Tutorial Excel
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SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING Informática Aplicada – 1º semestre Prof.: Gladimir Ceroni Catarino PLANILHAS ELETRÔNICAS As planilhas eletrônicas são programas elaborados na forma de uma tabela, composta por linhas e colunas, destinados a facilitar ao máximo a manipulação de números que se inter-relacionem por meio de cálculos matemáticos. As planilhas podem ser consideradas uma das chaves para a disseminação da microinformática em todo o mundo. Os programas de maior destaque foram o VisiCalc (Apple) - na segunda metade da década de 70; o Lotus 1-2-3 (PC XT) - no início dos anos 80; e o Excel - a partir do lançamento e utilização do Windows - em 1990. PRINCIPAIS VANTAGENS A planilha do computador faz os cálculos através de fórmulas informadas. Qualquer alteração nos valores de uma célula que resulte em alteração de um total, é automaticamente recalculado pelo programa. Daí a vantagem da utilização do computador. Outra vantagem, é a possibilidade da criação de gráficos a partir dos cálculos realizados na planilha. Os gráficos podem ser gerados na tela e impressos. As fórmulas realizam automaticamente os cálculos Os gráficos facilitam a compreensão e análise dos dados, e são atualizadas toda vez que alguma célula do intervalo tornando-os visualmente mais interessantes. for alterada UTILIZAÇÃO As planilhas eletrônicas são muito utilizadas para controle de contas-correntes, livros-caixa, planejamentos orçamentários, etc. Em geral qualquer atividade em que haja muitos dados e cálculos, em que a modificação de um dado provoque alteração em muitos outros valores, pode ser realizada de forma eficiente por uma planilha eletrônica. ELEMENTOS IMPORTANTES Célula: é o cruzamento de uma linha com uma coluna da planilha. Para utilizar a planilha, é preciso preencher algumas células com texto, números ou fórmulas. Ex.: A5, B6, G23 Intervalo (região): bloco de uma ou mais células que formam uma área retangular. Ex.: A2:B5, C4:D5 Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING Fórmulas: são operações matemáticas envolvendo as células da planilha. O Excel apresenta a fórmula na linha de fórmulas e o valor na célula. Uma fórmula deve sempre iniciar pelo sinal de = . Ex.: =B5– B7, =E8 * 0,1 Funções: são fórmulas especiais do excel, que podem ser utilizadas para executar automaticamente um cálculo. Exemplos: =SOMA(B5:B8) - Soma todas as células do intervalo =MÉDIA(B4:E4) - Calcula a média aritmética das células do intervalo. =SE(condição;valor_verdadeiro;valor_falso) - Retorna o valor conforme a condição =MÁXIMO(C6:E20) - Obtém o maior valor de um intervalo =MÍNIMO(C6:E20) - Obtém o menor valor de um intervalo FORMATO DO PONTEIRO DO MOUSE NA PLANILHA Formato Função Selecionar uma célula ou intervalo de células Mover ou copiar células ou intervalos arrastando-os para outros locais Redimensionar uma coluna ou linha da planila Auto-preenchimento de fórmulas ou listas na planilha PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO DE CÉLULAS O Excel permite a utilização do recurso de autopreenchimento para criar uma seqüência de valores de incremento ou de valores fixos numa planilha ou para preencher automaticamente células adjacentes contendo fórmulas. Para isso arraste da alça de preenchimento (no canto inferior direita de uma célula) com o mouse para o local desejado. Por exemplo, você pode copiar o valor de uma célula para as cinco células imediatamente abaixo. Nesse caso, o autopreenchimento funciona da mesma forma que os subcomandos de Preencher do menu Editar. Você também pode arrastar a alça de preenchimento para incrementar uma seqüência. Por exemplo, se você digitar segunda e terça em colunas consecutivas e arrastar a alça de preenchimento para a direita, o Microsoft Excel preencherá as células selecionadas com quarta, quinta e assim sucessivamente. Da mesma forma que é possível criar uma seqüência de números de incremento cujo valor aumenta gradualmente em uma direção, você também pode criar uma seqüência de números cujo valor diminuiu na direção oposta. Para fazer isso, arraste a alça de preenchimento para cima ou para a esquerda. Ao copiar fórmulas tenha cuidado sobre os tipos de referências das fórmulas do excel, que podem ser relativas ou absolutas. Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING TIPOS DE REFERÊNCIAS DE CÉLULAS NO EXCEL Existem três tipos de referências a células no Excel, importantes de serem compreendidas ao utilizar o recursos de autopreenchimento de fórmulas: Relativas, Mistas ou Absolutas. Referências Relativas: Variam conforme a posição relativa das células envolvidas na fórmula. Referencias Absolutas: São invariáveis, ou seja, mantém sempre o mesmo endereço ao preencher fórmulas. Devem ser precedidas pelo sinal de $ (cifrão) antes da linha e coluna. Referências Mistas: Combinam os dois tipos de referência acima. Observe o exemplo abaixo com as fórmulas com referências relativas e absolutas: ERROS EM FÓRMULAS O Microsoft Excel exibe um valor de erro em uma célula se a fórmula contida na célula não puder ser calculada corretamente. Os seguintes resultados são apresentados, indicando o tipo de erro: #DIV/0! #N/D #NOME? #NULO! #NÚM! #REF! #VALOR! A fórmula está tentando efetuar uma divisão por zero. Não existe valor disponível. Normalmente, você inclui este valor diretamente nas células da planilha que irão conter dados que ainda não estão disponíveis. As fórmulas que fazem referência a estas células retornarão o valor #N/D ao invés de calcular um valor. O Microsoft Excel não reconhece um nome usado na fórmula. Você especificou uma interseção de duas áreas que não se intersectam. Há um problema com um número. A fórmula faz referência a uma célula que não é válida. Tipo errado de argumento ou operando. DIGITAÇÃO DE TEXTOS NÚMEROS, DATAS E HORAS EM CÉLULAS Você pode digitar dois tipos de dados nas planilhas: Valores constantes: Um valor constante é um tipo de dado que você digita diretamente na célula; ele pode estar em formato de número, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, frações ou notação científica, ou em formato de texto. Os valores são constantes e não podem ser alterados a menos que você selecione a célula e faça você mesmo a edição dos dados. Fórmulas: Uma fórmula é uma seqüência de valores constantes, referências de célula, nomes, funções ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas sempre começam com um sinal de igual (=). O valor resultante de uma fórmula será alterado quando outros valores da planilha forem alterados. Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING Textos: Um texto se compõe de letras ou qualquer combinação de números e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa célula que não for interpretado pelo Excel como número, fórmula, data, hora, valor lógico ou valor de erro será interpretado como texto. Os textos ficam alinhados à esquerda na célula. Uma célula aceita até 255 caracteres. Você pode formatar os caracteres dentro de uma célula individualmente. Você pode querer digitar um número em formato de texto; por exemplo, você pode querer digitar uma lista de códigos de endereçamento postal. Para fazer isso, basta aplicar inicialmente às células vazias o formato de texto. Escolha o comando Células/Formatar da guia Início, selecione a guia "Número" e então selecione a categoria "Texto". Outra maneira de digitar um número em formato de texto consiste em colocar um apóstrofo precedendo a entrada. Números: Para digitar um número como valor constante, selecione uma célula e digite o número. Os números podem incluir caracteres numéricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir: + - ( ) , / $ % . Você pode incluir pontos nos números, como em 1.000.000. Uma vírgula numa entrada numérica indica uma valor decimal. Os sinais de adição digitados antes dos números são ignorados. Coloque um sinal de subtração antes dos números negativos ou coloque-os entre parênteses. Ao criar uma nova planilha, todas as células utilizarão o formato de número "Geral". Sempre que possível, o Microsoft Excel atribui automaticamente o formato de número correto para a sua entrada. Por exemplo, quando você digita um número com um cifrão antes ou um sinal de porcentagem depois, o Excel altera automaticamente o formato da célula de "Geral" para "Moeda" ou "Porcentagem", respectivamente. Os números digitados são alinhados à direita da célula. Para incluir um número numa fórmula, basta digitá-lo. Nas fórmulas, você não pode usar parênteses para indicar números negativos, pontos para separar milhares nem cifrões ($) antes dos números. Se você digitar um sinal de porcentagem (%) depois de um número, o Excel irá interpretá-lo como operador de porcentagem e armazená-lo como parte da fórmula. O operador de porcentagem atuará sobre o número anterior quando a fórmula for calculada. Datas e horas: Você pode digitar data e hora na mesma célula. Para isso, basta inserir um espaço entre a data e a hora. Para digitar datas, use uma barra (/) ou um hífen (-). Embora você possa exibir datas e horas em diversos formatos padrão, o Excel armazena todas as datas como números seriais e todas as horas como frações decimais. Já que datas e horas são tratadas como números, elas podem ser adicionadas, subtraídas e incluídas em outros cálculos. Você pode ver datas e horas formatadas como números seriais ou como frações decimais, alterando o formato da célula para "Geral". Você não pode digitar números em formato de data ou de hora diretamente numa fórmula; é preciso inserir a data e a hora em formato de texto, entre aspas. O Excel irá convertê-las no número correspondente quando calcular a fórmula. Por exemplo, a fórmula ="5/12/11"-"3/5/11" apresentaria como resultado 68. Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING TECLAS PARA TRABALHAR EM CÉLULAS OU NA BARRA DE FÓRMULAS F2 = DEL BACKSPACE CTRL+DEL ESC ENTER TAB intervalo SHIFT+TAB intervalo <Teclas de direção> direita HOME CTRL+ENTER Ativa a célula e a barra de fórmulas, permitindo a sua alteração Inicia uma fórmula Exclui o caractere à direita do ponto de inserção, ou exclui a seleção Exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção, ou exclui a seleção Exclui o texto até o fim da linha Cancela uma entrada na célula ou barra de fórmulas Completa a entrada de célula Completa a entrada de célula e move para a próxima célula na linha ou Completa a entrada de célula e move para a célula anterior na linha ou Move um caractere para cima, para baixo, para a esquerda e para a Move para o início da linha Preenche uma seleção de células com a entrada atual FUNÇÕES MATEMÁTICAS E DE LISTAS O Excel dispõe de uma série de funções matemáticas e de listas, que trabalham utilizando intervalos de critérios. As principais são: CONT.SE(intervalo;critérios) Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. Intervalo: É o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios: É o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. Os critérios podem ser expressos como 92, "92", ">92", "Ford". Exemplo: Suponha que A3:A6 contenha "maçãs", "laranjas", "pêras", "maçãs", respectivamente. CONT.SE(A3:A6;"maçãs") é igual a 2 SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma) Adiciona as células especificadas por um determinado critério. Intervalo e Critérios são iguais como na função Cont.Se( ). Intervalo_soma são as células que serão realmente somadas. As células em intervalo_soma são somadas somente se suas células correspondentes em intervalo coincidirem com os critérios estipulados. Se intervalo_soma for omitido, as células em intervalo serão somadas. Exemplo: Suponha que A1:A4 contém os seguintes valores de propriedade para quatro casas: $100.000, $200.000, $300.000, $400.000, respectivamente. B1:B4 conterá as seguintes comissões de vendas em cada um dos valores de propriedade correspondentes: $7.000, $14.000, $21.000, $28.000. SOMASE(A1:A4;">160000";B1:B4) é igual a $63.000 Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS PROCESSOS GERENCIAIS TECNOLOGIA EM MARKETING PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna) Localiza um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e retorna um valor na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. valor_procurado: O valor a ser procurado na primeira coluna da matriz da tabela. O valor_procurado pode ser um valor ou uma referência. Se o valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira coluna de matriz_tabela, o PROCV retornará o valor de erro #N/D. matriz_tabela: Duas ou mais colunas de dados. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela serão procurados. Os valores podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. núm_índice_coluna: O número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Obs.: Os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto Exemplo: Observe a planilha abaixo para o cálculo do desconto do INSS dos funcionários. Na célula C5 deve ser digitada a fórmula =PROCV(B5;F$2:G$4;2)*B5 que procura o valor B5 no intervalo F2:G4, sendo que a segunda coluna do intervalo será recuperada. O valor retornado (taxa de desconto) será então multiplicado pelo valor do salário. Faculdade de Tecnologia SENAC PELOTAS Credenciado pela Portaria nº. 3.071, de 01 de outubro de 2004. Rua Gonçalves Chaves, 602 – Centro. CEP 96015-560. Pelotas/RS–Brasil. Fone (053)3225-6918 - www.senacrs.com.br
