Solução em Gestão Municipal

Solução em Gestão Municipal
Solução em Gestão Municipal
Objetivo: Demonstrar como realizar os lançamentos de
ajuste das contas que representam as contas de Ativo
Circulante, que representam o Almoxarifado da
entidade Pública.
Solução
em Gestão
Lançamentos
Manuais:
Municipal
Para realizar os lançamentos manuais deve-se acessar o menu: Execução –
Lançamentos Patrimonial Manual.
Apesar de os lançamentos patrimoniais manuais permitirem todos os
lançamentos é necessário que se tome muito cuidado com quais
lançamentos serão realizados, pois poderão causar problemas ao enviar o
prestações de contas, devido estas contas precisarem não apenas de valor
mas são detalhadas. A seguir relataremos algumas contas que já sabemos
não devem se movimentadas pelos lançamentos manuais:
•
Contas que envolvem receita orçamentária, grupos 5 e 6;
•
Contas que envolvem despesa orçamentária, grupo 5 e 6
•
Contas que envolvem PPA, grupos 5 e 6
•
Contas que envolvem caixa e banco, grupo 1
•
Contas que representam dívida flutuante, grupo 1, 2, 3 e 4
•
Contas que representam consórcio, grupo 7 e 8
Solução
em Gestão
Municipal
Entendendo
como funciona
os Lançamentos
Manuais
Como os lançamentos Patrimoniais podem envolver um Conjunto de
Lançamentos Padronizados o lançamento manual do sistema é dividido em
duas etapas. A primeira etapa incluímos apenas a data, o tipo de lançamento,
o valor e histórico (figura 1). A segunda etapa incluímos todos os LCP
(Lançamentos Contábeis Patrimoniais) que desejamos que seja registrado
naquele valor com as respectivas contas de Débito e de Crédito (figura 2).
Uma informação importante: o primeiro Dígito do LCP representa a natureza
da conta de DÉBITO e o segundo Dígito representa a natureza do CRÉDITO.
Por exemplo a reclassificação do Ativo é representado pela conta de débito
que inicia com 1 e crédito com a conta que inicia com 1, logo o LCP é
11.XXX.N.
O sistema
já está
integrado
os módulos de contabilidade e
Solução
em
Gestão entre
Municipal
almoxarifado. Logo para reconhecer as VPD (Variações Patrimoniais
Diminutivas) é necessário realizar as baixas do estoque, assim como
a baixa a carga das entradas por verificação é necessário que realize
o fechamento dos meses no almoxarifado.
Para registrar tais lançamentos deve-se acessar o módulo da
contabilidade no caminho: “Execução – Carga Almoxarifado autorização”. Como mostra a figura abaixo:
Obs: Caso os meses do almoxarifado estejam fechados e não
aparecem na carga deve ser realizado a reabertura e fechamento dos
meses.
Entendendo
como
funciona
o almoxarifado e os lançamentos
Solução em
Gestão
Municipal
automáticos e de ajustes
Primeiro entendimento: O sistema contabiliza toda
despesa liquidada (incluindo Restos a Pagar não
Processados) nas contas que tenham os elementos
33XX30, 33XX32, 33XX62. Realizando por exemplo o
Lançamento:
Entendendo
como
funciona
o almoxarifado e os lançamentos
Solução em
Gestão
Municipal
automáticos e de ajustes
Segundo entendimento: o almoxarifado deve dar entrada em todos os
empenhos liquidados pela contabilidade através da rotina de “Autorização
– Entrada aguardando autorização”. Com isso garantimos que tudo que foi
contabilizado foi registrado no almoxarifado.
O sistema emite um relatório na própria tela de autorização do
almoxarifado de quais empenhos foram liquidados e ainda não foram
reconhecidos pela almoxarifado, a fim de ajudar o almoxarifado a saber o
que falta o reconhecimento.
Observação: estas entradas não geram movimento de aumento no estoque
na contabilidade no momento da carga, pois estes já foram reconhecidos
na liquidação como mostra a figura anterior. O que muitos almoxarifes
estavam confundindo e dando entrada por verificação, que representa um
aumento no ativo e a contra partida é uma VPA e não um passivo, como
acontece na liquidação. Para estes casos, temos ou que autorizar o
reconhecimento da despesa.
Entendendo
como
funciona
o almoxarifado e os lançamentos
Solução em
Gestão
Municipal
automáticos e de ajustes
Terceiro entendimento: como estamos iniciando os trabalhos interligados entre
almoxarifado e contabilidade e que muitas das vezes o nosso ativo representado na
contabilidade não condiziam com real estoque. Deveremos realizar lançamentos de
ajuste para que o nosso relatório contábil seja igual a informação processada pelo
almoxarifado. Para realizar tais lançamentos teremos que ter o conhecimento de
qual é nosso objetivo e ter em mãos quais contas utilizaremos para realizar tal
procedimento.
O relatório que deve ser emitido para conferência é no módulo Almoxarifado, no
caminho “Relatório – PCASP – Valor Patrimonial”.
Para realizar tais lançamentos manuais de ajuste deve se acessar o caminho no
módulo da contabilidade “Execução – Lançamento Patrimonial Manual”, como
mostra a figura abaixo
Nessa capa devemos inserir
apenas o valor do lançamento,
data e histórico.
Para escolhermos as contas
devemos clicar em “Item”. Que
será no próximo slide.
Entendendo como funciona o almoxarifado e os lançamentos
Solução em Gestão
Municipal
automáticos
e de ajustes
Na tela de lançamentos manuais está a possibilidade de fazermos qualquer
lançamento que envolve o PCASP, mas antes de fazermos os lançamentos de
ajuste do almoxarifado. Devemos saber qual conta desejamos Debitar e qual conta
desejamos Creditar.
A seguir faremos um resumo dos principais LCPs (Lançamentos Contábeis Patrimoniais)
Reclassificação de ativo: (quando uma conta na contabilidade está a maior do que
o almoxarifado e outra está a menor, devendo debitar a que deseja aumentar e
creditar a que deseja diminuir) LCP – 11047N
Valor do Almoxarifado Maior do que a Contabilidade, são possíveis dois
lançamentos:
1° Caso: Aumento de Ativos por VPA, tal lançamento irá representar um Crédito
em uma VPA, que será levada para o resultado. LCP – 14.182N.
2° Caso: Aumento de Ativos, devido Ajustes de Exercícios Anteriores, tal
lançamento deve movimentar diretamente a conta de PL, creditando a conta
2.3.7.1.1.03.00 – Ajuste de Exercícios Anteriores. LCP – 12.037N.
Entendendo
como
funciona
o almoxarifado e os lançamentos
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Gestão
Municipal
automáticos e de ajustes
Valor do Almoxarifado MENOR do que a Contabilidade, são possíveis dois
lançamentos:
1° Caso: diminuição do Ativos por VPD, tal lançamento irá representar um Débito
em uma VPD, que será levada para o resultado. LCP – 31.061N.
2° Caso: Diminuição de Ativos, devido Ajustes de Exercícios Anteriores, tal
lançamento deve movimentar diretamente a conta de PL, debitando a conta
2.3.7.1.1.03.00 – Ajuste de Exercícios Anteriores. LCP – 12.037N.
Observações: Como o próprio nome diz a conta de Ajuste de Exercícios Anteriores
deve ser usada apenas quando o acerte não referencia o Exercício Atual. Caso o
Ajuste representa dentro do Exercício devemos movimentar as contas de
Variações Patrimoniais.
A fonte para este tipo de lançamento pode ser a fonte 100, já que tais contas não
há necessidade de apurar por fonte.
Como Solução
Lançar o Consumo
do Material
para quem não utiliza o Módulo
em Gestão
Municipal
de Almoxarifado da SH3
Como sabemos o sistema realiza a grande maioria dos lançamentos envolvendo o PCASP de
forma automática. Para o reconhecimento dos materiais de consumo não é diferente. Quando
liquidamos qualquer despesa nos elementos de despesa 33XX30, 33XX32, 33XX62 o sistema
automaticamente registra o seguinte lançamento:
D – 1.1.5.6.1.XX.XX – Almoxarifado – Consolidação
C – 2.1.3.1.1.01.01 Fornecedores não Financiados a Pagar
Observação: todo Material de Consumo só é consumido no momento da sua utilização, como
não se utiliza o módulo de almoxarifado para dar a retirada desse material é necessário que se
faça o lançamento manual da VPD de todo matéria consumido.
Lançamento sugerido: LCP – 31.061N
D – 3.3.1.1.1.XX.XX – Material de Consumo (escolher a conta detalhada que
melhor atende)
C – 1.1.5.6.1.XX.XX - Almoxarifado – Consolidação (contas com saldo)