A RELEVÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO SETOR DE

UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO
SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
GUILHERME MATEUS SARTORI
A RELEVÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO SETOR
DE RH DE UMA UNIVERSIDADE NA VISÃO DOS USUÁRIOS
(Trabalho de Conclusão de Curso)
IJUÍ (RS)
2013
2
GUILHERME MATEUS SARTORI
A RELEVÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO SETOR
DE RH DE UMA UNIVERSIDADE NA VISÃO DOS USUÁRIOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de
Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito para obtenção
do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Prof.ª Orientadora: Ms. EUSÉLIA PAVEGLIO VIEIRA
IJUÍ (RS), Dezembro, 2013
3
RESUMO
Este trabalho apresenta o estudo realizado com os usuários do Sistema de
Informações de Recursos Humanos de uma Universidade e sua visão sobre a
estrutura do mesmo. A problemática do estudo era identificar qual a relevância da
avaliação do sistema de informações do setor de RH da Universidade frente à
necessidade dos usuários nos níveis operacionais e táticos. Os objetivos principais
eram avaliar as informações geradas pelo sistema de informações do setor de RH
da Universidade com as informações demandadas pelos usuários dos
departamentos, filtrando e preparando informações relevantes que instrumentalizam
a gestão. A metodologia utilizada para a realização do estudo foi classificada como
pesquisa aplicada, sendo utilizado o instrumento de entrevista estruturada para o
desenvolvimento do mesmo. Após, fez-se a interpretação dos resultados de forma
descritiva e gráfica, buscando identificar os aspectos mais relevantes citados pelos
participantes deste estudo. Ao final, apresentam-se os resultados da pesquisa e uma
análise crítica a respeito das informações apontadas pelos usuários e as
disponibilidades do sistema. Entre os resultados da pesquisa, pode-se destacar o
grande envolvimento dos usuários operacionais com o sistema e a usabilidade do
mesmo para as tomadas de decisões.
Palavras-chave
Recursos Humanos; Sistemas; Informações; Gestão; Entrevista.
4
LISTA DE FIGURAS E GRÁFICOS
Figura 1: Níveis de hierarquia organizacional ........................................................... 19
Gráfico 01: Participação na Implantação do Sistema de RH no nível Tático ............ 40
Gráfico 02: Treinamento para Utilização dos Aplicativos .......................................... 40
Gráfico 03: Utilização dos aplicativos do módulo RH ................................................ 41
Gráfico 04: Utilização dos relatórios para a tomada de decisões .............................. 41
Gráfico 05: Desenvolvimento de atividades que dependam do Sistema de
Informações............................................................................................................... 42
Gráfico 06: Acessibilidade as Informações................................................................ 42
Gráfico 07: Necessidade de criação de novos relatórios .......................................... 43
Gráfico 08: Acesso as informações particulares do módulo RH................................ 43
Gráfico 09: Frequência dos acessos às informações particulares ............................ 44
Gráfico 10: Existência de relatórios ou aplicativos que nunca acessou .................... 44
Gráfico 11: Necessidade de criação de algum tipo de relatório/aplicativo ................ 45
Gráfico 12: Criação de capacitações sobre a utilização do sistema .......................... 45
Gráfico 13: Pessoa que coleta as informações no sistema ....................................... 46
Gráfico 14: Início das Atividades módulo RH no nível Operacional .......................... 47
Gráfico 15: Treinamento específico sobre o sistema ................................................ 47
Gráfico 16: Dificuldade na busca de informações ..................................................... 48
Gráfico 17: Disponibilidade de informações .............................................................. 48
Gráfico 18: Integralidade das informações do sistema .............................................. 49
Gráfico 19: Necessidade de complementação .......................................................... 49
Gráfico 20: Atendimento as demandas dos superiores ............................................. 50
Gráfico 21: Tempo gasto com o sistema nas atividades ........................................... 50
Gráfico 22: Dificuldade de acesso às informações.................................................... 51
Gráfico 23: Criação de relatórios ............................................................................... 51
Gráfico 24: Aplicativos que não são usados ............................................................. 52
Gráfico 25: Relatórios mais utilizados ....................................................................... 52
Gráfico 26: Liberação de acesso ............................................................................... 53
Gráfico 27: Capacitação para utilização do sistema .................................................. 53
Gráfico 28: Início das Atividades módulo RH no nível operacional ........................... 55
Gráfico 29: Treinamento para acesso as informações .............................................. 55
5
Gráfico 30: Utilização do módulo RH ........................................................................ 56
Gráfico 31: Dependência do sistema para realização de atividades ......................... 56
Gráfico 32: Local de acesso às informações ............................................................. 57
Gráfico 33: Frequência do acesso às informações ................................................... 57
Gráfico 34: Aplicativos nunca utilizados neste nível .................................................. 58
Gráfico 35: Necessidade de acessibilidade ............................................................... 58
Gráfico 36: Criação de capacitações sobre o sistema .............................................. 59
6
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Diagrama Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial .............. 17
Quadro 2 - Funções da informação gerencial contábil .............................................. 18
Quadro 3: Exemplo de Banco de dados de ARH ...................................................... 30
Quadro 4: Apontamentos realizados pelo entrevistador ............................................ 62
7
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CRH
Coordenadoria de Recursos Humanos
CVM
Comissão de Valores Mobiliários
IBRACON
Instituto Brasileiro de Contadores
NARH
Núcleo de Administração de Recursos Humanos
NDRH
Núcleo de Desenvolvimento de Recursos Humanos
RH
Recursos Humanos
SIE
Sistema de Informações para o Ensino
SIG
Sistema de Informações Gerenciais
SSD
Sistema de Suporte a Decisão
SSE
Sistema de Suporte Executivo
TCC
Trabalho de Conclusão de Curso
TI
Tecnologia da Informação
8
SUMÁRIO
RESUMO..................................................................................................................... 3
LISTA DE FIGURAS E GRÁFICOS ............................................................................ 4
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ..................................................................... 7
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 10
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ................................................................... 12
1.1 Área do conhecimento contemplada ............................................................... 12
1.2 Caracterização da organização ....................................................................... 12
1.3 Problematização da temática em estudo ......................................................... 13
1.4 Objetivos .......................................................................................................... 14
1.4.1 Objetivo geral ............................................................................................ 14
1.4.2 Objetivos específicos ................................................................................ 14
1.5 Justificativa ...................................................................................................... 14
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ................................................................................. 16
2.1 Contabilidade gerencial ................................................................................... 16
2.1.1 Funções da contabilidade gerencial .......................................................... 18
2.1.2 Níveis da hierarquia organizacional .......................................................... 19
2.2 Controladoria ................................................................................................... 20
2.2.1 Responsabilidades da Controladoria......................................................... 20
2.3 Sistemas de Informações ................................................................................ 21
2.3.1 Estrutura dos Sistemas ............................................................................. 22
2.3.2 Finalidades dos Sistemas de Informações ................................................ 22
2.3.3 Classificação do Sistema de Informação .................................................. 23
2.3.4 Sistemas de Informações Contábeis ......................................................... 26
2.3.5 Fundamentos de um Sistema de Informação Contábil.............................. 27
2.4 Tecnologia da informação................................................................................ 27
2.5 Subsistema de Recursos Humanos ................................................................. 28
2.5.1 Banco de Dados de RH ............................................................................. 29
2.6 Etapas de um Subsistema de Recursos Humanos .......................................... 30
2.6.1 Entrada de Dados no Sistema .................................................................. 30
2.6.2 Processamento dos Dados ....................................................................... 31
2.6.3 Saída de Informações ............................................................................... 31
2.7 Avaliação dos Sistemas de Informação de RH ................................................ 32
9
3 METODOLOGIA .................................................................................................... 34
3.1 Classificação da pesquisa ............................................................................... 34
3.1.1 Conforme a natureza ................................................................................. 34
3.1.2 Quanto aos objetivos ................................................................................. 34
3.1.3 Quanto à abordagem do problema............................................................ 35
3.1.4 Procedimentos técnicos ............................................................................ 35
3.2 Coleta de dados ............................................................................................... 36
3.2.1 Instrumento de coleta de dados ................................................................ 37
3.3 Análise e interpretação dos dados ................................................................... 38
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ............................................................................. 39
4.1 Resultados obtidos com o nível tático - Chefes de Departamento .................. 39
4.2 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretárias Executivas ............ 46
4.3 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretários de Curso ............... 54
4.4 Aspectos relevantes citados pelos entrevistados ............................................ 60
4.5 Proposta de estrutura ideal do sistema na visão do entrevistador ................... 60
CONCLUSÃO ........................................................................................................... 63
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 64
10
INTRODUÇÃO
Nos dias atuais de competividade empresarial, a Contabilidade Gerencial está
se tornando cada vez mais importante para as organizações, e aliado a ela, estão os
Sistemas de Informações.
Os Sistemas de Informações fornecem dados processados de acordo com a
necessidade de cada organização e de cada indivíduo dentro da mesma, nos três
níveis de atuação, estratégico, tático e operacional.
O setor de Recursos Humanos de uma Instituição de Ensino, foco deste
trabalho, demanda muitas informações para os diferentes setores da instituição,
inclusive para os departamentos onde estão alocados os Cursos de Graduação da
Instituição, e muitas das informações geradas pelo sistema de RH são de extrema
importância na tomada de decisões, agilizando processos internos e proporcionando
relatórios confiáveis e úteis, sendo que a partir deles, os usuários possam ter
embasamentos para análises e decisões na gestão das atividades sob suas
responsabilidades.
Este sistema dentro da Instituição nunca passou por uma avaliação feita pelos
usuários finais, no que se refere às informações disponíveis no mesmo e sobre as
possíveis fragilidades que possam estar acontecendo, as quais necessitam serem
superadas.
Para tanto, inicialmente buscou-se alinhar a pesquisa, fazendo a escolha da
empresa foco do estudo e a área contemplada, e a partir dessa etapa foi definido o
problema, bem como os objetivos a serem alcançados, tanto geral como específicos,
culminando com a justificativa da realização deste.
Num segundo momento, desenvolveu-se a revisão bibliográfica, onde se pode
aprofundar os assuntos abordados no trabalho referente ao tema, assim como,
construir conhecimentos para embasar e atingir os objetivos propostos. Nesta etapa,
foi realizada uma pesquisa sobre Contabilidade Gerencial, Controladoria, Sistemas
de Informações, Tecnologia da Informação, Sistemas de Suporte a Decisão,
Subsistema de Recursos Humanos, Entrada, Processamento e Saída de
informações do subsistema de RH e também sobre a Avaliação de Sistemas de
informações. Em todos estes assuntos foram feitas pesquisas bibliográficas na
literatura e sites, com os respectivos apontamentos para melhor aprofundar o
conhecimento sobre o tema.
11
Uma terceira etapa foi a definição da metodologia de trabalho. Analisando a
classificação da pesquisa quanto à natureza, quanto aos objetivos, quanto à
abordagem do problema e aos procedimentos técnicos. Também foi elaborada a
coleta de dados e a análise e interpretação dos mesmos. As informações
necessárias para a realização do trabalho foram obtidas por meio da aplicação de
uma entrevista padronizada ou estruturada com os usuários nos níveis Tático e
Operacional da instituição, ou seja, com os Chefes de Departamentos e as
Secretárias Executivas e de Curso respectivamente, para então levantar o máximo
de questões sobre as informações do setor de RH frente às necessidades destes
usuários, no desempenho de suas atividades, e posteriormente fazer uma análise
com dados tabulados de forma a serem analisados a partir dos objetivos propostos
para o estudo. Esta análise busca evidenciar as potencialidades e fragilidades do
subsistema de Recursos Humanos, a partir dos relatórios e aplicativos disponíveis e
dos aspectos relacionados na pesquisa.
E por fim, apresenta-se a conclusão, que é onde foi efetuada a avaliação dos
resultados obtidos com as entrevistas, e a bibliografia consultada para a realização
do estudo, conforme o planejamento inicialmente estruturado.
12
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Neste capitulo são abordados a contextualização do estudo que envolve a
área do conhecimento contemplada, a caracterização da organização, a definição do
problema, dos objetivos e da justificativa do estudo.
1.1 Área do conhecimento contemplada
A contabilidade dentre as possibilidades e campos de atuação, tem um papel
fundamental na geração de informações que possam ser utilizadas na gestão das
atividades empresariais. Especificadamente no setor de Recursos Humanos, o
sistema de informações é utilizado para coletar, registrar, armazenar, analisar e
recuperar dados sobre os recursos humanos da organização e de suas respectivas
atividades em um período de tempo muito curto, proporcionando informações
qualificadas para a tomada de decisões imediatas, não dependendo de
intermediários para ter acesso às mesmas. Estas informações são necessárias e
são utilizadas nos diferentes níveis de usuários, sejam eles operacionais, táticos ou
estratégicos.
Neste contexto, o estudo se baseou em avaliar as informações disponíveis no
sistema de informações de uma Universidade e apontar as possíveis fragilidades
encontradas a partir das demandas dos respectivos usuários, em dois níveis de
atuação, tático e operacional.
1.2 Caracterização da organização
O trabalho foi desenvolvido em uma Instituição de Ensino Superior, mais
especificadamente com o Sistema de Informações da Universidade, chamado de
Sistema de Informações para o Ensino (SIE) e os aplicativos que envolvem os
Departamentos de Graduação desta instituição com a Coordenadoria de Recursos
Humanos (CRH).
Os departamentos desta Instituição estão diretamente ligados a Vice-Reitoria
de Graduação, e alocados aos departamentos, existem 06 chefes de Departamento,
42 Coordenadores de Curso, 06 Secretárias executivas, 17 secretárias de curso e
11 Secretárias de Departamento.
13
A Coordenadoria de Recursos Humanos conta com 12 colaboradores, destes,
no Núcleo de Administração de Recursos Humanos (NARH), estão alocados sete
técnicos administrativos e um Chefe, no Núcleo de Desenvolvimento de Recursos
Humanos (NDRH) estão alocados três técnicos administrativos, e para gerenciar
toda a coordenadoria tem um gerente.
1.3 Problematização da temática em estudo
O sistema de informações é um conjunto de elementos, que quando reunidos,
formam elementos complexos, partindo da entrada de dados, do processamento e
da saída das informações.
Sistema de Informações é um conjunto de recursos humanos, materiais,
tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o
processamento dos dados e tradução em informações, para com seu
produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos
principais. (PADOVEZE, 2010, p. 48)
Utilizando-se da tecnologia da informação é possível agilizar processos,
qualificar relatórios e flexibilizar informações não estruturadas para a tomada de
decisões. Conhecendo o sistema e o seu funcionamento, assim como as suas
fragilidades, pode-se trabalhar na melhoria das mesmas para então buscar a
eficácia das informações geradas para os diferentes usuários.
Neste contexto, o Sistema de Informações do setor de RH, disponibiliza
inúmeras informações a quem dispuser e tiver acesso às mesmas. Estas necessitam
ser avaliadas pelos usuários nos diferentes níveis de utilização, fazendo que, com a
realização desta pesquisa, foi possível filtrar e qualificar essas informações, com
base nas entrevistas e opiniões dos usuários da Instituição, nos níveis de chefia,
secretária executiva e secretária de curso.
Diante do exposto, questionou-se. Qual é a relevância da avaliação do
sistema de informações do setor de RH da Universidade frente à necessidade dos
usuários nos níveis operacionais e táticos?
14
1.4 Objetivos
A seguir descreve-se os objetivos gerais e específicos propostos para este
estudo.
1.4.1 Objetivo geral
Avaliar as informações geradas pelo Sistema de Informações do setor de RH
da
Universidade
com
as
informações
demandadas
pelos
usuários
dos
departamentos, filtrando e preparando informações relevantes que instrumentalizam
a gestão.
1.4.2 Objetivos específicos
- Revisar a bibliografia referente a Sistemas de informações, Tecnologia da
Informação, Qualidade da Informação;
- Mapear o Sistema de RH da Universidade;
- Aplicar um teste piloto aos usuários do Sistema de Informações do setor de RH da
Universidade;
- Realizar as entrevistas com os usuários nos níveis operacionais e táticos;
- Descrever as necessidades da informação nos níveis dos usuários;
- Identificar os aspectos relevantes citados pelos entrevistados;
- Propor uma estrutura de sistema conforme necessidade dos entrevistados.
1.5 Justificativa
Com o desenvolvimento desta pesquisa foi possível identificar as fragilidades
relacionadas ao sistema que integra o subsistema de RH, no que os usuários
sentem dificuldades, ou que desconhecem, propondo as informações no formato
desejado para que possa dar um suporte aos gestores, tendo eles as informações
demandadas pelos superiores com maior agilidade, pois em muitos casos, os
relatórios não são somente importantes para as atividades diárias, mas também
para a tomada de decisões.
15
Para a Coordenadoria de Recursos Humanos (CRH), este trabalho pode
trazer algumas sugestões e criticas sobre o sistema que é utilizado, podendo fazer
um trabalho em conjunto com os colaboradores de Tecnologia da Informação (TI)
buscando aprimorar o sistema e, talvez solucionando problemas para ambos, tanto
para os que alimentam o sistema como para os que dele necessitam.
Para mim, este trabalho proporcionou um conhecimento mais amplo sobre o
sistema de RH do lado do usuário, podendo levar o meu conhecimento até eles e ao
mesmo tempo proporcionar uma troca de informações como, por exemplo, o modo
de buscar informações dentro do sistema e as dificuldades encontradas no momento
da busca das informações para a tomada de decisões.
Para o curso e para o departamento, constata-se que é possível contribuir de
forma direta, em função de que o questionário aplicado no desenvolvimento deste
trabalho, envolveu todos os departamentos da Instituição, identificando assim os
pontos frágeis enfrentados pelos usuários do sistema de RH, aliado a experiência
prática e o domínio do sistema pelo pesquisador, contribuindo com o setor de TI da
Instituição e qualificando as informações disponíveis aos usuários.
16
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Neste item, foi realizada uma abordagem teórica sobre o problema
apresentado anteriormente, objetivando fundamentá-lo principalmente com autores e
obras disponíveis na Biblioteca, em Sites e Artigos Científicos.
2.1 Contabilidade gerencial
A Contabilidade Gerencial é um processo que visa produzir informações
operacionais e financeiras para o público interno e externo das organizações com o
fim de orientar suas decisões operacionais e de investimento.
Para Atkinson, et. al. (2000 p. 36) a “Contabilidade Gerencial é o processo de
identificar, mensurar, reportar e analisar informações sobre os eventos econômicos
das empresas”.
Segundo Sérgio de Iudicíbus, (Apud PADOVEZE, 2010, p. 33) a contabilidade
Gerencial pode ser caraterizada como:
Um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis
já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de
custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa
perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de
apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes
das entidades em seu processo decisório.
Para Oyadomar; et. al. (2008) a Contabilidade Gerencial pode ser
caracterizada como uma “técnica de planejamento e controle de gestão, que envolve
processos de mensuração, acumulação e comunicação de informações monetárias
e não monetárias sobre aspectos das dimensões de desempenho da organização”.
Com estas afirmações sobre a contabilidade gerencial, pôde-se entender que
esta área do conhecimento é de suma importância nas organizações, tendo em vista
que as informações relevantes para as tomadas de decisões estarão disponíveis em
um curto espaço de tempo, sendo possível antecipar atitudes de problemas futuros
sem colocar em risco o desempenho da empresa.
Alguns objetivos da contabilidade gerencial são apresentados por Cabrelli, e
Ferreira, (2007, p 30) onde dizem que a Contabilidade Gerencial visa:
Facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de
decisão; Auxiliar empresários nas tomadas de decisões, a fim de controlar,
planejar e corrigir as falhas da empresa, proporcionando um melhor
17
gerenciamento; Elaborar planos administrativos e instrumentos de apoio ás
funções, focando a avaliação de resultados; Auxiliar no gerenciamento de
departamento, enxergar e corrigir problemas, ajudar a empresa a crescer e
gerar lucros e diminuir a taxa de mortalidade empresarial e o desemprego.
Tradicionalmente, a alta administração utiliza a contabilidade financeira por se
tratar de informações monetárias e mais precisas, entretanto os administradores e a
alta gerência tem demonstrado interesse em informações não financeiras,
informações operacionais ou físicas, mais subjetivas, como por exemplo,
informações de como está o nível de satisfação do cliente, como está a capacitação
dos funcionários, ou até mesmo o desempenho de um produto novo.
Warren, Reeve e Fess descrevem as diferenças entre contabilidade gerencial
e contabilidade financeira, que são as duas formas mais usadas de classificar as
informações contábeis gerenciais. Entender estas relações ajuda a entender as
necessidades informacionais da gerência.
Quadro 1 - Diagrama Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial
Fonte: Adaptado de Warren, Reeve e Fess (2001, p. 2).
18
Os dados da Contabilidade Gerencial são dados históricos e estimados
usados somente pela administração na condução das atividades diárias, no
planejamento de operações futuras e no desenvolvimento de estratégias de
negócios interligadas, já as informações da Contabilidade Financeira são relatadas
na forma de demonstrativos financeiros úteis para pessoas externas ou instituições
externas da empresa. Os administradores utilizam-se destes demonstrativos para
atingir operações atuais e planejar operações futuras, conforme Warren, Reeve e
Fess (2001).
Atkinson, et. al. (2000) descrevem que a “Contabilidade Gerencial deve
fornecer informações econômicas para a clientela interna: operadores/funcionários,
gerentes intermediários e executivos seniores”, e a Contabilidade Financeira “é
direcionada para uma clientela externa, como acionistas, credores (bancos,
debenturistas e fornecedores)”.
Portanto os diferentes tipos de contabilidade são importantes nas tomadas de
decisões, cada um com suas características distintas e seus públicos bem definidos,
sendo possível tomar decisões nas mais diversas situações de indecisões.
2.1.1 Funções da contabilidade gerencial
A informação contábil participa de várias funções organizacionais dentro das
organizações, como no controle operacional, custeio do produto e do cliente,
controle administrativo e controle estratégico.
No quadro a seguir, estão demonstradas algumas funções da informação
contábil gerencial e sua funcionalidade.
Quadro 2 - Funções da informação gerencial contábil
Controle
Operacional
Custeio do produto
e do cliente
Controle
administrativo
Fornece informação (feedback) sobre a eficiência e a qualidade das tarefas
executadas.
Mensura os custos dos recursos para se produzir, vender e entregar um
produto ou serviço aos clientes.
Fornece informação sobre o desempenho de gerentes e de unidades
operacionais.
Fornece informações sobre o desempenho financeiro e competitivo de longo
Controle
prazo, condições de mercado, preferências dos clientes e inovações
estratégico
tecnológicas.
Fonte: Atkinson et al. (2000, p. 45).
Essas diferentes funções das informações contábeis são demandadas pelos
diferentes níveis de hierarquia organizacional, e cada um com certa frequência, já
que utilizam para diferentes ações.
19
2.1.2 Níveis da hierarquia organizacional
Podem-se diferenciar três tipos de níveis de poder dentro das organizações,
estando interligadas e com características distintas, são eles: estratégico, tático e
operacional, demonstrado na figura a seguir.
Figura 1: Níveis de hierarquia organizacional.
Fonte: Adaptado de Chiavenato (2004)
Em todos os níveis da hierarquia organizacional, se faz necessário à tomada
de decisões, em algumas com certa frequência, outras um pouco menos, assim
como complexidades e riscos diferentes.
O nível estratégico é o nível onde são criados os fundamentos estratégicos da
organização (como missão, visão, valores) e são traçados os objetivos estratégicos
a curto, médio e longo prazo. Segundo O’Brien (2009, p. 281) este nível é
responsável pelo “desenvolvimento de metas globais, estratégicas, políticas e
objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico”.
Também observa fatores externos, pontuando oportunidades e ameaças relevantes
para o andamento da organização.
No nível tático, entra a figura dos gerentes, coordenadores, supervisores e
executivos. Este nível tem como objetivo principal o desdobramento da estratégia,
ou seja, de como será realizado o caminho para a execução dos objetivos
estratégicos (já estabelecidos no nível superior), desdobrando-os em metas
20
específicas para suas áreas e subordinados. Segundo Vieira (Apud LISZBINSKI,
2007, p. 39), “é responsável por cuidar do relacionamento e integração interna da
organização”.
Já o nível operacional, é o que cumpre a estratégia traçada e faz alcançar os
objetivos almejados, e para isso é necessário que pessoas "coloquem a mão na
massa", ou seja, cumpra de forma eficiente e eficaz cada uma das atividades que
lhes for atribuída. Para O’Brien (2009, p. 282), é nesse nível que ocorre o controle
do “uso dos recursos e o desempenho das tarefas de acordo com os procedimentos
e dentro dos orçamentos e programações pré-determinadas para as equipes e os
grupos de trabalho na organização”.
2.2 Controladoria
Controladoria é a unidade administrativa dentro da empresa que, por meio da
Ciência Contábil e do Sistema de Informação de Controladoria, é responsável pela
coordenação da gestão econômica do sistema empresa e do funcionamento do
sistema por meio do qual se coleta e relata as informações de controle, (SCHIER,
2004).
Além de sua responsabilidade por coletar dados, a controladoria também
pode ser responsável pela análise de dados, por salientar seu significado à
administração, e por fazer recomendações quanto ao que se deve fazer.
Segundo Figueiredo e Caggiano (Apud SCHIER, 2004, p. 11) em seu livro
dizem que “[...] a controladoria consiste em um conjunto de princípios,
procedimentos e métodos oriundos das ciências [...] e principalmente da
Contabilidade que se ocupam da gestão econômica das empresas, com o fim de
orientá-las para a eficácia”.
A controladoria é hoje considerada de suma importância para as empresas
que atuam em um ambiente que pode ser caracterizado como hiper competitivo.
2.2.1 Responsabilidades da Controladoria
O setor de controladoria dentro de uma Empresa em por finalidade garantir
informações adequadas ao processo decisório e colaborar com os gestores em seus
21
esforços para a obtenção da eficácia de suas áreas no aspecto econômico. Algumas
de suas responsabilidades, segundo Oliveira (2009, p. 19) são:
Disponibilizar indicadores precisos; Propiciar avaliação objetiva de
resultados; Subsidiar o processo de planejamento; Induzir os gestores à
otimização dos resultados econômicos dos seus produtos e processos
produtivos; Ser gestora dos conceitos de mensuração econômica na
empresa, disponibilizando os modelos decisórios adequados; Elaborar e
realizar o controle orçamentário; Desenvolver, implementar e manter os
modelos de informações gerenciais das áreas de responsabilidade, em
conjunto com os gestores das áreas; Apurar e analisar os custos e a
rentabilidade
de
produtos,
unidades,
clientes
e
segmentos;
Padronizar/racionalizar as informações gerenciais.
Segundo Catelli, (Apud PADOVEZE, 2004, p. 31) “a missão da controladoria é
assegurar a eficácia da empresa através da otimização de seus resultados”.
Portanto, o papel da controladoria não é tomar partido frente a problemas
enfrentados, mas sim, manter os diretores informados da atual situação, dando
suporte à gestão dos negócios da empresa, garantindo os objetivos e sua missão.
2.3 Sistemas de Informações
Neste item, foram abordados os conceitos de sistemas e sistemas de
informações segundo alguns autores pesquisados.
Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em Interação e
Sistemas podem ser considerados tanto abertos como fechados, onde o sistema
fechado não interage com o ambiente externo, enquanto que o sistema aberto
interage com o ambiente externo, suas entidades e variáveis, (PADOVEZE, 2010).
Podemos identificar que a empresa é um sistema aberto, pois em razão da
sua interação com o ambiente externo. A empresa capta no meio externo os
recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou
serviços prestados, ou informações, atendendo as necessidades da sociedade ou
dos gestores.
Segundo Frezatti et. al. (2009, p. 71) sistema “é um conjunto coordenado de
elementos interdependentes que interagem para atingir determinado objetivo”, e
sistema de informação é a “transformação da matéria prima, que são os dados, em
produto final, que são as informações, podendo ser utilizadas de forma confiável,
reduzindo as incertezas nas tomadas de decisões”.
22
Para Magalhães e Lunkes (2000, p. 26) sistema pode ser descrito como “uma
entidade de mais de um componente (subsistemas), os quais se integram para
chegar a um objetivo comum”, ou seja, todo grupo, seja ele pequeno médio ou
grande, sendo organizado, pode ser considerado um sistema, pois existe um
objetivo comum a ser alcançado e Sistemas de informações são os que processam
dados e transforma-os em relatórios, que por fim serão utilizados para a tomada de
decisões. (MAGALHÃES e LUNKES, 2000).
A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes
dão segurança e agilidade para a empresa no momento em que se processam as
decisões.
2.3.1 Estrutura dos Sistemas
Automaticamente quando se pensa em sistema, se imagina um conjunto. Os
sistemas nada mais são que um conjunto de informações que necessitam de
objetivos do sistema, ambiente ou processamento do sistema, recursos ou entradas
do sistema, componentes do sistema, saídas do sistema, administração ou controle
e avaliação do sistema. (PADOVEZE, 2000).
Conforme diz Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 23), um sistema de
informações é uma parte de um sistema muito maior, onde “dados ou informações
são introduzidas, processadas e saem como informações para fins de planejamento,
tomadas de decisões e controle”.
Portanto pode-se entender que não existe um sistema de informações sem
um outro sistema interligado, seja ele aberto ou fechado, sempre haverá algum
objetivo a ser alcançado.
2.3.2 Finalidades dos Sistemas de Informações
As empresas e seus respectivos gestores necessitam estar preparados para
lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas,
para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a
resolução desses problemas. Laudon e Laudon (1999, p. 26), descrevem que “a
razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para
resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente”.
23
Segundo Riccio (Apud PADOVEZE, 2000, p. 28) os objetivos dos sistemas de
informações “são o que queremos que o sistema nos permita cumprir ou fazer em
relação ao recurso que nos compete administrar.”
Os
sistemas
de
informação
objetivam
a
resolução
de
problemas
organizacionais internos, e a consequente preparação para enfrentar as tendências
da crescente competitividade de mercado. Eles devem ser criados para gerar
informações para atender aos usuários finais e seus consumidores.
2.3.3 Classificação do Sistema de Informação
No ponto de vista empresarial, os sistemas podem ser classificados em
Sistemas de Informação de Apoio as Operações e Sistema de Informação de Apoio
a Gestão, todos eles com muitas características em comum.
Segundo Padoveze (2000, p. 57) Estes sistemas de informações devem ser
“dinâmicos, flexíveis, possuir interação homem/máquina, suporte a decisão e auxilio
nas previsões sobre o futuro”.
Devem promover o suprimento das informações, obtendo uma eficácia
operacional e decisorial.
a) Sistema de Informações Operacionais
Os Sistemas de Apoio as Operações surgiram da necessidade das empresas
terem o controle sobre todas as atividades operacionais da empresa, controlar
processos internos e atualizar o banco de dados fornecendo informações internas e
externas que futuramente serão utilizadas em algum processo de gestão.
Segundo Padoveze (2000, p. 55) estes sistemas de apoio a operações têm
como objetivo “auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções
operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos,
pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc)”.
Conforme descreve Batista (2006, p. 23) “esses sistemas são responsáveis
pelo próprio funcionamento da organização, pois implementam as transações que
desenvolvem a sua atividade”. São capazes de manipular e organizar os dados para
ficarem disponíveis para o nível tático da organização.
24
Apesar da importância do sistema de apoio operacional, para certas decisões
mais específicas, é necessário o apoio de um sistema de informação gerencial.
b) Sistema de Apoio a Gestão
Quando se trata em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a
empresa deve estar envolvida nesse processo, em todos os níveis hierárquicos,
desde o operacional até a alta direção. A relação entre os diversos gerentes de uma
organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. O’Brien (2009,
p.29), afirma que “quando os sistemas de informação se concentram em fornecer
informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são chamados
sistemas de apoio gerencial”.
Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema
de Suporte da Decisão (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de
Informação Gerencial (SIG). Estes sistemas são munidos de grande quantidade de
dados e ferramentas, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de
resposta rápida ao nível gerencial da organização e podem servir de base para as
mais diversas atividades, assim como também para a tomada de decisões. Sabe-se
que os gerentes demandam uma gama de informações para a tomada de decisões,
então estes sistemas tem como foco flexibilizar informações não estruturadas com
base nos sistemas operacionais e de apoio.
A definição de SSD, segundo Laudon e Laudon (1999, p. 354), “é um sistema
interativo, sob controle do usuário, que oferecem dados e modelos para dar suporte
à discussão e a solução de problemas semiestruturados”. Podendo estes sistemas
proporcionar uma maior agilidade frente às decisões a serem tomadas. Também
utiliza ferramentas analíticas com dados mais sofisticados, que auxiliam na tomada
de decisões de problemas semiestruturados, menos rotineiras que as manipuladas
por um SIG.
Um SIG geralmente gera relatórios de transações empresariais básicas e
documenta exceções relativas ao desempenho esperado, geralmente utiliza
ferramentas
analíticas
relativamente
simples
para
solucionar
problemas
estruturados. (LAUDON E LAUDON, 1999).
Nessa contextualização, Batista (2006, p. 25), considera como SSD “... os
25
sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e
modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de
decisão”. Os sistemas de suporte a decisão oferecem recursos cruciais que
viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial.
Os Sistemas de Suporte Executivo servem para dar suporte ao nível
estratégico da empresa ajudando-lhes a definir os objetivos a serem estabelecidos,
utilizando-se das ferramentas disponíveis para a elaboração de gráficos e relatórios.
Os usuários desse sistema é o nível tático da organização. Como descreve
Padoveze (2000, p.56) “eles se utilizam da base de dados dos sistemas
operacionais e dos sistemas de apoio à gestão e tem como foco flexibilizar
informações não estruturadas para a tomada de decisão”.
Para Batista (2006, p. 26) “dão suporte ao desenvolvimento do planejamento
estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos”.
Os SSE não são elaborados para resolver os problemas específicos, que são
de responsabilidade do nível estratégicos, mas por sua vez fornecem uma
capacidade de computação e telecomunicações que podem mudar a estrutura e a
resolução dos problemas enfrentados.
Os Sistemas de Informação Gerencial dão suporte às funções de
planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações
seguras e em tempo hábil para tomada de decisões. Batista (2006, p. 24), descreve
que, “os sistemas de informação gerencial usam ferramentas que permitem uma
visão analítica dos dados/processos, gerando uma visão agregada, integrada e
gráfica dos principais indicadores de desempenho da empresa”. Para Oliveira (2010,
p. 36) “O Sistema de informações é representado pelo conjunto de subsistemas,
visualizados de forma integrada, e capazes de gerar informações necessárias ao
processo decisório dos executivos nas empresas.”
Os executivos das empresas devem construir os sistemas de informação
gerencial de forma que possam ser inseridos dados internos e externos, permitindo
uma relação entre estes meios, possibilitando concretizar os objetivos préestabelecidos.
As fontes externas são as obtidas através do relacionamento com
fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes. As fontes internas são os bancos
de dados mantidos e estruturados pela organização. Os bancos de dados são
atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos
26
diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças,
sistemas de contabilidade, sistemas de produção, sistemas de recursos humanos,
sistemas de venda e marketing; (OLIVEIRA, 2010).
c) Estrutura Decisória das Empresas
A estrutura decisória das empresas, o que se refere aos processos
gerenciais, classificam os sistemas de acordo com o problema organizacional que
ajuda a resolver.
Batista (2006, p 39), em seu livro escreve que os sistemas são classificados
em: sistema de nível estratégico, táticos, de conhecimento e operacionais. As
informações geradas pelos sistemas de nível estratégico “são utilizadas para traçar
e/ou verificar os planejamentos estratégicos da Organização. São usados para a
tomada de decisões”. Os sistemas de nível tático “são usados para controlar ou
medir os planejamentos operacionais da empresa e definir as táticas ou metas a
serem cumpridas”. Os sistemas de conhecimento “são utilizados em ambientes de
projeto distribuído para compartilhar dados e criar uma estrutura centralizada de
desenvolvimento” e os sistemas de nível operacional “são utilizados para o
desenvolvimento das tarefas diárias da empresa, como exemplo: sistema de
compra/venda”.
Cada um dos níveis possuem suas demandas específicas e por isso acabam
se subdividindo para melhor atender aos interessados.
2.3.4 Sistemas de Informações Contábeis
Os SIC (Sistemas de Informações Contábeis) consistem em um conjunto de
subsistemas inter-relacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar,
armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomadas
de decisões e controle.
De acordo com Bio (1989, p. 18), “considera-se sistema um conjunto de
elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem
formando um todo unitário e complexo”.
27
Conforme Padoveze (2010, p. 49) a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e
o Instituto Brasileiro de Contadores (IBRACON) definem que “A Contabilidade é,
objetivamente, um Sistema de Informação e Avaliação destinado a prover seus
usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e
de produtividade [...]”.
Portanto, os SICs são informações relevantes que fornecem dados
importantes que influenciam nos processos e eventos dos negócios da organização
e essas informações poderão direcionar a empresa para um fracasso ou para o
sucesso dos negócios. Por esses e outros motivos que as informações devem ser
sempre atualizadas no sistema para que se tenham sempre informações atuais e
fidedignas com a realidade da empresa.
2.3.5 Fundamentos de um Sistema de Informação Contábil
Segundo Padoveze (2010) para que um SIC tenha validade duradoura dentro
de uma entidade, são fundamentais três pontos: operacionalidade, integração e
custo da informação.
Na operacionalidade, deve-se ter a informação coletada, armazenada, e
processada de forma que o usuário possa ter certeza de que estará operando dados
reais, com relatórios práticos e objetivos para a tomada de decisões.
Na integração e navegabilidade de dados, se entende por um sistema onde
os dados depois de integrados ao sistema, possam ser acessados por todos os
setores da instituição, deixando todos os segmentos do sistema integrados, tanto a
Contabilidade, como o Financeiro, o Recursos Humanos, entre outros.
Já no custo da Informação, considera-se que este deve ser analisado em
função do Custo – Benefício que trará para a empresa. Hoje em dia, qualquer
empresa, desde a microempresa, até as grandes corporações, tem condições de
possuir recursos da macro e microinformática com um sistema contábil integrado,
facilitando da administração das organizações.
2.4 Tecnologia da informação
A (TI) Tecnologia da Informação pode ser definida como o conjunto de todas
as atividades e soluções providas por recursos computacionais que visam permitir a
28
obtenção, o armazenamento, o acesso, o gerenciamento e o uso das informações
para qualquer que seja seu propósito.
Em sistemas automatizados, a tecnologia da informação serve como uma
plataforma onde todos os outros componentes de sistemas, como programas e
dados dependem, como diz Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.44) “os
equipamentos de computação precisam trabalhar em conjunto com outros
componentes do sistema para realizar as tarefas de processamento de dados”, ou
seja, não teremos nenhum tipo de sistema completo na falta de um dos elementos:
equipamentos, aplicativos/programas, dados ou pessoas.
A tecnologia se tornou uma ferramenta muito útil para todo tipo de
organização, sendo possível analisar dados e relatórios de empresas da mesma
companhia do outo lado do mundo em questão de segundos e com um custo muito
baixo, tornando assim muito mais rápido e eficiente as tomadas de decisões.
2.5 Subsistema de Recursos Humanos
Como o sistema de informações é um conjunto de elementos associados de
forma que com sua interação possam ser geradas informações necessárias à
tomada de decisões, o setor de RH (Recursos Humanos) é extremamente
responsável por garantir e abastecer os órgãos de apoio, com as informações
relevantes sobre o pessoal lotado em cada um de seus departamentos e setores,
para que seus respectivos gerentes e executivos possam administrar e ter controle
sobre seus subordinados e o que envolve os mesmos.
Um Sistema de Recursos Humanos é uma ferramenta utilizadas por
empresas para fins gerenciais, sendo possível obter dados, processar e transformar
em informações que serão úteis para os interessados de forma esquematizada e
ordenada, assim servindo de subsídio ao processo de tomadas de decisões.
Segundo Chiavenato (2009 p. 461), “a informação reduz a condição de incerteza”,
dando mais segurança nas tomadas de decisões diante dos problemas enfrentados.
Para Chiavenato (2004, p.462) ”o sistema de informação proporciona a
visibilidade adequada para que gerentes de linha e funcionários possam navegar e
trabalhar perante a metas e objetivos mutáveis e complexos”.
Nos diversos setores das instituições não é diferente, todos devem ter clareza
do que o sistema pode proporcionar para que seja feita da melhor maneira possível
29
as demandas de cada setor, isso se aplica também as informações disponíveis pelo
subsistema de recursos humanos.
Drucker (Apud CHIAVENATO, 2004, p. 462) relata que existem duas
perguntas fundamentais que cada pessoa deveria se fazer dentro de uma
organização. “A primeira é: qual a informação que necessito para meu trabalho: de
quem, quando e como? A segunda: qual a informação que eu proporciono aos
outros a respeito do trabalho que eles fazem, de que forma e quando?”
Com estas duas perguntas, o trabalho a ser realizado será muito mais
qualificado e o usuário se tornará um aliado do sistema tornando-se parceiro e ativo
para mudanças e inovações.
2.5.1 Banco de Dados de RH
A base de todos os sistemas de informações são os dados, e no subsistema
de recursos humanos não ia ser diferente. Os dados são armazenados e codificados
de forma que quando necessário, estarão disponíveis para o processamento e
obtenção de informações.
Segundo Chiavenato (2009, p. 465), “um banco de dados é um conjunto
ordenado de arquivos, relacionados logicamente, organizados de forma a melhorar e
facilitar o acesso aos dados e eliminar a redundância”.
A gestão de pessoas utiliza de vários cadastros no banco de dados, que
mantem-se interligados e que permitam obter e armazenar dados a respeito de
diferentes níveis de complexidade.
No quadro seguinte demonstra-se como pode estar estruturado um banco de
dados no setor de ARH.
30
Quadro 3: Exemplo de Banco de dados de ARH
Entradas
Banco de Dados
Saídas
Inclusões no
cadastro
Cadastro de Pessoal
Folha de
Pagamento
Exclusões
do cadastro
Cadastro de Cargos
Relatórios
Contábeis
Alterações
do cadastro
Cadastro de Seções
Relatórios
Legis (INSS,
IR, FGTS).
Freq. ou
cartões de
ponto
Cadastro de Remunerações
Relatório de
Absenteísmo
Cadastro de Benefícios
Relatório de
Férias
Cadastro Médico
Outras
Informações
Banco de Dados
Vales e
Adiantamento
s
Outras
Entradas
Fonte: Adaptado de Chiavenato (2009, p. 466).
O banco de dados de um sistema de Recursos Humanos está em constante
atualização, portanto requer que a entrada de dados no sistema seja rápida e sem
burocracia, tendo em vista que a saída de informações é uma ferramenta no
processo decisório utilizada pelos seus usuários finais em momentos oportunos
(diariamente, semanalmente, anualmente), ou até mesmo em tempo real (on line).
2.6 Etapas de um Subsistema de Recursos Humanos
Na sequência são abordadas algumas etapas importantes do setor de
recursos humanos que interferem no desempenho das atividades de outros setores
e departamentos.
2.6.1 Entrada de Dados no Sistema
No setor de Recursos Humanos, vários dados são incluídos no sistema de
forma que depois de concluído, formarão um banco de dados complexo para os
diversos processamentos que se realizarão durante os períodos, alguns deles são:
os dados pessoais de cada empregado contratado, formando assim o cadastro de
pessoal; os dados de ocupantes em cada função e cargo, obtendo um cadastro de
cargos e salários; os dados dos empregados de cada departamento/setor, formando
o cadastro de departamentos com seus respectivos colaboradores; os dados dos
31
benefícios e serviços sociais, formando um cadastro de benefícios; os dados sobre
candidatos selecionados, formando os cadastros de candidatos e os dados de
cursos e treinamentos, formando os cadastros de treinamentos oferecidos
(CHIAVENATO, 1998).
Com estas informações dentro do sistema, pode-se processar e obter
diversos tipos de informações, tanto para elaborar planos de ações como para
tomadas de decisões.
2.6.2 Processamento dos Dados
Neste processo, é o momento em que os dados inseridos anteriormente são
processados, para transforma-las em informações para alguma finalidade ou
objetivo.
Chiavenato (1998, p. 561) relata que o processamento de dados é a etapa do
processo que consiste em “acumular, agrupar e cruzar dados para transforma-los
em informação, para obter outras informações, ou as mesmas informações de outra
forma, para alguma finalidade ou objetivo”.
Para esta etapa de processamento de informações, é todo feito de forma
automática com microcomputadores. O único procedimento que o usuário deverá se
preocupar é em dar o comando correto para a finalidade desejada. Geralmente as
máquinas estão programadas para processar este complexo número de dados.
No setor de RH, os procedimentos mais comuns neste processamento, é a
geração da folha de pagamento, a carga dos registros do relógio ponto, o
processamento de férias a serem gozadas, rescisões por diversos motivos
informados anteriormente, entre outros.
2.6.3 Saída de Informações
Nesta ultima e a mais importante etapa do processamento dos dados em
informações, é que se têm as respostas para muitos problemas ou dúvidas
encontradas no desempenhar das funções dentro das organizações. É com esse
processo que é feito a análise e ações acerca de toda a gestão de pessoas.
32
Para que seja útil alguma informação gerada a partir do sistema, é necessário
que se tenha um problema, então a partir deste problema se buscará as ferramentas
necessárias para a resolução do mesmo.
Para Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 24) “Os Gerentes e outros
usuários, utilizam as informações para planejar, tomar decisões e controlar a
organização”, e para Chiavenato (2004, p. 468) é para “proporcionar suporte para
decisão, u seja, assistir os gerentes de linha e funcionários para que tomem as
melhores decisões”.
Algumas informações importantes retiradas do sistema de recursos humanos:
Folha de pagamento, relatórios do registro do ponto, progressões salariais,
afastamentos, férias, informações sobre o recrutamento e seleção, como candidatos
inscritos, atividades desenvolvidas no decorrer do período solicitado, entre outras.
Os próprios funcionários também podem gerar relatórios sobre si próprios,
previamente liberados para consulta, como a situação de férias, remunerações,
horas extras, entre outras.
Todas estas informações são importantes para cada nível hierárquico da
empresa, cada um com suas prioridades.
2.7 Avaliação dos Sistemas de Informação de RH
A avaliação dos sistemas de RH é muito importante para a empresa, pois
consegue monitorar os níveis de utilização dos usuários e verificar se estão
conseguindo alcançar seus objetivos com eficiência.
Em muitas empresas, as avaliações dos seus sistemas de RH são feitas
apenas informalmente, basicamente com comentários entre os gerentes e os
colaboradores
que
deles
utilizam,
não
gerando
nenhum
resultado
no
aperfeiçoamento do mesmo.
Segundo Chiavenato (2004, p. 471), um dos métodos de avaliar o sistema é
“consiste em monitorar os níveis de utilização do sistema. Quanto mais um sistema é
usado, mais ele se aproxima dos objetivos de eficiência”, podendo assim ter uma
noção de que modo o usuário está buscando as informações, se está demorando
em achar respostas frente ao seu problema ou se está sendo objetivo e realizando
as tarefas com a maior brevidade possível.
33
Ainda, Chiavenato (2004, p. 471) descreve que existem duas formas de
avaliar os sistemas de RH.
A primeira relaciona-se com as economias de custo decorrentes da redução
das atividades administrativas, como a redução de níveis de staff, custos de
malotes, tempo de espera dos gerentes para obter informações. A segunda
envolve o acompanhamento dos efeitos das informações do sistema para
os tomadores de decisão.
A avaliação também focaliza o comportamento do usuário final centrando a
avaliação nas percepções do usuário quando do uso do sistema, abordando os
valores percebidos por estes, sua disposição em usar, e a confiabilidade que o
sistema oferece.
Portanto também se pode observar que a avaliação do uso do sistema está
associado aos princípios da utilidade, usabilidade e da qualidade (DIAS).
34
3 METODOLOGIA
Esta etapa tem como objetivo explicitar a metodologia utilizada e como
ocorreu o desenvolvimento da pesquisa na sua parte prática, para no fim atingir os
objetivos esperados.
3.1 Classificação da pesquisa
Neste item, aborda-se a classificação da pesquisa conforme sua natureza,
quanto aos objetivos, quanto à abordagem ao problema e quanto aos procedimentos
técnicos utilizados na pesquisa.
3.1.1 Conforme a natureza
Conforme a natureza da pesquisa, a pesquisa pode ser classificada em
básica ou aplicada. Após identificar as atribuições de cada tipo de pesquisa, pode-se
dizer que esta pesquisa é aplicada por se tratar de um trabalho que buscou verificar
as dificuldades enfrentadas pelos usuários, propondo maneiras diferentes de
solucionar os mesmos e ao mesmo tempo levar o conhecimento e experiência
prática, facilitando e agilizando a tomada de decisões e as soluções dos problemas
identificados.
Conforme descreve Silva e Menezes (2005, p.20) a “Pesquisa Aplicada
objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática e dirigidos à solução de
problemas específicos. Envolve verdades e interesses locais”.
Como um dos objetivos deste trabalho foi o levantamento das informações de
como a ferramenta disponível é utilizada para gerar as informações referentes ao
setor de RH, e posteriormente trabalhou-se na resolução dos problemas relatados
pelos usuários, se encaixando neste tipo de pesquisa.
3.1.2 Quanto aos objetivos
A pesquisa pode ser classificada em três modelos distintos quanto aos
objetivos: exploratória, descritiva e explicativa. Nesse sentido, buscou-se realizar
uma pesquisa exploratória e descritiva. Exploratória, pois tentou reunir informações
35
sobre sistema estudado e incorporou novas ideias trazidas dos seus respectivos
usuários e descritiva porque descreve as características do sistema e as suas
funcionalidades na prática.
Segundo Gil (2008, p.28) em seu livro diz que as pesquisas exploratórias têm
como principal finalidade “desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias,
tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis
para estudos posteriores” e ainda segundo o mesmo autor, as pesquisas descritivas
são, “juntamente com as exploratórias, as que habitualmente realizam os
pesquisadores sociais preocupados com a atuação prática”.
Portanto, o estudo apresentado explorou o sistema utilizado nos diferentes
níveis de atuação, onde foi observado e descrito as informações relatadas pelos
diversos usuários.
3.1.3 Quanto à abordagem do problema
Quanto à abordagem do problema, na bibliografia consultada citam os tipos
de pesquisa qualitativa e quantitativa. Para este trabalho, classificou-se como
pesquisa qualitativa, pelo motivo de que não foi trabalhado com dados estatísticos, e
o pesquisador fez o papel importante de levantar informações diretamente no
ambiente estudado.
Conforme Richardson (1999, apud BEUREN, 2004, p.91), a pesquisa
qualitativa “pode contribuir no processo de mudança de determinado grupo e
possibilitar, em maior nível de profundidade, o entendimento das particularidades do
comportamento dos indivíduos”.
Nesse sentido, o estudo buscou investigar as particularidades do sistema em
estudo e a opinião dos diferentes usuários no seu ambiente de trabalho.
3.1.4 Procedimentos técnicos
Para o desenvolvimento deste trabalho foi utilizado alguns procedimentos que
são apresentados a seguir:
Pesquisa Bibliográfica: Utiliza-se a pesquisa bibliográfica para reunir
embasamentos teóricos para o desenvolvimento do estudo. Para Marconi e Lakatos
36
(2003 p.183) “A pesquisa bibliográfica, ou de fontes secundárias, abrange toda
bibliografia já tornada pública em relação ao tema de estudo [...]”.
Levantamento: Em função da entrevista direta realizada com os usuários, foi
feita inicialmente uma pesquisa-levantamento, onde foi realizada a pesquisa com
uma amostra pré-definida, para ter uma ideia de como correu o restante da pesquisa
com o todo e posteriormente verificou se o objetivo da pesquisa foi alcançado com
sucesso, (SILVA, 2003).
Estudo de caso: Como foi realizado um estudo específico sobre um sistema
que gera informações para vários níveis operacionais da instituição, e a sua
utilização na gestão, foi realizado um estudo de caso. No livro do Gil (2008, p. 57)
relata que “O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de
um ou de poucos objetos, de maneira a permitir o seu conhecimento amplo e
detalhado [...]”.
Portanto, o estudo envolveu em um primeiro momento a revisão bibliográfica
para aprofundar os conhecimentos, seguidos do levantamento das informações e do
estudo de caso específico no Setor de RH da Universidade.
3.2 Coleta de dados
Inicialmente a coleta de dados foi realizada por meio de um levantamento
bibliográfico baseado em pesquisas em livros, artigos, sites, apostilas, entre outros
que deram um embasamento teórico necessário para a consolidação dos
conhecimentos que são fundamentais para o desenvolvimento do estudo aplicado.
Para o desenvolvimento deste estudo, foram analisados aspectos do sistema
de Recursos Humanos da Instituição frente aos usuários e suas demandas. Para
isso, foram utilizados instrumentos específicos para este tipo de pesquisa, tais como,
entrevista não estruturada ou despadronizada e observação por parte do
entrevistador, com o fim de atingir os objetivos propostos.
Este trabalho foi realizado especificadamente com os usuários do Subsistema
de Recursos Humanos nos departamentos da instituição, sendo aplicado
diretamente para as Secretárias de curso, Secretárias Executivas e Chefes de
Departamento, usuários estes que necessitam de informações e relatórios para o
gerenciamento de suas atividades, estas são geradas pelo sistema, obtendo assim,
a opinião nos dois níveis, Operacionais e Tático.
37
3.2.1 Instrumento de coleta de dados
Para o levantamento das informações necessárias, foram utilizados
instrumentos de pesquisa, tais como, a entrevista despadronizada e a observação
sistemática, individual e na vida real.
A entrevista, na visão do Silva (2003, p.69) “é uma comunicação verbal entre
duas ou mais pessoas, com um grau de estruturação previamente definido”, neste
caso foi individual para que fosse possível detectar a percepção e as dificuldades
individuais diante do que lhe é solicitado.
A entrevista pode ser tanto padronizada como despadronizada. Para a
elaboração desse trabalho, foi escolhida a forma despadronizada, conhecida
também como não estruturada, por se tratar de uma conversa informal, podendo ser
feita perguntas abertas, onde o entrevistado teve maior liberdade para expressar o
que foi solicitado.
Também dentro da entrevista não estruturada, existem três tipos de
entrevistas: a entrevista focalizada, onde o entrevistador monta uma estrutura de
perguntas para não fugir muito do objetivo, focando nos principais tópicos da
pesquisa; existe a entrevista clínica, onde o entrevistador organiza perguntas
específicas, para o entrevistado poder esclarecer a conduta e seus sentimentos; e a
entrevista não dirigida, onde o entrevistado tem liberdade para relatar experiências
práticas e apresentar opiniões sobre o assunto em questão.
(MARKONI e
LAKATOS, 2003)
Foram abordados assuntos do dia a dia dos usuários e a sua interação com o
sistema, assim como a sua funcionalidade e sua eficácia na tomada de decisões.
Portanto a entrevista escolhida para o desenvolvimento deste trabalho foi
despadronizada e teve para orientar a sua realização a qual teve o objetivo de
coletar o maior numero de informações acerca das necessidades de informações.
Assim como a entrevista despadronizada, também foi utilizada a observação
sistemática como um método de coleta de dados, pois proporciona ao entrevistador
observar o usuário na busca das informações, com um prévio planejamento do que
foi observado, e realizar levantamentos de informações a partir da conversa que se
teve com o entrevistado.
Marconi e Lakatos (2003, p.193) descrevem esta técnica de Observação
como estruturada, planejada ou controlada, onde diz que “o observador sabe o que
38
procura e o que carece de importância em determinada situação; deve ser objetivo,
reconhecer possíveis erros e eliminar sua influência sobre o que vê ou recolhe”.
Com esta técnica, foi possível perceber o nível de conhecimento do
entrevistado, analisando sua postura e suas respostas frente ao questionamento
feito. Por ter o problema de o entrevistado ficar um pouco encabulado, por estar
expondo sua opinião e demonstrando suas dificuldades frente ao sistema, tentou-se
diminuir essa informalidade, para que não alterasse os resultados da entrevista,
trabalhou-se com uma pesquisa despadronizada, para se tornar mais um momento
de troca de informações do que uma entrevista.
3.3 Análise e interpretação dos dados
A análise e interpretação dos dados coletados é a próxima etapa realizada no
processo da pesquisa. Para Marconi e Lakatos (2003, p. 133) Essa é a etapa que
“corresponde a parte mais importante do trabalho. É aqui que são transcritos os
resultados, agora sob a forma de evidências para a confirmação ou a refutação das
hipóteses”, é onde foi realizada a interpretação das respostas através da literatura
estudada nos capítulos anteriores.
Como diz Gil (2008, p 177) “o que se procura na interpretação é a obtenção
de um sentido mais amplo para os dados analisados, o que se faz mediante sua
ligação com conhecimentos disponíveis, derivados principalmente de teorias”.
No estudo em questão, foi feita a análise das entrevistas aplicadas nos três
níveis da hierarquia dos departamentos foi realizada Instituição com a intenção de
concentrar informações a respeito do relacionamento do sistema de informações do
Recursos Humanos com o seu usuário final, avaliando seu desempenho e suas
habilidades com o sistema, frente às atividades diárias, assim como na tomada de
decisões.
39
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
A pesquisa foi realizada envolvendo 28 funcionários da organização, nos dois
níveis da hierarquia dentro dos departamentos, operacional e tático, sendo a
entrevista aplicada para uma amostra da instituição, que correspondem a 2,54% do
total dos técnicos administrativos e professores alocados nos departamentos, sendo
que 17 deles são secretárias de curso (operacional), 5 são chefes de departamentos
(tático) e 6 são secretárias executivas (operacionais).
As entrevistas foram realizadas pessoalmente sendo possível ter um contato
maior com os entrevistados, podendo assim esclarecer algumas dúvidas sobre o
funcionamento do sistema.
A entrevista aplicada foi elaborada conforme análise feita após a entrevista
piloto, onde foi possível identificar o nível de envolvimento de cada entrevistado com
o sistema. Foram elaboradas 3 modelos de entrevistas, a entrevista das secretárias
de curso, composta por 8 itens, a dos chefes de departamento com 13 itens a serem
perguntados e para as secretárias executivas, composta com 14 itens, todas elas
com perguntas abertas e fechadas, sendo possível aprofundar questionamentos em
certos pontos.
Após as entrevistas, passou-se então para a tabulação das respostas que
foram expostas em gráficos que serão apresentados a seguir.
4.1 Resultados obtidos com o nível tático - Chefes de Departamento
Nesta etapa do trabalho, são apresentados os resultados obtidos sob o ponto
de vista do nível tático, por meio das entrevistas com os chefes de departamento,
sendo possível identificar o envolvimento deles com o sistema e suas
particularidades.
40
Gráfico 01: Participação na Implantação do Sistema de RH no nível Tático.
Fonte: Dados conforme entrevista
Durante o ano de 2006, houve a implantação do sistema de informações
módulo RH na Instituição, e foi identificado que uma pequena parte acompanhou
este processo, 20%, por já estarem exercendo a função que desempenham hoje, já
a grande maioria, 80% não participaram, isso ocorreu por estarem numa função que
é por tempo determinado e geralmente para cada gestão ocorre uma nova eleição,
ocorrendo uma mudança do gestor a cada período.
Gráfico 02: Treinamento para Utilização dos Aplicativos
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados se quando assumiram este cargo de gestor, passaram por
algum tipo de treinamento ou até mesmo uma capacitação para utilização dos
aplicativos, 100% dos entrevistados responderam que não tiveram nenhum tipo de
treinamento específico, até porque não possuem muitos acessos ao módulo de RH.
41
Gráfico 03: Utilização dos aplicativos do módulo RH
Fonte: Dados conforme entrevista
Quanto à utilização dos aplicativos de RH, obteve-se a mesma resposta para
todos os entrevistados, 100% deles disseram não acessar estes tipos de relatórios,
pelo fato de que todo tipo de informações que necessitam, solicitam as secretárias
executivas ou até mesmo diretamente ao RH, obtendo assim qualquer tipo de
informação sem necessitar de acessos.
Gráfico 04: Utilização dos relatórios para a tomada de decisões
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados sobre a utilização de relatórios para a tomada de decisões,
80% responderam que utilizam de forma indireta dos relatórios provenientes do
Sistema, onde os mesmos são levantados pelas Secretárias Executivas e
repassadas para eles, podendo assim tomar algumas decisões, e apenas 20 % dos
entrevistados responderam não utilizar destes tipos de relatórios, podendo perceber
que é em função do curto espaço de tempo que o mesmo está nesta função.
42
Gráfico 05: Desenvolvimento de atividades que dependam
do Sistema de Informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Nessa etapa da entrevista, 100% responderam que em algumas atividades
desenvolvidas dependem de informações do sistema no módulo RH, e quando
necessário, solicitam para as Secretárias Executivas efetuarem a busca dessas
informações.
Gráfico 06: Acessibilidade as Informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Perguntados como estão os acessos às informações que necessitam,
novamente 100% dos entrevistados responderam que não possuem acessos,
somente as informações pessoais, que também podem ser acessadas pelo Site,
portal do Professor.
43
Gráfico 07: Necessidade de criação de novos relatórios
Fonte: Dados conforme entrevista
No questionamento sobre a necessidade da criação de algum relatório que
auxiliasse na tomada de decisões, 100% responderam que não seria necessário,
pois até o momento, não precisaram tomar nenhuma atitude que tenham adiado ou
demorado na decisão por falta de informações.
Gráfico 08: Acesso as informações particulares do módulo RH
Fonte: Dados conforme entrevista
As informações pessoais são acessadas por 100% dos entrevistados no site,
pelo portal do professor, por ser um acesso mais rápido e podendo ser acessados
até mesmo de casa, não sendo necessário a conexão com a rede interna da
Instituição.
44
Gráfico 09: Frequência dos acessos às informações particulares
Fonte: Dados conforme entrevista
Sobre a frequência com que são acessadas as informações particulares do
módulo de RH, 60% responderam que acessam quinzenalmente, e 40% dos
entrevistados, acessam mensalmente, geralmente para acompanhar a sua própria
folha de pagamento e alguma outra informação, como por exemplo, períodos
aquisitivos ou de gozo de férias que também estão disponíveis.
Gráfico 10: Existência de relatórios ou aplicativos que nunca acessou
Fonte: Dados conforme entrevista
Todos os entrevistados responderam que possuem algum relatório ou
aplicativo dos quais nunca acessaram, como por exemplo, relatórios que envolvam o
controle de registro do ponto ou de adiantamentos de salário, que são relatórios que
estão disponíveis para o nível tático.
45
Gráfico 11: Necessidade de criação de algum tipo de relatório/aplicativo
Fonte: Dados conforme entrevista
Perguntados sobre a necessidade da liberação de algum relatório que saibam
que exista no sistema e que não possuam acesso, 100% responderam que não
seria necessário, pois o controle de pessoal fica mais a cargo das Secretárias
Executivas, restando para este nível, mais o envolvimento político dentro da
Instituição.
Gráfico 12: Criação de capacitações sobre a utilização do sistema
Fonte: Dados conforme entrevista
Sobre a importância da criação de uma capacitação para a utilização das
ferramentas do SIE, verificou-se que 100% dos entrevistados acham interessante,
pois tendo a possibilidade de criar um maior vínculo entre o usuário e o sistema,
poderiam resolver problemas com maior brevidade, não dependendo de terceiros
para ir em busca de informações.
46
Gráfico 13: Pessoa que coleta as informações no sistema
Fonte: Dados conforme entrevista
Para100% dos entrevistados, a pessoa que efetua a busca de informações no
sistema para as tomadas de decisões, ou para qualquer outra atividade que envolva
o módulo de RH, é a Secretária Executiva.
Portanto, após as entrevistas com os chefes de departamentos, ficou
constatado que os mesmos não têm nenhum envolvimento com o Sistema de
informações módulo de RH para a gestão do departamento, possuem apenas
acesso aos dados pessoais, não se envolvendo muito com o desenvolver das
atividades. Pode-se verificar que o chefe é uma pessoa mais política, para
representar o departamento em alguns compromissos mais formais e tomar algumas
decisões que não são de competência da Secretária Executiva.
4.2 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretárias Executivas
Nesta etapa do trabalho, foram apresentados os resultados obtidos no ponto
de vista operacional, através das entrevistas com as Secretárias Executivas, sendo
possível identificar o envolvimento das mesmas com o sistema e suas
particularidades.
47
Gráfico 14: Início das Atividades módulo RH no nível operacional.
Fonte: Dados conforme entrevista
Dos entrevistados, 83% participaram da implantação do módulo RH no ano de
2008, restando apenas 17% que foi o público entrevistado que não atuava nesta
função na época da implantação, apesar de já fazer parte do quadro de
colaboradores,porém em outra função, passando a ter um maior contato nos ultimos
três anos.
Gráfico 15: Treinamento específico sobre o sistema.
Fonte: Dados conforme entrevista
Para os entrevistados, 83% tiveram uma abordagem sobre o sistema de RH
no momento de sua implantação e apenas 17% não tiveram um treinamento
específico, aprenderam diretamente com os colegas do departamento ou através de
contato direto com os funcionários do setor de pessoal para aprender algumas
funcionalidades e particularidades sobre o sistema.
48
Gráfico 16: Dificuldade na busca de informações
Fonte: Dados conforme entrevista
No questionamento sobre as dificuldades encontradas na busca de
informações no sistema, podemos verificar que existe uma certa dificuldade por
parte dos usuários no nível operacional que utilizam o sistema para desenvolver as
atividades, 83% dos entrevistados possuem certas dificuldades, as vezes por não
saber exatamente como achar a informação na gama de aplicativos disponíveis ou
até mesmo por não saberem que possuem acessos aos aplicativos que contemplam
as informações, e somente 17% não possuem dificuldades na busca das
informações no sistema.
Gráfico 17: Disponibilidade de informações.
Fonte: Dados conforme entrevista
Pode-se verificar que as informações que são necessárias para a realização
das atividades demandadas estão bem acessíveis para 83% dos entrevistados,
restando apenas 17% que ainda sentem alguma dificuldade.
49
Gráfico 18: Integralidade das informações do sistema
5 - As informações consultadas são completas?
83%
90%
80%
70%
Totalmente
60%
Parcialmente
50%
Insuficiente
40%
30%
17%
20%
10%
0%
0%
Fonte: Dados conforme entrevista
Segundo o levantamento, 83% dos entrevistados declararam que as
informações geradas pelo sistema são parcialmente completas, geralmente
necessitando de algo mais, buscando mais informação em outras fontes de dados e
17% declararam que é totalmente completa.
Gráfico 19: Necessidade de complementação
Fonte: Dados conforme entrevista
Como apresentado anteriormente, 83% dos entrevistados também acham que
as informações geradas no sistema, na sua grande maioria necessita de algum tipo
de complementação, ou pelo menos gerar dois relatórios para montar um mais
elaborado, e apenas 17% acham que não seria necessário, que as informações
estão bem estruturadas.
50
Gráfico 20: Atendimento as demandas dos superiores
Fonte: Dados conforme entrevista
As atividades demandadas por superiores geralmente são de uma
complexidade maior que as utilizadas nas atividades mais simples, portanto as
entrevistas demonstraram que 67% das informações geradas são suficientes para
atender ao nível superior, restando 33% dos entrevistados, que acham necessário
outras informações de fontes paralelas para atender totalmente o solicitado.
Gráfico 21: Tempo gasto com o sistema nas atividades.
Fonte: Dados conforme entrevista
Pode-se verificar, que 100% dos entrevistados responderam que de 61% a
80% de suas atividades dependem de informações provenientes do sistema de
infomações, sendo assim, considera-se alto o tempo de envolvimento deste nivel
com o setor de RH.
51
Gráfico 22: Dificuldade de acesso às informações
Fonte: Dados conforme entrevista
O acesso as informações, para 67% dos entrevistados, está fácil, já para
33%, o acesso está médio, tendo uma leve dificuldade no encontrar a informação
correta num curto espaço de tempo.
Gráfico 23: Criação de relatórios
Fonte: Dados conforme entrevista
Para a maioria dos entrevistados 67%, seria necessário a criação de algum
relatório que facilitaria e qualificaria o desempenho das atividades, pois acham que
se tivessem acessos a alguns relatórios, como resumos de atividades docentes por
tipo de atividade, ou relatórios mais completos sobre a situação de férias dos
funcionários alocados nos departamentos, ficaria mais fácil de tomar algumas
decisões e as informações seriam repassadas com mais agilidade aos superiores.
52
Gráfico 24: Aplicativos que não são usados.
Fonte: Dados conforme entrevista
Dos entrevistados, 83% possuem aplicativos na sua arvore do sistema que
nunca utilizaram, e apenas 17% já utilizaram todos os aplicativos que possuem,
mesmo que fosse para ver que tipo de informação aquele aplicativo lhes
proporcionariam.
Gráfico 25: Relatórios mais utilizados
Fonte: Dados conforme entrevista
Nesta etapa da entrevista, foi composta por uma questão aberta onde cada
entrevistado deveria elencar os principais relatórios do sistema de recursos
humanos que utiliza, numa escala de 1 a 4 pelo grau de usabilidade, onde foi
possível identificar que os relatórios mais citados por este nível operacional foram o
controle do registro de ponto e os relatórios envolvendo as atividades docentes, com
33% das respostas, e em seguida ficaram os pagamento de atividades
complementares e avaliação de desempenho, que corresponderam a 17% cada.
53
Gráfico 26: Liberação de acesso.
Fonte: Dados conforme entrevista
Para 67% ds entrevistados, não existe nenhum relatório que tenham
conhecimento que poderiam ter acesso ou facilitariam o cumprimento das
atividades, já 33% dos entrevistados sabem que existe algum tipo de relatório ou
aplicativo e que se tivessem acesso facilitaria muito nas atividades, como por
exemplo, o acesso as informações dos dados pessoais dos colaboradores, ou
acesso aos termos de atividades complementares já tramitados para consulta,
agilizando assim qualquer tipo de atividade que necessite este tipo de informação.
Gráfico 27: Capacitação para utilização do sistema.
Fonte: Dados conforme entrevista
Apenas 33% acham que não seria necessário qualquer tipo de capacitação,
por terem a ideia de que já sabem tudo sobre a utilização de todas as ferramentas
disponíveis e por não possuírem muito tempo ocioso para este tipo de atividade e
para 67% dos entrevistados, seria muito útil a criação de uma capacitação regular de
54
tempo em tempo para melhor utilização dos aplicativos e também para socialização
de novidades relacionadas às rotinas trabalhistas.
Depois de realizadas as entrevistas com as Secretárias Executivas, pode-se
constatar que elas desempenham uma função bem complexa, pois são elas que
possuem todos os acessos aos aplicativos de Recursos Humanos e necessitam
atender as demandas dos chefes de departamento com a maior brevidade, e ao
mesmo tempo, dar conta de todas as outras atividades relacionadas ao
departamento. São elas que trabalham diretamente com o setor de pessoal, tanto na
hora de gerar relatórios para os mais diversos fins, como na hora de efetuar
lançamentos para o fechamento da folha mensal que é atribuição do pessoal do RH.
Geralmente, as Secretárias executivas passam algumas atividades menos
complexas para as secretárias de curso realizar, diminuindo assim a sobrecarga e
podendo com isso dar uma maior atenção às outras atividades que desenvolvem.
Para o Setor de Recursos Humanos, a Secretária Executiva é a referência
dentro do departamento, sendo elas cobradas seguidamente sobre os prazos que
possuem para realizar as tarefas, como por exemplo, o lançamento de atividades
complementares ou despesas de viagens, ou até mesmo o agendamento de férias
no sistema, ambos que devem ser realizados até o dia 20 de cada mês, data esta
base para o setor de recursos humanos para o fechamento da folha mensal.
4.3 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretárias de Curso
Nesta etapa do trabalho, foi possível analisar o envolvimento das Secretárias
de Curso com o sistema de RH, sendo possível realizar perguntas diretas sobre o
seu uso e sua contribuição no setor/departamento onde está alocado.
55
Gráfico 28: Início das Atividades módulo RH no nível operacional.
Fonte: Dados conforme entrevista
Analisando a participação dos entrevistados durante o ano de 2008, na
implantação do módulo de Recursos Humanos, pode-se verificar que a maioria deles
já eram colaboradores da empresa durante este processo, 65%, já os demais, 35%
dos entrevistados, possuem menos de 5 anos de vínculo com a Instituição.
Gráfico 29: Treinamento para acesso as informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados se tiveram algum tipo de treinamento por parte dos
desenvolvedores do sistema, ou até mesmo por parte dos colaboradores do RH no
início das atividades, para acessar as informações com precisão sem perder muito
tempo na busca pela melhor realização das atividades, foi constatado que 100% dos
entrevistados não receberam nenhum tipo de treinamento, ficando a cargo dos
colegas iniciarem com os primeiros ensinamentos, e na falta destes, entravam em
contato com o setor de RH para maiores esclarecimentos.
56
Gráfico 30: Utilização do módulo RH
Fonte: Dados conforme entrevista
Sobre a utilização do sistema do módulo de RH, verificou-se que 100% dos
entrevistados utilizam informações deste módulo, porém, por se tratar de Secretárias
de Curso, onde a maioria só possui acessos às informações pessoais, utilizam muito
pouco.
Gráfico 31: Dependência do sistema para realização de atividades
Fonte: Dados conforme entrevista
Dos entrevistados, 60% não utilizam de informações do RH para as atividades
que desenvolvem diariamente, e dos 40% que utilizam, é em função do auxilio que
prestam as secretárias executivas em algumas atividades, como no lançamento dos
vales refeição, que em alguns departamentos essa atividade é dividida entre as
secretárias de cursos, reduzindo a demanda e a sobrecarga das tarefas das
executivas.
57
Gráfico 32: Local de acesso às informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Se tratando do local de acesso as informações, 76% dos entrevistados
acessam as informações de RH pelo SIE, e 24% dos entrevistados acessam as
informações diretamente pelo portal do funcionário, onde também podem ser
acessadas algumas informações pessoais como a folha de pagamento, registro do
ponto eletrônico, registro de férias e avaliação de desempenho.
Gráfico 33: Frequência do acesso às informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados sobre a frequência com que acessam as informações
disponíveis, 65% responderam que acessam semanalmente, e para a maioria dos
entrevistados o motivo é em função das marcações do ponto, pois se houver alguma
divergência ou esquecimento de registrar, o próprio funcionário pode efetuar a
alteração e deixar as marcações corretas, sem faltas injustificadas. Já os demais
58
ficaram divididos em 18% que acessam quinzenalmente, e 18% que acessam as
informações mensalmente, apenas para conferir os registros de ponto e para
consultas da folha de pagamento.
Gráfico 34: Aplicativos nunca utilizados neste nível
Fonte: Dados conforme entrevista
Depois de analisar os acessos de cada secretária, pode-se verificar que
alguns possuem acessos dos quais nunca utilizou, 47%, sendo que estes acessos
não são utilizados para as suas atividades diárias. Para os outros 53% que disseram
já utilizar pelo menos alguma vez os aplicativos que possuem, foi em função de
apresentarem um maior nível de curiosidade e verificar que tipo de informação
aquele aplicativo lhe traria, o que geralmente acabava lhe trazendo alguma resposta.
Gráfico 35: Necessidade de acessibilidade
Fonte: Dados conforme entrevista
Dos entrevistados, 41% não veem a necessidade da criação de aplicativos
para contribuir nas demandas de suas atividades, pois geralmente suas atividades
59
são direcionadas ao público acadêmico, já os 59% que acham a necessidade da
criação de algum aplicativo, é em função de que em algumas vezes, necessitaram
de algumas informações, como dos dados pessoais dos professores para tratar de
assuntos importantes, e muitas vezes acabaram ficando sem resolução, pois o setor
de RH somente tem expediente diurno, e os departamentos funcionam também no
turno da noite.
Gráfico 36: Criação de capacitações sobre o sistema
Fonte: Dados conforme entrevista
Novamente, 100% dos entrevistados acham importante a criação de
capacitações regulares, ou até mesmo, encontros para tratar de assuntos como a
criação de novos aplicativos, ou sobre atualizações e funcionalidades do sistema,
como filtrar e ordenar colunas para posteriormente geração em planilhas para
agilizar processos.
Finalizadas as entrevistas com as Secretárias de Curso, constatou-se que são
as que menos têm envolvimento com o sistema no módulo RH. Como são
secretárias de curso, geralmente atendem uma maior demanda de atividades
relacionadas ao ensino, somente realizam alguma atividade que envolva o sistema
de RH quando são requisitadas pela Secretária Executiva, caso contrário, acessam
somente as informações pessoais. Na maioria dos casos, somente as informações
de ponto e folha de pagamento que são consultadas, e isso diretamente pelo portal
do funcionário.
60
4.4 Aspectos relevantes citados pelos entrevistados
Após a etapa de reunir todas as informações levantadas, foi verificado que em
alguns pontos citados pelos entrevistados, o Sistema de Informações módulo RH já
contempla certas informações e que os entrevistados dizem não conhecer o
caminho ou não possuir acessos. Um exemplo que foi facilmente identificado em
quase todas as entrevistas no nível operacional, foi de existir a possibilidade de
verificar o andamento de uma informação no seu curso até o final dos tramites para
a folha de pagamento, como por exemplo, se um termo de Atividades
Complementares foi efetivamente pago, na verdade acompanhar a real situação de
um evento que foi informado para a folha. Isso já existe hoje no sistema, no mesmo
aplicativo que o solicitante gera a informação, ele pode futuramente entrar, fazer
uma pesquisa e analisar o fluxo das informações facilmente.
Outro ponto levantado nas entrevistas, é que hoje em dia para algumas
atividades, é necessário gerar dois tipos de relatórios para conseguir montar um, no
formato desejado, e ainda assim, acabam realizando alguns controles paralelos,
assim havendo menos agilidade no gerar as informações. Verificando bem as
situações em questão, pode-se dizer que falta um pouco de prática dos
entrevistados com o sistema de informações, pois o sistema estudado possui várias
opções de geração de relatórios, principalmente se geradas em Excel, uma
ferramenta muito útil se souber usar. Se houvessem mais capacitações sobre o
correto manuseio das ferramentas que possuem, poderiam obter mais sucessos nas
atividades, minimizando o tempo de busca e facilitando o entendimento das
informações.
4.5 Proposta de estrutura para o Sistema na visão do entrevistador
Analisando o sistema de informações como um todo, ele é muito bem
estruturado, levando em conta as necessidades específicas da instituição. A sua
constante atualização traz grandes benefícios para o desenvolvimento das
atividades, porém se em alguns pontos mudassem, poderiam melhorar os processos
tanto internos no setor de Recursos Humanos como para os usuários que dele
dependem.
61
Dentre os aspectos apontados pelos usuários e levando em consideração as
disponibilidades que o sistema oferece sugerem-se algumas alterações ou
disponibilização de acesso para os mesmos:
- aprimorar os aplicativos como o de vale alimentação que são muito
burocráticos, sendo necessário efetuar lançamentos em duas telas distintas para
realizar a demanda, poderiam pensar em criar um aplicativo mais sucinto que
contemplaria todas as informações;
- disponibilizar para as Secretárias Executivas algum aplicativo que contemple
informações dos professores e funcionários da instituição, com os dados básicos,
como nome, endereço, telefone, nascimento e titulação. Principalmente com o
telefone, que é o que mais sentem falta quando o departamento de RH não está
com o expediente, que é o caso de todas as noites, onde o departamento está em
pleno funcionando;
- criação de algum aplicativo como uma caixa de mensagens vinculada ao
RH, para receberem atualizações sobre normas trabalhistas ou acordos sindicais,
para que seja possível acessar estas informações para uma simples consulta;
- a criação de capacitações por parte do RH e da Coordenadoria de
Informática sobre as atualizações recentes que acontecem no sistema.
Segue a seguir tabela com informações relevantes levantadas a partir das
entrevistas:
62
Tabela 2: Apontamentos realizados pelo entrevistador.
PONTOS RELEVANTES
Tempo de acesso ao
sistema de RH.
OPERACIONAL - SEC.
CURSO
Pouco uso.
Relatórios de
Não posicionaram-se
acompanhamentos dos
sobre o assunto.
processos do sistema.
APONTAMENTOS
OPERACIONAL - SEC.
EXECUTIVA
TÁTICO
Utilizam 80% do
tempo.
Não utilizam, somente
informações pessoais.
Acham necessário.
Não posicionaram-se
sobre o assunto.
PROPOSIÇÃO
As Secr. Executivas são
consideradas a
referência do RH nos
departamentos.
Já existe alguns
aplicativos disponíveis
no sistema com este
propósito.
Existem aplicativos no
sistema, porém não
estão disponibilizadas
para nenhum dos níveis.
Relatórios com dados
pessoais dos
colaboradores.
Acham importante ter Acham importante ter
Não acham necessário
disponíveis estas
disponíveis estas
estas informações.
informações.
informações.
Criação de aplicativos
para
acompanhamentos
sobre rotinas
trabalhistas e acordos
sindicais.
Não existe nada neste
sentido, porém seria
Acham que facilitaria o Acham importante
Acham que poderia
muito interessante a
entendimento de
para acompanhar as
existir.
criação para diminuir os
alguns processos.
atualização nas leis.
conflitos entre RH e
setores/departamento.
Importante capacitar
Acham muito
Gostariam de participar
pessoas a cada
Acham interessante,
importante para
mais das novidades
novidade criada no
apesar de possuirem ficarem por dentro de
relacionadas ao RH e
sistema, facilitando o
poucos acessos.
cada aplicativo novo
ao sistema.
uso e a compreensão
que é criado.
das informações.
Capacitações sobre
novos aplicativos do
sistema.
Fonte: Dados conforme entrevista.
63
CONCLUSÃO
Com o desenvolver deste trabalho, pode-se verificar que os usuários na sua
grande maioria estão satisfeitos com as informações que estão disponíveis no
sistema, e acham que estão bem estruturadas e sem maiores problemas.
Quando se faz uma entrevista com pessoas, raramente 100% delas estarão
totalmente satisfeitas, algumas criticas sempre irão surgir e para melhorar, somente
aceitando-as e tentando corrigi-las. E este foi um dos propósitos deste trabalho, foi
verificar a importância do sistema de RH na visão dos usuários, analisando as
dificuldades enfrentadas e estando aberto para novas sugestões, que futuramente
poderão servir de base para atualizações no sistema.
Um aspecto que foi citado em várias etapas da entrevista, foi a questão da
criação de capacitações para melhorar o entendimento dos usuários frente aos
relatórios, e também para orientar sobre a utilização dos aplicativos podendo com
isso melhorar o desempenho nas atividades demandadas pelos superiores e
diminuir retrabalhos por lançamentos ou procedimentos errados no sistema.
Também foi possivel identificar que as Secretáriias executivas são as que tem
um maior contato com o sistema de informações módulo RH, e são a fonte de
informações dos chefes de departamento. Logo, todo o processo de levantamento
de informações a organizações das informações fica sob sua responsabilidade,
restando ao chefe responder por assuntos envolvendo a Reitoria.
Pode-se com este trabalho ver a grande importância da avaliação do Sistema
de informações de Recursos Humanos na visão do usuário e a sua percepção pelo
que lhe é disponibilizado para as diversas atividades que envolvem a gestão de
pessoas.
Por fim, os dados e informações levantadas com este trabalho poderão servir
futuramente, como subsídio pela Coordenadoria de Recursos Humanos para
redistribuição de alguns acessos, disponibilizando aos usuários aplicativos que hoje
são restritos ao RH, e consequentemente, com isso diminuirá o tempo ocioso com
atendimentos internos.
64
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<http://www.administradores.com.br/artigos/economia-e-financas/a-estrategia-nosniveis-estrategico-tatico-e-operacional/66615/> Acessado em 11/06/2013.
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