Gestão por processos

As ideias expressas nos textos do "Gestão S.A." são de inteira
responsabilidade dos autores que os assinam.
O texto a seguir é de autoria do Engenheiro Industrial Eletricista Vinícius
Ayrão Franco - diretor da ENGEL ENGENHARIA E CONSULTORIA, empresa
associada do SINDISTAL.
Gestão por Processo
Toda empresa é constituída por vários recursos (pessoas, instalações,
equipamentos, etc), que são dependentes entre si e contribuem, positiva ou
negativamente, para obtenção dos objetivos da organização.
Basicamente todas as funções dentro de uma empresa estão de, alguma forma,
encadeadas. Um erro, defeito ou não conformidade, em qualquer uma dessas
etapas impacta diretamente no produto ou serviço oferecido, seja na qualidade,
no custo ou no prazo.
Na estrutura por processos os recursos (humanos, técnicos, financeiros, de
informações, e materiais) e os fluxos de trabalho são organizados em função
dos processos da empresa. A adoção desta estrutura implica definir os
processos de negócio e de suporte com os responsáveis, revendo os fluxos de
trabalho para reduzir e/ou eliminar as atividades que não agregam valor e
garantir que a organização, divisão e realização do trabalho auxiliem na
obtenção dos objetivos da empresa.
Importância de Gestão por Processo para prestadores de serviço de
engenharia
Uma empresa prestadora de serviços, normalmente, entrega um produto único
para cada cliente. Cada cliente possui necessidades específicas que vão ser
atendidas naquele projeto, e possui regras distintas para aquisição. Em um
serviço realizado para uma construtora, por exemplo, existe uma série de
medidas burocráticas que o setor de recursos humanos tem que fazer, medidas
estas que, no caso de um serviço realizado para uma fábrica, são diferentes.
Reparem que, normalmente, o fechamento do serviço é feito por pessoas de
vertente técnica, e que os colaboradores do setor de recursos humanos, nem
sempre, sabem qual o tipo de documento tem que ser preparado para cada
cliente. O serviço é realizado, e na hora de se efetuar o pagamento, a
construtora não pode pagar porque as medidas burocráticas necessárias não
foram tomadas.
Na gestão por processo, esses processos são mapeados, e o profissional que
fecha o serviço sabe quais, e para quem, deve passar as informações
importantes. Neste caso, o setor de recursos humanos sabe o que fazer e, sabe
que, se falhar em cumprir suas obrigações, a empresa como um todo é
prejudicada (não recebe).
O exemplo que foi dado também pode ser estendido para as outras áreas da
empresa (suprimentos, engenharia, marketing, etc), sempre demonstrando que
a falta de integração e processos definidos prejudicam a empresa. Cabe
salientar, que uma empresa que faz gestão por processos com sucesso têm
menores falhas e, com isso, menos retrabalho e menos custos em relação aos
seus concorrentes que não o fazem, transformando-se assim num diferencial
estratégico.
Dificuldades de implantação de Gestão por Processos
Podemos investir uma fortuna em instalações, equipamentos, softwares e,
mesmo assim, fracassar na implementação da gestão por processos. Por que?
Entendo que a maior dificuldade são as pessoas. A forma como as pessoas
vêem o trabalho precisa ser mudada. As pessoas precisam passar a ter uma
visão sistêmica da empresa e, o mais importante, a alta diretoria precisa
acreditar nisso. É o tipo de mudança que, necessariamente, deve vir de cima
para baixo.
Como engenheiro e técnico fui treinado para me preocupar com as
especificações do produto. Qual a potência da subestação? Qual a tensão de
trabalho? Qual o sistema de aterramento? Não me ensinaram que pessoas
precisam ser contratadas, documentações devem ser preparadas, e as pessoas
não sabem simplesmente o que precisam fazer, e como fazer. Duas empresas
de mesmo porte, do mesmo setor de atuação, executam a mesma tarefa de
forma diferente. Na gestão por processos estas situações são contempladas, e
os caminhos para solucioná-las são apontados. Se não se sabe como fazer
determinada função, onde se arquivam documentos, como se arquivam, como
acessá-los, etc., de que forma garantir a perpetuação da minha empresa?
Finalmente, percebo que as pequenas empresas estão acostumadas à figura do
dono, normalmente um empreendedor, mas também altamente centralizador e
acostumado a resolver tudo sem compartilhamento. Até acreditarmos que mudar
a nossa forma de gestão traz melhorias para a empresa, pode levar algum
tempo. Para implantarmos este processo de transformação, essa mudança, é
necessário tempo, recursos e muito desgaste.
E, no fim, tudo se resume a PESSOAS, que ditarão o sucesso, ou não, da
implementação da gestão por processos em nossas empresas.