importância da gestão de compras para as organizações

REVISTA CIENTÍFICA ELETÔNICA DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS – ISSN: 1679-3870
Ano II – Número 03 – Maio de 2004 – Periódicos Semestral
IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS
ORGANIZAÇÕES
SIMÕES, Érica.
Discente da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça
MICHEL, Murillo
Docente de Administração da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça
[email protected]
RESUMO. O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um
direito, pelo qual se paga determinado preço. As atividades relacionadas a compras envolvem uma
série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de
vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. A gestão de compras é
uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente
nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à
competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de matérias primas, suprimentos e
componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como
é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Decorrente das
mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade
rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que
simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os
outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado. Deste modo, a função compras e sua
área correspondente vem ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não
basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens
possível.
PALAVRAS-CHAVE: competitividade, compras, gestão, lucro, produção.
ABSTRACT. The term purchase can be defined as the onerous acquisition of a thing or a right, for
paid which if determined price. The related activities the purchases involve a series of factors as
election of suppliers, qualification of the services, determination of stated periods of vendas, forecast
of prices, services and changes in the demand, among others. The management of purchases is a
basic activity for the good management of the companies and that it influences directly in its supplies
and the relationship with the customers, being also related to the competitiveness and the success of
the organization. The acquisition of substances cousins, suppliments and components represents a
decisive factor in the activity of a company, therefore depending on as it is lead they can generate
considerable reduction in the costs and improvements in the profits. Decurrent of the occured changes
in the organizations, the function purchases more is not seen as a routine activity and yes as party to
suit of logistic of the companies. This because more of the one than simply to acquire products, the
sector of purchases currently interrelates with all the other sectors of the company, influencing and
being influenced. In this way, the function purchases and its corresponding area comes gaining space
and evidence in the context of the organizations, since it is not only enough to buy, is necessary to
buy well, looking for to get the biggest possible number of advantages.
KEYWORDS: competitiveness, purchases, management, profit, production.
.
INTRODUÇÃO
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Jurídicas e Gerenciais de Garça FAEG/FAEF e Editora FAEF, mantidas pela Associação Cultural e Educacional
de Garça – ACEG. Rua das Flores, 740 – Vila Labienópolis – CEP: 17400-000 – Garça/SP – Tel: (0**14) 3407-8000 –
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O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou
de um direito, pelo qual se paga determinado preço.
A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento
das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento
com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da
organização.
Segundo
Arnold
(1999)
“a
função
compras
é
responsável
pelo
estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor,
e pela agilização da entrega.”.
2. IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS
A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um
fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida
podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.
A Gestão da aquisição – a conhecida função de compras – assume
papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do
volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando
cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma
atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um
centro de lucros. (MORAES, 2005)
3. A FUNÇÃO COMPRAS NAS EMPRESAS
Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a
administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma
a beneficiar a organização é determinante não somente para a competividade, como
para a própria permanência da empresa no mercado.
Hoje se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50%
a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições
podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa.
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Ballou (2001) comenta que as atividades relacionadas a compras envolvem
uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços,
determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na
demanda, entre outros.
Conforme afirmam Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras
desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. “Sua
missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornandose responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos
na estratégia de operações”.
Para isso é fundamental manter um banco de dados de fornecedores
atualizado, ter poder de negociação e estabelecer um relacionamento baseado na
confiança mútua com o fornecedor.
Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham
nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades
interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa
comunicação, capacidade de gestão de conflitos.
Baily et al. (2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte
forma:
(...) Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve
contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade
de condições. Possui MBA; forte base financeira e tecnológica;
assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa,
que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas
corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as
deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar
melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para
atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e
colaboração de outros executivos da empresa.
Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não
é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística
das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de
compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa,
influenciando e sendo influenciado.
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Toda empresa na consecução de seus objetivos necessita de grande
interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso
de assim estar organizada. [...] A área de compras interage
intensamente com todas as outras, recebendo e processando
informações, como também alimentando outros departamentos de
informações úteis às suas tomadas de decisão. (MARTINS & ALT,
2001)
Os níveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o custo de produção e
podem trazer outros problemas para a empresa, como a necessidade de um maior
controle, de pessoal e despesas com a sua manutenção. Assim, a área de compras
tem uma função importante de cuidar para que os níveis de estoque da empresa
estejam sempre equilibrados.
Segundo Moraes (2005) o departamento de compras também pode assumir
vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com
os fornecedores. “Essa negociação determinará o preço final dos produtos e,
portanto, a competitividade da empresa”.
Normalmente a função compras tem quatro objetivos principais: obter
mercadorias e serviços na quantidade certa, com qualidade e a um menor custo;
garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e, desenvolver e manter boas
relações com os fornecedores.
Martins & Alt (2001) a esse respeito comentam que
Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos
estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor
atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem
tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de
tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a
Internet e cartões de crédito. (MARTINS & ALT, 2001, p. 67)
O setor de compras está também inter-relacionado com os níveis de estoque.
A ele compete a tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados
para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos
continuamente.
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“É importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso
eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido
em estoques”. (DIAS, 2005)
Esta é uma questão delicada e que está diretamente ligada à gestão de
compras, pois níveis de estoque, apesar de significarem uma segurança de que a
produção não precisará sofrer interrupções, ao mesmo tempo demanda custos na
maioria das vezes altos para a empresa, pois tem que ser armazenados e
controlados constantemente.
Para Arnold (1999) a função compra é um processo muito amplo que acaba
por envolver a todos na organização. O setor específico, geralmente, em face da
competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organização,
como o de desenvolvimento de produtos, área financeira, para que as aquisições
realmente tragam benefícios para a organização.
Segundo Dias (1997) a evolução da função compras nas organizações mostra
que é fundamental a atenção a ser dada a este setor.
Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de
compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo
de redução de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos
responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo,
volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste
processo. (DIAS, 1997)
Baily et al. (2000) comentam que
(...) o processo de compras cada vez mais está se envolvendo na
tomada de decisões estratégicas das empresas, pois compras são
vistas como uma área de agregação de valor, não simplesmente de
redução de custos e também a maior consciência do crescimento do
gasto em materiais e do potencial de lucro de compras.
4. BENEFÍCIOS DE UMA GESTÃO DE COMPRAS EFICIENTE
Deste modo, percebe-se que a gestão de compras eficaz pode contribuir
significativamente para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das
organizações.
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Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações
efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a
empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo.
CONCLUSÃO
Diante do exposto, pode-se concluir que a função compras e sua área
correspondente vêm ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já
que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem.
A gestão de compras eficiente está inter-relacionada à qualidade de produtos,
minimização dos custos de produção, maior agilidade nas aquisições, o que se
manifesta de maneira positiva nas organizações.
Deve, portanto, merecer atenção especial porque, se analisarmos a fundo, o
processo produtivo começa neste setor. Assim, além de melhorar a lucratividade das
organizações, uma gestão de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a
qualidade dos produtos e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Da visão tradicional que entende o processo de compras como o mero ato de
comprar, a função compras evoluiu, tanto que hoje é considerada de importância
estratégica para as organizações.
E a tendência é que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais
desafios das organizações que precisam se manter competitivas, em condições de
enfrentar desafios e obter lucro e sucesso empresarial.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A.,
1999.
BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4 ed. Porto
Alegre: Bookmann, 2001.
BAILY, Peter et al. Compras: Princípios e Administração. São Paulo: Atlas, 2000.
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DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1997.
GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg, Administração da Produção e Operações. 8
ed. São Paulo: Pioneira, 2001.
MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de
Materiais e Recursos Patrimoniais. Editora Saraiva, 2001.
MORAES, André. Gestão de Compras. Apostila do Curso de Administração
Industrial. CEFDET. Rio de Janeiro: 2005.
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