Serviço de Controle de Armazenamento de Documentos
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I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE A Organização da Gestão Documental do MCTI Sonia Maria/Ronal Guedes Informações Iniciais Sobre o MCTI – Criação e finalidade – A unidade de Gestão de Documentos O Acervo arquivístico – Descrição inicial do acervo – Situação encontrada O Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - MCTI Criado em 15 de março de 1985, pelo Decreto nº 91.146 , como órgão central do sistema federal de Ciência e Tecnologia. Áreas de competência Política nacional de pesquisa científica, tecnológica e inovação; Planejamento, coordenação, supervisão e controle das atividades da ciência e tecnologia; Política de desenvolvimento de informática e automação; Política nacional de biossegurança; Política espacial; Política nuclear e controle da exportação de bens e serviços sensíveis. Organograma SEXEC SPOA CGGI DGID SPG Protocolo Geral SAQ Arquivo Central SBI Biblioteca Gestão de Documentos no MCTI Início do Processo Sensibilização da Administração Reestruturação das instalações Alocação de Recursos Humanos Triagem e identificação dos fundos arquivísticos existentes no arquivo central Levantamento, identificação e análise dos arquivos setoriais Gestão de Documentos no MCTI Estruturação da Gestão de Documentos Levantamento da legislação arquivística e pesquisa sobre o funcionamento do Órgão desde sua criação Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD Plano de Gestão de Documentos - PGD Concepções Básicas Normatização Estruturação do Sistema de Arquivos -SIARQ / MCT Gestão de Documentos no MCTI Implementação do PGD Organização da Massa Documental Acumulada no Arquivo Central Definição e organização dos arquivos setoriais Consolidação do Sistema de Arquivos - SIARQ / MCT Instrumentalização Tecnológica do processo de controle e arquivamento dos documentos Capacitação dos servidores Treinamento Participação em eventos Resultados esperados Acervo Documental DESCRIÇÃO INICIAL Área de Armazenamento do Arquivo central: 152 m2 Fundos: 4 (MCT, SEI, CAPRE, STI) Tamanho do acervo: 1.300 metros lineares (apenas no arquivo central) Suporte dos documentos: Papel, magnéticos Organização no arquivo central em estágio inicial Arquivos setoriais Acervo Documental DESCRIÇÃO ATUAL Área de Armazenamento do Arquivo central: 324 m2 Fundos: 4 (MCTI, SEI, CAPRE, STI) Tamanho do acervo: 1960 metros lineares (apenas no Arquivo Central) Suporte dos documentos: Papel, magnéticos, mídias digitais; Organização no arquivo central (Todo acervo organizado e identificado Arquivos setoriais - Treinamento Situação encontrada Situação encontrada Sensibilização Mecanismos Visitas Reuniões Apresentação Estruturação física e administrativa Medidas iniciais Proposta de novo local e layout Solicitação de materiais e equipamentos Higienização do acervo Recuperação de embalagens Situação após as primeiras mudanças Estruturação física e administrativa Atual Medidas recentes Eliminação de documentos da áreameio (3 toneladas) Aquisição de Sistema de Arquivos Deslizantes para o Arquivo Central Todo o acervo organizado e identificado Esboço do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim do MCTI Situação atual Plano de Gestão de Documentos - PGD Concepções Básicas Aumentar o enfoque nos Arquivos Corrente e Intermediário; Considerar Arquivo e Protocolo de forma unificada; Definir uma única unidade como responsável por todo o processo de Gestão de Documentos; A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão Permanente de Documentos Sigilosos devem acompanhar e fiscalizar o desenvolvimento das atividades relacionadas a Gestão de Documentos. Plano de Gestão de Documentos - PGD Normatização Normas de Funcionamento das Unidades de Arquivo e Protocolo Norma Operacional de Empréstimos e Consultas Norma Operacional de Formalização de Processos Norma Operacional para Recebimento e Expedição de correspondências Norma Operacional de Transferência de Documentos Estrutura do Sistema de Arquivo - SIARQ / MCTI SIARQ Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD SERVIÇO DE PROTOCOLO GERAL SPG Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos CPADS ÓRGÃO CENTRAL SERVIÇO DE ARQUIVO CENTRAL - SAQ ARQUIVOS SETORIAIS Unidades do MCTI Capacitação Objetivo Adotar uma gestão participativa, em busca da melhoria contínua do ambiente de trabalho, de seus colaboradores, processos e serviços relacionados à atendimento ao Usuário e Gestão de Documentos. Público alvo Servidores atuantes nas unidades setoriais Arquivamento e demais integrantes do SIARQ / MCTI. de Treinamento Metodologia O treinamento tem caráter teórico-prático, com aulas expositivas e aplicação dos conceitos das áreas propostas, baseando-se em uma metodologia que alterna o aprendizado de conceitos e instrumentos, com exercícios práticos. Áreas de Atuação * Arquivo Técnicas de Arquivo Metodologia de Gerenciamento de Arquivos * Qualidade Liderança Ambiente com Qualidade Motivação Técnicas de Atendimento. * Informática Conhecimentos básicos - Aplicativos Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tecnologia da Informação. Técnicas de Arquivo OBJETIVO GERAL Propiciar conhecimentos técnicos de organização dos documentos de arquivo, com uso de instrumentos de gestão, visando a melhoria da qualidade dos processos, produtos e serviços relacionados à Gestão de Documentos e ao Sistema de Arquivo (SIARQ / MCTI). OBJETIVOS ESPECÍFICOS Apresentar os principais conceitos da Arquivologia; os instrumentos técnicos para a gestão de documentos de arquivo; Legislação Arquivística e as Normas Operacionais do MCT; Exercitar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade da área meio e fim do MCTI; Apresentar as funcionalidades do Sistema de Informações Documentais como ferramenta na utilização dos métodos e técnicas arquivísticas. Qualidade Objetivo Iniciar uma mudança de cultura na CCGI, que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade em todos os ambientes do Ministério, começando pelas Unidades de Protocolo e Arquivo, que servirão como pilotos do Programa de Qualidade. Objetivo Específicos Promover um ambiente de trabalho que favoreça a Qualidade e a Produtividade Envolver e comprometer os colaboradores Estimular a prática do trabalho em equipe Evidenciar os colaboradores envolvidos no Programa. Informática Objetivo Preparar os servidores do Órgão para a utilização de sistemas informatizados de produção e controle de documentos. Objetivo Específicos Conhecer os sistemas e aplicativos mais utilizados. Utilização de sistemas de GED estimulando a produção e controle eletrônico dos documentos. Estimular a utilização dos recursos de TI para a recuperação de informações. Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados As atividades sendo desenvolvidas com base em atos formais (normas, rotinas); Internamente, a produção e tramitação de documentos feitas por meio eletrônico; A solicitação de serviços (empréstimo, consulta, autuação de processos, etc) feitas via sistema; Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados Maior controle quanto ao acesso e utilização de documentos; Toda documentação acumulada recebendo tratamento técnico previsto na legislação arquivística federal; Os documentos considerados de valor histórico digitalizados ou microfilmados, com restrição do acesso físico ao mesmo e disponibilização, ao usuário, apenas de cópias em papel ou de imagens; Documentos de procedência externa, são digitalizados, com tramitação eletrônica. Ações para implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Criação dos requisitos para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos; Em 2006 - visita aos órgãos que utilizavam sistema de gerenciamento eletrônico de documentos; Escolha do sistema que mais se adequava aos requisitos criados para o sistema no MCTI; Envolvimento do corpo gerencial do MCTI no projeto A SPOA encaminha Memorando Circular as chefias das unidades, convidando para apresentação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos; A Coordenação-Geral do Cerimonial envia e-mail para todos os usuários da rede do MCTI, reiterando o convite pois contará com a presença do Sr. Ministro. Conscientização dos servidores Divulgação da implantação do sistema por meio de cartazes, folders e e-mails; Divulgação dos benefícios que o sistema irá proporcionar; Divulgação em quadro informativo sobre o sistema, elaborado pela Assessoria de Comunicação Social. Treinamento De 20/11 a 7/12 de 2006, foram treinados 156 colaboradores, para utilizarem o sistema; O sistema entrou em produção em 17 de dezembro de 2006; Os documentos e processos anteriores a esta data, foram inseridos no sistema, atendendo as demandas das unidades. Capacitação - Resultados esperados Aumento da Produtividade Agilidade no atendimento aos usuários Padronização das tarefas/atividade Autodisciplina dos Colaboradores Racionalização do espaço Conhecimentos em Arquivística Racionalização do tempo Eliminação do desperdício Redução do “stress” das pessoas Incentivo a criatividade da equipe Valorização dos Colaboradores Otimização do espaço Dados estatísticos Período de: maio/2012 a maio/2013 Foram recebidos no MCTI 49.872 documentos; Foram expedidas 30.281 documentos; Foram tramitados do Protocolo Geral para as unidades 38.830 docum entos; Foram tramitados das unidades para o Protocolo Geral 43.972 documentos; Dos 41.392 documentos cadastrados, 32.672 foram inseridos os arquivos digitais e 8.720 ficaram sem os arquivos digitais. Extensão do sistema de Gestão Eletrônico de Documentos Foram feitas as extensões de licença de uso do sistema para as unidades: INPE LNCC AEB CEITEC COORDENAÇÃO-GERAL DE GESTÃO E INOVAÇÃO – CGGI Arquivo Central – SAQ Protocolo Geral – SPG Ronal de Oliveira Guedes – [email protected] Sonia Maria Ferreira dos Santos – [email protected]
