OS IMPACTOS DO SPED NAS EMPRESAS DE CONTABILIDADE

OS IMPACTOS DO SPED NAS EMPRESAS DE CONTABILIDADE
Pollyana Flores Maciel ¹
Marta Alves de Souza²
RESUMO
O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo Decreto no.
6.022/2007 consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das
obrigações acessórias realizadas e transmitidas pelos contribuintes às
administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, substituindo a emissão de
livros e documentos Contábeis e Fiscais em papel por documento eletrônico. Com a
sua criação originaram mais três grandes projetos como a Escrituração Contábil
Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e
posteriormente o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), FCont, Nota Fiscal
de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a EFD-Contribuições. O objetivo deste estudo foi
analisar e demonstrar os impactos do SPED nas empresas de Contabilidade. A
metodologia utilizada foi descritiva com abordagem quantitativa e qualitativa. Após a
análise dos dados pode se concluir que com o advento do SPED, as empresas de
contabilidade perceberam a necessidade de utilização de tecnologia para auxiliar na
adequação e geração de informações e pessoal capacitado para a realização de um
bom trabalho.
PALAVRAS-CHAVE: SPED; Contabilidade; Informatização.
1
INTRODUÇÃO
O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo
Decreto no. 6.022/2007 faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do
Governo Federal (PAC 2007/2010) e consiste na modernização da sistemática atual
do cumprimento das obrigações acessórias realizadas e transmitidas pelos
contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, substituindo
a emissão de livros e documentos Contábeis e Fiscais em papel por documento
eletrônico, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos
documentos eletrônicos, garantindo assim a integridade e validade jurídica dos
mesmos.
¹ Graduanda do Curso de Ciências Contábeis e Tributos do UNI-BH.
e-mail: [email protected]
² Professora orientadora. Mestre em Administração e Planejamento de Sistemas de Informação.
e-mail: [email protected]
2
Diante de toda essa transformação, as pequenas, médias e microempresas
tiveram também que adotar novos padrões de gestão e possuir tecnologia tão
eficiente quanto das grandes empresas. Desta forma, tornou-se necessário este
estudo para pontuar os impactos que as empresas de Contabilidade enfrentam com
o advento do SPED.
Neste momento os escritórios de Contabilidade deverão se conscientizar da
necessidade da mudança e entender que o modelo que veio sendo utilizado deverá
ser mudado (OLIVEIRA, 2011).
Em se tratando de pequenas e médias empresas, sabe-se que o modelo mais
comum no Brasil é o de serviços Contábeis terceirizados que se projetam com os
seguintes cenários: 1) Os procedimentos antigos são mantidos por meio de
informações trocadas em papel, ou seja, não mudou nada no relacionamento
empresa/Contador. 2) O sistema de gestão da empresa ERP (Enterprise Resource
Planning) não gera os arquivos do SPED, assim é o Contador quem gera os
arquivos após receber os arquivos eletrônicos com as transações realizadas
(financeiro e estoque). 3) A escrituração é gerada pelo ERP da empresa, porém o
Contador realiza ajustes para fechamento do processo e gera os arquivos SPED
também com o sistema do seu escritório. 4) A escrituração das transações é gerada
pelo ERP da empresa, mas o Contador acessa o ERP e faz lançamentos de ajuste e
fechamento Contábil e Fiscal. O ERP gera os arquivos do SPED. 5) As empresas de
Contabilidade passam a ser provedoras de software de gestão para seus clientes. O
ERP é instalado nos servidores do escritório Contábil, sendo possível o acesso por
seus clientes, pela internet. e 6) Os escritórios de Contabilidade passam a ser
provedores de software de gestão para seus clientes, por meio de serviço em
“nuvem” (cloud computing), que armazena informações em computadores e
servidores compartilhados e interligados na internet.Para definir o melhor cenário
nas empresas de Contabilidade é preciso avaliar custos, benefícios e riscos. Mas a
tendência para os próximos anos é que apenas os cenários 4, 5 e 6 permaneçam.
Pois a manutenção de uma única fonte de dados para a geração do SPED é
fundamental para garantir a sua integridade (DUARTE, 2011).
Com a busca constante por estas adequações percebeu-se uma crescente
procura por serviços de alto valor agregado como consultoria, auditoria, capacitação
e configuração de ERP. E é nesta situação que possibilita boas oportunidades para
3
as empresas de Contabilidade. Por outro lado, traz grandes transformações à
estrutura organizacional e ao perfil dos profissionais.
Diante deste contexto, esse estudo tem como objetivo geral analisar e
demonstrar os impactos do SPED nas empresas de Contabilidade e como objetivos
específicos verificar como foi a implantação do “Projeto SPED” nas empresas de
Contabilidade; Identificar se as empresas de Contabilidade tiveram que investir em
profissionais, serviços, equipamentos e sistemas para atender às novas exigências
do SPED; Observar se houve compreensão dos clientes em relação a todas as
mudanças e consequências que o SPED trouxe e ainda trará e Analisar se o
Faturamento das empresas de Contabilidade tiveram modificações significativas ao
longo da implantação do SPED. Tendo como problema de pesquisa: Quais impactos
as empresas de Contabilidade sofreram com relação a implantação do SPED?
2
REFERENCIAL TEÓRICO
2.1
A
NECESSIDADE
DA
INFORMATIZAÇÃO
ENTRE
O
FISCO
E
CONTRIBUINTES
Conforme Duarte (2011), o que nos impulsiona rumo a Era do Conhecimento,
é o (Big Brother) Fiscal, termo que utiliza para denominar o conjunto de ações das
autoridades fiscais brasileiras para obter informações em formato eletrônico sobre
todas as operações empresariais.
Em 2006, iniciou o funcionamento de uma série de novas tecnologias de
controle e acompanhamento da movimentação financeira e patrimonial das
empresas. A fusão da Receita Federal com a Receita Previdenciária originando a
Receita Federal do Brasil (RFB), aliada à permuta de informações entre os fiscos
federal, estaduais e municipais, tornou o acesso das informações de cada pessoa
jurídica mais ágil e eficiente.
De acordo com o estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário
(IBPT, 2007), os fiscos, de uma maneira geral, têm tido uma preocupação em
aprimorar os seus sistemas de fiscalização. Para combater a evasão fiscal, tem-se
utilizado os seus próprios bancos de dados e cruzamento de informações
permutadas com outras esferas do poder.
4
Deu-se o início do funcionamento do software “Harpia”, um sistema de
inteligência artificial desenvolvido pelo Instituto Tecnológico da Aeronáutica e a
Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), para a Secretaria da Receita
Federal. Esse sistema desenvolve o perfil de cada contribuinte ao longo dos anos,
de forma a acompanhar variação substancial nas suas transações como também
permite cruzamentos de dados obtidos de cartões de crédito, operações entre
empresas, etc.
Segundo Monegatti (2011 apud DUARTE, 2008) na década de 80 com a
criação do Programa Nacional de Desburocratização (PND), instituído pelo Decreto
nº 83.740, de 1979, já originava a transição na relação fisco-contribuinte. A partir de
então, medidas foram adotadas para aprimorar a qualidade do atendimento ao
público mediante a integração dos órgãos governamentais.
Buscou-se ainda o aprimoramento e otimização dos procedimentos de
fiscalização a fim de inibir a sonegação. No ano de 1995, houve o início da utilização
de relevantes rotinas fiscais em meio magnético, com o Convênio ICMS n º 57 e a
Instrução Normativa nº 68, ambos adotados para utilização de arquivos magnéticos
como meio de informações fiscais nas esferas estaduais e federais.
Surgiram então muitas outras obrigações e inovações, todas com o objetivo
de aproximar o fisco dos contribuintes. Teve-se a Instrução Normativa n º 86, de
2001 da Secretaria da Receita Federal, e a Instrução Normativa nº 100, de 2003,
trazendo alterações nas rotinas operacionais das empresas, com exigência de
alguns investimentos profissionais, técnicos e financeiros, sendo que se a empresa
não os cumprisse, poderia expor os contribuintes a penalidades significativas.
E pela Emenda Constitucional nº 42, de 2003, viu-se a importância de unificar
e compartilhar as informações dos contribuintes a partir de aperfeiçoamento da
utilização dos meios magnéticos nas rotinas fiscais entre os fiscos federal, estaduais
e municipais.
Até que se teve em 2007, a instituição do SPED com o objetivo de modernizar
os processos de escrituração contábil e de escrituração fiscal, com a integração da
união, estados e municípios, possibilitando assim a troca de informações e
cruzamento entre os dados contábeis e fiscais.
5
2.2
O DESENVOLVIMENTO DO SPED E SEUS PROJETOS
Segundo Young (2009), no Governo Fernando Henrique Cardoso, o SPED
começou a ser desenvolvido, com a edição da Lei 9.989/00 – Plano Plurianual que
contemplava
o
Projeto
de
Modernização
da
Administração
Tributária
e
Aduaneira(PMATA).
No âmbito da RFB, o SPED também faz parte do PMATA, que consiste na
implantação de novos processos apoiados por sistemas de informações integrados,
infra-estrutura logística adequada e tecnologia da informação.
Osite da Receita Federal do Brasil traz um breve histórico do desenvolvimento
do SPED, iniciando com a Emenda Constitucional n. 42, aprovada em 19 de
Dezembro de 2003, que introduziu o inciso XXII ao art.37 da Constituição Federal,
que orienta as Administrações Tributárias da União, Estados e Municípios atuarem
de forma integrada, inclusive compartilhando cadastros e informações fiscais.
Para dar continuidade e atender a esse dispositivo Constitucional, foi
realizado em Salvador, em Julho de 2004, o I Encontro Nacional de Administradores
Tributários (ENAT), com a presença de Secretários de Fazenda dos Estados e
Distrito Federal, o Secretário da Receita Federal e o Representante das Secretarias
de Finanças dos Municípios das Capitais. Este encontro teve como objetivo a busca
de soluções conjuntas nas três esferas de Governo como integração administrativa,
padronização e melhora da qualidade das informações, redução de custos e tempo
de trabalho no atendimento, eficácia na fiscalização, realização de ações fiscais
coordenadas e integradas, maior intercâmbio de informações fiscais entre as esferas
governamentais, cruzamento de informações em grande escala com dados
padronizados e procedimentos mais uniformes.
Em se tratando dos objetivos listados anteriormente, foram aprovados dois
Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a criação de um cadastro
sincronizado que atendesse aos interesses das Administrações Tributárias da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, outro, que viabilizasse o
desenvolvimento de instrumentos e métodos que atendessem aos interesses destes
mesmos entes públicos.
Já em 2005, no II ENAT em São Paulo, na busca por efetividade aos
trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, os integrantes assinaram os Protocolos
nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o SPED e NF-e.
6
E em 2007, o SPED teve seu inicio efetivoatravés do Decreto 6.022, de 22 de
Janeiro. Faz parte do PAC que tem por objetivo promover a aceleração do
crescimento econômico no país, o aumento do emprego e a melhoria das condições
de vida da sociedade brasileira. Está identificado no item Aperfeiçoamento do
Sistema Tributário com a sua implantação num período de dois anos.
Na busca de remover obstáculos burocráticos e administrativos pelo PAC,
pretende-se que o SPED proporcione melhora no ambiente de negócios para o país
e a redução do Custo Brasil, em busca de modernização de processos, de interação
entre administração pública e empresas em geral, sem estar apenas com a
finalidade do incremento da arrecadação.
O SPED apresenta-se como grande avanço na informatização da relação
entre os contribuintes e o fisco.Mantém parcerias com 20 (vinte) instituições, entre
conselhos de classe, órgãos públicos, entidades civis e associações em busca da
construção conjunta do projeto. Inicialmente, firmou protocolos de cooperação com
27 (vinte e sete) empresas privadas para participarem do projeto-piloto com o
objetivo de desenvolver e disciplinar os trabalhos. Possibilitou parcerias entre fisco e
empresas para que seja possível o planejamento e identificação de soluções
antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias. Trazendo assim um novo
tipo de relacionamento entre o fisco e os contribuintes, baseado na transparência
mútua, com resultados positivos para toda a sociedade. Com a sua criação,
originaram-se
três
grandes
projetos:
Escrituração
Contábil
Digital
(ECD),
Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
2.2.1 Escrituração Contábil Digital (ECD)
Conforme Young (2009), a Escrituração Contábil Digital, foi instituída pela
RFB, através da instrução Normativa nº 787/2007 que visa substituir a emissão de
livros contábeis (Diário e Razão, Balancetes, Balanços e seus auxiliares) em papel
por versão digital. Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser
assinados digitalmente, valendo-se do certificado digital, emitido por entidade
credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil),
garantindo assim a autoria do documento digital, submetidos ao Programa Validador
e Assinador (PVA), que o validará e o transmitirá para o sítio do SPED. Autenticada
7
a escrituração, deve-se adotar medidas para evitar a deterioração, extravio ou
destruição do livro digital, como o devido armazenamento.
As pessoas jurídicas que deverão adotar a ECD são as que tiveram fatos
contábeis ocorridos a partir de 1º de Janeiro de 2008 que estão sujeitas a
acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB n º
11.211, de 2007 e também sujeitas a tributação do Imposto de Renda com base no
Lucro Real. E em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de Janeiro de
2009, estão obrigados a entrega da ECD as demais pessoas jurídicas sujeitas a
tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Já para as outras
sociedades empresárias, a ECD é facultativa.
A periodicidade da entrega poderá ser mensal ou anual, conforme escolha da
empresa.
2.2.2 Escrituração Fiscal Digital (EFD)
Conforme visto no site da Receita Federal do Brasil, a EFD foi instituída pelo
Convênio ICMS nº 143, de 2006, e que tem a obrigatoriedade vigente no Protocolo
nº 03, de 2011. Constituiu-se por um arquivo digital que compõe um conjunto de
escriturações de documentos fiscais e de informações de interesse dos fiscos. E
também apresenta apurações de impostos referentes às operações e prestações
praticadas pelo contribuinte. Este arquivo também deverá ser validado e transmitido,
via internet, ao ambiente SPED.
De acordo com Young (2009), a Escrituração Fiscal Digital visa substituir a
emissão de livros fiscais (Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de
Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS) em papel
por versão digital. Partindo da sua base de dados, a empresa deverá gerar uma
arquivo de acordo com o leiaute estabelecido em Ato Cotepe, com as informações
de todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal
e estadual de acordo com o período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Da
mesma forma, este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo
PVA fornecido pelo SPED.
Além dos estabelecimentos das empresas já listados pelos Estados como
obrigados desde 2009, o Protocolo nº 03, de 2011, lista os Estados que deverão
adotar a EFD para todos os contribuintes de ICMS e IPI a partir de 1º de Janeiro de
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2012 (Ceará, Goiás, Mato Grosso, Pará, Rio Grande do Norte, Rondônia, Santa
Catarina e Tocantins) ou 2014 (Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Espirito
Santo, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Paraíba, Paraná, Piauí, Rio
Grande do Sul, Rio de Janeiro, Roraima, São Paulo e Sergipe), podendo ser
antecipado conforme critério de cada unidade federada. A periodicidade da entrega
é mensal.
2.2.3 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
De acordo com o site da Receita Federal do Brasil, a partir do Protocolo
ENAT 03/2005, o projeto da NF-e está sendo desenvolvido de forma integrada pelas
Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil com o objetivo de
possibilitar benefícios e vantagens as partes envolvidas como eliminação do papel,
possibilidade de cruzamento eletrônico de informações, fortalecimento da integração
entre os fiscos, rapidez no acesso das informações, diminuição da sonegação e
aumento da arrecadação, dentre outros.
Conforme Ajuste SINIEF 07/2005 fica instituída a NF-e que poderá ser
utilizada pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos industrializados (IPI) ou
Imposto sobre Operações Relativas a Circulação de Mercadorias e sobre a
Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de
Comunicação – ICMS em Substituição.
Segundo Young (2009), a NF-evisa substituir a emissão de documento fiscal
em papel por documento eletrônico e tem como objetivo principal a implantação de
um modelo nacional, com validade jurídica, simplificando as obrigações acessórias
dos contribuintes, ao mesmo tempo proporciona ao fisco controle em tempo real das
operações comerciais.
Conforme apresentação da Secretaria de Estado de Fazenda sobre SPED –
NF-e (2012), iniciou-se a obrigatoriedade de emissão da NF-e a partir do Protocolo
ICMS nº10, de 2007 para alguns contribuintes de acordo com as suas atividades
econômicas tipificadas em alguns setores. Já através do Protocolo ICMS nº 42, de
2009 estabelece obrigatoriedade para os contribuintes enquadrados nos Códigos da
Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). No Protocolo ICMS n º
10/2007 traz obrigatoriedade como regras gerais e exceções. E os últimos
Protocolos que trazem a obrigatoriedade são ICMS nº 19/2011, que prorroga
9
obrigatoriedade nas vendas a órgãos públicos da administração direta e indireta, dos
Estados signatários, para 01/10/2011 e o Protocolo nº 86/2011 que prorroga a
obrigatoriedade para 01/07/2012 para os setores de atividades de impressão de
jornais entre outros.
2.2.4 A evolução do SPED e seus outros projetos
Após a implantação destes projetos citados acima, o SPED evolui com outros
projetos, são eles: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), FCont, Nota
Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a EFD-Contribuições que também foram
criados para atender as principais necessidade de informatização entre o fisco e os
contribuintes.
Conforme site da Receita Federal do Brasil, o CT-e foi instituído pelo Ajuste
SINIEF 09/2007 e pode ser conceituado como um documento digital, emitido e
armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma prestação de
serviço de transporte. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do
emitente e a autorização de uso é fornecida pela administração tributária do
domicilio do contribuinte. O CT-e poderá ser utilizado para substituir os seguintes
documentos fiscais em papel: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas,
modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de
Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas,
modelo 27; e Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em
transporte de cargas. E ainda poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico
no
transporte
dutoviário
e,
futuramente,
nos
transportes
Multimodais.
A
obrigatoriedade se iniciará em 01/12/2012.
De acordo com o site da Receita Federal do Brasil, o FConté considerado
uma escrituração das contas patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que
considera os métodos e critérios contábeis vigentes em 31/12/2007, conforme
Instrução Normativa RFB nº 949/2009. Na prática, no programa validador e
assinador da entrada de dados do FCont devemser informados os seguintes
lançamentos: os que existem na escrituração comercial, mas que devem ser
eliminados para retirar os reflexos das alterações trazidas pela Lei nº 11.638/2007 e
pelos arts. 37 e 38 da Lei nº 11.941/2009, que modifiquem o critério de
10
reconhecimento de receitas, custos e despesas consideradas na escrituração
contábil, para apuração do lucro líquido do exercício definido no art. 191 da Lei
6.404/1976 e também os que não foram escriturados, mas que devam ser incluídos
para fins de apuração do resultado com base na legislação vigente em 31/12/2007.
O projeto daNFS-e está sendo desenvolvido de forma integrada pela Receita
Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das
Capitais (ABRASF), em atendimento do Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007.
É considerada um documento de existência digital, gerado e armazenado
eletronicamente em ambiente nacional pela RFB, pela Prefeitura ou outra entidade
conveniada, para documentar as prestações de serviços. Esse projeto visa
padronizar e melhorar a qualidade das informações diminuindo os custos e gerando
maior eficácia, bem como o aumento da competitividade entre as empresas
brasileiras pela diminuição das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil) e
principalmente a dispensa da emissão e guarda dos documentos em papel.
A EFD-Contribuições trata-se de um arquivo digital instituído pela Instrução
Normativa nº 1.252/2012 a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na
escrituração da contribuição para o Programa de Integração Social, para o Programa
de Formação do Patrimônio do Servidor Publico (Pis/Pasep) e da Contribuição para
o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e com o advento da Lei 12.546/2011,
arts. 7 e 8, a EFD- Contribuições passou a contemplar também a escrituração digital
da Contribuição Previdenciária sobre a receita Bruta, incidentes nos setores de
serviços e indústrias, no auferimento de receitas referentes aos serviços e produtos
nela relacionados, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo.
3
METODOLOGIA DA PESQUISA
Neste estudo foi utilizada a pesquisa descritiva, que conforme Gil (2010), essa
classificação tem como objetivo descrever as características de uma determinada
população ou de um determinado grupo.
Para ser possível avaliar a qualidade dos resultados, foi utilizada uma
abordagem qualitativa e quantitativa, para saber como os dados foram obtidos, bem
como os procedimentos adotados na análise e interpretação.
A seleção da amostragem por conglomerados foi utilizada por identificar uma
grande quantidade de organizações contábeis existentes no Brasil, registradas e
11
ativas no CFC. Essa amostragem é indicada em situações em que é bastante difícil
a identificação de seus elementos. (GIL, 2010).
Foi confeccionado um questionário no site www.surveymonkey.com com 14
perguntas sobre Os Impactos do SPED nas empresas de Contabilidade e foi
enviado
aos
membros
dos
portais
www.joseadriano.com.bre
www.diaadiatributario.com.brentre os dias 10/09/2012 e 01/10/2012, que totalizam 5
mil pessoas entre usuários e cadastrados interessados em assuntos relacionados ao
SPED. Dentre estes, somente os profissionais que atuam em escritórios contábeis
foram orientados a participarem da pesquisa.
O encerramento da pesquisa ocorreu no dia 01/10/2012 e após o
encerramento, foi coletado os dados para posteriormente serem analisados.
Para análise do resultado da pesquisa, foi utilizada a opção analise resultados
do site www.surveymonkey.com que demonstrou a participação de 60 pessoas.
4
DADOS E ANÁLISE DA PESQUISA
Através
da
disponibilização
do
questionário
para
resposta
em
www.surveymonkey.com/s/OsimpactosdoSPEDnasempresasdeContabilidade,
foi
possível a coleta das respostas em www.surveymonkey.com para análise dos
resultados. As respostas do questionário foram coletadas no dia 02/10/2012 e
analisadas de forma descritiva. Das respostas do questionário foi possível extrair
informações importantes que dão uma orientação sobre os impactos do SPED nas
empresas de contabilidade para auxiliar na tomada de decisão de todos os usuários
com interesse pelos dados.
A maioria dos respondentes afirmaram que houve apoio da alta administração
no Projeto SPED em 55,9% das empresas entrevistadas.
Conforme Oliveira (2011), a presença do proprietário e dos diretores do
escritório é de grande importância para que o projeto SPED seja um sucesso, pois é
com a presença da cúpula da empresa que se pode conferir a credibilidade e força
para a equipe.
Foi identificado ainda que houve a definição de uma célula ou equipe
específica para tratar do SPED em 59,3% das empresas.
12
De acordo com Oliveira (2011), a primeira providência a ser tomada no
escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto SPED, e conscientizar-se
de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, deverá
apresentar reuniões periódicas em datas preestabelecidas e ter um plano de ação
com as tarefas a serem cumpridas e suas datas de conclusão. A equipe deverá ser
constituída por integrantes de diversos departamentos como: proprietário, diretores,
área fiscal, área contábil, departamento pessoal, financeiro, informática, visitador,
legalização e abertura e encerramento.
Em relação a contratação de funcionários ficou demonstrado pelos
respondentes que as empresas tiveram que contratar em média 1,58 funcionários
qualificados em SPED.
Conforme Duarte (2011), nem sempre é possível preparar as pessoas, pois
às vezes elas não estão empenhadas a aderir às mudanças. Desta forma torna
necessária a contratação de pessoas para atender demandas imediatas.
Outra questão procurou saber qual era a média de clientes obrigados ao
SPED essa média alcançou 40,37% das empresas respondentes.
Conforme Oliveira (2011), os escritórios de Contabilidade que deixarem de
aproveitar a oportunidade de captar ou manter clientes obrigados ao SPED, estarão
cometendo engano. Pois esse é o momento de melhorar a qualidade dos serviços
prestados e consequentemente também os honorários recebidos destes clientes.
Pôde-se perceber ainda, que houve necessidade de investimento em
equipamentos e sistemas de geração e controle de informações em 81,4% das
empresas entrevistadas.
Conforme dito por Oliveira (2011), o escritório de Contabilidade de posse da
relação de clientes atingidos pelo SPED, deverá identificar quais as informações
cada um deles deverá enviar ao fisco e os pontos críticos. A equipe SPED deverá
começar a fazer uma avaliação dos sistemas existentes no escritório e no cliente e a
interligação entre eles, para que seja possível a avaliação da necessidade de
aquisição de novos equipamentos.
Foi possível observar que houve automatização de procedimento de
importação da NF-e em 91,5% das empresas de Contabilidade.
Conforme Duarte (2011), a preparação dos processos deve ser repensada,
otimizando tempo com a busca da automatização.
13
Também houve um aumento da quantidade de horas gastas para preparação
e entrega das obrigações com o advento do SPED em comparação com as horas
gastas antes da sua obrigatoriedade.
Conforme Oliveira (2011), a presença do departamento de informática é
fundamental para a execução do Projeto SPED, partindo do princípio em que todas
as informações serão prestadas por meio da confecção de arquivos digitais. A coleta
e envio das informações dependerão basicamente de programas de informática
voltadas para a finalidade de atender o SPED. E nem todos os escritórios possuem
o departamento de informática vinculado ao projeto SPED, assim o tempo gasto
para atender as exigências do SPED pode aumentar. A indicação para os escritórios
é que realizem mudança e parceria em seus processos para viabilizarem a coleta e
organização de dados do cliente, o saneamento dos cadastros (clientes,
fornecedores e produtos), tratamento das informações na geração dos arquivos,
programas de auditoria voltados para o cruzamento das informações nos diversos
arquivos a serem submetidos ao fisco e armazenamento de arquivos digitais.
Em relação a consultoria externa pelas empresas de contabilidade o índice foi
relativamente baixo, cerca de 30,5% precisaram contratar esse tipo de consultoria.
Conforme Oliveira (2011), é importante a celebração de parcerias com
empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar assessorar o
escritório de Contabilidade.
Por outro lado, houve investimento em capacitação dos profissionais em
86,4% das empresas.
De acordo com Oliveira (2011), a equipe definida para cuidar do SPED no
escritório, deverá registrar as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos
seus funcionários e também para os funcionários dos clientes. Deverá ser
estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano, já que
ambos, funcionários e legislação mudam frequentemente.
Já o aumento do faturamento ao longo da implantação do SPED só foi
percebido em 32,2% dos entrevistados.
Foi percebido que os clientes tiveram dificuldades em compreender toda a
mudança e consequências que SPED trouxe em 86,4% das empresas entrevistadas.
14
Conforme Oliveira (2011), o principal problema para o escritório contábil é a
conscientização dos clientes em relação as mudanças e consequências que o SPED
trouxe e as adaptações que a legislação vai exigir.
Foi identificado que as empresas de Contabilidade sugeriram para os seus
clientes a contratação de serviços como armazenamento digital, regularização de
cadastros de produtos, clientes e fornecedores em 83,1%.
De acordo com Oliveira (2011), o escritório de Contabilidade não deve
solucionar tudo sozinho, pois poderá contar com auxílio de empresas especializadas
em regularização de cadastros, armazenamento de arquivos digitais, soluções em
informática, treinamento de funcionários e clientes, consultoria em legislação e
consultorias em sistemas.
Houve necessidade de disponibilização de funcionário no ambiente do cliente
em função do SPED em 76,3% das empresas de Contabilidade.
Conforme Oliveira (2011), o escritório terá que se fazer presente dentro do
cliente, com o objetivo de conhecer melhor a sua rotina, a atividade, as dificuldades
e demais aspectos da empresa. Alguns escritórios já trabalham neste formato. A
ideia é que os arquivos sejam gerados pelos clientes e validados pelos escritórios.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES
Diante do objetivo geral deste estudo, pode-se observar que com o advento
do SPED, as empresas de Contabilidade perceberam a necessidade de utilização de
tecnologiapara auxiliar na adequação e geração de informações e pessoal
capacitado para a realização de um bom trabalho.
Conforme dados desta pesquisa, 81,4% das empresas entrevistadas estão
tendo uma grande preocupação em investir nos equipamentos, sistemas de geração
e controle de informações para o SPED. Houve também um resultado de 86,4% no
investimento em capacitação dos profissionais, deixando claro a necessidade da
preparação dos profissionais da área Contábil em relação ao assunto SPED. E da
disponibilização destes profissionais no ambiente do cliente em 76,3%. Além destes
investimentos, houve destaque no item sugestão de contratação de serviços como
armazenamento digital, regularização de cadastros de produtos, clientes e
fornecedores em 83,1%. Outro dado relevante foi que 86,4% dos clientes destas
empresas entrevistas tiveram dificuldade em compreender toda a mudança trazida
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pelo SPED, ou seja, este assunto nem sempre é tratado com clareza pelo fisco ou
escritórios de Contabilidade para os contribuintes.
Contudo, é sugerido que a alta administração esteja empenhada na
implantação do SPED e defina uma equipe ou célula para tratar deste assunto. O
uso da tecnologia deve estar totalmente aliado à Contabilidade e a capacitação dos
profissionais deve estar alinhada às necessidades das tarefas desenvolvidas. É
também de extrema importância que os clientes das empresas de Contabilidade
estejam cientes e esclarecidos das mudanças trazidas pelo SPED, bem como a
percepção da necessidade de contratação de serviços como consultoria, auditoria,
dentre outros. Este estudo trouxe como resposta ao problema de pesquisa, que os
impactos que as empresas de Contabilidade sofreram com relação a implantação do
SPED é de investirem em ferramentas e pessoal qualificado, aproveitando o cenário
que o SPED proporcionou para alcançar melhores resultados e esclarecer aos seus
clientes as necessidades para atender as exigências trazidas pelo SPED.
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