Curso avançado de Office 2003 e 2007

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Curso Introdução ao Office 2007
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Sumário
INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 4
WORD .............................................................................................................................. 5
AMBIENTE DE TRABALHO DO WORD .......................................................................... 6
BARRA DE FERRAMENTAS ACESSO RÁPIDO ............................................................ 6
INÍCIO............................................................................................................................... 7
INSERIR ........................................................................................................................... 8
LAYOUT DA PÁGINA ...................................................................................................... 9
REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 10
CORRESPONDÊNCIAS ................................................................................................... 11
REVISÃO ......................................................................................................................... 12
EXIBIÇÃO ........................................................................................................................ 13
DESENVOLVEDOR ......................................................................................................... 14
QUAIS AS DIVISÕES DE UMA PÁGINA DE TEXTO....................................................... 14
SEÇÃO ............................................................................................................................. 15
COLUNA .......................................................................................................................... 18
TABELA ........................................................................................................................... 21
MALA DIRETA ................................................................................................................. 27
ÍNDICES ........................................................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
PAGINAÇÃO (CABEÇALHO E RODAPÉ)....................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
MARCADORES ................................................................................................................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
TABULAÇÃO ................................................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
BORDAS (MOLDURAS) E SOBREAMENTO .................................................................. ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
ESTILO ............................................................................................................................. ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
LOCALIZAR E SUBSTITUIR............................................................................................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
CLASSIFICAÇÃO ............................................................................................................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
FIGURAS OU IMAGEM .................................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
MACRO ............................................................................................................................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
TIPO DE ARQUIVOS (DOC, DOCX, RTF, TXT) ............................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
ARQUIVOS TIPO PDF ..................................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
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DICAS .............................................................................................................................. ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
ASSISTENTE DE CALENDÁRIO ..................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
DESENHO NO WORD...................................................................................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
APRESENTANDO A NOVA INTERFACE ........................................................................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
INTERFACE DE USUÁRIO OFFICE FLUENT ................................................................. ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
GUIAS QUE APARECEM APENAS QUANDO VOCÊ PRECISA DELAS ........................ ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
MENUS, BARRAS DE FERRAMENTAS E OUTROS ELEMENTOS FAMILIARES ......... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
ADICIONANDO COMANDOS À BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO ... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
NOVAS LOCALIZAÇÕES DE COMANDOS CONHECIDOS ........................................... ERRO!
INDICADOR NÃO DEFINIDO.
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Introdução
O produto Microsoft Office tem incontáveis recursos para auxiliar o usuário
no seu dia-a-dia, mas muitos destes são desconhecidos pela
maioria, não permitindo o ganho de tempo e qualidade.
Infelizmente o hábito de ler, manuais e “helps” (ajuda) dos
produtos, não faz parte da vida das pessoas.
Quase todos os recursos que serão apresentados
foram aprendidos com o uso do menu ajuda (ou tecla F1) e
alguns em pesquisas na Internet.
Fazer uso do menu ajuda no primeiro momento
pode parecer contra producente, mas ao longo do tempo altera
bastante o seu ritmo de produção. Você não precisa pesquisar
tudo de uma única vez, faça de acordo com seu uso.
Outra ponto importante é a criatividade, muitos
tópicos que aparentemente não têm solução, podem ser
resolvidos através de algum recurso.
O pacote normal do Microsoft Office 2003 é constituído dos seguintes
produtos:






Access. Banco de dados;
Excel. Planilha eletrônica;
InfoPath. Elaborador de formulário e
coleta de dados unificados;
Publisher.
Permite a elaboração de
publicações de diversos tipos;
PowerPoint. Sistema de apresentação;
Word. Editor de texto.
O escopo deste trabalho se refere à três produtos, Word, Excel e
PowerPoint. Os mais populares dentro da UFMS.
Além destes produtos existem outros que podem ser agregados ao pacote,
como por exemplo o Project, elaborador e controlador de projetos; FrontPage, elaborador
de páginas para Internet e outros. Estes são adquiridos separadamente.
O grande diferencial da versão 2003 e 2007 está na disposição da barra de
ferramenta. A 2003 se parece muito com as anteriores, já a 2007 tem uma nova
organização e alguns recursos a mais. Porém, se você observar com calma, verá que
tudo está lá, só que de outra forma.
O concorrente do pacote Office (MS-OFFICE1) é o aplicativo livre2
OpenOffice, com versão em português.
1
2
Software proprietário, pago pelo usuário cada cópia.
Software livre, gratuito.
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WORD
É o Editor de texto da Microsoft. A sua evolução é tão grande que não se
pode mais chamar de simplesmente editor de texto. Os recursos são inúmeros, que a
maioria se quer conhecem. Alguns serão apresentados3, como:
Classificar parágrafos;
Colunas;
DOC-DOCX
Estilos;
Figuras com Txt;
Índices;
Layout;
Macro;
Mala direta;
Marcadores;
Molduras;
Paginação;
PDF-DOC-PDF
Seção e Quebras
Substituições;
Tabelas e Fórmulas;
Tabulação;
Este não pretende esgotar todos os assuntos, mas tornar muito mais útil
uma ferramenta tão poderosa.
Tal poder pode ser ampliado pelo uso de uma linguagem de programação
própria do pacote, o “Visual Basic”. Não estranhe se em algum momento encontrar esta
expressão, agora você já sabe.
Obs. importante
Durante toda a descrição dos recursos, muitas figuras com
telas serão apresentadas e ao lado de alguns itens
poderão aparecer sequência de teclas. São as teclas de
atalhos, que tem o mesmo efeito que quando se utiliza a
barra de ferramenta. Não se espera que você guarde
todas, mas provavelmente já conhece algumas, CTRL+C
(copiar) e CTRL+V (colar).
Obs. importante
Lembrando, ao passar o mouse por cima de algum ícone ou
nome um resumo da função pode aparecer.
3
Não na ordem.
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Ambiente de trabalho do Word
O ambiente é o mesmo para todos os aplicativos do Office, na parte superior com a barra
de ferramentas, abas, grupos e opções. Veja abaixo:
Barra de ferramentas acesso rápido
A primeira linha é a barra de ferramentas de acesso rápido, onde o seu conteúdo pode
ser configurado.
Para configurar clique na
“bolata” com o símbolo do
Office, à esquerda, primeira
imagem. A tela acima será
apresentada. Clique em baixo,
Opções do Word. Nova janela
será apresentada, selecione
Personalizar, vide figura ao lado,
selecione a opção do lado
esquerdo, clique em Adicionar
ao centro e a opção selecionada
será apresentada do lado direito,
indicando
que
a
mesma
aparecerá
na
barra
de
Ferramentas de acesso rápido.
Para retirar selecione à direita,
clique em Remover e pronto.
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Como configurar para aparecer ou não uma determinada barra de ferramentas é
importante, pois o uso deste recurso permite abrir espaço para outras funções.
Sugestão: Para prosseguir o ideal é que você ligue o micro,
abra o Word e siga um a um os próximos passos e
explore cada possibilidade.
Início
A segunda linha é a Barra de Ferramentas permanente, onde têm-se as abas de opções,
com seus grupos e opções de grupo.
A primeira aba é agora chamada de Início onde o primeiro grupo
é a Área de transferência. As opções de grupo é Colar, que
possui uma seta para baixo indicando que existem novas opções.
Além desta, tem-se Recortar, Copiar e Formatar pincel para
marcar algum texto.
O segundo grupo é o de Fonte, com a
incumbência de formatar as fontes de texto. Como
pode ser notado, existe ao lado direito da palavra
Fonte um pequeno quadrado com uma seta. Isto
indica que ao clicar no mesmo novas opções
aparecerão.
O grupo seguinte é de formatação de Parágrafo, tendo
ainda classificação (ordenação), colocação de bordas e
preenchimento.
O próximo é o
grupo
Estilo,
onde estilo é a
configuração de
parágrafo
e
fontes. Você pode criar novos, apagar e editar os existentes. Este é uma mão na roda,
pois facilita bastante algumas tarefas, a inclusive a inclusão de Índices (sumários).
O último grupo é o de Edição. Este nome engana muito pois deveria ser
chamado do busca, onde pode-se localizar uma ou mais palavras no
texto, substituir expressões por outras em todo o texto e por último
selecionar partes ou todo o texto.
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Inserir
A próxima aba é Inserir. Como o nome já diz permite inserir algumas coisas no texto, mas
não com grande utilização, mais eventualidades.
Inserir Páginas. Estas podem ser Quebra de páginas, algo que
você poderá utilizar muito, mas que um bom atalho resolve, no
caso CTRL+ENTER. Página em branco pode ser feito com o
mesmo atalho anterior. A Folha de rosto (ou capa) tem
algumas sugestões interessantes.
Inseri Tabela, pode-se criar a partir do zero, criar a partir de um texto fazendo
uso da opção converte texto em tabela e vice versa. Caso sua tabela seja muito
complexa, talvez seja melhor fazer no Excel e depois importar para o Word.
Inserir Ilustrações tem uma quantidade enorme de
coisa que podem ser inseridas, principalmente de
Formas.
Links podem ser externos e internos. Os externos pode levar a
filmes, outros textos e arquivos. Um indicador identifica um local ou
seleção de texto aos quais você atribui um nome e identifica para
referência futura. Por exemplo, você poderá usar um indicador para
identificar um texto que deseje revisar posteriormente. Em vez de
rolar pelo documento para localizar o texto, você poderá ir para ele usando a caixa de
diálogo Indicador. Quando se escreve um documento, é comum incluir imagens, tabelas e
outros elementos. Ao longo da criação deste por vezes tem-se a necessidade de fazer
referência a esses elementos.
Uma referência cruzada faz referência a um item que aparece numa outra localização do
documento, por exemplo, “Vide Figura 1.” É claro que este processo pode ser feito
“manualmente”, no entanto considerando que pode por exemplo existir uma alteração na
identificação dos elementos (ex. figura 1 passa a ter a identificação figura 2), ao serem
criadas referências cruzadas no texto estas são também automaticamente atualizadas.
Inserir Cabeçalho e Rodapé. Como nome já diz você pode
mexer no cabeçalho e/ou rodapé, editando-os ou incluído
número de páginas. Você pode criar diferentes coisas para
páginas ímpares e pares. Incluir nome do arquivo e data de
criação. Estas possibilidades auxiliam muito se bem
colocadas.
Texto pode ser entendido como
extras, diferentes das fontes e
parágrafos permitidos. Caixa de texto
muito
utilizado
para
fazer
comentários. As Partes rápidas estão
relacionadas as propriedades do documento, comentários, inserção de campos para
elaboração de formulários, WordArt para formatações especiais e etc. Um documento
pode ter uma assinatura digital, devendo selecionar Linha de assinatura.
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Símbolos estão relacionados a caracteres diferenciados, extras. Isto
também vale para formas de escritas como fórmulas.
Layout da Página
Como vai ser possível notar algumas opções vão ser repetidas ou complementadas.
Temas é um conjunto de configurações. No passado, era demorado
formatar documentos porque você precisava fazer manualmente e
escolher opções de cor ou estilos para tabelas, gráficos, formas e
diagramas separadamente. No 200, os temas, (tema: uma
combinação de cores de tema, fontes de tema e efeitos de tema. Um
tema pode ser aplicado a um arquivo como uma seleção única.) simplificam o processo
de criar documentos com aparência profissional, não só dentro do Word mas para todo
pacote do Office.
Configurar página é um complemento
de algumas funções já citadas, não
devendo
ser
confundido
com
configurar fontes e parágrafos.
Estas poderiam estar dentro do grupo anterior, pois faz parte da
configuração de página, como inserção de Marca d´água, cor de
página e bordas.
Estas opções são redundantes,
aparecem em Configurar parágrafo.
já
Tem haver com imagens e sobreposição de
texto e/ou imagens e manipulação dos
mesmos.
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Referências
Referências de textos externos e internos. Extras que fazer parte do texto, mas não são
partes integrantes do mesmo, como sumário, nota de rodapé e outras.
Um sumário, por vezes chamado também de sinopse, ou seja,
é uma versão resumida de um texto original. O principal
propósito de tal é permitir que este resumo possa fazer o leitor
entender os principais pontos do texto original, filme ou evento,
que usualmente são extensos, e portanto uma pessoa pode
adquirir a essência da fonte em um período muito menor de tempo. A criação do sumário
pode ser feito de forma automática ou manual, além da possibilidade de um sumário de
vários textos.
Inserir nota de rodapé. A numeração é feita
automaticamente.
Criar citações bibliográficas de forma particular ou
com um formato pré determinado (estilo). Criação de
bibliografia.
Uma legenda é um rótulo numerado, como Figura 1,
que pode ser adicionado a uma figura, uma tabela, uma
equação ou outro objeto.
Você pode inserir dois tipos de índices, o remissivo e o analítico.
Um índice remissivo lista os termos e os tópicos descritos em um
documento, junto com as páginas nas quais eles aparecem. Já o
analítico é uma sequência de títulos formada pela ordem de
apresentação desses títulos no documento. O índice analítico é
criado com base nos estilos utilizados para os títulos e subtítulos
dos capítulos ou unidades do documento.
Índice de autoridades é uma lista das referências em
um documento jurídico, como referências a casos,
estatutos e normas, junto com os números das páginas
em que elas aparecem.
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Correspondências
Está relacionada correspondência do tipo correio, cartas e outras coisas do gênero.
Permite a criação de máscaras para envelopes e etiquetas.
A mala direta é um recurso muito útil para fazer textos
padrões para vários destinatários. Permite a inserção
de campos variáveis. Um exemplo são as cartas
recebidas de empresas com textos, normalmente de
venda, aniversários, com base num conjunto de dados.
Para montagem de textos do
tipo padrão, para elaboração
de
malas
diretas
e
formulários.
Depois de criada uma mala direta, você pode
conferir o resultado final, verificando se cada texto
está da forma desejada.
Depois que a mala estiver pronta, você pode imprimir utilizando o formato da
mala direta ou criando um arquivo do Word com todos os textos montados, ou
seja, se você tem 50 destinatário e uma página para cada um, o texto final
terá 50 páginas. A vantagem disto é que você pode editar qualquer parte do
arquivo e em caso de impressões longas, o gerenciamento desta é facilitado.
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Revisão
Você pode revisar o texto de várias formas, ortografia, comentários, fazendo comparativos
e até protegendo contra alterações.
Você pode fazer revisão de texto
ortográfica ou da gramática. A
revisão ortográfica faz a revisão
das palavras, se estão escritas
de forma correta ou não. No
caso de erro a palavra é
sublinhada em vermelho. A revisão de gramática verifica se expressão ou frase está
correta. Caso contrário a expressão ou frase é sublinhada em verde. Clicando sobre
aparece uma ou mais sugestões que você pode utilizar ou não. Caso não você pode
incluir o seu formato, se achar que o mesmo está correto, ignorar somente naquele local
ou em todo o texto. Você pode ainda selecionar qual a língua desejada, mudando do
dicionário automaticamente.
A inserção de comentários pode ser bem útil quando o texto está
sendo escrito por colaboradores, mais de uma fonte ou escritor. A
inserção dos comentários mostra ressalta assuntos já discutidos ou
em vias de.
Quando o recurso Controlar Alterações
está ativado, você pode ver todas as
alterações feitas em um documento.
Quando estiver desativado, você pode
fazer alterações em um documento
sem marcar o que mudou. Seguindo a mesma linha do anterior, comentários, você acaba
tendo um histórico do que já foi feito em todo o documento. Ao final, com texto pronto,
você pode retirar todas as coisas que não fazem parte do texto principal.
Você pode fazer alterações e deixar para depois se aceita ou não
as mesmas. Isto permite uma gestão de texto mais eficiente e
que mais pessoas possam discutir o que está sendo feito.
Você pode comparar duas versões de um documento
armazenado em uma biblioteca e exibir o que mudou entre as
versões.
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Mais uma vez a proteção. Proteger o documento pode ser feito
é possível usar senhas para ajudar a evitar que outras pessoas abram ou
modifiquem documentos, pastas de trabalho e apresentações. Lembre-se
de que a Microsoft não pode recuperar senhas esquecidas.
Para que somente os revisores autorizados exibam e alterem o conteúdo de
um documento, você pode ajudar a protegê-lo usando uma senha.
Senha de proteção – Por padrão, esse recurso utiliza uma criptografia avançada. A
criptografia é um método padrão usado para ajudar a proteger ainda mais o arquivo.
A criptografia tem a função de transformar algo legível em ilegível.
Senha de gravação – Esse recurso não utiliza qualquer método de criptografia. Ele foi
projetado para que você possa colaborar com os revisores do conteúdo de sua confiança.
Ele não foi projetado para proteger o arquivo.
Ambas as senhas – É possível atribuir as duas senhas — uma para acessar o arquivo e
uma para que revisores específicos possam alterar seu conteúdo. Certifique-se de que
uma senha é diferente da outra.
Exibição
É a forma como o texto será apresentado na
tela. O mais comum é a primeira, layout de
impressão, semelhante ao formato da página
impressa.
Você pode mostrar ou ocultar régua, linhas de
grades, barra de mensagens, mapa do
documento (um índice a esquerda) e miniaturas
(várias páginas à esquerda pequenas).
Zoom é o tamanho que será apresentado o texto na tela.
Clicando no Zoom mais ou menos informação será
apresentada. Além disto pode apresentar duas páginas na
mesma tela.
Na
mesma
tela
pode-se
apresentar páginas distintas e
distantes. Além do mesmo texto,
estes podem ser de arquivos
distintos.
A macro é a seleção de atividades (passos ou comandos), sequenciados que
podem ser repetidos. Pode-se gravar esta sequência para posterior execução,
bem como edição da mesma para alteração.
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Desenvolvedor
Este é uma guia para avançados.
Quais as divisões de uma página de texto
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Paginação (cabeçalho e rodapé)
O assunto faz parte do cabeçalho ou rodapé, dependendo de onde será colocado o
número das páginas do texto. Pode-se colocar simplesmente o número da página e mais
nada, contudo, mais informações úteis podem ser colocadas, como nome do arquivo,
número da página, total de páginas, data, hora, personalizar páginas pares, impares e/ou
grupo. Na guia Inserir grupo Cabeçalho e Rodapé ícone Cabeçalho tem-se a opção
Editar Cabeçalho, que permite alterar o cabeçalho. O mesmo acontece com o rodapé.
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O número da página pode ser personalizado, com uso de números arábicos ou romanos.
Para tal, Na mesma guia, Inserir, grupo Cabeçalho e Rodapé, existe a opção Número de
página com as opções abaixo do lado esquerdo. Clique em Formatar Números de
Página... e a tela à direita será mostrada.
Nesta configure o formato desejado e configure se quer continuar a contar
ou reiniciar a partir de um determinado número. Isto pode ser muito útil quando as
primeiras páginas incluem capa e apresentações que não levam números, mas são
contadas com todas as outras. Caso esteja utilizando mais de uma seção, estas poderão
ser configuradas de forma diferenciada.
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Seção
Pode ser considerada uma subdivisão do texto, com configuração particular
sem alterar padrão atual de todo o restante. Esta seção pode ter abrangência de parte de
uma página ou páginas inteiras. Muito útil quando se quer fazer algo especial sem ter que
criar mais de um arquivo, colocar em anexos, quebrando o raciocínio, ou qualquer outro
artifício.
Para tal utilize o menu Inserir, Quebra. A tela acima dá os tipos de opções,
em Tipos de quebras de seção. Como pode ser notado, existem quatro possibilidades,
Próxima página, Contínua, Páginas pares, Páginas ímpares. Na primeira opção somente
aquela página em que está terá uma nova seção. Na segunda será incluída uma nova
seção sem quebra de página. Na seguinte todas as páginas pares terão a mesma seção
que for definida. Na última o mesmo para todas as páginas ímpares.
Obs. importante
Toda vez que você inicia um texto pelo menos uma seção
será criada. Então um texto pode ter diversas seções ou
no mínimo uma.
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Coluna
Como pôde ser notado anteriormente, você pode fazer um texto em colunas
fazendo uso de tabelas, mas esta solução não é a mais recomendável, pois existe a
possibilidade de criar colunas dentro do editor, sem ter que manusear a tabela e ter as
restrições das mesmas. Com parágrafos normais tudo funciona como de hábito, mas
dentro de tabelas tudo tem que ser feito no menu Tabela e alguns outros. Uma das
restrições é na criação de tabela dentro de uma tabela. No caso de transformação para
PDF e vice-versa os problemas surgirão. A dificuldade aumenta quando na conversão de
tabela em texto e vice-versa. Caso trabalhe com colunas uma tabela pode ser criada e
manipulada normalmente.
Caso deseje somente uma parte do texto com colunas você deve criar uma
seção especificando quantas colunas deseje. Para fazer de forma mais fácil, marque uns
dez parágrafos e no menu Formatar, Colunas
4
4
Foram inseridas bordas para destacar que é uma figura e não um texto.
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Enquanto
estou escrevendo as
colunas estão sendo
montadas
automaticamente,
mas
se
em
determinado
momento desejo fazer
uma quebra de coluna,
no menu Inserir, Quebra.
Uma
tela
será
apresentada,
devendo ser selecionada
quebra de coluna.
e-mail:[email protected]
Você
perceberá que o texto
tomará a forma que
desejar,
podendo
interferir
na
sua
formatação a qualquer
instante.
Para alterar
a
formatação
das
colunas, deixe o cursor
dentro da seção e o
menu Formatar, Colunas
já
abrirá
com
a
formatação
atual
e
Aplicar: Nesta seção.
Somente nesta seção a nova configuração será alterada.
Obs. importante
Caso você acrescente novas linhas antes da seção de
colunas, toda a seção será movida como se fossem linhas
normais, mas em conjunto. Outro detalhe é que o texto
continua normalmente depois da seção.
Se desejar uma linha vertical entre as colunas, marque a opção Linha entre
colunas e veja na visualização como poderá ficar.
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O texto final ficará assim:
5
Obs. importante
No texto aparecem os símbolos de
visualização completa da formatação.
5
controle
para
Foram inseridas bordas para destacar que é uma figura e não um texto.
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Tabela
As tabelas são uma ferramenta útil para apresentação de dados e cálculos.
O Word permite que você construa e faça ALGUNS cálculos. Todavia, se você vai
precisar de cálculos e tabelas complexas, aconselho a utilização do Excel. Depois de
concluída a planilha importe para o Word, inclusive os gráficos.
Para construção de uma tabela, tecnicamente, temos colunas, linhas e
células, que é a interseção entre colunas e linhas.
linha 1
linha 2
coluna a
L
célula a1
L
célula a2
C
coluna b
C
célula b1
C
célula b2
C
coluna c
C
célula c1
C
célula c2
C
coluna d
C
célula d1
C
célula d2
C
c
C
Você pode inserir uma tabela vazia, para tal use o menu Tabela, Inserir,
Tabela, a seguinte janela será mostrada:
Inserir tabela
Tabelas rápidas
O Resultado gerado é este acima.
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Conhecendo como identificar células dentro de uma tabela, já é possível fazer cálculos
com uso de fórmulas. No caso de uma fórmula somatória selecione a célula em que
deseja que o resultado apareça no menu Tabela, Fórmula.... e aparecerá a tela abaixo:
Ferramentas de tabelas, Layout6
Como auxílio, em Colar função, são mostradas algumas que são passíveis de serem
utilizadas. O único problema que as mesmas estão em inglês, mas se desejar saber mais
coloque o nome da função no menu Ajuda que será dada a tradução e como utilizar.
Outra função é o formato do número finalizado, você pode utilizar os pré-definidos no
sistema.
6
Só aparece quando dentro de uma tabela.
Pág. 22
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matricula7
12345678
23456789
34567890
45678901
Nome
Pedro dos Anzóis
Joaquim da Silva
Pinto Pereira
Tomando Tombo
sala
23
12
11
15
Total
e-mail:[email protected]
Ramal
7044
7771
1234
5678
21.727
Na tabela acima foi inserido o “Total” dos valores do ramal, só como exemplificação. A
modificação da fórmula pode ser feita de duas formas: inserindo novamente a nova
fórmula via menu ou clicar na célula com o botão direito do mouse e selecionar alterar
códigos de campo. Mas se alterar algum valor acima a célula total não será atualizada
automaticamente. Para alterar o resultado clicar na célula com o botão direito do mouse e
selecionar Atualizar campo.
As tabelas podem dividir áreas, como por exemplo colunas, veja alguns exemplos:
Podem parecer duas colunas e são, com uso de uma tabela com três colunas e uma
linha, mas aconselho o uso de colunas, conforme citado anteriormente.
Tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala tralala tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralala
tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo tralolo tralolo
tralolo tralolo tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
tralolo
Criar uma tabela com base em um texto normal é possível e muito interessante e rápido.
Imagine a lista a seguir:
matricula
Nome
sala
Ramal
12345678
Pedro dos Anzóis
23
7044
23456789
Joaquim da Silva
12
7
Está escrito errado propositalmente, pois deve-se evitar o uso de caracteres especiais em nomes de
campos.
Pág. 23
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7771
34567890
Pinto Pereira
11
1234
45678901
Tomando Tombo
15
5678
Pág. 24
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e-mail:[email protected]
Selecione o texto e no menu Tabela, Converter, Texto em tabela.
Selecione o Número de colunas, no caso 4, o Número de linhas
automaticamente é modificado. Na opção, Separar texto em selecione Parágrafos, pois
ao final de cada linha tem um fim de parágrafo. Click OK e o texto será convertido em
tabela, conforme abaixo:
matricula
12345678
23456789
34567890
45678901
Nome
Pedro dos Anzóis
Joaquim da Silva
Pinto Pereira
Tomando Tombo
sala
23
12
11
15
Ramal
7044
7771
1234
5678
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Apostila elaborada por Pedro Ismar M. S. Júnior
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O processo reverso também pode ser feito, converter tabela em texto.
Usando a tabela acima, selecione a tabela e no menu Tabela, Converter, Tabela em texto.
Selecione em Separar texto com, Marcas de parágrafo e click em OK. O
texto criado é o que aparece abaixo:
Criada a lista com fim de parágrafo ao final de cada lista, que pode ser
também Tabulação, Ponto e vírgula e Outros caracteres que você selecionar.
Pág. 26
Apostila elaborada por Pedro Ismar M. S. Júnior
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Mala Direta
O sistema de mala direta foi elaborado para que o usuário faça um determinado texto e
dentro do mesmo possa inserir variáveis. Este texto será criado quantas vezes existirem
variáveis. Este texto pode ter mais de uma página, mas precisa de outro arquivo, com
uma tabela, onde estão os conteúdos das variáveis. Então temos a seguinte estrutura:
Matrícula nome
sala ramal
123456
Pedro das couves
321
7022
234567
Joaquim primeiro
201
7023
345678
Sirva frutinha
224
7024
456789
Tranqueira grande 225
7025
Texto de origem, de onde as informações serão utilizadas (acima)
Onde:


Matricula, Nome, sala, ramal são os nomes das colunas que identificarão as
variáveis (campos) a serem inseridas no texto.
O restante são as variáveis que aparecerão no texto a ser criado.
Obs. importante
Em termos técnicos as COLUNAS são chamadas de
CAMPOS e as LINHAS de REGISTROS.
Depois você deve criar um texto onde as variáveis serão introduzidas. Este será o texto
padrão. O exemplo é dado para uma convocação “séria” para servidores. Veja abaixo:
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Apostila elaborada por Pedro Ismar M. S. Júnior
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Convocação Extraordinária
Este tem como intuito convocar o servidor , , lotado na sala . O servidor, em questão,
deve ser convocado pelo ramal e avisado do seu comparecimento obrigatório no dia 30
de fevereiro de 2007, às 25 horas e 33 minutos.
O servidor deverá levar um lanchinho, caprichado, contendo pão, salame, queijos
variados e entregar na porta de entrada, sem esperar devolução. Não deve reclamar ou
fazer qualquer menção de comentar.
Antecipadamente agradeço a colaboração.
Campo grande, tanto de tanto de 2000 e tanto.
Todo Poderoso Comilão
____________________
Chamego do convocador
Texto de destino, onde as informações serão inseridas (acima)
Então o texto com os dados a serem inseridos (destino), acima e, outro de onde os dados
sairão (origem), abaixo, ou seja, dois arquivos.
Matrícula nome
sala ramal
123456
Pedro das couves
321
7022
234567
Joaquim primeiro
201
7023
345678
Sirva frutinha
224
7024
456789
Tranqueira grande 225
7025
Texto de origem, de onde as informações serão utilizadas (acima)
Deixe aberto no arquivo destino e proceda da seguinte forma: No menu Correspondência,
Selecione Iniciar Mala direta e selecione a opção Cartas, conforme figura a seguir:
Existe a opção Assistente de Mala Direta Passo a Passo...., permitindo auxílio para
construção da mesma. Do lado direito da janela será apresentada uma janela, onde as
perguntas devem ser respondidas ou opções selecionadas. Normalmente são seis (06)
passos.
Pág. 28
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Para iniciar deve-se ter o arquivo de destino aberto, com o texto. Depois selecione por
intermédio do guia Correspondência, Selecionar Destinatários.
Selecione Usar Lista Existente..., ou seja o arquivo
que tem as informações que serão inseridas no
texto. Então este arquivo já deve estar salvo e se
possível dentro da mesma pasta.
Agora que tudo está identificado, é o momento de
inserir os campos que receberão as informações.
Na tabela do arquivo com informações, na primeira
linha estão os nomes dos campos, matrícula, nome,
sala e ramal. Coloque o curso na posição desejada para aparecer as informações. Na
Guia Correspondência, Gravar e Inserir Campos, Inserir Campo de Mesclagem.
Pág. 29
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No texto abaixo já aparecem os campos.
Convocação Extraordinária
Este tem como intuito convocar o servidor «Matrícula», «nome», lotado na sala «sala». O
servidor, em questão, deve ser convocado pelo ramal «ramal» e avisado do seu
comparecimento obrigatório no dia 30 de fevereiro de 2007, às 25 horas e 33 minutos.
O servidor deverá levar um lanchinho, caprichado, contendo pão, salame, queijos
variados e entregar na porta de entrada, sem esperar devolução. Não deve reclamar ou
fazer qualquer menção de comentar.
Antecipadamente agradeço a colaboração.
Campo grande, tanto de tanto de 2000 e tanto.
Todo Poderoso Comilão
____________________
Chamego do convocador
Texto de destino, onde as informações serão inseridas (acima)
Para testar clique em Visualizar Resultado. Vide abaixo.
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Apostila elaborada por Pedro Ismar M. S. Júnior
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Você pode notar que ao lado tem um mostrador que aparece qual informação está sendo
apresentada. Você pode mudar e verificar, por exemplo se um dos nomes é muito grande
e pode trazer problema para formatação, por exemplo.
Depois de tudo pronto, você pode concluir e mesclar. Você pode mesclar na tela ou para
outro arquivo (documento). No caso de um novo documento, este arquivo pode ser
manipulado normalmente ou impresso total ou parcialmente.
Uma opção interessante é para o caso de necessitar apenas de partes das convocações.
Quando você faz a mesclagem aparece a tela abaixo.
Neste momento você pode trabalhar com todos os registros (dados); somente o atual que
estiver vendo na tela ou de outro registro determinado. Mas como saber qual o número
do registro? Na barra de ferramentas entre os ícones de Próximo registro e Registro
anterior existe uma numeração que indica o número do atual registro, que está em
evidência na tela no momento.
Obs. importante
O mesmo serve para impressão, pois a tela acima também
aparece no momento da impressão.
Um detalhe importante sobre impressão. Quando dentro do texto ainda em confecção, no
exemplo a convocação, se você desejar imprimir e utilizar as vias normais, através do
menu
, Imprimir ou pelo ícone de impressora, o
comportamento é da impressão do texto que está
aberto, ou seja, somente a página que está na tela. Se
estiver mostrando os campos, isto é que será impresso.
Se estiver apresentando um campo, ativada a opção
Visualizar Resultados somente aquela página será
impressa. Para imprimir todos os registros e páginas
deve ser utilizado o ícone Editar Documentos
Individuais.... Contudo, se você desejar ter um arquivo com todos os registros, conforme
citado anteriormente, faça uso do ícone Imprimir Documento. Depois de criado o novo
documento, que normalmente pelo sistema é dado nome inicial de Carta qualquer
coisa.docx, você pode renomea-lo e aí sim os comandos tradicionais de impressão vão
funcionar adequadamente, impressão do arquivo todo ou parcial.
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