PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 1 de 7 TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS 1. OBJETIVO Estabelecer políticas e critérios para o controle de documentos, sua elaboração, emissão, aprovação, implementação, revisão, cancelamento e guarda. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento gerencial se aplica as empresas Energética Santa Helena Ltda., Usina Eldorado Ltda. e seus parceiros, Agrícola Carandá Ltda. e Colorado Agropecuária Ltda. 3. DEFINIÇÕES Controle de Documentos: Atividade que determina a forma como elaborar, emitir, aprovar, distribuir, implementar, revisar, cancelar e guardar os documentos. Cópia Controlada: Documento cuja emissão e distribuição são controladas. É emitida para o centro de documentação e detentores relacionados na lista-mestra. Cópia Não Controlada: Documentos usados para fins de treinamento e uso de auditores. Não tem distribuição controlada. Documento: Qualquer meio de armazenar ou transmitir informações possibilitando a recuperação e uso das mesmas. Documento Obsoleto: Documento que entrou em desuso (revisão não válida). Documento Original: Documento que serve de origem para reprodução de cópias. Documento Válido: Documento em uso cuja revisão corresponde a atual. Documentos Externos: São normas regulamentadoras, portarias, leis e contratos aplicados. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1 FLUXOGRAMA DO CONTROLE DE DOCUMENTOS PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 2 de 7 PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS FX.GEGR.CDO.001 Emissão: 12/03/07 Revisão: 00 Data Revisão: Página: 1 de 1 FLUXOGRAMA TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS Elaborado por: Marcos Tessari Aprovado por: Marcos Abreu Elaborador do Documento Facilitador da Gerência Data aprov. 12/03/07 Gestor dos Documentos Analista Gestão 1 Inicio Analisar Padronização Providenciar adequações junto ao facilitador Fazer análise geral N Elaborar ou revisar documento Consensar com setores envolvidos N Solicitar aprovação do responsável N S OK? OK? S S Codificar Disponibilizar sistema informatizado Atualizar lista mestra Atualizar arquivos obsoletos Aprovado? Arquivar documento no temporário da unidade Enviar mensagem de documento novo/revisado Enviar lista Mestra ao Gestor de Documentos (e-mail). Usuário Consultar Documentos Fim 1 PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 3 de 7 PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS 4.2 CONTROLE DE DOCUMENTOS 4.2.1 ELABORAÇÃO Cabe á área usuária do documento, a sua elaboração. Após a elaboração, e aprovação o documento deverá ser encaminhado ao Facilitador de sua gerência. O Facilitador analisa a padronização dos documentos elaborados, estando de acordo, codifica e registra na Lista Mestra. Os documentos deverão ser arquivos em pasta específica a este fim na Unidade F de cada unidade e a Lista Mestra encaminhada via e-mail ao Controlador de Documentos. 4.2.2 EMISSÃO/APROVAÇÃO Antes da sua emissão, os documentos devem ser analisados criticamente quanto a sua efetiva aplicabilidade. A data de vigência dos documentos corresponde à data de aprovação dos mesmos. A responsabilidade pela análise crítica e emissão dos documentos será do Controlador de Documentos, sendo as aprovações conforme quadro a seguir: TIPO DE DOCUMENTO Manual do Sistema de Gestão (MG) Manual do Sistema de Informação (MS) Manual de Treinamento (MT) Procedimento Gerencial (PG) Instrução de Trabalho (IT) Padrão Técnico de Processo (PP) Padrão Técnico de Manutenção (PM) Plano de Qualidade (PQ) Fluxograma (FX) Especificação de Materiais (EM) Especificação de Produto (EP) Definição do Negócio (DN) Característica do Produto (CP) ELABORAÇÃO Div. de Operações Div. de Operações Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área Gerência da Área RESPONSÁVEL EMISSÃO Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. Control. de. Doc. APROVAÇÃO Div de Operações Div de Operações Gerente da Área Gerente da Área Supervisor da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área Gerente da Área 4.2.3 ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS Todos os documentos do Sistema de Gestão serão armazenados eletronicamente, estando disponíveis para consulta aos usuários da rede no seguinte endereço: ftp://ftp.bcoutinho.com.br/. 4.2.4 TREINAMENTO A implementação de todos os documentos em sua emissão inicial deve ser executada e formalizada com treinamento. Nos casos de revisão, cabe aos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento avaliar a necessidade ou não de treinamento, decidindo pela sua execução nas seguintes situações: • Alterações que influenciem na essência do modo de executar as tarefas; • Redefinição de responsabilidades; • Mudanças conceituais (alterações significativas em alguma instrução); • Mudanças na estrutura do documento. 4.2.5 IMPLEMENTAÇÃO Cabe aos responsáveis pela elaboração e aprovação dos documentos acompanharem a sua utilização e avaliar a sua aplicabilidade. Havendo divergências entre o conteúdo destes documentos e o que efetivamente está sendo executado, devem ser tomadas uma ou mais das ações corretivas: PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 4 de 7 TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS • • • Treinamento de reciclagem com os usuários do documento; Revisão do documento; Criação de infra-estrutura necessária para cumprimento do prescrito no conteúdo do documento. 4.2.6 REVISÃO DE DOCUMENTOS Quando um documento for revisado, este deve ser encaminhado ao facilitador da respectiva gerência que preenchera o documento e a lista mestra, informando o número e a data da revisão, e também o responsável e a data da aprovação, encaminhando posteriormente ao Controlador de Documentos, conforme descrito no item 4.2.1. As revisões em documentos devem ser analisadas criticamente e aprovadas pelas mesmas funções que o fizeram quando da última revisão, conforme descrito no item 4.2.2. Devem ser asseguradas a estas funções informações básicas pertinentes para subsidiar sua análise crítica e aprovação. As alterações de cunhos gramaticais, ortográficos e de formatação não são obrigatoriamente consideradas revisão. 4.2.7 CANCELAMENTO O cancelamento de documentos, quando necessário, deve ser autorizado pelo responsável pela aprovação da última revisão, que informará ao facilitador da gerência desta necessidade. O facilitador da gerência preenche o formulário de Registro de Solicitação de Cancelamento de Documento (anexo 8.2) e envia via e-mail ao responsável pelo controle dos documentos. Os documentos cancelados são removidos de todos os pontos de emissão e uso, guardando-se para garantia de histórico, 03 cópias físicas identificadas como “Documento Obsoleto” no arquivo do centro de documentação. A notificação de cancelamento às funções envolvidas deverá ser formalizada pelo responsável pela aprovação do documento, através do registro denominado “Protocolo – Notificação de Cancelamento de Documentos”, conforme anexo 8.1.. 4.3 GUARDA DE DOCUMENTOS 4.3.1 DOCUMENTOS ORIGINAIS É de responsabilidade do Controlador de Documentos a coordenação do centro de documentação, onde ficam armazenados os documentos originais, podendo ser arquivados. A atualização dos documentos externos controlados deve ser realizada anualmente conforme descrito abaixo: • Consultar junto aos Órgãos emissores a lista dos documentos externos controlados, solicitando atualização dos dados quanto ao status da revisão; • Com base na relação atualizada, adquirir os documentos que sofreram revisão; • Os documentos externos obsoletos que foram disponibilizados devem ser destruídos, podendo ser armazenado 1(uma) via das 3 últimas emissões, quando existir algum requisito legal, para preservar decisões anteriores; • Todos os outros documentos, elaborados com base nos documentos externos controlados ou que fazem referências a estes, também devem ser analisados e atualizados, se necessário. Os documentos externos controlados ficam armazenados em pastas suspensas, junto aos demais documentos internos. Não é permitido tirar cópias de documentos externos sem prévia autorização do Controlador de Documentos. 4.3.2 VALIDADE DOS DOCUMENTOS PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 5 de 7 TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS A atualização dos documentos do sistema de gestão deve ser realizada no mínimo semestralmente. O controle do tempo de validade dos documentos será exercido pelo Controlador de Documentos, que informará ao responsável pelo documento sobre o vencimento do mesmo, providenciando revisão ou simplesmente solicitando sua re-validação ou o seu cancelamento. 5. RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela gestão dos documentos é do Controlador de Documentos. A responsabilidade pela preservação física dos documentos em uso, é de todas as áreas usuárias, onde deve ser assegurada a inexistência de rasuras, alterações manuscritas e condições diversas que impeçam sua legibilidade. 6. REFERÊNCIAS PG - Estrutura para Elaboração de Documentos 7. REGISTROS DO SISTEMA DE GESTÃO APLICÁVEIS RG - Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos RG – Registro de Solicitação de Cancelamento de Documentos 8. ANEXOS 8.1 8.2 Modelo do Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos Modelo de Registro de Solicitação de Cancelamento de Documentos. PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 6 de 7 PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS 8.1 Modelo do Protocolo de Notificação de Cancelamento de Documentos PROTOCOLO – NOTIFICAÇÃO DE CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS TÍTULO: R.G. CÓDIGO: RECEBIMENTO ORD RESPONSÁVEL ÁREA FUNCIONAL DATA ASSINATURA PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG PG.GEGR.GDG.002 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 01 Data Revisão: 22/08/07 Página 7 de 7 TÍTULO: CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS 8.2. Modelo de Solicitação de Cancelamento de Documentos SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS DOCUMENTO A SER CANCELADO CÓDIGO Elaborado por: Marcos Tessari TÍTULO R.G. SOLICITANTE NOME Aprovado por: Marcos Abreu CARGO Data aprov. 22/08/07 DATA
