Tabela GUT - Cordeiro e Aureliano

Prepare-se
Parabéns, você começará agora um
treinamento digital, E-Learning, portanto
façamos algumas ponderações:
• 1) Somente faça este treinamento em um local
tranqüilo, sem conversas paralelas ou problemas
saltando aos seu olhos
• 2) Tenha calma, o treinamento segue uma linha de
raciocínio gradativo, não se apavore, peça ajuda se
sentir necessário.
• 3) Passe os slides com calma, reflita sobre cada slide
pelo menos de 30 a 60 segundos.
• 4) Não se acanhe em perguntar ou pedir ajuda,
estaremos sempre prontos a sanar suas dúvidas
Contato:
[email protected]
Tabela GUT
Projeto de Evolução Profissional
Cordeiro e Aureliano Contabilidade
O que é: Tabela GUT?
•
Trata-se de uma técnica utilizada em grupo,
aplicada logo após o brainstorming, visando identificar
a causa principal dentre um conjunto de causas
apontadas.
• Consiste em atribuir valores de 1 (um) a 5 (cinco) para
categorias: gravidade, urgência e tendência.
• A sigla “GUT” trata-se, portanto, de parâmetros
tomados para se estabelecer prioridades na eliminação
de problemas, especialmente se forem vários e
relacionados entre si.
Qual a Finalidade da Tabela GUT?
• A técnica GUT foi desenvolvida com o objetivo de orientar
decisões mais complexas, isto é, decisões que envolvem muitas
questões. Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha
causa própria, para depois relacionar com as possíveis soluções
para os problemas detectados.
• Nesse processo, quando ocorre divergência quanto à identificação
do problema prioritário a ser enfrentado pela administração e
colaboradores internos, utiliza-se um procedimento denominado de
“multivotação” na tabela GUT, que consiste em:
• Estimular os funcionários a defenderem seus posicionamentos,
visando persuadir outros funcionários a apoiarem o seu critério de
pontuação, permitindo, dessa forma, a identificação de um único
problema/causa
Qual o Conceito de Utilização?
•Todo o conjunto de particularidades que
envolvem esta técnica exige que se faça três
perguntas básicas, para nortear a identificação da
causa - prioritária:
As Três Perguntas!
a) Qual a gravidade do desvio?
Indagação que exige outras explicações. Que
efeitos surgirão ao longo prazo, caso o problema
não seja corrigido? Qual o impacto do problema
sobre coisas, pessoas, resultados?
As Três Perguntas!
b) Qual a urgência de se eliminar o problema?
A resposta está relacionada com o tempo
disponível para resolvê-lo.
As Três Perguntas!
c) Qual a tendência do desvio e seu potencial
de crescimento?
Será que o problema tornar-se-á progressivamente
maior? Será que tenderá a diminuir e desaparecer
por si só?
Vamos Entender na Prática!
• Analisaremos um problema real com a tabela
GUT, problema esse que pode mudar
completamente um cronograma de ação do
Departamento de CPD por exemplo.
O Vírus
• Descrição do problema:
– Na sexta-feira foi detectada uma infecção de vírus
no escritório, e fica aí a dúvida entre as alternativas:
• A) Manter o cronograma de ação, ministrando
treinamentos e manutenções agendadas.
• B) Parar e adiar todo o cronograma e solucionar o
problema do vírus.
Vamos Preencher a Tabela
Neste modelo preencheremos a tabela com o cronograma
previsto e com o problema do VÍRUS...
Pontuaremos os problemas de acordo com as Três
Perguntas:
=>Gravidade
=>Urgência
=>Tendência
=> O Campo Total é a Multiplicação de G*U*T
A Tabela GUT
Vamos Analisar a Planilha
Problema
G U
T
Pontos
G*U*T
Explicação
Preparar Treinamento da
TABELA GUT
1
3
2
6
Treinar pessoal na Tabela GUT para facilitar a definição
de prioridades no trabalho.
Consultar Alterdata Sobre
Relatório Setor Contábil
2
3
3
18
Problema de Impressão de Relatórios Setor Contábil,
No problema acima determinamos
Relativo ao uso que:
da LQ1070 – Impressão Desalinhada
a) Gravidade: Longo Prazo,
visto
que
é uma
demanda
constante, o treinamento é algo
Consultar Alterdata Sobre
2
3
2
12
Problema de Impressão de Relatórios Setor Fiscal
queSetor
deve
ser tido como cultura profissional, Relativo
não seaoprendendo
únicoPequena
instante
Relatório
Fiscal
uso da LQ1070a –um
Impressão
mas à constância de nossas vidas.
b) Urgência:
a se
médio
Solucionar Problema de Vírus
4
5 Só 4pode ser
75 realizado
Vírus que
Propagaprazo.
pelo MSN, pode infectar inclusive
em Todos
os Micros
clientesproblemas,
do escritório, não
travaprolongará
o sistema, nemos
rouba
c) Tendência:
Se não executado, não trará novos
mas
dados,
INCOMODA
MUITO.
problemas atuais, sendo um problema que não
seapenas
resolve
automaticamente,
mas os
colaboradores acabam encontrando soluções paliativa depois de muito stress.
Como pontuar:
G: Surgirão mais problemas caso a solução não aconteça ou demore? 1 a 5
U: O prazo para solução é 5 - Urgente, 4 - Rápido, 3 - Médio, - 2 Posso Aguardar, - 1 Longo Prazo
T: Se não resolvido, o problema tende a piorar ou a trazer prejuízos? 1 a 5
Total: Calcula-se a multiplicação de G x T x U
A Tabela GUT
Problema
G U
T
Pontos
G*U*T
Explicação
Preparar Treinamento da
TABELA GUT
1
3
2
6
Treinar pessoal na Tabela GUT para facilitar a definição
de prioridades no trabalho.
Consultar Alterdata Sobre
Relatório Setor Contábil
2
3
3
18
Problema de Impressão de Relatórios Setor Contábil,
Relativo ao uso da LQ1070 – Impressão Desalinhada
Consultar Alterdata Sobre
Relatório Setor Fiscal
2
3
2
12
Problema de Impressão de Relatórios Setor Fiscal
Relativo ao uso da LQ1070 – Impressão Pequena
Solucionar Problema de Vírus
em Todos os Micros
4
5
4
75
Vírus que se Propaga pelo MSN, pode infectar inclusive
Nos
problema
acima
determinamos
que:
clientes do escritório, não trava o sistema, nem rouba
a) Gravidade: Pode aguardar solução, visto quedados,
a mesma
já foi negada
pela prestadora
apenas INCOMODA
MUITO.
do software, e a solução está sim na pesquisa de idéias paliativa.
b) Urgência: Médio prazo, visto que depende de pesquisa e testes demorados.
Tendência: Se não executado, não trará novos problemas, mas prolongará os
Comoc)pontuar:
atuais,caso
havendo
ainda
risco daou
total
incompatibilidade
com as
G: Surgirãoproblemas
mais problemas
a solução
nãooaconteça
demore?
1a5
alega 3a -operadora
Software.
U: O prazo para soluçãoimpressoras
é 5 - Urgente,como
4 - Rápido,
Médio, - 2do
Posso
Aguardar, - 1 Longo Prazo
T: Se não resolvido, o problema tende a piorar ou a trazer prejuízos? 1 a 5
Total: Cacula-se a multiplicação de G x T x U
A Tabela GUT
Vamos entender o porque da pontuação do problema a seguir:
a) Gravidade:
pois U
o vírus
insegurança aos usuários,
que não sabem se
Problema Rápido, G
T traz
Pontos
Explicação
podem perder informações a qualquer instante.
b) Urgência: Urgentíssimo, pois sem G*U*T
uma solução, pode colocar-se em risco o setor de
PrepararTI
Treinamento
da
3 com
2
6
Treinar
pessoal naser
Tabela
GUT paraaos
facilitar
a definição
da Empresa,
sem1 contar
prejuízos
que podem
causados
clientes,
TABELA GUT
de prioridades no trabalho.
visto que o vírus propaga-se por um meio
de comunicação da empresa.
Consultarc)
Alterdata
Sobre
2
3
3
18
Problema
de Impressão
de Relatórios
Setor Contábil,
Tendência:
O problema
não
se resolverá
sozinho,
precisa
de um técnico
Relatório Setor Contábil
Relativo ao uso da LQ1070 – Impressão Desalinhada
especializado para solução, somente a longo prazo os anti-vírus talvez consigam
Consultar Alterdata Sobre
2
3
2
12
Problema de Impressão de Relatórios Setor Fiscal
remover
o
vírus
automaticamente.
Relatório Setor Fiscal
Relativo ao uso da LQ1070 – Impressão Pequena
Solucionar Problema de Vírus
em Todos os Micros
4
5
4
75
Vírus que se Propaga pelo MSN, pode infectar inclusive
clientes do escritório, não trava o sistema, nem rouba
dados, apenas INCOMODA MUITO.
Como pontuar:
G: Surgirão mais problemas caso a solução não aconteça ou demore? 1 a 5
U: O prazo para solução é 5 - Urgente, 4 - Rápido, 3 - Médio, - 2 Posso Aguardar, - 1 Longo Prazo
T: Se não resolvido, o problema tende a piorar ou a trazer prejuízos? 1 a 5
Total: Calcula-se a multiplicação de G x T x U
A Aplicação
• O exemplo é simples e serve apenas para que você tenha uma
idéia do mecanismo.
No dia a dia, crie uma tabela na planilha eletrônica de sua
preferência. A medida que os problemas vão surgindo e novas
atividades são criadas, vá lançando na tabela e colocando valores
para G, U e T. Automatize-a, de modo que já calcule e coloque
as atividades em ordem de prioridade.
Um lembrete: Não se esqueça de ir retirando da tabela as
atividades/problemas já concluídas/resolvidos.
A Prática
• Em seu setor de trabalho, defina quais os problemas
mais graves, pontue-os, faça uma média de pontuação
com sua equipe.
• Você conseguirá de forma bem mais simples e eficaz
definir planos de ação, metas e diretrizes.
• Estimule sua equipe a praticar a TABELA GUT
• Tire dúvidas no seu Setor de Treinamentos, ele existe
para ajudar você a se desenvolver profissionalmente.
• Opine, critique, apresente números palpáveis para que
seu local de trabalho seja a cada dia mais prático e
inteligente.
O Exercício
• Faça uma Tabela GUT, no sistema que você tiver maior
afinidade, seja Excel ou Word, descreva e pontue pelo
menos 05 problemas pendentes do seu setor e envie
por e-mail para: [email protected]
• Ao findar da semana envie um e-mail informando se a
planilha realmente dizia a realidade da necessidade de
solução de seus problemas para:
[email protected] .
A Certificação
• Após o CPD receber seus exercícios será
enviado para seu e-mail um rápido questionário
sobre os resultados obtidos com o treinamento
• Cada aluno terá sua avaliação individual, e
emitido um CERTIFICADO de
TREINAMENTO para enriquecer currículo
profissional de cada um.
O feedback
• Envie,após o treinamento, para [email protected]
• A pontuação de 01 a 05 para as seguintes questões:
– A) Você achou que o treinamento foi útil?
– B) O assunto do treinamento aplica-se ao seu dia a dia, podendo facilitar e
melhor seu desempenho?
– C) O método de ensino satisfez suas necessidades de aprendizado?
– D) Você gostou do treinamento?
• Responda as Perguntas abaixo
– E) Quanto tempo você dedicou a este treinamento, incluindo exercícios e
práticas?
– F) Faça um crítica ao treinamento ou método usado, aponte o que
precisamos melhorar:
Fim
Esperamos que tenha sido proveitoso para todos e
que possamos atingir cada vez mais nossas
metas superando-nos a cada dia.
A sabedoria é o único bem que realmente
possuímos!