás, sempre foi nunca parar de estudar, de ler.
Então, hoje estou me empenhando no meu curso de inglês, e uma pós-graduação é uma
continuidade, é um crescimento profissional e também pessoal, não é somente financeiro.
Análise: Outro ponto que a pesquisadora percebeu, pelo contato harmônico entre os
profissionais da área, é que isso gera também uma procura por cursos de especialização, pósgraduação, por cursos de melhoria, e com isso o surgimento de profissionais capacitados e
satisfeitos com suas atribuições.
33
ENTREVISTA 2: Secretariado
Tempo no secretariado: 1 ano e 2 meses
Idade:
R: 26 anos
Formação acadêmica:
•
Secretariado Executivo Trilíngüe pela Universidade Federal de Viçosa.
Hoje atua em uma empresa de grande porte da área de Siderurgia.
1 – Me conta um pouco da sua experiência profissional.
R: Enquanto estudante eu fazia estagio na Editora W, porém não atuando como Secretária,
mas como Assistente Administrativo em setores específicos. Trabalhei dois anos no setor
Comercial e um ano no setor de Marketing. Para fazer o estágio de conclusão de curso, eu
comecei a fazer na Empresa Y, fiz cinco meses de estágio, fui efetivada e atuo até hoje como
Secretária, agora na Empresa Y.
Análise: A entrevistada conta que o primeiro contato com as funções secretariais ocorreu
somente no estágio de conclusão de curso, demonstrando pouca experiência nessa área, porém
uma carga significativa de experiência na área Comercial e de Marketing.
2 – Hoje, qual o cargo você exerce aqui na Empresa Y?
R: Eu atuo como Secretária Executiva, atendo a dois gerentes, mais especificamente. Mas,
existem quatro gerentes na área.
3 – Esses dois gerentes que você atende exercem quais funções?
R: Bom, um é gerente de Desenvolvimento, Treinamento, Carreira e Sucessão, é o cargo, mas
resumindo é a área de RH, a parte de treinamento. O outro é gerente de Relações
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Institucionais, que seria um pouco da área de Comunicação, de Marketing, de Assessoria de
Imprensa, de Responsabilidade Social, de Sustentabilidade, enfim, engloba tudo isso.
Análise: A pesquisadora pôde notar que esta profissional tem contato direto com gerentes que
atuam em áreas relacionadas ao Marketing e na área de Recursos Humanos, fazendo que com
esta profissional exerça a sua vantagem competitiva, que é a velocidade de aprendizado.
4 – Em que parte você assessora esses dois gerentes?
R: Em todas. Inclusive, com ele eu não faço somente o papel de secretária, que é o de
arquivo, agendamento, reuniões, eu participo bastante dos assuntos, fazendo parte das
reuniões. Já auxiliei na promoção de eventos, e tenho autonomia para alguns assuntos. Ele me
dá autonomia, e tenho confiança também.
Análise: Nessa resposta a pesquisadora notou a polivalência da Secretária Executiva, e
também da liberdade que lhe é dada no exercício das suas funções.
5 – Quando você chegou à Empresa Y, quais foram os principais pré-requisitos que você
achou necessários para atuar nessa função?
R: A graduação em Secretariado ajudou bastante, infelizmente ainda não é um pré-requisito
obrigatório para os profissionais que atuam. Mas, nesse caso contou muito, porque a empresa
estava à procura de alguém que fazia o curso. Mas basicamente, principalmente empresas
grandes, eles olham bastante o dinamismo, iniciativa, postura, porque os assuntos
confidenciais são inúmeros, logo a postura conta bastante. A parte mais técnica, como
conhecimento de línguas, a formação do curso. Eu não possuía experiência como secretária,
mas tinha em outras áreas, e isso foi levado em conta, se a pessoa já trabalhou, já tem um
contato com alguma função.
Análise: A entrevistada mostrou, nessa pergunta, o que ainda acontece na empresa na qual
atua, onde a Secretária do Presidente não é formada em Secretariado Executivo, e sim em
35
Letras. A pesquisadora notou que isso acaba desvalorizando a categoria, uma vez que a
formação existe para valorizar o profissional.
6 – E você sentiu alguma dificuldade, por não ter tido essa experiência como secretária,
no exercício da função?
R: Senti bastante, porque foi tudo muito novo, principalmente tudo muito rápido. É uma
empresa multinacional, de grande porte, e atua não só no país inteiro, mas em várias partes do
mundo, tendo como sede a Europa. Então, havia uma carga cultural grande também, de como
lidar com as pessoas. Eu por trabalhar no RH eu tive que conviver com essa rotina. Mas,
felizmente o clima aqui é muito bom, e todo mundo está sempre disposto a ajudar, em todas
as dificuldades, não apontando somente os erros e as falhas, mas mostrando um melhor
caminho. Então, eu fui tentando adquirir bastante conhecimento, copiar de quem estava ao
meu lado mesmo. Eu acho que eu tive mais dificuldade para me adaptar aos métodos e como
fazer as coisas, porque eu vim de uma empresa pequena, e com pouca experiência, e logo com
cinco meses de estágio eu já fui contratada, com três meses de contratada eu mudo da
Empresa X para a Empresa Y, então meus chefes vieram de empresas diferentes. Foi o maior
desafio que eu enfrentei.
Análise: A entrevistada conta sobre a dificuldade de adaptação à rotina da empresa, e conta
que sentiu essa dificuldade devido a pouca experiência atuando como Secretária, e a
pesquisadora pôde perceber que somente a formação acadêmica ainda deixa algumas lacunas.
Essas lacunas são preenchidas com o contato com a rotina administrativa, sendo em estágios
ou mesmo quando contratadas. A entrevistada contou que foi muito bem recebida pela sua
equipe de trabalho, e isso colaborou muito para a conquista de confiança e para que a
profissional conseguisse se adaptar, e mais uma vez a pesquisadora notou que quanto melhor
o clima organizacional, quanto melhor o convívio entre os colaboradores, melhor para a
empresa.
36
7 – Você falou agora dessa questão de diversas empresas, diversas áreas. Como é então o
fluxo de informação devido a esse grande número de pessoas, essa grande rotatividade?
R: O principal meio de comunicação são os emails, o mais utilizado. Nas empresas nós temos
vários grupos, um mailing formado por vários grupos, onde o setor de comunicação distribui
as informações, quando divulgadas, lógico que na maioria das vezes são divulgadas, seguindo
uma linha hierárquica. E da mesma forma ocorre a distribuição das informações das empresas
para nós.
Análise: A pesquisadora notou que o fluxo de informação nesse setor onde a entrevistada
atua, ocorre sem problemas, de forma direta e descentralizada. A transmissão de informação é
rápida e segura, e em conjunto com o todo empresarial.
8 – E internamente, aqui no seu setor, como é o fluxo de informação?
R: No setor corre bem, não temos grandes problemas com a comunicação. Reuniões
constantes, cada setor dentro do meu setor tem reuniões semanais, e sendo necessário há uma
convocação para algum tipo de comunicação mais importante.
Análise: Nessa resposta a pesquisadora lembrou-se que naquele exato momento estava
ocorrendo uma reunião entre os gerentes, pois enquanto esperava para ser recebida pela
Secretária, ela notou (isso sendo confirmado posteriormente) que muitas pessoas
encaminhavam-se para uma mesma sala. E com isso a pesquisadora teve a curiosidade de
perguntar sobre a quantidade de reuniões, e a resposta foi a de que são feitas reuniões
semanais, para que assim sejam discutidos todos os assuntos. A entrevistada frisou também
sobre a necessidade de reuniões extraordinárias, que quando necessárias, são convocadas.
Com isso mostrou-se que a empresa tem a preocupação de promover a informação para que
nas reuniões todos estejam bem informados e preparados para as discussões.
37
9 – E entre os colaboradores internos do seu setor, existe um bom fluxo de informação?
R: Acredito que sim. Não existem muitos problemas, claro que informações confidenciais
existem, mas no caso de transmitir alguma coisa importante as informações chegam até nós,
para quando necessário divulgá-las.
Análise: Nessa resposta a entrevistada mostrou a importância do seu cargo, de disseminação
de informações, porém com cuidado e responsabilidade, para que somente sejam transmitidas
as informações realmente necessárias.
10 – E entre as áreas? Como é a interface entre as áreas? Como é a colaboração entre as
outras áreas?
R: Aqui no prédio tem o setor de comunicação interna, que cuida, que é responsável por toda
essa parte, de comunicação geral. Tem quadro de aviso em todos os andares, e são colocados
qualquer informe, qualquer comunicado, qualquer notícia são colocadas nesses quadros de
aviso, e mandado por email também. Nós temos um serviço de malote interno, para o caso de
correspondências, ou algum material que deve ser enviado a outro andar. E entre as
secretárias também é um ponto fundamental, de colaboração. Aqui é bastante flexível, é uma
empresa que preza pela boa comunicação.
Análise: A pesquisadora percebeu com essa resposta que a empresa tem preocupação em
transmitir as informações a todos os setores da empresa, para que todos estejam cientes dos
acontecimentos e das decisões. E com isso, com um bom fluxo de informações, os
colaboradores sentem-se mais comprometidos com o processo, mais confiantes, e assim
produzem mais e melhor.
11 – E você, graduada em Secretariado Executivo, tendo esse contato com a área de
comunicação, marketing, RH, você tem sentido a necessidade de algum tipo de
aperfeiçoamento das suas funções, dos seus conhecimentos?
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R: Tenho, claro. Aperfeiçoamento é uma constante, você tem sempre que procurar atualizar,
inovar, e principalmente nessa área, que exige uma técnica, por mais que a pessoa seja
comunicativa, não é suficiente. No meu caso, por exemplo, eu não sou muito comunicativa,
mas me dou bem na área.
Análise: A pesquisadora notou que, mesmo sendo menos comunicativa, a profissional tem
consciência da necessidade de aperfeiçoamento, e do diferencial que o mesmo promove.
12 – Você sente que nessa área você precisa renovar a técnica para poder acompanhar?
R: Claro, mas dependendo da técnica. Lógico que um curso de pós-graduação é uma coisa
excelente, eu tenho vontade de fazer, mas ler livros na área também é importante. Eu estou
com dois de Comunicação Interna, estou lendo e vejo que existem muitas coisas que a gente
não percebe, então já ajuda bastante. E é importante também para que a Secretária não fique
acomodada. Quanto mais conhecimento que você tiver da área que você atua, melhor.
Análise: A profissional mostra preocupação em se informar, em se aperfeiçoar, e com isso
mostra que compreender as mudanças, sendo uma conhecedora não somente dos
procedimentos e técnicas secretariais, e sim do todo empresarial. Essa característica chamou a
atenção da pesquisadora, uma vez que a mesma conseguiu perceber que a profissional
reconhece a necessidade de aprimoramento, valorizando assim a categoria.
13 – E os gerentes com os quais você trabalha, eles dão a você autonomia, liberdade,
respeitando a profissão de Secretária Executiva?
R: Respeitam bastante. Claro que existem algumas situações que “Ah porque eu sou
Secretária eu não posso fazer isso.” Mas, eles procuram colocar a gente à par de tudo que
acontece, e a questão de como profissional também.
Análise: Com essa resposta a entrevistada deixou transparecer que ainda existem situações
onde a função de Secretária é marginalizada, mesmo havendo respeito, em algumas situações
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existe o mito de que a Secretária não produz resultados concretos e mensuráveis. Porém, a
entrevistada mostrou que isso não é muito freqüente.
14 – Eles respeitam, compreendem as funções secretariais?
R: Existem situações, e nós sabemos que tanto a profissão quanto a sua importância, que às
vezes são confundidas. Mas a função deles é delegar, e a nossa é fazer ou delegar também.
Mas, no geral sim, eles compreendem a importância da profissão.
Análise: Mais uma vez a entrevistada frisou essa situação de incompreensão da importância
da profissão. Porém, assumir e valorizar a profissão enaltece a sua importância social e dentro
das organizações, e esse papel cabe ao profissional graduado em Secretariado Executivo.
ENTREVISTA 3: Secretariado
Tempo no secretariado: 18 anos, hoje atua como Administradora de Vendas, mas
sempre em contato com a função de Secretariado.
Idade:
R: 39 anos
Formação acadêmica:
•
Graduada em Secretariado Executivo Bilíngüe pela Newton Paiva;
•
Pós-Graduada em Gestão Estratégica também pela Newton Paiva;
•
Pós-Graduada em Pedagogia Empresarial pela UNI-BH.
Hoje atua em uma empresa de grande porte da área de Telecomunicações.
1 – Me fale um pouco da sua experiência profissional.
R: Falando da experiência profissional, eu trabalhei 18 (dezoito) anos como Secretária, sendo
9 (nove) como Secretária Técnica e 9 (nove) como Secretária Executiva. Atualmente eu já
estou no terceiro ano trabalhando como Administradora de Vendas, que é onde eu faço a parte
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de Marketing Estratégico de Relacionamento da empresa, e esse trabalho aqui na Empresa K,
eu faço na área de Telecomunicações.
Análise: A pesquisadora pôde notar que a entrevistada possui vasta experiência atuando como
Secretária Executiva, e muito conhecimento na área de Marketing Estratégico, devido não
somente a sua experiência, mas também à sua formação acadêmica. Com isso percebe-se que
o profissional da área secretarial apresenta interesse em aperfeiçoamento, para pode atuar de
forma produtiva e valorizada.
2 – E você sentiu necessidade, mesmo já tendo uma carga profissional, uma experiência
profissional muito grande, de algum pré-requisito para a sua atuação nessa área de
Administração de Vendas e Marketing Estratégico?
R: Bom, têm uns pontos que eu acho essenciais, que inclusive levaram à minha escolha para a
mudança de área, como comunicação, observação, cooperação com a equipe de trabalho,
determinação, criatividade, muita criatividade, porque eu crio o email marketing para os
clientes do mercado de Minas Gerais, e tem um outro ponto que eu acho muito interessante
que é a sinergia, entre os colaboradores, principalmente da área de vendas, que isso é muito
importante.
Análise: Com essa resposta, a entrevistada adianta de que forma ocorre o contato com os
demais funcionários da empresa, mostrando também que a empresa preocupa-se com o
trabalho em equipe, incentivando o bom relacionamento. A pesquisadora notou que a
entrevistada é o elo entre a empresa e os clientes, promovendo uma boa comunicação entre as
partes.
3 – Mesmo você tendo toda essa preparação na pós-graduação, você sentiu alguma
dificuldade no exercício dessas funções?
R: Não. Eu não tive dificuldade porque quando eu entrei na empresa, eu ainda era estagiária
de Secretariado Executivo, então eu fui observando, por isso que eu citei observação como
um dos pontos principais, que havia necessidade, principalmente para o desenvolvimento da
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minha profissão dentro da empresa, como eu trabalhava no meio de vendas, exatamente no
Setor de Vendas da área elétrica até então, que eu precisava entender um pouco mais de
mercado. Por isso que eu busquei a Gestão Estratégica em Marketing, que era ter uma
linguagem de acordo com o cliente, para eu poder entender nas reuniões o que as pessoas
estavam falando, na época de passar metas, a questão da gestão estratégica, o planejamento, o
que a gente fazia no planejamento tático. Então, o Marketing veio complementar essa minha
necessidade, curiosidade também, e ao mesmo tempo ele me deu segurança de poder atuar de
uma maneira mais equilibrada diante dos meus colegas de trabalho.
Análise: A entrevistada mostra que, para conseguir entender o todo empresarial, para
conseguir entender o cliente, foi necessário o aperfeiçoamento através de cursos de pósgraduação. Isso mostra uma característica do Marketing, pois as funções de agregar valor, de
compreender o cliente, não podem ser limitadas ao setor de Marketing, ao gerente de
Marketing, mas sim ao todo empresarial. Todos da empresa precisam ter a consciência de
atrair e satisfazer as necessidades do consumidor-alvo, fazendo com que o produto seja bem
aceito pelo mesmo. A pesquisadora notou que a entrevistada possui essa consciência, e, além
disso, ela faz com que todos colaborem de forma ativa.
4 – E você atua diretamente nessa função de Marketing Estratégico?
R: Isso, hoje sim. Há três anos eu atuo diretamente, inclusive sou eu que faço a prospecção
dos clientes novos ou clientes que a gente perdeu para os concorrentes. Eu faço a prospecção,
entro em contato, crio o ambiente, e depois é que eu passo esse cliente para o consultor de
vendas visitá-lo. Mas, antes eu que faço o primeiro contato, eu que preparo o cliente para o
consultor poder visitá-lo.
Análise: Voltando a análise anterior, a pesquisadora nota que esta profissional possui uma
função estratégica na empresa, que é a de ser o elo entre a mesma e os clientes. A entrevistada
tem a função de tentar manter os clientes antigos e atrair os novos, de forma que ela crie um
ambiente favorável para a venda do seu produto, e para que o cliente esteja satisfeito com a
sua escolha.
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5 – E você possui, é o que se pode perceber, bastante autonomia nessa função?
R: Ah sim, tenho sim. É necessário, porque têm algumas coisas, isso é um pouco de
Secretária, que a gente precisa se antecipar. Ás vezes você recebe um email pedindo uma
informação, que está com cópia para você e está direcionado para o gerente, ou diretor como é
o meu caso. Então, se eu sei quem faz aquilo, quem pode direcionar, quem pode ajudar
melhor, eu já mando e respondo com cópia para todos, falando quem tem autonomia para
resolver a situação. Então, eu acredito que isso também é uma autonomia, e já vou poupando
um pouco do tempo do executivo que está ao meu lado, de responder o email, por exemplo,
eu já faço isso por ele.
Análise: Essa resposta mostrou uma característica que é a proatividade e também a
autonomia. A entrevistada mostrou que está sempre atenta a tudo que acontece na empresa, a
todos que entram em contato com a empresa, para assim, se possível, se antecipar e adiantar
os assuntos. Dessa forma a pesquisadora percebeu mais uma vez, que essa profissional faz
essa conexão entre o cliente externo e os colaboradores internos, de forma responsável e
consciente.
6 – E você mostra que as suas funções aqui são muito além às funções de uma Secretária
Executiva. Me explica então como é esse complemento de função.
R: Bom, hoje a gente ouve falar muito no mercado que o profissional de Secretariado precisa
ser polivalente, e eu posso afirmar que você está diante de uma. Eu atuo aqui com essa parte
de Marketing também, eu sou responsável pela organização dos eventos, hoje mesmo nós
temos um evento. Eu sempre procuro não fazer isso sozinha, eu procuro também direcionar
algumas atividades para as pessoas me darem apoio também, porque eu acho isso importante.
E também faz parte do relacionamento, porque cria a importância da equipe participar. Então,
além disso eu lido com a direção de pagamento de fornecedores relacionados à eventos, a
tudo que envolve. Eu faço a agenda de compromisso dos consultores de vendas, as viagens,
desde acerto de viagem, adiantamento, para onde vão, tudo é comigo também. Isso eu ainda
faço até hoje, e faço com muito prazer.
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Análise: Com essa resposta a entrevistada mostra que é polivalente, e muito necessária à
empresa, porém ela mesma enfatiza que o trabalho é feito em equipe, com atividades
direcionadas, sendo assessoradas pela profissional. Essa atitude mostra mais uma vez que a
entrevistada trabalha para a empresa e em equipe, interagindo com clientes, fornecedores e
parceiros, promovendo o seu produto da melhor maneira possível, exercendo plenamente a
função de Marketing.
7 – E o fluxo de informação? Você fala que tem esse contato direto, inclusive pela
arquitetura do escritório, pela disposição das mesas. Me diz então, como é o fluxo de
informação aqui na Empresa K?
R: Olha, o fluxo de informação é muito grande, são muitas informações que chegam para a
gente, principalmente via email, que hoje a gente tem que administrar muito, pela questão do
tempo, verificando as prioridades, o que é prioridade ou não, quais as informações que devem
ser passadas para o grupo ou não, o que tem que ser administrado na questão da informação
via rádio-pião, que é muito comum, independente do tamanho da empresa. A minha posição
também, estratégica dentro da empresa, é exatamente administrar o fluxo de informação
principalmente através da comunicação, não deixando que isso altere o clima que nós temos
hoje na empresa.
Análise: A pesquisadora pôde perceber que esta profissional tem consciência de que a
informação precisa ser repassada de forma correta, e com muito cuidado, e ela mesma afirma
que a sua posição é de administrar o fluxo de informação, demonstrando mais uma vez que a
profissional é muito necessária para a empresa, e para o seu perfeito funcionamento,
alcançando assim suas metas.
8 – E internamente, em questões estratégicas, como é a informação?
R: A informação aqui, a gente cuida para que seja passada para o grupo o mais rápido
possível. Trocou alguém, mudou alguém, alguém vai ser demitido, ou alguma coisa assim,
com cuidado, no momento certo, mas que ela seja passada para não criar aquele clima de
expectativa.
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Análise: Essa resposta fez com que pesquisadora percebesse que a empresa é muito
transparente nas suas decisões, nos seus comunicados, fazendo com que seus funcionários
fiquem cientes de todas as ações da empresa.
9 – E mais uma vez falando da disposição das mesas no escritório, como é feita a
interface entre as áreas? Você sendo da área de Marketing, existe aqui uma dependência
do bom funcionamento das outras áreas?
R: Bom, aqui eu falo que o Marketing ele não depende das outras áreas, mas sim estas é que
dependem dele. Primeiro porque ele cria a estratégia, ele arrisca, e ele precisa muito do
financeiro também, ele precisa de todo mundo, para poder dar asas às imaginações, e claro
que nem sempre dá certo, mas aqui, como professora de Logística também, eu falo que nós
trabalhamos num ciclo logístico perfeito, às vezes acontece uma quebra de algum elo, que tem
algumas contradições, alguns problemas, mas é normal de acontecer, mas a gente logo
descobre onde aconteceu e corrige. Mas a gente trabalha com a Venda, que é o primeiro
contato nosso com o cliente, depois nós trabalhamos com o Comercial, que é interligado com
a Venda, para poder analisar se aquele cliente vale a pena, se nós temos potencial, até
financeiro, para participar de alguma licitação. Após essa análise, nós mandamos para o
Processamento, que é encaminhar pedidos de clientes, e depois nós temos o setor de Service,
que faz o fechamento da instalação, do acompanhamento e da manutenção dos nossos
equipamentos.
Análise: A entrevistadora mostrou que existe uma relação harmoniosa entre as diversas áreas
da empresa em que atua, e que todos estão envolvidos no processo, promovendo o produto,
melhorando-o de forma que sejam atendidas as necessidades dos seus clientes, exercendo
mais uma vez, a função de Marketing. A pesquisadora pôde notar que a disposição das mesas
do escritório ocorre de forma que colabore com a interação entre os profissionais, gerando um
clima harmonioso.
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10 – E você sentiu, para fazer essa sua pós em Gestão Estratégica de Marketing, você
sentiu essa necessidade por estar na Empresa K? Qual foi a necessidade que você sentiu
para essa pós-graduação?
R: Bom, a de Marketing eu senti essa necessidade por estar na Empresa K, convivendo com
36 engenheiros da área de vendas, porque às vezes o técnico é muito fácil de você até
aprender, conviver, ler, e ter a linguagem. Mas, a de mercado é mais complicado, não
necessita só de você gostar, é preciso que você entenda, que você tenha conhecimento, e isso
a gente só busca na teoria mesmo, com experiências até do próprio grupo. Eu falo que a pós,
além de ela dar essa margem da gente de pesquisa, ela dá também um conhecimento, um
contato networking muito interessante, que é um contato de pessoas com experiências
diferenciadas naquele momento. Então, a partir da pós de Marketing eu tive uma segurança
muito grande no meu trabalho, no desenvolvimento do meu trabalho.
Análise: De acordo com essa resposta, a pesquisadora notou a consciência profissional que a
entrevistada possui. A busca constante de aprimoramento, de crescimento, para estar sempre
compreendendo todo o processo da empresa, faz com que a profissional possua um diferencial
competitivo muito grande.
11 – E feito na Newton Paiva que tem um direcionamento Secretarial?
R: É, até que a minha não foi direcionada para Secretarial não. Na época q eu fiz, eu fiz com
um grupo normal, que tinha engenheiros, professores, tinha muita gente de laboratório, que eu
acho q tem uma idéia de mercado muito positiva. Tinha pessoas de estratégia de Marketing de
outras empresas, tinha de empresas diferenciadas, tinha de Bancos. Mas, depois da de
Marketing eu senti uma outra necessidade: eu já entendia o mercado, eu já me situava na
empresa, mas o que fazer para criar uma sinergia melhor na empresa? E então eu busquei a
Pedagogia Empresarial, porque era direcionada para Gestão de Pessoas, que vai te direcionar
exatamente como você administrar conflitos, como você administrar sinergia, como você
administrar a comunicação com as pessoas, como você observar até o próprio talento dos
colegas e dar até um posicionamento, dar um toque de comportamento, isso tudo. Isso me
ajudou muito, e ajudou muito a minha equipe, e continua ajudando.
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Análise: Complementando a análise anterior, a pesquisadora nota que esta profissional está
inserida em um mercado competitivo e tem consciência das suas responsabilidades em
atualizar-se para assim fazer com que a sua empresa, o seu produto possa ser considerado pelo
seu consumidor-alvo como o ideal para a satisfação das suas necessidades.
12 – E você sentiu, digo tendo o profissional de secretariado uma consciência
multifuncional, aqui na empresa que a receptividade dos seus colaboradores, dos seus
companheiros de trabalho, mudou com você? Ou você acha que não mudou? Como foi a
sua chegada na Empresa K?
R: Primeiro, quando a gente faz o curso, eu vim de um escritório de advocacia muito
pequeno, como somente 10 (dez) advogados. Então, eu nunca tinha trabalhado numa empresa
maior, e quando eu entrei para a Empresa K, eu vi que era um sonho, que eu desejava
trabalhar em uma empresa grande, em uma empresa multinacional, mas veio rápido para mim,
claro graças a Deus foi inesperado e muito bom. Então, no primeiro momento assusta, depois
você vai se ambientando no local, e tem uma coisa que eu dou essa dica para as minhas alunas
hoje, que é você procurar se ambientar primeiro, conhecer e ler muito sobre a empresa e
entender o organograma, o fluxograma da empresa, para você se situar, para você conhecer,
para você entender quem trabalha em outro setor, porque isso é fundamental, e você começa a
passar segurança para as pessoas, e as pessoas começam a te passar credibilidade. Isso é muito
importante. Depois que eu adquiri essas duas coisas que era a confiança e a credibilidade do
grupo, aí sim eu puder dar um pouquinho de asas às minhas questões, eu puder interrogar
mais, a ser mais participativa em reuniões, dar mais opinião.
Análise: A entrevistada afirma que antes de mostrar as suas qualidades profissionais, ela
preocupou-se primeiro em conhecer a empresa na qual iria atuar, em ambientar-se, e ter
segurança para exercer as suas funções. Após esse primeiro contato com a empresa é que a
profissional pôde começar a participar mais dos acontecimentos da empresa, mas sempre
preocupada em compreender o que estava ocorrendo, para assim colaborar de forma
produtiva.
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13 – Com a pós-graduação então só melhorou?
R: Com a pós foi muito bom. Porque o desenvolvimento do meu projeto eu fiz aqui dentro da
empresa, inclusive ele foi implementado e até hoje ele existe na empresa, e isso é muito bom.
Muito gratificante para a gente. Eu tenho um contato direto mesmo, inclusive eu falo que eu
sou uma ponte do Marketing Central com o cliente. Porque o marketing central está lá, ele
cria as metas de vendas, cria as ações, mas aqui na ponte é a gente que implementa. Eu estou
no dia a dia com o vendedor, que a gente faz um evento, então eu estruturo e dou as minhas
idéias.
Análise: A pesquisadora notou que a empresa tem muita confiança nessa profissional,
inclusive implementando os seus projetos e confiando nas suas capacidades. Isso faz com que
a profissional se sinta confiante para produzir mais, e a agregar mais valor ao produto e
conseqüentemente à empresa.
14 – Então você diria que você é uma Secretária Executiva da área de Marketing?
R: Eu falo sempre que quando você é uma Secretária, você é uma Secretária para a vida toda,
até como referência na empresa, porque até uma mensagem que uma pessoa quer mandar em
um cartão de flores, me ligam aqui. Então, eu crio também essa sinergia com os
colaboradores, e é nisso que surge a confiança e a credibilidade, porque você fica como uma
referência para qualquer pessoa da empresa. Eu recebo muito bem as pessoas que me
procuram, pois sou eu quem faz a prospecção de mercado, então de repente pode surgir
alguma coisa interessante, então quando alguém me liga eu me sinto na obrigação de receber
essa pessoa, sendo de empresa grande, média ou pequena.
Análise: A entrevistada mostrou que tem muito cuidado e carinho pela empresa, valorizando
todos os colaboradores, sendo internos ou externos, para que o convívio seja amigável, e para
que produza muito. Dessa forma, essa profissional une e motiva os seus colegas, para que
todos promovam um bom clima organizacional.
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15 – E como são as funções atribuídas a você no setor?
R: Bom, nós trabalhamos com um canal direto, nós vendemos diretamente para o cliente, com
uma capacidade enorme, nós trabalhamos com uma central telefônica acima de cem ramais, e
temos o nosso canal indireto que é para empresas menores, para parceiros comerciais nossos,
que atende abaixo de cem, ou estrategicamente quando ele já conhece o cliente, a gente passa
para ele todas as informações dando um suporte de venda. E eu fico no meio desses dois, o
cliente chega e liga primeiro para mim, e eu faço a administração, e repasso para os meus
colaboradores. Então eu tenho que ficar muito atenta, por isso que eu falo que é muito
importante a gestão da informação, quando eu recebo eu devo prestar atenção no sistema, para
as ligações que chegam, para o meu colega supervisor: eu tenho um diretor no canal direto e
um supervisor no canal indireto, trabalhando ao meu lado.
Análise: A pesquisadora percebeu que as funções dessa profissional são de gerenciar as
informações, planejando qual estratégia deve ser adotada para cada situação, mostrando mais
uma vez autonomia e liberdade no exercício das funções.
16 – E o layout aqui da empresa favorece a comunicação?
R: Favorece e muito, o que nós chamamos de estação de trabalho com as divisórias baixas
favorece muito a comunicação. E para favorecer também o ambiente de comunicação não
muito exaltado, pois você sabe como é um Departamento de Vendas, então nós temos um
sistema de não conversar com o outro verbalmente, a gente conversa por telefone. Somente
por telefone, não atrapalhando assim o vizinho, pelo fato de ser muito baixa a divisória. E
assim é muito bom de trabalhar, com um envolvimento direto com os parceiros. E eu fico
nesse meio, eu observo o que chega para nós de oportunidades de negócios, passando ou para
o canal direto ou o indireto, selecionando qual a parceira comercial eu vou mandar e
dependendo da tecnologia que aquele equipamento pede.
Análise: Fazendo referência à análise da pergunta 9 (nove), a pesquisadora notou, ao entrar
na empresa na qual a entrevistada trabalha, que as divisórias que dividem os setores são
baixas, proporcionando aos profissionais possuírem contato visual entre os mesmo. Porém, a
49
entrevista enfatiza que o contato é feito por telefone, para que assim o clima organizacional
continue harmonioso, sem interrupções. Isso mostra a preocupação da alta gerência em
manter a calma e a produtividade dos seus funcionários.
17 – E você é a única Secretária Executiva aqui?
R: Hoje eu nem tenho mais o status de Secretária Executiva, porque foi tirado da minha
carteira, há dois anos quando eu mudei para a área de Marketing. Foi tirado porque eu estaria
exercendo uma outra função, e não é legal. Eu não seria mais uma Secretária Executiva, e sim
uma Administradora de Vendas, abaixo do Diretor de Vendas. Então, tiraram essa função da
minha carteira, mas a vida toda que eu trabalhei aqui foi como Secretária Executiva Bilíngüe.
Análise: Essa questão provocou curiosidade por parte da pesquisadora, pois foi necessário
modificar na carteira profissional da entrevistada o seu status, de Secretária Executiva a
Administradora de Vendas, pois legalmente a primeira não poderia exercer funções de
vendas.
18 – Você continua exercendo as funções de Secretária Executiva, porém na carteira isso
não consta?
R: Isso, só na carteira que não. Mas, as atribuições do cargo eu me orgulho muito, e aprendi
muito e cresci muito com isso. A oportunidade que eu tive na empresa foi exatamente pela
minha função de Secretária Executiva, de desenvolvimento com o cliente. Essa mudança
ocorreu porque eu não poderia exercer uma atribuição de Venda e Marketing como uma
Secretária Executiva, que apesar de eu já exercer no outro setor, eu acabava acumulando as
duas coisas, e isso não é correto, não é legal, porque depois eu poderia entrar na justiça e pedir
um adicional disso, e hoje as empresas estão muito atentas. Por isso houve essa mudança na
minha carteira.
Análise: Voltando a análise anterior, pôde-se perceber que a profissão de Secretária
Executiva possui algumas limitações no exercício das suas funções. Mesmo sendo o
Marketing uma área afim ao Secretariado, quando o profissional secretarial exerce funções de
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Vendas, Promoção ou Prospecção, existe a obrigação da mudança do status profissional. A
pesquisadora notou que mesmo havendo todas as mudanças na profissão de Secretariado,
ainda existem barreiras para o livre exercício das funções.
ENTREVISTA 4: Secretariado
Tempo no secretariado: 5 anos e 9 meses.
Idade:
R: 28 anos
Formação acadêmica:
•
Graduada em Secretariado Executivo Trilíngüe pela Universidade Federal de Viçosa;
•
Pós-Graduada em Gestão Estratégica de Empresa pelo Centro Universitário Newton
Paiva.
Hoje atua em uma empresa de grande porte da área de Telecomunicações.
1 – Como experiência profissional, explica para mim desde o seu estágio até onde você
está hoje.
R: Eu estagiei na Empresa A em 2001 durante 9 (nove) meses, trabalhei 3 (três) anos na
Empresa B como Secretária do Diretor de Recursos Humanos, e atualmente trabalho na
Presidência da Empresa C.
2 – Então me explica um pouco esses departamentos e principalmente o atual.
R: Bom, na Empresa A eu trabalhei na Gerência de Logística de Automóveis como
Secretária, e eram 4 (quatro) escritórios distribuídos na empresa com somente 1 (hum)
Gerente e uma Secretária. Na Empresa B eu trabalhei na Diretoria de Recursos Humanos,
sendo Secretária do Diretor e eu era responsável pela contabilização de viagem da Empresa B
toda, de toda a empresa. Na Empresa C eu trabalhei na Diretoria de Relacionamento com
Clientes, com 1 (hum) Diretor e 4 (quatro) Gerentes, e atualmente eu trabalho na Presidência
da Empresa C, com 4 (quatro) diretores.
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Análise: A entrevistada número 4 (quatro) mostrou-se uma profissional com experiência em
diversas empresas, com muitas responsabilidades a ela atribuídas.
3 – E na Diretoria de Relacionamento com Clientes, me explica como é essa diretoria,
quais as funções e o que você exercia na época.
R: A Diretoria de Relacionamento com Clientes é responsável pela fidelização do cliente na
empresa. Pelo atendimento do cliente, o lema do setor é que a empresa tenha uma ótima
experiência com o cliente.
4 – E a sua atuação nesse Departamento, nessa Diretoria?
R: Eu era Secretária do Diretor, e também trabalhei em conjunto com 4 (quatro) gerentes,
auxiliando-os e dando todo suporte no que fosse preciso, desde movimentação de pessoal,
viagens, atendimento a clientes, quando necessário, logística de reuniões, e por aí vai.
Análise: A pesquisadora notou que essa profissional exerce funções de assessoria e de
secretaria, auxiliando os seus superiores de forma competente e responsável.
5 – E você viu que os pré-requisitos existentes na formação de uma Secretária Executiva,
foram utilizados aqui de forma coerente?
Você sentiu necessidade de uma outra
formação?
R: Os pré-requisitos principalmente como discrição, responsabilidade e postura são
necessário em qualquer departamento, para uma Secretária Executiva principalmente, em
qualquer setor da empresa. E eu aproveitei sim muito o que eu aprendi no curso, com relação
a idiomas, com relação ao português que uma Secretária precisa escrever bem, falar
corretamente. Também utilizei, com relação à minha Pós-Graduação, as matérias gerenciais
de uma empresa, todos os setores.
Análise: A entrevistada contou que a formação em Secretariado Executivo foi aproveitada
por ela, principalmente pelas línguas, e que a pós-graduação ajudou nas questões gerenciais.
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A pesquisadora constatou que a entrevistada sentiu essa necessidade de aprimoramento por
estar trabalhando em uma empresa de grande porte, com executivos altamente capacitados, e
para assessorá-los de forma competente, a profissional buscou um curso para melhorar a sua
qualificação.
6 – E você sentiu alguma dificuldade no exercício da função nessa área de
Relacionamento com Clientes?
R: Não. Como a Secretária atua conjuntamente com o Diretor, qualquer dificuldade já é
sanada por ele. Ele auxilia no que for preciso e as outras secretárias da empresa também.
7 – E havia autonomia no exercício da função? Liberdade?
R: Sim, algumas tarefas são delegadas para que a secretária as resolva. Porque, como o
diretor é uma pessoa muito atarefada, não pode deixar que ele se encarregue de tudo que
acontece no setor.
Análise: Com essa resposta a pesquisadora percebeu que a empresa conta com a profissional
de Secretariado justamente na função de assessoramento do executivo, para que este não fique
sobrecarregado e possa participar de todas as decisões da empresa.
8 – E o fluxo de informação nessa área? Devido a essa carga de poder decisório, como se
dá o fluxo de informação nessa área?
R: O fluxo de informações, principalmente aqui na Empresa C é muito grande, por ser uma
empresa da área de Telecomunicações, tudo aqui se baseia na informação. Nós temos um
jornal interno que se chama CLICK MAIS, que até já ganhou vários prêmios aqui na empresa
pelo melhor programa de comunicação das empresas, aqui em Minas Gerais e acredito
também que no Brasil. E existe toda uma interação principalmente entre as secretárias, porque
sem interação é impossível trabalhar, uma depende da outra e nós dependemos também das
informações passadas pelos gerentes, pelo diretor, então é um trabalho mesmo em conjunto.
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Análise: A pesquisadora nota que existe uma relação muito bem definida entre as Secretárias
e os seus chefes. Essas profissionais são capacitadas para assistir o executivo da forma que lhe
for delegado, preparando relatórios estratégicos, conduzindo pesquisas, informando os
executivos da melhor forma possível, para que os mesmos possam decidir pelo melhor para a
empresa, e para o produto, e conseqüentemente satisfazendo o cliente. Sendo complementada
por HOOLEY & SAUNDERS (2000) no qual os autores afirmam que a qualidade dos bens e
serviços oferecidos no mercado será julgada pelos clientes com base no grau de qualidade de
atendimento de suas necessidades e desejos. Do ponto de vista dos clientes, um produto ou
serviço de qualidade é aquele que satisfaz a ‘adequação à finalidade’, e não aquele que
oferece um luxo desnecessário.
9 – Ok, e então você já até me respondeu a outra pergunta sobre a interface entre as
áreas, que ocorre de forma conjunta, certo?
R: Sim, o tempo todo. Tudo o que acontece em uma área, se outra área depende daquilo, a
Secretária é o principal meio de comunicação, é o elo de comunicação na empresa.
Análise: Fazendo referência às duas análises anteriores, a pesquisadora notou que existe uma
sinergia entre as Secretárias e os executivos, gerando um clima organizacional favorável para
o crescimento e para a manutenção do diferencial competitivo.
10 – E hoje, você está na Presidência, como Secretária Executiva da Presidência. Conta
para mim então um pouco dessa sua função.
R: É um desafio mesmo trabalhar na Presidência da empresa, porque lidamos com os
executivos mais importantes, as pessoas que vêm de fora também, os visitantes são os mais
importantes da empresa. Então é preciso todo um cuidado, principalmente discrição, porque
muitas pessoas ficam curiosas mesmo a respeito do nosso trabalho, a respeito do que acontece
lá dentro. Existe muita responsabilidade, porque tudo é urgente, e principalmente não ter
medo do novo, do desconhecido, saber ter paciência e calma, para lidar com cada desafio.
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Análise: A pesquisadora notou que esta profissional é muito discreta, inclusive pelo fato de
não poder tê-la recebido no próprio local de trabalho, uma vez que poderia ser motivo de
alguma reclamação pelos seus superiores. Essa característica, a discrição, faz com que essa
Secretária seja uma pessoa de confiança, uma pessoa ética, sendo assim um modelo de
Secretária Executiva.
11 – E você hoje, graduada em Secretariado Executivo, pós-graduada em gestão
estratégica, com 28 anos já está no ápice da carreira, e você pretende mais?
R: Sim, eu não considero ainda que eu tenha chegado ao ápice, porque eu acho que tenho
muito ainda que aprender, e tenho muitas experiências para viver. Então é uma busca
constante do conhecimento, do aprendizado, e de ser cada vez uma Secretária melhor.
Análise: Voltando a análise anterior, a pesquisadora notou que essa profissional se encaixa no
atual perfil da Secretária Executiva, que é o de ter preocupação com o todo empresarial, com
a produtividade, com o lucro da empresa. Outra característica é ser polivalente, negociadora,
ter iniciativa, ser participativa, e tudo isso foi constatado ao ter contato com essa profissional.
5.2. Análise das entrevistas
O método utilizado na análise das entrevistas foi o de Análise de Conteúdo, e a
pesquisadora utilizou a gravação das entrevistas para analisar mais detalhadamente cada uma
das entrevistadas. Através da análise das respostas das Secretárias Executivas percebem-se as
responsabilidades que o profissional, uma vez graduado em Secretariado Executivo, assume
nessas empresas, deixando de ser um simples executor para assumir um posicionamento mais
estratégico, lembrando CARVALHO, onde a autora afirma que a formação do profissional de
Secretariado Executivo capacita-o a exercer o seu novo papel dentro das organizações.
Porém, a pesquisadora observou que das 4 (quatro) entrevistadas, somente uma
realmente exercia uma função direcionada para o Marketing, a terceira entrevistada. Esta
Secretária Executiva contou que para poder exercer essas funções foi necessário a
modificação no status da sua carteira profissional – de Secretária Executiva ela passou a ser
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Gerente de Vendas: “Hoje eu nem tenho mais o status de Secretária Executiva, porque foi tirado da
minha carteira, há dois anos quando eu mudei para a área de Marketing. Foi tirado porque eu estaria
exercendo uma outra função, e não é legal. Eu não seria mais uma Secretária Executiva, e sim uma
Administradora de Vendas, abaixo do Diretor de Vendas.” A mesma ainda afirmou que mesmo
estando com o status modificado, ela continua exercendo funções Secretariais.
A entrevistada, hoje pós-graduada em Gestão Estratégica de Marketing e em
Pedagogia Empresarial, contou que sentiu a necessidade de aperfeiçoamento uma vez que
estava inserida em um contexto organizacional e convivendo com 36 engenheiros da área de
vendas, e logo percebeu que precisava aumentar os seus conhecimentos. Lembrando
ALONSO, quando a autora afirma que é muito importante que o Assessor/Secretário
Executivo entenda todo o processo no qual trabalha e participe ativamente dele.
A pesquisadora percebeu, porém, que as outras 3 (três) Secretárias Executivas
exercem funções de assessoramento e suporte aos seus chefes, mesmo inseridas em
departamentos ou áreas afins ao Marketing. Estas profissionais, polivalentes e
multifuncionais, atuam como um apoio para profissionais que lidam com assuntos referentes a
Vendas, Comunicação e Marketing. E estas profissionais, uma vez lidando com funções
estritamente Secretariais, estão posicionadas na linha de frente da organização:
A pesquisadora pôde perceber essa diferença entre as atribuições da entrevistada
número 3 (três) e as outras entrevistadas, mas ainda sim estas profissionais estão sempre em
busca de aperfeiçoamento e melhorias, pois o mercado está sempre escolhendo o melhor e o
diferencial competitivo, e com certeza estas profissionais podem ser classificadas como tal.
Outro ponto que a pesquisadora gostaria de destacar foi o que a segunda entrevistada
disse sobre os pré-requisitos necessários para atuar como Secretária Executiva na empresa: “A
graduação em Secretariado ajudou bastante, infelizmente ainda não é um pré-requisito obrigatório
para os profissionais que atuam.”. Essa afirmativa reforçou o que a pesquisadora presenciou na
empresa na qual a Secretária 2 (dois) trabalha, onde a Secretária do Presidente não é graduada
em Secretariado Executivo, mas sim em Letras, mostrando assim que a graduação em
Secretariado Executivo, quando não é necessária para a atuação na área, acaba sendo
desvalorizada, assim como as suas contribuições.
Já a última entrevistada, mesmo atuando em funções de secretaria executiva e
assessoria ao presidente da empresa, contou sobre a autonomia que lhe é dada: “Algumas
tarefas são delegadas para que a secretária as resolva. Porque, como o diretor é uma pessoa muito
atarefada, não pode deixar que ele se encarregue de tudo que acontece no setor.”, e essa afirmação
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vai ao encontro à afirmação feita por ALONSO (2000) que diz que atualmente, o mercado de
trabalho, altamente competitivo, está em busca de profissionais holísticos, isto é, que além
dos conhecimentos específicos inerentes à área, seja uma pessoa equilibrada emocionalmente,
que saiba relacionar-se com sua equipe de trabalho, que seja um líder nato, que saiba se
comunicar com clareza e objetividade, que tenha motivação interna, que seja criativo, entre
outras atribuições.
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6. CONCLUSÃO
O propósito inicial deste trabalho foi verificar a função do profissional graduado em
Secretariado Executivo na área de Marketing, e vem ao encontro da necessidade de buscar
informações a respeito da atuação do mesmo, uma vez que não existem estudos a respeito. De
acordo com a literatura pesquisada e com as informações obtidas através das entrevistas,
conclui-se que o perfil do profissional de secretariado pode ser relacionado à área de
Marketing, uma vez que o mesmo é preparado para atuar em diversas áreas e funções.
Após analisar as entrevistas e também observar o ambiente organizacional das
Secretárias Executivas, foi possível visualizar as funções por elas desempenhadas, sendo uma
delas de assessoria e suporte aos executivos. Percebeu-se também não só a importância do seu
desempenho, mas também as limitações da profissão, tais como a mentalidade ainda existente
em algumas empresas, assim como pelas funções delegadas, que de certa forma ainda não
condizem com o perfil da categoria, limitando-a.
Notou-se ainda, que existem algumas lacunas quanto ao profissional graduado em
Secretariado que atua na área de Marketing, pois estes ainda não exercem as funções de
Gerência de Marketing por entraves burocráticos e salariais, uma vez que para exercer
funções de Vendas, o profissional deve possuir o status de Gerente de Vendas. Pode-se
concluir que as aptidões necessárias estão sempre sendo aperfeiçoadas através de cursos de
pós-graduação, para assim preparar o profissional, ocorrendo inclusive uma mudança no seu
status.
Constatou-se que esse tema não possui nenhum trabalho relacionado, e com isso
recomenda-se que este possa ser utilizado para pesquisas futuras, uma vez que o tema é de
grande interesse para a categoria – o Secretariado Executivo. Recomenda-se então que o tema
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seja abordado inclusive na Universidade, e que os docentes despertem os discentes para este
tema, que é de grande importância para o Secretariado Executivo.
O profissional de secretariado tem como características ser um elo entre a alta
administração e os outros colaboradores, e para isso necessita possuir vasto conhecimento dos
procedimentos empresariais, além de ser multifuncional e polivalente, estando atento às
modificações e à demanda por profissionais cada vez mais capacitados.
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7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALONSO, Maria Ester Cambréa. A arte de assessorar executivos, 207 p. 1ª edição. São Paulo:
Edições Pulsar, 2002.
CARVALHO, Miréia Maria Joau de. Qual será o futuro dos cursos de secretariado executivo?
Revista Acadêmica de Secretariado Executivo UCSal. Salvador. ILUCSAL. v. 1 n.1
semestral. 2005. p.2
COBRA, Marcos. Marketing Essencial: conceitos, estratégias e controle. 502 p. 1ª edição. São
Paulo: Atlas, 1988.
COSTA, Nelson Pereira da. Marketing para empreendedores: um guia para montar e manter
um negócio: um estudo da administração mercadológica. 500 p. 1ª edição – Rio de Janeiro:
Qualitymark, 2003.
FREITAS, Henrique M. R., CUNHA, Marcus V. M. Jr., MOSCAROLA, Jean. Pelo resgate
de alguns princípios da análise de conteúdo: aplicação prática qualitativa em marketing.
Angra dos Reis – RJ: Anais do 20º ENANPAD, Marketing, 23 – 25 de Setembro 1996.
HOOLEY, Graham J.; SAUNDERS, John A.; PIERCY, Nigel F. Estratégia de marketing e
posicionamento competitivo, 423 p. 2ª edição – São Paulo: Prentice Hall, 2000.
KOTLER, Philip., ARMSTRONG, Gary. Princípios de Marketing, 478 p. 5ª edição. Rio de
Janeiro: Prentice-Hall do Brasil Ltda., 1993.
KOTLER, Philip. Marketing para o século XXI: como criar, conquistar e dominar mercados.
– São Paulo: Futura, 1999.
KOTLER, Philip., ARMSTRONG, Gary. Princípios de Marketing, 478 p. 9ª edição. São
Paulo: Prentice-Hall do Brasil Ltda., 2003.
KOTLER, Philip.; KELLER, Kevin Lane. Administração de marketing. – 12ª edição – São
Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006.
60
http://www.sindsemg.com.br/lei.htm , capturado em 24/10/2006 às 20h00min.
http://www.sindsemg.com.br/profissao.htm , capturado em 24/10/2006 às 20h22min.
http://www.sindsemg.com.br/artigos.htm , capturado em 24/10/2006 Às 20h26min.
http://www.fenassec.com.br , capturado em 19/10/2006 às 14h00min.
61
8. BIBLIOGRAFIA
MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. 6ª edição. São Paulo:
Atlas, 1995
RIBEIRO, Nilzer de Lourdes A. Do Escriba ao gesto um Estudo Sobre o novo Perfil do
Profissional de Secretariado.
SABINO, Rosimeri F., ROCHA, Fábio G. (2004) Do escriba ao Webwriter, 192 p. 1ª edição,
Brasport
SEIBLITZ, Vera Mattos de Lossio e. SuperSecretária. O guia para a profissional que quer
vencer na vida, São Paulo: Nobel, 1999.
http://www.marketingpower.com/content67137.php, Capturado em 19/10/2006 às 14h25min.
http://www.secretarias.inf.br/, Capturado em 01/12/2006 às 17h47min.
http://www.secretariamultifuncional.com.br/sec8/index.php, Capturado em 01/12/2006 às
17h54min.
http://www.institutomvc.com.br/, Capturado em 01/12/2006 às 18h03min.
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ANEXOS
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ANEXO 1
8.1 LEI - LEI DE REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO
LEI 9.261 DE 10 DE JANEIRO DE 1996
Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretária (o) e dá outras providências
Altera a redação dos incisos I e II do art. 2°, caput do
Art. 3°, o inciso VI do art. 4° e o parágrafo único do
Art. 6° da Lei N° 7.377, de 30 de setembro de 1985.
Art. 1° - A Lei n°7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte redação
para os incisos I e II do art. 2°, para o art. 3°, para o inciso VI do art. 4° e para o parágrafo
único do art. 6°.
Art. 2° - Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretária (o) Executiva (o)
a) O profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado reconhecido na
forma da Lei, com diploma no exterior por curso superior de secretariado, cujo diploma seja
revalidado no Brasil, na forma da Lei;
b) Portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência desta Lei,
houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante
pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4° desta Lei;
II - Técnica (o) em Secretariado
a) O profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado, em nível de
2° grau;
b) Portador de certificado de conclusão do 2° grau que, na data de vigência desta Lei, houver
comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos
trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 5° desta Lei.
Art. 3° - É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos
termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos
intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei.
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Art. 4° - São atribuições Secretária (o) Executiva (o):
I - Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - Assistência e assessoramento direto a executivos;
III - Coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - Interpretação e sintetizaçào de textos e documentos;
VI - (VETADO)
VII - Registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à
chefia;
X - Conhecimentos protocolares;
Art. 5° - São atribuições de Técnica (o) em Secretariado:
I - Organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II - Classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma
estrangeiro;
IV - Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art. 6° - O exercício da profissão de Secretária (o) requer prévio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministério Regional do Trabalho e far-se-á mediante apresentação
de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do art. 2°
desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo Único - No caso
dos profissionais incluídos no art. 3° a prova da atuação será feita por meio de anotações na
Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os
profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminado as atribuições a
serem confrontadas com os elencos específicos nos art. 4° e 5°.
Art. 7° - Essa Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8° - Revogam-se as disposições em contrário.
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Brasília, em 10 de janeiro de 1996, 175ª da Independência e 108° da República
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Paulo Paiva
ANEXO 2
LEI 7.377 DE 30 DE SETEMBRO DE 1985
Dispõe sobre a profissão de Secretário e dá outras providências:
Art. 1º - O exercício da profissão de Secretário (a) é regulamentado pela presente lei.
Art. 2° - Para os efeitos desta lei, é considerado:
I - Secretário(a) Executivo(a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de
Secretariado reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso superior de
secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da lei;
II - Técnico(a) em Secretariado o profissional portador de certificado de conclusão de curso
de Secretariado, em nível de 2° grau.
Art. 3° - Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados
nos termos do artigo anterior, contém, pelo menos, 5 (cinco) anos ininterruptos ou 10 (dez)
anos intercalados de exercício em atividades próprias de secretária, na data da vigência desta
Lei, e sejam porta dores de diplomas ou certificados de alguma graduação de nível médio.
Art. 4° - São atribuições do Secretário (a) Executivo (a):
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em
idioma estrangeiro;
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VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação
da empresa;
VIII - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à
chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art. 5°- São atribuições do Técnico(a) em Secretariado:
I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em
idioma.estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos,
informações e atendimento telefônico.
Art.6° - O exercício da profissão de Secretário (a) requer prévio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante apresentação de
documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do art. 2° desta
Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo Único - No caso dos
profissionais incluídos no art. 3° desta Lei, a prova de atuação será feita por meio das
anotações da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou por qualquer outro meio permitido
em direito.
Art. 7° - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art 8° - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 30 de setembro de 1985; 164° da Independência 97° da República.
JOSÉ SARNEY
Almir Pazzianotto
67
APÊNDICE
68
ROTEIRO DA ENTREVISTA
Dados Pessoais
Idade:
Formação acadêmica:
Dados Profissionais
Experiência profissional:
Qual o atual cargo que você ocupa?
Por favor, explique o departamento em que você atua/atuou.
Funções atribuídas
1. Quais pré-requisitos são necessários para um profissional de Secretariado Executivo
atuar na sua área?
2. Houveram dificuldades no exercício da função? Se sim, quais as principais
encontradas?
3. Existe autonomia para o exercício das funções?
4. Como se dá o fluxo de informação na área em que atua?
5. Qual a interface entre as áreas, uma vez que existe uma dependência pela colaboração
de outras áreas da empresa.
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