Plano de gerenciamento do projeto

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Controle de Versões
Versão
Data
Autor
Notas da Revisão
Objetivos deste documento
Descrever junto com seus planos auxiliares, como o projeto será executado, controlado,
monitorado e encerrado.
Servir como guia para a equipe durante todo o projeto.
Definir os principais objetivos e entregas do PMO, suas prioridades, como o resultado da área
será medido, além de detalhar como os objetivos serão alcançados.
Objetivos e critérios de sucesso do Projeto
[Descreve o propósito ou justificativa do projeto detalhando objetivos mensuráveis e critérios de sucesso relacionados]
O projeto será considerado um sucesso se atender a seus objetivos primários descritos a
seguir:
Objetivos primários
Iniciação e Planejamento
 Centralizar todas as demandas solicitadas e priorizá-las com seus patrocinadores
 Definir e aprovar o custo, prazo e escopo de todos os projetos com seus patrocinadores
com foco em:
o Aumento da receita
o Redução de custos
o Crescimento sustentável
Execução e Controle
 Monitorar os projetos de modo a garantir suas entregas dentro do prazo, custo e escopo
definidos.
 Decidir sobre os problemas identificados dos projetos (Comunicar e escalonar se
necessário)
 Aprovar alterações de escopo dos projetos e prioridades com os patrocinadores dos
projetos
Encerramento
 Formalizar a Entrega do Projetos
 Documentar e divulgar as lições aprendidas e os resultados dos projetos
Estrutura
 Definir e criar artefatos de modo a otimizar a gestão dos projetos (Templates, Metodologia,
Melhores Práticas, Ferramentas, Políticas e Procedimentos)
Objetivos secundários
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Definir os principais riscos dos projetos e como tratá-los
Criar repositório de riscos compartilhados entre projetos e monitorá-los.
Apoiar os gerentes de projetos em todas as etapas, até sua finalização.
Criar e coordenar o pool de recursos
Coordenar as comunicações entre projetos.
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Checar a eficiência e manter informada a alta gerência.
Treinamento e Coaching para os gerentes de projeto
Identificar soluções e ações que resultem em redução de custo e aumento de produtividade
da operação da empresa.
Superar a resistência interna.
Apoiar as áreas para promover as mudanças.
Promover reuniões periódicas de acompanhamento e de avaliação.
Escopo do Projeto
[Descrição detalhada do escopo do projeto]
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Definir e aprovar o custo, prazo e escopo de todos os projetos com seus patrocinadores
o Levantar áreas de interesse.
 Mapear as áreas que são fontes de demandas. Para cada área, identificar:
 Gerente de Projetos
 Usuário responsável pela priorização e pela aprovação das
definições e alterações do projeto
 Identificar principais partes interessadas
o Mapear todas as solicitações das áreas
 Reunir com os gerentes de projetos e identificar os projetos em andamento
e pipeline
 Mapear todas as demandas e prioridades
 Para cada projeto em andamento, identificar:
 Descrição
 Objetivo e benefícios a serem alcançados
o Reduz Custo? Se afirmativo, Como?
o Aumenta Receita? Se afirmativo, Como?
 Principais Entregas do projeto. Para cada entrega, identificar:
o Data de conclusão prevista
o Responsável
 Sistemas Envolvidos
 Gerente do Projeto
 Responsável pela aprovação das definições e alterações do
projeto
 Equipe do Projeto
o Interna
o Fornecedor
 Status
o Fase Atual e sua data de conclusão prevista
 Pontos de atenção
 Apresentar as demandas
o Obter os diversos Planos de Trabalho.
o Integrar os diversos Planos de trabalho a metodologia PMI.
o Integrar todas as atividades de diversos responsáveis no Project.
o Realizar levantamento e diagnóstico prévio do ambiente.
o Estabelecer prazos para conclusão de cada projeto.
Centralizar todas as demandas solicitadas e priorizá-las com seus patrocinadores
o Proposta
 Definir processo de solicitação/priorização de demandas
 Definir requisitos mínimos para a solicitação de uma demanda
 Aumento de Receita
 Redução de Custos
 VPL da demanda
 Definir critérios para separar projetos de pequenas solicitações e quais as
informações necessárias sobre os projetos
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 Aprovar o processo
 Preparar artefatos necessários ao processo
 Treinar e divulgar
 Implantar
o Processo Atual
 Levantar como funciona o processo de rateio de custos
 Mapear todas as demandas por categoria
Definir e criar artefatos de modo a otimizar a gestão dos projetos (Templates, Metodologia,
Melhores Práticas, Ferramentas, Políticas e Procedimentos)
o Definir como armazenar os documentos dos projetos
o Verificar a possibilidade de usar o intranet
o Definir procedimentos e formulários dos processos de gestão de processos.
o Definir grupos de trabalho.
o Definir abordagem metodológica.
o Definir métricas de resultado.
o Promover a gestão dos projetos.
Monitorar os projetos de modo a garantir suas entregas dentro do prazo, custo e escopo
definidos.
o Revisar contratos em andamento
o Medir resultados.
Decidir sobre os problemas identificados dos projetos (Comunicar e escalonar se
necessário)
o Definir gatilhos e plano de escalonamento.
 Definir como aprimorar a capacidade de perceber e de comunicar as
questões importantes para oferecer a melhor solução.
 Definir estratégia de comunicação (periodicidade das reuniões de
acompanhamento e de avaliação e participantes e responsáveis e meios
de comunicação com a alta gerência)
Fora do Escopo
[Liste itens reconhecidos como não-escopo de modo a evitar mal-entendidos na conclusão do projeto]
Serão consideradas atividades fora do escopo, qualquer outra atividade que não esteja
reportada no tópico acima.
Premissas
[Premissas e restrições adotadas pelo grupo de projeto para basear o planejamento da execução do projeto. Os prérequisitos e características do ambiente também fazem parte deste tópico]
Transparência na forma de atuação.
Disponibilização do maior volume possível de informações.
Equipes Multidisciplinares com objetivos comuns.
Conquistar o envolvimento das equipes e de outros fornecedores.
Definição clara das métricas de resultados.
Organização do Projeto (Governança)
[Defina nomes e responsabilidades da lista dos seguintes stakeholders]
Veja documento de Registro das partes interessadas em anexo.
Matriz de Responsabilidade
[Defina os envolvidos e suas responsabilidades das entregas principais definidas na WBS]
O PMO será responsável pela gestão do portfólio dos projetos e contará com dois estagiários
para a realização de trabalhos de apoio sempre que necessário.
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Será formado um comitê de Gestão com profissionais da empresa para avaliação periódica dos
serviços prestados x serviços contratados.
Das Responsabilidades do Gerente de Projetos
- Ser o principal canal de comunicação com os diversos departamentos na recepção de novas
demandas;
- Promover a identificação e levantamento de todas as iniciativas em andamento ou em
análise;
- Desenvolver métodos e padrões para gerenciamento de projetos;
- Promover a administração dos processos de gerenciamento de projetos:
- levantamento de lições aprendidas;
- formar base de conhecimento das lições aprendidas;
- Promover o aperfeiçoamento de métodos e padrões;
- Apoiar nas reuniões de avaliações e revisões de projetos;
- Promover a análise de propostas de projetos segundo objetivos estratégicos;
- Gerenciar prazos de projetos;
- Gerenciar custos de projetos;
- Identificar desvios de prazos, de escopo, de custos e atuar na correção das causas;
Cronograma de Execução
[Baseado no WBS, defina tarefas, duração, Início, Término e Responsável. Esta seção será criada automaticamente a
partir do MS Project]
Veja cronograma em anexo.
Orçamento e Estimativa dos Esforços
[Defina recursos para todas as atividades do cronograma. Esta seção será criada automaticamente a partir do MS
Project]
Veja cronograma em anexo (Visão – PMO-Custos).
Gestão de Riscos
[Liste os riscos e estratégias associadas, considerando os itens Severidade, Probabilidade, Impacto, Ação. Esta seção
será criada a partir do template de Registro dos riscos.]
Veja o Registro dos riscos em anexo.
Estratégia de Comunicação
[Defina como a comunicação de atividades críticas e / ou em progresso acontecerá durante a fase da execução do
projeto. Os seguintes itens devem ser identificados: O que; Quando; Como; Para Quem]
A estratégia de comunicação está detalhada na Matriz de Comunicação em anexo.
Como será medido o Progresso do Projeto
[Defina como será medido o progresso do projeto de acordo com a metodologia do PMO]
Através da Análise de Valor agregado e de seus indicadores de prazo e custo (SPI & CPI) e
semáforos para indicar o progresso do projeto.
Os critérios serão:
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Indicador
Verde
Amarelo
Vermelho
SPI
>= 1.0
>= 0.9 < 1.0
< 0.9
CPI
>= 1.0
>= 0.9 < 1.0
< 0.9
Para isso, a linha base de tempo e custos é salva após a conclusão do planejamento.
Após isso, será feito o acompanhamento semanal entre o planejado (linha de base salva) com
o realizado.
A comunicação dos indicadores será feita através do Status Report Semanal no tópico Sumário
Executivo.
Gestão de mudança de Escopo
[Defina os critérios e fluxo de aprovação para as mudanças de escopo]
Toda mudança deverá ser solicitada através do formulário e enviada ao Gerente de Projeto por
e-mail, o Gerente de Projeto fará sua avaliação, incluirá no Log de Mudanças e encaminhará
para aprovação do patrocinador do projeto. O Log de Mudanças ficará na pasta do projeto e
conterá todas as solicitações com seu status atualizado, mesmo que ela seja rejeitada.
Aprovações
Participante
Assinatura
Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto
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