PAD-VT-001 Manual de Gestao de Vara do Trabalho rev.09

ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO
DA PRIMEIRA REGIÃO
VARA DO TRABALHO
MANUAL DE GESTÃO
MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
SUMÁRIO
ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.
1
INTRODUÇÃO.......................................................................................................................................5
2
INFORMAÇÕES SOBRE AS VARAS DO TRABALHO...................................................................5
a
2.1 Dados cadastrais e resumo histórico da 26 Vara do Trabalho................................ 6
2.2 Dados cadastrais e resumo histórico da 31ª Vara do Trabalho................................ 6
a
2.3 Dados cadastrais e resumo histórico da 7 Vara do Trabalho.................................. 7
a
2.4 Dados cadastrais e resumo histórico da 12 Vara do Trabalho................................ 7
a
2.5 Dados cadastrais e resumo histórico da 33 Vara do Trabalho................................ 7
2.6 Dados cadastrais e resumo histórico da 1a Vara do Trabalho de São João de
Meriti (SJM) ............................................................................................................................ 8
2.7 Dados cadastrais e resumo histórico da 7a Vara do Trabalho de Niterói (NT) ........ 8
3
DEFINIÇÕES..........................................................................................................................................9
4
SISTEMA DE GESTÃO ......................................................................................................................10
4.1 Visão Sistêmica de Vara do Trabalho (NBR-ISO-9001:2000, 4.1) ........................... 10
4.2 Escopo do Sistema de Gestão de Vara do Trabalho e Exclusões (NBR-ISO-9001 :
2000, 4.2.2 a) ........................................................................................................................ 11
4.3 Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.1) .......... 13
4.4 Controle de Documentos (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.3)............................................. 14
4.5 Controle de Registros (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.4).................................................. 15
5
RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR DE VARA DO TRABALHO .........16
5.1 Comprometimento da Administração Superior (NBR-ISO-9001:2000, 5.1/5.2)...... 16
5.2 Política da Qualidade do TRT/RJ (NBR-ISO-9001:2000, 5.3) ................................... 16
5.3 Objetivos Estratégicos e Indicadores de Desempenho (NBR-ISO-9001:2000, 5.4.1)
.......................................................................................................................................17
5.4 Planejamento do SIG/VT (NBR-ISO-9001:2000, 5.4.2).............................................. 18
5.5 Estrutura Organizacional e Responsabilidades Gerais (NBR-ISO-9001:2000, 5.5.1)
.......................................................................................................................................18
5.6 Representante da Administração Superior (RAS) (NBR-ISO-9001:2000, 5.5.2)..... 20
5.7 Comunicação Interna (NBR-ISO-9001:2000, 5.5.3)................................................... 20
5.8 Análise Crítica pela Administração Superior (NBR-ISO-9001:2000, 5.6)................ 20
6
GESTÃO DE RECURSOS .................................................................................................................21
6.1 Provisão de Recursos (NBR-ISO-9001:2000, 6.1)..................................................... 21
6.2 Recursos Humanos (NBR-ISO-9001:2000, 6.2)......................................................... 21
6.3 Infra-estrutura (NBR-ISO-9001:2000, 6.3).................................................................. 22
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SUMÁRIO
ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.
6.4 Manutenção da Infra-estrutura (NBR-ISO-9001:2000, 6.3)....................................... 23
6.5 Ambiente de Trabalho (NBR-ISO-9001:2000, 6.4)..................................................... 23
7 PLANEJAMENTO E REQUISITOS PARA A REALIZAÇÃO DA ENTREGA DA PRESTAÇÃO
JURISDICIONAL.........................................................................................................................................24
7.1 Planejamento para a Realização da Entrega da Prestação Jurisdicional (NBR-ISO9001:2000, 7.1) ..................................................................................................................... 24
7.2 Requisitos Relacionados à Entrega da Prestação Jurisdicional (NBR-ISO-9001:
2000, 7.2) .............................................................................................................................. 24
7.3 Comunicação com os Usuários (NBR-ISO-9001:2000, 7.2.3).................................. 26
7.4 Aquisição de Materiais e Serviços (NBR-ISO-9001:2000, 7.4)................................. 26
7.5 Identificação e Rastreabilidade (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.3)................................... 27
7.6 Propriedade do Usuário (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.4)............................................... 28
7.7 Preservação dos Autos de Processos Judiciais (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.5)....... 28
7.8 Ações Gerenciais ........................................................................................................ 29
8 MACROPROCESSO ENTREGAR A PRESTAÇÃO JURISDICIONAL EM VARA DO
TRABALHO .................................................................................................................................................29
8.1 Apoiar a Entrega da Prestação Jurisdicional de Primeiro Grau ............................. 29
9
MACROPROCESSO GERIR SECRETARIA...................................................................................30
9.1 Gerir Secretaria ........................................................................................................... 30
9.2 Receber Expedientes.................................................................................................. 30
9.3 Autuar Processos Judiciais ....................................................................................... 30
9.4 Processar Documentos .............................................................................................. 30
9.5 Verificar e Atualizar Cálculos..................................................................................... 31
9.6 Elaborar e Encaminhar Documentos ........................................................................ 31
9.7 Secretariar Audiências ............................................................................................... 31
9.8 Atender Usuário .......................................................................................................... 32
9.9 Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho ..................................... 32
10 MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA.................................................................................................32
10.1 Satisfação dos Usuários (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.1).............................................. 32
10.2 Auditorias Internas do SIG (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.2) .......................................... 32
10.3 Medição e Monitoramento de Processos Judiciais (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.3) .. 33
10.4 Controle de Serviços Não-conformes (NBR-ISO-9001:2000, 8.3) ........................... 33
10.5 Análise de Dados (NBR-ISO-9001:2000, 8.4) ............................................................ 33
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SUMÁRIO
ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.
10.6 Melhorias Contínuas (NBR-ISO-9001:2000, 8.5.1) .................................................... 34
10.7 Ações Corretivas e Ações Preventivas (NBR-ISO-9001:2000, 8.5.2/8.5.3) ............. 34
11 ANEXOS...............................................................................................................................................35
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Proposição:
Análise Crítica:
Diretores de Secretaria de Vara
do Trabalho
Aprovação:
Assessora de Desenvolvimento
Institucional (ADI)
Dr. Maurício Paes Barreto Pizarro
Drummond
ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.
1 INTRODUÇÃO
O Manual de Gestão de Vara do Trabalho é o principal documento do Sistema de
Gestão (SIG/VT) do órgão jurisdicional de 1º Grau do Tribunal Regional do Trabalho da
Primeira Região -TRT/RJ e estabelece:
•
os direcionadores estratégicos e a política da qualidade;
•
a definição e o acompanhamento dos objetivos estratégicos;
•
a árvore dos processos de trabalho e as interações entre os processos (diagrama
de contexto);
•
a estrutura organizacional do órgão e as respectivas responsabilidades e
atribuições;
O Manual de Gestão provê as respostas internas e externas para a compreensão do que
é e como atua uma Vara do Trabalho e do seu respectivo sistema de gestão, de forma a
traçar referências documentais para os usuários e para as auditorias internas ou
externas de certificação NBR-ISO-9001:2000, além de prover apoio ao treinamento dos
funcionários.
Esta versão do Manual de Gestão entra em vigor na data de sua publicação na Internet /
Intranet.
2 INFORMAÇÕES SOBRE AS VARAS DO TRABALHO
A Vara do Trabalho tem como atribuição processar e julgar demandas relacionadas a
ações oriundas das relações trabalhistas.
Em 2005, o Presidente do TRT/RJ, por meio do Ato nº 1.429/2005, designou a 26ª e a
31ª Vara do Trabalho e, em 2006, mediante o Ato nº 1.299/2006, a 7ª, a 12ª, a 33ª Vara
do Trabalho da capital, a 1ª VT de São João de Meriti e a 7ª VT de Niterói como as
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unidades administrativas para a implementação de sistema de gestão conforme a Norma
NBR-ISO-9001:2000.
2.1
Dados cadastrais e resumo histórico da 26a Vara do Trabalho
a
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 26 VARA DO TRABALHO
Rua do Lavradio, 132 – 4º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ.
Telefone: 3512-5126
Fax: 3512-5126
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
e-mail do Juiz:
[email protected]
Inscrição Estadual: isenta
A 26ª Vara do Trabalho foi instituída pela Lei no 6.563/78 e instalada em 13/12/1978.
Em 19/05/2004 foi empossado como Juiz Titular do Trabalho o Dr. Marcelo Segal.
Desde 18/11/2002, o cargo de Diretor de Secretaria encontra-se ocupado por Vania
Abreu de Oliveira.
2.2
Dados cadastrais e resumo histórico da 31ª Vara do Trabalho
a
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 31 VARA DO TRABALHO
Rua do Lavradio, 132 – 5º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ.
Telefone: 3512-5760/ 3512-5131
Fax: 3512-5131
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
e-mail do Juiz:
[email protected]
Inscrição Estadual: isenta
A 31ª Vara do Trabalho foi instituída pela Lei no 6.563/78 e instalada em 01/08/79. Em
30/06/1995, foi empossada como Juiz Titular do Trabalho a Dra. Lucia Maria Motta de
Oliveira Barros. Desde 18/03/2003, o cargo de Diretor de Secretaria encontra-se
ocupado por Carlos Alberto Fonseca Junior.
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2.3
a
Dados cadastrais e resumo histórico da 7 Vara do Trabalho
a
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 7 VARA DO TRABALHO
Rua do Lavradio, 132 – 1º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ.
Telefone: 3512-5107
Fax: 3512-5107
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
e-mail do Juiz: [email protected]
Inscrição Estadual: isenta
o
A 7ª Vara do Trabalho foi instituída pelo Decreto-Lei n 8.087/45 e instalada em
16/01/1946. Em 08/01/2004, foi empossada como Juiz Titular do Trabalho a Dra.
Gisela Avila Lutz. Desde 08/02/2006, o cargo de Diretor de Secretaria encontra-se
ocupado por Sandro Soares da Cruz.
2.4
a
Dados cadastrais e resumo histórico da 12 Vara do Trabalho
a
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 12 VARA DO TRABALHO
Rua do Lavradio, 132 – 2º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ.
Telefone: 3512-5112
Fax: 3512-5112
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
e-mail do Juiz:
[email protected]
Inscrição Estadual: isenta
A 12ª Vara do Trabalho foi instituída pela Lei no 2.694/55 e instalada em 25/06/1957.
Em 25/05/2001, foi empossado como Juiz Titular do Trabalho o Dr. Maurício Paes
Barreto Pizarro Drummond. Desde 02/01/2001, o cargo de Diretor de Secretaria
encontra-se ocupado por Carla Castañon Vieira.
2.5
Dados cadastrais e resumo histórico da 33a Vara do Trabalho
a
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 33 VARA DO TRABALHO
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Rua do Lavradio, 132 – 5º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ.
Telefone: 3512-5133
Fax: 3512-5133
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
e-mail do Juiz:
[email protected]
Inscrição Estadual: isenta
A 33ª Vara do Trabalho foi instituída pela Lei no 6.563/78 e instalada em 01/08/1979.
Em 05/04/2004, foi empossado como Juiz Titular do Trabalho o Dr. Múcio Nascimento
Borges. Desde 02/01/2001, o cargo de Diretor de Secretaria encontra-se ocupado por
Márcia Ribeiro da Costa Lima.
2.6
Dados cadastrais e resumo histórico da 1a Vara do Trabalho de São João de
Meriti (SJM)
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 1a VARA DO TRABALHO/SJM
Avenida Dr.Celso José de Carvalho, s/nº. – Parque Barão do Rio Branco – Vilar dos
Teles - São João de Meriti – RJ
Telefone: (21) 2751.5108
Fax: (21) 2751.5108
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
Inscrição Estadual: isenta
A 1ª Vara do Trabalho/SJM foi instituída pela Lei no 6.563/78 e instalada em outubro de
1978. Em 16/02/2004, foi empossado como Juiz Titular do Trabalho o Dr. Roberto da
Silva Fragale Filho. Desde 11/04/2008, o cargo de Diretor de Secretaria encontra-se
ocupado por Andréa Maria Daniel Fonseca.
2.7
Dados cadastrais e resumo histórico da 7a Vara do Trabalho de Niterói (NT)
Órgão de Prestação Jurisdicional: JUÍZO DA 7a VARA DO TRABALHO/NT
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Avenida Ernani do Amaral Peixoto, nº 232 – 7º andar – Centro – Niterói – RJ
Telefone: (21) 2621-3761
Fax: (21) 2621-3761
Home-page: www.trtrio.gov.br
e-mail da Vara: [email protected]
CNPJ: 02578421/0001-20
Inscrição Estadual: isenta
A 7ª Vara do Trabalho/NT foi instituída pela Lei no 10.770/03 e instalada em
16/09/2005. Em 23/09/2009, foi empossada como Juíza Titular do Trabalho a Dra.
Márcia Cristina Teixeira Cardoso. Desde 05/10/2009, o cargo de Diretor de Secretaria
encontra-se ocupado por Andrea Letícia Pereira de Souza Von Sydon.
3 DEFINIÇÕES
TERMO/SIGLA
DESCRIÇÃO
Acesso aos registros do SIG, assim como aos demais
documentos, pode ser: público (registros publicados no DO,
Acesso aos Registros e
divulgados na Internet ou outro meio de acesso público);
Documentos do
irrestrito (acessado por qualquer servidor); restrito (registros que
Sistema de Gestão do
podem ser acessados apenas pelos gestores das respectivas
TRT/RJ (SIG)
Unidades Administrativas (UA) ou pessoas credenciadas da UA a
que o PAD se refere).
Administração Superior
Pessoa ou grupo de pessoas que gerencia a organização no mais
alto nível.
Macroprocessos de
Trabalho
Processos de trabalho de primeiro nível que representam a
essência da dinâmica de atuação da instituição em relação às
atividades-fim e meio.
Missão
Estabelece o propósito da organização (sua razão de ser ou de
existir).
Objetivos Estratégicos
Resultado buscado ou almejado pela Instituição, em consonância
com os direcionadores estratégicos estabelecidos TRT/RJ.
Padrão Administrativo
(PAD)
Documento que estabelece os critérios e os procedimentos de
execução dos processos de trabalho de competência de cada
unidade administrativa.
Política da Qualidade
Intenções e diretrizes globais de uma organização, relativas à
qualidade, formalmente expressas pela Administração Superior.
Processo de Trabalho
Conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam
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TERMO/SIGLA
DESCRIÇÃO
insumos (entradas) em serviços (saídas).
Produto
Resultado de um processo de trabalho
informações, materiais e equipamentos).
(p.ex.,
serviços,
Usuário
Pessoa física, jurídica ou ente público que faz uso dos serviços do
TRT/RJ.
Valores
Regras de conduta essenciais que devem nortear as ações da
organização, tanto no âmbito interno como nas relações com o
ambiente externo.
Visão de Futuro
Estabelece um cenário de como a organização deseja estar e ser
vista em um determinado horizonte de tempo.
4 SISTEMA DE GESTÃO
4.1
Visão Sistêmica de Vara do Trabalho (NBR-ISO-9001:2000, 4.1)
A Vara do Trabalho tem como atribuição a entrega da prestação jurisdicional que lhe é
demandada, relacionada a conflitos trabalhistas (CRFB/88 art. 114, CLT art. 647 e
seguintes).
A Vara do Trabalho funciona como uma rede interdependente de macroprocessos de
trabalho, ilustrada no diagrama de contexto (Anexo 1), que mostra os principais
processos de trabalho, bem como suas interações. Todos os processos identificados
na figura são descritos, de forma sucinta, nos capítulos específicos deste Manual de
Gestão. Essa descrição é complementada mediante o estabelecimento e a
implementação de Padrões Administrativos (PAD), com a descrição pormenorizada do
funcionamento dos processos de trabalho.
Os recursos necessários à operação de Vara do Trabalho (humanos, de infra-estrutura
e do ambiente de trabalho) são providos conforme descrito no item 6 deste Manual de
Gestão.
Os processos de trabalho são monitorados e os respectivos serviços medidos, gerando
dados que, devidamente analisados e tratados, são utilizados com o fim de subsidiar a
tomada de decisão nos vários níveis de gestão, nos termos apresentados no item 10
deste Manual de Gestão.
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MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
Para cumprir a sua missão, a Vara do Trabalho conta com o apoio das seguintes
unidades administrativas:
•
Corregedoria Regional (CR) – responsável pelo fornecimento de padrões para análise
de
indicadores
de
desempenho,
padronização
das
atividades
jurisdicionais,
fiscalização e correição;
•
Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) – responsável pelo atendimento das
necessidades de tecnologia da informação;
•
Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) – responsável pela gestão de pessoas;
•
Secretaria de Logística (SLG) – responsável pelo suprimento e controle de materiais
de consumo e permanentes;
•
Secretaria de Engenharia e Segurança Patrimonial (SES) – responsável pela
manutenção preventiva e corretiva das instalações;
•
Secretaria de Gestão do Conhecimento (SGC) – responsável pelo gerenciamento dos
arquivos de documentos;
•
Escola de Magistratura da Justiça do Trabalho no Estado do Rio de Janeiro
(EMATRA/RJ)
–
responsável
pelo
apoio
ao
processo
de
vitaliciamento
e
aprimoramento dos magistrados;
•
Escola de Administração e Capacitação de Servidores do TRT/RJ (ESACS) –
responsável pela capacitação dos servidores;
•
Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) – responsável pelo gerenciamento
dos padrões administrativos, de auditorias internas e externas, estatística e de
melhorias contínuas.
4.2
Escopo do Sistema de Gestão de Vara do Trabalho e Exclusões (NBR-ISO9001:2000, 4.2.2 a)
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MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
O escopo de certificação, estabelecido a seguir, não considera o princípio do livre
convencimento do Juiz, previsto no art. 131 do Código de Processo Civil e nos arts.
832 e 850 da Consolidação das Leis Trabalhistas, e se refere à operação integrada
dos seguintes macroprocessos de trabalho:
•
Entregar a Prestação Jurisdicional em Vara do Trabalho;
•
Gerir Secretaria.
Os requisitos 7.3 (Projeto e Desenvolvimento) e 7.5.2 (Validação dos Processos de
Produção e Fornecimento de Serviço) e 7.6 (Controle de Dispositivos de Medição e
Monitoramento) da Norma NBR-ISO-9001:2000 são excluídos do escopo por não
serem aplicáveis à natureza das atividades de Vara do Trabalho.
No caso do requisito 7.3, sua exclusão é justificada em face das atividades de todas as
Varas serem obrigatoriamente planejadas, verificadas e validadas, considerando os
requisitos estabelecidos pela legislação processual vigente, em especial a Constituição
Federal de 1988, o Código de Processo Civil e a Consolidação das Leis do Trabalho e
Regimento Interno, bem como os padrões estabelecidos pelo Sistema de
Acompanhamento de Processos (SAPWEB). Em resumo, a Vara não especifica
serviços, sistemas e processos de trabalho. O requisito 7.3 está contemplado no
requisito 7.1 da Norma NBR-ISO-9001:2000 (capítulos 7, 8, 9 e 10 do presente Manual
de Gestão), pois o produto final é resultado dos processos de trabalho realizados na
Vara do Trabalho.
O requisito 7.5.2 não se aplica porque os processos de trabalho são condicionados
pela legislação e pelo Sistema de Acompanhamento de Processos (SAPWEB), e são
monitorados e inspecionados durante a atividade de realização do serviço, não
existindo outros processos de trabalho que necessitem ser validados, em função da
natureza da atividade jurisdicional (p.ex., o processo judicial deve ser saneado durante
o seu curso). Os ajustes, caracterizados como melhorias contínuas, não alteram a
natureza das atividades realizadas nas unidades administrativas.
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MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
O requisito 7.6 igualmente não se aplica, tendo em vista que não são utilizados
instrumentos de medição para a realização dos processos de trabalho. Adicionalmente,
a validação dos sistema informatizados utilizados para apuração de indicadores de
desempenho é realizada pela Secretaria de Tecnologia da Informação.
As exclusões de requisitos do escopo de certificação são analisadas periodicamente,
em reunião de análise crítica, a fim de verificar se as justificativas ainda são válidas.
4.3
Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.1)
O Sistema Normativo Administrativo, instituído pelo Ato nº 2.159/2005, tem como
objetivo estabelecer os critérios para gerenciamento da documentação normativa
administrativa do TRT/RJ e, por extensão, o da Vara do Trabalho. Os documentos que
compõem o Sistema Normativo, denominados Padrões Administrativos (PAD), são
organizados em três níveis hierárquicos, de acordo com a sua abrangência de
aplicação e em decorrência da posição hierárquica das autoridades que realizam as
respectivas análises críticas e aprovação:
•
Manual de Gestão – documento de mais alto nível – que consolida tanto a política
e a estratégia de Vara do Trabalho quanto às informações essenciais sobre o
SIG/VT e faz remissão aos demais; o Manual de Gestão substitui o Manual da
Qualidade, previsto no requisito 4.2.2 da NBR-ISO-9001:2000;
•
Padrões Administrativos Gerais – procedimentos documentados requeridos pela
Norma NBR-ISO-9001:2000 – e outros, todos de abrangência institucional;
•
Padrões
Administrativos
Operacionais
–
procedimentos
documentados
necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes dos
processos de trabalho de Vara do Trabalho e das unidades administrativas de
apoio.
•
Outros documentos que compõem o SIG/VT:
Código do Padrão Administrativo:
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MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
•
Política e Objetivos Estratégicos de Vara do Trabalho: consolidam os
Direcionadores Estratégicos, os objetivos estratégicos, as metas e os indicadores
estratégicos;
•
documentos necessários à Vara do Trabalho, destinados a assegurar o
planejamento, a operação e o controle eficazes dos processos de trabalho, a
exemplo do Regimento Interno, de normas externas,
incluindo a Constituição
Federal, legislação federal, estadual e municipal e de outras instituições, públicas
e privadas, que interagem com a Turma, de atos e provimentos emanados pelo
Tribunal Superior do Trabalho e pelo Tribunal Regional do Trabalho da Primeira
Região e de documentos de comunicação interna e externa;
•
os registros dos processos de trabalho, que são identificados ao final de cada um
dos respectivos PAD a que dizem respeito.
O detalhamento do Sistema Normativo Administrativo é encontrado no PAD-TRT-002
– Sistema Normativo Administrativo do TRT 1ª Região.
4.4
Controle de Documentos (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.3)
A política de controle de documentos é institucional do TRT/RJ e estabelece como
essência a necessidade de assegurar a utilização eficaz de documentos na sua versão
atualizada, com o cuidado de evitar extravios, utilização inadequada e custos
desnecessários.
Como parametrização da política de gestão documental, o TRT/RJ mantém a Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), que estabelece o tempo de
guarda de documentos e de registros, bem como a respectiva destinação, após
vencidos os prazos.
Outros documentos processados na Vara do Trabalho, que não repercutam
diretamente na qualidade, possuem os controles mínimos apropriados às suas
finalidades.
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Cabe à Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) gerenciar o ciclo de vida dos
Padrões Administrativos (PAD) e manter os documentos originais aprovados.
Cabe aos gestores orientar os servidores quanto ao controle apropriado dos
documentos; aos servidores cabe manter o controle dos documentos nas suas
respectivas áreas de trabalho.
A sistemática para o controle de documentos pertinentes à execução dos processos de
trabalho de Vara do Trabalho está definida no PAD-TRT-003 – Controlar Documentos
e Registros.
4.5
Controle de Registros (NBR-ISO-9001:2000, 4.2.4)
A política de controle de registros é institucional do TRT/RJ e estabelece como
essência a necessidade de assegurar a identificação, a legibilidade, o armazenamento,
a proteção, a recuperação, o tempo de retenção e o descarte.
Os registros de comprovação da conformidade dos resultados de execução dos
processos de trabalho, com os seus respectivos requisitos, são definidos nos PAD que
os regulamentam. Quando não-incorporados aos autos dos processos ou se tratar de
cópias, os registros dos processos de trabalho são identificados nos respectivos
capítulos “Gestão de Registros” dos PAD, em que também são definidos outros
parâmetros de controle.
São controlados todos os registros que influenciarem diretamente a qualidade da
prestação jurisdicional e a satisfação dos usuários, a exemplo de, entre outros, autos de
processos judiciais, petições, laudos, mandados, atas de audiência, ofícios e relatórios,
conforme cada caso específico, em conformidade com os requisitos da NBR-ISO9001:2000, necessários ao evidenciamento dos processos de trabalho e à rastreabilidade,
quando necessária.
A Vara do Trabalho mantém arquivos dos registros cuja recuperação é freqüente, e
que requerem, por isso, acesso imediato. Os registros cuja recuperação é eventual e,
em conseqüência, não requerem acesso imediato são mantidos na Seção de Arquivos
(SEARQ).
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Cabe aos RAS planejar e gerenciar os arquivos da Secretaria e orientar os servidores
quanto à gestão dos registros e à necessidade de manter a sua integridade.
O PAD-TRT-003 – Controlar Documentos e Registros define a sistemática para o
controle de registros pertinentes à execução dos processos de trabalho da Vara do
Trabalho.
5 RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR DE VARA DO TRABALHO
5.1
Comprometimento da Administração Superior (NBR-ISO-9001:2000, 5.1/5.2)
Os servidores são instruídos sobre a importância do atendimento das necessidades e
expectativas dos usuários, bem como estimulados e orientados para atendê-los com
propriedade, considerando que o foco de Vara do Trabalho é a participação adequada
de cada usuário na composição das demandas em processamento.
Para atender a tal finalidade, são realizadas reuniões, com o objetivo de avaliar a
eficiência e a eficácia dos processos de trabalho, com base em indicadores de
desempenho e em outras informações. O Juiz determina as ações gerenciais
pertinentes ou as ações corretivas ou preventivas, conforme o caso. Tais reuniões
podem ser de análise crítica, conforme estabelecido neste Manual de Gestão, ou
reuniões de rotina.
5.2
Política da Qualidade do TRT/RJ (NBR-ISO-9001:2000, 5.3)
A Política da Qualidade, bem como direcionadores estratégicos (missão, visão e
valores) são definidos e revisados periodicamente pela Administração Superior do
TRT/RJ. Sua divulgação é feita para todo o Tribunal nos meios de comunicação usuais
(site, cartazes etc.).
Política da Qualidade do TRT/RJ
Desenvolver, continuamente, práticas de gestão que proporcionem a entrega da
prestação jurisdicional, em tempo razoável, de forma eficaz e eficiente.
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A política da qualidade estabelecida está alinhada com os direcionadores estratégicos
do TRT/RJ, assim definidos:
Missão do TRT/RJ
Estar à disposição da sociedade para solucionar conflitos decorrentes das relações de
trabalho.
Visão de Futuro do TRT/RJ
Instituição pública modelo, capaz de entregar a prestação jurisdicional de acordo com
as necessidades e expectativas da sociedade..
Valores
•
Ética
•
Eficácia e Eficiência
•
Acessibilidade
•
Credibilidade
•
Transparência
•
Compromisso e participação
•
Responsabilidade socioambiental
A Administração Superior das Varas do Trabalho tem compromisso com a qualidade
dos serviços entregues aos jurisdicionados, bem como divulgar os direcionadores
estratégicos e a política da qualidade do TRT/RJ.
5.3
Objetivos Estratégicos e Indicadores de Desempenho (NBR-ISO-9001:2000,
5.4.1)
Os objetivos estratégicos são definidos anualmente pela Administração Superior de
Vara do Trabalho, em Reunião de Análise Crítica do SIG/VT, e propostos por iniciativa
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MANUAL DE GESTÃO DE VARA DO TRABALHO
do Representante da Administração Superior (RAS), que consolida as sugestões dos
servidores. Tais objetivos são alinhados com os objetivos fixados pelo Conselho de
Gestão Estratégica.
Cada objetivo estratégico terá os seus respectivos indicadores de desempenho,
capazes de apontar o progresso de cada uma das metas estabelecidas.
Uma vez aprovados pelo Juiz, os objetivos estratégicos, as metas e os indicadores de
desempenho são comunicados a todos os servidores da Vara do Trabalho,
ressaltando-se a necessária contribuição de cada um para que sejam alcançados. O
RAS é responsável pela divulgação dos objetivos estratégicos, bem como pelo
acompanhamento e implementação dos respectivos planos de ação.
Os objetivos estratégicos e seus indicadores de desempenho encontram-se reunidos
no documento Política e Objetivos do Sistema de Gestão de Vara do Trabalho, cujo
original encontra-se sob a guarda do RAS, a partir do dia 24/07/2007.
5.4
Planejamento do SIG/VT (NBR-ISO-9001:2000, 5.4.2)
O planejamento do SIG/VT é realizado com o fim de atender à gestão operacional,
estabelecida pelos PAD e avaliada mediante os respectivos indicadores de
desempenho, e para alcançar os objetivos estratégicos consolidados no documento
Política e Objetivos do Sistema de Gestão de Vara do Trabalho.
5.5
Estrutura Organizacional e Responsabilidades Gerais (NBR-ISO-9001:2000,
5.5.1)
O Anexo 5 apresenta a estrutura organizacional de Vara do Trabalho, que define as
relações hierárquicas fundamentais para o efeito de implementação das relações de
poder e de subordinação, bem como a responsabilidade pelo gerenciamento ou pela
execução dos processos de trabalho.
Para a implementação e a manutenção do SIG/VT, o Juiz estabelece as seguintes
atribuições gerais, conformes à estrutura organizacional de Vara do Trabalho e
devidamente alinhadas aos processos de trabalho:
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FUNÇÃO
Juiz do Trabalho
Diretor da Secretaria
Assistente do Juiz
Secretário de
Audiências
RESPONSABILIDADE
•
Examinar e julgar os feitos de sua competência;
•
determinar o cumprimento e exercer a responsabilidade final
por todas as questões que importam ao atendimento dos
requisitos do SIG/VT;
•
acompanhar a gestão estratégica, a política e os objetivos
estratégicos do SIG/VT;
•
conduzir as reuniões de análise crítica de sua respectiva Vara
e assegurar os respectivos resultados, mediante a promoção
da melhoria contínua do SIG/VT.
•
Gerenciar e acompanhar a realização das atividades
operacionais da Secretaria, relativas à prestação jurisdicional;
•
praticar atos em despachos ordinatórios;
•
garantir a implementação e a execução da estratégia
estabelecida pelo Juiz, mediante o acompanhamento dos
indicadores de desempenho estabelecidos;
•
administrar os recursos humanos, materiais e tecnológicos da
Secretaria.
•
Apoiar o Juiz na elaboração e emissão das decisões e
despachos judiciais.
•
Apoiar o Juiz na realização das audiências;
•
praticar atos inerentes às audiências.
Secretário Especialista •
Calculista
Realizar o cálculo dos créditos trabalhistas nas ações em
tramitação.
•
Atender aos usuários;
•
receber autos de processos e expedientes.
Assistente do Diretor
•
Apoiar o Diretor de Secretaria em atividades operacionais.
Demais Servidores
•
Realizar os processos de trabalho, de acordo com os PAD.
Encarregado de
Protocolo
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5.6
Representante da Administração Superior (RAS) (NBR-ISO-9001:2000, 5.5.2)
Com o fim de formalizar delegação que se mostra necessária, o Juiz designa como o
Representante da Administração Superior (RAS), em sua Vara, um servidor com as
seguintes responsabilidades:
•
divulgar os direcionadores estratégicos, a política e os objetivos estratégicos;
•
promover a implementação e a melhoria dos processos de trabalho incluídos no
escopo de certificação;
•
assegurar a conscientização sobre as necessidades e expectativas dos usuários
internos e externos ao SIG/VT;
5.7
•
relatar à Administração Superior as disfunções do SIG/TM;
•
manter o ambiente de trabalho em condições adequadas.
Comunicação Interna (NBR-ISO-9001:2000, 5.5.3)
A comunicação interna é realizada pelo Juiz ou pelo Diretor da Secretaria, podendo ser
registrada ou não em documentos, conforme a relevância do assunto, e
complementada por reuniões sistemáticas de análise crítica.
Os direcionadores estratégicos, a política da qualidade, os objetivos estratégicos, as
metas e indicadores de desempenho são comunicados aos integrantes da Vara do
Trabalho e divulgados por meio de cartazes afixados na Vara.
5.8
Análise Crítica pela Administração Superior (NBR-ISO-9001:2000, 5.6)
As reuniões para análise crítica da eficiência e eficácia do SIG/VT são realizadas, no
mínimo, uma vez por semestre.
As reuniões de análise crítica do SIG/VT são conduzidas pelo Juiz e têm a participação
de todos os servidores. Os servidores ausentes na ocasião tomarão ciência do que foi
tratado nas reuniões de análise crítica mediante informação do RAS e registro de
conhecimento, na ata de reunião.
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O planejamento das reuniões é realizado pelo RAS, e são observadas as seguintes
informações:
•
resultado de auditorias anteriores;
•
desempenho dos processos de trabalho e conformidade dos respectivos produtos
desses processos;
•
acompanhamento da satisfação do usuário;
•
situação das ações preventivas e corretivas;
•
acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores;
•
mudanças que possam afetar o SIG/VT (legislação, sistemas etc.);
•
recomendações para melhoria;
•
melhorias do SIG/VT e dos seus respectivos processos;
•
melhorias nos serviços prestados no que se refere aos requisitos do usuário;
•
necessidade de recursos.
O Juiz e o Diretor da Secretaria determinam, nas respectivas atas, as ações gerenciais
pertinentes ou ações corretivas ou preventivas, conforme o caso.
6 GESTÃO DE RECURSOS
6.1
Provisão de Recursos (NBR-ISO-9001:2000, 6.1)
A Administração Superior e o RAS identificam e coordenam a provisão dos recursos
necessários e suficientes para manter e melhorar continuamente o SIG/VT, bem como
para aumentar a satisfação dos usuários, mediante o atendimento de seus requisitos.
6.2
Recursos Humanos (NBR-ISO-9001:2000, 6.2)
As atividades na Vara do Trabalho são desenvolvidas pelo Juiz e pelos servidores.
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Os novos servidores recebem a orientação inicial pela ESACS. Ao serem designados
para a Vara do Trabalho, são capacitados mediante o conhecimento do Manual de
Gestão e do PAD correspondente ao processo de trabalho a ser realizado. A
orientação é fornecida pelo Diretor da Secretaria.
A capacitação complementar dos servidores é realizada pela ESACS, a partir de
planejamento considerando as competências requeridas para as funções e as lacunas
de
competência
observadas.
A
ESACS
é
responsável por acompanhar o
desenvolvimento do servidor, mediante a elaboração e gestão da matriz de
competências.
A formação continuada do Juiz é realizada pela EMATRA, desde o seu ingresso na
carreira.
Os PAD a seguir detalham o processo de capacitação de pessoas:
6.3
•
PAD-ESACS-002 – Gerir Competências;
•
PAD-ESACS-003 – Realizar Ações de Capacitação de Servidores;
•
PAD-EMATRA-002 – Promover Formação Inicial e Continuada para Magistrados.
Infra-estrutura (NBR-ISO-9001:2000, 6.3)
A infra-estrutura necessária à realização dos processos de trabalho de Vara do
Trabalho inclui, como recursos do TRT/RJ, o gabinete do Juiz, a sala de audiência, a
secretaria, as instalações sanitárias, o mobiliário, os materiais de consumo, os
equipamentos de informática e os programas de computador.
Os equipamentos, os materiais e os bens permanentes usados em Vara do Trabalho
são providos pela Secretaria de Logística do TRT/RJ, mediante solicitação ou entrega
automática por dotação orçamentária. Cabe às unidades de administração do TRT
assegurar a adequação de tais aquisições às finalidades pretendidas, de forma a
permitir a execução dos processos de trabalho, em conformidade com o PAD
implementado.
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Os PAD a seguir detalham o processo de infra-estrutura:
•
PAD-SLG-002 – Fornecer Material;
•
PAD-VT-003 - Gerir Secretaria.
6.4
Manutenção da Infra-estrutura (NBR-ISO-9001:2000, 6.3)
A manutenção preventiva e corretiva das instalações e de equipamentos de informática
compete às unidades administrativas do TRT/RJ, e é solicitada pelo Diretor da
Secretaria, através do serviço do Service Desk.
Os PAD a seguir detalham o processo de manutenção de infra-estrutura:
•
PAD-SES-002 – Realizar Manutenção em Instalações e Equipamentos;
•
PAD-STI-002 – Prover Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação às
Varas e Turmas;
•
6.5
PAD-VT-003 – Gerir Secretaria.
Ambiente de Trabalho (NBR-ISO-9001:2000, 6.4)
A iniciativa pela manutenção do ambiente de trabalho adequado é do RAS o qual,
sempre que necessário, solicita avaliações e promove ações relativas às melhorias
quanto à saúde ocupacional e segurança no ambiente de trabalho, tais como:
instalações, arranjo físico, mobiliário, ruído, temperatura e iluminação. As avaliações
quanto à salubridade e à ergonomia são solicitadas à Divisão de Promoção e Saúde e
quanto às instalações físicas e layout, à SES.
A Administração Superior, o RAS e os servidores são responsáveis pela manutenção
do ambiente de trabalho limpo e organizado, além de devidamente sinalizado,
mediante a identificação visual dos locais de trabalho e a existência de quadros de
aviso permanentemente atualizados.
O RAS deve buscar, também, a harmonia entre a equipe, o incentivo à criatividade, a
minimização de conflitos e a busca do crescimento profissional e pessoal de todos.
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7 PLANEJAMENTO E REQUISITOS PARA A REALIZAÇÃO DA ENTREGA DA
PRESTAÇÃO JURISDICIONAL
7.1
Planejamento para a Realização da Entrega da Prestação Jurisdicional (NBRISO-9001:2000, 7.1)
O produto final dos processos de trabalho de uma Vara do Trabalho é a solução dos
conflitos de interesses que lhe sejam levados pela população, mediante homologação
de acordo ou de sentença prolatada, buscando a efetiva prestação jurisdicional.
O planejamento e o desenvolvimento dos processos de trabalho de Vara do Trabalho,
definidos no Escopo do SIG/VT, conforme capítulo 4.2 do presente Manual, e cujo
resultado final é a entrega da prestação jurisdicional, são realizados conforme
estabelecido nos PAD correspondentes, que determinam:
•
a forma de execução (como fazer);
•
a responsabilidade da execução;
•
os indicadores de desempenho, quando pertinentes;
•
os registros e seus parâmetros de controle.
O arranjo de funcionamento dos processos de trabalho de Vara do Trabalho, sob uma
perspectiva macro, é mostrado nos Anexos 1 e 5 – Diagrama de Contexto e
Fluxograma Geral de Funcionamento.
Cabe ao Juiz e ao Diretor da Secretaria estabelecer metas para os indicadores de
desempenho, com o fim de monitorar a execução em busca de melhorias contínuas.
7.2
Requisitos Relacionados à Entrega da Prestação Jurisdicional (NBR-ISO9001:2000, 7.2)
Os requisitos (necessidades e expectativas) relacionados a usuários são estabelecidos
pela legislação e complementados institucionalmente, sob a seguinte consolidação:
•
Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 (CRFB/88);
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•
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
•
Código de Processo Civil (CPC);
•
Código Civil (CC);
•
Código de Defesa do Consumidor (CDC);
•
Lei de Execução Fiscal (LEF);
•
Leis Esparsas;
•
Atos da Presidência do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região;
•
Atos do Tribunal Superior do Trabalho;
•
Atos do Conselho Nacional de Justiça;
•
Atos do Conselho Superior da Justiça do Trabalho;
•
Provimentos da Corregedoria Regional;
•
Provimentos da Corregedoria Geral da Justiça do Trabalho;
•
Jurisprudência de Tribunais Superiores;
•
Regimento Interno.
Além desses requisitos, este Manual de Gestão e os PAD a ele pertinentes
estabelecem outros requisitos que, mesmo não sendo diretamente relacionados aos
usuários, contribuem para a sua satisfação, razão pela qual passam por melhorias
contínuas.
Os requisitos estabelecidos institucionalmente têm por finalidade atender, dentre
outras não identificadas, às seguintes expectativas:
a) esforço para estimular acordo entre as partes;
b) prestação jurisdicional em tempo razoável;
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c) marcação de audiências em prazos mínimos compatíveis com a distribuição;
d) atendimento com urbanidade, com tratamento adequado a partes, advogados e
demais usuários;
e) provimento adequado das informações solicitadas pelos usuários.
Considerando a impossibilidade de individualizar a validação, a análise crítica dos
requisitos relacionados a usuários é realizada com base em pesquisas de opinião e de
satisfação dos usuários.
Comunicação com os Usuários (NBR-ISO-9001:2000, 7.2.3)
7.3
A comunicação com os usuários é realizada mediante atendimento no balcão da Vara,
no horário de funcionamento da Secretaria, definido por ato da Presidência do TRT/RJ.
O Juiz, o Diretor da Secretaria e o Assistente do Juiz realizam o atendimento ao
usuário, quando solicitado, ou na realização de audiências públicas ou, ainda, por meio
de correio eletrônico. Além disso, o usuário pode obter informações sobre o trâmite do
processo pela internet. Também são realizadas as publicações de decisões no Diário
Oficial e a intimação via postal ou por oficial de justiça diretamente, à parte.
O TRT/RJ disponibiliza ainda a Ouvidoria como mais um canal de comunicação com
os usuários.
Os PAD a seguir detalham o processo de comunicação com o usuário:
7.4
•
PAD-VT-003 – Gerir Secretaria.
•
PAD-VT-011 – Atender Usuários.
Aquisição de Materiais e Serviços (NBR-ISO-9001:2000, 7.4)
A provisão de equipamentos, materiais de consumo e permanentes, bem como os
serviços necessários à Vara do Trabalho, é centralizada na Diretoria Geral de
Coordenação Administrativa, que prepara as licitações com base em projetos básicos
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elaborados pela Secretaria, Unidade Executora (UE) que detenha a especialização do
assunto tratado, conforme se segue:
Assunto
Material de
permanente
consumo
Prestação de serviços
Secretaria responsável
e
Secretaria de Logística
Como é feito
Solicitação de Material
Secretaria de Engenharia e
Solicitação de Serviços
Segurança Patrimonial
Equipamentos de tecnologia Secretaria de Tecnologia da
Solicitação de Serviços
da informação
Informação
Os PAD a seguir, detalham o processo de solicitação de aquisição de materiais e
serviços:
•
PAD-VT-003 – Gerir Secretaria;
•
PAD-SLG-002 – Forncer Material;
•
PAD-SES-002 – Realizar Manutenção em Instalações e Equipamentos;
•
PAD-STI-002 – Prover Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação às
Varas e Turmas.
7.4.1 A verificação do material ou serviços recebidos na Vara é feita pelo Diretor ou
servidor designado. Quando observado que algum item não atende ao requisitado, a
Secretaria responsável é contactada, via telefone ou e-mail, para tomar as devidas
providências.
7.5
Identificação e Rastreabilidade (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.3)
Os processos judiciais recebem um número único de identificação, PPPPP-AAAAVVV-RR-SS-D, conforme ato da Presidência do TRT nº 4.086/2001 e ato da
Presidência do TST nº 450/2001, com a seguinte formação:
a) PPPPP - identifica o número de seqüência dos processos;
b) AAAA - identifica o ano de autuação do processo;
Código do Padrão Administrativo:
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c) VVV - identifica a Vara do Trabalho em que a ação se originou.
d) RR - destina-se ao registro do número correspondente à região da Justiça do
Trabalho em que a ação se originou, no caso “01" = 1ª Região;
e) SS - identifica a existência de recurso(s) interposto(s) contra decisão proferida no
processo principal, mas autuado(s) em autos apartados (AI, AR, CS);
f) D - representa o dígito verificador.
As petições iniciais distribuídas à Vara do Trabalho são autuadas mediante a atribuição
de numeração cronológica, que identificará o processo judicial e servirá ao seu trâmite,
ao qual se vincula permanentemente até o arquivamento.
O PAD a seguir detalha o processo Autuar Documentos:
•
7.6
PAD-VT-006 – Autuar Processos Judiciais.
Propriedade do Usuário (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.4)
A Vara do Trabalho reconhece que, enquanto os usuários estiverem presentes nas
instalações do TRT/RJ, devem ter asseguradas sua integridade física e segurança,
mediante instalações apropriadas e protegidas contra acidentes e intempéries.
A segurança contra incêndios e acidentes é gerenciada pela Seção de Apoio Externo
Institucional (SEAEI). A Divisão de Saúde (DSAD), da Secretaria de Gestão de
Pessoas (SGP), provê o atendimento médico de urgência.
O TRT/RJ mantém equipe de segurança contratada para fiscalizar e reprimir atos
atentatórios a pessoas circulantes nas dependências do Tribunal e ao patrimônio,
conforme estabelecido no PAD-SES-004 – Prover Segurança e Vigilância no TRT/RJ.
Os documentos e as informações dos usuários que compõem os autos de processo
judiciais são protegidos, conforme estabelecido no PAD-TRT-003 – Controlar
Documentos e Registros.
7.7
Preservação dos Autos de Processos Judiciais (NBR-ISO-9001:2000, 7.5.5)
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Durante todo o ciclo da prestação jurisdicional, o Juiz e a equipe da Secretaria zelam
pelo processamento mediante a aplicação dos PAD, bem como acompanham os
indicadores de desempenho estabelecidos, de modo a assegurar a eficiência e a
eficácia da entrega da prestação jurisdicional e a satisfação do usuário.
O PAD a seguir detalha o processo de preservação dos processos judiciais:
•
7.8
PAD-TRT-003 – Controlar Documentos e Registros.
Ações Gerenciais
As ações gerenciais para a correção de desvios identificados e a introdução de melhorias
nos processos de trabalho são definidas, sempre que se mostrarem necessárias, ou nas
reuniões de análise crítica realizadas pela equipe.
8 MACROPROCESSO ENTREGAR A PRESTAÇÃO JURISDICIONAL EM VARA DO
TRABALHO
O Juiz do Trabalho é responsável por despachar, decidir, sentenciar e executar, em
prazos razoáveis e determinados por lei, e por realizar a entrega da prestação
jurisdicional de Primeiro Grau.
O PAD a seguir detalha o processo Entregar a Prestação Jurisdicional em Vara do
Trabalho:
•
8.1
PAD-VT-002 – Entregar a Prestação Jurisdicional em Vara do Trabalho.
Apoiar a Entrega da Prestação Jurisdicional de Primeiro Grau
O RAS gere os recursos da Vara do Trabalho relacionados à infra-estrutura, à
competência de pessoas e ao ambiente de trabalho. As atividades de secretariar o Juiz e
de apoiar à prestação jurisdicional são realizadas pelo Assistente do Juiz.
O PAD a seguir detalha o processo de apoio à entrega da prestação jurisdicional de
Primeiro Grau:
•
PAD-VT-004 – Apoiar a Entrega da Prestação Jurisdicional de Primeiro Grau.
Código do Padrão Administrativo:
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9 MACROPROCESSO GERIR SECRETARIA
O fluxograma geral do Anexo 5 apresenta, de forma resumida, as atividades realizadas
em Vara do Trabalho, e os capítulos a seguir informam os processos de trabalho e o
PAD correspondente.
9.1
Gerir Secretaria
Esse processo de trabalho tem como objetivo detalhar as atividades realizadas pelo
Diretor na gestão da Secretaria.
O PAD a seguir detalha o processo Gerir Secretaria:
•
9.2
PAD-VT-003 – Gerir Secretaria.
Receber Expedientes
Esse processo de trabalho tem como objetivo receber documentos destinados à Vara
do Trabalho e dar-lhes o devido encaminhamento interno.
Os PAD a seguir detalham o processo Receber Documentos:
•
PAD-VT-005 – Receber Expedientes;
•
PAD-SGC-002 – Atender Solicitações de Arquivamento e Desarquivamento de
Processos.
9.3
Autuar Processos Judiciais
Esse processo de trabalho tem como objetivo transformar petições iniciais em
processos judiciais.
O PAD a seguir detalha o processo Autuar Processos Judiciais:
•
9.4
PAD-VT-006 – Autuar Processos Judiciais.
Processar Documentos
Código do Padrão Administrativo:
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Esse processo de trabalho tem como objetivo realizar atividades durante o andamento
do processo judicial, com o objetivo de viabilizar-lhe a conclusão.
O PAD a seguir detalha o processo Processar:
•
9.5
PAD-VT-007 – Processar.
Verificar e Atualizar Cálculos
Esse processo de trabalho tem como objetivo realizar atividades de cálculos de ações
judiciais.
O PAD a seguir detalha o processo Verificar e Atualizar Cálculos:
•
9.6
PAD-VT-008 – Verificar e Atualizar Cálculos.
Elaborar e Encaminhar Documentos
Esse processo de trabalho tem como objetivo preparar e controlar o envio de
documentos de Vara do Trabalho para qualquer entidade ou público externo e
internamente.
Os PAD a seguir detalham o processo Elaborar e Encaminhar Documentos:
•
PAD-VT-009 – Elaborar e Encaminhar Documentos;
•
PAD-SGC-002 – Atender Solicitações de Arquivamento e Desarquivamento de
Processos.
9.7
Secretariar Audiências
Esse processo de trabalho tem como objetivo apoiar o Juiz na realização de
audiências e na prática de atos ordinatórios relativos às audiências.
O PAD a seguir detalha o processo Secretariar Audiências:
•
PAD-VT-010 – Secretariar Audiências.
Código do Padrão Administrativo:
PAD-VT-001
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9.8
Atender Usuário
Esse processo de trabalho tem como objetivo atender às providências demandadas à
Vara do Trabalho, dentre as quais destaca-se o atendimento ao público.
O PAD a seguir detalha o processo Atender Usuário:
•
9.9
PAD-VT-011 – Atender Usuário.
Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho
Esse Processo de trabalho tem como objetivo estabelecer critérios e
procedimentos para regulamentar a aplicação do PAD-TRT-004 – Tratar Ações
Corretivas, Ações Preventivas e Melhorias, no âmbito da Vara do Trabalho.
•
PAD-VT-012 – Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho.
10 MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA
10.1 Satisfação dos Usuários (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.1)
O grau de satisfação dos usuários de Vara do Trabalho é medido e analisado com
base na pesquisa de satisfação e de opinião dos usuários, conforme estabelecido no
PAD-VT-003 – Gerir Secretaria.
10.2 Auditorias Internas do SIG (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.2)
A Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) elabora e divulga, a cada ano, o
Programa de Auditorias, que inclui os processos de trabalho de Vara do Trabalho. As
Auditorias Internas são realizadas com os objetivos de verificar a eficiência e a eficácia
de implementação do SIG/VT e de identificar oportunidades de melhorias.
As auditorias são conduzidas por auditores contratados ou por servidores
especificamente
treinados
para
tal,
observada
a
necessária
independência
organizacional dos auditores em relação à unidade administrativa auditada.
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É responsabilidade do Juiz e do Diretor da Secretaria implementar as ações para
corrigir situações indesejáveis identificadas, constantes dos relatórios de auditorias
internas, bem como melhorar a eficácia do SIG/VT.
O PAD a seguir detalha o processo Auditoria Interna do SIG:
•
PAD-TRT-005 – Auditoria Interna do Sistema de Gestão.
10.3 Medição e Monitoramento de Processos Judiciais (NBR-ISO-9001:2000, 8.2.3)
Durante a realização da prestação jurisdicional, as atividades são avaliadas, medidas
quando possível e monitoradas, consoante os requisitos da legislação em vigor e os
indicadores de desempenho estabelecidos nos Padrões Administrativos.
10.4 Controle de Serviços Não-conformes (NBR-ISO-9001:2000, 8.3)
Os resultados dos processos de trabalho identificados como não-conformes receberão
tratamento especial. Serão inscritos em registros de controle que contenham a
natureza da não-conformidade e as ações para solucioná-la. O prosseguimento do
processamento após a correção das não-conformidades ou a limitação de suas
conseqüências será supervisionado pelo RAS, que reaplica os controles que
identificaram a não-conformidade original.
Os PAD a seguir detalham o processo Controle de Serviços Não-Conformes:
•
PAD-TRT-004 – Tratar Ações Corretivas, Ações Preventivas e Melhorias;
•
PAD-VT-012 – Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho.
10.5 Análise de Dados (NBR-ISO-9001:2000, 8.4)
Os dados e as informações decorrentes de medidas de monitoramento administrativo
da prestação jurisdicional, incluindo a satisfação dos usuários e as auditorias internas
da qualidade, são tratados e analisados com o fim de se aferirem a eficiência e a
eficácia do SIG/VT.
O PAD a seguir detalha o processo Análise de Dados:
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•
PAD-TRT-006 – Gerar e Analisar Informações e Promover Melhorias Contínuas.
10.6 Melhorias Contínuas (NBR-ISO-9001:2000, 8.5.1)
Os resultados das análises de dados são objeto de reflexão do Juiz, do Diretor da
Secretaria e das equipes de Vara do Trabalho, em busca de melhorias contínuas dos
processos de trabalho, e são objeto de discussão nas reuniões de análise crítica do
SIG/VT. Nesse processo, são analisados a política da qualidade, os valores, os
objetivos, as metas e os resultados dos indicadores de desempenho, buscando
eficiência e eficácia do SIG/VT e a progressiva satisfação dos usuários.
O Diretor da Secretaria consolida os dados provenientes de medição e monitoramento
dos processos de trabalho, os resultados das auditorias internas e as ações corretivas
e preventivas observadas. Os resultados consolidados são levados às reuniões de
análises críticas do SIG/VT, cabendo ao Juiz propor e acompanhar a implementação
de melhorias contínuas da eficácia do SIG/VT e da satisfação dos usuários. O
diagrama de blocos do processo de melhorias contínuas é mostrado no Anexo 6.
O PAD a seguir detalha o processo Melhorias Contínuas:
•
PAD-TRT-006 – Gerar e Analisar Informações e Promover Melhorias Contínuas.
10.7 Ações Corretivas e Ações Preventivas (NBR-ISO-9001:2000, 8.5.2/8.5.3)
As causas de não-conformidades que ocorrerem durante o processamento ou as
causas que envolvam tendências ou situações de risco de ocorrência de nãoconformidades são investigadas com a profundidade adequada a cada caso,
estruturadas e documentadas, e são então propostas e implementadas ações que
eliminem ou bloqueiem as causas de não-conformidades (reais ou potenciais) e que
sejam capazes de evitar a sua repetição e de introduzir oportunidades de melhoria.
Os PAD, a seguir, detalham o processo Controle de Serviços Não-Conformes:
•
PAD-TRT-004 – Tratar Ações Corretivas, Ações Preventivas e Melhorias;
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•
PAD-VT-012 – Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho.
11 ANEXOS
•
Anexo 1 – Diagrama de Contexto de Vara do Trabalho;
•
Anexo 2 – Árvore de Processos de Trabalho;
•
Anexo 3 – Estrutura Organizacional do TRT/RJ;
•
Anexo 4 – Estrutura Organizacional de Vara do Trabalho
•
Anexo 5 – Fluxograma Geral de Funcionamento de Vara do Trabalho;
•
Anexo 6 – Processo de Análise e Melhorias.
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ANEXO 2 - ÁRVORE DE PROCESSOS DE TRABALHO
MACROPROCESSOS DE
TRABALHO
PROCESSOS DE TRABALHO
Entregar a Prestação Jurisdicional em Vara do Trabalho
ENTREGAR A PRESTAÇÃO
JURISDICIONAL EM VARA
Apoiar a Entrega da Prestação Jurisdicional de Primeiro
DO TRABALHO
Grau
Gerir Secretaria
Receber Expedientes
Autuar Processos Judiciais
Processar Documentos
GERIR SECRETARIA
Verificar e Atualizar Cálculos
Elaborar e Encaminhar Documentos
Secretariar Audiências
Atender Usuário
Controlar Produtos Não-Conformes em Vara do Trabalho.
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ANEXO 3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO TRT/RJ
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ANEXO 4 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE VARA DO TRABALHO
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ANEXO 5 - FLUXOGRAMA GERAL DE FUNCIONAMENTO DE VARA DO TRABALHO
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3
Atualizar
tramitação do
processo no
Sistema SAPWeb
Verificar
pendências de
determinações
Aguardar recurso
no prazo de 8 dias
Existem
pendências ?
4
S
Há recurso ?
N
Certificar ‘Trânsito
em Julgado’
Cumprir
pendências
N
S
Efetuar
LIQUIDAÇÃO DO
JULGADO
Analisar recurso
(juiz)
Homologar
Cálculos
Recurso
negado ?
Enviar o processo
à DARQ
4
S
N
Preparar para
arquivamento
Agravo de
Instrumento ?
N
S
Executar
o réu
Arquivar relação
de processos
arquivados
S
Solicitar contrarazão no prazo
de 8 dias
Acompanhar
execução da
sentença
Fim
N
Encaminhar para
2a. Instância
através da DIFE-2
Sentença
executada ?
Fim
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ANEXO 6 - PROCESSO DE ANÁLISE E MELHORIAS
PROCESSO DE ANÁLISE E MELHORIAS
P
R
O
C
E
S
S
O
S
MEDIDA DA
SATISFAÇÃO DOS
USUÁRIOS
MEDIDA E
MONITORAMENTO DE
PROCESSOS DE
TRABALHO E DE
PRODUTOS
D
E
T
R
A
B
A
L
H
O
IMPLEMENTAÇÃO
DOS PLANOS DE
AÇÃO
MEDIDA E
MONITORAMENTO DAS
ENTRADAS PARA OS
FORNECEDORES
ANÁLISE CRÍTICA /
DECISÕES LOCAIS
R
E
G
I
S
T
R
O
S
AUDITORIAS
INTERNAS DE
GESTÃO
REVISÃO DOS
PLANOS DE AÇÃO
AÇÃO CORRETIVA
E
AÇÃO PREVENTIVA
(RACAP)
CONSOLIDAÇÃO
INSTITUCIONAL
REVISÕES
ESTRATÉGICAS E
OPERACIONAIS
ANÁLISE CRÍTICA DO
SISTEMA DE GESTÃO
PRODUTO NC
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