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BÁSICO DE RECEPCIONISTA – 120 HORAS – 5 PÁGINAS
ALUNA: INGRID ARIANNE FALCÃO TEIXEIRA
INTRODUÇÃO
Recepcionista é a pessoa que atende os usuários de um edifício ou local
destinado a esse efeito, fornecendo todas as informações e assistência, tem sido
geralmente formados ou sabe alguma das ciências secretariado. A área dedicada à
utilização desta profissão é chamada Home. A recepcionista pode vestida em
uniforme em alguns locais, enquanto outros podem vestir casualmente.
Dependendo da especialidade desta, as tarefas que pode executar variam
significativamente. Uma recepcionista nos dias de hoje tem um papel fundamental
na vida ativa de uma empresa, seu desenvolvimento, sua qualidade nos serviços
depende muito destas duas atividades importantes.
Uma excelente secretária ou recepcionista se torna uma vitrine exposta, vista
como uma referência sempre, levando o nome da empresa onde estiver. As pessoas
nos dias de hoje querem trabalhar, mas não querem se especializar, qualificar,
crescer e desenvolver na sua atividade. Com a recepcionista deve acontecer o
contrário: aprender, se qualificar e reciclar conhecimentos sempre.
É preciso que funcionários entendam que podem e devem fazer carreira na
sua atividade e não ficar mudando de empresa ou de serviço devido a um pequeno
aumento, ou um benefício que por si só não signifique grande coisa.
COMO INICIAR NA PROFISSÃO DE RECEPCIONISTA?
Na profissão são necessários os requisitos básicos:
*Segundo grau;
*Cursos de digitação;
*Cursos de Recepcionista;
*Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas,
digitação de textos e outros serviços de escritório.
REQUISITOS MÍNIMOS PARA UM (A) RECEPCIONISTA
*Algumas empresas requerem o ensino básico completo;
*Saber operar mesas telefônicas;
*Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades;
*Conhecer a organização da empresa;
*Conhecer os procedimentos de emergência.
*Espírito aberto a uma permanente atualização;
*Capacidade de decisão;
*Facilidade de comunicação oral e escrita;
*Capacidade de adaptação;
*Estabilidade emocional;
*Maturidade afetiva;
*Facilidade para trabalharem equipe
Um bom recepcionista tem preencher, no mínimo, os requisitos físicos abaixo:
*Tem de ter voz clara e agradável, boa audição e boa aparência;
*Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador
e por supervisão pessoal;
*Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho;
*Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.
QUALIDADES PESSOAIS DE UM (A) RECEPCIONISTA E PROCEDIMENTOS NA
RECEPÇÃO
*Paciente.
*Prestativa.
*Saber ouvir.
*Saber trabalhar sob pressão.
*Coordenação Motora.
*Capacidade de memorização.
*Sociabilidade.
*Estabilidade emocional.
*Responsabilidade.
*Educada ao telefone.
*Boa comunicação oral;
*Habilidade em digitar;
*Leitura bem fluente;
*Fluência em língua estrangeira é recomendável;
*Espírito de iniciativa e de cooperação;
Procedimentos importantes na recepção:
*Recepcionar, atender e apresentar é uma arte;
*A recepção não é somente o lugar por onde passam as pessoas, mas sim o
primeiro contato do cliente com a empresa que procurou cada um com seus
interesses próprios;
*Receber requer prática e disciplina, carinho com quem se recebe;
ÉTICA NA PROFISSÃO
A ética está presente em todas as raças. Ela é um conjunto de regras,
princípios ou maneira de pensar e expressar. Ética é uma palavra de origem grega
com duas traduções possíveis: costume e propriedade de caráter.
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os
outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É cumprir com os
valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda, etc.
Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer situação, é
ter coragem para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, é ser
humilde.
Todo ser ético reflete sobre suas ações, pensa se fez o bem ou o mal para o
seu próximo. É ter a consciência "limpa".
A COMUNICAÇÃO E A FUNÇÃO DA RECEPCIONISTA
No mercado competitivo há a necessidade de usarmos não só todas as
possibilidades de comunicação existente, mas fazer isso de forma correta no sentido
de busca pertinente e individual de acordo com cada ramo de atividade, ou seja,
atingir o segmento de mercado correto. Buscar não só os meios de comunicação
corretos, mas também utilizarmos a linguagem correta para cada tipo de mídia.
Buscar não só o universo correto desses meios de comunicação, mas
também saber dosar as inserções em cada um deles. Com a evolução das novas
tecnologias a palavra comunicação amplia ainda mais seu significado, chegando a
níveis de dinamismo que transcendem as eras. Apesar disso, as decisões ainda são
individuais dentro dessa sociedade.
A função de recepcionista implica uma constante e vasta rede de
comunicações, quer ao nível interno, quer externo. Todos os profissionais de
secretariado hão de considerar o impacto público e a imagem que projetam através
das suas ações. A relação entre uma organização e os seus públicos é uma questão
essencial para a promoção da sua imagem.
Neste sentido, os profissionais que têm uma relação mais direta com o
público, deverão estar conscientes dessa importância e do papel preponderante que
assumem neste contexto.
QUAL É O FUTURO DA PROFISSÃO DE RECEPCIONISTA?
Fatores positivos:
Muitas empresas necessitam do toque humano e da habilidade na recepção
da empresa. Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de
recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber
relacionar-se com pessoas. Embora a maior parte dos telefones possa ser discado
diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
A fusão das atividades de recepcionista é um fator positivo, pois as novas
recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de
secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções
para outras áreas da empresa. As recepcionistas mais experientes devem saber
usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e
excelente rapidez na digitação de textos.
Fatores negativos:
O emprego de telefonistas em companhias telefônicas deve diminuir bastante
nos próximos anos devido à automação.
ESPECIALIZAÇÕES ONDE PODERÁ ATUAR:
Recepcionista de eventos
Recepcionista de hotel
Recepcionista em hospital
Recepcionista / Telefonista de empresas comerciais / industriais.
Recepcionista de consultório
Recepcionista de clínica
Recepcionista bilíngue
Secretaria recepcionista
Recepcionista atendente
Recepcionista de caixa
Recepcionista de academia
Recepcionista de restaurante
TAREFAS DO COTIDIANO:
Gestão de programas de manejo. Banco de dados, telefonia, centrais TV, etc.
Serviço de Apoio ao Cliente.
Manejo de Fax, Chamar.
Mudança de moeda.
Tradução de documentos para outros idiomas.
Controle câmara de televisão em circuito fechado.
Resolução de reclamações.
Participar em oficinas promovidas pela organização ou empresa.
Manipulação de rádio, Controle de chaves.
Gestão de reservas (direta d agência de viagem, fechos de vendas, controle e liberação
contingente);