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PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG
PG.GEGR.GDG.002
Data Emissão: 12/03/07
Revisão: 01
Data Revisão: 22/08/07
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TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
1. OBJETIVO
Estabelecer políticas e critérios para o controle de documentos, sua elaboração, emissão,
aprovação, implementação, revisão, cancelamento e guarda.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento gerencial se aplica as empresas Energética Santa Helena Ltda., Usina
Eldorado Ltda. e seus parceiros, Agrícola Carandá Ltda. e Colorado Agropecuária Ltda.
3. DEFINIÇÕES
Controle de Documentos: Atividade que determina a forma como elaborar, emitir, aprovar,
distribuir, implementar, revisar, cancelar e guardar os documentos.
Cópia Controlada: Documento cuja emissão e distribuição são controladas. É emitida para o
centro de documentação e detentores relacionados na lista-mestra.
Cópia Não Controlada: Documentos usados para fins de treinamento e uso de auditores. Não
tem distribuição controlada.
Documento: Qualquer meio de armazenar ou transmitir informações possibilitando a
recuperação e uso das mesmas.
Documento Obsoleto: Documento que entrou em desuso (revisão não válida).
Documento Original: Documento que serve de origem para reprodução de cópias.
Documento Válido: Documento em uso cuja revisão corresponde a atual.
Documentos Externos: São normas regulamentadoras, portarias, leis e contratos aplicados.
4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
4.1 FLUXOGRAMA DO CONTROLE DE DOCUMENTOS
PG.GEGR.GDG.002
Data Emissão: 12/03/07
Revisão: 01
Data Revisão: 22/08/07
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PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG
TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
FX.GEGR.CDO.001
Emissão: 12/03/07
Revisão: 00
Data Revisão:
Página: 1 de 1
FLUXOGRAMA
TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Marcos Tessari
Aprovado por: Marcos Abreu
Elaborador do Documento
Facilitador da
Gerência
Data aprov. 12/03/07
Gestor dos
Documentos
Analista Gestão
1
Inicio
Analisar
Padronização
Providenciar
adequações junto
ao facilitador
Fazer análise
geral
N
Elaborar ou
revisar documento
Consensar com
setores envolvidos
N
Solicitar
aprovação do
responsável
N
S
OK?
OK?
S
S
Codificar
Disponibilizar
sistema
informatizado
Atualizar lista
mestra
Atualizar arquivos
obsoletos
Aprovado?
Arquivar
documento no
temporário da
unidade
Enviar mensagem
de documento
novo/revisado
Enviar lista Mestra
ao Gestor de
Documentos
(e-mail).
Usuário
Consultar
Documentos
Fim
1
PG.GEGR.GDG.002
Data Emissão: 12/03/07
Revisão: 01
Data Revisão: 22/08/07
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PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG
TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
4.2 CONTROLE DE DOCUMENTOS
4.2.1 ELABORAÇÃO
Cabe á área usuária do documento, a sua elaboração. Após a elaboração, e
aprovação o documento deverá ser encaminhado ao Facilitador de sua gerência.
O Facilitador analisa a padronização dos documentos elaborados, estando de
acordo, codifica e registra na Lista Mestra. Os documentos deverão ser arquivos
em pasta específica a este fim na Unidade F de cada unidade e a Lista Mestra
encaminhada via e-mail ao Controlador de Documentos.
4.2.2 EMISSÃO/APROVAÇÃO
Antes da sua emissão, os documentos devem ser analisados criticamente quanto a
sua efetiva aplicabilidade.
A data de vigência dos documentos corresponde à data de aprovação dos
mesmos.
A responsabilidade pela análise crítica e emissão dos documentos será do
Controlador de Documentos, sendo as aprovações conforme quadro a seguir:
TIPO DE DOCUMENTO
Manual do Sistema de Gestão (MG)
Manual do Sistema de Informação (MS)
Manual de Treinamento (MT)
Procedimento Gerencial (PG)
Instrução de Trabalho (IT)
Padrão Técnico de Processo (PP)
Padrão Técnico de Manutenção (PM)
Plano de Qualidade (PQ)
Fluxograma (FX)
Especificação de Materiais (EM)
Especificação de Produto (EP)
Definição do Negócio (DN)
Característica do Produto (CP)
ELABORAÇÃO
Div. de Operações
Div. de Operações
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
Gerência da Área
RESPONSÁVEL
EMISSÃO
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
Control. de. Doc.
APROVAÇÃO
Div de Operações
Div de Operações
Gerente da Área
Gerente da Área
Supervisor da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
Gerente da Área
4.2.3 ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
Todos os documentos do Sistema de Gestão serão armazenados
eletronicamente, estando disponíveis para consulta aos usuários da rede no
seguinte endereço: ftp://ftp.bcoutinho.com.br/.
4.2.4 TREINAMENTO
A implementação de todos os documentos em sua emissão inicial deve ser
executada e formalizada com treinamento. Nos casos de revisão, cabe aos
responsáveis pela elaboração e aprovação do documento avaliar a necessidade
ou não de treinamento, decidindo pela sua execução nas seguintes situações:
•
Alterações que influenciem na essência do modo de executar as tarefas;
•
Redefinição de responsabilidades;
•
Mudanças conceituais (alterações significativas em alguma instrução);
•
Mudanças na estrutura do documento.
4.2.5 IMPLEMENTAÇÃO
Cabe aos responsáveis pela elaboração e aprovação dos documentos
acompanharem a sua utilização e avaliar a sua aplicabilidade. Havendo
divergências entre o conteúdo destes documentos e o que efetivamente está
sendo executado, devem ser tomadas uma ou mais das ações corretivas:
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•
•
•
Treinamento de reciclagem com os usuários do documento;
Revisão do documento;
Criação de infra-estrutura necessária para cumprimento do prescrito no
conteúdo do documento.
4.2.6 REVISÃO DE DOCUMENTOS
Quando um documento for revisado, este deve ser encaminhado ao facilitador da
respectiva gerência que preenchera o documento e a lista mestra, informando o
número e a data da revisão, e também o responsável e a data da aprovação,
encaminhando posteriormente ao Controlador de Documentos, conforme descrito
no item 4.2.1.
As revisões em documentos devem ser analisadas criticamente e aprovadas
pelas mesmas funções que o fizeram quando da última revisão, conforme
descrito no item 4.2.2. Devem ser asseguradas a estas funções informações
básicas pertinentes para subsidiar sua análise crítica e aprovação.
As alterações de cunhos gramaticais, ortográficos e de formatação não são
obrigatoriamente consideradas revisão.
4.2.7 CANCELAMENTO
O cancelamento de documentos, quando necessário, deve ser autorizado pelo
responsável pela aprovação da última revisão, que informará ao facilitador da
gerência desta necessidade. O facilitador da gerência preenche o formulário de
Registro de Solicitação de Cancelamento de Documento (anexo 8.2) e envia via
e-mail ao responsável pelo controle dos documentos.
Os documentos cancelados são removidos de todos os pontos de emissão e uso,
guardando-se para garantia de histórico, 03 cópias físicas identificadas como
“Documento Obsoleto” no arquivo do centro de documentação.
A notificação de cancelamento às funções envolvidas deverá ser formalizada pelo
responsável pela aprovação do documento, através do registro denominado
“Protocolo – Notificação de Cancelamento de Documentos”, conforme anexo 8.1..
4.3 GUARDA DE DOCUMENTOS
4.3.1 DOCUMENTOS ORIGINAIS
É de responsabilidade do Controlador de Documentos a coordenação do centro
de documentação, onde ficam armazenados os documentos originais, podendo
ser arquivados.
A atualização dos documentos externos controlados deve ser realizada
anualmente conforme descrito abaixo:
•
Consultar junto aos Órgãos emissores a lista dos documentos externos
controlados, solicitando atualização dos dados quanto ao status da revisão;
•
Com base na relação atualizada, adquirir os documentos que sofreram
revisão;
•
Os documentos externos obsoletos que foram disponibilizados devem ser
destruídos, podendo ser armazenado 1(uma) via das 3 últimas emissões,
quando existir algum requisito legal, para preservar decisões anteriores;
•
Todos os outros documentos, elaborados com base nos documentos externos
controlados ou que fazem referências a estes, também devem ser analisados
e atualizados, se necessário.
Os documentos externos controlados ficam armazenados em pastas suspensas,
junto aos demais documentos internos. Não é permitido tirar cópias de
documentos externos sem prévia autorização do Controlador de Documentos.
4.3.2 VALIDADE DOS DOCUMENTOS
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Data Emissão: 12/03/07
Revisão: 01
Data Revisão: 22/08/07
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TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
A atualização dos documentos do sistema de gestão deve ser realizada no
mínimo semestralmente.
O controle do tempo de validade dos documentos será exercido pelo Controlador
de Documentos, que informará ao responsável pelo documento sobre o
vencimento do mesmo, providenciando revisão ou simplesmente solicitando sua
re-validação ou o seu cancelamento.
5. RESPONSABILIDADE
A responsabilidade pela gestão dos documentos é do Controlador de Documentos.
A responsabilidade pela preservação física dos documentos em uso, é de todas as áreas
usuárias, onde deve ser assegurada a inexistência de rasuras, alterações manuscritas e
condições diversas que impeçam sua legibilidade.
6. REFERÊNCIAS
PG - Estrutura para Elaboração de Documentos
7. REGISTROS DO SISTEMA DE GESTÃO APLICÁVEIS
RG - Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos
RG – Registro de Solicitação de Cancelamento de Documentos
8. ANEXOS
8.1
8.2
Modelo do Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos
Modelo de Registro de Solicitação de Cancelamento de Documentos.
PG.GEGR.GDG.002
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Data Revisão: 22/08/07
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TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
8.1 Modelo do Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos
PROTOCOLO – NOTIFICAÇÃO DE
CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS
TÍTULO:
R.G.
CÓDIGO:
RECEBIMENTO
ORD
RESPONSÁVEL
ÁREA FUNCIONAL
DATA
ASSINATURA
PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG
PG.GEGR.GDG.002
Data Emissão: 12/03/07
Revisão: 01
Data Revisão: 22/08/07
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TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS
8.2. Modelo de Solicitação de Cancelamento de Documentos
SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO A SER CANCELADO
CÓDIGO
Elaborado por:
Marcos Tessari
TÍTULO
R.G.
SOLICITANTE
NOME
Aprovado por:
Marcos Abreu
CARGO
Data aprov.
22/08/07
DATA
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