Manual de Procedimentos para Eventos

Manual de Procedimentos para Eventos
Abaixo seguem os procedimentos básicos necessários para a realização de eventos em ambos
os campi.
Procedimentos:
1) É indispensável que o requisitante efetue, antes de qualquer outra ação, a pré-reserva do
espaço a ser utilizado, o que deve ser realizado de acordo com os contatos abaixo:
- Auditórios (Campi I e II) e Teatro:
pré-reservar com a Coord. de Comunicação – ramal 3306;
- Salas de Aula (Campi I e II), Pátio e Áreas comuns:
pré-reservar no setor de Gestão de Serviços Compartilhados - ramal 3299;
- Ginásio Poliesportivo:
pré-reservar com o Gestor do curso de Educação Física (ramal 3311).
2) O requisitante deve preencher o Formulário de Proposta de Realização de Eventos acesse
(http://www.uscs.edu.br/comu/form_dir_extensao/prop_realizacao_de_eventos.php).
3) O formulário eletrônico é, então, enviado à Coord. de Comunicação (caso o requisitante seja
professor da Universidade, a solicitação passa, antes, pela apreciação do Gestor do curso em
questão. Cabe, então, ao Gestor enviar a solicitação para o e-mail [email protected]).
4) Após a aprovação do evento, a Coord. de Comunicação encaminha a solicitação aos demais
departamentos envolvidos (Audiovisual, Segurança, Marketing, Didap etc.).
Obs.
- Se o evento for aprovado para validação de horas em AACC, para que o mesmo seja
divulgado no Boletim, o formulário de eventos deve conter todas as informações sobre o evento
(Palestrante(s), breve currículo do(s) palestrante(s), descrição do evento, etc.).
- Caso seja necessário o desenvolvimento e distribuição de material de divulgação, o Marketing
é responsável por contatar o solicitante para coletar as informações complementares (briefing).
– O fato de a Coord. de Comunicação realizar os encaminhamentos sobre as
necessidades do evento não garante que todas as solicitações serão atendidas na integra.
Cabe aos setores de apoio, como o Audiovisual ou o Marketing, por exemplo, entrar em
contato com o requisitante caso algum item não possa ser atendido em sua totalidade.
ATENÇÃO: após a realização do evento é necessário preencher o formulário destinado à
consolidação dos resultados da atividade.
(acesse http://www.uscs.edu.br/comu/form_dir_extensao/realizacao_de_eventos.php).
As informações serão utilizadas, entre outras ações, para a produção do relatório de Extensão
da Universidade.
Prazos:
Para atividades que necessitem confecção de materiais de divulgação (banner, cartaz,
folder etc.): solicitar com, no mínimo, 30 dias de antecedência (contando a data em que se fará
uso do material, o que não necessariamente coincide com a data de realização do evento. Ex.
convites, faixas etc.).
Para atividades que não necessitem de materiais de divulgação: solicitar com, no
mínimo, 5 dias de antecedência.
Espaços para Atividades:
Campus I (Av. Goiás, 3400).
Teatro – prédio C – capacidade: 200 lugares.
Auditório Hélcio Quaglio – prédio B – capacidade: 260 lugares.
Pátio do Prédio B.
Campus II (Rua Santo Antônio, 50).
Auditório – térreo – capacidade: 240 lugares.
Atuação dos setores
1) Coordenadoria de Comunicação
Ramais: 3306 ou 3259 – [email protected]
- Recebe as informações do solicitante e as encaminha aos departamentos responsáveis por
cada ação.
- Entra em contato com o requisitante para colher informações que abastecerão o site e outros
canais de comunicação da Universidade, além de realizar o envio de releases à imprensa, bem
como o registro fotográfico (sempre que possível) e o acompanhamento da repercussão do
evento na mídia.
2) Departamento de Marketing
Ramal: 3342 – [email protected]
- Responsável pelas ações de marketing da Universidade (material de divulgação, promoções,
campanhas, anúncios, participação institucional em feiras etc.).
- Atua em conjunto com agências de publicidade e gráficas.
3) Gestão de Serviços Compartilhados
Ramais: 3299 ou 3304 – [email protected]
- Coordena a atuação das equipes de audiovisual, copa, limpeza e segurança.
- Solicitações de autorização para estacionamento devem ser encaminhadas por meio dos
contatos acima.
Obs.:
- A equipe de audiovisual é responsável pelo agendamento, transporte e montagem dos
recursos solicitados, de acordo com a disponibilidade dos mesmos. No entanto, a
operacionalização de equipamentos como o notebook, no momento das apresentações, é de
responsabilidade do requisitante; Os arquivos que serão usados nos eventos devem ser
armazenados em pen drive ou CD (e não em disquete);
Horário de atuação:
A Universidade conta com funcionários para suporte a eventos de segunda a sexta-feira, das
8h às 23h. Qualquer evento a ser realizado além desse período deve prever a remuneração de
funcionários. Este dado deve constar do item “16” do Formulário de Proposta de Realização de
Eventos, no qual é descrito o custo estimado do evento.
4) DIDAP – Diretoria de Integração, Desenvolvimento e Aperfeiçoamento Profissional
Ramal: 3229 – [email protected]
- Divulga os eventos que valem horas de AACC no Boletim de AACC
- Controla a participação dos estudantes em eventos que valem horas de AACC (listas de
presença e lançamentos das horas no sistema)
Pontos de Divulgação nos Campi
1) Quadros externos:
Os quadros de aviso externos (localizados nos corredores dos campi) são de uso institucional.
Assim, o material neles afixados deve atender a uma das características abaixo:
- Material de divulgação com o carimbo de autorização da Coordenadoria de Comunicação.
- Material de divulgação com carimbo de Gestor de curso.
- Material da USCS caracterizado como tal (papel timbrado / identificação do setor
responsável).
Cartazes de divulgação de atividades externas devem ser enviados à Coordenadoria do curso
de interesse ou à Coordenadoria de Comunicação, setores que - de acordo com o conteúdo do
material – autorizarão ou não sua exposição.
Todo material que não corresponda aos itens listados acima será retirado e inutilizado pela
equipe da Gestão de Serviços Compartilhados.
2) Quadros internos:
Os quadros de aviso internos (localizados no interior das salas de aula) são destinados ao uso
de professores e estudantes. Assim, o material neles afixado não sofrerá ingerência da
instituição, desde que atenda as características abaixo:
- Deve conter a identificação de seus autores, data de afixação e retirada.
- Não deve apresentar conteúdo de teor racista, discriminatório ou ilegal.
Todo material que não corresponda aos itens listados acima será retirado e inutilizado pela
equipe da Gestão de Serviços Compartilhados
3) Faixas e Banners:
A afixação de faixas, bem como a disponibilização de banners em qualquer ponto dos campi é
de responsabilidade da equipe da Gestão de Serviços Compartilhados, que efetuará a
colocação a partir do encaminhamento da Coordenadoria de Comunicação ou do Setor de
Marketing.
Atenção:
Atividades realizadas no âmbito dos cursos que não necessitam da atuação dos setores de
apoio ou da utilização de espaços como Auditórios e Teatro podem ser aprovadas diretamente
pelo(a) Diretor(a) da respectiva área, sem a necessidade de preenchimento do Formulário de
Proposta de Realização de Eventos. No entanto, mesmo nesses casos é importante comunicar
a Coordenadoria de Comunicação e ao Marketing pelos e-mails [email protected] e
[email protected], respectivamente, para que os setores estejam aptos a comunicar o público
interno e externo acerca das ações desenvolvidas na USCS.