solicitação e desenvolvimento de serviço de marketing – pop-031

SISTEMA CORPORATIVO DE GESTÃO
SOLICITAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO DE
SERVIÇOS DE MARKETING
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1. OBJETIVO
Estabelecer sistemática para a solicitação e desenvolvimento de serviços de
criação de peças ao Departamento de Marketing.
2. ALCANCE
Todas as áreas e empresas do Grupo Privé que utilizam dos serviços prestados
pelo Departamento de Marketing.
3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS

Briefing: formulário para descrição detalhada da solicitação ao Marketing;

OFM /OFS: Ordem de Fornecimento de Material / Serviço;

Ficha Técnica Gráfica ou Ficha Técnica Promo: formulários utilizados para
descrição técnica detalhada da peça criada para auxiliar cotação realizada
pelo Departamento de Compras;

Pedido de Compra: solicitação feita no sistema para aquisição de produto
ou serviço;

Ordem de Compra: Documento expedido pelo Departamento de Compras
que autoriza a aquisição ou veiculação do item solicitado;

Peça: material gráfico ou eletrônico que compõem determinada campanha
de comunicação.
4. RESPONSABILIDADES
O conteúdo existente neste tópico refere-se as responsabilidades das células
envolvidas no processo de solicitação de desenvolvimento de serviços de Marketing
do Grupo Prive. Para o total entendimento se faz necessário a leitura na íntegra.
a) Solicitante:
1. Preencher Briefing e encaminhar via e-mail ou impresso;
2. Analisar informações de produtos, valores, condições de venda.
Área Responsável: Marketing
Revisão/Versão:22/02/2017 Data:
Elaborador: Gestão por Processos Elaboração:20/09/2016
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b) Célula de Marketing:
1. Receber e verificar a solicitação para realizar o desenvolvimento
das peças;
2. Orientar o solicitante quanto aos prazos de entrega;
3. Desenvolver solicitação conforme tabela de serviços de Marketing;
4. Combinar entrega do layout (via-email ou impresso);
5. Auxiliar no processo de cotação de fornecedores quando houver
necessidade de requisição de serviços de terceiros;
c) Célula de Compras:
1. Encaminhar a Ordem de Compra com dados e contato do
fornecedor ao Analista de Mídia e Produção.
5. CONTEXTO
Toda a necessidade de comunicação dos produtos e serviços ou ação
promocional deve ser direcionada ao Marketing, que possui conhecimento para
orientar e definir as melhores estratégias a fim de alcançar resultados assertivos.
O solicitante deve procurar o Analista de Marketing responsável por sua unidade
de negócio para informar sua necessidade, e este deve apresentar as melhores
estratégias e orientar quanto ao preenchimento do Briefing e da emissão da OFM/OFS
no sistema de Compras.
5.1. Solicitação e Desenvolvimento de Peças
a) De posse do Briefing devidamente preenchido, este deve ser encaminhado ao
Marketing, seja por e-mail (enviado pelo Supervisor ou Gerente da área solicitante) ou
impresso, assinado pelo Supervisor ou Gerente da área solicitante, com o número da
OFM/OFS aprovada no sistema, quando necessário;
b) O Analista de Marketing responsável deve receber o Briefing e verificar se todas
as informações estão corretas. Caso seja necessário, o solicitante deve corrigir ou
complementar Briefing conforme orientação do Analista de Marketing;
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c) Quando o Analista de Marketing der o aceite ao Briefing, o mesmo deve dar entrada
no sistema de controle de Jobs vigente e então orientar o solicitante quanto ao prazo
máximo de entrega da peça conforme o item 5.6.
Nota 1: O início do prazo de desenvolvimento de criação inicia-se na data de
aceite do Briefing.
5.2. Desenvolvimento, Alteração e Aprovação de Peças
a) O desenvolvimento de toda e qualquer peça ocorre em conformidade com
estratégia de Marketing Corporativa, seguindo linha de comunicação pré-definida
que incluem cores, imagens e textos. No prazo estipulado para apresentação da
peça, o Analista de Marketing responsável deve entrar em contato com o solicitante
para combinar entrega do layout, podendo ser enviado por e-mail ou retirado
impresso no Marketing;
Nota 1: É responsabilidade do solicitante, juntamente com seu superior imediato
(se houver), analisar todos os detalhes referente às informações de produtos,
valores, condições de venda, entre outras informações solicitadas.
b) Se
houver
necessidade
de
alteração
de
layout,
o
solicitante
deve
solicitar/formalizar as alterações por e-mail, buscando registrar e resguardar os
itens a serem alterados da forma correta. Cabe ao Analista de Marketing informar
o prazo para devolver ao solicitante a peça alterada.
c) É permitido, no máximo três solicitações de alterações da peça após o layout ser
entregue para aprovação. Se houver necessidade de uma quarta alteração, é
solicitado um novo Briefing e passa-se a contar o prazo inicial, conforme item 5.6.
As alterações devem ser identificadas e classificadas como:
o Alteração pelo Designer
o Alteração pelo Analista
o Alteração pelo Cliente
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Nota 2: Estando de acordo com a peça, a aprovação se dá através da assinatura
do solicitante no Layout ou por e-mail.
5.3. Cotação e Definição de Fornecedor
a) Quando o Layout gerar uma necessidade de aquisição de produtos ou serviços,
após as devidas aprovações, o Analista de Criação deve encaminhar Layout e
Ficha Técnica para o Analista de Mídia e Produção, que é responsável pelo
controle da mídias e materiais produzidos, para que esta envie ao departamento
Compras a Ficha Técnica Gráfica ou a Ficha Técnica Promo devidamente
preenchida e assinada pelo Analista de Criação responsável;
b) Para aquisição de serviços de mídias (áudio ou vídeo), conforme item 4.2.2 da
Política de Compras, o Marketing deve auxiliar no processo de cotação através da
indicação de no mínimo 3 fornecedores que atendam suas necessidades
(qualidade, prazo);
c) Se, para atendimento do Planejamento Estratégico de Marketing, a ação
necessitar ser realizada por um fornecedor especifico, o Analista de Marketing
deve indicar o fornecedor e detalhar o motivo no campo ‘Observação’ da OFM/OFS
no sistema Compras;
Nota 1: Após cotado e definido o fornecedor, o Analista de Compras deve
encaminhar a Ordem de Compra com dados e contato do fornecedor ao Analista
de Mídia e Produção para envio da arte final ou da mídia.
5.4. Produção e Entrega do Material ao Solicitante
a) Quando indicado pelo Analista de Criação na Ficha Técnica Gráfica ou na Ficha
Técnica Promo a necessidade de prova digital ou peça piloto, o departamento de
Compras ao receber o material deve encaminhar ao Analista de Marketing para
que avalie se está de acordo com Layout e Ficha Técnica. Caso seja reprovada,
cabe ao Marketing e Fornecedor conversarem entre si para fazer os ajustes
necessários;
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b) A confecção do produto/serviço só deve ser iniciada após aprovação formal da
prova digital, seja por e-mail ou por assinatura na peça piloto pelo Marketing. Para
serviços de mídia, é competência do Marketing a definição do conteúdo e
acompanhamento da veiculação, bem como avaliação de resultados;
c) Para serviços gráficos, o material adquirido deve ser entregue no Almoxarifado do
Grupo Prive. No momento da entrega o Almoxarife deve acionar imediatamente o
Marketing para que acompanhe o recebimento do material. Compete ao
responsável ao Marketing conferir o material e certificar que está sendo entregue
conforme serviço contratado e prova digital ou peça piloto aprovada;
d) Caso o produto não esteja em conformidade com o produto/serviço contratado, o
Analista de Marketing não deve receber o material e formalizar a devolução ao
Almoxarife. É de responsabilidade do Marketing entrar em contato com fornecedor,
justificar a devolução e providenciar as correções necessárias e mediante novas
provas aprovadas, deve autorizar novamente a confecção;
e) Quando os materiais entregues ao Almoxarifado estiverem em conformidade com
o produto/serviço contratado, o Almoxarife deve solicitar assinatura do Analista de
Marketing na nota de recebimento de mercadoria, buscando formalizar que o
produto foi recebido mediante aprovação do Marketing;
Nota 1: Após realizado processo de recebimento da mercadoria, compete ao
Almoxarife entrar em contato com a área solicitante para que seja retirado o
material.
5.5. Manualização de Peças
a) A fim de garantir a agilidade no atendimento das necessidades de seus clientes
internos, o Marketing disponibiliza de layout aprovados e atualizados das peças de
uso diário como notas de recibo, cartões de visita, materiais operacionais de
hotelaria ou parque, entre outros;
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b) Para estas peças não é necessário solicitar novo desenvolvimento de arte ao
Marketing,
pois
no
menu
Processos
na
Intranet,
(http://intranet.grupoprive.com.br/processos/), acessando a pasta Marketing e a
sub pasta Materiais Manualizados, onde é possível encontrar os seguintes
documentos:
o Materiais Manualizados – DA-01 – Arquivo onde consta a identificação
e códigos dos matérias manualizados, que deve ser consultado para
identificação da peça solicitada;
o Ficha Técnica Gráfica – Arquivo que deve ser enviado por e-mail ao
departamento de Compras, juntamente com o Layout referente ao
material desejado quando da elaboração da OFM/OFS;
o Layout – Arquivo em JPG que deve ser enviado por e-mail à Central de
Compras, juntamente com a Ficha Técnica.
o Arte Final – arquivo de arte referente ao material previamente solicitado,
que deve ser enviado ao Fornecedor pelo departamento de Compras
após emissão da Ordem de Compra.
c) O Materiais Manualizados – DA-01 deve se consultar para identificação do material
a ser adquirido devidamente codificado. Após identificação do item, a pasta Layout
deve ser acessada para que o arquivo correspondente seja copiado para a
máquina, e posteriormente acessar a pasta de Fichas Técnicas e copiar o arquivo
corresponde para sua máquina e alterar os seguintes campos:
o Data: preencher com a data do dia em que o documento será enviado
ao Compras;
o Qtd: preencher com a quantidade correspondente à solicitação feita para
a compra;
o OFM/OFS: Preencher com numeração correspondente ao número
gerado pelo sistema para a Solicitação de Compras.
d) Após finalização do processo de cotação e negociação, a área de Compras deve
acessar a pasta de Artes Finais e selecionar o arquivo correspondente ao material
solicitado, confirmar a identificação com o nome e código da Ficha Técnica e
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Detalhe: Alteração de layout e atualização de
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Layout, salvá-la na máquina e disponibiliza-la para o fornecedor, seja fisicamente
ou por meio eletrônico.
5.6. Prazos de Desenvolvimento de Peças
a) O desenvolvimento dos serviços de marketing seguem os prazos descritos abaixo.
Lembrando que o prazo descrito representa prazo máximo de desenvolvimento da
peça, podendo ser cumprido prazo inferior ao estabelecido na tabela a seguir:
Assinatura de E-mail, cartão de visita, comunicado 01, impressão de
materiais, item Almoxarifado.
01 dia útil
Post, banner web.
02 dias úteis
Caneta, carimbo, comunicado 03, EMKT, envelope, pulseira.
03 dias úteis
Adesivo, anuncio, backdrop, banner, bloco, camiseta, cartaz,
certificado, convite, crachá, cupom, displays, empenas, faixa, flyer,
folder, form. Pesquisa, hotsite, informativo RH, informativo hotelaria,
ingresso, lâmina, mochila, outdoor, painéis, pasta, personalização,
placa, PPT, programação, reforma de placa, shell letter, smart card,
squeeze, tag, tenda, urna, voucher, móbile e template.
Cardápio, contrato, totem, troféu, uniforme e VT.
Embalagem, fachada de loja, tematização e projeto 3D.
05 dias úteis
07 dias úteis
10 dias úteis
Campanha, cartilha, guia, livreto, logo, manual, menuboard, revista e
stand.
15 dias úteis
Jornais, modelos de uniformes novos, campanhas contendo três ou
20 dias úteis
mais peças
Anúncios, spots, jungles e outros materiais
À combinar
6. RELAÇÃO DE ANEXOS / REFERÊNCIA / REGISTROS GERADOS

Briefing – FO-031

Ficha Técnica Gráfica – FO-66

Ficha Técnica Promo – FO-67

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