Connect to Outlook

Connect to Outlook
Product Info
Uma equipe forte: DocuWare e Microsoft Outlook
Use o Connect to Outlook para arquivar seus e-mails diretamente no DocuWare a partir do
MS Outlook. É simples acessar seus e-mails arquivados, por exemplo, se você quiser
retornar rapidamente ao último e-mail de um cliente. E-mails e anexos também estão
disponíveis para funcionários no conjunto de documentos central.
Em um dia normal de trabalho, você recebe centenas de
e-mails. Eles são parte importante do seu trabalho e você
precisa acessá-los o tempo inteiro. Como representam
correspondência oficial, e-mails estão sujeitos a períodos
de retenção e precisam ser arquivados.
O Connect to Outlook, a conexão entre o MS Outlook e o
DocuWare, permite que você faça os dois: Não apenas
você pode arquivar seus e-mails em conformidade com
uma auditoria direto do Outlook, mas você também pode
usar o recurso de pesquisa rápida para acessar
diretamente os e-mails armazenados.
Connect to Outlook
Vantagens
Rápido: e-mails armazenados no DocuWare
direto do Outlook
Prático: acesse e-mails armazenados a partir
do Outlook
Conveniente: configuração fácil e centralizada
Eficiente: use dados do MS Outlook,
DocuWare, ou qualquer outro banco de dados
SQL para armazenamento e pesquisa
Product Info
1
Arquivamento de e-mail conveniente
DocuWare se integra perfeitamente à configuração normal do Outlook com sua própria barra de menus e menu de
contexto. Para armazenar um e-mail, selecione e clique na configuração de armazenamento com o destino e indexação
de armazenamento. Se você quiser, uma caixa de diálogo pode ser aberta, exibindo as palavras de indexação que
serão armazenadas com o e-mail. Graças à indexação, os e-mails do conjunto de documento são fáceis de serem
encontrados; leia mais sobre a indexação abaixo.
A janela do Outlook tem uma barra de menus separada do DocuWare. Você pode usar a barra ou o menu de
contexto com clique direito para entrar, armazenar ou pesquisar por e-mails.
Connect to Outlook
Product Info
2
Você pode enviar e arquivar seus e-mails simultaneamente com o botão “Envio e armazenamento”. Isso se aplica a
novos e-mails e a e-mails respondidos ou encaminhados por você.
As coisas são ainda mais fáceis quando o arquivamento automático está definido para e-mails recebidos. Por exemplo,
um líder de equipe recebe regularmente faturas de vários prestadores de serviços, que são movidos para a pasta
"Faturas" no Outlook. O DocuWare pode cuidar dessa pasta e suas subpastas, e salvar automaticamente as faturas
recebidas em um gabinete de arquivos.
Em muitas organizações, funcionários; contas de Outlook são limitadas em termos de espaço. E-mails especialmente
importantes que você gostaria de manter em sua caixa de entrada podem ser marcados como armazenados com a
categoria “DocuWare” no Outlook.
Connect to Outlook
Product Info
3
Indexação precisa para a rápida recuperação
Obrigado pela indexação, e-mails arquivados e anexos podem ser exibidos rapidamente no Outlook. Por exemplo, se
você tem um e-mail da empresa Peters Engineering na sua frente, você pode abrir todos os e-mails recebidos de
funcionários dessa empresa com apenas um clique. Você também pode limitar isso a um certo período, por exemplo,
30 dias.
Os resultados de uma pesquisa rápida são exibidos na parte inferior da janela do Outlook.
Além de e-mails e anexos arquivados, você pode exibir uma lista no Outlook, isto é, uma pesquisa com termos de
pesquisa fixos. Por exemplo, uma lista pode conter documentos que precisam ser processados, que podem ser
acessados diretamente a partir do Outlook.
Você pode configurar a indexação de e-mails para atender a seus requisitos. Propriedades de e-mail, como remetente,
destinatário, data e assunto são usadas para automatizar a categorização e a indexação. Os nomes de pessoas e
empresas podem ser complementados com informações de livros de endereços e outros bancos de dados. Isso pode
ser seus contatos do Outlook, seus gabinetes de arquivos do DocuWare ou seu CRM e ERP, isto é, qualquer banco de
dados pesquisados pelo SQL. Connect to Outlook se conecta diretamente com o banco de dados desejado.
Connect to Outlook
Product Info
4
Serviço de Atendimento ao cliente otimizado graças a
Central de Informações
Arquivamento regulado com DocuWare também permite melhor serviço de atendimento ao cliente. Como os e-mail são
armazenados em um conjunto centralizado de documentos, eles ficam disponíveis para toda a organização, desde que
os usuários tenham as permissões corretas. Informações de correspondência por e-mail com clientes poderão ser
acessadas mesmo quando o funcionário responsável não está presente. Consultas ou solicitações do cliente ainda
podem ser imediatamente processadas.
Com DocuWare, você pode oferecer a seus clientes a opção de enviar faturas no formato ZUGFeRD. ZUGFeRD é um
formato de fatura usado na Alemanha, que permite o envia de faturas automático ou semiautomático. O Connect to
Outlook reconhece faturas no padrão ZUGFeRD e as indexa automaticamente. Os dados da fatura podem ser
processados no DocuWare e em seu software financeiro.
Connect to Outlook
Product Info
5
Bastidores: Configuração do Connect to Outlook
Arquivamento e pesquisa rápida de e-mails são baseados nas configurações disponíveis para usuários com as
permissões relevantes no Outlook via barra de menus e menu de contexto do DocuWare. Uma nova configuração pode
ser criada facilmente a partir do Outlook. Em uma configuração assim, você precisará especificar o local de
armazenamento, a indexação e as permissões, entre outros. Você também pode especificar outros detalhes, por
exemplo, caso e-mails arquivados sejam excluídos do Outlook ou se e-mails forem armazenados como MSG ou PDF
(PDF/A formato de arquivamento antigo de acordo com padrão ISO). Anexos são arquivados em seu formato original.
Você pode definir o armazenamento de e-mail na Configuração em quatro etapas fáceis do DocuWare. Nesta
janela, você define o formato de armazenamento e especifica se o e-mail e seus anexos devem ser mantidos no
Outlook após serem armazenados.
Connect to Outlook
Product Info
6
Requisitos do sistema
Connect to Outlook é um componente do
DocuWare Cloud disponível para sistemas no
ambiente como um módulo complementar para
servidores PROFISSIONAIS e CORPORATIVOS.
As versões 2010, 2013 e 2016 do Microsoft
Outlook (32 e 64 bits) são compatíveis. Os
requisitos gerais de sistema do DocuWare
também são aplicáveis.
This document can also be found here:
http://pub.docuware.com/pt/connect-to-outlook
For more information please visit our website at:
www.docuware.com
Connect to Outlook
Product Info
7