análise e desenvolvimento de um módulo de planeamento e gestão

ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO DE UM MÓDULO DE
PLANEAMENTO E GESTÃO DE ESCALAS PARA O ERP MYGIAF
NA INDRA SISTEMAS PORTUGAL S.A.
José Carlos Reis Duarte
Estágio realizado em INDRA Sistemas Portugal, S.A
Orientador da FEUP: Prof.ª Ana Paula Rocha
Orientador da Instituição: Eng. Pedro Tróia
A gestão dos recursos humanos em grupos
profissionais que trabalham em regimes por turnos é
um processo complexo. O projecto myGIAF Escalas
actua nesta área, focando-se no Planeamento e Gestão
de Escalas de serviços clínicos, onde o trabalho é de
regime por turnos.
myGIAF Escalas, desenvolvido como um módulo no
ERP myGIAF, será interligado com um sistema de
Controlo de Ponto que, apesar de inicialmente ter
sido previsto ser uma aplicação já existente no
mercado, irá afinal ser também desenvolvido pela
Indra. A análise de requisitos e o desenho da solução
realizados englobaram todo o módulo de Gestão de
Escalas, e a sua interligação com o Controlo de
Ponto. O desenvolvimento apenas teve como
objectivo a criação de um protótipo (funcional) que
abrange algumas funcionalidades base do módulo de
Gestão de Escalas, e que serviu para validar os
requisitos, apresentar a solução aos utilizadores, e
ainda validar o modelo da base de dados. É um
protótipo evolutivo, isto é, foi no fundo uma primeira
fase de desenvolvimento, servindo futuramente de
base para o módulo final.
2.
3.1.
1.
Motivação
O projecto myGIAF Escalas foi realizado no âmbito
do estágio curricular feito na INDRA Sistemas
Portugal, S.A. decorrido de Março a Agosto de 2007.
Insere-se num projecto de Sistema de Informação
para a área da Saúde, adjudicado à Indra, e cujo
cliente é uma entidade que realiza a gestão financeira
na área da saúde. Estão abrangidos neste Sistema
diversos Hospitais e Centros de Saúde.
Objectivos
O objectivo do sistema myGIAF Escalas + Controlo
de Ponto é permitir que os responsáveis pela gestão
das escalas dos serviços das várias unidades de saúde
possam fazer essa gestão de forma eficaz e rápida.
Para tal, o myGIAF Escalas, que é um módulo
desenvolvido no ERP myGIAF, está interligado com
uma aplicação de Controlo de Ponto. Os
trabalhadores devem fazer picagens de entrada e
saída, permitindo assim que sejam determinadas as
Escalas
Reais
efectuadas,
gerando
assim
automaticamente as faltas e horas extra decorridas.
Este sistema (myGIAF Escalas + Controlo de Ponto)
pretende então ser a solução para dois problemas:
•
Planeamento e Gestão de Escalas.
•
Controlo da Assiduidade.
Análise de Requisitos
O levantamento e a especificação de requisitos feitos
envolveram o contacto com o cliente e utilizadores
finais das unidades de saúde visadas. Os requisitos
determinados consistem basicamente em:
•
Parametrização dos dados relacionados com
Serviços, Funcionários, Horários e Turnos.
•
Preenchimento das Escalas dos serviços
(alocações dos funcionários a turnos), gestão de
versões de Escalas e definição e aplicação de
Regras.
•
Consulta das Escalas Reais, que contêm as
faltas, horas extra e outras discrepâncias
determinadas, e posterior integração no ERP
GIAF, por forma a actualizar o processamento
salarial.
Os utilizadores possíveis são os enfermeiros-chefes
(responsáveis pelo planeamento das Escalas), os
enfermeiros e os responsáveis pelos RH.
O myGIAF é uma versão web destinada a
complementar o ERP GIAF. É uma espécie de
Employee Self-Service e encontra-se interligado com
o GIAF, partilhando e trocando informação. Os
trabalhadores das empresas clientes podem usar o
myGIAF para ver as notificações recebidas, gerir o
seu plano de férias, justificar as suas faltas, tributar
ajudas de custo, entre várias outras funcionalidades.
Foi decidido implementar a Gestão de Escalas
enquanto um módulo do ERP myGIAF,
principalmente pelas seguintes razões:
3.
•
Descrição do Trabalho
O trabalho efectuado pelo estagiário consistiu na
análise, desenho da solução e desenvolvimento (de
um protótipo) de um sistema informático que
permitisse fazer a Gestão de Escalas. Para tal, o
3.2.
Desenho da Solução
O cliente quis adoptar o myGIAF como
aplicação única para uso dos seus funcionários,
funcionando como um Employee Self-Service.
Além de usar este módulo, os funcionários
podem justificar as suas faltas, definir planos de
férias, tributar ajudas de custo, etc.
•
O myGIAF encontra-se interligado com o
GIAF, sendo ele próprio uma extensão do
GIAF, que é o ERP a adoptar por todas as
unidades de saúde visadas. Assim, foi
eliminada a necessidade de criação de
interfaces específicos entre ambos. Além disso,
a Base de Dados utilizada por ambos é a
mesma, eliminando assim duplicação de dados
e limitando as inconsistências.
As tecnologias utilizadas no myGIAF, e
consequentemente no módulo de Gestão de Escalas,
são: Java, JSP, HTML, CSS, JavaScript e SQL.
3.3.
Interacção entre as aplicações do Sistema
Tal como referido na secção anterior, as aplicações
visadas no Sistema são: myGIAF Escalas (módulo de
Gestão de Escalas); myGIAF (restantes módulos);
GIAF; Controlo de Ponto. As interacções entre as
aplicações são as seguintes:
•
As férias e as faltas programadas são registadas
e validadas no myGIAF, sendo então depois
utilizadas pelo módulo de Gestão de Escalas,
para assim apresentar a disponibilidade dos
funcionários, aquando do preenchimento das
Escalas.
•
A aplicação de Controlo de Ponto deverá
registar as entradas e saídas dos funcionários,
através do uso de terminais de leitura da
impressão digital. Estes dados são enviados ao
myGIAF Escalas, para aí poderem ser tratados
pelos RH.
•
•
•
3.4.
No módulo de Gestão de Escalas, os dados das
picagens são confrontados com os Horários e
Turnos que os trabalhadores têm associados nas
Escalas planeadas, de forma a calcular as suas
faltas e horas extras, dando assim origem às
Escalas Reais.
Após o tratamento das Escalas Reais, pelos RH,
estas deverão ser integradas no módulo de
Pessoal e Vencimentos do GIAF, para
actualizar o processamento salarial (subsídios
de turno, pagamento de turnos extra, etc.).
Os dados de faltas não programadas e de horas
extra também são enviados para o myGIAF,
para que aí possam ser justificadas pelos
respectivos funcionários e depois validadas
pelos responsáveis. Finalmente, estes dados
serão também alvo de integração no GIAF para,
mais uma vez, actualizar o processamento
salarial.
Plataforma de Desenvolvimento myGIAF
Para simplificar o desenvolvimento repetitivo de
processos para o myGIAF, foi desenvolvida a
plataforma myGIAF. Esta será utilizada na
implementação do módulo de Gestão de Escalas no
myGIAF, e foi a utilizada no próprio protótipo
desenvolvido no estágio. O myGIAF é uma aplicação
web com uma arquitectura lógica de 3 camadas. Na
camada de Interface, baseada essencialmente em
HTML, são usadas folhas de estilo CSS. A camada de
Lógica de Negócio, responsável pela implementação
das funcionalidades correspondentes à plataforma de
desenvolvimento myGIAF, é em linguagem Java,
existindo também instruções SQL utilizadas para
fazer chamadas a funções de acesso à base de dados.
Na camada de Acesso a Dados, a framework efectua
chamadas directas à Base de Dados do GIAF e a seus
procedimentos e funções.
Algumas das principais características que esta
framework apresenta são a implementação baseada
em métodos desencadeados por eventos (triggers) e o
uso de tags específicas para a framework.
3.5.
Desenvolvimento
A criação deste protótipo pode também ser entendida
como um primeiro ciclo de desenvolvimento do
módulo de Gestão de Escalas. Depois deste ciclo
foram ainda refeitas parte da análise de requisitos e
do desenho da solução, já que se seguiram mais
contactos com o cliente e utilizadores finais que não
haviam ainda sido contactados. As funcionalidades
desenvolvidas foram as relacionadas com a
parametrização dos dados necessários à gestão de
escalas, ou seja:
•
Consulta de serviços médicos, nomeadamente
do pessoal a si alocado;
•
Consulta de funcionários, incluíndo o serviço e
o tipo de horário a que está alocado;
•
Criação, consulta, alteração e eliminação de
grupos de funcionários;
•
Consulta de tipos de horários;
•
Criação, consulta, alteração e eliminação de
turnos, e respectivos tipos de turno;
•
Atribuição de turnos a horários.
4.
Conclusões
Os objectivos traçados foram cumpridos com
sucesso, já que a análise e o desenvolvimento feitos
foram os adequados e contribuíram para um real
aumento da qualidade do produto. Factor crucial foi a
comunicação estreita com o cliente e os utilizadores
finais. Para tal, foram feitas deslocações a Unidades
de Saúde, estando ainda previstas várias outras.
Prevê-se a continuação do desenvolvimento do
myGIAF Escalas, do Controlo de Ponto, a integração
entre ambos e com o GIAF, e eventuais alterações aos
requisitos do myGIAF Escalas, já que ainda vão ser
consultados mais stakeholders, não se prevendo
impacto nas funcionalidades criadas no protótipo.