Regulamento de eventos

EVENTOS
[email protected]
Fone: +55 21 2553 9681
Assessoria de Eventos – Universidade Santa Úrsula
Regulamento de Agendamento/Cancelamento
Solicitamos a sua atenção para os procedimentos de agendamento e
cancelamento dos espaços: Salão Verde/ Salão Azul/ Teatro Farani / Sala
de aula/ Auditório Debret
- O não cumprimento das regras comprometerá a realização do evento.
- Cadastrar o evento com no mínimo 1 semana de antecedência. Evite
fazer agendamento no final de semana.
- Antes de cadastrar o evento, verifique no link “consulta eventos”, se a
data pretendida já não está reservada.
- Colocar no campo “Solicitante” o responsável real pelo evento.
- No campo “Nome do Evento” colocar também o curso ou área a que
pertence o evento.
- Preencher corretamente todos os campos devidos e especificar
detalhadamente as necessidades do evento no campo “Descrição”.
- Colocar o horário real do acontecimento do evento, pois o funcionário
responsável pela abertura do espaço chega ao local com 1h de
antecedência.
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- Se houver mudança de horário do evento, comunicar à Assessoria de
Eventos através do e-mail ([email protected]) com no mínimo de 3
(três) dias de antecedência.
- O que não estiver descrito na solicitação não será objeto de análise e não
será atendido posteriormente.
- O solicitante estará de acordo com a liberação do direito de imagem para
divulgação com fins institucionais.
- O processo de análise e aprovação do evento será dada ao solicitante em
até 8 dias úteis.
- O evento só estará agendado após deliberação dos setores responsáveis.
- Todos os eventos terão início às 7h30. Esse horário estabelecido é tempo
necessário para a limpeza e preparação dos auditórios e teatro, uma vez
que esta tarefa é executada pelo Setor de Apoio, responsável por toda a
limpeza da Instituição. Caso haja uma situação de emergência, os espaços
poderão ser abertos às 7h00, mas correndo risco de não se encontrarem
em condições ideais de utilização.
- Agendamentos de eventos externos (cultural, acadêmico, empresarial)
só podem ser feitos e confirmados mediante elaboração de contrato de
aluguel.
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- Caso o evento precise de apoio da Assessoria de Eventos (cerimonial,
recepção) avisar com no mínimo 1 (uma) semana de antecedência para
que tudo possa ser organizado. · É expressamente proibido o consumo de
alimentos dentro do salão verde, salão azul, teatro farani, auditório debret
e salas de aula.
- Caso haja coffee-break no evento, deve-se utilizar os halls desses
espaços, quando disponibilizado. O Setor de Eventos deve ser avisado.
- Capacidade dos espaços: - Teatro Farani: 400 pessoas / Salão Azul: 122
pessoas / Salão Verde 56 pessoas / Salas de aula: varia de acordo com as
salas / Auditório Debret 80 pessoas.
- Deve-se respeitar a capacidade máxima de pessoas nos espaços. Não é
permitida a colocação de cadeiras extras.
- Muitas atividades acadêmicas são agendadas para o teatro ou salões e
poderiam ser feitas nas salas de aula, pois envolve poucas pessoas. A
abertura de um auditório implica em custos para a instituição e escala de
funcionários.
- Entregar ao setor de eventos, com um dia de antecedência, o roteiro do
evento. A entrega do roteiro na última hora pode causar transtornos
durante o evento.
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- Materiais, cenários e outros objetos utilizados no evento deverão ser
imediatamente retirados após a realização do mesmo.
- Cancelamento: avisar com 3 (três) dias de antecedência sobre o
cancelamento do evento através dos e-mails: [email protected]
- Lembramos que o não cancelamento causa implicações administrativas
e, consequentemente, prejuízos para a instituição.