secretariado executivo e administração: diálogos

SECRETARIADO
TRANSVERSAIS
EXECUTIVO
E
ADMINISTRAÇÃO:
DIÁLOGOS
RESUMO: O estudo do presente relato de pesquisa decorre de atividades em projeto de
Iniciação Científica (IC)1, a partir dos debates no grupo de estudos em Gestão do
Conhecimento nas Ciências Sociais Aplicadas, do Departamento de Secretariado
Executivo da UNICENTRO. A investigação realizada trata de discutir as similaridades e
diferenças conceituais entre Secretariado Executivo e Administração. Para tanto,
apresentam-se alguns aspectos documentais e teóricos acerca da atuação profissional de
ambas as áreas do conhecimento, de modo a elucidar seus limites e conflitos. Em linhas
amplas, os resultados apontam que tanto o profissional de Secretariado como o de
Administração possuem incumbências distintas, todavia ambos exercem funções que
interagem entre si para que se possa obter eficiência e eficácia nos resultados. O
exercício do Secretariado, em termos práticos, não subentende-se como uma sub-área
da Administração, haja vista que a própria concepção teórica de sua identidade oferece
uma autonomia científica. O campo da assessoria não se restringe apenas a algumas
práticas particulares, pois a TGS proporciona um embasamento das ciências da
assessoria, bem como das técnicas secretariais.
PALAVRAS-CHAVE: Administrador; Assessoria; Secretario Executivo.
ABSTRACT: The study of the current report results from activities on the project of
Scientific Initiation (SI), from the debates on the Management of Knowledge in Applied
Social Sciences of Executive Secretary Department of UNICENTRO. The investigation
made, is about to discuss the similarities and differences conceptualists between
Executive Secretary and Administration. Therefore, some documental and theoretical
aspects are presented about the professional acting of both areas of knowledge, which
explain its limits and conflicts. Then, the results indicate that the Secretary professional as
the Administration, have distinct incumbencies, however both exert functions that
communicate with each other to obtain efficiency and efficacy at the results. The exercise
of Secretary, in practical terms, is not a sub area of Administration, its own theoretical
conception of identity offers a scientific autonomy. The assessors’ field is not restricted just
to some private practices, since TGS offers the base as the assessor sciences, as the
Secretary technique.
KEY-WORS: Administrator; Assessoria; Executive Scretary.
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho apresenta o desenvolvimento e alguns resultados já obtidos
acerca da pesquisa “Teoria Geral do Secretariado e Teoria Geral da Administração:
relações interdisciplinares”. Esta investigação decorre do projeto de Iniciação Científica
(IC), financiado pelo Cnpq/UNICENTRO, a partir dos debates no grupo de estudos em
1 Apoiado por bolsa PIBIC/UNICENTRO.
Gestão do Conhecimento nas Ciências Sociais Aplicadas, do Departamento de
Secretariado Executivo.
Este trabalho tem como objetivo principal investigar a interface entre a Teoria Geral
do Secretariado (TGS) e a Teoria Geral da Administração (TGA), focalizando as
diferenças e as contribuições nos âmbitos acadêmicos e profissionais. Neste sentido,
torna-se necessário apresentar alguns aspectos documentais e teóricos acerca da
atuação profissional de ambas as áreas do conhecimento, de modo a elucidar seus limites
e conflitos. Procura-se, aqui, apresentar alguns resultados preliminares (documentais e
bibliográficos) alcançados no referido projeto de pesquisa; os dados primários (pesquisa
de campo) serão ainda levantados e apresentados como resultado final do projeto de IC.
Desta forma, a importância deste tipo de pesquisa justifica-se pela necessidade
que há na área de Secretariado Executivo em debater temas contemporâneos ligados às
relações científicas e culturais da profissão. Nesta direção, as Diretrizes Curriculares
Nacionais para o Ensino de Secretariado Executivo(BRASIL, 2005), salientam que o
“bacharel em Secretariado deve apresentar sólida formação geral e humanística, com
capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades (…)
desenvolvendo postura reflexiva e crítica.”
O curso de Secretariado, em nível graduação, constitui tanto um 'locus' de
formação de gestores organizacionais (assessor executivo, gestor de eventos, de
documentação e de equipes) como também um lugar de formação de bacharéis que
investigam cientificamente esta profissão. É neste último perfil da formação profissional –
relação interdisciplinares de Secretariado e outras Ciências Sociais Aplicadas – que situase a presente proposta de pesquisa.
É notório que a TGS e a TGA enquadram-se nas Ciências Sociais Aplicadas, logo
possuem relações interdisciplinares, sendo que a concatenação entre ambas destaca um
ponto fundamental no estudo do Secretariado, no que concerne às assessorias executiva
e empresarial. Contudo, neste liame, existe uma grande miopia e dificuldade de
percepção em relação às diferenças e contribuições entre as duas áreas. Diante disso,
cabe indagar as dimensões pelas quais o Secretariado e a Administração se interagem?
Quais as condições científicas que delimitam o conhecimento na área do Secretariado
dentro das Ciências Sociais Aplicadas?
2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Esta investigação encontra-se em na fase preliminar do projeto PIBIC, que início
em julho de 2009 e será concluído em julho de 2010. Os dados preliminares apresentados
nesta pesquisa são de caráter descritivo - exploratório e qualitativa, que busca valorizar a
densidade e qualidade das informações obtidas por meio de dados levantados. O
presente trabalho expõe exclusivamente resultados das duas primeiras fases da pesquisa
de IC (documental e bibliográfica) ficando a terceira fase (pesquisa de campo) para a
conclusão do projeto.
A primeira etapa Investigação Documental – envolve a Lei de Regulamentação
Profissional do Secretariado e da Administração e os Pareceres das Diretrizes
Curriculares dos mesmos. No que tange a segunda etapa, Investigação Bibliográfica –
foram utilizadas fontes bibliográficas dos estudos da teoria científica, em que se buscou
os objetos de estudos e suas respectivas áreas e atribuições específicas do Secretariado
e da Administração. As duas etapas, supra citadas, em especial a documental, permitiram
o mapeamento e diferenciações das áreas em estudo. Esta pesquisa situa-se no patamar
das Ciências Sociais Aplicadas e caracteriza-se por seu interesse prático, ou seja, os
resultados são aplicados imediatamente na solução de conflitos que ocorrem na
realidade.
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Em síntese, sabe-se que as áreas do Secretariado Executivo e da Administração
são partes integrantes das Ciências Sociais Aplicadas, sendo cada uma delas dotadas de
especificidades, em que uma não se confunde com a outra. Esta diferença decorre do
entendimento de que cada área se impõe a partir da delimitação do seu objeto de
estudo(NONATO JÚNIOR, 2009, p. 153). Na TGS, o objeto de estudo em consideração é
a Assessoria em suas diversas relações interdisciplinares, uma vez que ela encontra-se
interligada ao planejamento, estruturação, comando e controle de organizações privadas
e públicas. No caso da Administração estas mesmas questões situam-se sobre os
processos gerais da gestão que representam o objeto de estudo da TGA.
Para ilustrar os prolegômenos, cabe apresentar, inicialmente, os tipos de formação
acadêmica específica à cada área do conhecimento em questão, que define o perfil
profissional estabelecido pelo Ministério da Educação (MEC), de acordo com as Leis de
Diretrizes Curriculares das duas profissões. O Quadro 01 mostra os níveis de
conhecimentos específicos a serem aplicados no contexto das organizações, cujas
atividades desenvolvidas pelos profissionais de cada área, na verdade, constituem-se de
ações complementares mútuas. Está claro que, no próprio processo de formação
profissional, o conjunto de conhecimentos codificados (explícitos) particulares conduz ao
desenvolvimento de habilidades e competências (conhecimentos tácitos) que não se
sobrepõem entre o Secretário e o Administrador.
Quadro 01 – Cursos
Graduação em Administração
Resolução CES/CNE Nº004, de 13 de julho de
2005.
Graduação em Secretariado Executivo
Resolução CES/CNE Nº003, de 23 de junho de
2005.
Deve possuir capacitação no processo de
tomada de decisão, bem como para desenvolver
gerenciamento
qualitativo
e
adequado.
Flexibilidade
intelectual
e
adaptabilidade
contextualizada no trato de situações diversas,
presentes ou emergentes, nos vários segmentos
do campo de atuação do administrador.
Deve apresentar sólida formação geral e
humanística, com capacidade de análise,
interpretação e articulação de conceitos inerentes
a administração pública e privada. Ser apto para
o domínio em outros ramos do saber,
desenvolvendo postura reflexiva e crítica que
fomente a capacidade de gerir processos e
pessoas.
Reconhecer e definir problemas, equacionar
soluções,
pensar
estrategicamente,
atuar
preventivamente,
transferir
e
gerenciar
conhecimentos e exercer, em diferentes graus de
complexidade, o processo de tomada de decisão.
Desenvolver comunicações compatíveis com os
processos de negociação.
Assessoria administrativa com base em objetivos
e metas departamentais e empresariais.
Compreender sua função na estrutura produtiva
sob seu controle e gerenciamento.
Utilização de técnicas secretariais, com
renovadas tecnologias, imprimindo segurança,
credibilidade e fidelidade no fluxo de
informações.
Visão generalista da organização e das
peculiaridades relações hierárquicas e intersetoriais
Realizar consultoria em gestão e administração, Receptividade e liderança para o trabalho em
pareceres e perícias administrativas, gerenciais, equipe, na busca da sinergia.
organizacionais, estratégicos e operacionais.
Fonte: Elaborado pela autora, a partir das Diretrizes Curriculares Nacionais (BRASIL, 2010).
Com base nos termos legais, que regulamenta cada profissão, percebem-se
importantes diferenças entre as áreas, conforme Quadro 02. No que concerne à
Administração, a atuação profissional requer conhecimentos específicos para ações
diretas nos processos de gestão geral das organizações. O Administrador exerce as
funções chefia ou direção intermediária ou superior, assessoramento e consultoria em
órgãos, ou seus compartimentos, da Administração Pública ou de entidades privadas,
cujas atribuições envolvam, sobretudo, a aplicação de conhecimentos inerentes às
técnicas de administração. A profissão de Secretariado pressupõe ações assessoriais e
de suporte em processos de co-gestão organizacional, contribuindo para a eficácia da
equipe e os resultados organizacionais. Ele deve assessorar os centros decisórios e suas
respectivas equipes de trabalho, disponibilizando informações e ações e viabilizando as
tomadas de decisões. Ao assessor executivo ainda cabe atuar em rede de
relacionamentos, processos e produção de resultados em ambientes abertos (pesquisa,
ciência, tecnologia, meio-ambiente, comunicação), mantendo-se o foco nas relações e
redes de assessoria intelectual, operacional, estratégica ou interdisciplinar.
Quadro 02 – Profissões
Administrador
Lei nº4765 de 09 de setembro de 1965
Secretariado
Lei nº7377 de 30 de setembro de 1985
Elabora pareceres, relatórios, planos, projetos,
arbitragens e laudos em assessoria geral.
Planejamento, organização e direção de serviços
de secretaria, assistência e assessoramento
direto a executivos
Coleta de informações para a consecução de
objetivos e metas de empresas
Redação de textos profissionais especializados,
inclusive em idioma estrangeiro interpretação e
sintetização de textos e documentos
Chefia intermediária ou superior.
Pesquisas, estudos, análises, interpretação,
planejamento, implantação, coordenação e
controle dos trabalhos nos campos de
administração e seleção de pessoal, organização
e métodos.
Orçamento,
administração
de
matéria,
administração
financeira,
administração
mercadológica, administração de produção,
relações industriais, bem como outros campos
em que estes se descobrem ou com os quais
sejam conexos.
Exerce funções e cargos de Administrador de
Serviço Público Federal, Estadual, Municipal,
Autárquico, Sociedade de Economia Mista,
empresas estatais, paraestatais e privadas, em
que fique expresso e declarado o título de cargo
abrangido.
Versão e tradução em idioma estrangeiro
Orientação da avaliação e seleção da
correspondência para fins de encaminhamento à
chefia
Conhecimentos protocolares.
Fonte: Excelência – Revista da FENASSEC (2009, p. 11).
A distinção entre tais identidades profissionais, levantada pela Federação Nacional
das Secretárias e Secretários (FENASSEC), permite esclarecer as funções particulares
do profissional de Secretariado, a saber: Assessor (disponibilização de informações e
ações); Gestor (intermediação na construção e composição de processos administrativos
e nas relações comportamentais); Empreendedor (assimilação da visão estratégica e
maximização dos resultados); e Consultor (configuração de sistemas e sub-sistemas
organizacionais).
Dito isso, parte-se, a seguir, para o estudo bibliográfico. No estudo documental, que
reforça as atribuições de cada área, nota-se o Secretariado tem a incumbência de
assessoria e articulação em rede, numa perspectiva de suporte, enquanto o Administrador
à gestão de núcleos organizacionais. O progresso de cada área do conhecimento implica
instauração de uma ótica própria acerca de uma maneira peculiar de conceber a
realidade, possibilitando a criação e a delimitação particular de parâmetros científicos.
O trabalho empírico do profissional secretário é marcado pelo ato de assessorar, seja no
âmbito operacional, tático, executivo, intelectual ou interdisciplinar. Desta forma, qualquer
que seja a natureza da organização ou do grupo em que participe, o profissional de
secretariado se destaca como assessor - interligando realidades, conhecimentos, pessoas,
níveis hierárquicos ou interrelacionais. (NOTATO JÚNIOR, 2009, p. 157).
Pode-se perceber que a atividade de assessoria não se restringe apenas a um
ambiente único de trabalho, podendo o profissional de Secretariado atuar prestando
assessoria seja no setor agrícola, seja na indústria, seja nos diversos segmentos do setor
de serviços. Além disso, o Secretariado deve interagir com a Administração, ensejando
troca de conceitos, métodos e metodologias, a fim de que juntos possam atingir objetivos
comuns em um mesmo ambiente organizacional.
No processo de tomada de decisões organizacionais, a co-gestão assume um
papel fundamental. Por exemplo, uma organização, enquanto uma unidade de
planejamento e administrativa, sob a responsabilidade de uma direção gerencial central,
conta com o “trabalho em equipe”, permitindo, de um lado, que se reúna diversas
atividades desconectadas, de forma a superar o limite estabelecido pelas capacidades do
pessoal gerencial existente, e, de outro, que os indivíduos do grupo administrativo
(organização como um todo) tenham experiência em trabalhar em conjunto. Cada
profissional não consegue atuar isoladamente. A maior interação entre o Administrador e o
Secretário Executivo requer uma pré-disposição em colaborar, isto é, depende da
cooperação. Na dicção de Drucker (2000, p. 436), “Cada membro da empresa contribui
com algo diferente; todos, porém, precisam colaborar para a meta comum, o desempenho
comum. Cada um deles deve empenhar-se em alcançar a maior perícia em seu trabalho”.
Cumpre ao Administrador atuar em níveis tático, estratégico e operacional,
seguindo rigidamente o princípio escalar (autoridade de comando linear), ao passo que o
profissional de Secretariado colabora enquanto “instância de staff”, realizando serviços
específicos que contribuam para a eficácia da equipe e os resultados organizacionais.
Nas palavras de Peci e Sobral (2008, p. 06): “Os administradores ou gestores são
membros que têm como função guiar as organizações de forma a alcançar seu propósito.
São os administradores que decidem onde e como aplicar os recursos da organização de
forma a assegurar que esta atinja seus objetivos”.
Enquanto que o profissional de secretariado, conforme Natalense (1998, p. 24), “...
é alguém que faz parte de uma equipe gerencial, com a responsabilidade de assessorá-la
criando condições para que esta equipe alcance os resultados previstos”. Nesta
perspectiva, pode afirmar que quando se trata de um ambiente organizacional, em
particular uma empresa, os objetivos tanto dos administradores quando do secretariado
será alcançar propósitos, contudo para que ele seja concreto haverá uma interação entre
administradores e secretários executivos.
Tanto o Secretariado quanto o Administrador possuem incumbências distintas,
todavia ambos exercem funções que interagem entre si para que se possa obter a
eficiência e a eficácia nos resultados. Motivo pelo qual a TGS recorre a estudos
desenvolvidos pela TGA com a finalidade de designar um conjunto geral de teorias que
alicerçam o conhecimento produzido pelas assessorias, tanto em nível acadêmico quanto
em nível profissional.
O propósito da TGS é a articulação das microteorias que embasam o Secretariado,
em um seara de Teoria Geral, tendo como fonte os fundamentos das Ciências da
Assessoria sendo eles o Assessoramento (oferecendo suporte para execução técnicooperacional), Assessorexe (oferece suporte para assessoria executiva), a Assessoria
intelectual (fornece arrimo para elaboração de ideias, textos legais, produção e revisão de
textos e publicação de artigos) e a Assessoria aberta (explora as redes de articulação,
visando atender as demandas sociais manifestadas dentro e fora do espaço
organizacional). Além das técnicas secretariais e dos estudos que norteiam os vários
patamares de atuação do secretariado, ou seja, a interdisciplinaridade. Por exemplo, para
um Secretario Executivo atuar no campo das organizações, ele precisará das ciências das
assessorias em específico da Assessorexe para construir uma estrutura de atuação
gerencial e de técnicas secretariais, pois elas comportam os conhecimentos básicos para
a execução de tarefas específicas de Secretariado e a interdisciplinaridade para que se
possa trabalhar em uma empresa ou espaços diversos do mundo do trabalho, auxiliando
tanto Administradores como diversos profissionais das áreas dos negócios e da
sociedade. Preleção esta que já vem sendo preconizada por alguns autores como, por
exemplo, Figueiredo(1997), Natalense(1998) e Ribeiro(2002).
Portanto, como demonstrado no estudo documental e elucidado no estudo
bibliográfico, o Secretariado e a Administração possuem peculiaridades próprias, mas
nem por isso se confundem quando interrelacionam entre si. O exercício do Secretariado,
em termos práticos, não subentende-se como uma sub-área da Administração, haja vista
que a própria concepção teórica, o objeto de estudo e a identidade profissional demonstra
uma efetiva diferenciação acadêmica, tática, estratégica e operacional.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho teve como objetivo principal investigar a interface entre a Teoria Geral
do Secretariado (TGS) e a Teoria Geral da Administração (TGA), focalizando as
diferenças e as contribuições nos âmbitos acadêmico e profissional.
Constata-se, aqui, que por mais que algumas áreas recorram uma as outras, mas
não perdem as suas identidades, visto que demarcação teórica sempre existirá. A
interdisciplinaridade proporciona um enriquecimento às áreas em questão. Percebeu-se,
também, que a TGS relaciona-se com a TGA, no âmbito de exercício da profissão de
Secretariado, com a incumbência de prestar assessoria executiva e empresarial,
buscando, na TGA, conceitos organizacionais norteadores e visão das funções a serem
assessoradas (o administrador nos mais variados níveis estratégico, tático e operacional).
A relação entre o Secretariado e a Administração, no campo organizacional, visa alcançar
os objetivos gerais das organizações.
Como sugestão para trabalhos futuros, torna-se importante analisar a
interdisciplinaridade das assessorias juntamente com outras áreas do conhecimento
relacionadas, como por exemplo, a assessoria jurídica, possibilitando, assim, o
desenvolvimento de uma nova abordagem para o Secretariado,.
Agradecemos ao Cnpq e ao projeto PIBIC/ UNICENTRO pelo apoio financeiro e
pela infra-estrutura.
5 REFERÊNCIAS
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de 2005. Aprova as diretrizes curriculares nacionais do curso de Secretariado Executivo.
______. Conselho Nacional de Educação. Resolução CES/CNE Nº004, de 13 de julho de
2005. Aprova as diretrizes curriculares nacionais do curso de Administração.
DRUCKER, Peter F. Introdução à administração. 3ª ed. São Paulo: Pioneira, 2000.
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NATALENSE, Maria L. C. Secretária executiva: manual prático. São Paulo: Informações
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RIBEIRO, Nilzenir A. Secretariado: do escriba ao gestor. São Luiz: Edfama. 2002.