CARTILHA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

CARTILHA DE
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
1ª edição - 2015
ÍNDICE
INTRODUÇÃO.............................................................................................03
O QUE É UM PROJETO?.............................................................................04
O QUE É UM PROGRAMA?........................................................................07
ESTUDOS E PROJETOS................................................................................08
O QUE É O GERENCIAMENTO DE PROJETOS.............................................09
QUEM É O LÍDER OU GERENTE DE PROJETOS?.........................................10
O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS?.....................................................11
METODOLOGIA..........................................................................................13
ENTREGAS X PRODUTOS ..........................................................................19
CONTATOS ................................................................................................18
FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS .................................19
02
INTRODUÇÃO
Atualmente, os projetos são responsáveis
pela implementação de novas estratégias,
pelo lançamento de novos produtos, pelo
desenvolvimento de novas tecnologias, pela
construção de grandes obras e ocorrem em
praticamente todas as organizações e em
todas as áreas.
Através de projetos, as organizações geram produtos e serviços para todo
tipo de cliente, seja ele interno ou externo.
Pesquisas realizadas apontam que muitos projetos são abortados ainda
na concepção, porque são incapazes de definir o escopo com clareza, não
identificando ao certo o produto ou serviço que deve gerar.
Outro fato recorrente no fracasso é o gerenciamento inadequado de
custos e recursos, ocasionando prejuízos, ou ainda gerando produtos
diferentes dos que foram planejados anteriormente.
Assim, uma alternativa para a redução das falhas e dos custos do
desenvolvimento de projetos inovadores para as organizações em geral é
a Sistematização do Gerenciamento de Projetos, por meio do
estabelecimento de uma metodologia de gestão adequada e que atenda
aos requisitos de escopo, prazo, custos, qualidade, além de outros
requisitos do projeto (Pitagorsky, 2006).
Esta cartilha visa fornecer orientações básicas sobre Gerenciamento de
Projetos e seus conceitos mais comuns.
Boa leitura!
03
O QUE É UM PROJETO?
Em toda organização, o trabalho é realizado basicamente de duas formas:
ou por meio de projetos ou de atividade rotineiras, também conhecidas
como processos.
Entender a diferença entre os dois é fundamental para a Gestão dos
Projetos, uma vez que, em muitos dos casos, a realização de um projeto
tem como produto final a criação de um novo processo, ou seja, uma
atividade que será feita por alguém ao longo do tempo.
PROJETOS
PROCESSOS
Temporário
Contínuo
Gera resultado único
Gera resultados padronizados
Elaborado progressivamente
Fortemente definido
Projetos e processos também possuem semelhanças ou características
comuns:
 São realizado por pessoas
 Se restringem por recursos limitados
 São planejados, executados e controlados
Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e
término definidos, diferenciando-se de operações contínuas. Essa
característica não indica, necessariamente, que sejam curtos ou longos,
mas apenas que são iniciados, evoluem e, por fim, são finalizados.
04
O QUE É UM PROJETO?
O Project Management Institute – PMI, uma das maiores organizações
de profissionais de gerenciamento de projetos do mundo, propõe uma
definição sintética e abrangente:
Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma
progressiva para criar um produto ou serviço único.
Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e
término definidos, diferenciando-se de operações contínuas. Neste
sentido, a característica “temporário” não faz referência ao período de
duração do projeto, mas sim ao fato de que os projetos iniciam,
desenvolvem e finalizam em tempo determinado.
O término do projeto é atingido nas seguintes circunstâncias:
Quando os objetivos são alcançados;
Quando se chegar à conclusão de que os objetivos não serão ou
não poderão ser alcançados, levando ao encerramento do projeto;
Quando o projeto não for mais necessário.
Por sua vez, programa é um conjunto de projetos inter-relacionados,
eventualmente com outras ações do tipo não projeto, gerenciados de
uma maneira coordenada para obter os benefícios e controles não
disponíveis se gerenciados individualmente.
Finalmente, a gestão de portfólio combina o foco da organização em
garantir que os projetos selecionados contribuam para a estratégia –
fazer o projeto certo – com o foco do gerenciamento de projetos em
implementar projetos com eficiência e com a contribuição planejada para
o portfólio – fazer certo o projeto.
05
O QUE É UM PROJETO?
Projeto
• Tem objetivos bem definidos, bem como escopo
elaborado de forma progressiva durante o ciclo de
vida do projeto.
Programa
• Possui escopo ampliado (quando comparado aos
projetos), resultado em benefícios mais
expressivos.
Portfólio
• É reflexo do escopo organizacional e sujeito a
mudanças, pois está diretamente relacionado aos
objetivos estratégicos da organização.
Fonte: Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK®) – 5ª edição.
Não necessariamente um projeto será parte de um programa, porém,
todo programa é um conjunto de projetos, estudos, ações estratégicas e
planos de ação, ou seja, os programas podem englobar elementos de
trabalho relacionados às suas atividades além do escopo dos projetos
que possui. O conjunto de projetos de um programa se relacionam entre
si por meio do resultado comum, da interdependência dos projetos,
indicando, inclusive, a melhor forma de abordagem para o
gerenciamento.
Sendo assim, o gerenciamento do portfólio deve englobar todos os
projetos, programas e subportfólios da organização. Porém, não há
necessidade de que todos estes elementos estejam diretamente
relacionados, uma vez que o gerenciamento de portfólio busca centralizar
o gerenciamento de um ou mais portfólios com a finalidade de alcançar
os objetivos estratégicos.
06
O QUE É UM PROGRAMA?
Para organização do portfólio organizacional de gerenciamento de
projetos, em algumas ocasiões, opta-se pela estruturação de Programas,
que servem para potencializar o alcance de objetivos pretendidos por um
conjunto de projetos.
Portfólio
Programa 1
Programa 2
Projeto A
Projeto C
Projeto D
Projeto B
Plano de
Ação A
Projeto E
Estudo A
Projeto K
Programa 3
Estudo B
Plano de
Ação B
Na Unimed-BH, durante o I Workshop de Gerenciamento de Projetos,
realizado em 2015, definiu-se Programa:
Consiste no grupo de estudos, projetos, ações estratégicas e planos de
ação gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios
estratégicos e que contenham a mesma diretriz e/ou objetivo.
A metodologia para gestão de programas na Unimed-BH encontra-se em
fase de estruturação.
07
ESTUDOS E PROJETOS
Estudo
O Estudo é proposto quando não há certeza do “como” em relação à
implementação de um projeto ou quando existe uma necessidade e a
solução não é conhecida.
Desta forma, o estudo propõe realizar as atividades que permitirão
entender a necessidade apontada pela área de negócio e delimitar
como ela será implementada, gerando informações suficientes para a
tomada de decisão (go-no-go) da organização considerando o
alinhamento em relação ao planejamento estratégico e a prioridade em
relação às demais iniciativas.
Projeto
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo.” (PMBOK®)
A condição de planejamento do projeto (estimar entregas, prazos e
custos) é muito maior do que a dos estudos.
08
O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS?
Gerenciamento de Projetos (GP) é uma área que tem ganhado, nos
últimos anos, cada vez mais reconhecimento e importância. Um dos
principais difusores do gerenciamento de projetos é o Instituto de
Gerenciamento de Projetos (PMI - Project Management Institute). Suas
principais iniciativas na difusão do conhecimento em gerenciamento de
projetos são a certificação profissional em gerenciamento de projetos —
Project Management Professional (PMP) — e a publicação de um Guia do
Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia
PMBOK® - Project Management Body of Knowledge).
De acordo com o PMBOK, Gerenciamento de Projetos é a aplicação de
conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do
projeto a fim de atender aos seus requisitos.
No Glossário da Unimed-BH, é adotado o seguinte conceito: consiste na
aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de
projetar atividades no intuito de atender as necessidades ou expectativa
dos Stakeholders .
O principal objetivo é garantir que o produto do projeto será obtido
conforme o planejamento, no que diz respeito a escopo, prazo, custo e
qualidade. Sendo assim, é imprescindível acompanhar a todo tempo a
execução comparando-a com o planejado e corrigir os desvios sempre
que necessário.
As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem,
basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do
planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá
ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade
possível.
09
QUEM É O LÍDER DE PROJETOS?
O líder de projeto é a pessoa que conduz o time
responsável por alcançar os objetivos do projeto.
Ele é o principal elo entre a estratégia
organizacional e a realização do projeto para
atingir os objetivos de negócios da organização.
Dependendo da estrutura da empresa, o líder de projeto pode reportar
para um líder funcional ou para líderes de programas e portfólios, e ele
pode interagir diretamente com outros líderes funcionais, de
projeto/programa/portfólio
e
líderes
de
operações.
Ele também pode trabalhar próximo de outros papéis como analistas de
negócio, líderes de qualidade e especialistas.
O líder de projeto é o responsável por atender às necessidades do
projeto, das tarefas, do time e dos indivíduos. Ele faz isso através do
Conhecimento e Aplicação do Conhecimento relacionados a melhores
práticas de gestão de projetos além de possuir habilidades
fundamentais de Relacionamento Pessoal.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES PARA UM LÍDER DE PROJETO:







Liderança
Motivação
Comunicação
Influência
Tomada de decisão
Negociação
Gerenciamento de conflitos
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O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
Para uma melhor aplicação das ferramentas de Gestão de Projetos é
necessária a criação de uma estrutura de monitoramento dos projetos, o
Escritório de Projetos.
Os trabalhos desenvolvidos pelo Escritório de Projetos têm como pontos
fundamentais o apoio ao estabelecimento das metas do projeto, a
definição das tarefas necessárias para o alcance das metas, o
acompanhamento da execução das tarefas, o monitoramento dos
resultados obtidos, a análise dos desvios encontrados e o
estabelecimento de ações corretivas necessárias.
Da mesma forma que o conceito de projeto, o conceito de Escritório de
Gerenciamento de Projetos (EGP) ou Project Management Office (PMO)
admite muitas definições, mas sem muita variação conceitual.
Pode-se definir o PMO como sendo a entidade organizacional
formalmente estabelecida responsável por:
Definir, uniformizar e
defender padrões,
processos, métricas e
ferramentas.
Oferecer serviços de
gerenciamento,
treinamento e
documentação.
Garantir o alinhamento
das iniciativas à
estratégia
organizacional e
confeccionar relatórios
de progresso e
acompanhamento.
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O QUE É O ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
Na Unimed-BH, a proposta de Escritório de Projetos vem evoluindo ao
longo dos anos. Existe um importante histórico que não pode ser
desconsiderado:
Na configuração mais recente, existe um Escritório Corporativo de
Projetos, localizado na GEPP (Gestão de Planejamento, Projetos e
Processos) e alguns escritórios setoriais. Estes devem atuar de forma
complementar.
Cabe ao Escritório Corporativo definir a política de gerenciamento de
projetos e os padrões, bem como zelar pelo portfólio estratégico da
instituição. Já os escritórios setoriais respondem a necessidades
específicas das áreas e devem buscar um permanente alinhamento com o
padrão metodológico estabelecido pelo ECP, atuando como facilitadores
no processo de gerenciamento de projetos na Unimed-BH.
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METODOLOGIA
A existência de uma metodologia é um dos pilares no processo de
implantação de gerenciamento de projetos em uma organização.
Consiste na coleção de métodos, técnicas e ferramentas orientados para
um fim comum, mostrando o que deve ser feito a cada momento.
Os benefícios obtidos pelo uso de uma metodologia adequada são:
padronização de procedimentos; estabelecimento de uma linguagem
comum; melhora na qualidade dos serviços e produtos; redução de
custos aumentando a produtividade; maior agilidade no atendimento das
demandas; redução de riscos operacionais; melhor relação
custo/benefício; melhor compartilhamento de informações e
conhecimento do projeto aos seus integrantes; reprodução das
experiências vividas para projetos novos.
É necessário utilizar uma metodologia estruturada, capaz de tornar o seu
projeto tangível e mensurável, utilizando técnicas adequadas a cada parte
do seu ciclo de vida.
Iniciação
Encerramento
Monitoramento e
Controle
Planejamento
Execução
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METODOLOGIA
O PMBOK® divide o projeto em cinco grupos de processos gerenciais e a
forma de relacionamento entre eles: Iniciação, Planejamento, Execução,
Controle e Encerramento.
Além dos grupos de processos, o PMBOK®, em sua 5° edição, elenca 10
áreas de conhecimento compostas por processos de gerenciamento, com
o intuito de facilitar a prática em si. São elas: Integração do
Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Escopo, de Tempo,
Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições
e Partes Interessadas no Projeto.
Na metodologia de gerenciamento de projetos, Integração inclui
características de unificação, consolidação, articulação e ações
integradoras que são essenciais para o término do projeto, para gerenciar
com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender os
requisitos (PMBOK, 2008).
Gerenciamento de Escopo, Tempo e Custo, compõe a chamada “restrição
tripla”, que são áreas ao qual o gerente e sua equipe precisam ter mais
atenção, pois o êxito deste gerenciamento pode impactar diretamente no
sucesso ou no fracasso do projeto.
Considera-se
também
o
Gerenciamento de Qualidade como
uma quarta variável que sofre com
desequilíbrio destas três áreas
conflitantes do projeto, que afetam
consequentemente a Qualidade do
mesmo, ou seja, qualquer alteração
em uma delas refletirá nas outras três.
Escopo
Qualidade
Tempo
Custos
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METODOLOGIA
Porém, estas não são as únicas áreas que merecem atenção, os Recursos
Humanos também são muito importantes no projeto, pois são estes que
o desenvolverão, através de seus conhecimentos técnicos em gerenciar
projetos e os conceitos específicos do segmento a ser gerenciado.
O Gerenciamento das Comunicações do projeto aplica processos
necessários para gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e destinar
as informações acerca do projeto de forma oportuna e adequada.
De acordo com PMBOK®, o Gerenciamento dos Riscos do projeto inclui
os processos que tratam do planejamento, identificação, análise
qualitativa e quantitativa, respostas, monitoramento e controle. É sem
dúvida uma das áreas mais complexas do Gerenciamento de Projetos, o
líder precisa estar atento aos Riscos do projeto e antever medidas de
correção e suporte para tais.
O Gerenciamento de Aquisições trata das compras e aquisições de
produtos, serviços ou resultados necessários para a realização do
trabalho.
E finalmente a área de conhecimento incluída nesta última edição do
PMBOK®, o Gerenciamento das Partes Interessadas, que são indivíduos
ou organizações que estejam ativamente envolvidos no projeto de forma
positiva e também negativa e que possuem seus interesses próprios
relacionados ao projeto. São eles: clientes, fornecedores, gerente e
equipe de projeto, usuários do produto do projeto, organizações
governamentais e não governamentais, meio ambiente, etc.
15
METODOLOGIA
A metodologia de gerenciamento de projetos deve seguir um padrão. Ter
início, meio e fim, faz parte deste padrão. Gerenciar projetos é o
resultado de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas
buscando atender aos requisitos traçados. Neste sentido são etapas do
gerenciamento:
Identificar requisitos;
Adaptar às expectativas, preocupações e necessidades durante o
planejamento e execução do projeto;
Prezar pela comunicação ativa com as partes interessadas;
Balancear restrições conflitantes como escopo, qualidade, cronograma,
orçamento, recursos e riscos.
As especificidades de cada projeto terão influência direta sobre as
restrições, devendo estas serem o foco do líder do projeto.
É necessário ainda, para o entendimento da metodologia de
gerenciamento de projetos, conceituar o termo “entrega”. A definição
apresentada abaixo foi extraída do Guia PMBOK®.
Entrega é qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um
serviço único e verificável e cuja execução é exigida para concluir um
processo, uma fase ou um projeto.
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ENTREGAS X PRODUTOS
No I Workshop de Gerenciamento de Projetos da Unimed-BH, realizado
em 2015, foram discutidos os conceitos de entregas e produtos de
projetos.
Assim, atualmente estão padronizados e incluídos no Glossário da
Unimed-BH os seguintes conceitos de Entrega de Projetos e Produto de
Projetos.
Entrega de Projeto:
Consiste nos resultados intermediários do projeto, acordados
previamente, verificáveis conforme os critérios definidos e aceitos pelo
responsável por esta validação.
Produto de Projeto:
Consiste no resultado final do projeto que pode ser composto por um
ou mais produtos verificáveis, acordados previamente e aceitos pelo
cliente/patrocinador do projeto.
Observe que estes conceitos demonstram uma relação entre as entregas
e os produtos. As entregas são intermediárias, ou seja, não representam
um fim por si só. Ao assegurar uma entrega, o líder e a equipe de projeto
demonstram um avanço no projeto, mas não garantem sua conclusão e o
alcance dos benefícios pretendidos ao final do projeto.
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CONTATOS
A equipe do Escritório Corporativo de Projetos da Unimed BH e toda a
equipe da Gestão de Planejamento, Processo e Projetos estão à
disposição para esclarecimento de dúvidas e para apoio no
gerenciamento dos projetos. Juntos, cada vez mais, podemos assegurar
que os objetivos finais dos projetos sejam atingidos, conforme o
planejado e com aderência à necessidade do negócio de cada área e da
cooperativa.
E-mail: [email protected]
As analistas estão distribuídas para atendimento conforme divisão
abaixo:
SPE
SAF
GJUR
SMG
SHB
SHC
SSA
AGSP
GEIH
GEAF
SUI
Letícia
(ramal 5101)
Paula
(ramal 6064)
SPS
SCM
SRI
STI
SPN
AUD
CGC
GOUV
CCO
Karem e/ou
Vanessa
(ramal 5180)
Priscila
(ramal 5101)
Atualizações: O Escritório Corporativo de Projetos esclarece que novas
atualizações da Cartilha serão disponibilizadas oportunamente.
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FERRAMENTA
A Unimed-BH adotou em 2015 um novo software (SE Suite) para o
gerenciamento dos projetos estratégicos. A adoção desta medida permite
melhorar a gestão de desempenho dos projetos, o gerenciamento pelos
líderes e a visão do portfólio pela Alta Diretoria.
Todos os projetos em execução e/ou em planejamento estão sendo
migrados e até o final de setembro estarão na ferramenta.
Cartilha de Projetos Estratégicos
Ficha técnica:
Elaboração: Escritório Corporativo de Projetos Estratégicos (ECP) / Gestão
de Planejamento, Processo e Projetos (GEPP) / Superintendência de
Novos Negócios (SPN) / Superintendência Geral de Gestão Estratégica
(SGGE).
Agradecimento: A equipe do Escritório Corporativo de Projetos da
Unimed-BH agradece o apoio e colaboração do PMO TI na produção do
conteúdo desta cartilha.
Setembro /2015 – Unimed-BH
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