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PROCEDIMENTO OPERACIONAL
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Folha:
Padronização Número:
POP-0003
Título :
0
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE
1 INTRODUÇÃO
Participaram da elaboração deste padrão: D’Avila/INDG, Camone, ...
2 OBJETIVO
Orientar a elaboração e atualização do gráfico de acompanhamento do item de controle, visando
obter a padronização dos gráficos no Confea, ter subsídios para a prática da “Gestão a Vista”, facilitar
a análise de resultados com a equipe, pares e superiores, bem como utilizar a forma gráfica para
facilitar a visualização e gerenciamento do resultado obtido.
3 CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se ao CONFEA.
4
DEFINIÇÕES
Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes definições:
Plano de Ação:
É o estabelecimento formal de ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano deve ter
as ações (o que), um responsável (quem), um prazo de início e término das ações (quando), e suas
etapas (como).
Desvios/anomalias:
Para fins de acompanhamento das metas, dos planos de ação e itens de controle, consideramos
desvios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta de evidências de que a ação foi
efetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens de controle ou mudanças de foco na
execução das ações.
Itens de Controle:
Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados.
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Meta:
É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída de 03 partes: objetivo
(desejo gerencial) + valor + prazo.
Medida:
São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta.
Diretriz:
Consiste de uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta.
PDCA de Melhoria:
Método de solução de problemas que consiste nas etapas de planejamento, execução, verificação e
atuação corretiva.
Gestão a Vista:
Forma de comunicação visual dos resultados obtidos à todos os interessados.
5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS
PA:
Plano de Ação.
IC:
Item de Controle
PAT:
Plano Anual de Trabalho
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6 PRINCIPAIS PASSOS
6.1 Elaborar a primeira versão do gráfico, após identificado o item de controle a ser acompanhado,
conforme as orientações a seguir:
A
Unidade Organizacional – Nome da unidade organizacional a que se refere a meta, ou para
onde houve a delegação desta meta.
B
Responsável – Nome do responsável pela unidade organizacional.
C
D
E
F
G
Meta de Melhoria – Neste campo deve ser copiada a meta do plano de ação, mantendo
exatamente o mesmo texto que consta no plano.
Meta de Rotina – Quando se tratar de um item de controle relacionado a
Item de Controle – Neste campo deve ser colocado o item de controle a que se refere o
gráfico, em caso se meta de melhoria, deve ser copiado exatamente como está descrito no
plano de ação, mantendo o mesmo texto.
Para item de controle de rotina, deve ser definido o IC que será utilizado para monitorar o
atingimento ou não da meta. É uma decisão gerencial de qual o melhor indicador a ser
utilizado, lembrando sempre que o melhor é aquele indicador mensurável, que realmente
nos permita controlar e atuar sobre a meta, conforme este sinaliza a necessidade de ação.
Fórmula – Novamente, em se tratando de meta de melhoria, esta fórmula deve ser copiada
do plano de ação. Quando for IC de rotina, aqui deve ser descrito claramente como o item
de controle é calculado, seja fórmula, percentual ou número absoluto. A descrição da
fórmula não deve deixar dúvida sobre o cálculo a ser realizado.
Gráfico – O gráfico deve ser formatado conforme a necessidade do item de controle,
ajustando o título do eixo, escala e valores de meta e reais, direção da seta, etc.
Ao fazer a opção pela pasta 2 do arquivo do gráfico, vai abrir a tabela em excel que deu
origem ao gráfico, permitindo os ajustes necessários.
Gráfico de Orçamento – Conforme exemplo que será apresentado a seguir, o gráfico de
orçamento tem a diferença de incluir uma tabela com os valores.
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6.5 Preencher e/ou atualizar a árvore hiperbólica sempre que houver uma elaboração de um novo
gráfico e/ou atualizado um gráfico já existente.
7 RECURSOS NECESSÁRIOS
Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica.
8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Atuar caso a caso, através do apoio da Apla.
9 CUIDADOS ESPECIAIS
Seguir o passo a passo e manter o padrão pré-estabelecido.
Não fazer alterações no modelo de documento.
A Árvore Hiperbólica sempre deve estar atualizada.
Os gráficos devem ser atualizados no período de medição do item de controle, independente se a
meta foi ou não atingida.