Flexibilidade dos Sistemas Logísticos – uma proposta

XI SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004
Flexibilidade dos Sistemas Logísticos – uma proposta
Edelvino Razzolini Filho (UTP) [email protected]
Carlos Manoel Taboada Rodriguez (UFSC) [email protected]
Humberto Stadler (UNIVEL) [email protected]
Gilmar Amilton Macohin (UTP) [email protected]
Resumo
Neste trabalho se procura relacionar os diferentes tipos de flexibilidade identificados, na
literatura e na observação empírica, relacionando-os entre si para que seja possível uma
tipificação da flexibilidade na gestão dos processos logísticos.
Pode-se inferir, a partir dos estudos, que a flexibilidade logística deve ser sempre
derivada do projeto (design) dos canais logísticos e da estratégia pensada para a cadeia
de suprimentos como um todo, uma vez que somente a partir de um adequado
alinhamento estratégico ao longo da cadeia de suprimentos é que se pode obter uma
flexibilidade que seja, realmente, sistêmica. Numa visão mais abrangente dos processos
logísticos que percorrem toda a cadeia, é possível concluir que existe uma relação entre
os diferentes tipos de flexibilidade, propostos: flexibilidade de Estado ou Estrutural e
Flexibilidade de Ação ou Processual, sob um foco externo ou interno e numa
perspectiva espacial ou temporal.
Palavras chave: Flexibilidade, Sistemas Logísticos, Flexibilidade Logística.
Introdução
Sem que se tenha uma dimensão estratégica ao se projetar a cadeia de suprimentos não é
possível obter-se flexibilidade. Porém, flexibilidade sistêmica deve estar profundamente
suportada por recursos humanos e tecnologia da informação também flexíveis, para
possibilitar um gerenciamento flexível a partir de processos claramente desenhados e
definidos para proporcionar a flexibilidade, sempre considerando-se as influências e
pressões ambientais que afetam o cotidiano das operações das organizações, exigindo
que, no ambiente de negócios contemporâneo, todas as áreas das organizações devem
buscar a flexibilidade, sobretudo a logística, pela sua profunda interação com os
clientes.
Para garantir flexibilidade é necessário que a organização reveja todos seus processos,
sua estrutura hierárquica e organizacional entre outros aspectos relevantes, numa visão
estratégica. Um modelo de organização flexível, precisa incorporar articuladamente “as
dimensões técnicas, sociais, econômicas e estratégicas da produção” (SALERNO, 1999,
p. 24). De uma maneira geral e concreta, é necessário que a organização estabeleça uma
política de capacitação dos seus empregados, compartilhe informações e encontre novas
formas de redistribuir poder entre sócios, fornecedores e clientes.
2 Condições Necessárias a Sistemas Logísticos Flexíveis
Uma vez que cabe aos sistemas logísticos criar utilidade de tempo e espaço, eles
necessitam de flexibilidade, pois os fluxos de informações (que iniciam a movimentação
física dos produtos) exigem flexibilidade dos sistemas de informações; os fluxos são
sempre processuais, exigindo flexibilidade de processos; tais fluxos precisam ser
gerenciados, o que pressupõe que o gerenciamento também seja flexível. Para a
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efetivação dos fluxos é necessária a existência de uma estrutura, que também deve ser
flexível e, por fim, são os recursos humanos que concretizam a execução dos processos,
exigindo-se flexibilidade de recursos humanos. Portanto, na continuação se apresentam
comentários sobre esses diferentes tipos de flexibilidade.
2.1 Flexibilidade de Sistemas de Informações
A chamada Nova Economia não consegue materializar seus produtos e serviços sem o
respaldo da “Velha Economia”, pois é inevitável a existência de estruturas físicas para
suportar o mundo virtual da Nova Economia. Dessa forma, cabe aos sistemas logísticos
essa “materialização” de produtos e serviços no local e no tempo desejados pelos
clientes, pois empresas “ponto com” oferecem aos clientes a possibilidade de especificar
datas de entrega ou pagamento, características de embalagem, atributos de lote, peso ou
medidas e flexibilidade de alteração ou cancelamento de pedidos.
Na verdade, independentemente da forma de comercialização (tradicional ou virtual), o
abastecimento de toda a cadeia de distribuição continua sendo feito por um setor
bastante real: o sistema logístico. Exigindo, ainda, uma atenção redobrada por parte dos
sistemas de armazenagem para garantir a disponibilidade dos produtos, e do sistema de
transportes para garantir a transferência de um ponto a outro. Para fazer frente às
exigências de tempo e espaço das transações virtuais, existe a necessidade do desenho
de novas estruturas logísticas que possuam a flexibilidade necessária para proporcionar
velocidade e confiabilidade.
Para conseguir isso exige-se uma flexibilidade organizacional sem precedentes, pois os
“avanços na área da tecnologia da informação alteraram de forma irreversível a
capacidade de fazer negócios, eliminando as restrições tradicionais de tempo e espaço”
(NADLER e TUSHMAN, 2000, p. 60). Posto que dois dos principais objetivos da
logística são justamente criar utilidade de tempo e espaço para satisfazer clientes, fica
patente a exigência de sistemas logísticos cada vez mais flexíveis e ágeis.
Os sistemas de informações logísticas têm levado as organizações a obterem maior
flexibilidade, em virtude do fato que o adequado e rápido processamento de
informações possibilita condições de respostas mais rápidas, e precisas, às demandas do
mercado, com a conseqüente eficácia desejada (lucros). Porém, é necessário que o
sistema seja altamente eficiente e, contando com eficácia e eficiência, o sistema poderá
alcançar a necessária efetividade (lucros com serviços ótimos).
Portanto, cada vez mais as organizações deverão ser flexíveis e adaptáveis às mudanças
para suportarem os fluxos de informações e o fluxo físico de materiais que, dado seu
volume e velocidade, são estratégicos para a sobrevivência das mesmas nesse cenário
cada vez mais competitivo.
2.2 Flexibilidade de Estruturas
Dois aspectos relevantes devem ser considerados pelas organizações: (1) o ambiente
impulsiona a arquitetura estratégica da empresa, ou porque a empresa age proativamente
ou reativamente às mudanças ambientais; (2) a estratégia impulsiona a arquitetura
organizacional, ou seja, “a forma pela qual a organização estrutura, coordena e
administra o trabalho das pessoas em busca de objetivos estratégicos” (NADLER e
TUSHMAN, 2000) é impulsionada por uma estratégia articulada. Ainda, as
organizações estão eliminando níveis hierárquicos e funções não competitivas, de forma
a ganhar flexibilidade e rapidez. Além disso, “as organizações flexíveis usam seu
desenho organizacional como vantagem competitiva” (OVERHOLT, 2000, p. 69).
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Tenório (2000) ainda, propõe mudar o atual processo produtivo num processo produtivo
mais integrado e homogêneo. Porém, as empresas não devem estar preocupadas apenas
em ser bem estruturadas, mas em encontrar o seu propósito, sua missão, enfim, sua
função. Estruturas Logísticas flexíveis devem derivar da missão da organização e, ainda,
serem desenhadas de forma a garantir a flexibilidade desejada.
2.3 Flexibilidade de Processos
Os processos bem sucedidos precisam de flexibilidade, pois “o desafio da organização
que pretende ser líder em serviço ao cliente é conhecer as exigências dos diferentes
segmentos em que atua e reestruturar seus processos de logística em direção ao
cumprimento dessas exigências” (CRHISTOPHER, 1999, p. 31). Além disso,
“flexibilidade de um processo é a sua maior ou menor habilidade para responder às
variações nas demandas sobre este processo” (MOREIRA, 1996, p. 78). Como as
exigências são mutáveis de ambiente para ambiente e de momento para momento, é
necessário que os processos logísticos sejam estruturados de forma flexível para atender
a tais exigências.
Além disso, a abordagem do supply chain management também exige que os
subprocessos de suprimentos, comercialização e atendimento dos clientes (embora,
muitas vezes, tratados como processos à parte) também tenham suas atividades
incorporadas no desenho dos sistemas logísticos de forma integrada, também não se
pode deixar de considerar a tecnologia de processos como uma limitante para a
flexibilidade, embora a exigência de maior nível de serviço por parte dos clientes, a
concorrência mais acirrada e as possibilidades de maior flexibilidade proporcionada
pela tecnologia da informação exijam a identificação e o redesenho dos processos.
A utilização de sistemas de ERP – Enterprise Resource Planning, pode ser uma
alternativa viável para a necessária identificação, redesenho e integração dos processos
logísticos.
2.4 Flexibilidade de Gestão
Num ambiente competitivo extremamente turbulento e mutável, é de fundamental
importância que a gestão das organizações esteja constantemente monitorando o
ambiente externo (e até mesmo o interno) para agir prontamente de forma a atender às
demandas dos clientes no mercado e, até mesmo, dos seus fornecedores. Ou seja, é
necessário que a gestão organizacional seja extremamente flexível para permitir as
ações, ou reações, necessárias ao atendimento de tais demandas.
Assim, os gerentes das organizações que se preocupam com flexibilidade devem
enxergar claramente “a necessidade de construir uma organização que possa crescer e
aprender, que possa mudar para prever e atender às necessidades do ambiente externo”
(OVERHOLT, 2000, p. 69).
Para que isso aconteça, “o corpo gerencial dessas empresas precisa ter flexibilidade e
agilidade para responder prontamente às mudanças” (BERTAGLIA, 2003, p. 31) e,
além disso, deve ter um conhecimento pleno e profundo de sua cadeia de suprimentos e
de todos os processos e sub processos aí envolvidos para atingir os resultados positivos
desejados por todos os envolvidos.
2.5 Flexibilidade de Recursos Humanos
Quando se fala de flexibilidade de recursos humanos é necessário entender que as
empresas buscam profissionais flexíveis, que detêm competências específicas e sabem
como integrá-las nas estratégias da organização, e que, por isso, são mais valorizados.
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Porém, para que se consiga atingir um nível satisfatório de flexibilidade e,
principalmente, multifuncionalidade dos recursos humanos, é necessário que a área de
recursos humanos da empresa esteja pensando no desenvolvimento da mão-de-obra,
com uma visão de longo prazo através de treinamentos constantes e transmitindo a visão
sistêmica aos trabalhadores, de forma que as empresas possam, então, implementar a
flexibilidade de maneira satisfatória, possibilitando-lhes atingir seus objetivos de
competitividade e lucratividade.
Sistemas logísticos flexíveis somente podem conseguir sucesso na sua implementação e
operacionalização se contarem com o envolvimento e, mais que isso, o total
comprometimento dos recursos humanos envolvidos no processo.
Em entrevista à revista Exame (VASSALO, 1998), o Sr. Soichiro Toyoda, da Toyota
Motor Company, deixa clara a importância da mão-de-obra quando afirma que "o
pessoal de fábrica, da produção, tem de trabalhar com prazer, com vontade" e, ressalta,
"isso é um ponto importante no sistema de produção criado por nós". Na continuação,
ele demonstra o "poder" concedido aos operadores pois, quando perguntado se as
pessoas são fundamentais para o sucesso da Toyota responde que, "nosso operador tem
o poder de parar toda a linha se perceber que há um defeito". Essa entrevista, demonstra
a importância dos recursos humanos para o funcionamento de um sistema como o just in
time, que se eqüivale, em termos de flexibilidade, aos sistemas logísticos.
2.6 Flexibilidade de Equipamentos Produtivos
Empresas com produção flexível são capazes de responder prontamente às necessidades
dos clientes e essa flexibilidade deriva da flexibilidade de produto ou da flexibilidade de
volume, sendo que a flexibilidade de produto somente pode ser obtida com
equipamentos produtivos flexíveis (de uso geral). Por outro lado, a flexibilidade de
volume também necessita de equipamentos produtivos flexíveis, uma vez que implica
em expansão ou redução do volume de produção desses produtos/serviços, rapidamente,
para atender às oscilações da demanda.
Uma questão importante, a ser considerada, é os equipamentos produtivos que podem
ser utilizados como fonte de flexibilidade. Segundo TIXIER, MATHE e COLIN (1986,
p. 316-317), para as pequenas e médias empresas (PME), quando a logística fornece
informações de gestões atualizadas e permite sua flexibilidade, a linha de produção de
uma PME pode ser subcontratada de uma grande empresa que integra essa PME “na sua
rede logística ‘informativa’ e escoa sua produção na sua rede logística física” (op. cit. p.
317). Portanto, uma empresa com equipamentos produtivos flexíveis pode ter
importante fonte de flexibilidade que, devidamente utilizada pelo sistema logístico,
pode representar diferenciais competitivos.
2.7 Flexibilidade Tecnológica ou Técnica
Desde o final da década de 80, as multinacionais investem bilhões de dólares em
sistemas com o objetivo de automatizar operações de suprimentos, controle de
inventários e vendas. Porém, o difícil disso tudo consiste em fazer com que parceiros
comerciais, fornecedores, clientes e provedores de serviços utilizem tecnologias e
formatos de dados comuns a todos os envolvidos. Essa dificuldade exige uma maior
integração para que os sistemas possam oferecer e/ou suportar a necessária flexibilidade
aos processos operacionais físicos. Uma das alternativas para resolver essas questões é a
utilização da Internet.
Segundo Symonds (1999, p. 58),
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“nenhuma empresa pode mais se ver como uma entidade mais ou menos autônoma. Ela
precisa se integrar ao ecossistema do comércio eletrônico, no qual as empresas que
negociam umas com as outras usam a Internet para que seus parceiros e clientes
possam se inteirar com mais profundidade de seus sistemas e processos internos. Para
colher os frutos de uma cadeia de valores realmente integrada, é preciso que haja um
grau de abertura e de flexibilidade que só algumas empresas possuem”.
Para Drucker (1999, p.53), no comércio eletrônico, o que diferencia uma empresa de
outra são as entregas, o que se constitui no ponto nevrálgico das operações suportadas
por tecnologia da informação, como as operações na Internet. Para ele, a velocidade das
entregas, “a qualidade e a eficiência de atendimento podem muito bem vir a ser o fator
decisivo de competitividade, mesmo onde certas marcas parecem imbatíveis”.
A flexibilidade tecnológica permite benefícios que são oriundos da velocidade e da
automação dos processos internos e, além disso, “também da extensão desses ganhos
aos fornecedores e clientes” (SYMONDS, 1999, p.57). Ou, no dizer de Drucker (1999,
p. 54), “é verdade que qualquer negócio, qualquer instituição que seja capaz de fazer
suas entregas organizadamente, pode operar em qualquer mercado, seja ele onde for,
mesmo não estando presente ali fisicamente”, pois, na sua concepção, “no futuro, as
empresas do comércio eletrônico venderão o que forem capazes de entregar”.
As empresas devem buscar diferenciar seus processos logísticos diariamente. E, aquelas
empresas que souberem enxergar a aplicabilidade dos recursos da tecnologia da
informação aos processos logísticos, visando torná-los mais flexíveis, conseguirão
importantes vantagens competitivas.
2.8 Flexibilidade Estrutural ou Processual
Uma outra abordagem a ser considerada é o fato de que os sistemas logísticos são
formados por dois elementos centrais: - as estruturas; e, - os processos. Estrutura
entendida como as “características dos elementos (subsistemas) que compõem o
processamento” (PEQUENO, 2003, p. 95) do sistema. Tais características se relacionam
com as capacidades, qualidades e posicionamento relativo de tais elementos. Por outro
lado, processos entendidos como elementos “que definem a capacidade dinâmica do
sistema, definido através de sua capacidade operacional instalada e de acordo com a
infra-estrutura oferecida” (PEQUENO, 2003, p. 102).
Os elementos estruturais serão de fundamental importância para a geração de uma
flexibilidade espacial, por se basear em ativos e focar-se nas estruturas organizacionais.
Por outro lado, os elementos processuais serão de fundamental importância para gerar a
flexibilidade interna ou externa, por basear-se nos subsistemas logísticos (suprimentos,
produção e distribuição física) e focar-se em processos e atividades.
Em síntese, os elementos estruturais podem gerar a flexibilidade de estado (com foco na
eficiência, portanto interna) e, assim, são estratégicos no desenho do sistema logístico.
Já os elementos processuais podem gerar a flexibilidade de ação (com foco na eficácia,
portanto externa) e, contudo, derivar do eixo estratégico definido pela estrutura. A
conjunção dos elementos estruturais com os elementos processuais deve gerar a
chamada flexibilidade sistêmica, com foco na efetividade.
3 Proposta de Flexibilidade
Pelo exposto até aqui, é possível entender que a flexibilidade pode ser analisada sob
dois importantes aspectos: 1) Sob aspecto interno ou externo; e, 2) Sob o aspecto
temporal ou espacial. Portanto, na continuação, se apresenta um quadro referencial para
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desenhar sistemas logísticos flexíveis, a partir das necessidades de cada organização.
Conforme se analise sob cada um dos aspectos, a flexibilidade poderá apresentar
configurações diferentes. Isso pode ser melhor percebido nas figuras que seguem (1a,
1b, 2a e 2b)
3.1 Flexibilidade com Foco Interno ou com Foco Externo
Sob o aspecto do foco interno flexibilidade pode ser conseguida a partir de um desenho
baseado nos processos produtivos focado nos processos e atividades desenvolvidos
para fazer a produção apresentar as necessárias características de flexibilidade. Isso já é
alcançado por boa parte das empresas que utilizam recursos tecnológicos como sistemas
flexíveis de manufatura (FMS), adoção do Just in Time entre outras práticas flexíveis.
Porém, a idéia é desenhar um sistema para a logística de produção visando garantir a
flexibilidade sistêmica para a logística num modelo de “flexibilidade de estado”, ou
Estrutural. Essa idéia fica mais clara visualizando-se a figura 1a.
Interna
Base
Produção
Foco
Processos e
Atividades
Figura 1a: Modelo para flexibilidade com foco Interno
Fonte: dos autores
Para se realizar a flexibilidade internamente é possível implantar-se processos de
postergação da produção, implantar rotinas claras para todas as atividades logísticas e,
ainda, realizar alianças à montante com os demais elos da rede de abastecimento, de
forma que se consiga atingir o status quo da flexibilidade de estado (ou estrutural).
No aspecto do foco externo a flexibilidade pode ser obtida a partir de um desenho
baseado na cadeia de suprimentos por um lado e no canal de distribuição, por
outro lado, focando também os processos e atividades executados para o
abastecimento da empresa e para o abastecimento do mercado. Trata-se de desenvolver
fornecedores flexíveis na ponta do abastecimento e um canal de distribuição também
flexível na outra ponta, atingindo-se a flexibilidade de ação, ou Processual (ver figura).
Externa
Base em
Suprimentos
Foco
Distribuição
Processos e
Atividades
Figura 1b: Modelo para flexibilidade com foco Externo
Fonte: dos autores
Como o foco também está centrado nos processos e atividades logísticas, é possível se
conseguir a flexibilidade de ação (ou processual) através da adoção da postergação de
finalização, da definição clara de rotinas para as atividades logísticas e, também, através
do estabelecimento de alianças à jusante com os demais elos da rede de abastecimento.
3.2 Flexibilidade com Foco Temporal ou com Foco Espacial
Para competir baseada no tempo, uma organização precisa contar com investimentos
significativos em tecnologia da informação e definir um desenho claro dos seus fluxos
logísticos, sobretudo o fluxo de informações, que dá origem aos demais fluxos. Para
atingir a flexibilidade temporal a organização precisa, ainda, estabelecer
relacionamentos sólidos e duradouros com todos os elos da cadeia de abastecimento,
através da utilização de ferramentas como os softwares de CRM – Customer
relationship management e de PRM – Partner relationship management, investimentos
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em tecnologias capacitantes, estabelecimento de alianças, parcerias etc., de forma a
garantir que as ações logísticas sejam as mais rápidas possíveis. O modelo pode ser
visualizado na figura 2a e trata-se de uma proposta baseada na logística de postergação,
conduzindo a uma flexibilidade de Estado, ou Estrutural.
Tempo
Base em
T. I.
Foco
Fluxos e
Relacionamentos
Figura 2a: Modelo para flexibilidade com foco Temporal
Fonte: dos autores
A utilização de outras ferramentas possibilitadas pela tecnologia da informação, como
softwares de gerenciamento de armazéns – WMS, de gerenciamento de transportes –
TMS, de planejamento das necessidades de materiais – MRP, entre outros, pode gerar a
flexibilidade de estado (estrutural). Além disso, um adequado gerenciamento dos fluxos
logísticos (facilitado pela adoção de softwares de planejamento dos recursos
empresariais – ERP) e dos relacionamentos com os demais elos da rede de
abastecimento (facilitado pelos softwares de CRM, PRM, VMI etc.), apoiados na
rotinização de processos e atividades logísticas, se constitui numa alternativa viável para
conferir a flexibilidade com foco temporal.
Portanto, para competir baseada nas questões espaciais, a organização necessita contar
com pesados investimentos em ativos financeiros (como armazéns, equipamentos de
movimentação e de transporte), uma vez que o suportará a flexibilidade espacial serão
as estruturas físicas disponíveis, por trata-se de um desenho claramente baseado na
logística de antecipação, conforme se visualiza na figura 2b, suportada pela
flexibilidade de Ação, ou Processual.
Espaço
Base em
Ativos
Financeiros
Foco
Estruturas
Físicas
Figura 2b: Modelo para flexibilidade com foco Espacial
Fonte: dos autores
Para suportar a flexibilidade com foco espacial é necessária a inversão de recursos
financeiros em estruturas físicas como : - sistemas de armazenagem (para almoxarifado
de matérias-primas, estocagem em processo e armazéns de produtos acabados) e
equipamentos de movimentação (paleteiras, empilhadeiras etc.); - sistemas de produção
(com equipamentos que permitam manufatura flexível); e, - sistemas de distribuição
(equipamentos para picking automatizado, scaners, computadores, veículos etc.).
4 Conclusões
É possível afirmar que o modelo proposto para a flexibilidade com foco interno ou
externo está voltado, essencialmente, para questões relacionadas com aspectos do
desenho do sistema logístico em termos estruturais, físicos (flexibilidade de Estado ou
Estrutural) e que implicam em um foco claro na definição dos processos e atividades
(Flexibilidade de Ação ou Processual), de forma a garantir as melhores práticas
logísticas. Por outro lado, a flexibilidade com foco Temporal ou Espacial está mais
relacionada com questões mais complexas que exigem mais do desenho do sistema
logístico. Trata-se de um modelo mais adequado para aquelas organizações que desejam
utilizar-se das práticas possibilitadas pelo comércio eletrônico, que exige uma certa dose
de virtualidade das organizações. Portanto, muito mais voltado para a flexibilidade de
Ação (ou Processual).
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Além disso, existem algumas etapas a serem cumpridas para se desenhar um sistema
logístico flexível, sem as quais não será possível à organização obter vantagens
competitivas significativas, conforme segue: – A partir de uma visão externa (do
mercado), identificar necessidades da organização em relação ao Sistema Logístico, em
termos de: - subsistema de suprimentos; - subsistema de produção; e, - subsistema de
distribuição física; – Definir os recursos necessários para o funcionamento do Sistema
Logístico (Físicos ou materiais, financeiros, tecnológicos, humanos, de comunicação),
visando maximizar sua utilização; – Projetar expansões necessárias no longo prazo (a
partir do planejamento estratégico da empresa como um todo); – Mapear todos os
processos de cada um dos subsistemas logísticos; – Mapear os fluxos logísticos (de
informações, físicos e financeiros); – Identificar cada uma das atividades envolvidas nos
processos logísticos; – Estabelecer o nível de serviço desejado para cada classe de
clientes; – Estudar formas de simplificar processos e atividades; – Efetivar o desenho do
sistema logístico a partir da visão de flexibilidade desejada para a organização; –
Planejar mecanismos de controle que possibilitem o acompanhamento operacional dos
processos e atividades do Sistema Logístico; – Desenvolver condições para a avaliação
periódica do desempenho de cada subsistema logístico, em termos: - Financeiros
(visando mensurar custos); - de Produtividade (visando mensurar a eficiência do sistema
logístico); - de tempo (visando mensurar a capacidade de resposta da organização; e, de qualidade (visando mensurar o nível de serviço da organização para satisfazer e/ou
superar as expectativas dos clientes); – Definir um programa de auditoria do Sistema
Logístico, ainda durante a fase do desenho, e desenvolver periodicamente a auditoria de
cada subsistema; – Implementar o Sistema Logístico desenhado; e, – Retroalimentar o
processo visando o aprimoramento contínuo.
Referências
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