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MICROSOFT EXCEL 2007 Paulo Jorge Alves dos Santos ÍNDICE: Microsoft Excel iNTRODUÇÃO Vantagens do Microsoft Excel Riqueza funcional Personalização Entrar no Microsoft Excel A janela do Microsoft Excel 2007 O botão do Microsoft Office A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido O friso do Microsoft Excel Barra de estado Barras de deslocamento Guardar um documento Guardar automaticamente um documento Imprimir um documento Reduzir e ampliar A folha de cálculo Seleccionar uma célula Seleccionar um grupo de células Seleccionar uma linha ou coluna Introduzir dados Introduzir dados em linha Introduzir dados em coluna Anular dados Inserir células, linhas, colunas ou folhas Eliminar células, linhas colunas ou folhas Esconder linhas, colunas ou folhas Dimensionamento das colunas Mudar o nome da folha Fórmulas Criação de fórmulas Fórmulas com endereços relativos Fórmulas com endereços absolutos Utilização de funções Soma automática Funções estatísticas Funções matemáticas Séries Construção de uma série Tipos de série Valor do incremento Formatação dos dados nas células 4 4 4 4 4 5 5 6 7 7 9 9 10 11 11 12 12 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15 16 16 16 17 18 19 20 20 22 24 24 24 25 25 Números Alinhamentos Tipo de letra Limites Cores Gráficos Tipos de gráficos Estrutura de um gráfico Como criar um gráfico Formatar um gráfico Alterar o tipo de gráfico Esquema de gráfico Adicionar séries de dados ao gráfico Macros O que é uma macro Criar macros de comando Executar a macro 25 27 27 28 28 29 29 29 30 30 31 31 32 33 33 33 34 MICROSOFT EXCEL INTRODUÇÃO O Excel é uma folha de cálculo integrada, com funções de base de dados e a possibilidade de criação de gráficos. Disponibiliza ainda, um conjunto de ferramentas de análise dirigidas às áreas de Estatística e Financeira. O Microsoft Excel, permite: Calcular e/ou simular (Fórmulas e Funções) Manipular bases de dados; Desenhar gráficos. Obter/analisar informação de tabelas e/ou bases de dados Analisar Dados (Ferramentas de Análise) Vantagens do Microsoft Excel Riqueza funcional O utilizador dispõe de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas correspondendo a 17.179.869.184 células por cada folha de cálculo. O Microsoft Excel é uma folha de cálculo muito potente e pode executar cálculos matriciais com extrema facilidade, reduzindo o número de fórmulas de cálculo. Personalização Uma vez realizada a sua folha de cálculo ou gráfico a sua apresentação também é importante. Assim o Microsoft Excel fornece ao utilizador: Uma extensa gama de fontes, de caracteres, de tamanhos e estilos diferentes (sublinhado, realce, itálico, cortado); Enquadramentos de células e zonas sombreadas; Largura de colunas e altura de linhas variáveis; Alinhamento de texto; Formatos de números definidos pelo utilizador; A possibilidade de utilização ou não dos números das linhas e colunas, e a gestão das cores no que diz respeito ao sombreado dos ecrãs, à cor das janelas, etc.; Inclusão de objectos provenientes de outros programas. Entrar no Microsoft Excel 1. Clique no botão Iniciar na barra de tarefas. 2. Clique em Todos os programas. 3. Clique sobre a aplicação Microsoft Excel. A janela do Microsoft Excel 2007 A janela do Microsoft Word 2007 apresenta, na sua parte superior, o friso que agrupa diversos comandos organizados num conjunto de separadores. O botão Microsoft Office, localizado no canto superior esquerdo da janela do Word fornece acesso às funções mais básicas do processador de texto, como sejam abrir um documento, fechar um documento e imprimir, entre outras. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido contém um conjunto de comandos aos quais podemos aceder, independentemente do separador que está activo no friso. Esta barra é personalizável através do botão . A seguir ao friso surge a barra de fórmulas, onde pode ver e inserir dados ou fórmulas. A partir da barra de fórmulas também pode aceder à biblioteca de funções, clicando em . Na parte inferior da janela do Excel são visíveis os separadores das várias folhas de cálculo do livro aberto (um ficheiro do Microsoft Excel é denominado Livro). A última linha da janela do Microsoft Excel consiste na Barra de Estado, que possibilita o acesso às diferentes vistas do documento e à personalização do zoom. Botão do Barra de ferramentas Office de acesso rápido Nome do documento Minimizar a janela Restaurar a janela Fechar Ajuda Friso Barra de fórmulas Linha activa Coluna activa Inserir função Barra de deslocamento vertical Célula activa Barra de Estado Vistas do Menos documento zoom O botão do Microsoft Office O botão do Microsoft Office substitui o menu Ficheiro, existente na versão anterior do Microsoft Office. Localizase no canto superior esquerdo na janela do Excel, e ao clicar no botão do Office surgem os comandos mais básicos, como abrir, guardar, imprimir, preparar, enviar, publicar e fechar um documento. A partir do botão do Microsoft Office acede-se também à lista dos documentos recentemente utilizados, assim como às Opções do Excel. Mais zoom A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é uma barra de ferramentas personalizável, que contém um conjunto de comandos que são independentes do separador que está activo. É possível adicionar e remover comandos da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, assim como movê-la para outro local. Mover a barra A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido pode ter duas localizações possíveis: acima do friso ou abaixo do friso. 1. Clique no botão da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2. Seleccione a opção Mostrar Acima do Friso ou Mostrar Abaixo do Friso. Personalizar o conteúdo 1. Clique no botão da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2. Escolha um dos comandos apresentados na lista, para o incluir na barra de ferramentas. 3. Na opção Mais comandos… encontrará todos os comandos que pode adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. O friso do Microsoft Excel O friso do Microsoft Word é constituído por diversos separadores que organizam os comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam. Separadores do friso Base: contém comandos relacionados com a formatação de células (tipo de letra, alinhamento, formatos de dados), formatação de tabelas (estilos de tabelas, inserir e eliminar linhas/colunas), assim como ordenação e procura de dados. Inserir: contém comandos relacionados com a inserção dos mais variados objectos numa folha de cálculo: tabelas dinâmicas, imagens, ClipArt, formas automáticas, gráficos, caixas de texto, cabeçalhos, rodapés, WordArt, entre outros. Esquema de Página: contém comandos relacionados com a configuração de páginas temas de página, fundo de página, margens e tamanho de página, etc. Fórmulas: contém comandos relacionados com a inserção de funções e fórmulas de cálculo. Fornece acesso à biblioteca de funções pré-definidas e à auditoria de fórmulas, que permite analisar e avaliar as fórmulas introduzidas. Este separador possibilita ainda a definição de nomes de células e a especificação de opções de cálculo. Dados: contém comandos relacionados com a importação de dados a partir de outros ficheiros, a ligação a dados existentes noutros ficheiros, a criação de cenários de hipóteses, a validação de dados, entre outros. Rever: contém comandos relacionados com a revisão de documentos, verificação ortográfica, gestão de comentários e protecção de dados. Ver: contém comandos relacionados com as vistas de um documento, o zoom, a visualização da régua e de linhas de grelha e ainda a divisão do ecrã em janelas para visualizar diferentes documentos ou partes de um mesmo documento. Para além destes separadores existem ainda outros separadores contextuais, que surgem apenas quando estamos a executar tarefas relacionadas com essas funcionalidades. Por exemplo, se estamos a formatar uma tabela, surgem os separadores Estrutura e Esquema, com comandos que permitem manipular e formatar a tabela. Barra de estado A Barra de Estado (barra horizontal que se encontra na parte inferior da janela do documento no Microsoft Excel) apresenta informações sobre o estado actual do que está a visualizar na janela e outras informações de contexto. Barras de deslocamento Nos bordos direito e inferior encontram-se zonas sombreadas, designadas de barras de deslocação. Estas barras contêm, cada uma, um rectângulo branco. Estes rectângulos brancos mostram-nos qual a zona da folha que estamos a trabalhar, isto é, em função da posição do rectângulo dentro da barra de deslocação, sabemos se a zona visível da folha de cálculo está no inicio, a meio, ou no fim do espaço disponível, seja na barra horizontal ou na vertical. Permitem a deslocação na folha, na vertical para a barra da direita e na horizontal para a barra a baixo. É mais fácil usar as barras de deslocação com o rato do que com o teclado. Guardar um documento Uma das operações básicas em qualquer aplicação consiste em gravar/guardar um documento sob a forma de ficheiro. Assim, para guardarmos um documento devemos executar os passos seguintes: 1. Abrir o botão Microsoft Office e escolher a opção Guardar. Surgirá a seguinte caixa de diálogo: Em alternativa, podemos optar por dar um clique no botão disponível na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2. Escrevemos o nome do documento na caixa de texto Nome do ficheiro:. 3. Na lista identificada por Guardar em:, escolhemos a unidade de disco ou unidade de rede e pasta onde pretendemos guardar/gravar o documento. 4. Confirmamos no botão Guardar através de um clique. Subir um nível (sair da pasta actual) Recuar para a pasta utilizada anteriormente Criar uma pasta Eliminar ficheiro ou pasta nova Vistas (alterar o modo de visualizar os documentos) Guardar automaticamente um documento A gravação e a actualização do documento que estamos a elaborar/construir são tarefas que devem ser executadas com regularidade. O Word disponibiliza uma opção que consiste em gravar periodicamente e de uma forma automática o documento, sem nos preocuparmos com essa tarefa que é tão simples mas de inegável importância. De modo a activar a gravação automática dos documentos deve executar os seguintes passos: 1. Clique no botão Microsoft Office e escolha a opção Opções do Word. 2. De seguida, seleccionamos a opção Guardar e activamos a opção Guardar informações de recuperação automática a cada: Definimos o intervalo de tempo da gravação do documento. 3. Confirmamos no botão OK. Imprimir um documento Para imprimir um documento ou parte dele proceda do seguinte modo: 1. Clique no botão Microsoft Office e escolha a opção Imprimir. 2. Na opção Intervalo de páginas seleccione: a. Todas, para imprimir todo o documento b. Página actual, para imprimir a página onde se encontra o cursor c. Páginas, para imprimir determinadas páginas ou um grupo de páginas. 3. Na caixa Número de cópias seleccione a quantidade de cópias que pretende. 4. Em Zoom, poderá ajustar o seu documento de modo a imprimir, por exemplo, 2 páginas numa só ou ajustar o documento relativamente ao papel onde será impresso. 5. Clique no botão Ok para imprimir. Reduzir e ampliar Para reduzir ou ampliar o nosso documento fazemos o seguinte: 1. Vamos ao friso Ver e de seguida clicamos em Zoom que se encontra no grupo Zoom. 2. Em Ampliação escolhemos o tamanho pretendido. 3. Executamos um clique com o rato no botão Ok para confirmar a ampliação. A FOLHA DE CÁLCULO A janela da folha de cálculo apresenta-se da seguinte forma: O nome da folha de trabalho na barra de título. Números de linha na esquerda; Números de coluna na segunda linha do topo; As células (o seu endereço refere-se à intersecção da coluna com a linha onde está posicionada); Uma barra de deslocação horizontal à direita; Uma barra de deslocação vertical em baixo; Nome das Folhas de Cálculo - Folha 1, Folha 2, Folha 3, etc. no fundo da janela. A folha de cálculo é a área quadriculada, constituída por linhas e colunas, a intersecção de uma linha com uma coluna dá origem a uma célula. A identificação de uma célula é feita através de um sistema de coordenadas em relação á coluna e á linha, surgindo assim por exemplo A2, B3, D58 … Deste modo: As colunas são identificadas por letras de A a Z, a seguir a esta passam a ser identificadas por duas letras (AA, BA, BX, ...), e, finalmente por três letras (AAA, AAB, …, ABA, …). As linhas são identificadas por números por ordem crescente. A célula que está envolvida por um rectângulo negro, diz-se célula activa, ou seja, célula onde se irá introduzir ou processar dados. Cada célula possui um endereço próprio, formado pela letra da coluna e pelo número da linha. Por exemplo: a figura ao lado mostra a célula activa no endereço A1 (coluna A, linha 1). Seleccionar uma célula Uma célula corresponde à intercepção de uma linha com uma coluna, sendo o seu endereço (posição do endereço na folha de cálculo) indicado à esquerda, logo abaixo da barra de menu. Quando uma célula está seleccionada existe um rectângulo negro à sua volta. Para seleccionar uma célula deve apontar o cursor do rato (em forma de cruz) para a célula que pretende seleccionar e de seguida clicar com o botão do lado esquerdo do rato. Seleccionar um grupo de células Outra forma de introduzir os dados consiste em seleccionar o grupo de células onde estes vão ser digitados. Esta operação permite uma entrada mais rápida dos dados. Clique sobre a célula de partida. Posicionar o cursor no outro canto do grupo de células. Com a tecla Shift pressionada clique nesta célula. 2º Método de selecção: Clique sem largar sobre a célula de partida. Desloque o cursor até à célula no outro canto e largue o botão do rato. 3º Método de selecção: Pressione a tecla Ctrl. Clique com o rato para seleccionar células não contíguas. Seleccionar uma linha ou coluna Para seleccionar uma linha ou uma coluna, terá de colocar o cursor em cima do valor das células (número ou letra) e clicar, ou seja, clicar no número da linha a seleccionar ou na letra da coluna. Introduzir dados A introdução de dados pode ser feita da seguinte forma: Seleccione uma célula. Digite os dados. Pressione a tecla Enter ou clique no botão da Barra de fórmula entrada de dados na célula. , para validar a Introduzir dados em linha Este método torna-se mais rápido para introduzir texto em várias células pois não é necessário seleccionar a nova célula para introduzir os dados. Primeiro, terá de seleccionar o grupo de células onde irá introduzir novos dados. De seguida, introduza o texto na primeira célula da linha seleccionada. Pressione TAB para passar para a célula da direita ou SHIFT+TAB para passar a célula da esquerda. • Introduza os dados. • Continue a introduzir os dados até ao fim da linha de células seleccionadas. Não deve utilizar as teclas de direcção, ou clicar sobre outra célula, pois desta forma o grupo deixa de estar seleccionado. Introduzir dados em coluna Seleccione o grupo de células onde irá introduzir novos dados. Introduza o texto na primeira célula da coluna seleccionada. Pressione Enter para passar para a célula da direita ou SHIFT+Enter para passar a célula da esquerda. Introduza os dados. Continue a introduzir os dados até ao fim da linha de células seleccionadas. Não deve utilizar as teclas de direcção, ou clicar sobre outra célula, pois desta forma o grupo deixa de estar seleccionado. Anular dados Para apagar completamente o conteúdo de uma célula deve seleccionar a célula que deseja apagar e clicar na tecla Delete. Inserir células, linhas, colunas ou folhas Por vezes há a necessidade de inserir linhas, colunas, células. Para isso, deve seleccionar a célula posterior ao local onde pretende inserir uma linha, uma coluna ou célula (no caso de querer introduzir uma folha deve seleccionar uma célula qualquer da folha posterior à nova folha que irá introduzir). Depois no friso Base, clique na seta do botão Inserir (no grupo Células) e seleccione a opção desejada (Inserir Células…, Inserir Linhas na Folha, Inserir Colunas na Folha ou Inserir Folha). Eliminar células, linhas colunas ou folhas Para eliminar uma célula, linha, coluna ou folha, deve seleccionar a célula em causa (no caso de desejar eliminar uma célula) ou uma das células que constitui a linha, coluna ou folha a eliminar. Depois no friso Base, clique na seta do botão Eliminar (no grupo Células) e seleccione a opção desejada (Eliminar Células…, Eliminar Linhas da Folha, Eliminar Colunas da Folha ou Eliminar Folha). Esconder linhas, colunas ou folhas Para ocultar linhas, colunas ou folhas deverá seleccionar a(s) linha(s), a(s) coluna(s) ou a folha que pretende ocultar. Depois no friso Base, clique na seta do botão Formatar (no grupo Células), seleccione a opção Ocultar e Mostrar e de seguida seleccione a opção desejada (Ocultar Linhas, Ocultar Colunas ou Ocultar Folha). Para mostrar linhas, colunas ou folhas ocultas, clique na seta do botão Formatar (no grupo Células), seleccione a opção Ocultar e Mostrar e de seguida seleccione a opção desejada (Mostrar Linhas, Mostrar Colunas ou Mostrar Folha). Dimensionamento das colunas Quando introduzir os valores numa coluna e verificar que o texto da primeira coluna aparece cortado é porque a célula seguinte já está ocupada. No entanto o conteúdo da primeira mantém-se. É necessário alargar a primeira coluna de forma que todo o texto possa ser visualizado. Posicione o cursor do rato entre duas colunas até que a sua aparência mude para uma barra vertical com uma seta para cada lado . Clique sem largar (aparece uma linha a tracejado). Com o botão premido desloque o rato para a direita ou esquerda até atingir a largura pretendida. Largue o botão do rato. Mudar o nome da folha Após seleccionar a folha cujo nome pretende alterar, no friso Base, clique na seta do botão Formatar (no grupo Células) e seleccione a opção Mudar Nome da Folha. Pode também dar um duplo clique sobre a folha cujo nome pretende alterar, digitar o nome na folha e por fim clicar no botão OK. FÓRMULAS Criação de fórmulas As fórmulas de cálculo são necessárias à realização de operações aritméticas e actualização dos dados após modificação. Estes cálculos podem ser simples operações aritméticas ou complexas equações matemáticas. As fórmulas em Excel são sempre iniciadas pelo sinal de “=”. Os elementos mais usuais numa fórmula são os operadores, os endereços e os valores constantes. Tipos de Operadores Aritméticos Comparação Endereço Texto Operador + Adição - Subtracção / Divisão * Multiplicação % Percentagem ^ Potenciação = Igual > Maior < Menor >= Maior ou Igual <= Menor ou Igual <> Diferente : Área (Range) - conjunto de células compreendidas entre dois endereços. ; União entre um conjunto de células. & Concatenação - junção de dois ou mais conjuntos de texto. Exemplo =15000*16% =(C10*12)/B12 =B3*12+4^2 =D14>=100000 (Devolve o valor Verdadeiro ou Falso, de acordo com a condição) B3:C8 D4;D9 =G10&G11 =C12&”Horas” Fórmulas com endereços relativos A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado Exemplo: 1. Seleccione a célula onde pretende efectuar o cálculo (no exemplo seleccione a célula D3). 2. Digite a fórmula. 3. Confirme. 1. Seleccione a célula onde pretende efectuar o cálculo (no exemplo seleccione a célula D3). 2. Digite o sinal de “=”. 3. Faça um clique na célula B3. 4. Digite o operador “+”. 5. Clique na célula C3. 6. Confirme. Dizemos então que a fórmula possui endereços relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se às novas coordenadas e fazendo com que o utilizador não tenha de digitar várias fórmulas idênticas. Nota Para copiar a função de cálculo para as células adjacentes proceda do seguinte modo: 1. Seleccione a célula que contém a fórmula (função). 2. Com o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito da célula seleccionada, clique sem levantar a tecla do rato, e arraste para as células para onde pretende copiar a fórmula ou função. Fórmulas com endereços absolutos Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e a sua consequente adaptação a novas coordenadas, de forma directa. A figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento. Se tentar copiar esta fórmula para a linha seguinte irá verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do cálculo. Isto porque a adaptação feita á fórmula copiada para a célula E6 deu origem á fórmula =D6*(1E3), quando na realidade deveria ser =D6*(1E2). Pretende-se, então, que exista uma adaptação às novas linhas, mas a multiplicação seja sempre feita pela célula E2. Deve-se, para isso, indicá-la como um endereço absoluto, pelo que a fórmula correcta será: =D5*(1-$E$2). Com o símbolo $ entre a letra E, a célula E2 fica “trancada” e quando copiada a formula Para outra célula esta mantém exactamente igual. O endereço absoluto difere do relativo, devido aos símbolos $. A colocação destes símbolos pode ser feita através da simples digitação entre a(s) letra(s) da respectiva célula. Utilização de funções Funções do Excel são fórmulas pré-concebidas com uma aplicação específica. As funções são vantajosas porque permitem diminuir o tempo gasto na elaboração de fórmulas, assim como os eventuais erros na sua elaboração. Podemos aceder à janela das funções através do botão da Soma Automática , que se encontra no friso Base e no grupo Edição. Caso neste botão não se encontre a função desejada podemos clicar em Mais funções… e seleccionar a categoria onde pertence a função que desejamos usar (Ex: Lógica) ou optar por visualizar todas as funções por ordem alfabética (Todas) ou ainda aceder ao grupo das últimas funções utilizadas (Recémutilizadas). Podemos também criar as nossas próprias funções utilizando a opção Definidas pelo utilizador. As funções do Excel têm a seguinte sintaxe: =NomedaFunção(argumentos) Exemplos de algumas funções de Excel: Função Matemática Produto Soma Estatística Média Contar Sintaxe =Produto(num;num;...;num) =Soma(área) =Média(área) =Contar(área) Exemplo =Produto(10;2) =Produto(C2;D7;D9) =Soma(G10:G21) =Soma(B5;B9;C10) =Média(F3;F11) =Média(M2;M5:M8;M25) =Contar(A5;A26) Conta o número de células preenchidas com valores, na área definida. Exemplo Para calcular o total da célula D4 (figura ao lado): 1. Digite o sinal de “=”, escreva o nome da função (Soma) e o primeiro parêntesis. 2. Com o rato seleccione a área de células que se pretende somar (B4 a B7). 3. Confirme no botão . Soma automática O Excel proporciona-lhe em modo automático de efectuar uma soma de um grupo de células. Para isso execute os seguintes passos: 1. Seleccione a área de células que pretende somar, mais uma, ou seja, o grupo de células onde se encontram os valores a somar, mais uma célula (em branco) onde irá ser colocada a soma das células anteriores. 2. Clique no botão Soma automática Edição. que se encontra no friso Base e no grupo Funções estatísticas Média Calcula a média aritmética de um conjunto de valores. Sintaxe da Função MÉDIA(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2;... – Intervalos para os quais se pretende calcular a média. Deve ter-se em conta que células com o valor nulo serão consideradas. Exemplo de utilização da função Média No caso da média dos km percorridos, podemos utilizar o método descrito na Soma Automática ou colocar o cursor na célula C7 e seleccionar, no botão Soma Automática, a opção Média. Nesta situação as células com valores juntos a C7 serão automaticamente seleccionadas bastando confirmar com a tecla Enter. Contar.se Conta o número de células, no intervalo indicado, segundo um critério. Sintaxe da Função CONTAR.SE (intervalo; critérios) Intervalo – Área onde estão os dados que se pretendem analisar Critérios – Condição que limita a contagem Exemplo Pretende-se saber quantos alunos tiveram nota superior ou igual a 10 e quantos tiveram nota inferior a 10. Para tal iremos aplicar duas funções Contar.Se respectivamente nas células B11 e B12. 1. Para começar devemos estar situados na célula B11. 2. Em seguida acedemos à janela da função. 3. Deveremos então seleccionar as células que desejamos contar (Intervalo) B22:B30. 4. Em seguida especificamos exactamente que tipo de células pretendemos contar, na área previamente seleccionada, indicando o conteúdo que nos interessa (critério >=10). 5. Repetir os passos anteriores seleccionando em primeiro lugar a célula B12 e utilizando o critério <10. Máximo Devolve o maior valor de um conjunto de valores. Sintaxe da Função MÁXIMO(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2; ... – Intervalo de valores cujo valor máximo será devolvido. Exemplos Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÁXIMO(A1:A5) é igual a 27 =MÁXIMO(A1:A5;30) é igual a 30 Mínimo Devolve o menor valor de um intervalo de valores Sintaxe da Função MÍNIMO(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2; ... – Intervalo de valores para os quais se pretende localizar o valor mínimo. Exemplos Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÍNIMO(A1:A5) é igual a 2 =MÍNIMO(A1:A5; 0) é igual a 0 Funções matemáticas Arred Arredonda o valor indicado permitindo especificar a quantidade de dígitos pretendida para esse arredondamento. Sintaxe da Função ARRED(núm; núm_dígitos) Núm – Número que será alvo de arredondamento. Núm_dígitos – Número de dígitos em função do qual se pretende arredondar o valor. Se o parâmetro for omisso, a função arredonda para o inteiro mais próximo. Exemplos =ARRED(2,15; 1) é igual a 2,2 =ARRED(2,149; 1) é igual a 2,1 Int Arredonda o valor indicado até ao número inteiro mais próximo. Sintaxe da Função INT(núm) Núm – Número que se pretende arredondar. Exemplos INT(8,9) é igual a 8 INT(-8,9) é igual a -9 Produto Multiplica os números dos argumentos e calcula o seu produto. Sintaxe da Função PRODUTO(núm1; núm2; ...) Núm1, núm2,... – Números entre 1 e 30 que deseja multiplicar. Exemplos Se a célula A2:C2 contiver 5, 15 e 30: =PRODUTO(A2:C2) OU =A2*B2*C2 é igual a 2.250 =PRODUTO(A2:C2; 2) OU =A2*B2*C2*2 é igual a 4.500 Raiz Calcula a raiz quadrada do valor indicado Sintaxe da Função RAIZ(núm) Núm – Número para o qual se pretende achar a raiz quadrada. Soma.se Adiciona valores de acordo com o critério especificado. Sintaxe da Função SOMA.SE(intervalo; critérios; intervalo_soma) Intervalo – Intervalo de células para a validação do critério. Este intervalo deve ter um comprimento de células igual ao intervalo_soma. Critérios – Condição ou condições que irão limitar a soma. A condição será verificada no intervalo (primeiro argumento desta função). Intervalo_soma – Intervalo de células que realmente serão somadas. Exemplo Suponha que A1:A4 contém os seguintes valores de propriedade para quatro casas: 50000€, 75000€, 100000€, 150000€, respectivamente. B1:B4 conterá as seguintes comissões de vendas em cada um dos valores de propriedade correspondentes: 2500€, 5000€, 7500€, 10000€. SOMA.SE(A1:A4;">60000";B1:B4) é igual a 22500€ SÉRIES As séries são uma ferramenta muito útil em determinadas situações, como por exemplo quando precisamos de um conjunto de células preenchidas com valores ou datas sequenciais ou com um determinado intervalo. Na maior parte dos casos basta digitar os dois primeiros números da série, em células contíguas, seleccioná-los e utilizando o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito da área seleccionada, e arrastar na direcção pretendida, de forma a criar a série. Exemplo: Construção de uma série 1. Digite o primeiro valor ou data. 2. Seleccione a área de células onde pretende construir a série. 3. No friso Base, clique no botão Preenchimento (no grupo Edição) e seleccione Série. 4. Seleccione o comando 5. Série (Serie). 6. Escolha o tipo de série que pretende criar e clique no botão OK. Tipos de série Podemos obter séries em linha ou em coluna bastando para tal seleccionar um grupo de células em coluna. Em qualquer dos casos os tipos de série possíveis são: Linear - a segunda célula é igual à primeira acrescida do incremento Progressiva - a segunda célula é igual à primeira multiplicada pelo incremento Cronológica - sucessão de datas Valor do incremento O incremento exprime a diferença entre dois números sucessivos numa série linear, o multiplicador entre dois números sucessivos numa série progressiva ou lapso de tempo duas datas numa série cronológica. O seu valor pode ser positivo ou negativo. FORMATAÇÃO DOS DADOS NAS CÉLULAS Um formato define a forma como deve aparecer o resultado de uma célula ou de um grupo de células, não provocando qualquer alteração ao seu conteúdo. Trata-se apenas duma escolha de apresentação no ecrã. Para formatar os dados de uma Célia ou de um grupo de célula, proceda do seguinte modo: 1. Seleccione a célula ou grupo de células a formatar. 2. No friso Base clique na seta do grupo Tipo de Letra . Em alternativa pode também clicar na seta do grupo Alinhamento ou na seta do grupo Número (no friso Base). • Número - Permite formatar os números ou datas de uma célula. • Alinhamento - Permite alinhar os dados na(s) célula(s). • Tipo de Letra - Permite formatar os caracteres. • Limite - Permite seleccionar a posição e tipos de limites. • Padrões - Permite atribuir cores ás células. • Protecção - Protege a célula ou oculta os cálculos de uma célula. Números No que diz respeito à formatação dos números, pode-se escolher um formato inteiro, ou com um número fixo de casas decimais, os valores monetários com o indicador monetário eventualmente a vermelho para as operações contabilísticas e a conversão em percentagens inteiras ou com várias casas decimais. As categorias de formatação numérica disponíveis em Excel são: • Geral • Número • Data • Percentagem • Científico • Moeda • Contabilidade • Hora • Fracção • Texto • Especial • Personalizado Exemplo: Formatações Numéricas (partindo do número 10500) Categoria Resultado Descrição Geral 10500 Número normal Número 10500,00 Casas decimais = 2 Número 10.500 Utilizar o “.” como separador de milhares; Casas decimais = 0 Moeda 10.500€ Com unidade monetária; Casas decimais = 0 Científico 10,5E+03 Pretende-se formatar todos os números com separador de milhares e nenhuma casa decimal. Desta formar execute os seguintes passos: 1. Seleccione a área de células a formatar. 2. No friso Base clique na seta do grupo Número . 3. Seleccione a categoria Número. 4. Clique na caixa Utilizar (.) como separador de milhares. 5. Coloque 0 (zero) na caixa Casas decimais. 6. Clique no botão OK. Casa decimais = 0 Alinhamentos Os alinhamentos podem ser efectuados clicando na seta de Alinhamento friso Base). (no Define a quantidade de rotação do texto na célula seleccionada. Utilize um número positivo para rodar o texto do canto inferior esquerdo para o canto superior direito da célula. Utilize graus negativos para rodar o texto do canto superior esquerdo para o canto inferior direito da célula. Avança o conteúdo da célula relativamente ao lado esquerdo. Cada incremento na caixa Avanço é equivalente à largura de um carácter. Combina duas ou mais células seleccionadas numa só célula. A referência de célula para uma célula intercalada é a célula do canto superior esquerdo do intervalo seleccionado. Altera para vertical a orientação do conteúdo da célula. Reduz o tamanho aparente dos caracteres do tipo de letra de modo a que todos os dados existentes numa célula seleccionada caibam na coluna. O tamanho dos caracteres é ajustado automaticamente se alterar a largura da coluna. O tamanho do tipo de letra aplicado não é alterado. Tipo de letra No friso Base, no grupo Tipo de Letra, encontramos botões para controlo do tipo de letra, dimensão e atributos dos caracteres. Ou então, pode também clicar na seta de Tipo de Letra (no friso Base). Limites Consiste na aplicação de traços verticais e horizontais nas células. 1. Seleccione a célula ou células a tratar. 2. No friso Base, clique na seta do botão Limites (no grupo Tipo de Letra) e seleccione a opção Mais Limites….Ou então pode clicar na seta de Tipo de Letra e seleccionar Limite. Cores Para aplicar cores às células deverá seleccioná-las. De seguida, no friso Base, clique na seta do botão e seleccione a cor para as células. GRÁFICOS Tipos de gráficos Todos os valores introduzidos na folha de cálculo podem ser transferidos para um gráfico, possibilitando ao utilizador, uma maior facilidade na análise dos valores e suas conclusões. O Excel permite criar formatos diferentes de apresentação gráfica estando nestes incluídos os gráficos bidimensionais e tridimensionais. Para seleccionar um dos gráficos que o Excel tem a sua disposição, no friso Inserir clique na seta de Gráficos , seleccione o tipo de gráfico que pretende e clique em Ok. Estrutura de um gráfico Eixos: São linhas rectas, usadas no gráfico como linhas de referência. Quase todos os gráficos têm dois eixos; o eixo dos XX (a linha horizontal) e o eixo dos YY (a linha vertical). Legenda: Apresenta os símbolos usados para identificar os diferentes tipos de dados no gráfico. Título do gráfico: É o título do próprio gráfico. Linhas: São linhas verticais ou horizontais opcionais que ajudam à leitura do gráfico. Como criar um gráfico Os gráficos são criados a partir de uma ou mais séries de dados. Após ter criado a folha de Cálculo com os valores apresentados, proceda da seguinte forma para criar um gráfico: 1. Seleccione na Folha de Cálculo as células que contém os dados para o gráfico. 2. No friso Inserir clique na seta de Gráficos , seleccione o tipo de gráfico que pretende e clique em Ok. Formatar um gráfico Depois de criar um gráfico, pode personalizá-lo ao seu gosto. Os separadores Estrutura Esquema e Formatar, existentes no friso do Microsoft Excel, contêm diversos comandos relacionados com a formatação e personalização de gráficos. Separador Estrutura Escolher tipo de gráfico Trocar dados dos dois eixos e seleccionar dados Selecciona r esquema do gráfico Mover gráfico Seleccion ar estilo do gráfico Separador Esquema Seleccionar a área do gráfico Inserir objecto Inserir rótulos ao gráfico Formatar eixos do gráfico Formatar fundo do gráfico Análise de dados Propriedades do gráfico Separador Formatar Seleccionar área do gráfico Estilo e formatação do objecto seleccionado Formatar com um estilo WordArt Ordem e visibilidade dos objectos Tamanho do gráfico Alterar o tipo de gráfico 1. Clique sobre o gráfico para o seleccionar. 2. No separador Estrutura, grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico 3. Escolha o tipo de gráfico que pretender e clique em Ok. . Esquema de gráfico 1. Mantenha o gráfico seleccionado. 2. No separador Estrutura, clique na seta descendente existente no grupo Esquema de Gráficos. 3. Se por exemplo clicar no Esquema 9, irá incluir no seu gráfico: título do gráfico, legenda à esquerda, legenda em baixo e os dados do gráfico ficaram à direita. Adicionar séries de dados ao gráfico Depois de criar o gráfico, é possível adicionar uma outra série de dados. Sendo assim: 1. Clique sobre o gráfico para o seleccionar. 2. No separador Estrutura, grupo Dados, clique em Seleccionar Dados. 3. Surge uma caixa de diálogo que mostra as séries de dados existentes no gráfico. Para adicionar uma nova série de dados, clique em . 4. Em Nome da série, seleccione a célula que contém o respectivo nome e, em Valores da série, seleccione a área de células que contêm os valores que quer introduzir. 5. Após clicar em Ok repare que a caixa de diálogo de origem de dados contém mais uma série. Para finalizar clique em Ok. MACROS O que é uma macro Macros são programas que executam tarefas específicas, automatizando-as. Quando uma macro é activada, ela executa sequencialmente as instruções que a constituem. Apesar de haver dois tipos de macros, apenas abordaremos as macros de comando que consistem em simular acções executadas pelo utilizador (seleccionar, aplicar formatações, criar gráficos, inserir imagens …). Criar macros de comando Existem duas possibilidades de criação de macros: uma através da utilização do gravador de macros do Excel, e a outra digitando as instruções numa folha chamada Módulo. Vamos apenas mostrar como criar através da utilização do gravador de macros. A título de exemplo, vamos começar por criar uma macro simples, cujo objectivo é imprimir 2 cópias da folha activa. Para tal, execute os seguintes passos: 1. Abra uma folha de Microsoft Excel já existente e no friso Ver clique na seta de Macros e de seguida em Gravar Macro… 2. Surgirá a seguinte caixa de diálogo, na qual vai indicar o nome da macro em Nome da macro e uma tecla de atalho de o desejar. 3. Relativamente ao local onde a macro é guardada existem três hipóteses: No livro pessoal de macros - a macro é armazenada no ficheiro Pessoal que está sempre aberto. Não é necessário gravá-lo pois o Excel executa essa tarefa. Se pretende macros sempre disponíveis é esta opção que deve seleccionar. Neste Livro - a macro fica armazenada no livro corrente (opção ligada por defeito) Num novo Livro - a macro é armazenada num novo livro 4. Em Descrição, pode descrever o tipo de operações que irá realizar esta macro. 5. Depois, dê um clique no botão OK; vai, assim, iniciar o processo de gravação. 6. Clique no botão do Microsoft e escolha Imprimir. Na caixa de diálogo da impressão, altere o nº de cópias para 2. 7. No friso Ver, após clicar na seta do botão Macros, pare a gravação da macro seleccionando a opção Terminar gravação. Executar a macro A macro pode ser executada de diversas formas. Quando foi criada, caso lhe tenha sido atribuída uma tecla de atalho (CTRL+ ), pode ser executada a partir dessa tecla de atalho. Caso contrário, poderá sempre dar ordem de execução clicando na seta de Macros, de seguida em Ver macros e clicando no botão Executar.
