sumário - Manuais e Procedimentos

Número: PO-FIN-TES-003
Procedimento Operacional
Revisão: 00
Data: 13/10/2016
Festa Junina
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SUMÁRIO
1.
Objetivo .......................................................................................................................... 2
2.
Escopo ............................................................................................................................ 2
3.
Referências..................................................................................................................... 2
4.
Definições ....................................................................................................................... 2
4.1.
Conceitos ................................................................................................................ 2
4.2.
Siglas....................................................................................................................... 2
5.
Planejamento da Festa Junina ........................................................................................ 2
6.
Comercialização dos convites ......................................................................................... 2
7.
Comercialização dos Cartões Pré-pagos ........................................................................ 3
8.
Fechamento Diário.......................................................................................................... 3
9.
Convocação para colaboração na Festa ......................................................................... 3
10. Organização da festa ...................................................................................................... 3
11. Fechamento no dia da Festa........................................................................................... 4
12. Fechamento da Festa Junto aos Fornecedores .............................................................. 4
13. Recebimento das faturas ................................................................................................ 4
14. Anexos ............................................................................................................................ 5
15. Histórico de Revisões ..................................................................................................... 5
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1. Objetivo
Este procedimento tem por objetivo padronizar as atividades realizadas durante a
preparação e realização da Festa Junina no CVPS.
2. Escopo
Aplica-se a este escopo todas as atividades realizadas durante a preparação e realização da
Festa Junina no CVPS
3. Referências

N/A
4. Definições
4.1. Conceitos
N/A
4.2. Siglas
CVPS: Colégio Visconde de Porto Seguro;
Sistema Educacional: Sistema de controle da área pedagógica no CVPS;
Sistema Gestão Financeira: Sistema de controle financeiro do CVPS;
Sistema Gestão de Estoques, Compras e Faturamento: Sistema de controle de
Compras e Faturamento do CVPS.
5. Planejamento da Festa Junina
A Tesouraria em maio recebe os cartões pré-pagos para conferência, as máquinas para
a realização da Impressão dos convites e a carga dos valores nos cartões pré-pagos.
6. Comercialização dos convites
Anterior à realização da Festa Junina a Tesouraria realiza a comercialização dos
convites aos alunos, os mesmos podendo ser comprados diretamente na Tesouraria ou
nos pontos de vendas espalhados pelo CVPS, pelos alunos ou responsáveis.
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7. Comercialização dos Cartões Pré-pagos
Além dos convites a Tesouraria realiza a comercialização e os serviços de carga e
recarga dos cartões pré-pagos para consumo durante a festa, os mesmos podendo ser
comprados diretamente na Tesouraria do CVPS, pelos alunos ou responsáveis.
A carga e recarga dos cartões podem ser realizadas antes e no decorrer da festa
Junina.
8. Fechamento Diário
Durante o período de comercialização a Tesouraria realiza a conferência dos valores
recebidos, em relação ao número de convites e cartões vendidos na Tesouraria e de
Convites comercializados nos pontos de venda, e realiza o registro destes valores na
planilha Venda de Convites.xlsx em:
\\Tesouraria\Festa Junina
Para os casos dos valores em dinheiro e cheque, o mesmo é coletado pela Tesouraria e
depositado no banco.
Para os casos de pagamentos em cartão de débito e crédito é realizado o fechamento
das máquinas com a emissão dos relatórios de venda parciais e o final do dia, com este
relatório a Tesouraria deve no dia seguinte realizar conciliação dos valores efetivamente
recebidos, e criar os lançamentos no sistema Gestão Financeira dos valores recebidos
e a receber.
9. Convocação para colaboração na Festa
A Tesouraria realiza a convocação dos colaboradores que estarão trabalhando no dia
da festa via e-mail formalizando esta atividade e todas as informações pertinentes às
atividades do dia da Festa Junina.
10. Organização da festa
A Tesouraria antes do dia da festa Junina recebe todos os materiais a serem utilizados
durante o evento e realiza as atividades conforme abaixo:




Emitir todos os informes relacionados aos métodos de pagamento para fixação
nas bilheterias e barracas;
Separação dos Kits para os colaboradores e prestadores de serviços, com as
máquinas para venda dos convites e troco para utilização no dia da Festa;
Recebimento e distribuição às equipes dos equipamentos para a leitura dos
convites;
Emissão e distribuição dos convites cortesia aos convidados;
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

Emissão e Distribuição dos cartões pré-pagos aos colaboradores;
Entrega da Identificação dos colaboradores para utilização no dia da festa
(Lenços);
Suporte para as áreas envolvidas com o financeiro na Festa Junina.
11. Fechamento no dia da Festa
Durante a festa junina o fechamento dos caixas referente aos convites comercializados é
realizado a cada troca de turno que normalmente é de 2:30 Horas, este fechamento é
realizado como informado no fechamento diário.
Durante a festa a recarga dos cartões não é realizada pela Tesouraria, e sim por prestador
de serviço contratado, sendo este fechamento realizado posteriormente.
Também é realizada durante a festa um fechamento parcial dos valores recebidos para
recarga nos cartões em dinheiro, entre a Tesouraria o prestador de serviços, o banco e a
empresa de Transporte de valores, a qual realizar a coleta dos valores relativos a este
fechamento.
Ao término da festa é realizado um fechamento entre a Tesouraria o prestador de serviços
onde a Tesouraria recebe os valores para posterior depósito.
12. Fechamento da Festa Junto aos Fornecedores
Após o Termino da festa todos os colaboradores e prestadores de serviços devolvem à
Tesouraria todos os kits anteriormente recebidos e cartões pré-pagos devolvidos pelos
responsáveis.
Na semana Seguinte à festa junina a Tesouraria com base nos relatórios do sistema de
controle de vendas realiza a contabilização da comercialização por parte de cada uma das
barracas que estavam no dia da festa.
Com esta contabilização envia via e-mail os valores corretos para a emissão das Notas
Fiscais por parte dos prestadores de serviços.
13. Recebimento das faturas
Após o recebimento das Notas Fiscais enviadas pelos prestadores de serviços, a Tesouraria
realiza a conferência em relação a contabilização anterior realizada e insere as notas fiscais
no sistema Gestão de Estoques, Compras e Faturamento e encaminha a nota fiscal para o
setor de Compras.
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14. Anexos
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Planilha Venda de Convites.xlsx (Informar endereço do arquivo)
15. Histórico de Revisões
Data
Resumo das Alterações
Out/2016
Edição inicial
Revisão
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