Criação de uma empresa de prestação de serviços de
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IETEC – INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PÓS-GRADUAÇÃO GESTÃO DE PROJETOS – Aperfeiçoamento Criação de uma empresa de prestação de serviços de gerenciamento de projetos Carlos Antonio Gati do Nascimento Estanislau Simon Rutkowski Hélio Lopes de Oliveira Filho Ricardo Fernandes Santos Silva Viviane Cota Braga Belo Horizonte, 17/01/09 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 2/78 nº 01 1. PROJETO CRIAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1.1 Sumário Este projeto tem como objetivo estruturar um organismo (escritório) para executar a atividade de gerenciamento de projetos. Ele comporá os recursos estruturais, computacionais, legais e humanos fundamentais para o desempenho das atividades deste tipo de seguimento. A abertura desta empresa vem da necessidade de um investidor que assumiu um contrato de prestação de serviços de gerenciamento de projetos. Para executar este planejamento ele terá que contar com uma estrutura de um escritório montado. Além de querer estar preparado para demandas futuras de trabalhos em gerenciamento de projetos. Para isso ele buscou no mercado uma equipe com o conhecimento em diversas áreas de atuação como a civil, eletroeletrônica, atuária – riscos, qualidade, estruturas metálicas para garantir que todos os recursos necessários serão avaliados de forma a atender a necessidade do negócio, assim como, ele irá avaliar a possibilidade de integrar a equipe atual do projeto em planos futuros de gerenciamento de projetos. Gerente do Projeto: Viviane Cota Braga Patrocinador: Hélio Lopes de Oliveira Filho Turma: 76 Grupo: 1 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 3/78 nº 01 2. AUTORES DO TRABALHO HÉLIO LOPES DE OLIVEIRA FILHO Experiência: Engenheiro Civil, pós-graduado, larga experiência em construção civil, participante ativo dos processos de planejamento, orçamento, aquisições, acompanhamento e construção efetiva de várias obras. Como diretor de empresas trabalhou também com gestão financeira e de contratos, e também, administração de pessoal. RICARDO FERNANDES SANTOS SILVA Experiência: Engenheiro Eletrônico, pós-graduado em gestão estratégica da informação, com mais de 12 anos de experiência na área de prestação de serviços em automação de escritórios, instalação e manutenção de equipamentos eletromecânicos. Atuação na gestão de pessoas e gestão administrativa com práticas em projetos na área de segurança, qualidade (ISO 9000), tecnologia da informação e treinamento, sendo como instrutor ou palestrante. CARLOS ANTÔNIO GATI DO NASCIMENTO Experiência: Físico, empresário do setor de venda de bens sobre encomendas e prestação de serviços de manutenção industrial. Consultor de empresas nas áreas de planejamento de produção e manufatura, além de instrutor de cursos da área industrial do IETEC. VIVIANE COTA BRAGA Experiência: Atuária, experiência na área financeira, planejamento estratégico, análise de investimentos e coordenação administrativa. Consultor em implantação de sistema de gestão da qualidade (ISO 9001). ESTANISLAU SIMON RUTKOWSKI Experiência: Engenheiro Químico, com mestrado (M.Sc.) em Engenharia de Materiais, vasta experiência em indústrias de grande porte, atualmente atua em indústria de produção de zinco, coordenando vários projetos, desde a concepção até o ‘start-up’, alguns já com a implantação concluída. Gerenciamento de projetos de pesquisa e de desenvolvimento de aços estruturais. Gerenciamento e implantação do sistema ERP Baan. Gerenciamento de todo suprimento de produção e planejamento da produção de indústria de refratários de grande porte. Gerenciamento de toda logística de transportes e distribuição de insumos na área da saúde do estado de Minas Gerais. Pag. 4/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 3. PROCESSO DE INICIAÇÃO DO PROJETO 3.1 PROJETO CRIAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 3.2 REQUISITOS QUE SATISFAZEM AS NECESSIDADES DO CLIENTE Espera-se na conclusão deste projeto uma unidade organizacional montada e estruturada que suporte a demanda esperada. Para isso serão considerados os aspectos em respeito a: • Estrutura física do escritório; • Estrutura humana, com especialistas nas diversas áreas propostas; • Estrutura computacional, com software e hardware direcionados à atividade de gestão de projetos; 3.3 NECESSIDADES DO NEGÓCIO O ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS surge da necessidade que o público leigo tem para o gerenciamento de projetos de seus empreendimentos de negócios. (civil, eletroeletrônica, atuaria – riscos, qualidade, estruturas metálicas). 3.4 OBJETIVOS DO PROJETO OU JUSTIFICATIVA DO PROJETO Ver item 1.1 3.5 GERENTE DO PROJETO Viviane Cota Braga - É uma pessoa acostumada com análises de viabilidade e riscos, além de demonstrar bom grau de organização e acompanhamento. Tem autoridade para dividir as tarefas entre os componentes do grupo, marcar reuniões e datas de entregas. 3.6 CRONOGRAMA DOS PRINCIPAIS MARCOS DO PROJETO Entrega da sala locada e reformas realizadas Legalização do escritório Equipamentos de software, hardware e mobiliário instalados MARCOS Entrega da sala locada e reformas realizadas Legalização do Escritório Equipamentos de software, hardware e mobiliário instalados Recursos humanos contratados e treinados Recursos humanos contratados e treinados Data 02/01/09 10/12/08 13/01/09 14/01/09 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 5/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 3.7 INFLUÊNCIAS DAS PARTES INTERESSADAS Patrocinador: Alta. Tem interesse em avaliar os aspectos da implantação de um escritório de gerenciamento de projeto, está disposto à investir seu tempo em conhecer os pontos positivos e negativos deste tipo de negócio. Gerente de projeto: Alta. Vê no desafio de planejar a estruturação de um negócio sua oportunidade. Demais Membros: Alta. Vêem-se com chances de aprimorar seus conhecimentos e realmente aplicar as técnicas de forma profissional. Mercado: Baixa. Ainda não conhecem este tipo de opção no mercado 3.8 ORGANIZAÇÃO DO PROJETO E SUA PARTICIPAÇÃO MEMBRO Gerente de Projeto Membros RESPONSABILIDADE Manter a organização do projeto, orientar os membros, e acompanhar as atividades/resultados em relação ao planejado. Levantar as informações necessárias para cada atividade, compilar os dados, fazer tabulação e apresentar os resultados. 3.9 PREMISSAS O imobilizado será restrito a móveis, hardware e software; O imóvel tenha sido locado; Um contrato de prestação de serviços tenha sido firmado; Existência de Público alvo de empresas e profissionais liberais com demandas em gestão de projetos nas áreas (civil, eletroeletrônica, atuaria – riscos, qualidade, estruturas metálicas); • A área comercial não faz parte da estrutura do escritório. • • • • 3.10 RESTRIÇÕES DO PROJETO • O custo de implantação não ser superior a R$55.000,00; • Ocorrência de rescisão do contrato do projeto que é base para este trabalho; • Inauguração do escritório em 14/01/09. Pag. 6/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 3.11 ORÇAMENTO DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE Captação do imóvel Contratação do imóvel Especificação instalações e decoração Contratação instalações e decoração Especificação do mobiliário Aquisição e contratação do mobiliário Especificação tecnológica da informação Aquisição e contratação de produtos e serviços tecnológicos da informação Captação de assessoria jurídica e contábil Contratação assessoria jurídica e contábil Regularização do escritório Captação de assessoria de RH Contratação de empresa especializada Recrutamento e seleção Efetivação de funcionários Treinamento Total VALOR 200,00 500,00 1.200,00 7.500,00 100,00 7.800,00 100,00 21.000,00 300,00 1.500,00 1.000,00 300,00 3.000,00 2.000,00 2.000,00 3.000,00 51.500,00 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 7/78 nº 01 4 – DECLARAÇÃO DE ESCOPO PRELIMINAR 4.1 PROJETO CRIAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 4.2 OBJETIVOS DO PRODUTO E DO PROJETO Ver item 3.4 4.3 CARACTERÍSTICAS E REQUISITOS DO PRODUTO OU SERVIÇO Escritório de gerenciamento de projetos bem localizado geograficamente, com corpo técnico qualificado e certificado em gestão de projetos, equipamentos e infra-estrutura adequados. Este escritório montado em um conjunto de salas com a seguinte distribuição: - Sala de operações, recepção, reunião e copa. Infra-estrutura prevista com mesas de trabalho, computadores pessoais, servidor de arquivos/Internet, armários, mesa para reunião para oito pessoas e copa montada. Recursos humanos previstos tais como, especialistas nas áreas de atuação do negócio (civil, eletroeletrônica, atuária – riscos, qualidade, estruturas metálicas), recepcionista/secretária e copeira. 4.4 CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO PRODUTO • As especificações serão aceitas desde que atenda os detalhamentos mínimos previstos para o produto. • As empresas captadas pela equipe de projeto para fornecimento de materiais ou serviços terão que apresentarem-se como aprovadas nos critérios observados. • Todos os contratos deverão ser registrados em cartório • O projeto de layout deverá ser submetido ao Sponsor para aprovação • Na captação a listagem deverá conter no mínimo três empresas selecionadas, contendo informações adicionais sobre a empresa (principais clientes e segmentos, principais fornecedores, balanço) • Para os serviços de instalações e entregas de materiais terão que ter as notas fiscais conforme especificações. • Documentos como "CNPJ", "Inscrição Estadual", "Inscrição Municipal", "Alvará de Funcionamento" com situação de cadastro "ativo" e vigência mínima de 1 ano. • Autorizações para impressão de documentos fiscais. • Os recursos humanos contratados deverão estar com a carteira de trabalho e contrato de trabalho assinados. • Exame admissional com resposta “apto”. • 90% de aproveitamento nos treinamentos executados. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 8/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 4.5 LIMITES DO PROJETO • A responsabilidade do projeto quanto à manutenção dos produtos e serviços extingue-se à medida que as entregas dos produtos forem ocorrendo; • Documentação registrada e aprovada por assessoria contratada; • Contratos de locação/serviços registrados; • Mobiliário entregue e instalado; • Rede de computadores e telefonia operando; • Recursos humanos contratados e treinados; • Modelos de contratos estruturados; • O investidor poderá planejar sua manutenção conforme controle de prazos previstos até a entrega do projeto. 4.6 ENTREGAS E REQUISITOS DO PROJETO • • • • • Sala de escritório mobiliada e preparada para funcionamento; Rede computacional instalada e operando; Registro fiscal da empresa concluído e documentação legal; Corpo técnico e de apoio contratado e devidamente treinado; Empresas de assessorias captadas e contratadas. 4.7 PREMISSAS DO PROJETO Ver item 3.9 4.8 RESTRIÇÕES DO PROJETO Ver item 3.10 4.9 ORGANIZAÇÃO INICIAL DO PROJETO 4.10 RISCOS INICIAIS DEFINIDOS • Não encontrar um imóvel no padrão definido atrasando o início das atividades; • Atrasos na regularização junto aos órgãos competentes; • Os recursos humanos não atenderem às expectativas intelectuais assumidas no propósito de escopo; PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 • Rescisão do contrato firmado; • Inviabilidade financeira (valor de implantação superior ao limite estabelecido); • Não atender o prazo definido para a inauguração do escritório. 4.11 MARCOS DO CRONOGRAMA Ver item 3.6 4.12 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO INICIAL (EAP) ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1 Salas (locadas) 1.1 Contrato 1.1.1 Captação do imóvel. 1.1.2 Contração do aluguel do imóvel. 1.2 Reforma 1.2.1 Especificações da decoração e instalações. 1.2.2 Contratação da decoração e instalações. 2 Mobiliário / Equipamentos 2.1 Mobiliário 2.1.1 Especificação do mobiliário. 2.1.2 Contratação e aquisição de mobiliário. 2.2 Recursos computacionais 2.2.1 Especificação das tecnologias da informação. 2.2.2 Aquisição e contratação de produtos e serviços da tecnologia da informação. 3 Legalização do Escritório 3.1 Captação de Assessoria Contábil e Jurídica 3.2 Contratação de assessoria 3.3 Regularização do escritório 4 Contratação e treinamento de Pessoal 4.1 Recrutamento e Seleção 4.1.1 Captação de assessoria de RH. 4.1.2 Contratação de empresa especializada. 4.1.3 Recrutamento e seleção. 4.2 Efetivação do funcionário 4.3 Treinamento 4.13 ESTIMATIVAS APROXIMADAS DE CUSTO Ver item 3.11 Pag. 9/78 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 10/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 4.14 REQUISITOS DE GERENCIAMENTO DE CONFIGURAÇÃO DO PROJETO O controle de mudanças será gerenciado pelo comitê de gerenciamento de mudanças, que terá como função receber e avaliar todas as solicitações de mudanças feitas ao projeto quanto à alteração do escopo, prazo, interferências a qualidade final do projeto, ou a qualquer demanda de ordem legal. Estas solicitações serão feitas por meio de formulários específicos ou por meio dos resultados das avaliações das entregas dos produtos ou cada a fim de processo, marcos estipulados no cronograma. A cada reunião do comitê de gerenciamento de mudanças serão analisadas as demandas relativas a qualquer alteração no projeto, devendo este comitê emitir parecer de aceitação ou rejeição das solicitações, como também, elaborar os procedimentos de para execução das solicitações aprovadas, emitir comunicado aos principais envolvidos e designar qual membro do projeto irá implementá-las. Após a conclusão das implementações aprovadas o membro da equipe responsável pelas mesmas, deverá comunicar a finalização das atividades ao Comitê de Gerenciamento de Mudanças, para nova avaliação dos resultados obtidos, cabendo a estes o devido encerramento e registro das solicitações de mudança. 4.15 REQUISITOS DE APROVAÇÃO • • • • • • Imóvel liberado para funcionamento; Móveis adquiridos e instalados; Equipamentos e Softwares instalados; Legalização (documentos); Recursos Humanos contratados; Portifólios definidos PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 11/78 nº 01 5. PLANO DO PROJETO 5.1 PLANO DE ESCOPO 5.1.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO O plano detalhado de escopo será desenvolvido a partir da decomposição do nosso projeto em produtos a serem entregues. Estes produtos serão discutidos pela equipe de colaboradores e abertos em forma de EAP até os pacotes de trabalho, último nível da EAP, que serão utilizados como base para o planejamento do escopo, assim como, marcos necessidades de controle, detalhamento, acompanhamento e obtenção do aceite. Quando o grupo avaliar que não tem conhecimento suficiente para detalhar qualquer etapa da EAP, ele poderá acionar um especialista na área para melhor entendimento e solução. Para contratação e contato com os especialistas, antes os interessados nesta forma de consultoria externa deverão solicitar autorização, primeiramente, ao Gerente de Projeto. As verificações e as aceitações formais das entregas do projeto terão como base as datas e os critérios definidos na autorização de trabalho de cada pacote de trabalho (dicionário da EAP). Neste momento, quando percebido uma não-conformidade do produto, o responsável pelo pacote deverá apresentar um plano de correção. Caso haja impacto considerável nos custos, prazos e escopo do projeto, devendo-se ser aberto pelo responsável do pacote de trabalho uma solicitação de pedido de mudança, conforme descrito no item 5.1.2.14. O controle de mudanças será gerenciado pelo comitê de gerenciamento de mudanças, que terá como função receber e avaliar todas as solicitações de mudanças feitas ao projeto quanto à alteração do escopo, prazo, interferências a qualidade final do projeto, ou a qualquer demanda de ordem legal. Estas solicitações serão feitas por meio de formulários específicos ou por meio dos resultados das avaliações das entregas dos produtos ou cada a fim de processo, marcos estipulados no cronograma. A cada reunião do comitê de gerenciamento de mudanças serão analisadas as demandas relativas a qualquer alteração no projeto, devendo este comitê emitir parecer de aceitação ou rejeição das solicitações, como também, elaborar os procedimentos de para execução das solicitações aprovadas, emitir comunicado aos principais envolvidos e designar qual membro do projeto irá implementá-las. Após a conclusão das implementações aprovadas o membro da equipe responsável pelas mesmas, deverá comunicar a finalização das atividades ao Comitê de gerenciamento de mudanças, para nova avaliação dos resultados obtidos, cabendo a estes o devido encerramento e registro das solicitações de mudança. Pag. 12/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 FORMULÁRIO DE PEDIDO DE MUDANÇA DE ESCOPO SOLICITANTE SETOR DATA DESCRIÇÃO DA MUDANÇA MOTIVO DA MUDANÇA PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA IMPACTO Programação do projeto Custo Documentos técnicos ALTERAÇÃO NOS TERMOS DE GARANTIA AVALIAÇÃO DO PEDIDO DE MUDANÇA DO ESCOPO ( ) Aprovado ( ) Reprovado Avaliador Data da Avaliação nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 13/78 nº 01 5.1.2 PLANO DE DEFINIÇÃO DO ESCOPO 5.1.2.1 OBJETIVOS DO PROJETO Ver item 1.1 5.1.2.2 DESCRIÇÃO DO ESCOPO DO PRODUTO O produto “Escritório de gerenciamento de projetos” é estruturado desde a captação e reforma do imóvel, compra e instalação de todos os recursos computacionais, legalização e ainda a captação e treinamento de recursos humanos necessários. Para tanto, serão necessárias captações de empresas no mercado em todas as etapas. Serão estabelecidos critérios para avaliação por tipo de serviço prestado. As empresas indicadas serão justificadas por meio de laudos de aprovação. Todos os serviços/materiais serão especificados detalhadamente para emissão de carta proposta. Nos recursos computacionais o escopo compreenderá também instalações, controle de prazos de entrega e conferência dos serviços e materiais adquiridos. Os recursos humanos serão recrutados, selecionados por empresas especializadas e treinados para compor a empresa no momento da iniciação dos seus serviços. Para abertura da empresa legalmente serão contratadas assessorias para orientação e tramitação das etapas necessárias. A empresa estará legalizada no âmbito jurídico e contábil para inicio das atividades. Etapas vencidas o escopo compreenderá toda a estrutura física e humana necessária para a iniciação de uma empresa de gerenciamento. 5.1.2.3 REQUISITOS DO PROJETO A equipe de projeto deve conhecer as necessidades de um escritório de gerenciamento de projetos para conduzir as propostas de produtos. • Sala de escritório mobiliada e preparada para funcionamento; • Rede computacional instalada e operando; • Registro fiscal da empresa concluído e documentação legal; • Corpo técnico e de apoio contratado e devidamente treinado; • Empresas de assessorias captadas e contratadas. Os custos, tais como aluguel, água e luz no percorrer da execução do projeto não estarão inclusos no planejamento do projeto. A manutenção do imóvel, recursos computacionais e recursos humanos serão desmobilizados do projeto a cada entrega. 5.1.2.4 LIMITES DO PROJETO Ver item 4.5 5.1.2.5 ENTREGAS DO PROJETO Ver item 4.6 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 14/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 5.1.2.6 CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO PRODUTO Ver item 4.4 5.1.2.7 RESTRIÇÕES DO PROJETO Ver item 3.9 5.1.2.8 PREMISSAS DO PROJETO Ver item 3.10 5.1.2.9 ORGANIZAÇÃO INICIAL DO PROJETO 5.1.2.10 RISCOS INICIAIS DEFINIDOS • Não encontrar um imóvel no padrão definido atrasando o início das atividades; • Atrasos na regularização junto aos órgãos competentes; • Os recursos humanos não atenderem às expectativas intelectuais assumidas no propósito de escopo; • Rescisão do contrato firmado; • Inviabilidade financeira (valor de implantação superior ao limite estabelecido); • Não atender o prazo definido para a inauguração do escritório. 5.1.2.11 MARCOS DO CRONOGRAMA INICIAL DO PROJETO Ver item 3.6 5.1.2.12 INCLUSÕES E EXCLUSÕES DO ESCOPO Inclusões do escopo: • Documentação registrada e aprovada por assessoria contratada; • Contratos de locação/serviços registrados; • Mobiliário entregue e instalado; • Rede de computadores e telefonia operando; • Recursos humanos contratados e treinados; nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 15/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Exclusões do escopo: • Definição e elaboração de metodologias, procedimentos e instruções de trabalho; • Captação de clientes; • Estruturação da área comercial. 5.1.2.13 ESTIMATIVAS DE CUSTO Ver item 3.11 5.1.2.14 REQUISITOS DE GERENCIAMENTO DAS MUDANÇAS / HIERARQUIA DE APROVAÇÃO • Comunicação de todos envolvidos no projeto quanto às definições do escopo e responsabilidades de cada participante do projeto; • Definição dos procedimentos de gerenciamento das mudanças do projeto, assim como, dos responsáveis pela avaliação das mesmas e as datas de reunião para avaliação das solicitações de mudança; • Comunicação e treinamento de todos os envolvidos no projeto quanto os procedimentos de monitoramento e solicitações de mudanças do projeto; • Preenchimento do formulário de solicitação de mudanças; • Avaliação das solicitações de mudança e sua respectiva aprovação ou arquivamento; • Planejamento e adoção das medidas relativas às solicitações de mudanças propostas; • Implementação final das mudanças; e • Registro definitivo de todo processo de cada solicitação de mudança. 5.1.2.15 ESPECIFICAÇÕES DO PROJETO, REQUISITOS DE APROVAÇÃO • • • • • • • • • • • • • O tempo para o planejamento e execução extingue-se em 17/01/08. Equipe formada por 5 profissionais. Limite pré-determinado de investimento As especificações serão aceitas desde que atenda os detalhamentos mínimos previstos para o produto. As empresas captadas pela equipe de projeto para fornecimento de materiais ou serviços terão que apresentarem-se como aprovadas nos critérios observados. Todos os contratos deverão ser registrados em cartório O projeto de ‘lay-out’ deverá ser submetido ao patrocinador para aprovação Na captação a listagem deverá conter no mínimo três empresas selecionadas, contendo informações adicionais sobre a empresa (principais clientes e segmentos, principais fornecedores, balanço) Para os serviços de instalações e entregas de materiais terão que ter as notas fiscais conforme especificações. Documentos como "CNPJ", "Inscrição Estadual", "Inscrição Municipal", "Alvará de Funcionamento" com situação de cadastro "ativo" e vigência mínima de 1 ano. Autorizações para impressão de documentos fiscais. Os recursos humanos contratados deverão estar com a carteira de trabalho e contrato de trabalho assinados. Exame admissional com resposta ‘apto’. Pag. 16/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 • 90% de aproveitamento nos treinamentos executados. 5.1.3 CRIAÇÃO DA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) Ver item 4.12 Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 5 dias Dicionário da EAP Autorização de trabalho Pacote de trabalho Captação do Imóvel Data de conclusão 31/10/08 Data de Emissão 06/10/08 Orçamento 200,00 Responsável Hélio Lopes Assinatura Descrição do Pacote de trabalho: Especificar o tipo de imóvel o qual será captado. Captar imóvel conforme especificação. Pesquisar no mercado, empresas que fazem a captação de imóveis. Escolher 3 nas opções da pesquisa para conhecer por meio de visita. Listar reformas necessárias. Produtos do pacote de trabalho: Especificação do imóvel a ser captado. Lista de imóveis/imobiliárias com no mínimo 3 opções Critério de aceitação: Especificação com os detalhamentos mínimos para identificação do produto a ser captado (Preço, dimensão, localização). Lista de imóveis está relacionada com a demanda especificada. Observações: Há preferência por imóvel próximo ao Anel Rodoviário que permita acesso rápido aos clientes e aeroporto. Interdependências: Não há Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 5 dias Pacote de trabalho Data de Contratação do aluguel do imóvel Emissão 06/10/08 Data de conclusão Orçamento 07/11/08 500,00 Responsável Hélio Lopes Assinatura Descrição do Pacote de trabalho: Selecionar imóvel a partir da listagem apresentada. Justificar escolha por meio de critérios de peso. Providenciar documentação necessária para a contratação (O contrato de aluguel será feito em nome de um dos sócios). Assinar contrato. Produtos do pacote de trabalho: Indicação com laudo justificando a escolha. Contrato assinado. Critério de aceitação: O laudo de justificativa da escolha deverá, no caso da empresa escolhida, estar aprovado quantos aos requisitos mínimos esperados. O contrato deverá estar registrado em cartório. Observações: Interdependências Captação do imóvel PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 17/78 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Pacote de trabalho Espec. Instalações Decoração Projeto Data de Responsável Escritório de Gerenciamento de Hélio Lopes Emissão 06/10/08 Projetos Duração Data de conclusão Orçamento Assinatura 10 dias 21/11/08 1.200,00 Descrição do Pacote de trabalho: Especificar rede de aterramento, rede elétrica, instalação hidráulica, fechadura tetra-chave na porta principal, divisórias, cortinas e luminárias. Elaborar projeto e submetê-lo a aprovação do conselho. Produtos do pacote de trabalho: Projeto de reforma e memorial descritivo. Critério de aceitação: Projeto estar dentro das expectativas do patrocinador. Assinatura de aprovação Observações: Interdependências Contratação de aluguel do imóvel. Dicionário da EAP Autorização de trabalho Data de Responsável Projeto Pacote de trabalho Hélio Lopes Escritório de Gerenciamento de Emissão Contratação Instalações 06/10/08 Projetos Decoração Duração Data de conclusão Orçamento Assinatura 30 dias 02/01/09 7.500,00 Descrição do Pacote de trabalho: Encaminhar projeto para empresas dos ramos especificados. Avaliar por meio de um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos e identificando a empresa vencedora e vice. Escolher uma delas para cada tipo de seguimento e contratar serviço material necessário à reforma. Assinar contratos. Registrar Contratos Produtos do pacote de trabalho: Relatório de análise comparativa. Quadro comparativo com pesos e resultado vencedor e vice. Contrato assinado. Critério de aceitação: Quadro comparativo devidamente preenchido com notas e pesos. Contrato de prestação de serviço assinado e registrado no cartório. Observações: Explicitar os motivos das notas/pesos atribuídos. Interdependências Especificação de instalações e decoração. Pag. 18/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração: 3 dias Pacote de trabalho Especificação do Mobiliário Data de Emissão 06/10/08 Orçamento R$100,00 Responsável Ricardo Fernandes Assinatura Data de Emissão 06/10/08 Orçamento R$7.800,00 Responsável Ricardo Fernandes Assinatura Data de conclusão 12/11/09 Descrição do Pacote de trabalho: Especificar os móveis de acordo com o ‘lay-out’ definido na decoração, respeitando os aspectos relacionados ao conforto, ergonomia e estética. Serão mobiliados os seguintes ambientes: recepção, sala operacional, sala de reunião e copa. Produtos do pacote de trabalho: Listagem com os móveis a serem adquiridos com as suas respectivas especificações. Critério de aceitação: Listagem dos móveis devidamente preenchidas com as especificações e quantidades correspondentes. Observações: Interdependências: Entrega do ‘lay-out’ da decoração. Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração: 40 dias Pacote de trabalho Contratação e Aquisição do Mobiliário Data de conclusão 09/01/09 Descrição do Pacote de trabalho: Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de mobiliário. Usar como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial. Das 5 empresas selecionadas será nomeada a vencedora, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Produtos do pacote de trabalho: - Listagem de empresas especializadas; - Listagem das 5 empresas selecionadas; - 5 propostas comerciais; - Definição da empresa fornecedora; -Nota Fiscal de compra; e Mobiliário. Critério de aceitação: A listagem de empresas especializadas contendo o mínimo 8 empresas e dados cadastrais preenchidos (nome, endereço e tempo de fundação); - A listagem das 5 empresas selecionadas, contendo informações adicionais sobre a empresa (principais clientes e segmentos, principais fornecedores, balanço); - Apresentação das 5 propostas selecionadas devidamente preenchidas. Apresentação da planilha de critérios de seleção e o nome da empresa vencedora do processo. Nota fiscal de compra do mobiliário, de entrega e instalação do mobiliário. Observações: Interdependências: Entrega da especificação do mobiliário e entrega da reforma e decoração do escritório PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 19/78 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração: 5 dias Pacote de trabalho Data de Responsável Ricardo Especificação Técnica de Emissão 06/10/08 Fernandes Informática Data de conclusão Orçamento Assinatura R$100,00 14/11/09 Descrição do Pacote de trabalho: Especificar todos os produtos e serviços relacionados com a tecnologia da informação, de acordo com os seguintes grupos de produto/serviço: - Hardwares dos ‘notebooks’, servidor, ‘desktops’ e aparelhos telefônicos; - Softwares, como sistemas operacionais e aplicativos relacionados com a atividade do escritório; - Serviços de servidor de internet, provedor de internet, servidor de e-mail, servidor de hospedagem de site, telefonia e prestador de suporte e manutenção de computadores. Tendo como referência as demandas de cada usuário e a perspectiva de avanços tecnológicos nos próximos 3 anos. Produtos do pacote de trabalho: Listagem com os produtos e serviços relacionados a tecnologia da informação a serem adquiridos e/ou contratados com as suas respectivas especificações. Critério de aceitação: Listagem dos produtos e serviços relacionados a tecnologia da informação a serem adquiridos e/ou contratados, devidamente preenchida com as especificações e quantidades correspondentes. Observações: Interdependências: PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 20/78 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Pacote de trabalho Data de Responsável Escritório de Gerenciamento de Ricardo Contratação e Aquisição de Emissão Projetos 06/10/08 Fernandes Produtos e serviços da Tecnologia da Informação Duração: Data de conclusão: Orçamento Assinatura 40 dias R$21.000,00 13/01/09 Descrição do Pacote de trabalho: Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de produtos e prestação de serviços relacionados com a Tecnologia da Informação. Usaremos como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial, para cada grupo de produtos/serviços. Das empresas selecionadas, será nomeada a vencedora de cada grupo de produtos/serviços, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: Referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Produtos do pacote de trabalho: Serão produtos destes trabalhos: - Listagem de empresa especializada; Listagem das 5 empresas selecionada em cada grupo de produto/serviço; - 5 propostas comerciais para cada grupo de produto/serviços; - Definição da empresa fornecedora de cada grupo de produto/serviço; - Notas fiscais de compra e/ou contratos de prestação de serviço; - Disponibilidade dos recursos hardware, software e dos serviços contratados. Critério de aceitação: A listagem de empresas especializadas contendo o mínimo 8 empresas e dados cadastrais preenchidos (nome, endereço e tempo de fundação) para cada grupo de produto/serviço; - A listagem das 5 empresas selecionadas, contendo informações adicionais sobre a empresa (principais clientes e segmentos, principais fornecedores, balanço) para cada grupo de produto/serviço; - Apresentação das 5 propostas selecionadas devidamente preenchidas, para cada grupo de produto/serviço. Apresentação da planilha de critérios de seleção e o nome da empresa vencedora do processo para cada grupo de produto/serviço. Nota fiscal de compra dos produtos ou contratos de prestação de serviço, entrega e instalação dos produtos e/ou disponibilidade dos serviços contratados. Observações: Interdependências: Entrega da listagem com especificação dos produtos/serviços, entrega do Mobiliário. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 21/78 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto: Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração: 5 dias Pacote de trabalho: Data de Responsável: Carlos Gati Captação de assessoria contábil Emissão: 06/10/08 e jurídica Data de conclusão: Orçamento: Assinatura: R$300,00 31/10/08 Descrição do Pacote de trabalho: Pesquisar no mercado empresas especializadas em assessoria e prestação de serviços contábeis e jurídicos para formalizar e regular o escritório de gerenciamento de projetos. Usaremos como fonte de pesquisa a entidade de classe, indicações de parceiros, publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial e técnica. Produtos do pacote de trabalho: Serão produtos deste trabalho: - Listagem de empresas especializadas; Listagem das 5 empresas selecionadas; - 5 propostas técnico-comercial. Critério de aceitação: Serão aceitos os produtos, estando: - A listagem de empresas especializadas contiver no mínimo 8 empresa, dados cadastrais (nome, endereço, tempo de fundação, etc..) preenchidos; - A listagem das 5 empresas selecionadas, contiver informações adicionais sobre a empresa (principais clientes e segmentos, principais fornecedores, balanço) e justificativa da seleção; - As cinco propostas técnicocomerciais, contiver escopo de trabalho, prazos de execução, valores dos serviços, condições de pagamento. Observações: Priorizar por empresa na região de instalação do escritório, para facilitar a logística de trabalho. Interdependências: nenhuma Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto: Pacote de trabalho: Data de Responsável: Escritório de Gerenciamento de Carlos Gati Contratação de assessoria Emissão: Projetos 06/10/08 contábil e jurídica Duração: Data de conclusão: Orçamento: Assinatura: 3 dias R$1.500,00 03/11/08 Descrição do Pacote de trabalho: Avaliar cada proposta técnico-comercial identificando os aspectos de clareza do escopo, condições de trabalho, prazos e requisitos, além dos parâmetros de investimentos. Gerar um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos e identificando a empresa vencedora e vice. Promover rodada de negociações (comerciais) com as duas melhores classificadas. Escolher uma delas e firmar contrato de prestação de serviços de assessoria jurídico-contábil. Produtos do pacote de trabalho: Relatório de análise comparativa; - Quadro comparativo com pesos e resultado vencedor e vice; - Ata das rodadas de negociações (comercial); - Contrato de prestação de serviços jurídico-contábil assinado. Critério de aceitação: Quadro comparativo devidamente preenchido com notas/pesos; - Ata de negociações com valores iniciais, valor objetivo e valor negociado; - Contrato de prestação de serviço assinado e reconhecido. Observações: Explicitar os motivos das notas/pesos atribuídos. Interdependências: Processo de captação Pag. 22/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Projeto: Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração: 25 dias data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Pacote de trabalho: Regularização do escritório Data de Emissão: 06/10/08 Orçamento: R$1.000,00 nº 01 Responsável: Carlos Gati Data de conclusão: Assinatura: 10/12/08 Descrição do Pacote de trabalho: A empresa contratada deverá relacionar a documentação necessária dos sócios para a formalização da empresa. Entrará com os dados no sistema da Receita Federal para protocolo do pedido de registro. Este protocolo está interligado aos três níveis de governo (Federal, Estadual e Municipal). Com os documentos "físicos" devidamente preenchidos e assinados, deverá encaminhar à Junta Comercial da região para a validação dos dados e efetivação. Com esta efetivação o Órgão Federal (Receita) emitirá o registro de pessoa jurídica - CNPJ, o órgão estadual (Receita) expedirá a inscrição estadual (IE) e permissão para impressão de documento fiscal (NF série única). A esfera municipal demandará da presença no seu órgão para providencias do alvará de funcionamento. Estando o alvará liberado, o registro é confirmado e a permissão para impressão do documento fiscal é emitida. Produtos do pacote de trabalho: - Protocolo de registro da empresa; - Liberação do CNPJ (Federal); Liberação da Inscrição Estadual (Estado); - Permissão para impressão do documento fiscal; - Liberação do alvará de funcionamento; - Liberação da Inscrição Municipal (Município); - Permissão para impressão do documento fiscal. Critério de aceitação: - Documentos "CNPJ", "IE", "IM", "Alvará de Funcionamento" com situação de cadastro "ativo" e vigência mínima de 1 ano; - Autorizações para impressão de documentos fiscais. Observações: Avaliar a necessidade de emissão de NF série única. Interdependências: Contratação de assessoria. Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 10 dias Dicionário da EAP Autorização de trabalho Pacote de trabalho Captação de asssessoria RH Data de Responsável Viviane Braga Emissão 06/10/08 Data de conclusão Orçamento Assinatura 14/11/08 300,00 Descrição do Pacote de trabalho: Pesquisar no mercado empresas do ramo. Selecionar as 3 melhores do mercado. Marcar entrevista com as 3 para entender os parâmetros de trabalho de cada prestador de serviço. Utilizar indicação como fator de peso para contratação. Produtos do pacote de trabalho: Ranking das 10 melhores empresas. Laudos de entrevista. Indicação da proposta aprovada e uma vice. Critério de aceitação: Ranking estruturado em ordem decrescente de valor. Relatório indicando aprovação nos mínimos considerados para indicação da empresa contratada. Observações: Interdependências - Não Existe Pag. 23/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 5 dias Pacote de trabalho Contratação da Empresa - RH Data de conclusão 21/11/08 Data de Emissão 06/10/08 Orçamento 3.000,00 Responsável Viviane Braga Assinatura Descrição do Pacote de trabalho: Elaboração do contrato de prestação de serviços junto com a assessoria jurídica com os aspectos estabelecidos na proposta aprovada. Produtos do pacote de trabalho: Contrato de prestação de serviços assinado e registrado em cartório. Critério de aceitação: Registro em cartório Observações: Interdependências - Captação de assessoria de RH e Contratação de Assessoria Jurídica Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 10 dias Pacote de trabalho Recrutamento e seleção Data de Responsável Viviane Braga Emissão 06/10/08 Data de conclusão Orçamento Assinatura 05/12/2008 2.000,00 Descrição do Pacote de trabalho: Especificar as funções para recrutamento. A empresa contratada deverá buscar no mercado, profissionais que se adeqüem ao perfil solicitado. Selecionar 3 candidatos por meio de entrevista e testes. Produtos do pacote de trabalho: Especificação das funções. Indicação de 3 funcionários para cada vaga. Critério de aceitação: As indicações terão que atender as caracteristicas míninas determinadas em contrato para cada vaga. Observações: Interdependências: Contratação da assessoria de RH Pag. 24/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 3 dias Pacote de trabalho Efetivação do funcionário Data de conclusão 06/01/09 Data de Emissão 06/10/08 Orçamento 2.000,00 Responsável Viviane Braga Assinatura Descrição do Pacote de trabalho: Avaliar melhor candidato das 3 opções apresentada à empresa. Encaminhar candidato escolhido para exames médicos e solicitar documentos necessários para efetivação. Assinar contrato/carteira de trabalho. Produtos do pacote de trabalho: Carteira de trabalho e contrato assinados e exame admissional. Critério de aceitação: Carteira de trabalho assinada pela empresa e contrato assinado pelo funcionário. Exame admissional com resposta ‘apto’. Observações: Interdependências Dicionário da EAP Autorização de trabalho Projeto Escritório de Gerenciamento de Projetos Duração 6 Pacote de trabalho Treinamento Data de conclusão 14/01/09 Data de Emissão 06/10/08 Orçamento 3.000,00 Responsável Viviane Braga Assinatura Descrição do Pacote de trabalho: Levantar as necessidades de treinamento para cada cargo. Treinar funcionários conforme as necessidades. Caso necessário treinamentos externos, solicitar captação das empresas juntamente à assessoria de RH. Realização dos treinamentos. Emissão de certificações de conclusão. Produtos do pacote de trabalho: Levantamento da necessidade de treinamentos e certificados de treinamentos. Critério de aceitação: 90% de aproveitamento nos treinamentos. Observações: Interdependências: Efetivação do funcionário PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 25/78 nº 01 5.2 - PLANEJAMENTO DO TEMPO 5.2.1 – DEFINIÇÃO DE ATIVIDADES 1 Salas (locadas) 1.1 Contrato 1.1.1 Captação do imóvel (3.1.1.1) Especificar o tipo de imóvel o qual será captado. Captar imóvel conforme especificação. Pesquisar no mercado, empresas que fazem a captação de imóveis. Escolher três, nas opções da pesquisa, para conhecer por meio de visita. Listar reformas necessárias em cada uma das escolhidas. Responsável: Hélio Predecessoras: NT (Não Tem) Datas e marcos: Início 27/10/08 1.1.2 Contração do aluguel do imóvel (3.1.1.2) Selecionar imóvel a partir da listagem apresentada. Justificar escolha por meio de critérios de peso. Providenciar documentação necessária para a contratação. Assinatura do contrato. Responsável: Hélio Predecessoras: 1.1.1 Capitação do Imóvel Datas e marcos: Início 07/11/08 1.2 Reforma 1.2.1 Especificações da Decoração e Instalações (3.1.2.1) Especificar, quantificar e projetar necessidades de reforma, ampliação ou instalação de redes de aterramento, elétrica, telefonia e TI. Revisar instalações hidráulicas. Verificar segurança do local. Se for o caso instalar fechadura tetra-chave na porta principal. Verificar e quantificar divisórias, cortinas e luminárias. Elaborar projeto (lay-out) e submetê-lo a aprovação do conselho. Responsável: Hélio Predecessoras: 1.1.2 Contratação do imóvel Datas e marcos: Início 10/11/08 1.2.2 Contratação da decoração e instalação (3.1.2.2) Encaminhar projeto e solicitar orçamento para empresas dos ramos especificados. Avaliar por meio de um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos. Identificar a empresa vencedora e vice. Escolher uma delas para cada tipo de seguimento e contratar serviço, incluindo mão de obra e materiais, necessários às reformas. Assinar contratos. Registrar Contratos. Acompanhar execução das etapas. Receber as etapas conforme. Em caso de não conformidade, solicitar ao contratado os reparos para a conformidade. Emitir documento descrevendo cada um dos serviços executados, seus responsáveis e os respectivos custos. Responsável: Hélio Predecessoras: 1.2.1 Especificação de decoração e instalações Datas e marcos: Início 24/11/08 2 Mobiliário / Equipamentos 2.1 Mobiliário 2.1.1 Especificação do mobiliário (3.2.1.1) Especificar os móveis de acordo com o ‘lay-out’ definido na decoração, respeitando os aspectos relacionados ao conforto, ergonomia e estética. Serão mobiliados os seguintes ambientes: recepção, sala operacional, sala de reunião e copa. Submeter especificação ao conselho. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 26/78 nº 01 Responsável: Ricardo Predecessoras: 1.1.2 Contratação do imóvel Datas e marcos: Início 10/11/08 2.1.2 Contratação e Aquisição de Mobiliário (3.2.1.2) Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de mobiliário. Usar como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas cinco empresas para apresentação de proposta comercial. Das cinco empresas selecionadas, uma será nomeada vencedora, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, fidelidade à especificação, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Instalação se dará após a conclusão das reformas necessárias, item 1.2.2. Responsável: Ricardo Predecessoras: 2.1.1 Especificação do mobiliário. Esta tarefa só termina cinco dias após a tarefa 1.1.2 Contratação e instalação de decoração. Datas e marcos: Início 19/11/08 2.2 Recursos computacionais 2.2.1 Especificação das tecnologias da informação (3.2.2.1) Especificar todos os produtos e serviços relacionados com a tecnologia da informação, de acordo com os seguintes grupos de produto/serviço: - Hardwares dos notebooks, servidor, desktops e aparelhos telefônicos; - Softwares, como sistemas operacionais e aplicativos relacionados com a atividade do escritório; - Serviços de servidor de internet, provedor de internet, servidor de e-mail, servidor de hospedagem de site, telefonia e prestador de suporte e manutenção de computadores. Tendo como referência as demandas de cada usuário e a perspectiva de avanços tecnológicos nos próximos três anos. A especificação será submetida ao conselho para aprovação. Responsável: Ricardo Predecessoras: 1.1.2 Contratação do imóvel. Datas e marcos: Início 10/11/08 2.2.2 Aquisição e contratação de produtos e serviços da tecnologia da informação (3.2.2.2) Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de produtos e prestação de serviços relacionados com a Tecnologia da Informação. Usaremos como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas cinco empresas para apresentação de proposta comercial, para cada grupo de produtos/serviços. Das empresas selecionadas será nomeada a vencedora de cada grupo de produtos/serviços, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: Referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Será firmado contrato com as empresas de prestação de serviços. Responsável: Ricardo Predecessoras: 2.2.1 Especificação das tecnologias de informação. Datas e marcos: Início em 19/11/08. Esta tarefa só termina dois dias após a tarefa 2.1.2 Contratação e aquisição de mobiliário. 3 Legalização do Escritório 3.1 Captação de Assessoria Contábil/Jurídica (4.1) Pesquisar no mercado empresas especializadas em assessoria e prestação de serviços contábeis e jurídicos para formalizar e regular o escritório de gerenciamento de projetos. Usaremos como fonte de pesquisa a entidade de classe, indicações de parceiros, publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas cinco empresas para apresentação de proposta comercial e técnica. Responsável: Gati PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 27/78 nº 01 Predecessoras: Não tem Datas e marcos: Início 27/10/08 3.2 Contratação de assessoria (4.2) Avaliar cada proposta técnico-comercial identificando os aspectos de clareza do escopo, condições de trabalho, prazos e requisitos, além dos parâmetros de investimentos. Gerar um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos e identificando a empresa vencedora e vice. Promover rodada de negociações comerciais com as duas melhores classificadas. Escolher uma delas e firmar contrato de prestação de serviços de assessoria jurídico-contábil. Responsável: Gati Predecessoras: 3.1 Captação de assessoria jurídico e contábil. Datas e marcos: Início 03/11/08 3.3 Regularização do escritório (4.3) A empresa contratada deverá relacionar a documentação necessária dos sócios para a formalização da empresa. Entrará com os dados no sistema da Receita Federal para protocolo do pedido de registro. Este protocolo está interligado aos três níveis de governo (Federal, Estadual e Municipal). Com os documentos "físicos" devidamente preenchidos e assinados, deverá encaminhar à Junta Comercial competente para a validação dos dados e efetivação. Com esta efetivação o Órgão Federal (Receita) emitirá o registro de pessoa jurídica - CNPJ, o órgão estadual (Receita) expedirá a inscrição estadual (IE) e permissão para impressão de documento fiscal (NF série única). A esfera municipal demandará da presença no seu órgão para providencias do alvará de funcionamento. Estando o alvará liberado, o registro é confirmado e a permissão para impressão do documento fiscal é emitida. Empresa contratada providencia emissão Responsável: Gati Predecessoras: 3.2 Contratação de assessoria jurídico e contábil. Datas e marcos: Início 06/11/08 4 Contratação e treinamento de Pessoal 4.1 Recrutamento e Seleção 4.1.1 Captação de assessoria de RH (5.1.1) Pesquisar no mercado empresas do ramo. Selecionar três baseados em indicações e melhores referências do mercado. Marcar entrevista com as três para entender os parâmetros de trabalho de cada prestador de serviço. Elaborar planilha comparativa, considerando referências, portfólio, valor e experiência. Responsável: Viviane Predecessoras: Não tem. Datas e marcos: Início 03/11/08 4.1.2 Contratação de empresa especializada em RH (5.1.2) Elaboração do contrato de prestação de serviços junto com a assessoria jurídica com os aspectos estabelecidos na proposta aprovada. Responsável: Viviane Predecessoras: 4.1.1 Captação de assessoria de RH Datas e marcos: Início 17/11/08 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 28/78 nº 01 4.1.3 Recrutamento e seleção (5.1.3) Especificar as funções para recrutamento. A empresa contratada deverá buscar, no mercado, profissionais que se adéqüem ao perfil solicitado. Selecionar três candidatos por meio de entrevista e testes. A empresa deve encaminhar os selecionados para entrevista final com o responsável que definira o (a) escolhido (a). Responsável: Viviane Predecessoras: 4.1.2 Contratação de empresa especializada em RH Datas e marcos: Início 24/11/08 4.2 Efetivação do funcionário (6) Avaliar melhor candidato das três opções apresentada à empresa. Encaminhar candidato escolhido para exames médicos e solicitar documentos necessários para efetivação. Assinar contrato/carteira de trabalho. Responsável: Viviane Predecessoras: 4.1.3 Recrutamento e seleção Datas e marcos: Início 02/01/09 4.3 Treinamento (7) Levantar as necessidades de treinamento para cada cargo. Treinar funcionários conforme as necessidades. Caso necessário treinamentos externos, solicitar captação das empresas juntamente à assessoria de RH. Realização dos treinamentos. Emissão de certificações de conclusão. Responsável: Viviane Predecessoras: 4.2 Efetivação dos funcionários Datas e marcos: Início 07/01/09 5.2.2 SEQÜENCIAMENTO DE ATIVIDADES PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 5.2.3 ESTIMATIVA DE RECURSOS DE ATIVIDADES ATIVIDADES RECURSOS Captação do Imóvel Hélio Contratação do Imóvel Estanislau Especificação de Instalações e Decorações Hélio Contratação de Instalações e Decorações Hélio Especificação dos Móveis Ricardo Contratação e Instalação dos Móveis Estanislau Especificação de Recursos Computacionais Ricardo Contratação e Instalação de Recursos Computacionais Ricardo Captação de Assessoria Jurídica Contábil Gati Contratação de Assessoria Jurídica Contábil Estanislau Regularização do Escritório Gati Captação de assessoria de RH Viviane Contratação de empresa especializada Estanislau Recrutamento e seleção Viviane Efetivação de funcionários Viviane Treinamento Viviane 5.2.4 ESTIMATIVA DE TEMPO DE ATIVIDADES (6.4) Ver quadro em 5.2.2. 5.2.5 CRONOGRAMA DO PROJETO (6.5) Ver quadro em 5.2.2. Pag. 29/78 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 30/78 nº 01 Pag. 31/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Início Responsável Analisa Tempo Gasto Está Dentro do Prazo? Não Analisa Medidas Corretivas Atende Prazo? Não Analisa Impacto Sim Sim Atualiza Cronograma Não Está Dentro da Faixa? Solicita Mudança de Prazo Fluxo de Alteração de Prazo Prepara Relatório para Patrocinador Finaliza Aciona Plano de Correção Atualiza Curva 'S' do Tempo Não Prepara Relatório Envia para o Gerente de Projeto Gerente do Projeto Analisa Relatório Andamento Está Ok? Sim PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 5.3 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 32/78 nº 01 PLANEJAMENTO DOS CUSTOS 5.3.1 – ESTIMATIVA DE CUSTO Os custos previstos para as atividades do projeto, conforme EAP, foram estimados pela experiência de cada especialista. 1 Salas (locadas) 1.1 Contrato 1.1.1 Captação do imóvel Especificar o tipo de imóvel o qual será captado. Captar imóvel conforme especificação. Pesquisar no mercado empresas que fazem a captação de imóveis, utilizar a internet como fonte de pesquisa (seus custos são extremamente baixos, podendo ser ignorados). Escolher 3 nas opções da pesquisa para conhecer por meio de visita. Listar reformas necessárias. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento): R$200,00 1.1.2 Contração do aluguel do imóvel: Selecionar imóvel a partir da listagem apresentada. Justificar escolha por meio de critérios de peso. Providenciar documentação necessária para a contratação (O contrato de aluguel será feito em nome de um dos sócios). Assinar contrato. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/cópias de documentos): R$50,00 Custo Direto (Aluguel 1º mês - adiantado): R$450,00 1.2 Reforma 1.2.1 Especificações da decoração/Instalações Especificar rede de aterrramento, rede elétrica, instalação hidráulica, fechadura tetra-chave na porta principal, divisórias, cortinas e luminárias. Elaborar projeto e submetê-lo a aprovação do conselho. Estimativa: Mão de Obra: R$1100,00 – Serviço de projeto Custo Indireto (Despesas com impressão/mídia): R$100,00 1.2.2 Contratação da decoração/instalação Encaminhar projeto para empresas dos ramos especificados. Avaliar por meio de um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos e identificando a empresa vencedora e vice. Escolher uma delas para cada tipo de seguimento e contratar serviço material necessário à reforma. Assinar contratos. Registrar Contratos Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com distribuição de mídia/cópias de documentos): R$50,00 Custo Direto (Valor dos serviços contratados): R$7450,00 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 33/78 nº 01 2 Mobiliário / Equipamentos 2.1 Mobiliário 2.1.1 Especificação do mobiliário Especificar os móveis de acordo com o ‘lay-out’ definido na decoração, respeitando os aspectos relacionados ao conforto, ergonomia e estética. Serão mobiliados os seguintes ambientes: recepção, sala operacional, sala de reunião e copa. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento): R$100,00 2.1.2 Contratação e Aquisição de Mobiliário Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de mobiliário. Usar como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial. Das 5 empresas selecionadas será nomeada a vencedora, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: Referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo direto (Valor da aquisição): R$7800,00 2.2 Recursos computacionais (Equipamentos) 2.2.1 Especificação das tecnologias da informação Especificar todos os produtos e serviços relacionados com a tecnologia da informação, de acordo com os seguintes grupos de produto/serviço: - Hardwares dos ‘notebooks’, Servidor, ‘desktops’ e aparelhos telefônicos; - Softwares, como sistemas operacionais e aplicativos relacionados com a atividade do escritório; - Serviços de servidor de internet, provedor de internet, servidor de e-mail, servidor de hospedagem de site, telefonia e prestador de suporte e manutenção de computadores. Tendo como referência as demandas de cada usuário e a perspectiva de avanços tecnológicos nos próximos 3 anos. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia): R$100,00 2.2.2 Aquisição e contratação de produtos e serviços da tecnologia da informação Pesquisar no mercado empresas especializadas em venda de produtos e prestação de serviços relacionados com a Tecnologia da Informação. Usaremos como fonte indicações de parceiros e publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial, para cada grupo de produtos/serviços. Das empresas selecionadas será nomeada a vencedora de cada grupo de produtos/serviços, tomando-se como base os critérios da planilha de seleção, que são: Referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia): R$50,00 Custo Direto (Valor da aquisição/contratação): R$20950,00 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 34/78 nº 01 3 Legalização do Escritório 3.1 Captação de Assessoria Contábil/Jurídica Pesquisar no mercado empresas especializadas em assessoria e prestação de serviços contábeis e jurídicos para formalizar e regular o escritório de gerenciamento de projetos. Usaremos como fonte de pesquisa a entidade de classe, indicações de parceiros, publicidade. Desta pesquisa serão selecionadas 5 empresas para apresentação de proposta comercial e técnica. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/cópia de documentos/mídias): R$300,00 3.2 Contratação de Assessoria Avaliar cada proposta técnico-comercial identificando os aspectos de clareza do escopo, condições de trabalho, prazos e requisitos, além dos parâmetros de investimentos. Gerar um quadro comparativo (planilha) entre as propostas, dando pesos aos requisitos e identificando a empresa vencedora e vice. Promover rodada de negociações (comerciais) com as duas melhores classificadas. Escolher uma delas e firmar contrato de prestação de serviços de assessoria jurídicocontábil. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia/cópia de documentos): R$250,00 Custo Direto (Valor da contratação 1º mês): R$1250,00 3.3 Regularização do Escritório A empresa contratada deverá relacionar a documentação necessária dos sócios para a formalização da empresa. Entrará com os dados no sistema da Receita Federal para protocolo do pedido de registro. Este protocolo está interligado aos três níveis de governo (Federal, Estadual e Municipal). Com os documentos "físicos" devidamente preenchidos e assinados, deverá encaminhar à Junta Comercial da região para a validação dos dados e efetivação. Com esta efetivação o Órgão Federal (Receita) emitirá o registro de pessoa jurídica - CNPJ, o órgão estadual (Receita) expedirá a inscrição estadual (IE) e permissão para impressão de documento fiscal (NF série única). A esfera municipal demandará da presença no seu órgão para providencias do alvará de funcionamento. Estando o alvará liberado, o registro é confirmado e a permissão para impressão do documento fiscal é emitida. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela empresa contratada – já considerado no contrato Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia/cópia de documentos): R$100,00 Custo Direto (Valor de taxas e impostos): R$900,00 4 Contratação e Treinamento de Pessoal 4.1 Recrutamento e Seleção 4.1.1 Captação de Assessoria de RH Pesquisar no mercado empresas do ramo. Selecionar as 3 melhores do mercado. Marcar entrevista com as 3 para entender os parâmetros de trabalho de cada prestador de serviço. Utilizar indicação como fator de peso para contratação. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia): R$150,00 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 35/78 nº 01 Custo Direto (Valor de taxas): R$150,00 4.1.2 Contratação de Assessoria Elaboração do contrato de prestação de serviços junto com a assessoria jurídica com os aspectos estabelecidos na proposta aprovada. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia/cópia de documentos): R$100,00 Custo Direto (Valor da contratação): R$2900,00 4.1.3 Recrutamento e seleção Especificar as funções para recrutamento. A empresa contratada deverá buscar no mercado, profissionais que se adeqüem ao perfil solicitado. Selecionar 3 candidatos por meio de entrevista e testes. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela empresa contratada – já considerado no contrato Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia): R$250,00 Custo Direto (Valor dos testes): R$1750,00 4.2 Efetivação do Funcionário Avaliar melhor candidato das 3 opções apresentada à empresa. Encaminhar candidato escolhido para exames médicos e solicitar documentos necessários para efetivação. Assinar contrato/carteira de trabalho. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/mídia/cópia de documentos): R$400,00 Custo Direto (Valor dos exames e avaliações): R$1600,00 4.3 Treinamento Levantar as necessidades de treinamento para cada cargo. Treinar funcionários conforme as necessidades. Caso necessário treinamentos externos, solicitar captação das empresas juntamente à assessoria de RH. Realização dos treinamentos. Emissão de certificações de conclusão. Estimativa: Mão de Obra: R$0,00 – Feita pela equipe Custo Indireto (Despesas com deslocamento/material): R$350,00 Custo Direto (Valor da aquisição/contratação dos treinamentos): R$2650,00 As estimativas de custos do projeto têm erro aceitável de ±5% em cada item. Como premissa tem-se: • Valores superiores aos estimados deverão ser negociados com o gerente do projeto; • Valores economizados em alguma das atividades poderão ser aproveitados em outra, com aprovação do gerente do projeto. 5.3.1.1 O FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO CUSTO Durante a execução do projeto, os envolvidos (responsáveis) deverão, ao terem que efetivar algum gasto analisar se é necessário a elaboração do mapa de coletas, como referência, apenas os gastos com deslocamento, mídia, taxas cujos valores unitário sejam iguais ou inferiores à R$150,00, ou fornecedores únicos não é necessária a elaboração do mapa de coletas. O mapa de coletas deverá ser preenchido com no mínimo 3 fornecedores, será atribuído pesos aos componentes da proposta, a Pag. 36/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 fim de facilitar a tomada de decisão. O vencedor da coleta será o fornecedor da aquisição/serviço, e será formalizado a partir da emissão do pedido de compra (PC). Se o gasto estiver dentro do previsto ou na variação aceitável pelo projeto, o PC será encaminhado ao fornecedor e os controles serão atualizados. Se não estiver dentro do previsto com a variação, então o gasto será encaminhado para aprovação pelo gerente do projeto, em conformidade com o “Processo de gerenciamento de mudanças de custo”. Na freqüência mínima definida os controles serão atualizados e encaminhados para acompanhamento pelo gerente do projeto, que com suas considerações será disponibilizado ao demais interessados (stakeholder). Item Atividade 0 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.3 ESCR. DE GERENC. DE PROJETOS Salas (locadas) Contrato Captação do imóvel Contração do aluguel do imóvel: Reforma Especificações da decoração/Instalações Contratação da decoração/instalação Mobiliário / Equipamentos Mobiliário Especificação do mobiliário Contratação e Aquisição de Mobiliário Recursos computacionais Especif. das tecnologias da informação Aquis. contr. de prod. e serv. tecn. da inf. Legalização do Escritório Capt. de Assessoria Contábil/Jurídica Contratação de assessoria Regularização do escritório Contratação e treinamento de Pessoal Recrutamento e Seleção Captação de assessoria de RH Contratação de empresa especializada Recrutamento e seleção Efetivação do funcionário Treinamento CUSTO Indireto Direto MO (Direto e (Desloc, (Materiais, Indireto) Mídias,...) Eqptos,...) (R$) 1.100,00 2.550,00 47.850,00 1.100,00 400,00 7.900,00 0,00 250,00 450,00 0,00 200,00 0,00 0,00 50,00 450,00 1.100,00 150,00 7.450,00 1.100,00 100,00 0,00 0,00 50,00 7.450,00 0,00 250,00 28.750,00 0,00 100,00 7.800,00 0,00 100,00 0,00 0,00 0,00 7.800,00 0,00 150,00 20.950,00 0,00 100,00 0,00 0,00 50,00 20.950,00 0,00 650,00 2.150,00 0,00 300,00 0,00 0,00 250,00 1.250,00 0,00 100,00 900,00 0,00 1.250,00 9.050,00 0,00 500,00 4.800,00 0,00 150,00 150,00 0,00 100,00 2.900,00 0,00 250,00 1.750,00 0,00 400,00 1.600,00 0,00 350,00 2.650,00 Total 51.500,00 9.400,00 700,00 200,00 500,00 8.700,00 1.200,00 7.500,00 29.000,00 7.900,00 100,00 7.800,00 21.100,00 100,00 21.000,00 2.800,00 300,00 1.500,00 1.000,00 10.300,00 5.300,00 300,00 3.000,00 2.000,00 2.000,00 3.000,00 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 5.3.2 ORÇAMENTAÇÃO DO PROJETO Vide item 3.11 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 37/78 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 38/78 nº 01 5.3.3 FLUXOGRAMA DO GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS DE CUSTO Quando o responsável pela aquisição/contratação tem um gasto superior ao previsto mais a variação aceitável (+ 5%), ele deverá encaminhar uma solicitação de mudança no custo. A partir do preenchimento do formulário “Solicitação de Mudança de Custo”, que constará o item de gasto (produto ou serviço), a referência à EAP, o custo estimado e o custo encontrado, além da justificativa da mudança. Este formulário será encaminhado ao GP, para que analise, se for aceita e estiver dentro da alçada do GP a solicitação será aprovada, se for aceita e não estiver na alçada, até 15% acima da estimativa, a solicitação será enviada para o patrocinador com as devidas observações. Se o Patrocinador aprovar, a solicitação será encaminhada ao GP. As solicitações aprovadas serão encaminhadas aos responsáveis para implementação da mudança nos registros e controles, e efetivação do gasto. As solicitações não aprovadas serão devolvidas ao solicitante para novo processo de pesquisa / orçamento. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 39/78 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 40/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.4 PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO O plano de gerenciamento da qualidade tem como objetivo garantir os parâmetros de qualidade definidos no escopo do projeto, são eles: • atendimento aos prazos • controle dos custos definidos • minimizar o índice de re-trabalho e perdas associadas • atender as expectativos descritas no escopo do projeto Para isto, utilizaremos as melhores práticas já implementadas pelo mercado para assegurar que antes da realização de qualquer trabalho os critérios de aceitação de cada pacote sejam conhecidos e que durante a execução do projeto sejam mensurados e acompanhados com índices de controle de qualidade do projeto, de acordo com a planilha de critérios de avaliação dos pacotes. Esta planilha será preenchida por todos os membros do projeto tendo como objetivo avaliar a relação custo benefício, de forma que o custo de controle da qualidade não seja superior ao benefício do pacote a ser entregue e que apenas os índices de controles mais pertinentes sejam executados. Abaixo segue modelo da planilha de análise de custos-benefícios para cada índice de controle / pacote de trabalho. Esta planilha deverá ser preenchida de acordo, antes da execução de cada pacote de trabalho e aprovada pelo gerente do projeto. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 41/78 nº 01 5.4.1 ÍNDICES DE CONTROLE DE QUALIDADE Os critérios de Avaliação serão baseados nos índices de controle de qualidade descritos na tabela abaixo: O responsável de cada pacote responderá pelo tempo, escopo, custo e qualidade da tarefa. Atendendo as expectativas do controle da qualidade conforme dicionário caso contrário, proceder conforme tabela anterior. 5.4.2 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DURANTE OS PROCESSOS DE EXECUÇÃO E CONTROLE Para garantir que os resultados obtidos estejam o mais próximo dos resultados desejados em termos de prazo, escopo, custo e qualidade, durante todo o processo de execução o projeto será controlado por uma rotina semanal de levantamento e avaliação dos índices de qualidade definidos no item 5.2.1, conforme definido no fluxograma do processo de gerenciamento da qualidade. Este fluxograma terá início junto com o projeto e estará ativo até o fim do projeto, após a sua entrega definitiva, momento o qual deverão ser reunidas todas as documentações referentes ao projeto que formarão o conjunto de conhecimento e experiências adquiridas durante o projeto. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Segue abaixo fluxograma do processo de gerenciamento da qualidade. Pag. 42/78 nº 01 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 43/78 nº 01 Outra atividade de Controle de qualidade do projeto, estará na criação de um quadro de gestão à vista para o monitoramento de todos os envolvidos do andamento do projeto. Nele constarão o cronograma do projeto e todos os formulários de controle de qualidade dos pacotes em andamento, conforme modelo de formulário abaixo: PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 44/78 nº 01 5.5 PLANO DE RECURSOS HUMANOS 5.5.1 PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 5.5.1.1 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES Gerente de Projeto – Viviane Braga Acompanhar o planejamento e execução dos controles de prazo, custo, qualidade e comunicação de todas as atividades interferindo quando necessário do planejamento à execução. Planejar e executar a atividade de treinamento de pessoal além de elaborar os controles de recursos humanos, riscos e estudo de viabilidade. A atividade do gerente será fiscalizada pelo Patrocinador – Hélio Lopes que faz parte da Equipe 2. Dentro de suas atividades ainda está incluso a conduzir o comitê de aprovação de mudanças formado pelas 4 Equipes (Carlos Gati, Ricardo Fernandes, Hélio Lopes e Estanislau Simon Rutkowski) Equipe 1 – Carlos Gati A Equipe 1 cuidará de todo o processo de legalização da empresa, acompanhando e conferindo os trabalhos executados. Além de elaborar ser responsável pelos controles de prazo, custo, comunicação e qualidade de suas atividades. Elaborar o plano de custos em parceria com o gerente de projetos. Tem total autonomia para decisões e condução de suas atividades designadas desde que com conhecimento do gerente de projeto. Quanto às modificações do planejado, estas serão submetidas ao comitê de aprovação onde serão analisados os impactos nos outros produtos. Equipe 2 – Helio Lopes A Equipe 2 será responsável pela locação da sala (captação), reforma e pelo projeto de decoração da sala. Nestas atividades ele executará todo o planejamento e desenvolvimento, e ainda controlará os prazos, custos, comunicação e qualidade dessas atividades. Elaborar o plano de gerenciamento de prazo em parceira com o gerente de projetos. Tem total autonomia para decisões e condução de suas atividades designadas desde que com conhecimento do gerente de projeto. Quanto às modificações do planejado, estas serão submetidas ao comitê de aprovação onde serão analisados os impactos nos outros produtos. Equipe 3 – Ricardo Fernandes A Equipe 3 ficará responsável por todos os recursos computacionais cuidando das especificações e instalações. Nestas atividades ele executará todo o planejamento e desenvolvimento, e ainda controlará os prazos, custos, comunicação e qualidade dessas atividades. Elaborar o processo de gerenciamento da qualidade e de comunicação em parceria com o gerente de projeto. Tem total autonomia para decisões e condução das atividades desde que seja com acompanhamento do gerente de projeto. Quanto às modificações do planejado, estas serão submetidas ao comitê de aprovação onde serão analisados os impactos nos outros produtos. Pag. 45/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Equipe 4 – Estanislau Simon Rutkowski A Equipe 4 ficará responsável por toda atividade de contratação, aquisição e compras de serviços, materiais, insumos relativo aos serviços necessários à implementação do escritório. Nestas atividades ele executará todo o planejamento e desenvolvimento, e ainda controlará os prazos, custos, comunicação e qualidade. Elaborar o processo de gerenciamento do plano de aquisição em parceria com o gerente de projeto. Tem total autonomia para decisões e condução das atividades desde que seja com acompanhamento do gerente de projeto. Quanto às modificações do planejado, estas serão submetidas ao comitê de aprovação onde serão analisados os impactos nos outros produtos. MATRIZ DE RESPONSABILIDADADE ITEM ATIVIDADES CARLOS GATI Contrato Captação do imóvel Contração do aluguel do imóvel: Reforma Especificações da decoração/Instalações Contratação da decoração/instalação 1 1 1 1 1 1 Mobiliário Especificação do mobiliário Contratação e Aquisição de Mobiliário Recursos computacionais Especif. das tecnologias da informação Aquis. contr. de prod. e serv. tecn. da inf. 1 1 1 1 1 1 Capt. de Assessoria Contábil/Jurídica Contratação de assessoria Regularização do escritório 3 2 3 3 3 2 3 3 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 1 1 3 1 1 3 1 1 1 1 1 1 3 3 2 3 3 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 3 3 2 3 3 3 Legalização do Escritório 3 3.1 3.2 3.3 1 1 3 1 1 3 Mobiliário / Equipamentos 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 VIVIANE BRAGA Salas (locadas) 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 ESTANISLAU RICARDO HÉLIO LOPES SIMON FERNANDES 1 3 1 Contratação e treinamento de Pessoal 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.3 Recrutamento e Seleção Captação de assessoria de RH Contratação de empresa especializada Recrutamento e seleção Efetivação do funcionário Treinamento 3 2 1 EXECUTA ACOMPANHA / SUPORTA TOMA CONHECIMENTO 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 46/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.5.1.2 ORGANOGRAMA DO PROJETO 5.5.1.2 NECESSIDADE DE PESSOAL Necessidades de Pessoal Recurso Horário Gerente de Projeto Equipe 1 8 às 17h Equipe 2 Equipe 3 Equipe 4 5.5.1.2 PLANO DE RECRUTAMENTO Gerente de Projeto Conhecimento na área administrativa e de recursos humanos como coordenador. Conhecimento teórico de riscos e estudo de viabilidade. Estar cursando ou ter completado algum curso na área de gerenciamento de projetos. Equipe 1 – Carlos Gati Ter vivência na área de legislação para criação de uma empresa. Estar cursando ou ter completado algum curso na área de gerenciamento de projetos. Equipe 2 – Hélio Lopes Engenheiro Civil formado e com experiência em reforma e decoração. Estar cursando ou ter completado algum curso na área de gerenciamento de projetos. Equipe 3 – Ricardo Fernandes Conhecimento na área computacional. Estar cursando ou ter completado algum curso na área de gerenciamento de projetos. Equipe 4 – Estanislau Simon Rutkowski Conhecimento na área administrativa, ligada à logística e processos de aquisição e contratação. Estar cursando ou ter completado algum curso na área de gerenciamento de projetos. Pag. 47/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.5.1.3 PLANO DE RECONHECIMENTO E PREMIAÇÕES As equipes e o gerente de projeto serão avaliados de acordo com o cumprimento dos prazos e custos estipulados e na qualidade do serviço oferecido. Cumprindo estes quesitos os integrantes serão convidados a fazer parte da equipe técnica do escritório de gerenciamento de projetos o qual este projeto se refere. A equipe que atingir o maior percentual de redução de custos será premiada em 10% do valor economizado. 5.5.1.4 PLANO DE SEGURANÇA, E SAÚDE DO PESSOAL Será oferecido às equipes de projeto um seguro vida no período da vigência do projeto. 5.5.1.5 PLANO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO Para início do projeto não foram levantadas necessidades de treinamento, pois todos os recursos alocados possuem experiência na atividade a ser executada. Os levantamentos de necessidades de treinamento poderão ocorrer pela própria equipe ou pelo gerente de projeto antes da execução de cada atividade de acordo com o formulário em anexo. LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO Atividade: Responsável: Data: 1. Treinamento: 2. Público Alvo: 3. Justificativa e Objetivo: Gerente de Projeto: ___________________________________________________ nome / assinatura ___/___/___ data Pag. 48/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 5.6 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 PLANO DE COMUNICAÇÃO O plano de Comunicação leva em consideração os fatores ambientais da empresa e do projeto, tais como: tempo de execução do projeto, o elevado grau de particulares do projeto de criação de um escritório, a inexistência de um local físico estruturado para as primeiras reuniões e atividades. Desta forma, fica elegido o meio eletrônico como forma de comunicação entre os envolvidos no projeto, ou seja, todas as reuniões, atas, planilhas e demais comunicações serão realizadas por email, de acordo com a relação de partes interessadas listada na tabela abaixo. Relação de Partes Interessadas Responsável: Ricardo Fernandes Versão: 1.00 Aprovação: Viviane Braga Data da Aprovação: 10/11/2008 Parte Interessada Carlos Antonio Gati do Nascimento Estanislau Simon Rutkowski Hélio Lopes de Oliveria Filho Ricardo Fernandes Santos Silva Viviane Cota Braga Responsabilidade Telefone e-mail Interesse no Projeto / Poder Líder Equipe 1 31 92990507 [email protected] Alto Líder Equipe 4 31 87974945 [email protected] Alto Líder Equipe 2 31 99812579 [email protected] Alto Líder Equipe 3 31 85254179 [email protected] Alto Gerente de Projeto 31 92552643 [email protected] Alto De acordo com o mapa de comunicações abaixo, fica registrada as expectativas de informações manifestadas pelas partes interessadas, sua periodicidade de envio das mesmas. Mapa das Comunicações Responsável: Ricardo Fernandes Versão: 1.00 Aprovação: Viviane Braga Parte Assunto da Documentos Interessada Informação Relacionados Viviane Cota Situação do projeto ao Cronograma do projeto final de cada fase atualizado Braga Carlos Antonio Relatório de Relatório de ordens de Aquisições compras emitidas Gati do Hélio Lopes de Solicitação de Formulário de pedido de Mudanças mudança de escopo Oliveria Filho Carlos Antonio Distribuição de Mapa de responsabilidades e Atividades atas de reuniões Gati do Estanislau Simon Distribuição de Mapa de responsabilidades e Atividades atas de reuniões Rutkowski Hélio Lopes de Distribuição de Mapa de responsabilidades e Atividades atas de reuniões Oliveria Filho Ricardo Distribuição de Mapa de responsabilidades e Atividades atas de reuniões Fernandes Santos Data Aprovação: 10/11/2008 Ação Esperada Frequência Responsável Aprovação e comentários semanal Estanislau Simon Aprovação e comentários semanal Estanislau Simon Avaliação e encaminhamento para Gerente de Projeto quando aprovados quinzenal Ricardo Fernandes Definição e formalização das ações a serem tomadas após cada reunião semanal Gerente de Projeto Definição e formalização das ações a serem tomadas após cada reunião semanal Gerente de Projeto Definição e formalização das ações a serem tomadas após cada reunião semanal Gerente de Projeto Definição e formalização das ações a serem tomadas após cada reunião semanal Gerente de Projeto Pag. 49/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.6.1 GERENCIAMENTO DO PROCESSO DE DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES DO PROJETO Todas as reuniões serão realizadas conforme cronograma do projeto e/ou agendas previamente, via e-mail, com pelo menos dois dias úteis de antecedência, onde além da data e horas, serão definidos os participantes, pauta e local para realização da mesma. Para cada reunião será gerada uma ata resumida de acordo com o modelo abaixo. Ata de Reunião Data: ___ / ___ / ___ Local: Participantes: O Que Elaborado por: Quem Quando Onde Como Por Quê Aprovado por: Reuniões acontecerão a cada abertura de pacote. A convocação será procedida pelo responsável da atividade, sendo necessária a presença do gerente em todas reuniões. As outras necessidades de acompanhamento serão convocadas conforme necessidade do responsável do pacote podendo ocorrer quantas vezes necessário. 5.6.1.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ASSOCIADA À ESTRUTURA DE COLETA, ARMAZENAMENTO E À DISTRIBUIÇÃO DA INFORMAÇÃO Os responsáveis de cada pacote do projeto serão ficaram designados a encaminhar os registros originais de acompanhamento da qualidade. Este deverão ser em meio físico e as cópias físicas de documentos nascidos eletronicamente para o gerente do projeto, que armazenará os documentos de acordo com índices e em ordem cronológica de acontecimento. Esta tarefa deverá ser feita no fim de cada semana de trabalho, onde cada lote será entregue contendo uma lista de conteúdo entregue. Para agilidade no processo de consulta e distribuição dos documentos cada membro, também, deverá manter uma cópia eletrônica de cada documento gerado pelo projeto, para isto, se torna necessária a digitalização de todos os documentos antes do encaminhamento semanal para a Gerente do projeto. O desempenho do projeto será avaliado/medido durante as reuniões da qualidade de acordo com o fluxo do processo de gerenciamento da qualidade e através dos formulários de controle de qualidade dos pacotes em andamento, conforme descrito no item 5.4.2 Gerenciamento da Qualidade durante os processos de execução e controle. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 50/78 nº 01 Ao final do projeto durante a reunião de encerramento do projeto será destinado um tempo para avaliação de toda documentação gerada, com o objetivo de determinar as melhores práticas do projeto, os pontos de melhoria possíveis e as fontes informacionais requeridas durante o projeto. PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 5.7 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 51/78 nº 01 PLANO DE RISCO 5.7.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS A estruturação e montagem de um escritório para gerenciamento de projetos, bem como qualquer projeto, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, apresenta várias possibilidades de situação de riscos, que corresponde à ocorrência de eventos ou condições extraordinárias ao andamento dos trabalhos, que podem provocar impactos positivos ou negativos, portanto devem ser levantadas e analisadas, buscando-se conhecer o grau de impacto que poderá causar, se positivo ou negativo, qual sua magnitude, durabilidade, dentre outros aspectos, pois podem afetar o andamento do projeto, bem como interferir significativamente no escopo, podendo até inviabilizar todo o projeto. Portanto o gerenciamento dos riscos deverá ser realizado tomando-se por base os vários planos que o compõem, tais como: escopo, tempo (cronograma), custos, qualidade, recursos humanos, aquisições e viabilidade econômica. Devido estar relacionado diretamente ao andamento do projeto, os riscos devem ser monitorados constantemente, pois, na maioria das vezes, são causados por fatores externos ao projeto, além de ocorrerem em todo em que o projeto estiver em andamento. Outro aspecto a ser observado é que todo risco é ligado a eventos, é temporário e exige de toda equipe respostas eficientes, efetivas e eficazes. Outro ponto importante está no fato de que riscos semelhantes em eventos diferentes requerem respostas distintas. A ocorrência de riscos deve-se à variabilidade das diversas métricas de controle, bem como, às incertezas presentes nas estimativas realizadas. Em cada evento, o número máximo de riscos possíveis deve ser levantado, para que se possa avaliar seu impacto, se positivo ou negativo, e sua amplitude. Em caso de risco positivo, o risco deve ser considerado como oportunidade de melhora. Para a situação de negatividade, como, dependendo da magnitude, pode provocar ou ameaçar os objetivos do projeto, deve ser neutralizado o quanto antes. Pois o grande objetivo do gerenciamento dos riscos se reside em aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e em diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto. O processo de identificação dos riscos está baseado na EAP, no diagrama da EAR (estrutura analítica de riscos), nos recursos alocados e foi realizado utilizando-se de técnicas de ‘brainstorming’, análise ‘SWOT’ e reuniões com a equipe. Pag. 52/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 O diagrama abaixo representa a EAR do projeto. Gerenciamento de Projeto Gerenciamento Agentes Externos Organização Operacional C us to F ornecedores L ocal T ecnologia P lanejamento Mercado R ecurs os D es empenho C ontrole C lientes C ronograma Q ualidade C omunicação L eis e R egulamentos R equis itos C ontratados O fluxograma abaixo representa a metodologia para identificação, análise e monitoramento de cada risco. Reunião Gerencial Execução do Projeto Equipe faz Análise Geral do Projeto para Identificação de Riscos Responsável faz Análise para Identificação de Riscos Equipe Identifica Riscos Responsável Identifica e Analisa os Riscos Equipe Analisa Impacto e Característica do Risco Impacta ? Responsável gera Plano de Ação e de Responsável Monitora N GP Analisa a Aceitação do Risco GP Comunica os Envolvidos Aceita? S S N Para cada risco identificado é realizada uma análise completa, onde se qualifica o risco, quantificase, classifica a sua característica, se positivo ou negativo, sua potencialidade e seu grau de vulnerabilidade. Pag. 53/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 As figuras 1 e 2 apresentam os formulários utilizados para avaliação dos riscos potenciais. Figura 1 – Formulário para avaliação de riscos potenciais RISCOS POTENCIAIS AVALIAÇÃO DESCRIÇÃO DO PROJETO ID PROJETO DATA DESCRIÇÃO DO ITEM DE RISCO POTENCIAL ITEM Nº IMPACTO GRAU DE RISCO MERCADO DEIXA DE SER ATRATIVO MUDANÇA DE LOCALIDADE DESINTERESSE PURO E SIMPLES PROBABILIDADE POSSÍVEIS CAUSAS PROBABILIDADE ALTO (H) MÉDIO ALTO ALTO BAIXO (M) BAIXO MÉDIO ALTO BAIXO (M) BAIXO BAIXO OPEN BAIXO (L) MÉDIO (M) ALTO (H) CLASSIFICAÇÃO DO RISCO POTENCIAL IMPACTO AÇÕES Figura 2 – Formulário de sumarização dos riscos potenciais RISCOS POTENCIAIS SUMÁRIO ID PROJETO DESCRIÇÃO DO PROJETO DATA ITEM Nº DESCRIÇÃO DOS ITENS DE RISCO POTENCIAL CLASSE DE RISCO Pag. 54/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 As figuras 3 e 4 apresentam os formulários utilizados para avaliação dos riscos de vulnerabilidade. Figura 3 – Formulário para avaliação de riscos potenciais RISCOS DE VULNERABILIDADE - AVALIAÇÃO DESCRIÇÃO DO PROJETO ID PROJETO DATA DOMÍNIO 1 PONTOS CARACTERÍSTICA 1 PONTOS EVENTO DE RISCO PONT. MÁXIMA ESCALA PARA MEDIR RISCO BAIXO 1 MÉDIO 3 ALTO 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PONTOS CARACTERÍSTICA 2 EVENTO DE RISCO ESCALA PARA MEDIR RISCO BAIXO 1 MÉDIO 3 ALTO 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PONTOS CARACTERÍSTICA 3 EVENTO DE RISCO ESCALA PARA MEDIR RISCO BAIXO 1 MÉDIO 3 ALTO 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PONTOS CARACTERÍSTICA 4 ESCALA PARA MEDIR RISCO EVENTO DE RISCO BAIXO 1 MÉDIO 3 ALTO 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pag. 55/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Figura 4 – Formulário para avaliação de riscos potenciais RISCOS DE VULNERABILIDADE - RESUMO DESCRIÇÃO DO PROJETO ID PROJETO DATA 0 PONTUAÇÃO TOTAL MÁXIMA DO PROJETO TERCIL 1 (1 - 25%) TERCIL 2 (26 - 50%) TERCIL 3 (51 - 100%) 1-0 RISCO BAIXO 1-0 RISCO MÉDIO 1-0 RISCO ALTO 0 0 0 0 DOMÍNIO 1 DOMÍNIO 2 DOMÍNIO 3 DOMÍNIO 4 PONTOS PONTOS PONTOS PONTOS PONTUAÇÃO TOTAL ALCANÇADA FATOR DE VULNERABILIDADE DO PROJETO (MACRO) RISCO ALTO Para todo risco avaliado é realizada análise qualitativa, pelo responsável da área de ocorrência e, se necessário, especialistas serão convocados para participarem do processo, quando se definirão os critérios técnicos de análise e avaliação. Após detectados e analisados, os riscos devem ser monitorados até sua eliminação, quando apresentarem características negativas, na situação em que o risco é benéfico ao projeto, deve ser monitorado todo o seu ganho. Para classificação dos riscos serão utilizadas as planilhas abaixo: baixo médio alto Probabilidade de Ocorrência pequena em torno de 50% quase total baixo médio alto Impacto nos Custos pequena, mas possui algum valor significativo, mas não muito alto grande e pode afetar o projeto baixo médio alto Impacto nos Prazos influencia pouco no prazo final ocorre no caminho crítico ou tem algum impacto grande, ocorre no caminho crítico e de difícil recuperação baixo médio alto Impacto no Escopo afeta muito pouco, sem influência significativa afetará o escopo e a negociação provocará desgaste compromete o escopo Impacto na Qualidade baixo sem influência significativa, de fácil correção médio afeta a atividade, mas a correção é possível com os recursos do projeto alto bastante significativa e requer grande esforço financeiro e prazo para correção Pag. 56/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.7.2 – IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DESCRIÇÃO DO PROJETO ID PROJETO 1 CRIAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE DATA PONTUAÇÃO MAX. 1/8/2008 413 DOMÍNIO 1 REGULARIZAÇÃO DA EMPRESA CARACTERÍSTICA 1 PONTOS PESQUISA E SELEÇÃO DE ASSESSORIA EVENTO DE RISCO BAIXO 1 DIA 3-5 / DIA 1-2 Fontes de pesquisa indisponível (INTERNET) Não selecionar opções suficientes Não aprovação das empresas selecionadas CARACTERÍSTICA 2 ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO X 2 DIAS 4 DIAS 2-3/DIA X 1-2/DIA X 2-4 4-5 1 3 1 0 0 PONTOS BAIXO 1-2 1-2 1-2 Propostas técnico-comercial não aprovadas Fornecedor declina da concorrencia Documentação incompleta ou irregular ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO X 3-4 >5 X 3-4 >5 X 3-4 >5 ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO 2 DIAS X >=4 DIAS 3 X >=4 3 >=4 TODOS 1 DOC X 2-3 DOC´S DOC´S Atrasar na preparação dos documentos exigidos pelos Lentidão nos órgãos para protocolo e retorno do Greve em algum órgão envolvido na regularização Irregularidades em algum dos documentos e/ou sócios X Não encontrar no mínimo 3 empresas para indicação no mercado Empresa contratada não cumprir com os prazos estipulados para prestação de serviços Não cumprimento das cláusulas contratuais no que diz respeito a qualidade dos serviços 14 3 3 7 7 7 7 1 7 0 0 PONTOS CAPTAÇÃO DE EMPRESA DE RECUROS HUMANOS EVENTO DE RISCO 7 7 7 0 0 7 DOMÍNIO 2 ESTRUTURAÇÃO DO RECURSOS HUMANOS CARACTERÍSTICA 1 3 1 1 1 0 0 PONTOS BAIXO 1 DIA 2 2 7 7 7 0 0 7 REGULARIZAÇÃO JUNTO AOS ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS EVENTO DE RISCO 5 7 CAPTAÇÃO DE ASSESSORIA EVENTO DE RISCO CARACTERÍSTICA 3 PONTOS BAIXO PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO 3 a 5 dias x 6 a 9 dias 22 34 11 7 10 a 12 dias 1 7 31 a 40 dias x 7 7 3 7 0 0 0 0 10 a 19 dias 20 a 30 dias 10 a 19 dias 20 a 30 dias x 31 a 40 dias Pag. 57/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian CARACTERÍSTICA 2 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 RECRUTAMENTO EVENTO DE RISCO PONTOS BAIXO ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO nº 01 7 7 Não encontrar profissionais qualificados no mercado até 5 dias 6 a 10 dias x 11 a 15 dias 3 7 Competência mal avaliada até 5 dias 6 a 10 dias x 11 a 15 dias 3 7 Salário oferecido não condizer com a expectativa do profissional até 5 dias 6 a 10 dias 11 a 15 dias 1 7 0 0 0 0 CARACTERÍSTICA 3 EFETIVAÇÃO DO FUNCIONÁRIO EVENTO DE RISCO Desligamento do funcionário em curto espaço de tempo Funcionário escolhido ter pendências que impossibilitem O funcionário não aceitar as cláusulas contratuais CARACTERÍSTICA 4 x PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO entre 4 a 15 de 15 a 30 até 3 dias dias dia 1 dia x 2dias 3 dias 1 dia x 2dias 3 dias BAIXO 7 x TREINAMENTO EVENTO DE RISCO Treinamento ineficaz Falta de recursos estruturais para execução dos treinamentos Falta de recursos financeiros para execução dos treinamentos 7 7 1 1 0 0 7 7 0 0 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO de 6 a 10 até 2 dias x de 3 a 5 dias dias de 5 a 15 até 5 dias x 16 a 30 dias de 5 a 15 até 5 dias x 16 a 30 dias BAIXO 1 7 3 7 3 7 0 0 0 0 PONTOS Captação do Imóvel EVENTO DE RISCO Ficar sem veículo para visitas Não encontrar imóvel adequado 7 7 DOMÍNIO 3 ESTRUTURAÇÃO FÍSICA DA EMPRESA CARACTERÍSTICA 1 9 PONTOS BAIXO 1 dia até 5 dias ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO 3 ou mais x 2 dias dias de 6 a 7 dias x acima 8 dias 39 4 7 1 7 3 7 0 0 0 0 0 0 Pag. 58/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian CARACTERÍSTICA 2 LOCAÇÃO DO IMÓVEL EVENTO DE RISCO Não encontrar o imóvel para instalação do escritório Imóvel estar com preço muito alto Não encontrar imóvel com vão de 150m2 Imóvel em mau estado de conservação Imóvel em local de difícil acesso CARACTERÍSTICA 3 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO x 1-2 0 Entre <$500,00/m $500,00 e x >$1000,00 ês $1000,00/m ês Entre 150m2 150m2 e <50m2 50m2 10 - 8 7-5 <5 10 - 8 x 7-5 <5 BAIXO >3 Atraso na entrega dos projetos Especificações excederem valores orçados BAIXO 1 dia x 2 a 4 dias > $1000,00 <$2000,00 > $1000,00 x 7 1 7 x 7 7 x 7 1 7 7 BAIXO Atraso nos serviços 1 dia Atraso nas entregas pelos fornecedores 1 dia acima 5 dias 1 7 > $2000,02 3 7 0 0 0 0 0 0 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO x 7 x acima 5 dias 3 7 2 a 4 dias acima 5 dias 1 7 Ambos 7 7 3 7 0 0 Inst Elétrica ruim Inst Hidráulica ruim Problemas com condomínio Não pode fazer Hora Extra Só pode trabalhar apos horário comercial x x Só pode trabalhar finais de semana DOMÍNIO 4 ATIVOS IMOBILIZADOS (MÓVEIS) PONTOS ESTAÇÕES DE TRABALHO EVENTO DE RISCO Não conseguir fornecedores Não atender às dimensões solicitadas (especif) Não conseguir mobiliário na cor especificada (gelo) 14 2 a 4 dias "Surpresas" na reforma CARACTERÍSTICA 1 4 7 Contratação da Decoração e Instalação EVENTO DE RISCO 17 1 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO nº 01 7 Especificações das Reformas e Instalações EVENTO DE RISCO CARACTERÍSTICA 4 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 PONTOS BAIXO >3 1,3 a 1,6m cor solicit. ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO x 1-2 0 x 1 a 1,3m <1m x cor média cor escura 8 3 7 1 1 1 0 0 7 7 7 0 0 Pag. 59/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian CARACTERÍSTICA 2 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 ARMÁRIOS EVENTO DE RISCO PONTOS BAIXO Não conseguir armários com suporte para desenhos >3 opções Não conseguir armários com chave >3 opções Não conseguir armários na cor do mobiliário (gelo) cor solicit. ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO x 1 - 2 opções 1 - 2 opções x x cor média 0 1 7 0 3 7 cor escura 1 0 0 7 0 0 Notebooks estarem muito caros Não conseguir nas especificações mínimas Não conseguir com os sistemas solicitados CARACTERÍSTICA 2 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO Entre <$1200,00 $1200,00 à >$1800,00 $1800,00 10 - 8 x 7-5 <5 10 - 8 x 7-5 <5 BAIXO X Computadores estarem muito caros Não conseguir nas especificações mínimas Não conseguir com os sistemas solicitados ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO Entre <$1000,00 $1000,00 à >$1500,00 $1500,00 10 - 8 x 7-5 <5 10 - 8 x 7-5 <5 Não conseguir programas de gerenciamento de última Não conseguir programas técnicos de última geração Os programas estarem com preço muito alto 7 1 1 0 0 7 7 0 0 X 7 7 1 1 0 0 7 7 0 0 PONTOS BAIXO 10 - 8 10 - 8 10 - 8 ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO x 7-5 <5 x 7-5 <5 7-5 <5 9 7 SOFTWARES DE GERENCIAMENTO EVENTO DE RISCO 9 7 PONTOS BAIXO 27 7 COMPUTADORES EVENTO DE RISCO CARACTERÍSTICA 3 PONTOS NOTEBOOKS EVENTO DE RISCO 5 7 DOMÍNIO 5 ATIVOS MOBILIZADOS (HARDWARE E SOFTWARE) CARACTERÍSTICA 1 nº 01 9 7 x 1 1 7 0 0 7 7 7 0 0 Pag. 60/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 DOMÍNIO 6 SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO DE DADOS E VOZ CARACTERÍSTICA 1 Sistema de vídeo-conferencia muito caro Conseguir sistema com tecnologia ultrapassada Sistema de vídeo-conferencia de baixa qualidade CARACTERÍSTICA 2 PONTOS ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO Entre <$2000,00 $2000,00 e >$3000,00 $3000,00 >3 2-1 x 0 10 - 8 7-5 <5 BAIXO x Não conseguir sistema de telefonia com alta abrangencia territorial Receber aparelhos com poucas funcionalidades básicas Preço de locação ser muito alto >60% 10 - 8 10 - 8 ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO Entre 40% e <40% 60% 7-5 <5 7-5 x <5 x Não conseguir tarifas baixas Receber aparelhos com poucas funcionalidades básicas Preço de locação ser muito alto 7 3 7 0 0 7 7 0 0 x 7 7 x 7 3 0 0 7 7 0 0 PONTOS BAIXO 10 - 8 10 - 8 10 - 8 ESCALA PARA MEDIR RISCO 1 MÉDIO 3 ALTO 7-5 <5 7-5 <5 7-5 x <5 17 7 TELEFONIA FIXA EVENTO DE RISCO 17 7 PONTOS BAIXO 51 7 TELEFONIA MÓVEL EVENTO DE RISCO CARACTERÍSTICA 3 PONTOS SISTEMA PARA VÍDEO-CONFERENCIA EVENTO DE RISCO nº 01 7 x x 7 7 3 0 0 17 7 7 7 0 0 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Pag. 61/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.7.3 – QUALIFICAÇÃO DOS RISCOS RISCOS DE VULNERABILIDADE - RESUMO ID PROJETO DESCRIÇÃO DO PROJETO DATA 1 CRIAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1/8/2008 PONTUAÇÃO TOTAL MÁXIMA DO PROJETO TERCIL 1 (1 - 25%) TERCIL 2 (26 - 50%) 1 - 104 105 - 207 RISCO BAIXO RISCO MÉDIO 413 TERCIL 3 (51 - 100%) 208 - 413 RISCO ALTO REGULARIZAÇÃO DA EMPRESA PONTOS 22 ESTRUTURAÇÃO DO RECURSOS HUMANOS PONTOS 34 ESTRUTURAÇÃO FÍSICA DA EMPRESA PONTOS 39 ATIVOS IMOBILIZADOS (MÓVEIS) PONTOS 8 ATIVOS MOBILIZADOS (HARDWARE E SOFTWARE) PONTOS 27 SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO DE DADOS E VOZ PONTOS 51 PONTOS PONTOS PONTUAÇÃO TOTAL ALCANÇADA FATOR DE VULNERABILIDADE DO PROJETO (MACRO) 181 RISCO MÉDIO Pag. 62/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.7.4 – QUANTIFICAÇÃO DOS RISCOS CÁLCULO DO TEMPO DO PROJETO COM GRAU DE PROBABILIDADE DE 90% DURAÇÃO ATIVIDADES DO CAMINHO CRÍTICO Captação do Imóvel Contratação do Imóvel Especificação Inst./Decor. Contratação Inst./Decor. Aquisição/Contratação dos Móveis Contratação/Instalação R. Computacionais TOTAL Tempo 5 dias 5 dias 5 dias 15 dias 20 dias 20 dias Otimista Provável 3 2 4 12 14 14 49 Pessimista Esperada Variância 5 5 5 15 20 20 70 Duração do projeto com grau de probabilidade de 90%: Da tabela de distribuição normal temos para 90% z=1,28 Duração esperada 70 dias Desvio padrão 13 dias Duração com grau de probabilidade de 90%= X = (z x S) + Duração Provável = 12 8 12 30 30 35 127 5,8 5,0 6,0 17,0 20,7 21,5 76,00 2,25 1,00 1,78 9,00 7,11 12,25 169,00 Desvio Padrão 1,50 1,00 1,33 3,00 2,67 3,50 13,00 87 dias CÁLCULO DO CUSTO DO PROJETO COM GRAU DE PROBABILIDADE DE 90% Captação do Imóvel Contratação do Imóvel Especificação Inst./Decor. Contratação Inst./Decor. Especificação dos Móveis Aquisição/Contratação dos Móveis Especificação Recursos Computacionais Contratação/Instalação R. Computacionais Cap. Assessoria Jur./Cont. Contratação Assessoria Jur./Cont. Regularização do escritório Captação de assessoria de RH Cont. de empresa especializada Recrutamento e seleção Efetivação de funcionários Treinamento Total Otimista Provável 100,00 200,00 500,00 500,00 500,00 1200,00 6000,00 7500,00 100,00 100,00 6200,00 7800,00 100,00 100,00 16500,00 21000,00 300,00 300,00 1200,00 1500,00 800,00 1000,00 100,00 300,00 2400,00 3000,00 1300,00 2000,00 1400,00 2000,00 1800,00 3000,00 39300,00 51500,00 Pessimista Esperado 300,00 500,00 2000,00 10000,00 400,00 9700,00 300,00 27000,00 500,00 2000,00 1500,00 400,00 4000,00 3200,00 2200,00 5200,00 69200,00 Custo do projeto com grau de probabilidade de 90%: Da tabela de distribuição normal temos para 90% z=1,28 Custo esperado R$51.500,00 Desvio padrão R$566,67 Custo com grau de probabilidade de 90%= X = (z x S) + Custo Provável = 200,00 500,00 1216,67 7666,67 150,00 7850,00 133,33 21250,00 333,33 1533,33 1050,00 283,33 3066,67 2083,33 1933,33 3166,67 52416,67 R$ 57.878,67 Desvio Variância Padrão 1111,11 33,33 0,00 0,00 62500,00 250,00 444444,44 666,67 2500,00 50,00 340277,78 583,33 1111,11 33,33 3062500,00 1750,00 1111,11 33,33 17777,78 133,33 13611,11 116,67 2500,00 50,00 71111,11 266,67 100277,78 316,67 17777,78 133,33 321111,11 566,67 24833611,11 4983,33 Pag. 63/78 PLANO DO PROJETO O cliente fica bem impressionado O cliente não fica impressionado 50% Fecha Contrato 75% Receita = $50.000 25% Receita = Zero 75% 25% Não fecha contrato Fecha Contrato 75% Receita = $50.000 25% Receita = Zero Custo R$8.700,00 50% O cliente não vai ao Escritório R=37.500 Reformar R=37.500 O cliente vai ao Escritório R=37.500 Árvore de Decisão R=37.500 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 R=37.500 executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian Fecha contrato Não fecha contrato 75% 25% O cliente não fica impressionado Conclusão: O cliente não vai ao Escritório R=37.500 R=28.125 Não Reformar VALE A PENA REFORMAR !!! 25% Receita = $50.000 Não fecha contrato Fecha Contrato 75% Receita = $50.000 25% Receita = Zero Fecha contrato 75% R=$50.000 O Custo de reforma é R$ 8.700,00. A diferença de faturamento fazendo a reforma é R$ 9.375,00 ( R$ 37.500,00 – R$ 28.125,00) Fecha Contrato 75% Receita = Zero 75% 25% Custo Zero R=12.500 O cliente fica bem impressionado R=37.500 O cliente vai ao Escritório R=18.750 Não fecha contrato Não fecha contrato 25% R = Zero Não fecha contrato nº 01 Pag. 64/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.7.5 – PLANO DE RESPOSTAS AO RISCO FORMAS PARA IMPLEMENTAR REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) CRIAR NO CRONOGRAMA OS PONTOS DE CONTROLE IMPLANTAR ENTREVISTAS, GERAR RELATÓRIO DE CONCLUSÃO REUNIÕES DE PLANEJAMENTO E VERIFICAÇÕES PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) SOLICITA MUDANÇA NO CUSTO (APROVAÇÃO) PESQUISAS DE MERCADO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO PESQUISAS DE MERCADO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO REVISÃO DA ESPECIFICAÇÃO PESQUISAS DE MERCADO ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS ESTUDO DAS ALTERNATIVAS DISPONÍVEIS ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO PESQUISAS DE MERCADO ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO PRAZO P/ RESPOSTA (DIAS) 2 2 4 1 1 1 2 2 1 1 4 4 1 2 1 2 1 3 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 2 3 3 2 1 2 1 1 2 1 2 1 4 4 1 3 3 3 3 1 1 1 3 3 1 1 3 3 1 3 1 PLANO DE CONTIGÊNCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR PLANILHAS UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA EXECUTAR APENAS AS CRÍTICAS UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR APENAS TELE-CONFERENCIA UTILIZAR APENAS TELE-CONFERENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA REDUZIR CARGA HORÁRIA DO TREINAMENTO REDUZIR CARGA HORÁRIA DO TREINAMENTO UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA AMPLIAR HORÁRIO DE TRABALHO UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA UTILIZAR DO FUNDO DE CONTIGENCIA PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 5.8 Pag. 65/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 PLANO DAS AQUISIÇÕES 5.8.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES Com o objetivo de estruturar a montagem de um escritório para gerenciamento de projetos, tornamse necessárias as seguintes aquisições / contratações: a. Escritório: locação de 1 (um) andar com, no mínimo, 150m2 de vão livre, incluindo, no mínimo, 4 (quatro) vagas de garagem, em região comercial, industrial ou mista de Belo Horizonte (MG) de fácil acesso e de baixo custo (valores de aluguel e de condomínio). Notas: a. Poderá ser locada uma casa com características próximas a definidas acima, por definição do responsável Hélio (item 1.1.1) e a critério do comitê de gerenciamento de mudanças (item 4.14). b. O andar terá sua área de trabalho dividida por divisórias baixas (1m de altura) por disciplina de atuação, sendo que as áreas definidas para a gerência e as 2 salas de reunião serão separadas por divisórias altas (até o teto). c. O nº de sanitários do local deverá atender às normas de SSMA no trabalho vigentes. d. O contrato de locação deverá ser de, no mínimo, 3 (três) anos, com possibilidade de finalização em qualquer período e de renovação por períodos mínimos de 1 (um) ano. b. Estações de Trabalho: em formato de ‘L’, com dimensões entre 1,3 a 1,6m por lado, fabricada em material laminado, cores: branca, gelo ou neve, com altura ergométrica, incluindo gaveteiro móvel com 3 gavetas e chave, na cor da estação de trabalho. c. Armários: com 4 prateleiras, com 2 portas de abrir, com chave e na cor da estação de trabalho. d. Armários: com 4 suportes para pasta suspensa, com 2 portas de abrir, com chave e na cor da estação de trabalho. e. Divisórias: divisórias baixas para separação do vão / espaço de trabalho do andar em disciplinas. f. Divisórias: divisórias altas para separação dos escritórios da gerência e das salas de reunião. g. Cadeiras Giratórias: com braço, na cor preta, com regulagem de altura e de encosto. h. Mesa para Reunião: mesa de formato oval, com capacidade para 4 pessoas, com estrutura metálica, com o tampo com na mesma cor das estações de trabalho – 2 unidades. i. Mesa para Reunião: mesa comprida com cantos arredondados, com capacidade para 12 pessoas, com estrutura metálica, com o tampo com na mesma cor das estações de trabalho – 2 unidades. j. Sofá: sofá para a recepção com capacidade para 4 pessoas, conforme modelo sugerido pela decoradora – 1 unidade. k. Mesa ou ‘Semi-balcão’: móvel para recepção, conforme sugestão da decoradora – 1 unidade. l. ‘Notebooks’: de qualidade, com arquitetura EM64T(Intel) ou x86-64(AMD) ou similar, compatíveis com sistemas x86 de 32bits, barramento ‘Front Side Bus’ (FSB) ou ‘Hyper Transport’ PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 66/78 nº 01 de 800 MHz, com ‘clock’ real mínimo de 2.4GHz, sistema de dissipação de calor dimensionado para a perfeita refrigeração do processador e placa-mãe, cujo conjunto deverá operar em sua capacidade máxima, pelo período mínimo de 10 (dez) horas consecutivas, em ambiente não refrigerado. Com suporte multimídia MMX, suporte multimídia SSE3 ou 3Dnow!, memória cache secundária de, no mínimo, 1Mb (somatório da memória ‘cache’ existente em todos os níveis). Placa-mãe com ‘BIOS Flash’, com suporte ‘Plug and Play’ e LBA e proteção por senha de acesso e com suporte a ‘boot’ a partir do ‘drive’ de CD-ROM, relógio e calendário de tempo real, com 4Gb de memória principal DDR-SDRAM PC 3200 de, no mínimo, 400MHz, com recurso ‘dual channel’; com, no mínimo, 1 (um) ‘slot’ padrão PCI 2.0 livre de qualquer placa, após a configuração completa do equipamento, 1 (um) ‘slot’ padrão PCIe x16 ou AGP 8X, placa-mãe do tipo ATX ou BTX com suporte à especificação ‘Advanced Configuration and Power Interface’ (ACPI), versão 1.0b ou superior, suporte a PCI 2.2 no barramento, ‘Front Side Bus’ (FSB) ou ‘Hyper Transport’ máximo do processador, com áudio integrado padrão AC97 ou Realtec e placa de som ‘off-board’, com funcionalidade equivalente; com, no mínimo, 4 (quatro) entradas USB, SATA-II, com taxa de transferência de 3Gb. Disco rígido com capacidade mínima de 160Gb, com interface tipo SATA-II, velocidade de rotação mínima de 7.200rpm, com ‘Read Seek Time Average’ (tempo médio de acesso de leitura) inferior a 11ms, ‘cache’ ‘buffer’ de, no mínimo, 8Mb. Vídeo com placa de vídeo SVGA, com capacidade de efetuar acesso a 128Mb de memória compartilhada via DVMT ou placa de vídeo PCIe, ambas com ‘driver’ para Windows XP Professional, com tamanho máximo de 15”. Todo os conjuntos de equipamentos deverão ter identificação do fabricante, número de série do equipamento e ‘track number’ gravado na BIOS do computador. Teclado compatível ABNT. Com gravador e leitor de DVD, compatíveis com DVD-R e DVD-RW. ‘Mouse’ óptico sem fio. Micro-câmera embutida de alta-resolução. Dotados de sistema operacional (Windows Vista PRO) e pacote básico de trabalho (Office Professional). m. Computadores: microcomputador, com arquitetura EM64T(Intel) ou x86-64(AMD) ou similar, compatíveis com sistemas x86 de 32bits, barramento ‘Front Side Bus’ (FSB) ou ‘Hyper Transport’ de 800 MHz, com ‘clock’ real mínimo de 2.4GHz, sistema de dissipação de calor dimensionado para a perfeita refrigeração do processador e placa-mãe, cujo conjunto deverá operar em sua capacidade máxima, pelo período mínimo de 10 (dez) horas consecutivas, em ambiente não refrigerado. Com suporte multimídia MMX, suporte multimídia SSE3 ou 3Dnow!, memória cache secundária de, no mínimo, 1Mb (somatório da memória cache existente em todos os níveis). Placamãe com ‘BIOS Flash’, com suporte ‘Plug and Play’ e LBA e proteção por senha de acesso e com suporte a ‘boot’ a partir do ‘drive’ de CD-ROM, relógio e calendário de tempo real, com 4Gb de memória principal DDR-SDRAM PC 3200 de, no mínimo, 400MHz, com recurso dual channel; com, no mínimo, 1 (um) ‘slot’ padrão PCI 2.0 livre de qualquer placa, após a configuração completa do equipamento, 1 (um) ‘slot’ padrão PCIe x16 ou AGP 8X, placa-mãe do tipo ATX ou BTX com suporte à especificação ‘Advanced Configuration and Power Interface’ (ACPI), versão 1.0b ou superior, suporte a PCI 2.2 no barramento, ‘Front Side Bus’ (FSB) ou ‘Hyper Transport’ máximo do processador, com áudio integrado padrão AC97 ou Realtec e placa de som ‘off-board’, com funcionalidade equivalente; com, no mínimo, 6 (seis) entradas USB, SATA-II, com taxa de transferência de 3Gb. Disco rígido com capacidade mínima de 160Gb, com interface tipo SATA-II, velocidade de rotação mínima de 7.200rpm, com ‘Read Seek Time Average’ (tempo médio de acesso de leitura) inferior a 11ms, ‘cache’ ‘buffer’ de, no mínimo, 8Mb. Monitor de Vídeo com placa de vídeo SVGA (ou ‘chipset’ embutido na placa-mãe), para conexão a barramento PCI Express X16 ou AGP8X, com capacidade de efetuar acesso a 128Mb de memória compartilhada via DVMT ou placa de vídeo PCIe, ambas com ‘driver’ para Windows XP Professional, com tamanho mínimo de 15”. Todo os conjuntos de equipamentos deverão ter identificação do fabricante, número de série do equipamento e ‘track number’ gravado na BIOS do computador. Teclado compatível PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 Pag. 67/78 nº 01 ABNT com teclado numérico auxiliar. Com gravador e leitor de DVD, compatíveis com DVD-R e DVD-RW. ‘Mouse’ óptico sem fio. Micro-câmera embutida de alta-resolução. Dotados de sistema operacional (Windows Vista PRO) e pacote básico de trabalho (Office Professional). n. Programas: ‘softwares’ de gerenciamento de projetos (MS Project – última versão comercial). o. Programas: ‘softwares’ específicos de cada área de atuação da empresa (tipo e quantidade de cada: a definir). p. Discos de Armazenagem Individual: ‘pen-drives’ com capacidade mínima de armazenagem de 16Gb. q. Discos de Armazenagem de Área: HD’s externos com capacidade mínima de armazenagem de 300Gb. r. Servidor: servidor com capacidade de gerenciamento de todo o sistema computacional de todas as áreas, com capacidade de armazenagem equivalente a 3 anos de dados. s. Impressoras: impressoras multi funcionais, com capacidade para impressão em preto e colorido, escaneamento, envio de ‘e-mail’, ploter, de baixo consumo e alta resolução, com capacidade para formatos A4 (e similares), A3 e A2. t. Vídeo-Conferência: sistema completo para vídeo conferência – 1 unidade. u. Telefonia: contratação de empresa para prestação de serviços de telefonia fixa com sistemas de ramais internos, com fornecimento dos aparelhos telefônicos adequados ao sistema contratado. v. Telefonia: contratação de empresa para prestação de serviços de telefonia móvel, com fornecimento dos serviços básicos de fala e envio de mensagens, além da aparelhagem completa. w. Condicionador de Ar: sistema central de condicionadores de ar com controle e regulagem individual por ambiente / área de trabalho. x. Reforma e Decoração: contratação de empresa ou profissional para os serviços de reforma e de decoração, para adequação do local locado em ambiente de escritório. y. Especialistas: a contratação de especialistas ocorrerá quando a equipe avaliar que ninguém no grupo ou o grupo não apresenta o conhecimento técnico suficiente para detalhamento e compreensão de qualquer etapa da EAP, porém o Gerente do Projeto deverá ser antecipadamente consultado e deverá aprovar. Notas: Buscar-se-á fechar um pacote completo com a empresa responsável pela reforma e decoração, isto é, com o fornecimento de todos os materiais necessários. Caso não seja possível, uma alteração neste plano de aquisição deverá ser feita. ii. As quantidades referentes aos itens 2, 3, 4, 5, 6, 7 e 23 serão definidas após a estruturação final e dimensionamento da empresa. iii. Quanto aos itens 12, 13, 14, 16, 17, 19, 21 e 22, suas quantidades serão definidas após o item ‘b’ acima, como, também, após a definição do mercado de atuação da empresa. i. Pag. 68/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Todas as empresas, que serão consultadas e as que posteriormente serão contratadas, serão pesquisadas no mercado e escolhidas conforme critérios comerciais, tais como: referências de mercado do fornecedor, qualidade dos produtos, garantias intrínsecas ao contrato, prazo de entrega, instalação, preço e forma de pagamento, conforme descrito no dicionário da EAD correspondente. Estas empresas serão consultadas inicialmente por meio telefônico, sendo logo enviado uma mensagem, via correio eletrônico, ou documento formal, conforme modelo de ‘Solicitação de Cotação’ abaixo, com as informações objeto do contrato, tais como: escopo detalhado do serviço solicitado, com a descrição completa, quantidade, valor esperado e nomes dos contatos, tanto da empresa quanto da equipe. - Modelo de Solicitação de Cotação: Nº: SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO DATA: SETOR REQUISITANTE RESPONSÁVEL / TELEFONE PARA CONTATO PACOTE DE TRABALHO DA EAP FORNECEDOR nome da empresa: endereço completo: contatos - responsável técnico: telefones: endereço eletrônico: Nº UND. QTD. PRAZO DE RESPOSTA OBS.: responsável comercial: telefones: endereço eletrônico: DESCRIÇÃO DO MATERIAL CONDIÇÕES DE PAGAMENTO APROVAÇÃO / DATA: PREÇO (R$) Pag. 69/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 As empresas que responderem às solicitações enviadas serão analisadas, conforme quadro abaixo: AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR COTADO SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO: Nº: DATA: SETOR REQUISITANTE: Nº: PACOTE DE TRABALHO DA EAP FORNECEDOR nome da empresa: endereço completo: contatos responsável técnico: telefones: endereço eletrônico: TÓPICOS Histórico de Fornecimentos Certificação ISO9000 Certificação ISO14000 responsável comercial: telefones: endereço eletrônico: SERVIÇOS E/OU MATERIAIS: MÉTODO DE AVALIAÇÃO: TÓPICOS SITUAÇÃO Avaliação: Auditoria / Visita Técnica Análise de Amostras do Produto Indicação da Fiscalização SITUAÇÃO DOCUMENTOS AVALIADOS: Aprovado sem restrições RESULTADO DA AVALIAÇÃO: Aprovado com restrições (completar abaixo) RESTRIÇÕES (descrever): RESPONSÁVEL Rejeitado Assinatura Pag. 70/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 As aquisições / contratações deverão seguir os seguintes fluxogramas, bem como serem realizadas conforme quadro a seguir: - Contratação de Serviços: Contratação de Serviço Emite e Envia Documento com as Necessidades / Especificações Faz Consulta / Coleta no Mercado Recebe Propostas Negocia Preço e Prazos Analisa e Tabula as Informações Recebidas Define Vencedora Contata Empresa Escolhe as Vencedoras Assina Contrato Emite Ordem de Compra Fluxograma de Acompanhamento - Aquisição de Equipamentos: Aquisição de Equipamentos Analisa e Tabula as Informações Recebidas Recebe os Itens Adquiridos Escolhe as Vencedoras Inspeciona e Verifica se Atende às Especificações Faz Consulta / Coleta no Mercado Contata Empresas Negocia Preço e Prazos Emite e Envia Documento com as Necessidades / Especificações Recebe Propostas Itens estão de Acordo? Define Vencedora Emite Ordem de Compra Aceita e Libera Pagamento Fim Devolve Material Pag. 71/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 - Quadro Analítico dos Processos de Aquisição / Contratação: ITEM MÉTODO . Tomada de decisão sobre qual a região da cidade deseja-se instalar o escritório . Pesquisa, nas regiões escolhidas, nas empresas de locação de imóveis . Pesquisa e seleção dos imóveis que cada empresa apresentar . Análise da localização e dos valores referentes ao aluguel, condomínio e taxas . Escolha de, no mínimo, 5 (cinco) e, no máximo, 10 (dez) imóveis 1 . Visitação dos imóveis e análise da situação dos mesmos . Mensuração subjetiva da área e da reforma necessária à adequação do mesmo . Tabulação das informações (valores) envolvidas e tomada de decisão . Escolher 3 (três) imóveis para início de negociação do contrato de locação . Negociação do contrato de locação . Assinatura do contrato . Pesquisa de mercado entre as empresas especialistas em montagem de escritórios . Marcação de entrevista e visita, com responsável técnico de cada empresa . Visita às suas instalações fabris . Reunião para informação das necessidades da empresa, no que 2 a 11 se refere ao mobiliário . Determinação de prazo para entrega dos 'lay-out's . Análise dos 'lay-out's, dos móveis sugeridos e dos valores envolvidos . Escolha da proposta mais adequada aos interesses da empresa . Assinatura do contrato . Pesquisa de mercado entre as empresas de sistemas de tecnologia de informática . Marcação de entrevista e visita, com responsável técnico de cada empresa 12 a 19 . Reunião para informação das necessidades da empresa . Escolha da proposta mais adequada aos interesses da empresa . Assinatura do contrato . Pesquisa de mercado entre as empresas de telefonia atuantes no mercado . Marcação de entrevista e visita, com responsável técnico de cada empresa 20 a 22 . Reunião para informação das necessidades da empresa . Escolha da proposta mais adequada aos interesses da empresa . Assinatura do contrato PRAZO RESP. 17-out-08 90 dias antes da data prevista para inauguração Estanislau Simon Rutkowski 17-nov-08 60 dias antes da data prevista para inauguração Estanislau Simon Rutkowski 17-dez-08 30 dias antes da data prevista para inauguração Estanislau Simon Rutkowski 2-jan-09 15 dias antes da data prevista para inauguração Estanislau Simon Rutkowski PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian 23 24 25 Nota: Pag. 72/78 data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 . Pesquisa de mercado entre as empresas fornecedoras de 17-dez-08 condicionadores de ar . Marcação de entrevista e visita, com responsável técnico de cada empresa . Reunião para informação das necessidades da empresa 30 dias antes . Determinação de prazo para entrega dos 'lay-out's da data prevista para . Análise dos 'lay-out's, dos móveis sugeridos e dos valores inauguração envolvidos . Escolha da proposta mais adequada aos interesses da empresa . Assinatura do contrato . Pesquisa de mercado entre as empresas especialistas em 18-out-08 reforma e decoração . Marcação de entrevista e visita, com responsável técnico de cada empresa após a . Reunião para informação das necessidades da empresa assinatura do . Determinação de prazo para entrega das propostas contrato de . Análise das propostas e dos valores envolvidos locação . Escolha da proposta mais adequada aos interesses da empresa . Assinatura do contrato . Reunião com o Gerente do Projeto para exposição da necessidade . Pesquisa de mercado de nomes de especialistas no ramo desejado quando houver . Marcação de entrevista com os especialistas necessidade . Escolha do especialista . Assinatura do contrato Para todas as situações acima, haverá o acompanhamento do responsável de cada área nº 01 Estanislau Simon Rutkowski Estanislau Simon Rutkowski Estanislau Simon Rutkowski Pag. 73/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 - Modelo de Ordem de Compra: Nº: ORDEM DE COMPRA DATA: SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO (anexar): SETOR REQUISITANTE (sigla): Nº: PACOTE DE TRABALHO DA EAP FORNECEDOR nome da empresa: endereço completo: contatos - responsável técnico: telefones: endereço eletrônico: Nº UND. QTD. PRAZO DE ENTREGA OBS.: 5.8.2 RESTRIÇÕES: Ver item 3.9 5.8.3 PREMISSAS: Ver item 3.10 responsável comercial: telefones: endereço eletrônico: DESCRIÇÃO DO MATERIAL CONDIÇÕES DE PAGAMENTO APROVAÇÃO / DATA: PREÇO (R$) nº 01 Pag. 74/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.8.4 ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS EFETUADOS: Os contratos efetuados deverão seguir os fluxogramas abaixo, em suas etapas de acompanhamento e de encerramento. - Acompanhamento O b ra s A s s in a tu ra d o C o n tra to D e f in iç ã o d o C ro n o g ra m a A n d a m e n to N o rm a l? S im A com panha N ão R eune com a C o n tra ta d a A n a lis a Im p a c to s o b r e o C ro n o g ra m a S im A fe ta o P ro je to ? A n a lis a Im p a c to R e u n e c o m E q u ip e d o P ro je to N ão A n a lis a P u n iç õ e s A lte ra C ro n o g r a m a A n a lis a P u n iç õ e s M a n té m A n d a m e n to - Encerramento Obras Empresa Termina Avalia a Entrega Conforme Contratado? Sim Aceita Encerra Contrato Libera Pagamento de Saldo Não Reune com a Contratada Analisa NãoConformidade Sim Sim Aceita? Analisa Impacto Reune com Equipe do Projeto Aceita? Não Não Reune com a Contratada Solicita Acertos Pag. 75/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 Depois de efetivadas as entregas, sejam de itens / materiais, os fornecedores serão avaliados para atualização do cadastro, para tanto a planilha abaixo deverá ser preenchida pelo setor responsável pelo recebimento e conferência. Nº: AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR ORDEM DE COMPRA: DATA: SETOR REQUISITANTE: Nº: PACOTE DE TRABALHO DA EAP FORNECEDOR nome da empresa: endereço completo: contatos responsável técnico: responsável comercial: telefones: telefones: endereço eletrônico: endereço eletrônico: SERVIÇOS E/OU MATERIAIS ENTREGUES: MÉTODO DE AVALIAÇÃO: TÓPICOS TÓPICOS SITUAÇÃO SITUAÇÃO Histórico de Fornecimentos Prazo Atendido Produtos Conformes Embalagens Conformes Serviços Conformes Atendimento de Pessoal Próprio Nota Fiscal Correta Agilidade na Solução de Problemas Uso Adequado de EPI's OBSERVAÇÃO (inserir aqui observações relativas às situações negativas dos campos acima): Aprovado sem restrições RESULTADO DA AVALIAÇÃO: Aprovado com restrições (completar abaixo) RESTRIÇÕES (descrever): RESPONSÁVEL Rejeitado Assinatura Serão utilizados os seguintes critérios para a avaliação do fornecedor: • Produto ou Serviço Conforme: quando este atende às especificações de inspeção relacionadas; • Embalagem Conforme: quando os materiais vieram adequadamente acondicionados; • Prazo Atendido: quando as datas relacionadas no pedido de compra ou contrato de serviço são atendidas ou quando o atraso não influencia o andamento normal das atividades; • Nota Fiscal Correta: quando todas as informações necessárias estão plenamente corretas; • Atendimento de Pessoal Próprio: quando os funcionários do fornecedor atendem com profissionalismo, com educação e são atenciosos; • Uso Adequado de EPI’s: quando todos os funcionários estão sempre usando os equipamentos de proteção obrigatórios para a atividade em desenvolvimento; • Agilidade na Solução de Problemas: analisar o tempo de resposta, o tempo de ação, a solução apresentada e o resultado final; será considerado satisfatório se o conjunto destas ações atenderem ao objetivo e não comprometerem o andamento dos serviços; • Use o último campo para outros tópicos que achar relevante, neste caso descreva mais detalhes no campo de observação. Tanto o formulário de ‘AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR COTADO’, quanto o de ‘AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR’ serão arquivados para montagem de banco de dados para uso em futuras aquisições / contratações. Pag. 76/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 5.9 ESTUDO DE VIABILIDADE ECONÔMICA 5.9.1 ESTIMATIVA DOS RECEBIMENTOS ESTIMATIVA DA RECEITA Contrato Cenários Vendas Anuais Valor Médio 1 2 3 4 6 12 500.000,00 500.000,00 500.000,00 Ganho Anual Ganho Médio ($) 50.000,00 50.000,00 50.000,00 200.000,00 300.000,00 600.000,00 PREMISSAS PARA FLUXO DE CAIXA O salário descrito corresponde a estrutura básica de funcionários do escritório Para efeito de estimativa os projetos assumidos terão valor médio de R$500.000,00 O faturamento corresponde a 10% do valor do projeto contratado Dos 10% faturados, 1/3 será repassado ao Gerente de Projeto como pagamento dos serviços prestados Foram considerados todos os impostos que incidem neste tipo de projeto baseados no faturamento da empresa As custos fixos foram estimados baseado no valor esperado PREMISSAS PARA TAXA DE DESCONTO O projeto a ser implantado foi considerado de alto risco de mercado por se tratar de prestação de serviços Para isso foi considerada uma taxa de 30% 5.9.2 FLUXO DE CAIXA CENÁRIO 1 Descrição Custo do projeto (90%) Faturamento Participação do Gerente de Projeto Folha de pagamento INSS sobre folha Iimposto de Renda ISSQN INSS PIS Cofins manutenção AGUA, LUZ e TELEFONE Materias de papelaria Aluguel Fluxo de caixa anual Fluxo de caixa acumulado Média de rendimento mensal Ano 0 -39.300,00 -39300 -39.300,00 0 Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 200.000,00 -66.666,67 -3.000,00 -2.550,00 -3.000,00 -10.000,00 -22.000,00 -9.300,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 39.083,33 -216,67 3.256,94 200.000,00 -66.666,67 -3.000,00 -2.550,00 -3.000,00 -10.000,00 -22.000,00 -9.300,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 39.083,33 38.866,67 3.256,94 200.000,00 -66.666,67 -3.000,00 -2.550,00 -3.000,00 -10.000,00 -22.000,00 -9.300,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 39.083,33 77.950,00 3.256,94 200.000,00 -66.666,67 -3.000,00 -2.550,00 -3.000,00 -10.000,00 -22.000,00 -9.300,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 39.083,33 117.033,33 3.256,94 200.000,00 -66.666,67 -3.000,00 -2.550,00 -3.000,00 -10.000,00 -22.000,00 -9.300,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 39.083,33 156.116,67 3.256,94 VALOR PRESENTE LÍQUIDO, TIR e Pay-Back Anos 0 1 2 3 4 5 Total VPL Taxa Desc. Fluxo de Caixa (39.300,00) 39.083,33 39.083,33 39.083,33 39.083,33 39.083,33 156.116,67 R$ 55.890,18 Negativos 30,00% Positivos Soma Fluxo de Caixa Descontado (39.300,00) 30.064,10 23.126,23 17.789,41 13.684,16 10.526,28 55.890,18 (39.300,00) 95.190,18 55.890,18 Fluxo de Caixa Descontado Acumulado (39.300,00) (9.235,90) 13.890,34 31.679,75 45.363,91 55.890,18 55.890,18 Pay Back (Anos) TIR Indice de Befício Custo 0,40 0,40 96,01% 2,42 Pag. 77/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 CENÁRIO 2 Descrição Custo do projeto (90%) Faturamento Participação do Gerente de Projeto Folha de pagamento INSS sobre folha Iimposto de Renda ISSQN INSS PIS Cofins CSL Água, Luz e telefone Materias de papelaria Aluguel Fluxo de caixa anual Fluxo de caixa acumulado Média de rendimento mensal Ano 0 -51.500,00 -51500 -51500 0 Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 32.100,00 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 115.700,00 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 199.300,00 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 282.900,00 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 366.500,00 6.966,67 VALOR PRESENTE LÍQUIDO, TIR e PAY BACK Fluxo de Caixa Anos 0 1 2 3 4 5 Total VPL Taxa Desc. (51.500,00) 83.600,00 83.600,00 83.600,00 83.600,00 83.600,00 366.500,00 R$ 152.113,63 Negativos 30,00% Positivos Soma Fluxo de Caixa Descontado (51.500,00) 64.307,69 49.467,46 38.051,89 29.270,68 22.515,91 152.113,63 (51.500,00) 203.613,63 152.113,63 Fluxo de Caixa Descontado Acumulado (51.500,00) 12.807,69 62.275,15 100.327,04 129.597,72 152.113,63 152.113,63 Pay Back (Anos) TIR Indice de Benefício / Custo 0,80 0,80 160,99% 3,95 CENÁRIO 3 Descrição Custo do projeto (90%) Faturamento Participação do Gerente de Projeto Folha de pagamento INSS sobre folha Iimposto de Renda ISSQN INSS PIS Cofins CFl manutenção AGUA, LUZ e TELEFONE Materias de papelaria Aluguel Fluxo de caixa anual Fluxo de caixa acumulado Média de rendimento mensal Ano 0 -69.200,00 -69200 -69200 0 Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 600.000,00 -200.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -9.000,00 -30.000,00 -66.000,00 -27.900,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 217.150,00 147.950,00 18.095,83 600.000,00 -200.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -9.000,00 -30.000,00 -66.000,00 -27.900,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 217.150,00 365.100,00 18.095,83 600.000,00 -200.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -9.000,00 -30.000,00 -66.000,00 -27.900,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 217.150,00 582.250,00 18.095,83 600.000,00 -200.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -9.000,00 -30.000,00 -66.000,00 -27.900,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 217.150,00 799.400,00 18.095,83 Ano 5 600.000,00 -200.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -9.000,00 -30.000,00 -66.000,00 -27.900,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 217.150,00 1.016.550,00 18.095,83 VALOR PRESENTE LÍQUIDO, TIR e Pay-Back Fluxo de Caixa Anos 0 1 2 3 4 5 Total VPL Taxa Desc. (69.200,00) 217.150,00 217.150,00 217.150,00 217.150,00 217.150,00 1.016.550,00 R$ 459.683,97 Negativos 30,00% Positivos Soma Fluxo de Caixa Descontado (69.200,00) 167.038,46 128.491,12 98.839,33 76.030,25 58.484,81 459.683,97 (69.200,00) 528.883,97 459.683,97 Fluxo de Caixa Descontado Acumulado (69.200,00) 97.838,46 226.329,59 325.168,91 401.199,16 459.683,97 459.683,97 Pay Back (Anos) TIR Indice de Befício Custo 0,41 0,41 313,54% 7,64 Pag. 78/78 PLANO DO PROJETO executado: Turma 76 – Grupo 1 responsável: prof. João Carlos Boyadjian data: 17/01/09 rev. 00 arquivo: GRUPO 1 nº 01 CENÁRIO ESPERADO Descrição Custo do projeto (90%) Faturamento Participação do Gerente de Projeto Folha de pagamento INSS sobre folha Iimposto de Renda ISSQN INSS PIS Cofins CSL Água, Luz e telefone Materias de papelaria Aluguel Fluxo de caixa anual Fluxo de caixa acumulado Média de rendimento mensal Ano 0 -57.878,67 -57878,67 -57878,67 0 Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 25.721,33 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 109.321,33 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 192.921,33 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 276.521,33 6.966,67 300.000,00 -100.000,00 -3.000,00 -2.550,00 -4.500,00 -15.000,00 -33.000,00 -13.950,00 -18.000,00 -2.400,00 -24.000,00 83.600,00 360.121,33 6.966,67 VALOR PRESENTE LÍQUIDO, TIR e PAY BACK Fluxo de Caixa Anos 0 1 2 3 4 5 Total VPL Taxa Desc. 5.9.3 (57.878,67) 83.600,00 83.600,00 83.600,00 83.600,00 83.600,00 360.121,33 R$ 145.734,96 Negativos 30,00% Positivos Soma Fluxo de Caixa Descontado (57.878,67) 64.307,69 49.467,46 38.051,89 29.270,68 22.515,91 145.734,96 (57.878,67) 203.613,63 145.734,96 Fluxo de Caixa Descontado Acumulado (57.878,67) 6.429,02 55.896,48 93.948,37 123.219,05 145.734,96 145.734,96 Pay Back (Anos) TIR Indice de Benefício / Custo 0,90 0,90 142,73% CONCLUSÃO DA VIABILIDADE DO PROJETO Analisando todos os cenários foi observado que mesmo na visão mais pessimista o projeto terá um retorno além do esperado. O PAY BACK será em curto espaço de tempo em todas as situações A TIR apresentou um percentual considerável durante os 5 anos do investimento. O índice de benefício/custo também foi um indicador que apresentou resultado significativo. Portanto o projeto foi considerado viável. 3,52
