Conceitos
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2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 2º Tópico do Plano de ensino e aprendizagem GESTÃO DE PROJETOS. Conceitos 1. Conceito de projeto De acordo com o Project Management Institute - PMI, um projeto é empreendimento temporário, com objetivo de criar um produto ou serviço único (PMBoK, 2000). Temporário significa ter início, meio e fim bem definidos, por seguir uma seqüência clara e lógica de eventos. 2. Conceito de ciclo de vida de projetos Entre início e seu fim, o projeto sofre desenvolvimento, estruturação, implantação e conclusão. Para facilitar o controle gerencial do projeto, dividi-se em várias fases, proporcionando melhor ligação com os processos operacionais, também conhecidos por operações contínuas (ongoing operations)2. Para Cleland e Ireland (2000), o conjunto dessas fases chama-se Ciclo de Vida. O ciclo de vida de um projeto representa seu nascimento, desenvolvimento, consolidação até o encerramento, conforme demonstrado na Figura 1 (Cleland e Ireland, 2000). DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO a) O NASCIMENTO DO PROJETO a.1. DETALHAMENTO DAS NECESSIDADES DO NASCIMENTO DO PROJETO Um projeto é uma máquina de mudança. Ele é concebido quando se percebe a necessidade de progresso, quando provavelmente há um período de discussão, especulação, uma “ rodada de avaliações” dos prós e contras e idéias, sem muita ação decisiva até que o conceito assuma uma forma identificável. Projeto A Necessidade Identificada Projeto B Análise/ Divisão Projeto C Escolhido “Idéias” Projeto C Se essa forma foi assumida e se chegou a um acordo quanto ao caráter desejável do projeto, é importante esclarecer seu propósito exato, isto é, rascunhar objetivos, escopo, resultado e custo, e identificar os interessados 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 (aqueles que serão envolvidos e outros que poderiam trazer vantagens ou desvantagens caso viessem a participar do projeto). Os proponentes “ resolvem” suas premissas e expectativas, reavaliam a viabilidade e discutem as táticas e os métodos pelo quais o projeto pode chegar a uma conclusão satisfatória. É útil “ alardear” o conceito, testar as reações dos demais e trocar idéias com potenciais apoiadores e com quem possa oferecer conselho ou orientação. Contudo, a experiência recomenda a precaução da seletividade na escolha dos confidentes, pois muitas boas idéias morreram na infância por rejeição precipitada ou posição secreta de alguém contrário à mudança ou a uma situação que poderia ameaçar prioridades pessoais. a.2. SELEÇÃO ENTRE AS ALTERNATIVAS Procedimentos: Articule Necessidades x Soluções. O que fazer? Reestruturar/Expandir/Melhorar qualidade. R: Critério selecionado (Necessidade A e Projeto C). Necessidades Seleção Planejamento e Projeto Implementação Controle Avaliação Na identificação, verifique as reais necessidades do mercado, elas são como a velocidade da luz, quem saí na frente leva imensa vantagem. Aqui, aplica-se o princípio da competitividade como critério básico do Método Paramétrico. Aliás, os princípios/critérios são escolhidos de acordo com a necessidade selecionada, da qual nascerá o projeto. Pensando as alternativas O desenvolvimento do projeto é um processo contínuo de considerações de alternativas. Isso é particularmente verdadeiro durante a fase conceitual. Teste o conceito indagando: 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 1) O de realmente deve ser alcançado? 2) Quais os resultados são importantes(necessidades), quais são desejáveis, mas não tão importantes (desejos)? 3) O que não deve ser incluído ( impedimentos)? 4) Como o objetivo do projeto poderia ser mais bem alcançado? 5) Quanto tempo levará para que se alcancem resultados e quando seria sensato começar? 6) Quanto custará e de onde virão os recursos? 7) Que oposição poderia ser encontrada, por que e por parte de quem? b) MÉTODO PARAMÉTRICO Modos alternativos de alcançar os objetivos do projeto podem ser propostos para consideração. Uma boa idéia é explorar cada um deles em lugar de descartar opções menos atraentes. Um quadro claro e detalhado de cada alternativa conduzirá a uma decisão fundamentada em méritos e à melhor escolha final. Podem-se debater melhor os méritos relativos se o curso preferido não for prontamente aceito pelos potenciais interessados, para que a consideração de alternativas do conceito possa mais tarde ser útil na superação da resistência. Exemplo de método. Método de Kepner & Tregoe Escolhe-se o método paramétrico, pois ele é muito empregado em várias corporações ao redor do mundo e permite que os envolvidos possam interagir, trocando idéias durante a sua utilização. Esse método foi desenvolvido por dois consultores norte-americanos: Kepner e Tregoe, daí o seu nome: Método de Kepner & Tregoe, assim descrito: Método de Kepner e Tregoe Necessidade Mercado 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 Especialistas interagem com o Mercado, trazendo subsídios para a primeira avaliação mercadológica na localidade. FATORES DE INTERFERÊNCIA NA SELEÇÃO METODOLÓGICA DO PROJETO Produção; Mercadológicas; Financeiras; Humanas; e Administrativa. b.1 Armadilhas e preservação do conceito. Muitas armadilhas podem estar relacionadas a um simples problema na comunicação e os conceitos do projeto são passiveis de incompreensão e manipulação. A menos que as dificuldades sejam superadas nas fases iniciais, percepções discordantes e aspirações de potenciais interessados podem-se transformar em falsas expectativas. À medida que estas se tornem profundamente arraigadas, (enraizado ,fixado), é possível ocorrer um nível desastroso de conflito com aqueles cuja cooperação poderia levar ao sucesso no lançamento do projeto. b.2 Problemas de Simultaneidade. Os riscos de compressão e colaboração do projeto; e O perigo da administração fragmentada e a dificuldade de controlar custo e subempreiteiros envolvidos em trabalho complexo de desenvolvimento. C- CONCEITOS DE ENGENHARIA CONCORRENCIAL (SIMULTÂNEA) Superando muitos problemas encontrados no passado, práticas melhores para administrar a cooperação foram desenvolvidas com êxito para projetos de alcance limitado, objetivos específicos e uma base sólida de experiências passadas. Segundo Winner (1998), “ Uma abordagem sistemática para o projeto cooperativo de produtos e processos afins incluindo fabricação e suporte” e o modo pelo qual a abordagem estimula os projetistas a considerarem todos os elementos do ciclo de vida do projeto. A técnica também é alvo de atenção na indústria da construção. Para encurtar os cronogramas para coisas como desenvolvimento do produto e reduzir os problemas de controle de projeto, têm-se desenvolvido com grande 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 sucesso técnicas de administração de engenharia simultânea em alguns setores fabris e especializados (figura abaixo). Conceitos de engenharia seqüencial e simultânea no desenho e introdução de novos produtos. Desenvolvim ento técnico Engenharia e usinagem desenho produção Desenho Desenvolvimento de tecnologia Marketing e vendas Marketing Engenharia vendas Produção. A evidência de sucesso na administração simultânea (concorrencial) na maioria das vezes encontra-se em projetos de objetivos limitados, definições claras de sua abrangência, liderança unificada e estreita cooperação entre as funções. Todas estas características são mais facilmente alcançadas em projetos internos; no Japão, equipes multidisciplinares específicas, ou “ forças tarefas”, trabalhando em estreita cooperação para solucionar, por exemplo, problemas de projeto e desenvolvimento, têm alcançado sucesso considerável na redução dos prazos de desenvolvimento e na melhoria da qualidade e dos processos de produção. Uma indústria líder nestes processos é a TOYOTA Motor Corporation, que obteve sucesso em conter os tempos de respostas e combinar uma ampla gama de projetos possíveis para alcançar “ o que podem ser os ciclos mais rápidos e mais eficientes de desenvolvimento de veículos” RalphKeelling p 32. D) CONCEITO INOVADOR E DESENVOLVIMENTISTA EM PROJETOS DE GRANDE PORTE. Muitos conceitos meritórios e ambiciosos exigem o desenvolvimento ou a adaptação de novas tecnologias. Mas por serem difíceis de estimar, os custos e resultados do desenvolvimento de novos processos dificultam muito a avaliação de risco e o planejamento. Os riscos se multiplicam e as dificuldades são mais freqüentes quando a pesquisa ou o desenvolvimento em várias áreas é administrado simultaneamente à construção ou produção. O conceito do projeto é obviamente mais seguro quando a implementação estiver baseada em métodos já testados. Não Obstante, apesar de terem começado sem definição ou experiência em alguma técnica essencial, muitos projetos imaginativos e ambiciosos baseados em uma “visão grandiosa” sobrevivem. 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 No projeto do Eurotúnel que liga a Inglaterra à França, buscaram-se o financiamento bem antes de terem sido desenvolvidas muito especificações essenciais. Solucionar problemas de projetos era uma atividade dispendiosa e problemas de escavação causaram dificuldades para os consórcios responsáveis por este trabalho. Os principais problemas tiveram de ser superados no financiamento do imenso custo do empreendimento. Este projeto como outros da mesmas envergaduras são projetos considerados de grandes feitos e bem sucedidos. Incorreções de planejamento; Problemas administrativos Custos astronômicos Conceitos consistentes no projeto de grande vulto. E) CONCEITOS DE PROGRAMAS E PROJETOS MÚLTIPLOS O termo programa (do latim programma, que, por sua vez, deriva de um vocábulo grego) tem diversas acepções. Pode ser a prévia declaração daquilo que se pondera fazer relativamente a alguma matéria ou ocasião. Por fim, convém destacar que um programa de desenvolvimento é a noção que dá nome à serie de acções organizadas com o objectivo de melhorar as condições de vida numa dada região. Estes programas também são conhecidos como sendo de desenvolvimento econômico e social. Existem várias agências de cooperação internacional que apoiam e financiam os programas de desenvolvimento nos países mais pobres/desfavorecidos do mundo. Os conceitos de programas que envolvem uma série de projetos vinculados geograficamente, por setor ou por empresa, são comuns na experiência de grandes companhias e agências internacionais. O alto custo de alguns conceitos de infra-estrutura frequentemente resulta em um programa integrado que recorre a várias agências financiadoras cujos programas são vinculados por setor ou interesse comum. Exemplos de programas de setores integrados. Projetos integrados no setor de transportes Cláusula de projetos de auto-estradas. ____Projetos de ligação e terminal ferroviário ____ Projeto de instalação portuárias, aviação. 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 Projetos regionais setorizados independente. terciária; Projeto de controle de molestias. Projeto de nutrição familiar regional Projeto de vacinação de iniciativa Claúsula de assistência médica Em escala menor, orgaanizações comerciais e empresas de serviço públicos encontram situações em que uma necessidade de desenvolvimento de novos produtos, a introdução de gestão da qualidade total ou mudança organizacional, como exemplo a reengenharia empresarial, apontm para o caráter desejável de uma série de pequenos projetos interligados que podem ser conduzidos simultaneamente dentro das organização. Em tais casos, os projetos podem ser designados a um gerente ou coordenador de projetos. O sucesso na execução de projetos é fundamental para as empresas atingirem seus objetivos de negócios. Nesse contexto, o gerente de projeto assume um papel de destaque no cenário de negócios. Suas habilidades são exigidas ao máximo para garantir a conclusão do projeto dentro do prazo, do orçamento e do escopo. Num cenário empresarial, os projetos podem ser gerenciados de três formas distintas: programas estratégicos, projetos independentes e grupos de projetos menores com enfoque tático. Para cada forma de gerenciamento é necessário um conjunto de habilidades do gerente de projeto. Os programas estratégicos que são compostos por projetos múltiplos exigem mais habilidades dos gerentes para tratar de interdependencias e interações entre projetos.Os projetos tradicionais são, praticamente, independentes entre si e possuem gerentes dedicados e focados totalmente no resultado final. F) CONCEITOS DIFÍCEIS A transição do conceito para implementação do projeto é frequentemente carregada de dificuldades, por isso muitas causas excelentes ou meritórias não conseguem sobreviver ao processo de concepção. Muitos conceitos meritórios não conseguem alcançar a fase de proposta devido à incapacidade para identificar um patrocinador isolado ou grupo coeso compoder, determinação ou oportunidade de financiamento, as dificuldades práticas para reunir as muitas agências, fontes financeiras e interesses fragmentados envolvidos são um obstáculo gigantesco. Nesses casos, a melhor alternativa (às vezes a única) é a coordenação estreita e o desenvolvimento de projetos setoriais e interligados pelas agências e organizações interessadas. 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 G) ACEITAÇÃO E VARIAÇÃO DE PROJETOS A política de aceitação e apoio pode ser sistematizada ou disfarçada por generalidades. Entretanto, pode ser o oportuno lembrar algumas regras básicas simples, como as seguintes: 1) Investir tempo e dinheiro “ de antemão”, identificando interessados e suas preocupações- mesmo quando os planos ainda são exploratórios; isso poupará tempo e recursos a posteriori (Laufer 1997). 2) Identificar antecipadamente os interessados em potencial e, quando possível, envolvê-los; 3) Arregimentar apoio dos “ crentes fies” entusiasmar colegas e superiores imediatos para que forneçam incentivos e ajuda básica. 4) Mostrar os benefícios em condições realistas, mas atraentes. 5) Não menosprezar dificuldades ou problemas; avaliar os riscos e mostrar maneiras para superá-los; 6) Ser a realista sobre custos e riscos, mas enfatizar os benefícios; 7) “cercar os graúdos” obter apoio da cúpula, no máximo de áreas possível. 8) Antecipar oposição e ficar de sobreaviso, pensar por que as propostas poderiam atrair oposição e de quem, e preparar uma defesa racional; 9) Dar uma tacada direta; não encobrir os problemas; apoiar-se em fatos e, naturalmente, ser honesto. Um projeto não consegue funcionar na base de informações falsas. 10) Apoiar as propostas em estruturas de referência lógicas que evidenciem premissas importantes sobre as quais se baseiam as propostas do projeto e os resultados que se podem esperar. VARIAÇÃO Já falamos que um projeto adequadamente administrado deve terminar no prazo estipulado e dentro do orçamento, mas seria precipitado começar um projeto sem margem de segurança.Devido à estreita relação entre tempo, custo e qualidade, é prudente dar uma margem de variação ( de até 10%, por exemplo) no tempo e custo totais como medida de segurança contra imprevistos. Grandes margens dão margem a extravagância e a indolência na administração, mas, na prática, pequenos ganhos e perda de tempo ou custo tendem a ser compensados no cômputo final, que, em circunstâncias normais, estará nos limites da faixa de 10% do orçamento alvo. Estudo de caso Adeus Subic Bay (Fonte: McManus e Burke, 1997) Mudanças nas alianças na tecnologia e revisão de estimativas de defesa são algumas das razões para o fechamento de bases da defesa. Nos últimos anos a comissão de Realinhamento e Fechamento de Bases dos Estados Unidos (BRAC ou Base Realignment and closurecommission) planejou a redução ou eliminação de várias centenas de instalações militares americanas no mundo inteiro.Os administradores possuem bastante experiência na logística de fechamentos de bases, desmantelamento de equipamentos,desativação de 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 navios ou aeronaves e alienação de ativos por meio de vendas e outras atividades semelhantes, mas os departamentos de defesa não são os únicos interessados nesses projetos.O conceito de fechamento de bases está associado às questões políticas e sociológicas, e as conseqüências do fechamento de instalações importantes podem ser traumáticas para a comunidade local.As bases geram emprego direto e indireto, ou seja, os civis empregados na própria base e os empregados no comércio(instalações de venda, transporte e recreação para o pessoal militarem assim por diante ).Em uma região isolada, o fechamento de uma base militar muitas vezes o sofrimento e o desemprego em massa. Depois de um longo período de dependência e adaptação as suas necessidades, as comunidades locais não devem ser abandonadas se alguma medida para amortecer a perda de renda e instalações. O fechamento de uma base normalmente envolve a desocupação de terrenos, prédios,e serviços, muitos dos quais poderiam ser redirecionados para outros fins. Em seguimento ao projeto de fechamento, muitas administrações estaduais ou municipais ou determinados indivíduos podem iniciar projetos para o aproveitamento de instalações militares desocupadas. Um desses planos estava sediado em Subic Bay, nas Filipinas, e outro foi adotado pelo estado de Massachusetts para a instalação conhecida como Fort Devens. A instalação do Fort Devens estava destinada a: Evitar os efeitos fiscais adversos sobre a cidade; Reaproveitamento sistemático; A criação acelerada de empregos; Proteção ambiental; e Forte controle local sobre o desenvolvimento Perguntas para Revisão e discussão: 1) Discuta projetos de seu conhecimento nos quais o conceito foi abandonado ou comprometido e as causas prováveis de fracasso. 2) Que testes devem ser aplicados a um novo conceito para estabelecer a compreensão clara e testar sua conveniência? 3) Imagine um projeto que fracassou por ter sido adotado por motivos equivocados; considere como o conceito poderia ter sido preservado e implementado com sucesso. 4) Discuta os perigos da compresão de prazos e simultaneidade em um projeto estratégico que envolva desenvolvimento tecnólogico e produção. 2. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO PLANO DE ENSINO E APRENDIZAGEM GESTÃO DE PROJETOS PROF: SÔNIA PROVIN- 2012-1 5) Considere o conceito de um projeto que você conheça pessoalmente e avalie até que ponto o conceito original foi mantido e os eventos e considerações que conduziram ao seu resultado. 6) Considere a melhor forma de conquistar a aceitação para um projeto inovador ou controvertido. 7) Considere táticas que poderiam ser eficazes no estabelecimento de um projeto para a remoção de pequenas quantidades de material radioativo (para uso médico ou clínico). 8) Considere e discuta o Estudo de caso acima referenciado. Bibliografia referenciada. KEELLING, Ralph. GESTÃO DE PROJETOS. Saraiva 2002 S. Paulo. MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS.Atlas.S.Paulo 2007.
