Manual do Requisitante

Universidade Federal de Mato Grosso do
Sul
NTI – Núcleo de Tecnologia da Informação
Serviço de Videoconferência - Manual do Requisitante
SETEMBRO/2012
1) Videoconferência
O serviço de videoconferência (VC) é um recurso de reunião à distância cada vez mais
utilizado pela UFMS. Até o presente momento, esse serviço abrange conexões da sede, todos
os Câmpus e também com outras instituições (MEC, Governo do Estado, Universidades
Federais, etc.), podendo ser usufruído por toda comunidade acadêmica. Este documento tem
como objetivo descrever os procedimentos e normas de realização de VCs. As normas aqui
dispostas devem ser seguidas por todos os requisitantes. Qualquer descumprimento ao
estabelecido neste documento torna inválida qualquer reclamação sobre a realização do
serviço de VC.
2) Como fazer o agendamento de uma VC na UFMS?
Reserva da Sala de Videoconferência (Teatro de Bolso)
- Para reservar o espaço físico para realização de Videoconferência, o requisitante
deve enviar e-mail para [email protected] com a especificação do MOTIVO, e DIA e
HORÁRIO desejados. O único local que pode ser feito a VC sob supervisão do NTI é no Teatro
de Bolso em função do ambiente estar preparado para realizar este tipo de atividade. Não
há possibilidade de deslocar o equipamento para outra sala. A agenda da sala do teatro de
bolso pode ser VISUALIZADA no endereço http://nti.sites.ufms.br/videoconferencia.
Visualize a disponibilidade de horário antes de solicitar o agendamento;
- O dia e horário solicitados devem obedecer ao horário de expediente na instituição
(Segunda à Sexta-Feira, das 07:00 às 11:00hrs e das 13:00 às 17:00hrs - horário Campo
Grande- MS) visto que o NTI não dispõe de funcionários para atendimento fora desses
horários. Caso não exista outra VC no mesmo horário, a VC será agendada. Um e-mail de
informação do agendamento (agendado/não agendado) será enviado para o requisitante. O
NTI não disponibilizará funcionário para realizar a VC fora do horário de expediente. É de
responsabilidade do requisitante manter as reuniões em horários operacionais. A sala de VC
será fechada no horário limite do expediente (matutino e vespertino) independente de
eventuais atrasos de seus participantes. Não fazemos agendamento no horário noturno e
nem aos finais de semana;
- O requisitante da VC DEVE entrar em contato com todos os participantes a
fim de agilizar as informações técnicas. Dentre essas informações são necessárias e
OBRIGATÓRIAS: email, telefone e celular do técnico responsável por realizar a VC em
TODAS as localidades (todos os envolvidos) e ainda o número de discagem (IP) do
equipamento de VC nessas localidades (obtido mediante contato com o técnico da
localidade participante). Além disso, esse requisitante é responsável por combinar
horários e requerer o dia de realização de testes. Essas informações deverão ser
armazenadas junto ao pedido de agendamento (e-mail) e serão utilizadas pelo
funcionário do NTI no dia da realização da VC. Nos casos em que essas informações
não estejam disponíveis, o NTI não realizará a VC;
- É extremamente importante a realização de testes entre os participantes da
VC para que não existam problemas no dia agendado. Esse teste deve ser agendado
em uma data anterior a VC (pelo menos 2 dias antes) e todos os técnicos das
instituições envolvidas devem participar. Os envolvidos na VC que não participarem
do teste, automaticamente serão considerados não aptos a participar da VC e
poderão ser excluídos do processo. Não é responsabilidade do NTI cobrar os técnicos
das instituições para que participem dos testes;
- O NTI não se responsabiliza por nenhum problema em equipamentos de
terceiros ou da falta de conhecimento operacional desses equipamentos por parte
dos técnicos envolvidos. Portanto, é importante que o requisitante combine testes
com os envolvidos na VC. O requisitante é o responsável por agilizar o processo de
teste também (definir data, contato técnico e as informações técnicas).
Exemplo de Formato do E-mail p/ requisição de VC enviado para
[email protected]:
Título do email: Reserva VIDEOCONFERÊNCIA para dia DD/MM/AAAA MOTIVO
“Solicito a reserva do teatro de bolso para o dia XXX do mês de XXX do ano de
XXXX às XX:XX horas para realizar a reunião de XXX. Os participantes serão X e Y. O
contato do participante X é o técnico XXX, telefone XXX, celular XXX, email XXX e tem
o equipamento com endereço IP XXX. O contato do participante Y é o técnico XXX,
telefone XXX, celular XXX, email XXX e tem o equipamento com endereço IP XXX.
Solicito também, se possível, um teste para o dia XXX do mês XXX do ano XXX. O meu
contato é telefone XXX, celular XXX e email XXX.”
- É de responsabilidade do requisitante verificar as diferenças de fuso horário
entre os participantes da VC. Lembrando também que o horário de expediente
anteriormente citado é em relação ao horário de Campo Grande – MS (1 hora a menos
que Brasília).
3) Endereço, número de pessoas e informações técnicas do equipamento
A quem interessar, os dados informativos do Câmpus da UFMS em Campo Grande são:
Dados Técnicos - UFMS - Campo Grande - MS
Local:
Universidade Federal de Mato Grosso do Sul
Teatro de Bolso
Antiga reitoria
Em frente às piscinas
Capacidade: 30 pessoas
Equipamento utilizado: Polycom QDX 6000
IP: 200.129.211.226
E-mail de contato: [email protected]
Telefone de contato: (67) 3345-7292
Mapa:
4) Informações úteis para realização das VCs
- O funcionário disponibilizado pelo NTI é que deve requisitar a chave do teatro
quando existir VC (a chave se encontra na secretaria do NTI no bloco do CCET (tel 3345
7292). O funcionário é o responsável pelos equipamentos e por abrir/fechar devidamente a
sala nos horários reservados;
- O NTI não disponibiliza notebook para realizar qualquer tipo de VC. A disponibilização
de qualquer equipamento para apresentação a ser realizada (powerpoint, pdf, vídeo, etc) é de
responsabilidade do requisitante da VC. O NTI também não se responsabiliza pela qualidade
das apresentações, como formato de vídeo, formatação de slides, etc. O requisitante deve
verificar essas condições durante o dia de teste;
- Para realizar a transmissão de uma apresentação (powerpoint, pdf) presente em um
notebook pessoal do apresentador, basta utilizar o cabo auxiliar existente no equipamento de
VC e conectá-lo ao notebook. O NTI não se responsabiliza pela incompatibilidade da saída de
vídeo de alguns notebooks;
- O procedimento normal consiste em utilizar a TV para realizar a VC. Caso seja
requisitada a utilização prévia do projetor, o cabo de conexão desse projetor se encontra
anexado à parede, ao lado da tomada de energia. Avise com antecedência a necessidade de
utilização do projetor;
- Caso seja necessária a utilização de um ponto de internet no notebook do
apresentador, deve-se requisitar ao funcionário do NTI a configuração do seu equipamento
pessoal;
- Existem dois microfones no equipamento de VC. Eles possuem indicadores
(verde/vermelho) que indicam se estão ativos/inativos. Os microfones de todas as instituições
devem permanecer desligados enquanto uma das instituições estiver com microfone ativo.
Qualquer microfone ligado inadequadamente durante a VC pode provocar microfonia durante
a transmissão e prejudicar o bom andamento da VC. É responsabilidade do funcionário do NTI
realizar tal verificação ou solicitar ao participante da VC que tenha controle sobre o seu
microfone;
- O NTI, quando responsável por organizar a VC, não se responsabiliza, no presente
momento, por nenhuma transmissão via WEBCONFERÊNCIA, sendo a participação realizada
de forma presencial no câmpus da instituição;
- O Teatro de Bolso é um bem público sob responsabilidade do NTI. Preserve-o, não
trazendo alimentos e retirando todo o lixo (bolachas, papéis, etc) assim que a VC se encerrar.
As cadeiras são novas, porém frágeis, evite utilizar como encosto para pés, joelhos e afins. A
UFMS não disponibiliza nenhum serviço de coffe-break durante a realização das VCs
(fornecimento de água, café, biscoitos, etc);
- O período máximo de espera de participantes de uma VC será de 30 minutos, portanto,
procure não se atrasar e gerenciar para que os convidados para a sua VC não se atrasem
também. Em caso do tempo de espera ultrapassar os 30 minutos e a VC não iniciar, a sala
será fechada;
- Em função do grande número de requisições de reservas no Teatro de Bolso, caso o
requisitante desista da reserva para realização da VC, este DEVE informar ao NTI
([email protected]) para que o horário reservado seja liberado para que outra VC seja
realizada. Dessa forma todos podem usufruir com maior frequência da sala de VC. Lembre-se,
“outro dia pode ser você a ficar sem reserva em função de uma reunião marcada mas não
realizada”. Pense nisso e se preocupe em desmarcar caso desista;
- Para qualquer outra situação que não esteja descrita neste documento, não significa
que não há procedimento previsto, mas ela deve ser reportada ao funcionário ou pelo email
de suporte p/ que sejam tomadas as devidas providências.
5) Telefones e e-mails para contato (caso necessário):
Paga agilizar alguns procedimentos de agendamento e soluções de problema, seguem,
na tabela abaixo, informações de contatos técnicos de alguns Campus e instituições. O NTI não
se responsabiliza por nenhuma informação abaixo que por ventura tenha sido alterada após a
criação deste documento.
Local
Responsável
Campus
UFMS Jonathas
Aquidauana (CPAQ
II)
Campus
UFMS
Bonito (CPBO)
Alexandre
Campus
UFMS Fabrício Dorisbor
Chapadão do Sul
(CPCS)
Campus
UFMS Angelino
Coxim (CPCX)
Brasília MEC
Rangel
Andréia
Telefone
E-mail
(67) 9115 5908 / 22424 jonathas.medina@uf
(voip)
ms.br
200.129.211.34
(67) 3255 5425 / (67)
3255 5402
fabricio.dorisbor@ufm
s.br
200.129.211.42
angelino.caon@ufms.
br
[email protected]
.br
[email protected]
v.br
[email protected]
200.129.211.50
rubens.rodrigues@uf
ms.br
rafael.francozo@ufms.
br
[email protected]
r
200.129.211.26
carine.aguena@ufms.
br
bruno_mazer@hotmai
l.com
200.129.211.74
(67) 9255 1510 / 24101 [email protected]
(voip)
r
(67) 9216 9311
amaury.junior@ufms.
br
(67) 9938 4971 / 521735 leandro.steffen@ufms
(voip)
.br
(67) 9951 8344
douglas.barone@ufms
.br
200.129.211.58
(61) 9943 3863 / (61)
2022 9233
(61)2022 9233
Campus
UFMS Suporte
Campo Grande
Campus
UFMS Rubens
Corumbá (CPAN)
Rafael Francozo
(67) 3345 7292
Campus
UFMS
Computação
(FACOM)
Campus
UFMS
Naviraí (CPNV)
Campus
UFMS
Nova
Andradina
(CPNA)
Campus
UFMS
Paranaíba (CPAR)
Campus
UFMS
Ponta Porã (CPPP)
Fábio Alencar
(67) 9220 4642
Carine
(67) 9220 9252
Bruno Mazer
Dirceu
Amaury
Leandro
Campus UFMS Três Douglas
Lagoas (CPTL)
IP do equipamento
200.129.211.10
(67) 9987 3162
(67) 9234 6823
Não disponibilizado
200.129.211.226
200.129.211.138
200.129.211.66
200.129.211.82
200.129.211.98
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