Uso do E-mail Institucional V1

Cartilha de Uso
de E-mail Institucional
01
Leia seus e-mails diariamente
1.1. Lembre-se que atualmente o e-mail pode ser considerado como a mais importante
ferramenta de comunicação corporativa, portanto é sugerida a checagem regular de sua
caixa de entrada, para conferir as novas mensagens.
1.2. Você pode estar perdendo informações valiosas, ótimos convites ou até mesmo
alguma solicitação urgente de trabalho de seu chefe que, se não cumprida, seguramente vai
pesar na sua avaliação.
1.3. Fique atento, pois convites para reuniões, eventos e tarefas também são enviados
por e-mail.
02
Responda a todos os e-mails
2.1. Como uma boa prática, recomenda-se que todas as mensagens recebidas sejam
respondidas, já que o e-mail corporativo pode também ser considerado como uma
ferramenta para melhorar a produtividade.
2.2. Lembre-se: o remetente pode estar esperando uma resposta para o correto e bom
andamento das solicitações.
3.3. Responda seus e-mails, mesmo que a mensagem não tenha sido destinada
exclusivamente a você.
1
03
Seja objetivo, direto e formal
3.1. Redija seus e-mails com textos concisos, objetivos e de leitura rápida, visto que as
mensagens online foram idealizadas para serem curtas. Como por exemplo, um relatório de
sete páginas no corpo do e-mail é garantia de que o leitor só chegará ao terceiro parágrafo,
ignorando a sua mensagem.
3.2. Se for se estender, envie seu relatório em anexo e explique na mensagem a que se
refere, destacando os pontos principais.
3.3. Se não for possível ser breve na mensagem, utilize o telefone ou marque uma reunião.
3.4. Comunique de forma clara e sem abreviações (como, por exemplo, vc, tb, etc.).
3.5. Corrija a pontuação e use a acentuação correta, já que erros ortográficos poderão
levar as pessoas a questionar a qualidade do seu trabalho.
3.6. Não se esqueça de incluir o arquivo na mensagem quando for enviar um anexo.
3.7. Atente-se com a conduta ética e o respeito ao enviar mensagens.
3.8. Envie e-mails com fonte e tamanho da letra de forma adequada. E-mails que são
digitados “EM CAIXA ALTA” ou com excesso de grifos, passam a impressão de que o
emissor está 'gritando'.
3.9. Use os pontos de exclamação com moderação.
3.10. Evite usar emoticons, variações de fonte, cor e papel de carta que possam afetar a
percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o email.
3.11. Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de forma diferente.
3.12. Preencha a linha de assunto, essencial para identificar sua mensagem e localizar a
mesma.
3.13. Comece sua mensagem com: Prezado Sr. ..., Caro Sr. ... ou Sr.
3.14. Não se esqueça de incluir o nome da pessoa a quem é destinada a mensagem.
3.15. Escolha cuidadosamente as palavras utilizadas na sua mensagem.
3.16. Coloque-se no lugar do leitor: pense como suas palavras podem ser interpretadas, e
que informações eventualmente possam sugerir nas “entrelinhas”.
3.17. Seja cauteloso com o humor.
2
04
Não crie Spam
4.1. Spam é o termo usado para referir-se aos e-mails não solicitados, que geralmente são
enviados para um grande número de pessoas, contendo publicidade ou assuntos não
relacionados aos usuários.
4.2. Spam no Brasil é crime!
4.3. Recebeu uma mensagem de alguém perguntando algo para dezenas de pessoas?
Verifique a quem realmente interessa sua resposta e copie, se necessário, apenas essas
pessoas.
4.4. Lembre-se que não existe coisa mais odiosa que ter sua caixa de mensagens lotada
com respostas com um simples "ok", mandada por algum inepto, a todos da lista.
05
Uso de anexos
5.1. Não envie e-mails com arquivos gigantescos anexados, já que nem todas as pessoas
têm internet de banda larga.
5.2. Caso seja necessário o envio de vários arquivos (acima de 5MB, por exemplo), utilize
um compactador de arquivos, como o Winzip ou Winrar: isso deixa a mensagem menor e
permite o rápido recebimento.
5.3. O limite do tamanho de anexo na Prefeitura Municipal de Cariacica (PMC) é de 10
Megabytes.
5.4. Arquivos executáveis ou instaladores não são aceitos, para evitar entrada de Vírus,
Worms ou Códigos Maliciosos.
3
06
Use um endereço de
e-mail profissional
6.1. Ao tratar atividades pertinentes ao trabalho na PMC, utilize o e-mail institucional.
6.2. Ele pode ser resgatado em qualquer tempo.
6.3. Possui fé publica.
6.4. Utilizar e-mails pessoais ou mesmo de provedores gratuitos, passa a impressão de
falta de profissionalismo e ausência de credibilidade do órgão municipal.
6.5. Em provedores de e-mail gratuitos, qualquer pessoa mal-intencionada pode criar email em nome da PMC e utilizar de má fé. Pense no problema!
07
Utilize assinatura padrão
da instituição
7.1. Informe sempre seu nome, telefone, fax e endereço postal no final das mensagens,
para facilitar o contato.
7.2. A melhor forma de fazer isso é utilizar a assinatura padrão da Instituição.
7.3. O modelo fica disponível na Intranet da PMC.
7.4. Evite usar no rodapé da assinatura frases filosóficas, citações religiosas, ditos
populares ou piadinhas.
4
08
Segurança e sensibilidade
das mensagens
8.1. O Decreto 74/2009, estabelece a Política de Segurança da Informação na PMC, e se
aplica também para a troca de e-mails, sendo assim:
8.2. Em hipótese alguma informe sua senha do e-mail, mesmo a um profissional do suporte
de TI ou algum superior, sua conta é de uso restrito e intransferível.
8.3. Impeça o vazamento de informações que possam causar danos à Instituição.
8.4. Envie mensagens ao destinatário correto.
8.5. Não encaminhe mensagens que só interessam a você e a uma determinada pessoa,
setor ou a um grande grupo. Muitas informações delicadas vazam por falha de julgamento.
A menos que você receba permissão, não passe adiante informações que foram destinadas
somente a você.
8.6. Encaminhe a mensagem apenas ao remetente, apagando os demais destinatários da
lista que aparecem no corpo do e-mail.
8.7. Utilize a opção 'Cco' quando precisar passar uma mensagem a vários destinatários e
não quiser que os mesmos sejam conhecidos.
8.8. Pense duas vezes antes de clicar em “Responder a todos”.
8.9. Organize suas caixas de entrada e saída de forma a poder acessar e consultar seus
arquivos de e-mails com mais facilidade e simplicidade.
8.10. Use outro meio de comunicação para tratar de informações pessoais e sensíveis. Você
não tem ideia do caminho que seu e-mail vai seguir após o envio, quantas cópias serão
deixadas em servidores e quantos podem ler seu conteúdo.
8.11. E-mails institucionais são monitorados e podem ser consultados em qualquer tempo,
para fins de auditoria.
5