pe-spp

Emitido por:
Coordenadora Geral de Qualidade de Vida
Aprovado por:
Diretor Adjunto de Sistema de Gestão da Qualidade
e Indicadores Institucionais
Título: Sistema de Padronização de Padrões
Código:
PE-SPP-0
DDI
Padrão de Execução de
Atividade
1. Objetivo e campo de aplicação
Este padrão tem como objetivo definir os requisitos para apresentação, conteúdo e
controle dos padrões da DDI. Este padrão se aplica a toda a DDI, no que concerne ao
escopo definido para a NBR ISO 9001:2008 e BSI OHSAS 18001:2007
2. Documentos de Referência
Norma NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestão de Qualidade SGQ – Requisitos.
Norma BSI OHSAS 18001:2007 – Sistemas de Gestão de Saúde e Segurança no
Trabalho SGSST – Requisitos.
3. Definições e siglas
DDI – Diretoria de Desenvolvimento Institucional
SGQSST – Sistema de Gestão da Qualidade, de Saúde e Segurança no Trabalho
Padrão: termo genérico para qualquer documento normativo, de natureza técnica ou
administrativa, consensado pelos setores envolvidos. Inclui procedimentos e normas
operacionais.
Padrão gerencial (PG): documento normativo e gerencial. Estão nesta classificação:
Manual de SGQSST, Política de SGQSST, Objetivos de SGQSST, análise critica da
Direção, análise critica de contrato, competências e avaliação das competências.
Padrão de execução (PE): documento normativo e operacional. São todos
documentos de execução de atividades do SGQSST
Padronização: conjunto de atividades sistemáticas para estabelecer, utilizar e avaliar
padrões quanto ao seu cumprimento, à sua adequação e aos seus efeitos sobre os
resultados.
Sistema de Padronização da DDI: estrutura organizacional, procedimentos, processos
e recursos necessários para possibilitar a Gestão de Padrões no âmbito da DDI.
Aprovador: Função ou pessoa que aprova um padrão.
Gestor: Função ou pessoa que faz a gestão do SGQSST.
Emissor: Função ou pessoa que emite um padrão.
Procedimento: seqüência de ações ou instruções a serem seguidas para resolver um
problema ou efetuar uma tarefa.
Norma operacional: é o detalhamento da atividade.
PE-SPP
Data: 26/08/2011
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4. Procedimento
4.1 Configuração do documento
Os padrões, em versão eletrônica e caso seja imprescindível a impressão, serão
apresentados em papel branco, em formato A-4, com texto na posição retrato. Os
anexos e os registros modelo, em prol da clareza e do melhor entendimento, podem
ser usados na posição paisagem ou em outros formatos da série A.
4.1.1 Cabeçalho
O cabeçalho da primeira página do padrão contém as seguintes informações
obrigatórias:






Logomarcas da IFRJ e DDI;
Código;
Responsável pela aprovação;
Emissor;
Nomenclatura do padrão;
Título.
O código de identificação que aparece no cabeçalho possui o seguinte formato:
AA-XXXXXXXX-Y
A pode ter até dois espaços (AA), sendo um campo alfabético que identifica a
categoria do padrão e pode assumir as seguintes nomenclaturas:
Padrão Gerencial – (PG);
Padrão de Execução – (PE);
X é um campo alfabético onde as letras são abreviações dos padrões, podendo ter até
8 espaços. Quando for um registro, no campo X deverá constar RE, abreviação de
registro, antes da abreviação do título do registro. Quando for um processo, no campo
X deverá constar FL (fluxograma, desenho do processo), antes da abreviação do titulo
do processo. Quando for uma norma operacional, no campo X deverá constar NO,
abreviação de norma operacional, antes da abreviação do título da norma operacional.
Não deverá existir nenhum documento com abreviações iguais.
Y é um campo alfanumérico que identifica a revisão do padrão. Este campo pode
assumir os seguintes valores:
# - Padrão em fase de elaboração ou aguardando aprovação (AA-XXXXXXXX-#)
0 – Padrão aprovado pela primeira vez (AA-XXXXXXXX-0);
(1 à n), onde n = números inteiros e naturais – captura de forma seqüencial o número
da revisão do padrão previamente aprovado.
4.1.2 Rodapé
No rodapé deve constar o número da página no formato X de Y à direita, o código do
padrão à esquerda, exceto o número da revisão e a data de aprovação do padrão
centralizado.
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Data: 26/08/2011
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4.2 Itens obrigatórios
O texto dos padrões é organizado de acordo com os seguintes itens obrigatórios,
exceto para o manual da Qualidade, Segurança, Saúde no Trabalho:
1. Objetivo e campo de aplicação: onde é indicado, de modo sucinto, a finalidade do
padrão e sua abrangência.
2. Documentos de Referência: este item relaciona os documentos que apresentam
diretrizes e orientações aplicáveis ao padrão. Normalmente estão num nível de
abrangência superior, tais como normas IFRJ, normas ABNT, etc.
3. Definições e Siglas: este item apresenta as definições de termos ou expressões e
siglas utilizadas no padrão necessárias ao seu entendimento.
4. Procedimento: são descritas as atividades e/ou tarefas do processo que está sendo
padronizado.
5. Fluxogramas: É recomendado o emprego de fluxogramas para representar
processos de elevada complexidade, e críticos para o sistema de gestão da qualidade.
6. Registros do SGQSST e/ou Anexos: neste item são incluídos os modelos de
registro para preenchimento ou anexos (quando for o caso), visando evidenciar o
cumprimento dos requisitos estabelecidos pelo padrão e a inclusão dos anexos citados
no corpo do documento. Estes deverão ser identificados corretamente no campo e ter
seus links disponibilizados.
7. Histórico: este item é efetuado descrevendo as alterações relevantes às quais o
documento tenha sido submetido. É preenchido com letra Arial tamanho 9. Abaixo
modelo a ser utilizado:
Data
Revisão
DD/MM/AAAA
00
Sumário
Emitido por
(Nome/Cargo)
Sempre que algum item for desnecessário ao bom entendimento do padrão, deverá
ser escrito “não aplicável” no local de descrição do mesmo.
Obs.: tais itens não se aplicam ao manual de SGQSST.
4.3 Construção e layout do texto
4.3.1 Numeração dos itens
Os itens do procedimento devem ser numerados progressivamente em algarismos
arábicos. Podem ser utilizados subitens até a quarta ordem. Exemplo: 3.2.2.1. Dentro
de cada subitem o procedimento deve ser descrito sequencialmente utilizando-se os
marcadores de ordem alfabética em letra maiúscula. Exemplo: A. B. C.
4.3.2 Tabelas e figuras
As tabelas e figuras devem ser intercaladas no texto logo após terem sido citadas pela
primeira vez, ou então serem tratadas como anexo (devidamente identificado, e com
seu link correspondente).
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Data: 26/08/2011
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Aprovado por
(Nome/Cargo)
4.3.3 Redação do texto
A redação do padrão tem estilo próprio, linguisticamente correto, sem preocupações
literárias e, tanto quanto possível, uniforme. A qualidade essencial é a clareza do
texto, que deve ser facilmente compreensível pelos usuários que não tenham
participado da elaboração do procedimento e/ou norma técnica. Deve-se utilizar a
fonte Arial, tamanho 11, e somente quando necessário, usar negrito e/ou sublinhado.
A forma de apresentação do conteúdo atende aos requisitos desta especificação,
visando sempre o melhor entendimento dos padrões e facilitando a sua aplicação.
5. Fluxogramas:
NA – Não aplicável
6. Registros de SGQSST e/ou Anexos:
NA – Não aplicável
7. Histórico:
Data
Revisão
26/08/2011
00
PE-SPP
Emitido por (Nome/Cargo)
Aprovado por
(Nome/Cargo)
Larisse Castro
Coordenadora Geral de Qualidade
de Vida
Gilton Andrade
Diretor Adjunto de
Sistema de Gestão da
Qualidade e Indicadores
Institucionais
Sumário das Revisões
Documento aprovado pela primeira vez
Data: 26/08/2011
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