política comercial e manual operacional revendanet

POLÍTICA COMERCIAL
E MANUAL OPERACIONAL
REVENDANET
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1. OBJETIVO
Dotar a empresa e seus distribuidores de uma ação única no relacionamento com o mercado em termos de produtos, serviços,
preços, prazos, condições, região de atuação, etc.
2. ABRANGÊNCIA
Aplica-se em todas as áreas e nas revendas externas através do DCO – Departamento Comercial.
3. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
A responsabilidade pela política comercial é do DCO – Departamento Comercial e DAF – Departamento Administrativo Financeiro .
A autoridade pela política comercial é do DG – Diretoria Geral.
4. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
- Meta Mensal
5. INDICE
1 – Descrição do Processo
Território de atuação
Matriz
Revendas
PRODUTOS e SERVIÇOS
CORDILHEIRA
Licença de Uso
Usuário Adicional
Atualização
Licenciamento de Uso (Locação)
Contrato de Manutenção e Suporte
Disco Original
Treinamento
Visita Técnica
Reset
Pacote de Atendimento
CONDIÇÕES COMERCIAIS
Parcelamento de Pedidos
Descontos de Pedidos
Pedido Especial
Cancelamento de Contratos de Manutenção e Locação
Transferência de Sistema E Atendimento Técnico
Comissionamento
FORMULÁRIOS
Cadastro de Cliente
Proposta Comercial
Contrato de Manutenção e Suporte
Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte (Locação)
Autorização de Faturamento de Contrato de Manutenção e Suporte
Autorização de Faturamento de Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte (Locação)
Carta de Transferência de Atendimento Técnico
Carta de Transferência de Sistema
INFORMAÇÕES GERAIS
Convênio Acadêmico
REVENDANET
Todos os recursos e manual operacional
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DESCRIÇÃO DO PROCESSO
Abaixo descrevemos características básicas de nossas revendas, os procedimentos para a comercialização dos produtos e serviços
e os aspectos gerais que consolidam nossa parceria.
TERRITÓRIO
IMPORTANTE:
1)Revendas
O território das Revendas é dividido conforme sua localização, sendo que cada uma terá o raio mínimo de atuação de 150 km, salvo
aqueles casos negociados com a EBS Sistemas.
Caso o cliente esteja próximo de duas ou mais revendas ficará a critério do mesmo escolher a revenda que o atenderá.
Atualmente trabalhamos com Revendas nos seguintes estados:
RS - RIO GRANDE DO SUL
Porto Alegre
Performática Computação Ltda
Santa Cruz do Sul
Goldhaus Informatica Ltda
Campo Bom
RR Sistemas de Informatica Ltda
Caxias do Sul
TI - Brasil
SP - SÃO PAULO
Zona Norte
DV&B Informática
Zona Sul
EBS Sistemas - Filial
Ribeirão Preto
Prodez
Araraquara
Central Papini
SC - SANTA CATARINA
Florianópolis
Virtual Center
Araranguá
MTA Informática Ltda
MS – Mato Grosso do Sul
Campo Grande
HR2
Dourados
Cia Infomática
PR - PARANÁ
Cascavel
Rhede Sistemas
Guarapuava
B&S Sistemas
Londrina
ADSNet Projetos e Sistemas
Maringá
EDN Informática
Paranaguá
MW Sistemas
Campo Largo
Syscomp
MT - MATO GROSSO
Várzea Grande
Info – Amazônia
PE - PERNAMBUCO
Recife
GQ Insert
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PRODUTOS / SERVIÇOS
Licença de Uso (aquisição)
A licença de uso é a cessão do direito de utilização do software.
Garantia: A licença de uso tem a garantia de atendimento técnico e atualizações do software de 90 dias a contar da data da compra.
Treinamento: O cliente tem direito de treinar um usuário por módulo no período de garantia, sem custo adicional.
Fora do período de garantia ele deverá adquirir o treinamento conforme item SERVIÇOS / TREINAMENTO da Política Comercial.
Observações: Os sistemas Cordilheira já estão habilitados para 02 (dois) usuários simultâneos em cada módulo.
Se houver necessidade de mais usuários deverá ser negociado conforme item PRODUTOS /USUÁRIO ADICIONAL
Usuário Adicional
Este item é vendido para o cliente que queira aumentar o número de usuários utilizando o mesmo sistema simultaneamente em
rede.
No caso do cliente querer o sistema em outro espaço físico ele deverá comprar uma segunda licença de uso, pois usuário adicional
funciona apenas em rede.
Atualização
As modificações em função de legislação, impostas pelos órgãos governamentais, serão introduzidas no software em prazos legais
compatíveis com os determinados pelos mesmos, bem como as implementações de melhorias dos sistemas e estarão disponíveis
para os clientes através das atualizações.
Sempre que houver qualquer atualização nos sistemas, o DAC (Departamento de Atendimento ao Cliente informará a todos os
clientes através do BIT - Boletim Informativo Técnico (via e-mail).
Clientes sem o contrato de manutenção, a atualização deverá ser vendida, sendo que o cliente terá direito a 30 dias de garantia de
atendimento técnico e a outras atualizações que ocorrerem neste período.
Observação: As atualizações só estarão disponíveis na internet.
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Contrato de Licenciamento de Uso (Locação)
A Locação tem como objetivo a cessão do direito de utilização do sistema e o contrato de manutenção.
Terá vigência indeterminada, e será controlado por um processo chamado “Ativação”.
Ativação: É o processo pelo qual o sistema Cordilheira instalado no cliente entre em contato com nossos servidores, verificando se
houve o pagamento da mensalidade.
Se constatar que foi efetuado o pagamento o sistema é liberado por mais 30 dias, caso não tenha sido pago o sistema
automaticamente avisará ao cliente que é necessário fazer a ativação.
Após 10 dias de aviso o sistema será bloqueado até a próxima ativação.
A data de inicio do pagamento é 30 dias após a data da assinatura do contrato, sendo que se o cliente precisar de um tempo maior,
este deverá ser de no máximo 10 dias.
Observações: Os sistemas Cordilheira já estão habilitados para 01 (um) usuário em cada módulo.
Se houver necessidade de mais usuários deverá ser negociado conforme a tabela de preços.
Usuário Adicional (Locação)
Este item é vendido para o cliente que queira aumentar o número de usuários utilizando o mesmo sistema simultaneamente em
rede.
No caso do cliente querer o sistema em outro espaço físico ele deverá negociar um segundo contrato de locação ASP, pois usuário
adicional funciona apenas em rede.
O valor do usuário adicional irá ser adicionado às parcelas ativas do cliente, mensalmente.
Contrato de Manutenção e Suporte de Software
O Contrato de Manutenção e Suporte Técnico de Software tem como objetivo fornecer o atendimento técnico para esclarecimento de
dúvidas e as atualizações dos sistemas em caráter de ordens legais, corretivas e de otimização.
Quando houver a venda com Contrato de Manutenção, este deverá iniciar-se até o 15º dia após o vencimento da garantia (90 dias).
Contrato de Licenciamento de Uso (Locação) ASP
A Locação tem como objetivo a cessão do direito de utilização do sistema e o contrato de manutenção via ASP
Por serviços ASP (Aplication Server Provider) entende-se como o servidor de aplicativos, gerenciado por um Data Center, que provê
o acesso a este servidor e ao SISTEMA CORDILHEIRA de qualquer ponto remoto na quantidade de usuários adquiridos.
Terá vigência de 12 (doze) meses, e será controlado por um processo chamado “Ativação”.
Ativação: idem locação.
Observações: Os sistemas Cordilheira já estão habilitados para 01 (um) usuário em cada módulo.
Caso o cliente precise de usuários adicionais, o procedimento será o de locação.
Disco Original
O disco original vai junto com o cd de instalação e é a “chave” para a segurança, pois a cada vez que o cliente precisar reinstalar o
sistema, precisará do disco original.
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O cliente que perder ou danificar o disco original deverá pagar o valor da tabela vigente mesmo que tenha contrato de manutenção.
Treinamento
O cliente tem direito de 01 (um) treinamento por módulo no período de garantia, ou seja 90 dias após a compra. Após este período
ele deverá adquirir o treinamento conforme tabela vigente.
O treinamento para clientes que saíram da garantia ou que precisam treinar usuários adicionais poderá ser vendido pelo DCO –
Departamento Comercial e/ou pelo DAC conforme tabela de preços vigente.
O treinamento será faturado mediante apresentação do Pedido de Vendas assinado pelo cliente.
Para revendas, o treinamento fica a critério da mesma.
Visita Técnica
Para clientes da EBS Sistemas a necessidade da visita técnica deverá ser analisada junto com a Gerência de STE (Suporte Técnico
EBS) certificando-nos assim que todas as possibilidades de ajuda por telefone se esgotaram.
A visita técnica será cobrada conforme valor/hora da tabela vigente, sendo que deverá ser faturado no mínimo 02 (duas) horas
(mesmo que o técnico não fique este tempo na empresa) e o pagamento se dará 10 dias após a assinatura do RAT (Relatório de
Atendimento Técnico). Se na visita detectarmos que o problema é causado pela EBS Sistemas isentamos o cliente de pagar.
Para as revendas os valores e formas de cobrança ficam a critério da mesma.
Tira-Dúvidas
O Tira-dúvidas é um item exclusivo para clientes com problema de entendimento em determinadas rotinas e procedimentos dos
sistemas.
A necessidade do Tira-dúvidas será detectada pelo atendente de suporte técnico, que deverá oferecê-lo ao Cliente certificando-se
que as possibilidades de ajuda por telefone, e-mail, chat já foram esgotadas.
O Tira-dúvida será realizado obrigatoriamente na sede da EBS Sistemas, por um dos atendentes de suporte designados pela
Gerente de Atendimento.
Para as revendas os valores e formas de cobrança ficam a critério da mesma.
Reset
O Reset é um código que habilita a proteção do sistema. É utilizado quando por algum motivo o cliente não conseguiu desabilitar a
proteção do sistema da máquina e ocasionau a perda desta proteção.
O pedido de Reset é feito através do site da EBS Sistemas (www.ebs.com.br), onde o cliente deverá preencher a Solicitação de
Serviço informando o motivo da perda da proteção. O reset é cobrado apenas de clientes que não possuem o Contrato de
Manutenção.
Importante: Sempre verifique se o cliente possui o disco original do sistema, caso não o tenha terá que adquiri-lo pelo valor da tabela
vigente.
Pacote de Atendimento
É uma forma de atendimento a clientes que não tem contrato de manutenção, estão fora da garantia e não desejam fazer o contrato
de manutenção, porém querem atendimento técnico.
Deverá ser adquirido pelo valor da tabela vigente, dando ao cliente o direito a cinco (05) ligações no período máximo de 90 dias.
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E - DAS CONDIÇÕES COMERCIAIS
Parcelamento
O Pedido de Vendas poderá ser parcelado em até 05 (cinco) vezes sendo que o valor mínimo de cada parcela é R$100,00. Para
produtos e/ou serviços com valor inferior a R$100,00 o pagamento deve ser no máximo em 10 dias, por boleto.
Descontos
Os Vendedores Matriz e as Revendas Ouro e Prata tem o direito conceder até 5% de desconto ao cliente sem que seja descontado
de sua comissão.
Quando o desconto for superior a 5% deverá ser autorizado pela EBS Sistemas e tratado como Pedido Especial no Revendanet para
que não seja descontado do percentual de comissão.
Caso a o vendedor queira conceder um desconto por conta própria, poderá fazê-lo desde que respeite o limite de comissão que
recebe, pois este será deduzido de suas comissões.
Pedido Especial
Será considerado Pedido Especial qualquer pedido que não siga a política comercial em relação a valores, descontos e
parcelamento desde que acordados com a Direção Comercial da EBS Sistemas. Deverá ser descrito no campo “observações” da
proposta comercial do revendanet que é um “pedido especial” e nome de quem o autorizou.
Observação: Há a opção de Pedido Especial no cadastro de Propostas do revendanet.
Cancelamento de Contratos de Manutenção, Locação e Locação ASP
Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte de Software Locação.
Conforme cláusula 9.6 incisos 9.6.1 e 9.6.2 do Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte de Software
Caso o CLIENTE e/ou a EBS SISTEMAS desejem o cancelamento do Contrato de Licenciamento de Uso poderá fazê-lo nas
seguintes situações:
§Antes do vencimento dos primeiros 12 (doze) meses: com o pagamento de 03 (três) parcelas do contrato a título de multa,
sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
§Após o vencimento dos primeiros 12 (doze) meses o CLIENTE deverá fazê-lo por escrito, com antecedência mínima de 30
(trinta) dias, sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
Nas duas situações o CLIENTE deverá enviar uma carta (via fax) em papel timbrado da empresa explicando o motivo pelo qual
deseja cancelar o contrato, sendo que esta carta deverá ser assinada pelo responsável da empresa e enviada com 30 dias antes do
vencimento da parcela.
Cancelamento de Contrato de Manutenção e Suporte de Software:
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Conforme cláusula 9.4 incisos 9.4.1 e 9.4.2 do Contrato de Manutenção e Suporte de Software
Caso o CLIENTE e/ou a EBS SISTEMAS desejem o cancelamento do Contrato de Manutenção poderá fazê-lo nas seguintes
situações:
§Antes do vencimento dos primeiros 12 (doze) meses: com o pagamento de 03 (três) parcelas para contrato de pagamento
MENSAL; 01 (uma) parcela para contrato TRIMESTRAL e 1/2 (meia) parcela para contrato de pagamento SEMESTRAL a título
de multa, sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
§Após o vencimento dos primeiros 12 (doze) meses o CLIENTE deverá fazê-lo por escrito, com antecedência mínima de 30
(trinta) dias, sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
Nas duas situações o CLIENTE deverá enviar uma carta (via fax) em papel timbrado da empresa explicando o motivo pelo qual
deseja cancelar o contrato, sendo que esta carta deverá ser assinada pelo responsável da empresa e enviada com 30 dias antes do
vencimento da parcela.
Observação: Fechamento de Contrato de Manutenção fora da garantia o cliente deverá adquirir atualização.
Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção, Suporte de Software e Serviços ASP ( Locação ASP).
Conforme cláusula 9.6 incisos 9.6.1 e 9.6.2 do Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção, Suporte de Software e Serviços
ASP
Caso o CLIENTE e/ou a EBS SISTEMAS desejem o cancelamento do Contrato de Licenciamento de Uso poderá fazê-lo nas
seguintes situações:
§Antes do vencimento dos primeiros 12 (doze) meses: com o pagamento de 03 (três) parcelas do contrato a título de multa,
sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
§Após o vencimento dos primeiros 12 (doze) meses o CLIENTE deverá fazê-lo por escrito, com antecedência mínima de 30
(trinta) dias, sendo que isto NÃO desobriga o CLIENTE a efetuar o pagamento das parcelas já faturadas e vencidas.
Nas duas situações o CLIENTE deverá enviar uma carta (via fax) em papel timbrado da empresa explicando o motivo pelo qual
deseja cancelar o contrato, sendo que esta carta deverá ser assinada pelo responsável da empresa e enviada com 30 dias antes do
vencimento da parcela.
TRANSFERÊNCIA DE SISTEMA E ATENDIMENTO TÉCNICO
Transferência de Atendimento Técnico:
O cliente que optar por transferir o atendimento técnico para outra Revenda ou mesmo a EBS Sistemas, deverá enviar uma carta em
papel timbrado e assinado pelo responsável legal, nos comunicando de tal decisão.
Após este procedimento, a Revenda receberá o percentual referente ao Contrato de Manutenção, desde que tenha uma equipe de
atendimento técnico dentro dos padrões de qualidade da EBS Sistemas.
Transferência de Sistema:
Em hipótese alguma, sob legislação vigente, é permitido ao CLIENTE ceder, reproduzir, doar,alienar de qualquer forma,
TRANSFERIR parcial ou totalmente os Sistemas Cordilheira, conforme contrato de Licença de Uso.
A EBS Sistemas reserva-se o direito de aceitar a transferência dos sistemas desde que atenda a este critério:
Se o software for registrado em nome de pessoa física e este sendo sócio da empresa a ser transferido os sistemas;
Ou ainda o contrario, o software registrado em nome de pessoa jurídica e transferir para pessoa física, desde que este seja sócio da
referida empresa.
A Transferência de Sistema será feita apenas uma (01) vez, deixando o CLIENTE ciente de que a decisão da transferência é única.
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Para que seja efetivada a Transferência do Sistema, será necessário o envio do formulário de Transferência de Sistema,
devidamente preenchida, assinada pelo responsável legal e com reconhecimento em cartório, acompanhado da cópia do Contrato
Social.
Comissões
REVENDAS E VENDEDORES EBS MATRIZ
Os vendedores e o telemarketing’s EBS Matriz receberão conforme Anexo de Comissões.
Para que seja efetuado o pagamento das comissões os Vendedores Matriz e as Revendas deverão enviar a Nota Fiscal preenchida
com o valor que é emitido pelo departamento financeiro da EBS Sistemas através do Extrato do Comissionado.
Tudo que for pago pelo cliente do 1º ao 15º dia do mês será repassado no dia 20 do mês vigente e do 16º até 30º dia do mês será
repassado para no dia 05 do mês subseqüente.
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F - FORMULÁRIOS
Cadastro de Cliente
Este formulário deve ser preenchido pelo próprio cliente em ocasião da primeira compra com a EBS Sistemas, deverá constar em
anexo a cópia do Contrato Social quando pessoa jurídica ou a cópia do RG e CPF quando pessoa física. Esse formulário e as cópias
deverão ficar na revenda, não é necessário enviar para a EBS Sistemas. Exceto quando requisitado.
Observar que todos os campos são de grande importância para nosso relacionamento com o cliente e qualquer alteração deverá ser
comunicada a EBS Sistemas. Assim que preenchido, cadastrar no revendanet no “cadastro de clientes”.
IMPORTANTE: Os formulários assinados pelo cliente, tais como Proposta Comercial, Autorização de Contrato de Manutenção
(ANEXO A), Autorização de Licenciamento de Uso (Locação) (ANEXO A) deverão ser enviados para a EBS Sistemas
quinzenalmente. Estes formulários precisam ser assinados pelo responsável legal da empresa.
Contrato de Manutenção
São documentos registrados em cartório que estabelecem de forma clara e objetiva as condições do negócio que foi acordado entre
as partes.
As cláusulas estão disponíveis no revendanet.
Temos três contratos de manutenção:
Contrato de Manutenção e Suporte de Software :
Este contrato é utilizado em casos de “venda” da licença de uso.
Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte de Software :
Este é utilizado em casos de “locação” da licença de uso.
Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e Suporte de Software ASP :
Este é utilizado em casos de “locação” da licença de uso via ASP
Os contratos de manutenção somente são válidos quando do preenchimento e assinatura do “Anexo A”. Cada contrato possui o seu
respectivo “ANEXO A”.
Todos estes Anexos são confeccionados utilizando o revendanet, com espaço para o cliente assinar. Sem o anexo assinado, o
contrato não poderá ser gerado.
ANEXO A - Autorização de Faturamento de “Contrato de Manutenção e Suporte de Software”
Deve ser preenchido na aquisição do contrato de manutenção e enviado para a EBS Sistemas.
Pode ser impresso ou mandado por e-mail para o cliente pelo revendanet.
ANEXO A - Autorização de Faturamento de “Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e
Suporte de Software”
Deve ser preenchido para firmar o contrato de locação e enviado para a EBS Sistema.
Pode ser impresso ou mandado por e-mail para o cliente pelo revendanet.
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ANEXO A - Autorização de Faturamento de “Contrato de Licenciamento de Uso, Manutenção e
Suporte de Software ASP”
Deve ser preenchido para firmar o contrato de locação e enviado para a EBS Sistemas.
Pode ser impresso ou mandado por e-mail para o cliente pelo revendanet.
Carta de Transferência de Atendimento Técnico
É o modelo da carta que o cliente deve nos enviar quando solicitar a transferência de atendimento para uma de nossas Revendas.
Lembrando que esta carta deve ser em papel timbrado e assinada pelo responsável legal do sistema.
Carta de Transferência de Sistema
É o modelo da carta que o cliente deverá nos enviar solicitando a transferência do sistema, sendo que junto a isto deverá enviar o
Cadastro de Cliente da empresa que ficará com o sistema e o Contrato Social.
A carta deve ser em papel timbrado e assinada pelo responsável legal do sistema e reconhecida em cartório.
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G - INFORMAÇÕES GERAIS
Convênio Acadêmico
O Convênio Acadêmico é um projeto para divulgação dos sistemas CORDILHEIRA.
Neste convênio a EBS Sistemas oferece os sistemas sem ônus para o Conveniado, que deve ser exclusivamente uma entidade
educacional, para que seja divulgado em salas de aula.
Se a sede do Conveniado for fora de Curitiba e/ou região metropolitana, a instalação dos sistemas, o atendimento de suporte técnico
e o treinamento ficará sob responsabilidade da Revenda. O suporte técnico será prestado apenas para o professor ou o coordenador
do curso.
A minuta do convênio é um documento registrado e expressa o acordo firmado entre as partes, por isto, NÃO deve ser alterado de
forma alguma.
7. ANEXOS
CADASTRO DE CLIENTE.DOC
CARTA DE TRANSFERENCIA DE ATENDIMENTO.DOC
CARTA DE TRANSFERENCIA DE SISTEMA.DOC
8. REGISTROS DA QUALIDADE
NOME
Cadastro de Cliente
Proposta Comercial
ARQUIV.
Virtual
Físico
Contrato de Manutenção de
Software
Contrato de Revenda de
Software
Convênio Acadêmico
Físico
Físico
Físico
Autorização de faturamento de Físico
contrato
Autorização de faturamento de Físico
contrato (locação)
LOCAL
ORDEM
Revendanet
N/A
Pasta do cliente
N/A
EBS Sistemas
Pasta do cliente
N/A
EBS Sistemas
Pasta da revenda EBS N/A
Sistemas
Pasta do Cliente
N/A
EBS Sistemas
Pasta do Cliente
N/A
EBS Sistemas
Pasta do Cliente
N/A
EBS Sistemas
ACESSO
DAF/DCO
DAF/DCO
RETENÇÃO
Permanente
Permanente
DESTINO
N/A
N/A
DAF / DCO
Permanente
N/A
DAF / DCO
Até distrato
Arquivo Morto
DAF/DCO
Permanente
N/A
DAF/DCO
Permanente
N/A
DAF/DCO
Permanente
N/A
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Atualmente as empresas buscam responder com maior agilidade as rápidas mudanças que vêm ocorrendo na
economia, no mercado de trabalho e na tecnologia, para poderem sobreviver nesse cenário cada vez mais competitivo.
As decisões devem ser ágeis e eficazes, exigindo um fluxo de informação cada vez maior e de mais fácil acesso, por
isso as mudanças em suas ferramentas e canais de comunicação. A facilidade de acesso rápido as informações e sua utilização
correta faz com que a empresa tenha mais chances de ganhar o jogo dentro da competição pelo mercado. Uma das ferramentas que
tornou isso possível foi a Internet, que possibilitou a busca de melhores resultados pelas empresas.
Como não poderíamos ficar de fora, a EBS Sistemas aprimorou o uso da internet, criando na EXTRANET um espaço
exclusivo para as suas revendas, que proporcionará grandes benefícios para a EBS e seus parceiros. Essa ferramenta trará maior
agilidade na tomada de decisões da própria EBS Sistemas e também de seus parceiros, com relação a toda área comercial da
empresa. Em todos os tópicos dessa política, há como ele pode ser feito utilizando o revendanet, ferramenta obrigatória nas
negociações comerciais.
Cada usuário tem seu proprio login e senha, caso seja mais pessoas sejam contratadas ou não trabalhem mais na revenda, o
proprietário é responsável por contactar a EBS Sistemas para a criação ou a extinção do login.
www.ebs.com.br/revendanet
Cadastros
Cadastrar Cliente
Nos campos de cadastro de cliente, o usuário deve informar os detalhes cadastrais do cliente, de acordo com o formulário “cadastro
de cliente” já preenchido por ele.
Caso seja Pessoa Jurídica não é necessário preencher os dados do campo Pessoal.
Todos os campos do formulário “cadastro de cliente” são obrigatórios, e a revenda é responsável por dados errados, como por
exemplo o bairro e o CEP do cliente.
Cadastrar Vendedor
O Vendedor deve ser preenchido com nome, e-mail, cargo e telefone. Esses dados são muito importantes pois, constaram na
proposta comercial, sendo uma fonte de informação para o próprio cliente. Os dados do telemarketing também poderão constar na
proposta comercial, ou seja, cada proposta poderá ter até 2 contatos diferentes.
Cadastrar Prospect
Este cadastro é uma ferramenta muito importante para a área comercial, auxiliando o vendedor e telemarketing na manutenção de
seus futuros clientes.
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Essa área é destinada às informações sobre o prospect. Esses dados aparecerão na proposta e, caso possua o e-mail cadastrado,
poderá ser enviado via correio eletrônico.
Cadastrar Proposta
Essa rotina de grande importância na área comercial, traz maior agilidade e modernidade ao processo de comunicação entre
revendas e clientes.
Todas as Propostas ficarão armazenadas e somente com elas poderá haver o pedido de venda ou o contrato.
Como cadastrar uma proposta?
Selecionar Vendedor
Para cadastrar a proposta, o usuário deverá selecionar o(s) vendedor(es) da negociação e clicar em Avançar.
Selecionar Cliente
Para selecionar o Cliente é necessário antes informar uma das categorias abaixo:
2.1 Cliente antigo: Já tem seu cadastro.
2.2 Prospect Novo: Contato que ainda não comprou nenhum produto da EBS ou não possui cadastro como prospect e nem
como cliente.
Se for selecionado automaticamente irá para a tela Cadastrar Prospect, explicado anteriormente.
2.3 Prospect Existente: Contato que já foi cadastrado como prospect
Após a seleção da categoria clique em Avançar para passar a tela Selecionar Cliente, onde iremos buscar pelo nome ou
parte dele.
A próxima etapa é a seleção do Tipo de Proposta:
Licença de uso
Contrato de manutenção, ou
Contrato de locação.
Nesta etapa o usuário deverá ficar atento pois em caso de usuários adicionais, reset, disco original e atualização deverá ser
preenchido Licença de Uso. O próximo passo é clicar em Adicionar e em seguida Avançar.
Deseja Criar a Proposta a partir de um modelo?
Esta tela foi criada a fim de facilitar a execução da Proposta Comercial.
Os modelos mais utilizados já estão pré-cadastrados, o usuário deve selecionar a opção SIM e selecionado o Ítem e a
quantidade a ser apresentado na proposta.
Seleção de Itens:
Nesta tela deverá ser selecionado o Ítem e a quantidade a ser apresentado na proposta.
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Vale ressaltar que em hipótese alguma o valor do ítem estará desatualizado por estar automaticamente ligado a Tabela de
Preços vigente.
Condição de Venda: Selecionar a condição de venda que será apresentada na proposta.
Observe que trabalhamos com 05 condições de venda:
Apresentação (a vista)
Entrada e 30 dias
Entrada 30 e 60 dias
Entrada 30 60 e 90 dias
Entrada 30 60 90 e 120 dias
Informações Gerais:
Tipo de Pedido: Existem 03 tipos de pedidos – Venda de Serviços, Venda de Serviços TMK e Pedido Especial.
Caso o pedido tenha algum desconto, o usuário deverá preencher com o valor ou a porcentagem dada. Se o desconto dado
for maior que 5%, e autorizado pelo departamento comercial da EBS Sistemas é necessário que seja selecionado a opção
Pedido Especial. Caso não tenha sido autorizado o desconto o valor será descontado do comissionado.
Parar finalizar é só clicar em Avançar.
A próxima tela será a Confirmação da Proposta, após aceitar ele irá gerar o Número da Proposta e as seguintes opções:
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Imprimir: Capa
Corpo
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Anexo
Você poderá imprimir uma ou todas as opções.
Capa – Carta de apresentação, onde vão os dados do Vendedor cadastrado anteriormente e da Revenda
Corpo – Valores da Proposta, apresentação dos itens e condições de pagamento.
É este documento que o Cliente deverá assinar para gerar o Pedido de Venda (apenas para produtos ligados à licença de
uso). Para contratos de manutenção ou locação, o cliente assina o anexo A, que é explicado a seguir.
Anexo – Informações Gerais sobre os produtos e serviços EBS Sistemas, pré -requisito de implantação, prazo de instalação
e validade da proposta.
Enviar e-mail:
Nesta opção você pode enviar a proposta via e-mail, basta preencher o campo Contato e o endereço eletrônico.
O PEDIDO AINDA NÃO ESTÁ FINALIZADO, AINDA SERÃO NECESSÁRIOS OUTROS PASSOS, QUE SERÃO EXPLICADOS A
SEGUIR.
Consultas
O menu Consultas foi criado para dar maior independência e agilidade as Revendas.
Em função das Consultas disponíveis não é mais necessário depender da área comercial da EBS Sistemas para obter
informações como registros de clientes, contratos, títulos (abertos e quitados), envio de produtos e reset, etc.
Consultar Cliente
Através desta consulta, é possível que o usuário da revenda obtenha todas as informações referentes a registros, a data
de envio do produto ou de resets, contratos, parcelamento dos contratos e títulos (abertos e quitados).
Consultar Contrato
Há duas maneiras do usuário consultar um contrato, uma é através do preenchimento de informações específicas, ou
seja, número, data de realização, cliente ou tipo de contrato. Outra opção é a consulta a todos os contratos, que poderá
ser realizada somente com um ok na tela, que mostrará todos os contratos fechados no dia da consulta.
A partir desta consulta você irá obter o ANEXO A referente ao contrato escolhido.
POLÍTICA COMERCIAL
E MANUAL OPERACIONAL
REVENDANET
DOC: PR16
REV: 08 em 01.08.03
PAG: 16/18
O ANEXO A é o documento que deverá ser assinado pelo cliente.
Consultar Pedido
A revenda ainda tem a opção através do site de consultar os seus pedidos, podendo realizar um filtro com palavras
chaves, como exemplo abaixo.
Consultar Pedidos a Faturar
Essa opção possibilita ao usuário consultar pedidos que ainda não foram faturados.
Geralmente nós faturamentos os Pedidos até o meio-dia da data seguinte que lançado.
Consultar Proposta
O objetivo desta tela é consultar as propostas lançadas e tomar uma ação, como finalização, impressão, envio e
alteração.
Existe vários filtros de consulta de propostas.
Pode-se consultar pelo Número, Data, Cliente, Tipo de Proposta, ou ainda uma uma consulta genérica, consulta de
todas as proposta por período.
É nesta opção que transformaremos Proposta Comercial em Pedido de Venda
tela de consulta de proposta
POLÍTICA COMERCIAL
E MANUAL OPERACIONAL
REVENDANET
DOC: PR16
REV: 08 em 01.08.03
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Quando você seleciona a Consulta de Proposta encontra alguns dados essenciais como número da Proposta, nome do
Cliente, tipo de Cliente, tipo de Proposta, se o cliente recebeu a proposta por e-mail, Data de inclusão e as Opções que
você tem nesta proposta.
Imprimir: Você poderá imprimir novamente esta proposta
Cancelar: Você poderá cancelar esta proposta. No entanto sugerimos não optar pelo cancelamento pois existe a próxima
opção.
Alterar: Você pode alterar todos os dados da proposta, como incluir/excluir itens, condição de venda,...
Finalizar
Esta é a opção mais importante, é aqui que a Proposta Comercial passa a ser Pedido de Vendas.
Caso seja um Prospect você terá que selecionar o cliente relativo ao propesct, ou seja, antes de finalizar uma proposta o
cliente já deve estar cadastrado.
Após Gerar o Pedido o sistema irá passar um número de pedido, que será utilizado nas demais consultas
Finalizar Proposta de Contrato de Manutenção ou Locação
Assim que o cliente concordar com o contrato de manutenção ou locação, e o cliente já estar cadastrado, é possível
imprimir ou manda por e-mail para o cliente o ANEXO A do contrato.
ANEXO A: Formulário que o cliente assina aceitando as cláusulas do contrato, já registrado em cartório. Caso o cliente
queira as clásulas para analisar, a revenda pode imprimir direto pelo revendanet, em “arquivos”.
POLÍTICA COMERCIAL
E MANUAL OPERACIONAL
REVENDANET
DOC: PR16
REV: 08 em 01.08.03
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Relatórios
Extrato de Comissionado
Quinzenalmente é expedido o extrato constando os valores que a Revenda tem a receber.
Este relatório estará disponível até 02 (dois) dias após o fechamento da quinzena.
Tabela de Preços
Relatório com todos os itens comercializados pela EBS Sistemas.
Diversos
Alterar senha
Opção para cada usuário alterar sua senha
Observar que a EBS Sistemas não tem acesso a estas senhas, portanto é necessário que o usuário guarde bem.
Arquivos
Dentro da opção arquivos disponibilizamos todo o material que julgarmos necessário a Revenda ter conhecimento.
Atualmente está diponível 03 documentos
1 – Relatórios Gerenciais
Relatórios que deverão ser enviados a àrea comercial mensal, conforme será explicado a parte.
2 – Contratos
Cópia em PDF e Imagem dos Contrato de Manutenção e Contrato de Licenciamento de Uso (locação)
3 – Manual de Treinamento
Apostila de treinamento de todos os módulos dos sistemas Cordilheira.