Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, orçamento, cronograma, planos de ação e formatação
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Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 1 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... podem auxiliá-lo é o uso de modelos mentais. Um modelo mental de projeto é formado por conceitos (como, por exemplo, recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relações que podem ser estabelecidas entre esses conceitos. Figura 1 – Modelo mental Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia simples e de baixo custo de gerenciamento de projetos. Apresentação Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em consideração. A seguir, estão relacionados os principais aspectos a serem pensados, bem como as ações a eles relacionadas, com base no modelo Canvas. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 2 of 13 Preparo Foco convenções de trabalho durante o processo Os itens, reduzindo o processamento https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Visualização necessários ao plano no mesmo desenho Ordem stakeholders para que participem ativamente do plano Agrupar de atenção dos stakeholders no problema No processo de elaboração de um projeto, além dos aspectos mencionados, características como discernimento, perspicácia, versatilidade e criatividade são importantes por parte dos executores. Elas serão colocadas em ação para a construção dos elementos do projeto. Basicamente, um projeto apresenta sete elementos: 1. Identificação do projeto – Identificam-se as informações básicas e os aspectos gerais da sua abrangência. 2. Descrição da situação-problema – Descreve-se a problemática. 3. Definição de metas – Os resultados desejados são estabelecidos. 4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos – Definem-se as premissas. 5. Especificação do cronograma – Determina-se o prazo de duração das etapas do projeto. 6. Identificação de recursos e custos – Os recursos que serão disponibilizados para a realização do projeto são arrolados. 7. Proposição de monitoramento e avaliação – Todas as etapas do projeto são acompanhadas e monitoradas. Criar um plano de projeto é um exercício em 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 3 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... que se devem contemplar as suposições relativas a custo e a tempo. As suposições dadas como certas palavras mostradas a seguir. Específico É preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o projeto. Mensurável É necessário apontar números relativos ao esforço necessário ou aos principais resultados. Alcançável É preciso mostrar que o projeto pode ser realizado com as competências que estão ao alcance da organização. Realista É necessário mostrar que haverá tempo e recursos (financeiros ou não) para realizar o projeto. Delimitado no tempo É preciso indicar a data de conclusão do projeto. Vejamos um exemplo. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 4 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Imagine que uma empresa de telecomunicações está elaborando um projeto para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com o cliente. Esse novo produto A finalidade, ou justificativa, do projeto abordará a relevância dele na proposta de solução para o problema apresentado. De acordo com Heloísa Lück (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim compreendida: (...) a descrição de uma realidade específica, mediante análise de todos os seus aspectos importantes, de modo a caracterizar com clareza e objetividade uma situação que demanda ação de inovação, melhoria ou transformação. Evidenciando a complexidade e a dinâmica da realidade identificada na demanda do projeto, estabelecem-se parâmetros e estratégias de ação e a sinergia necessária para atingir a melhoria proposta. Viabilidade A execução de um projeto dependerá dos recursos internos e externos disponíveis à empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital, informática e tecnologia. Com o exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores externos que podem influenciar diretamente a realização ou a implementação do projeto. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 5 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Orçamento No orçamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos na elaboração do projeto. Tempo, custos e riscos estão intimamente relacionados. Avaliar o investimento total a ser gasto no projeto é uma das tarefas que estão relacionadas à sua viabilidade. Cronograma Quanto mais simples for o cronograma, melhor. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 6 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Ele estabelece o tempo necessário para a realização de um trabalho e para a promoção dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado para organizar as ações necessárias O cronograma estabelece a sequência das atividades, sua duração, recursos necessário e restrições. Para simplificar o processo, pode-se adotar uma estratégia para organizar o cronograma de um projeto. Veja um exemplo: Divida o tempo desde o início do projeto até data-limite em quatro partes iguais Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir Marque o prazo final da entrega de cada período Procure não acumular muitas entregas no último período, pois nele será integrada grande parte das entregas Veja o modelo a seguir: Primeiro período Segundo período Terceiro período Quarto período tabela de quatro colunas e três linhas, cada coluna organiza-se como: primeiro período; segundo período; terceiro período; quarto período. Planos de ação 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 7 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Toda organização tem objetivos, metas e estratégias. A questão é: como “fazer acontecer” no dia a dia? Formatação Determinar a metodologia e o modelo a serem utilizados na elaboração de um projeto constitui parte importante do processo. É preciso procurar um modelo que contemple todas as informações necessárias para a etapa do planejamento e que seja de fácil entendimento, manutenção e operacionalização pelos responsáveis e pelas partes interessadas, visando ao objetivo maior de alcançar os resultados e de atender a todas as expectativas do projeto. A seguir, apresentamos o modelo do Project Model Canvas, que prioriza a lógica e o pensar em conjunto. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 8 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... O objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas uma folha, chamada canvas (palavra em inglês que significa “tela”), 13 componentes fundamentais para a composição do plano do projeto. Há um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar, resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas. Metodologia Canvas 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 9 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... Nesta etapa, são respondidas estas seis perguntas fundamentais sobre o projeto: “Por quê?”; “O quê?”; “Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”. Essas perguntas são desdobradas em 13 componentes, ou seções, que compõem o Canvas, conforme demonstrado na figura 5. A equipe deve trabalhar nessas seções para buscar respostas completas, concisas e integradas. Clique nas seções, que estão separadas por cores para visualizar as perguntas. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 10 of 13 GP https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... PITCH Figura 5 – As seis perguntas fundamentais e os 13 componentes do Project Model Canvas. “Por quê?” É a pergunta mais importante a ser respondida, pois ajudará a definir os valores que identificarão todos os envolvidos no projeto. Justificativa é razão de ser do projeto. O objetivo do projeto deve ser expresso em formato SMART (específico, mensurável, alcançável, realista e com tempo determinado). Benefícios é o potencial do projeto, sob uma perspectiva do valor criado após a sua implantação. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 11 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... “Quem?” São listadas todas as partes interessadas que não comporão a equipe do projeto, podendo ser pessoas ou áreas impactadas. Nomeiam-se também os membros da equipe do projeto e determinam-se os seus papéis. “Como?” Explica-se a maneira como o projeto será executado. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 12 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... O modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de cada uma das 13 seções baseando-se na técnica SMART. 2. Integrar o plano O foco é entender as conexões do modelo. A integração dá coesão e um maior sentido ao conteúdo das 13 seções e é conduzida pelo gerente do projeto e pela equipe por meio de um protocolo de integração em oito passos. São revisadas sequencialmente as justificativas, assim como o objetivo, os requisitos, os stakeholders externos, a equipe, as premissas, as restrições, os riscos e o cronograma e o orçamento em alto nível, dando um viés mais dinâmico ao processo de composição do plano do projeto. 3. Resolver problemas e pendências do plano É o momento de atacar os pontos de conflito, obter informações até então não confirmadas e avaliar inúmeros pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento, o valor e a pertinência do projeto são colocados em discussão, para que não haja dúvidas de que os benefícios que gerará justificarão os recursos que serão consumidos para realizá-lo. 05/05/2020 00:09 Estrutura do projeto – Apresentação, objetivos, finalidade, viabilidade, o... 13 of 13 https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/gestao_de_projetos/html/conteu... FINOCCHIO JÚNIOR, José. Project Model Canvas: Gerenciamento de projetos sem burocracia. Rio Janeiro: Elsevier, 2013. LÜCK, H. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e gestão. Petrópolis: Vozes, 2003. VARGAS, R. Manual prático do plano de projeto – Utilizando o PMBOOK Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. 05/05/2020 00:09