Capítulo 16 - Técnico Lisboa

XVI-CONTABILIDADE GERAL (EXTERNA) E ANALÍTICAOU DE GESTÃO
(INTERNA) E SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO
O que é a contabilidade?
A contabilidade é o sistema de recolha, classificação, interpretação e exposição
de dados económicos.
É o processo formal de identificar, medir e comunicar informação económica da
empresa para os decisores.
A contabilidade não cria factos, apenas os regista.
A contabilidade não gere empresas, apenas permite a elaboração de um conjunto
de factos registando-os por forma a que tenhamos informação sobre factos relevantes
que nos permitam tomar decisões e gerir a empresa. É pois um instrumento de gestão
indispensável para qualquer organização.
Utiliza-se o chamado sistema de dupla entrada (ou partida dobrada) o qual possibilita o
registo de dois aspectos de uma transacção por forma a estabelecer um equilíbrio. Como
já vimos, aliás, se uma empresa pedir emprestado a um banco 1000€, o montante do
empréstimo é registado em caixa (“cash-in”) por 1000€ mas ficamos com a obrigação
(liability) de pagar esses 1000€ (“cash-out” no futuro) e por isso o registo desta
transacção (como de todas as outras) dá origem a um conjunto de documentos
financeiros (financial statements) que, como já vimos são:
1- Resultados de transacções comerciais de uma empresa durante um período
específico (Demonstração de Resultados);
2- Activos na posse da empresa, direitos dos sócios sobre esses activos e
passivos (liabilities) sobre terceiros (balanço);
3- Fluxos de entradas e saídas (cash-in e cash-out) da caixa dessa mesma
empresa (Mapa de “cash-flows”)
O que são as contas?
São os registos das transacções de uma empresa, em que o método tradicional é
o sistema de duplas entradas em que os débitos se colocam no lado esquerdo do livro da
“RAZÃO” (o livro das contas) e os créditos no lado direito. Para cada débito, há um
crédito igual e oposto.
As contas são no fundo quadros com dois membros, nos quais se inscrevem as
entradas e saídas de valores correspondentes a um dado objecto ou transacção.
A contabilidade geral é um conjunto de contas que devem ser mantidas de
acordo com as regras nacionais (POC-Plano Oficial de Contas) ou internacionais (IASInternational Accounting Standards).
CONTABILIDADE GERAL E CONTABILIDADE ANALÍTICA (OU DE
GESTÃO)
De forma muito simples, estivemos a ver até agora três peças das demonstrações
financeiras:
- BALANÇO
- DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS
-MAPA DE ORIGENS E APLICAÇÕES DE FUNDOS
São peças da contabilidade geral. Esta contabilidade geral tem uma função legal e
económica importantíssima que a normalização contabilística vem potenciando. Tratase de uma contabilidade necessária por razões de controlo e de medida dos
acontecimentos patrimoniais no interesse dos próprios empresários e accionistas, dos
terceiros que se relacionam com a empresa (fornecedores e devedores), do governo e
dos serviços de impostos, e até do público em geral.
Estas demonstrações financeiras de contabilidade geral e sobretudo a sua
evolução ao longo de sucessivos períodos (análise dinâmica), permitem aos terceiros
interessados na empresa (“share-holders”) ter uma ideia de como vai a situação
patrimonial da empresa. Mas trata-se sempre de análises do passado…
Mas esta contabilidade geral não é suficiente para uma gestão correcta da
empresa e para saber o que se passa no interior da empresa em termos de estruturas de
proveitos e custos. Esse papel tem que ser assumido pela chamada contabilidade
analítica ou de gestão que vai registar as condições internas da exploração e fornece
dados sobre a forma como essas condições poderão evoluir no futuro. Neste sentido
também se distingue da contabilidade geral que regista o passado.
Assim poder-se-á dizer que:
Contabilidade Geral (ou externa) – permite ver a empresa do exterior.
Contabilidade Analítica (ou de gestão ou interna) – permite ver a empresa do interior.
Em suma podemos dizer:
- Contabilidade geral (ou externa) – Informação para os elementos externos à
empresa, segue os padrões e regras definidas no Plano Oficial de Contabilidade (POC) e
tem que produzir relatórios financeiros para divulgação.
- Contabilidade Analítica ou de Gestão (interna) – Informação específica para
apoiar a actividade de gestão da empresa.
Engloba essencialmente duas áreas:
*Estudo de custos resultantes da actividade
*Orçamento e análise de desvios de custos e proveitos em relação à
programação da actividade empresarial.
À priori, poder-se-á dizer que a contabilidade geral é obrigatória (pois é imposta por lei)
ao passo que a contabilidade analítica é facultativa em termos legais. Mas como
instrumento de gestão das empresas ela é cada vez mais necessária. A contabilidade
geral permite-nos ver a floresta (toda a empresa) mas é a contabilidade analítica que nos
permite ver as árvores (as estruturas de proveitos e custos).
É então fácil de perceber que será a contabilidade analítica a permitir-nos
evidenciar os elementos constituitivos dos custos e dos proveitos, o que nos permitirá
(aos gestores) controlar a rendibilidade de exploração. Também será esta contabilidade
analítica (ou de gestão) que nos possibilitará ter os meios de avaliação de certos
elementos dos activos de exploração, designadamente dos produtos em vias de fabrico
ou já fabricados.
Como será fácil de compreender, a contabilidade de gestão e os seus
instrumentos de análise têm evoluído com o avanço das técnicas de gestão das
organizações.
Tal foi particularmente evidente na contabilidade de custos em que o progressos
nas técnicas de gestão veio permitir o desenvolvimento e novos conceitos da
contabilidade custos que permitiram fornecer à gestão as técnicas analíticas para medir a
eficiência das operações correntes e o planeamento das operações futuras.
Estamos nos dias de hoje cada vez mais sujeitos a uma contabilidade geral ou
externa que cada vez mais é objecto de normalização nacional (como acontecia como os
planos oficiais de contas - POC’s) e internacional (como está a acontecer com os IAS) e
uma contabilidade analítica ou de gestão, facultativa no plano legal, mas cada vez mais
necessária e imprescindível como ferramenta analítica para as decisões de gestão dos
nossos dias.
A contabilidade analítica permitiu pois na época industrial montar a
Contabilidade Industrial, ou seja, a análise de custos industriais das empresas.
Mas como já vimos com a crescente terciarização das economias (crescente peso
do sector terciário numa economia) e com a crescente importância das áreas não fabris
nas empresas industriais, a contabilidade analítica é hoje em dia mais abrangente que a
contabilidade industrial pois aborda todos os aspectos da Contabilidade industrial e
ainda todos os custos e proveitos das restantes áreas não fabris (serviços comerciais, de
aprovisionamento, administrativos, de I&DT, de marketing) de uma empresa.
O livro “Contabilidade Analítica de Exploração” de A. Rapin e J. Poly diz que:
“A contabilidade analítica de exploração é uma técnica de análise de custos e
proveitos de uma empresa que tem por objectivo:
III-
A valorização dos bens produzidos e vendidos.
O controlo das condições internas de exploração.
A contabilidade analítica permite assim fornecer dados para o controlo da gestão e
por outro lado, permite calcular os custos dos produtos fabricados e em curso de
fabrico.
Ela é importante para o controlo de gestão na medida em que avalia “a posteriori”
como é que esses custos evoluíram em cada período e se possível tomando como
referência os chamados custos standard ou custos padrão.
Essa análise poderá ser dinâmica – comparação entre vários períodos dentro da
própria empresa – ou comparando os custos da nossa empresa como os dos concorrentes
(“benchmark”).
A contabilidade analítica na medida em que nos permite analisar a estrutura de
custos, também será útil para a valorização dos nossos produtos pois permitir-nos-á
fixar um preço de venda em função do custo, no caso em que o mercado
aceitar….(mark-up), ou saber qual a margem obtida nos casos em que o mercado impõe
o preço, situação em que a empresa é “price-taker”.
A Contabilidade Analítica, não estando sujeita a qualquer restrição legal, pode e
deve ser organizada e função das necessidades específicas de cada empresa (Taylormade) e destina-se a servir todos os responsáveis da empresa, qualquer que seja a sua
posição. Com efeito, na visão neo-classica da organização, os seus colaboradores não
sºao agentes passivos e como tal devem ter acesso a um instrumento fundamental de
gestão. Também poderá ser utilizado por terceiros, por exemplo por uma empresa que
se propõe fazer o “outsourcing” de uma dada função da empresa e em que estamos a
discutir com essa empresa as condições do “outsourcing” tendo como “benchmark” os
custos internos dessa função. Nestes casos, é muito comum querer-se partilhar a
diminuição de custos (lucro) trazido pelo “outsourcing” entre a nossa empresa e a de
“outsourcing” pelo que é essencial comparar os custos internos da função com o “fec”
que vamos pagar por esse serviço de “outsourcing”.
Por uma razão óbvia de racionalização de custos convirá muitas vezes que as
bases de dados e os sistemas de informação que alimentam a contabilidade geral
também sirvam para a contabilidade analítica, sendo cada vez maior o número de
empresas que implementam subsistemas de contabilidade interna, analítica ou de custos,
obtendo com facilidade os desenvolvimentos que necessitam nesta área a partir da base
de dados geral.
Mas é importante não esquecer que na Contabilidade Analítica a informação de
que necessitamos deverá ser orientada para o futuro, com vista à tomada de decisões e
ao planeamento operacional enquanto que a contabilidade geral regista o passado.
Hoje em dia, com a evolução tecnológica reflectida nas modernas Bases de
Dados dos Sistemas Informáticos, será cada vez mais fácil construir e gerir um Sistema
de Informação de Gestão que trata todos os dados contabilísticos, permitindo a partir
dele obter a contabilidade geral e a contabilidade analítica. Assim, sendo a separação
nos sistemas de informação entre a contabilidade geral e analítica não fará sentido,
sendo as duas realidades sub-sistemas do sistema de informação de gestão.
Tal como nas modernas empresas (emrpesas em rede) estão a acabar os silos
culturais e organizacionais entre os vários departamentos sectoriais, também chegou a
altura de acabar com os silos entre os vários sistemas de informação da empresa,
construindo um único e global sistema de informação de gestão. Tecnologicamente, as
chamadas arqutecturas de integração (Entreprise ArchitectureIntegration – EAI)
permitem integrar os vários sub-sistemas herdados do passado (“legacies”).
Sistemas de Informação Financeira e Contabílistica
Temos cada vez mais com a evolução tecnológica possibilidade de construir
sistemas de informação financeira e contabilística que sejam verdadeiros sistemas de
informação de gestão para as empresas.
Há no entanto ainda hoje uma confusão entre sistemas informáticos. O que é
nobre, o que é estratégico é desenhar o fluxo de informações de que necessitamos para
gerir o nosso negócio - tal constitui o SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO.
Só depois é que devemos pensar no sistema informático que queremos montar. O
sistema informático é apenas a plataforma física e tecnológica que nos permite gerir de
forma optimizada o nosso sistema de informação. O sistema ou plataforma informática
é formado por:
- Infra-estrutura Tecnológica formada pela plataforma de telecomunicações, e
pelos computadores (com os seus operating systems);
- Softwares aplicacionais, formados pelas bases de dados e pelos programas que
instalamos nos computadores para gerir os negócios e as várias funções da empresa
(contabilística, comercial, recursos humanos, etc..)
BIBLIOGRAFIA
- António Campos Pires Caiado
CONTABILIDADE ANALÍTICA
Um instrumento para a gestão
Edição Rei dos Livros
- “Mercados e Informação Financeira”
Folhas da Cadeira Horizontal de Gestão – DEG/IST 2006/07
- COMPREENDER A CONTABILIDADE GERAL em Schemacolor
Jean Lochard
EDIPRISMA Edições em GESTÃO
Novembro 1988
- COMPREENDER A CONTABILIDADE ANALÍTICA em Schemacolor
Guy Courtois
EDIPRISMA Edições em GESTÃO
Novembro 1989