Curso “hands-on” de Gestão de Projetos

Curso Hands-on de Gestão de Projetos
Fundamentos de Gestão de projetos
Eduardo Montes, PMP
Agenda
• Fundamentos de Gestão de Projetos
– Conceitos sobre projetos
– O Ciclo de vida do projeto
– Grupos de Processos
– Áreas de Conhecimento
03/06/2013
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Fundamentos de gerenciamento de
projetos
Conceitos sobre Projetos
O que é um projeto?
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar
um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK).
Temporário: Início e
Término
03/06/2013
Entrega(s)
exclusiva(s)
Viagem dos sonhos
Abertura da empre
sa
Reforma da casa
Criação de um
treinamento
Loja Virtual
Projeto de Inclusão
Social
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Projeto x Operação
Projeto
Operação
=
• Executado por Pessoas
• Limitado aos recursos disponíveis
• Planejado, executado e controlado
para atingir objetivos da organização
Duração Temporário
Contínua
Produto Exclusivo
Repetitiva
Recurso Por projeto
Por função
Foco
Expandir o negócio Manter o negócio
03/06/2013
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Escritório de Projetos
• Área da organização que suporta, controla e/ou dirige o
Gerenciamento de Projetos
• Responsável pela operação dos projetos e pela gestão
do portfólio de projetos
• Responsável: PMO (Project Management Officer)
03/06/2013
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Portfólio de Projetos
• Consolidação dos projetos da empresa ou de uma área
para gerenciar melhor os recursos compartilhados e
obter melhores resultados
Portfólio
Corporativo
Portfólio
Programa
Projeto
Subproje
to
Programa de
Aumento de
Receita
Novos
Mercados
Novas
Fábricas
Novos
Negócios
Programa de
Redução de
Custos
Programa de
Produtividade
Atualização
Tecnológica
Capacitação
de Recursos
Revisão de
Layouts de
Fábricas
Simplificação
de Processos
Processos de
Finanças
Processos de
Logística
03/06/2013
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Características dos tipos de estrutura da organização
Estrutura Organizacional
Característica dos
projetos
Autoridade do GP
Disponibilidade de
recursos
Função do GP
Funcional
Matricial
Fraca
Limitada
Pouca ou
Nenhuma
Pouca ou
Limitada
Nenhuma
Tempo Parcial Tempo Parcial
Quem controla o
Gerente
Gerente
orçamento
Equipe administrativa do
funcional
funcional
GP
03/06/2013
Balanceada
Baixa /
Moderada
Baixa /
Moderada
Tempo
integral
Misto
Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo Parcial
Projetizada
Forte
Moderada /
Alta
Moderada /
Alta
Tempo
integral
Gerente de
Moderada /
Alta
Tempo
integral
Gerente de
Projeto
Tempo
Projeto
Tempo
integral
integral
Alta / Total
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Ativos de processos organizacionais
• Metodologia de gerenciamento de projetos
• Políticas, diretrizes e procedimentos
• Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de
verificação, instruções de trabalho, regras gerais em
diversas áreas
• Bases históricas e Lições aprendidas
• Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões
e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos,
...
03/06/2013
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O que são Premissas e Restrições?
• Premissas organizacionais, ambientais e externas
– Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de
planejamento
– O que você quer exigir das partes interessadas
– “Cláusulas contratuais” que se não forem cumpridas,
comprometem o sucesso do projeto
– Ex: Disponibilidade de 50% do tempo do cliente durante os testes
• Restrições organizacionais, ambientais e externas
– Limitação aplicável a um projeto, fator limitador que afeta a
execução do projeto.
– O que você quer esclarecer as partes interessadas
– Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, ...
– Ex: Orçamento de R$1.500.000,00
03/06/2013
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Quem são as Partes interessadas?
• Pessoa, comunidade ou organização envolvida cujos interesses
podem ser afetados pelo projeto
• Exercem influência sobre o projeto, suas entregas e sua equipe
Organização
Cliente
Patrocinador
PROJETO
PMO
Escritório de Projetos
Gerente de Projeto
Chefe da equipe
Equipe do Projeto
03/06/2013
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto
a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK)
Identificar as
necessidades
03/06/2013
Estabelecer
objetivos
claros e
alcançáveis
Balancear
conflitos de
qualidade,
escopo,
tempo e custo
Adaptar às
diferentes
expectativas
das partes
interessadas
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Por que Gerenciar projetos?
Identificar estratégias para cuidar
das pessoas resistentes
“Se alguma coisa pode dar errado,
com certeza dará” - Lei de Murphy
“O trabalho se expande para
preencher o tempo disponível para
ser concluído”
Lei de Parkinson
“Porque cada um olha pro seu
próprio umbigo”
Lei dos interesses individuais
(Eduardo Montes)
03/06/2013
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Fundamentos de gerenciamento de
projetos
Ciclo de vida de Projetos
Ciclo de Vida – Fases do Projeto
• Fases do projeto
– Divisões do projeto visando
– melhor controle gerencial e
– adequação aos processos da organização
– Podem ser sequenciais ou sobrepostas
Conjunto de fases do projeto = Ciclo de vida
03/06/2013
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Ciclo de Vida de um Projeto de TI
Iniciação
•Solicitação do
Projeto
•Termo de Abertura
Análise
•Especificações
Funcionais
•Plano de Projeto
Desenvolvimento
Design
•Especificações
Técnicas
•Caso de Uso
•Sistema pronto
p/testes
Teste
•Plano de Teste
•Termo de Aceite
•
•
•
Implantação
•Procedimentos
Operacionais
•Plano de
Contingência
Encerramento
•Termo de Aceite
•Lições aprendidas
1 Fase => N Entregas.
Uma entrega é um produto tangível e verificável.
Conclusão de uma fase => Revisão das entregas:
– Determinar continuação do projeto.
– Detectar e corrigir erros.
03/06/2013
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Ciclo de Vida do Projeto x Produto
Ciclo de vida do produto
03/06/2013
Ciclo de vida do projeto
Plano de Negócio
Fase 1
Projeto
Fase 2
Operações
...
Retirada
Fase Final
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Fundamentos de gerenciamento de
projetos
Processos de Gerenciamento de Projetos
Processo (Entradas, Ferramentas e Saídas)
Entradas
• O que será
transformado
• Insumos
Madeira, pregos,
...
03/06/2013
Ferramentas e
Técnicas
• O que se usa para
transformar
Serrote, Martelo,
..
Saídas
• O que se espera
• Resultado com
valor agregado
Telhado de
madeira
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Processos de Gerenciamento de projetos
•
Projetos são compostos por processos
• Um grupo de processo é um conjunto de processos que
suportam o desenvolvimento do projeto.
• “Processo é um conjunto de ações (inter-relacionadas)
que levam a um resultado (saídas esperadas de
produtos, resultados ou serviços)”
•
Processos de gerenciamento de Projetos
• Descrevem, organizam e completam o trabalho do projeto
•
Processos orientados ao Produto
• Especificam e criam o produto do projeto
• Tipicamente são definidos pelo ciclo de vida do projeto
• Variam de acordo com a área de aplicação
03/06/2013
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Controle de Processos via PDCA
• Identificar
oportunidade
• Analisar o processo
• Gerar alternativas
• Criar plano de ação
• Se bem-sucedida
• normatizar e
padronizar
• Senão:
• Reiniciar o ciclo
03/06/2013
• Executar plano de
ação
• Envolver pessoas
• Implantar alteração
de processo
PPlan
D - Do
A - Act
CCheck
• Medir desempenho
• Avaliar
desempenho
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Processos de Gerenciamento de Projetos
Processos de
Encerramento
A - Act
Processos de
Iniciação
Processos de
Planejamento
PPlan
Processos de
Monitoração e
Controle
CCheck
03/06/2013
de
D -Processos
Do
Execução
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Fundamentos de gerenciamento de
projetos
Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos
Áreas de Conhecimento
Objetivo
4-Integração
Integrar todas áreas de conhecimento
5. Escopo
Gerenciar o que deve ser feito
Concluir no escopo aprovado
6. Tempo
Concluir no prazo planejado
7. Custos
Concluir conforme orçamento aprovado
8. Qualidade
Definir critérios de sucesso do projeto e alcança-los
Gerenciar qualidade do projeto e de suas entregas
9. Recursos
humanos
Organizar e gerenciar a equipe
10.
Comunicações
Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes
interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta,
disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e
adequada
11. Riscos
Gerenciar os riscos do projeto
12. Aquisições
Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos.
13. Partes
03/06/2013
interessadas
Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver
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estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento
Grupo de Processos de GP
•
•
•
•
•
Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o
escopo do projeto.
Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao
planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
03/06/2013
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Principais Saídas
Documento
Descrição
Termo de Abertura
Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de
conhecimento de projeto para a empresa.
Registro das partes
interessadas
Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar
suporte ou reduzir obstáculos
Plano de Projeto
O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto.
Declaração Escopo
Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas.
EAP e dicionário
Detalha as entregas.
Cronograma
Determina datas de início e término das atividades do projeto
Registro dos Riscos
Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratados
Registro das
Mudanças
Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP, registrada no registro
de mudanças e ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê.
Status Report
Divulga informações pertinentes ao projeto.
Ata de reunião
Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião
Issues Log
Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o
projeto e como foram solucionadas.
Termo de Aceite
Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente.
Lições aprendidas
Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para
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evitar ocorrências em futuros projetos.
03/06/2013
Principais Saídas & Possível Fluxo
Iniciação
Planejamento
Controle
Encerramento
Termo de Abertura
Plano de Projeto
Conforme
necessidade
Termo de Aceite
Registro das partes
interessadas
Declaração Escopo
Registro das
Mudanças
Lições aprendidas
EAP e dicionário
Status Report
Cronograma
Ata de reunião
Registro dos Riscos
Issues Log
03/06/2013
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Referências Bibliográficas
1. https://escritoriodeprojetos.com.br/metodologia-pmo
2. https://escritoriodeprojetos.com.br/fundamentos-de-gerenciamentode-projetos
3. Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de
Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013.
4. https://escritoriodeprojetos.com.br/guia-de-gerenciamento-deprojetos
03/06/2013
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Obrigado!
Eduardo Montes, PMP
[email protected]
https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp