Politica de Gerenciamento de Riscos Operacionais

Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
Este documento é propriedade do Grupo Máxima, para uso exclusivo de seus
Acionistas, Diretores e Colaboradores. Sua divulgação só é permitida internamente.
Este documento, ou qualquer parte dele, não pode ser reproduzido, armazenado
ou transmitido, em qualquer formato ou por quaisquer meios, sejam eletrônicos
ou mecânicos, em fotocópias ou gravados, sem a prévia autorização expressa
do Grupo Máxima.
1/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
Sumário
1.
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais ........................................................................ 3
1.1.
OBJETIVO ........................................................................................................................................ 3
1.2.
ABRANGÊNCIA ............................................................................................................................... 3
1.3.
RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
1.4.
CLASSIFICAÇÃO DE RISCOS OPERACIONAIS .......................................................................... 4
1.5.
PERIODICIDADE/PRAZOS ............................................................................................................. 5
1.6.
DIRETOR RESPONSÁVEL ............................................................................................................. 6
1.7.
ESTRUTURA DO GERENCIAMENTO DE RISCO OPERACIONAL .............................................. 6
1.8.
CONTROLES ASSOCIADOS .......................................................................................................... 8
2/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
1. Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
1.1. OBJETIVO
A presente norma visa a estabelecer as definições, conceitos e procedimentos a serem
implementados nas empresas do Grupo Máxima que sejam instituições financeiras ou autorizadas a
funcionar pelo Banco Central do Brasil, garantindo aderência às determinações desta autarquia para
com o Gerenciamento de Riscos Operacionais.
1.2. ABRANGÊNCIA
Esta norma se aplica ao Grupo Máxima.
1.3. RESPONSABILIDADES
Os responsáveis pelas atribuições abaixo mencionadas compõem o Sistema de Gerenciamento de
Riscos Operacionais, que devem zelar pela identificação, avaliação, monitoramento e mitigação
destes:
Diretores/Gestores:
Aprovar e fazer cumprir políticas de Gerenciamento de Riscos Operacionais que sejam consistentes
com a estratégia de negócios da instituição; comunicar ao Departamento de Compliance sempre
que tomar conhecimento de algum fato relevante que esteja relacionado ao Risco Operacional.
Departamento de Compliance:
Assegurar que as estruturas de Gerenciamento de Riscos Operacionais de cada área do Grupo
estejam devidamente implementadas e apropriadas às suas atividades. Revisar tais estruturas
periodicamente, a fim de mantê-la sempre atualizadas com as novas condições de mercado e novas
estratégias adotadas. Também cabe ao Departamento de Compliance, disseminar na instituição, a
cultura de controle dos Riscos Operacionais, mapear todos os processos e identificar os seus riscos
e mitigadores, cujos resultados serão discutidos com os gestores responsáveis, com o apoio do
sistema Ibasel.
3/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
Elaborar o relatório de base de perdas operacionais, com auxilio das áreas Contábil, Risco e
Jurídico para a ciência da alta administração e mitigação de novas ocorrências.
Auditoria Interna:
Realizar, com periodicidade mínima anual ou sempre que houver necessidade, testes de avaliação
dos sistemas de controle de riscos operacionais.
Tecnologia de Informação:
Assegurar que os sistemas disponíveis estejam de acordo com o escopo e o tamanho dos negócios
realizados, visando evitar falhas nos sistemas e base dados. Caso hajam falhas de desastre a
mesma deve estar preparada para a recuperação das informações e o acionamento do plano de
desastre e recuperação.
Importante, dispensar atenção em especial dos controles sistêmicos/informações disponibilizadas
aos prestadores de serviço.
Jurídico:
Assegurar que os contratos e as obrigações legais das empresas sejam devidamente cumpridos,
com o objetivo de se reduzir o risco legal.
Contabilidade:
Controlar e contabilizar os lançamentos de Risco Operacional em suas respectivas contas, de
acordo com a classificação de cada evento de perda.
1.4. CLASSIFICAÇÃO DE RISCOS OPERACIONAIS
Conforme descrito na Resolução 3.380/06 do CMN, “define-se como risco operacional a
possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de
processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos”.
4/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
Adequando-se à realidade das empresas do Grupo Máxima, os riscos operacionais foram
agrupados da seguinte forma:
I - fraudes internas: Atos direcionados a defraudar, apropriar-se de bens indevidamente, ou a burlar
regulamentos, leis ou políticas empresariais (excluídos os eventos de discriminação), nas quais se
encontra implicada pelo menos uma parte da empresa;
II - fraudes externas: Perdas derivadas de algum tipo de atuação direcionada a defraudar, apropriarse de bens indevidamente, ou burlar a lei, por parte de um terceiro;
III - demandas trabalhistas e segurança deficiente do local de trabalho: Perdas derivadas de
atuações incompatíveis com a legislação ou acordos laborais, de higiene ou de segurança no
trabalho, do pagamento de indenizações por danos pessoais ou eventos de discriminação;
IV - práticas inadequadas relativas a clientes, produtos e serviços: Perdas derivadas do não
cumprimento involuntário ou negligente de uma obrigação profissional diante de clientes concretos
(incluídos os requisitos fiduciários e de adequação) ou da natureza ou projeto de um produto.
V - danos a ativos físicos próprios ou em uso pela instituição: Perdas derivadas de danos ou
prejuízos a ativos materiais como consequência de desastres naturais ou outros acontecimentos;
VI - aqueles que acarretem a interrupção das atividades da instituição: Perdas derivadas das
incidências nos negócios provenientes de falhas no sistema de informação.
VII - falhas em sistemas de tecnologia da informação: Perdas decorrentes de sistemas mal
parametrizados ou falhas.
VIII - falhas na execução, cumprimento de prazos e gerenciamento das atividades na instituição:
Perdas derivadas de erros no processamento de operações ou na Gestão de Processos, assim
como de relações com parceiros comerciais e provedores.
1.5. PERIODICIDADE/PRAZOS
Conforme exigências legais, o Departamento responsável pelo Gerenciamento dos Riscos
Operacionais deve emitir, no mínimo, anualmente, relatório de reporte dos riscos identificados,
sendo o mesmo levado ao conhecimento da Alta Administração.
A presente política deve ser revisada e aprovada pela Diretoria em periodicidade não maior do que
anual. Neste mesmo período, o Sistema de Controle de Riscos Operacionais deve ser avaliado e a
descrição da estrutura de Gerenciamento de Riscos Operacionais formalizada.
5/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
Um breve resumo da estrutura de gerenciamento destes riscos deve ser publicado juntamente com
as demonstrações financeiras, e nesta, deve ser indicada onde podem ser obtidas as informações
referentes aos riscos identificados, avaliado, monitorados e mitigados.
1.6. DIRETOR RESPONSÁVEL
De acordo com a Resolução 3.380/06 do CMN, todas as instituições financeiras devem indicar no
UNICAD, um Diretor responsável pelo cumprimento da mesma. Para fins da responsabilidade, é
admitido que o diretor indicado desempenhe outras funções na instituição, exceto as relativas à
administração de recursos de terceiros.
1.7. ESTRUTURA DO GERENCIAMENTO DE RISCO OPERACIONAL
Conforme mencionado anteriormente, o Departamento de Riscos Operacionais é integrante do
Departamento de Compliance, cuja subordinação se dá à Presidência do Grupo do Máxima, cuja
estrutura prevê aos itens requeridos pela Resolução Nº 3.380 de 29 de junho de 2006 do Conselho
Monetário Nacional.
Devido à estrutura enxuta das empresas do Grupo Máxima, o Departamento de Compliance
centralizou as atividades iniciais de Gestão de Riscos Operacionais. O Gerenciamento dos Riscos
ocorre nas seguintes etapas:
−
Mapeamento de Processos: reunião com os Gestores responsáveis das diversas áreas
do Grupo Máxima, para o mapeamento de todos os processos e subprocessos;
−
Identificação dos Riscos: após o mapeamento dos processos, os Gestores das áreas
indicarão quais os principais riscos inerentes às atividades executadas e os seus
mitigadores;
−
Inventário de Risco: tarefa executada periodicamente a qual permite que os Gestores do
sistema associem riscos a cada um dos subprocessos, atividades e sistemas envolvidos;
−
Testes (avaliação dos controles): são realizados pela Auditoria Interna.
−
Planos de Ação: em função da não conformidade nos testes dos controles, em que estes
se mostrem insuficientes ou deficientes, é elaborado um Plano de Ação, discutido com os
Gestores, visando a correção da falha e consequente mitigação do risco, entretanto a de
se considerar a exposição ao risco que a instituição quer assumir.
6/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
−
Relatórios: emissão de relatórios gerenciais e gráficos, quando necessário, possibilitando
uma visão geral da exposição da Instituição aos riscos.
Tais etapas são geridas através do sistema iBasel da SiaCorp, que trabalha por Workflow (fluxo de
trabalho), onde os mapeamentos de processos e riscos são elaborados pelo Departamento de
Compliance, após a validação de todos os Gestores envolvidos.
O Sistema iBasel conta com recursos que possibilitam a consulta e edição de Processos,
Subprocessos, Atividades e Sistemas de forma descentralizada, pelo Departamento de Compliance.
Permite ainda cadastramento de Processos. São campos de um processo:
•
Nome do Processo.
•
Referência do Processo: Código do Processo (Somente Leitura).
•
Grupo: Combo que lista os grupos cadastrados no sistema.
•
Tipo Inventário: Campo para informação do Tipo de inventário (Riscos ou Sistemas).
•
Descrição do Processo: Descrição detalhada do Processo.
•
Risco do Processo: Descrição do Risco do Processo
•
Associar Produto: Campo utilizado para Associação de Produtos. O botão Associar
permite incluir novos produtos. Para excluir o produto, deve-se clicar em Excluir na tabela
de Produtos.
•
Aspectos Regulatórios: Campo utilizado para inserção de Aspectos Regulatórios. O botão
Inserir permite associar leis ao Processo. Possui um link para uma página Web que exibe
o código da lei, por exemplo.
•
Políticas e Procedimentos: Campo utilizado para inserção de Políticas e Procedimentos.
O botão Inserir permite associar políticas e procedimentos ao Processo. Possui um link
para uma página Web.
•
Autorizados a Visualizar: Campo permite visualizar e inserir pessoas autorizadas a
visualizar o Processo. O botão Inserir permite incluir novos Usuários. O botão excluir
retira o acesso do Usuário ao Processo.
7/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA
Política de Gerenciamento de Riscos Operacionais
Versão 3 |
Grupo Máxima
Data rev: 22112016
O Sistema iBasel conta com diversos tipos de relatórios, pré-formatados e dinâmicos. Apresentamos
a seguir os relatórios que são gerados pelo Sistema. Os relatórios gerados pelo Sistema estão
divididos nos seguintes grupos.
•
Processos
•
Riscos
•
Controles
•
Planos de Ação
•
Conformidade
•
Sistemas, Grupos e Usuários
•
Consolidados
•
Gestores de Processos
O Sistema iBasel conta com um Manual específico para o auxílio na utilização desta ferramenta,
bem como consultas de todas as suas funcionalidades.
No caso de novos produtos ou serviços e/ou renovações, é obrigatório o encaminhamento dos
mesmos as áreas competentes, dentre elas à área de Compliance- PLD/CFT para análise prévia
sob a ótica de prevenção à lavagem de dinheiro e combate ao financiamento ao terrorismo, cujo
resultado das análises (aprovação ou reprovação do novo produto ou serviço) deve ser lavrado em
Ata, conforme decisão do Comitê.
1.8. CONTROLES ASSOCIADOS
Desta forma, o Compliance destaca outros normativos e mecanismos de controles cruciais para a
condução das responsabilidades acima descritas e para a mitigação de eventuais riscos que
possam, de alguma forma, estar associados ao processo de risco Operacional:
- Politica Socioambiental;
- Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Financiamento ao Terrorismo;
- Política de Anticorrupção, Código de Conduta e Canal de Denúncias externo;
- Política de Conheça o seu Cliente – KYC;
- Manual de Procedimentos para Contratação de Parceiro.
8/8
EMITIDO POR :
Departamento de Compliance
ÁREA / GRUPO :
Grupo Máxima
RUBRICA
APROVADO POR :
Diretoria
ÁREA / GRUPO :
Presidência – Grupo Máxima
RUBRICA